bài tập hệ thống thông tin kế toán

bài tập hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán - 1- 1. Khái quát chung về công ty cổ phần Tổng Bách Hoá Công ty cổ phần Tổng Bách Hoá (TBH - General Department Store Joint Stock Company) là doanh nghiệp cổ phần hoạt động trong lĩnh vực thương mại dịch vụ. Trụ sở : 38 Phan Đình Phùng, Ba Đình, Hà nội. Điện thoại : 04- 8455012 Fax: 04- 8455012 Vốn điều lệ : 14.000.000.000 đ ( Mười bốn tỷ đồng). Tài khoản : 43110102117 Chi nhánh NH No & PTNT Thanh Trì-Hà nội 1.1 Chức năng kinh doanh chủ yếu của Công ty Công ty cổ phần Tổng Bách hóa là doanh nghiệp có chức năng kinh doanh tổng hợp, trong đó có chức năng kinh doanh nội địa và kinh doanh xuất nhập khẩu. Các mặt hàng của công ty có thể mạnh truyền thống là gạo, nông sản thực phẩm, phân bón, thép, hoá chất… Cụ thể trong thời gian vừa qua công ty Tổng Bách Hoá đã hoạt động trong các lĩnh vực sau: - Trực tiếp xuất khẩu và xuất khẩu ủy thác các mặt hàng Gạo, nông sản, thực phẩm. - Trực tiếp nhập khẩu và nhập khẩu ủy thác các mặt hàng vật tư, sắt thép, nguyên liệu bột giấy, hàng tiêu dùng, phân bón các loại. - Tổ chức sản xuất và kinh doanh hàng bách hóa. - Kinh doanh tổng hợp trong đó có hàng bách hóa, văn phòng phẩm, hàng nông sản, hàng kim khí, điện máy, thiết bị phụ tùng, vật tư bảo hộ lao động,… - Cung cấp dịch vụ cho thuê kho hàng và vận tải. 1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán Muốn quản lý hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh, các doanh nghiệp không phân biệt thành phần kinh tế, loại hình kinh doanh, hình thức sở hữu hay lĩnh vực hoạt động đều phải sử dụng hàng loạt các công cụ quản lý khác nhau. Trong đó, kế toán được coi là công cụ hữu hiệu và cần thiết. Trước nhu cầu quản lý của công ty cùng với đặc điểm kinh doanh hiện tại, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung. Toàn bộ công ty tác kế toán được thực hiện tập trung tại phòng kế toán. Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh, kế toán viên kiểm tra, xem xét và căn cứ vào chứng từ gốc để hạch toán các nghiệp vụ liên quan. Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K Hệ thống thông tin kế toán - 2- Căn cứ vào đặc điểm tổ chức sản xuất và kinh doanh, vào yêu cầu quản lý của công việc cũng như trình độ của các kế toán viên. Từ năm 2006, công ty cổ phần Tổng Bách Hoá đưa vào áp dụng hệ thống kế toán máy sử dụng phần mềm kế toán Fast Accounting . Phần mềm kế toán này được mua và có xây dựng, điều chỉnh để phù hợp với đặc điểm kinh doanh, tổ chức hạch toán kế toán tại công ty. Nhờ vậy mà công tác kế toán được diễn ra nhanh chóng, dễ dàng, thuận tiện, đáp ứng kịp thời cho nhu cầu quản lý, đảm bảo tiến độ công việc ở các khâu. 2. Đặc điểm quy trình tiêu thụ hàng hoá Hoạt động tiêu thụ hàng hoá là hoạt động chính tại công ty cổ phần Tổng Bách Hoá do vậy quy trình thủ tục bán hàng được quy định chặt chẽ cho từng bộ phận. Mỗi khâu công việc nêu rõ trách nhiệm và quyền hạn cho từng đối tượng riêng. Chính vì vậy, hoạt động kinh doanh đem lại hiệu quả và công tác quản lý cũng được sát sao, thuận lợi. 2.1 Các hoạt động của chu trình doanh thu - Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách hàng - Lập lệnh bán hàng và phiếu xuất kho - Lập hoá đơn giá trị gia tăng - Xuất hàng, giao hàng đến nơi yêu cầu - Ghi nhận các nghiệp vụ bán chịu vào các Sổ tài khoản có liên quan (nếu công ty bán chịu) - Ghi nhận các khoản giảm trừ doanh thu, các khoản giảm trừ nợ phải thu nếu nó có phát sinh - Thu tiền của khách hàng và ghi sổ kế toán nghiệp vụ khách hàng thanh toán. 2.2 Phân công công việc liên quan tới tiêu thụ hàng hoá như sau: - Bộ phận kinh doanh có trách nhiệm tìm kiếm bạn hàng, thực hiện các thoả thuận cần thiết để đi đến kí kết được hợp đồng kinh tế. - Kế toán có nhiệm vụ theo dõi hàng hoá nhập, xuất, tồn, viết hoá đơn bán hàng, theo dõi công nợ đối với từng khách hàng, lập báo cáo bán hàng, đối chiếu số liệu về hàng hoá, lập bảng kê khai thuế đầu ra Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K Hệ thống thông tin kế toán - 3- - Thủ kho: Căn cứ vào phiếu nhập, phiếu xuất và hoá đơn để nhập,xuất hàng và vào thẻ kho. Cuối tháng, cuối quý tiến hành đối chiếu với kế toán. 3. Các chứng từ được sử dụng trong quy trình Các chứng từ được sử dụng trong quy trình tiêu thụ gồm có : 3.1 Đơn đặt hàng của khách hàng Đơn đặt hàng là căn cứ khởi đầu cho nghiệp vụ bán hàng, thu tiền tại doanh nghiệp. Mục đích lập đơn đặt hàng giúp cho doanh nghiêp nắm rõ nhu cầu của khách hàng để có sự phục vụ tốt nhất. Đơn đặt hàng gồm các nội dung cơ bản sau: - Tên khách hàng, địa chỉ - Mặt hàng yêu cầu: chủng loại, số lượng, yêu cầu chất lượng - Thời gian, địa điểm giao nhận. 3.2 Hợp đồng kinh tế Hoạt động tiêu thụ hàng hoá được bắt đầu khi công ty tiến hành ký kết hợp đồng với khách hàng. Hợp đồng mua bán được xây dựng trên cơ sở đơn đặt hàng của khách hàng hoặc thư chào hàng do bộ phận kinh doanh của công ty gửi đến cho các khách hàng. Hợp đồng kinh tế là cơ sở pháp lý đầu tiên để công ty tiến hành thu mua hàng hóa và chuyển giao cho khách hàng. Nội dung của hợp đồng kinh tế quy định trách nhiệm cũng như quyền hạn của công ty cùng khách hàng trong việc chuyển giao quyền sở hữu, sử dụng hàng hoá cũng như các nghĩa vụ thanh toán liên quan. Các điều khoản hợp đồng kinh tế bao gồm: - Điều 1: Chủ thể tham gia hợp đồng - Điều 1: Tên hàng, số lượng, giá cả - Điều 2: Quy cách sản phẩm, Địa điểm giao nhận, Thời gian giao hàng: - Điều 3: Phương thức thanh toán: - Điều 4: Điều khoản chung 3.3Lệnh bán hàng Trên cơ sở đơn đặt hàng, hợp đồng kinh tế đã thoả thuận với khách hàng, công ty Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K Hệ thống thông tin kế toán - 4- tiến hành thu mua hàng hoá hoặc xem xét số hàng tồn kho để xuất bán. Phòng kinh doanh lập khi Lệnh bán hàng có đề nghị mua hàng của khách hàng. Lệnh bán hàng gồm các nội dung - Tên, chủng loại, số lượng mặt hàng xuất - Nơi xuất - Tên, địa chỉ người nhận hàng, phương tiện vận chuyển 3.4Hoá đơn giá trị gia tăng Tiếp theo, kế toán tiêu thụ lập hoá đơn GTGT. Trên hoá đơn sẽ ghi trực tiếp số lượng, đơn giá và thành tiền của từng mặt hàng. về giá trị hàng bán chưa thuế, thuế GTGT, tổng thanh toán và thủ trưởng đơn vị phải ký tên, đóng dấu. Hoá đơn là căn cứ chính để kế toán phản ánh nghiệp vụ tiêu thụ. Tại công ty cổ phần Tổng Bách Hoá, hoá đơn được in trực tiếp bằng máy do đó đảm bảo được yêu cầu chính xác, sạch đẹp. 3.5Phiếu xuất kho Cùng với đó, kế toán thành phẩm lập phiếu xuất kho ghi rõ nội dung mua hàng, chủng loại xuất xứ hàng hoá để làm căn cứ xuất kho để xác nhận và kiểm tra các mặt hàng được xuất giao cho khách hàng Nhân viên phòng kinh doanh đem hoá đơn và phiếu xuất kho xuống kho làm thủ tục. Tại kho, khi nhận được phiếu xuất kho cùng lệnh xuất hàng, thủ kho tiến hành xuất hàng, điền số lượng thực xuất trên Phiếu xuất kho. Hàng hoá được giao cho khách hàng, khách hàng ký xác nhận trên hoá đơn và phiếu xuất kho. Sau đó, thủ kho chuyển hoá đơn, phiếu xuất kho của số hàng vừa xuất lên phòng kế toán. 3.6Biên bản giao nhận hàng hoá Biên bản giao nhận hàng dùng để xác nhận với khách hàng về việc hàng hoá đã được chuyển giao theo đúng yêu cầu của khách hàng được quy định trong hợp đồng. Biên bảo giao nhận gồm có các nội dung: - Số lượng, chủng loại, chất lượng hàng giao Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K Hệ thống thông tin kế toán - 5- - Địa điểm, ngày tháng giao hàng 3.7 Giấy báo có, Phiếu thu tiền, Biên bản ghi nhận nợ Ghi số tiền đã thu nhận từ hoạt động bán hàng 4. Lưu đồ quy trình xử lý của chu trình bán hàng – thu tiền 4.1 Sơ đồ dòng dữ liệu khái quát của chu trình doanh thu 4.2 Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 của chu trình doanh thu Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K Khách hàng Hãng vận tải Chu trình doanh thu Chu trình chi phí Chu trình sản xuất Chu trình nhân sự HT ghi sổ-lập báo cáo Ngân hàng Hệ thống thông tin kế toán - 6- 4.3 Quy trình xử lý đơn đặt hàng của khách hàng bằng máy ở phòng kinh doanh: Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K Chu trình nhân sự Đặt hàng 1.0 Khách hàng Chu trình chi phí Chu trình sản xuất Hãng vận tải Ngân hàng Thu tiền 4.0 Lập hóa đơn 3.0 Giao hàng 2.0 HT ghi sổ- lập báo cáo Khách hàng Đơn đặt hàng Nhập ĐĐH Ghi nhận &in LBH Giấy hồi báo Khách hàng Dữ liệu ĐĐH Phiếu xuất kho Kho hàng ĐĐH Lệnh BH N + Thông báo lỗi tệp tin chi tiết lệnh BH BP Giao hàng Hệ thống thông tin kế toán - 7- 4.4 Quy trình xử lý xuất kho và giao hàng bằng thủ công ở bộ phận kho và bộ phận giao hàng: Kho hàng BP Giao hàng 4.5 Quá trình lập hóa đơn-theo dõi nợ giữa bộ phận giao hàng và kế toán bằng máy: Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K Phiếu XK Kiểm tra và ghi nhận hàng xuất PXK BP xử lý ĐĐH ĐH Phiếu đóng gói Lập phiếu giao hàng PGHPXK Phiếu đóng gói N BP lập hóa đơn N BP giao hàng PGH Nhập dữ liệu liên quan Ghi nhận &in hóa đơn Tập tin ghi nhật ký tập tin phải thu KH tập tin hóa đơn Tập tin giao hàng Tập tin khách hàng, HTK Tập tin Đ ĐH PGH Khách hàng thông báo lỗi Tại BP kế toán N Hóa đơn Phiếu giao hàng Hệ thống thông tin kế toán - 8- 4.6 Hoạt động thu tiền bằng máy : 5. Mô tả tài khoản sử dụng và đối tượng theo dõi chi tiết Công ty Cổ phần Tổng Bách Hoá sử dụng hệ thống tài khoản đúng theo quy định của quyết định 15. Trong đó, các tài khoản liên quan đến doanh nghiệp thương mại được sử dụng thường xuyên như: doanh thu, giá vốn, phải thu khách hàng, phải trả nhà cung cấp… Một số tài khoản được chi tiết cụ thể theo yêu cầu quản lý. Nhìn chung, hệ thống tài khoản đáp ứng được yêu cầu ghi chép và phản ánh vào sơ đồ tài khoản của nghiệp vụ kinh tế phát sinh 5.1 Tài khoản sử dụng - Tài khoản 111: Tiền mặt (1111: Tiền Việt Nam); Sử dụng trong nghiệp vụ thu tiền bán hàng bằng tiền mặt (Nợ TK 1111/Có TK131) - Tài khoản 112: Tiền gửi ngân hàng (1121: Tiền Việt Nam); Sử dụng trong nghiệp vụ thu tiền bán hàng bằng chuyển khoản, séc (Nợ TK1121/Có TK 131) - Tài khoản 131: Phải thu của khách hàng; Sử dụng khi nhập hóa đơn bán hàng (Nợ TK 131/Có TK5111, Có TK 33311) Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K Tại BP kế toán Khách hàng tb trả tiền Nhập dữ liệu liên quan In phiếu thu Phiếu thu thông báo lỗi Tập tin phải thu KH Tập tin ghi nhật ký Khách hàng Thủ quỹ Phiếu thu TB trả tiền N Tập tin khách hàng Hệ thống thông tin kế toán - 9- - Tài khoản 3331: Thuế giá trị gia tăng phải nộp (33311: Thuế giá trị gia tăng đầu ra); Sử dụng khi nhập hóa đơn bán hàng (Nợ TK 131/Có TK 5111, Có TK 33311) - Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5111: Doanh thu bán hàng hóa); Sử dụng khi nhập hóa đơn bán hàng (Nợ TK 131/Có TK 5111, Có TK 33311) 5.2 Đối tượng theo dõi chi tiết Đối tượng chi tiết Nôi dung mô tả Nội dung quản lý Phương pháp mã hóa 1. Khách hàng Tên khách hàng, địa chỉ, mã số thuế, nhân viên quản lý, Theo khu vực, theo phân vùng và theo từng loại khách hàng Mã thứ tự 2. Hàng hóa Tên, chủng loại, quy cách ( đơn vị tính), số lượng tồn kho, Chủng loại, loại, nhãn hiệu và dòng sản phẩm Mã thứ tự 3. Nhân viên bán hàng Tên, dòng sản phẩm chuyên môn phụ trách Quản lý theo trách nhiệm, doanh số Mã thứ tự 6. Lưu đồ xử lý của quá trình tiêu thụ hàng hoá chi tiết tài phòng kế toán Hàng ngày, căn cứ vào nghiệp vụ bán hàng phát sinh và các chứng từ gốc, kế toán có trách nhiệm nhập số liệu kịp thời vào máy tính. Phân hệ: “ Kế toán bán hàng và công nợ phải thu” được sử dụng để nhập số liệu Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K Hệ thống thông tin kế toán - 10- Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K BP xử lý ĐĐH BP giao hàng LBH PXK PGH PGH LBH N PXK Sổ CT HTK PXK N C Từ Định khoản khách hàng B-2 B-2 A-2 Kế toán bán hàng Kế toán kho Nhập dữ liệu liên quan Ghi nhận và in hóa đơn Hóa đơn Hóa đơn Tập tin HĐ Tập tin NKBH NKB H Nhập dữ liệu liên quan Ghi sổ chi tiết HTK Kế toán tiền TB trả tiền nhập dữ liệu liên quan In phiếu thu, ghi nhật ký Khách hàng TB trả tiền tập tin ghi nhật ký tập tin phải thu KH NK thu tiền thông báo lỗi Kế toán phải thu A-2 Hóa đơn Nhập DL liên quan ghi sổ chi tiết nợ phải thu Hóa đơn A [...]... hợp lệ…); rủi ro liên quan đến quá trình xử lý như lưu trữ thông tin; rủi ro liên quan đến báo cáo như các thông tin không được tổng hợp hay phân loại đúng, các báo cáo không được cung cấp đúng hạng, đúng người nhận, nên công ty cần tập trung vào việc kiểm soát các rủi ro đó có thể bằng các nhân Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K Hệ thống thông tin kế toán - 19- viên kiểm tra theo từng phạm vi trách nhiệm...Hệ thống thông tin kế toán - 11Kế toán tiền Khách hàng TB trả tiền thông báo lỗi tập tin phải thu KH nhập dữ liệu liên quan NK thu tiền tập tin ghi nhật ký In phiếu thu, ghi nhật ký TB trả tiền phiếu thu B-2 phiếu thu Khách hàng Thủ quỹ N Kế toán phải thu Kế toán tổng hợp A-2... toán nhập Tuy mỗi người đã có mã hạch toán riêng nhưng do việc nhập dữ liệu vào hệ thống không có sự kiểm soát nên dễ có tình trạng nhân viên nhập sai mà không biết Do vậy, thông tin đầu Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K Hệ thống thông tin kế toán - 16- ra không được phản ánh chính xác Việc thay đổi user cũng như password không được thực hiện định kỳ cũng hàm chứa nhiều rủi ro Rất có thể bị đánh cắp mật... theo dõi các đối tượng kế toán thuận lợi, công việc ghi chép, quản lý, phản ánh thông tin được đầy đủ, kịp thời Do áp dụng kế toán máy nên việc quản lý các tài khoản công nợ theo từng đối tượng đã tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi chi tiết từng khách hàng Mỗi khách hàng được quy định mã khách riêng với đầy đủ các thông tin kèm theo như: tên khách, địa chỉ, mã số thuế, tài khoản hạch toán…Số liệu... thủ chặt chẽ chế độ kế toán Các văn bản pháp luật được cập nhật thường xuyên và áp dụng hiệu quả Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K Hệ thống thông tin kế toán - 14- Công tác kế toán được thực hiện trên máy tính cùng sự trợ giúp hiệu quả của phần mềm Fast Accounting làm cho khối lượng công việc giảm bớt và nâng cao tính chuyên nghiệp của hoạt động kế toán  Hệ thống chứng từ và luân chuyển chứng từ Công... nợ phải thu - Bảng kê thu tiền bán hàng - Bảng kê doanh số bán hàng cho các nghiệp vụ đã ghi sổ Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K Hệ thống thông tin kế toán - 13- - Sổ cái và sổ chi tiết các tài khoản liên quan khác… 7.2 Chế độ báo cáo Báo cáo được in trực tiếp thông qua các tệp đã được lưu trữ sẵn trong máy - Báo cáo tổng hợp hàng xuất gồm danh sách các mặt hàng xuất trong kỳ, số lượng xuất dùng... công tác quản lý tại doanh nghiệp  Hệ thống sổ sách kế toán Nhìn chung, các sổ sách kế toán của công ty được lập đúng theo chế độ Tuy nhiên mẫu sổ Nhật ký bán hàng được áp dụng chưa cung cấp được các thông tin hữu ích cần thiết về doanh thu, thuế GTGT đầu ra, tình hình bán hàng hoá, dịch vụ tại công ty  Hệ thống danh mục tài khoản khách hàng và hàng hoá Việc theo dõi chi tiết từng đối tượng khách hàng... thu Văn Thuý Hằng Hóa đơn NKB H CT định khoản Nhập DL liên quan Sổ CT phải thu khách hàng CT điều chỉnh giảm nợ ghi sổ cái TK NKB H Cao toán CT định học kế sổ cái 18K khoản TK111,1 12,155,1 Hệ thống thông tin kế toán - 12- Kế toán phải thu Kế toán tổng hợp A-2 B-2 NH thu tiền Hóa đơn Nhập DL liên quan NKB H CT định khoản Nhập DL liên quan ghi sổ chi tiết nợ phải thu Sổ CT phải thu khách hàng CT điều... cầu đặt ra Công ty nên hoàn thiện mẫu sổ này theo như quyết định số 15/2006/QĐ-BTC của bộ trưởng Bộ Tài Chính Mẫu nhật ký bán hàng SỔ NHẬT KÝ BÁN HÀNG Năm: Văn Thuý Hằng Cao học kế toán 18K Hệ thống thông tin kế toán Ngày tháng Phải thu từ SH Diễn giải Ngày tháng B C D Số trang trước chuyển sang 1 2 Ghi có thu Thành TK thuế Hàng Dịch phẩm vụ 3 người mua Nợ Có Ghi có tài khoản doanh hoá Chứng từ ghi sổ... Doanh thu 132,040 132,040 120,068,182 481,090,909 325,454,545 171,818,200 82,090,910 294,636,364 16,872,727 1,662,031,837 11,454,545 22,909,091 13,500,000 47,863,636 ………… Cao học kế toán 18K Hệ thống thông tin kế toán - 18- Ngoài các mẫu báo cáo theo chế độ, công ty cổ phần Tổng Bách Hoá còn lập thêm CÔNG TY CP TỔNG BÁCH HÓÁ BÁO CÁO BÁN HÀNG CHI TIẾT THEO MẶT HÀNG Tháng năm Stt Tên vật tư Đvt Số lượng