Bước 1: Tiếp đón ban đầu và phỏng vấn sơ bộ Đây là bước đầu tiên trong quá trình đánh giá và lựa chọn ứng viên, là buổi gặp gỡ đầu tiên giữa các nhà tuyển dụng với các ứng viên. Bước này nhằm xác lập mối quan hệ giữa người xin việc và người sử dụng lao động, đồng thời bước này cũng xác định được những cá nhân có những tố chất và khả năng phù hợp với công việc hay không để từ đó nhà tuyển dụng đưa ra những quyết định có tiếp tục mối quan hệ với ứng viên đó hay không. Quá trình phỏng vấn ở bước này nếu phát hiện được các ứng viên không có khả năng phù hợp với công việc thì cần loại bỏ ngay. Mặt khác, trong bước này không nên dùng các yếu tố: tuổi, giới, chủng tộc, tôn giáo, dân tộc và các khuyết tật bẩm sinh để loại bỏ những người nộp đơn xin việc. Những lý do chính để loại bỏ các ứng viên ở bước này là họ chưa đáp ứng được các yêu cầu về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm cần thiết để thực hiện công việc như trong bản thông báo tuyển dụng hoặc trái nghề, không đầy đủ các văn bằng chứng chỉ, kết quả phỏng vấn cho thấy quá yếu về nghiệp vụ, nhận thức nghề nghiệp chưa đạt yêu cầu... Bước 2: Sàng lọc hồ sơ Hồ sơ xin việc thường được các tổ chức thiết kế theo mẫu, người xin việc có trách nhiệm làm hồ sơ xin việc theo yêu cầu mà các nhà tuyển dụng lao động đề ra. Các mẫu hồ sơ xin việc được thiết kế một cách khoa học và hợp lý có thể được coi là một công cụ quan trọng để tuyển dụng một cách chính xác người xin việc, vì hồ sơ xin việc cung cấp các thông tin đáng tin cậy về các hành vi hoạt động trong quá khứ cũng như các kỹ năng, kinh nghiệm và kiến thức hiện tại, các đặc điểm về tâm lý cá nhân, các kỳ vọng, ước muốn và các khả năng đặc biệt khác. Hồ sơ xin việc là cơ sở cho các phương pháp tuyển dụng khác như phương pháp phỏng vấn.
MÔN: QUẢN LÝ NGUỒN NHÂN LỰC TRONG GIÁO DỤC - ĐÀO TẠO HỌC VIÊN: I Quá trình đánh giá lựa chọn ứng viên Đánh giá lựa chọn ứng viên bước thứ tổ chức thực tuyển dụng Đó q trình gồm nhiều bước, bước phương pháp tuyển dụng Các bước đánh giá lựa chọn ứng viên bao gồm: Bước 1: Tiếp đón ban đầu vấn sơ Đây bước trình đánh giá lựa chọn ứng viên, buổi gặp gỡ nhà tuyển dụng với ứng viên Bước nhằm xác lập mối quan hệ người xin việc người sử dụng lao động, đồng thời bước xác định cá nhân có tố chất khả phù hợp với công việc hay khơng để từ nhà tuyển dụng đưa định có tiếp tục mối quan hệ với ứng viên hay khơng Q trình vấn bước phát ứng viên khơng có khả phù hợp với cơng việc cần loại bỏ Mặt khác, bước không nên dùng yếu tố: tuổi, giới, chủng tộc, tôn giáo, dân tộc khuyết tật bẩm sinh để loại bỏ người nộp đơn xin việc Những lý để loại bỏ ứng viên bước họ chưa đáp ứng yêu cầu trình độ chun mơn, kinh nghiệm cần thiết để thực công việc thông báo tuyển dụng trái nghề, không đầy đủ văn chứng chỉ, kết vấn cho thấy yếu nghiệp vụ, nhận thức nghề nghiệp chưa đạt yêu cầu Bước 2: Sàng lọc hồ sơ Hồ sơ xin việc thường tổ chức thiết kế theo mẫu, người xin việc có trách nhiệm làm hồ sơ xin việc theo yêu cầu mà nhà tuyển dụng lao động đề Các mẫu hồ sơ xin việc thiết kế cách khoa học hợp lý coi cơng cụ quan trọng để tuyển dụng cách xác người xin việc, hồ sơ xin việc cung cấp thơng tin đáng tin cậy hành vi hoạt động khứ kỹ năng, kinh nghiệm kiến thức tại, đặc điểm tâm lý cá nhân, kỳ vọng, ước muốn khả đặc biệt khác Hồ sơ xin việc sở cho phương pháp tuyển dụng khác phương pháp vấn Khi thiết kế mẫu hồ sơ xin việc ta nên cân nhắc kỹ lưỡng thông tin cần phải có, nội dung thơng tin cần thu thập phải đảm bảo tính tồn diện, tính xác Một mẫu hồ sơ dự tuyển thiết kế tốt giúp doanh nghiệp thu thập đầy đủ thơng tin cần thiết cách nhanh chóng giúp so sánh hồ sơ ứng viên cách dễ dàng Mẫu hồ sơ dự tuyển cần cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết cho q trình tuyển dụng Các thơng tin cần thiết thường bao gồm: • Vị trí dự tuyển • Các thơng tin cá nhân: họ tên, ngày tháng năm sinh, địa liên lạc, sở thích, • Trình độ học vấn trình độ chun mơn • Kinh nghiệm làm việc • Mức lương mong muốn điều kiện làm việc • Tên địa liên lạc người giới thiệu • Các văn bằng, chứng khác Thường hồ sơ ứng viên có nội dung, phong cách hình thức khác nhau, khơng cung cấp đầy đủ thơng tin cần thiết Điều khiến cho q trình lựa chọn trở nên khó khăn Thêm vào đó, ứng viên thường chủ động cung cấp thơng tin mà họ muốn nhà tuyển dụng biết không thiết thông tin mà nhà tuyển dụng cần Vì doanh nghiệp nên có mẫu hồ sơ dự tuyển thiết kế tốt buộc ứng viên phải cung cấp thông tin cần thiết Khi xem xét, đánh giá hồ sơ xin việc, thông thường tiêu chuẩn kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn trình độ chun mơn trọng địi hỏi đánh giá xác Chẳng hạn yêu cầu tối thiểu tốt nghiệp đại học tốt nghiệp cao học ưu tiên, tối thiểu năm kinh nghiệm có nhiều kinh nghiệm tốt, Khi nhà tuyển dụng phải chấm điểm xếp hạng hồ sơ ứng viên dựa tiêu chí điểm để định lựa chọn cuối bước Ngoài ra, đánh giá hồ sơ xin việc nhà tuyển dụng xem xét mẫu chữ viết, cách trình bày ảnh ứng viên nhằm đưa đánh giá tổng thể ứng viên Hồ sơ xin việc có nhiều ưu điểm song không tránh khỏi hạn chế định Sàng lọc hồ sơ thủ tục khách quan khơng thể thay cho việc gặp gỡ trực tiếp người xin việc với nhà tuyển dụng Mặt khác, hồ sơ xin việc hỏi số vấn đề hạn chế tính đa dạng phong phú trình làm việc kinh nghiệm người xin việc Bước 3: Kiểm tra, trắc nghiệm Có nhiều hình thức kiểm tra, trắc nghiệm sử dụng để giúp nhà tuyển dụng hay tổ chức định lựa chọn Chúng phân thành nhóm sau: • Kiểm tra kỹ lực: Các kiểm tra giúp xác định liệu ứng viên có kỹ lực để thực công việc không Về lực thường thơng qua kiểm tra trình độ chuyên môn, kiểm tra bao gồm câu hỏi liên quan đến kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ người xin việc • Trắc nghiệm tâm lý: Trắc nghiệm tâm lý nhằm kiểm tra liệu ứng viên có tiềm khả để đáp ứng yêu cầu công việc không Các trắc nghiệm tâm lý giúp xác định tính cách cá nhân ứng viên, chẳng hạn hướng nội hay hướng ngoại, hồ đồng khơng, có sở thích gì, điều quan trọng họ Các trắc nghiệm tâm lý, sử dụng đúng, cung cấp thơng tin hữu ích để xem ứng viên có đáp ứng u cầu khơng Các trắc nghiệm bao gồm trắc nghiệm tính cách, sở thích, ước mơ, nguyện vọng • Kiểm tra sức khoẻ: Trong số trường hợp đặc biệt để đánh giá phẩm chất sinh lý ứng viên tổ chức kiểm tra sức khoẻ để phát bệnh gây ảnh hưởng tới cơng việc Đây hình thức kiểm tra mà doanh nghiệp Việt Nam sử dụng, thông thường người ta thực có chứng rõ ràng liên quan trực tiếp sức khoẻ yêu cầu công việc Kiểm tra sức khoẻ giúp xác định liệu ứng viên có đủ khả thể lực để làm việc khơng Trên số hình thức kiểm tra, trắc nghiệm Việc thực hình thức tuỳ thuộc vào yêu cầu công việc quy định doanh nghiệp Các kiểm tra, trắc nghiệm tình huống, kiểm tra giấy Tổ chức tự thiết kế mua đề kiểm tra, trắc nghiệm từ nhiều nguồn khác nhau, tốt nên chọn nhà cung cấp chuyên nghiệp Việc lựa chọn kiểm tra, trắc nghiệm thường dựa kinh nghiệm thực tiễn, nghiên cứu thực nghiệm, phán đoán tốt Bước 4: Phỏng vấn tuyển dụng + Phỏng vấn tuyển dụng q trình giao tiếp lời (thơng qua câu hỏi câu trả lời) nhà tuyển dụng người xin việc Đây phương pháp thu thập thông tin cho việc định tuyển dụng Phương pháp vấn giúp khắc phục nhược điểm mà trình nghiên cứu đơn xin việc kiểm tra không xem xét hết + Phỏng vấn tuyển dụng có mục đích sau: • Để xác định liệu ứng viên có phù hợp cơng việc khơng; • Để xác định liệu cơng việc có phù hợp cho ứng viên; • Để đánh giá ứng viên; • Để nhận thông tin ứng viên cung cấp thông tin doanh nghiệp; Để tìm hiểu động làm việc ứng viên Phỏng vấn tuyển dụng bước vấn đánh giá lựa chọn Vì vấn tốn nhiều thời gian công sức nên số lượng ứng viên cho vấn đánh giá lựa chọn thường hạn chế Bởi vậy, vấn thường thực sau vấn sơ tuyển, sàng lọc hồ sơ kiểm tra, trắc nghiệm + Phỏng vấn tuyển dụng thường có số hình thức sau: • Phỏng vấn tự do: Phỏng vấn tự hình thức vấn mà người vấn hay hội đồng vấn tự đặt câu hỏi khuyến khích ứng viên trả lời cách thoải mái (không ngắt lời, không tranh luận, không đột ngột thay đổi đề tài) Người vấn hỏi câu hỏi hoàn toàn khác với ứng viên khác Hình thức vấn cho phép người vấn khai thác sâu điểm mà họ cho quan trọng câu trả lời ứng viên Tuy nhiên vấn tự thường tốn nhiều thời gian, độ tin cậy thấp, phụ thuộc nhiều vào kỹ người vấn, khó so sánh ứng viên Bởi vậy, muốn vấn theo hình thức đạt kết cao cần ý số vấn đề sau: Người vấn phải người nắm am hiểu công việc vị trí cần tuyển người cách chi tiết phải người nắm kỹ thuật vấn • Phỏng vấn theo cấu trúc định trước: Người vấn sử dụng câu hỏi chuẩn đặt câu hỏi theo trình tự cố định cho tất ứng viên Hình thức vấn có ưu điểm dễ thực hiện, dễ so sánh ứng viên, có độ tin cậy cao so với kiểu vấn tự Nhược điểm hạn chế hội cho câu hỏi khai thác thêm người vấn Hiện nay, vấn tuyển dụng thường kết hợp hai hình thức trên, người vấn sử dụng bảng câu hỏi chuẩn cho tất ứng viên đặt câu hỏi khác để khai thác thông tin cần thiết Hình thức vấn gọi vấn nửa cấu trúc + Độ tin cậy tính đắn vấn: Phỏng vấn công cụ giúp cho nhà tuyển dụng đánh giá nhiều khía cạnh ứng viên, nhiên độ tin cậy tính đắn thơng tin thu từ vấn gây nhiều tranh luận Qua nghiên cứu kiểm tra tính tin cậy đắn thông tin thu thập vấn cho số kết luận sau: • Tính tin cậy tương quan thấp hai người vấn người mà lại cho kết khơng đồng • Tính tin cậy thơng tin phụ thuộc vào lực, trình độ người vấn mục tiêu vấn • Sự tiếp xúc trực tiếp cho kết đánh giá cao qua quan sát hình dáng, khả giao tiêp, cách thức trả lời câu hỏi, phong cách, gần gũi tố chất thông minh • Các vấn theo mẫu, chuẩn bị kỹ cho kết đáng tin cậy • Các thông tin thu qua vấn yếu tố dự đốn xác kết thực công việc Kết vấn phụ thuộc vào thái độ, tâm trạng, cảm xúc, điều kiện thể lực người vấn ứng viên + Quá trình vấn chia thành bước sau: • Chuẩn bị vấn bao gồm: * Nghiên cứu hồ sơ ứng viên: Một việc quan trọng cần làm để chuẩn bịcho vấn nghiên cứu hồ sơ ứng viên Có thể nhà tuyển dụng nghiên cứu hồ sơ ứng viên sơ tuyển bước phải nghiên cứu hồ sơ kỹ Không phải tất thông tin hồ sơ ứng viên xác đáng tin cậy Khi đọc hồ sơ ứng viên cần lưu ý điểm không rõ hay không quán để làm sáng tỏ vấn * Lập hội đồng vấn: Trước vấn diễn cần xác định xem sẽtham gia vào trình vấn Sự tham gia người khác giúp đánh giá ứng viên cách khách quan Những người tham gia đánh giá ứng viên bao gồm: Người quản lý trực tiếp, đại diện phận nhân sự, đại diện đồng nghiệp tương lai, người có thẩm quyền định lựa chọn cuối *Chuẩn bị câu hỏi: Dù doanh nghiệp chọn kiểu vấn tự cần phải xác định trước vấn đề muốn tìm hiểu (chẳng hạn kỹ giải vấn đề, khả làm việc nhóm ) chuẩn bị số câu hỏi Người vấn không chuẩn bị trước thường đặt câu hỏi theo sở thích theo thói quen Ngồi ra, việc quan trọng khác để chuẩn bị cho vấn xem lại mô tả công việc yêu cầu ứng viên để đảm bảo có hiểu biết hồn chỉnh vị trí cần tuyển, xếp nơi vấn lịch vấn với ứng viên Tiến hành vấn tuyển dụng: Nhìn chung vấn tuyển dụng chia thành bước sau: * Giới thiệu mở đầu: giới thiệu người vấn trình tự phỏngvấn * Người vấn giới thiệu doanh nghiệp giải thích công việc * Người vấn đặt câu hỏi nhằm làm rõ thông tin hồ sơ ứng viên * Người vấn đặt câu hỏi nhằm đánh giá khả phù hợp ứng viên * Ứng viên đặt câu hỏi * Kết thúc vấn, người vấn tóm tắt lại thông tin thông báo với ứngviên bước * Người vấn dẫn ứng viên thăm doanh nghiệp (nếu thích hợp) - Ra định lựa chọn ứng viên: Kết thúc trình vấn tổ chức xác định danh sách chọn lọc bao gồm số ứng viên phù hợp Các ứng viên đáp ứng yêu cầu doanh nghiệp, vấn đề chọn lúc phụ thuộc vào phù hợp doanh nghiệp ứng viên nhiều phương diện (kỳ vọng ứng viên khả đáp ứng doanh nghiệp, mục tiêu nghề nghiệp ứng viên xu hướng phát triển doanh nghiệp, ) Bước 5: Điều tra xác minh Điều tra xác minh hay gọi thẩm tra thông tin thu trình tuyển dụng Thực bước để xác định độ tin cậy thông tin thu qua bước tuyển dụng như: Xác định có ứng viên có kinh nghiệm họ nói khơng; biết ứng viên có trung thực, chấp hành nội quy, kỷ luật khơng; tìm hiểu thêm vấn đề chưa làm sáng tỏ trình vấn Có nhiều cách để thẩm tra thơng tin trao đổi với tổ chức cũ mà người lao động làm việc, khai đơn xin việc, nơi cấp văn chứng Điều tra xác minh thường phận nhân đảm nhiệm Đánh giá lựa chọn ứng viên khâu quan trọng định trình tuyển dụng nhân lực Số bước hay số phương pháp sử dụng khơng cố định mà phụ thuộc vào mức độ phức tạp công việc tính chất loại lao động cần tuyển dụng II Chiến lược lựa chọn Chiến lược tuyển chọn dựa lực Nhà tuyển dụng nên sử dụng chiến lược tuyển chọn có nhu cầu tuyển dụng nhân vị trí cấp cao cơng ty (giám đốc, trưởng phịng, trưởng phận, …).Nhà tuyển dụng tiếp cận trực tiếp với đối tượng ứng viên với thiện chí muốn cộng tác cơng việc, đưa sách mời gọi hấp dẫn,… để thu hút họ đến công ty làm việc nhà tuyển dụng đăng thơng tin tuyển dụng website, báo, tạp chí,… để tập hợp ứng viên có tiềm tham gia tuyển dụng Chiến lược tuyển chọn dựa giá trị Nhà tuyển dụng sử dụng chiến lược tuyển chọn dựa giá trị có nhu cầu tuyển dụng nhân cho vị trí nhân viên bình thường phận, phịng ban thời gian cơng ty có phát triển tương đối ổn định Nhà tuyển dụng tìm ứng viên dự tuyển thông qua nhân viên công ty giới thiệu, ứng viên cũ trước qua facebook,… III Phân tích lý - Để đảm nhiệm vị trí cấp cao cơng ty địi hỏi ứng viên phải có kiến thức,trình độ kỹ giỏi, sáng tạo công việc nhằm đưa kế hoạch, chiến lược phát triển cho doanh nghiệp mang lại lợi nhuận nâng cao thương hiệu doanh nghiệp thị trường Chính cần lựa chọn ứng viên có đầy đủ lực đảm nhiệm vị trí - Trong tuyển dụng vị trí nhân viên bình thường, nhà tuyển dụng ngồiu cầu có kiến thức, trình độ chun mơn phù hợp với vị trí cơng việc điều cần trọng nhiệt huyết công việc, tinh thần hợp tác gắn bó lâu dài ứng viên với doanh nghiệp sau tìm hiểu môi trường làm việc, điều kiện làm việc sách doanh nghiệp, nắm định hướng chiến lược doanh nghiệp tương lai IV Điểm mạnh, hạn chế chiến lược lựa chọn Chiến lược tuyển chọn dựa lực * Ưu điểm - Lựa chọn ứng viên có tài, nhân tố góp phần định vào phát triểncủa doanh nghiệp - Giảm chi phí đào tạo sau tuyển dụng - Nhanh chóng hồ nhập với công việc, với môi trường làm việc * Hạn chế - Dễ nghỉ việc, có nhiều doanh nghiệp khác mời hợp tác làm việc - Ứng viên thường có yêu cầu cao tiền lương, điều kiện môi trường làm việc - Nhà tuyển dụng tốn nhiều chi phí q trình tuyển dụng Chiến lược tuyển chọn giá trị * Ưu điểm - Nhà tuyển dụng tiết kiệm chi phí q trình tuyển dụng - Lựa chọn ứng viên có nhiệt huyết với cơng việc, hợp tác gắn bó lâu dàivới công ty - Nguy nghỉ việc thấp, doanh nghiệp có nguồn nhân ổn định để trì hoạt động vàphát triển bền vững * Hạn chế - Tốn nhiều chi phí đào tạo sau tuyển dụng - Mất thời gian để hồ nhập với cơng việc, môi trường làm việc - Hiệu công việc thời gian đầu chưa cao