Tổ chức hệ thống thông tin kế toán tại bệnh viện đa khoa Tâm Trí Đà Nẵng theo định hướng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG NGUYỄN HỮU ANH THƯ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG THEO ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỔNG THỂ BỆNH VIỆN Chuyên ngành : Kế toán Mã số : 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SỸ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng - Năm 2015 Cơng trình hoàn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS Nguyễn Mạnh Toàn Phản biện 1: PGS TS Trần Đình Khơi Ngun Phản biện 2: TS Hà Thị Ngọc Hà Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp Thạc sĩ Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 01 tháng 02 năm 2015 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin – Học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện Trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Trong mơi trường cạnh tranh ngày khốc liệt, đòi hỏi doanh nghiệp tất ngành nghề cần phải nâng cao chất lượng, ứng dụng công nghệ thông tin cách có hiệu Trong lĩnh vực y tế, nhu cầu khám chữa bệnh người dân ngày cao, việc ứng dụng công nghệ đại giúp cho việc vận hành máy hành bệnh viện tinh gọn, giảm thiểu thao tác không cần thiết tạo điều kiện tốt công tác chuyên môn đội ngũ y bác sỹ nhân viên ngành y tế nhằm đáp ứng tốt nhu cầu đem lại lợi ích tốt cho bệnh nhân Tổ chức HTTTKT bệnh viện đặt yêu cầu phải ứng dụng công nghệ thông tin xu hướng tất yếu nhằm góp phần nâng cao lực hoạt động bệnh viện Mặc dù hầu hết bệnh viện ứng dụng công nghệ thơng tin quản lý mức độ cịn hạn chế, chủ yếu sử dụng phần mềm kế tốn phần mềm quản lý chun mơn riêng lẻ Việc sử dụng rời rạc nhiều phần mềm phận khác gây lãng phí nguồn lực, làm giảm hiệu hoạt động bệnh viện Bệnh viện đa khoa Tâm Trí Đà Nẵng bệnh viện thành lập nên việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý Bệnh viện rời rạc, phần mềm ứng dụng chưa đồng bộ, … chưa đáp ứng yêu cầu kiểm soát, quản lý cách tối ưu tất phận nói chung phận kế tốn nói riêng Xuất phát từ tính cấp thiết đó, tác giả chọn đề tài nghiên cứu: “Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn Bệnh viện đa khoa Tâm Trí Đà Nẵng theo định hƣớng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện” làm đề tài nghiên cứu 2 Mục tiêu nghiên cứu - Hệ thống hóa nghiên cứu lý luận có hệ thống thơng tin kế tốn giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện, từ tác giả vận dụng việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn Bệnh viện Tâm Trí theo định hướng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện - Tác giả đề xuất số giải pháp tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn Bệnh viện theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể nhằm mục đích kiểm sốt quản lý tốt toàn hoạt động bệnh viện, sử dụng tốt nguồn lực hồn thiện cơng tác kế toán bệnh viện Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu trực tiếp hệ thống thơng tin kế tốn Bệnh viện Đa Khoa Tâm Trí Đà Nẵng Phạm vi nghiên cứu đề tài cơng tác kế tốn hệ thống thơng tin kế tốn Bệnh viện đa khoa Tâm Trí Đà Nẵng Phƣơng pháp nghiên cứu Các phương pháp nghiên cứu thực trạng hệ thống thông tin kế tốn bệnh viện Đa Khoa Tâm Trí Đà Nẵng - Sử dụng nguồn tài liệu hệ thống thơng tin kế tốn, giáo trình ngành kế tốn để tìm hiểu sở lý luận đề tài - Sử dụng sơ đồ dịng liệu, mơ hình liệu, lưu đồ mô tả hệ thống thông tin kế tốn Bệnh viện ĐK Tâm Trí - Phương pháp quan sát tổng thể để tìm hiểu cách thức quản lý, tổ chức thực hệ thống thông tin thực tế cơng tác kế tốn áp dụng Bệnh viện - Phương pháp vấn chuyên sâu bảng câu hỏi để phân tích giải vấn đề cần nghiên cứu Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài a Về mặt lý luận Hiện nay, việc áp dụng ERP vào môi trường bệnh viện gọi Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện chưa tiếp cận cách tối ưu Điều góp phần gây cản trở đến trình tìm hiểu, tiếp cận giải pháp quản lý tối ưu với người làm cơng tác kế tốn nói chung cơng tác kế tốn đơn vị y tế nói riêng Với yêu cầu đó, đề tài hệ thống hóa kiến thức tảng hệ thống thơng tin kế tốn BV ĐK Tâm Trí theo định hướng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện b Về mặt thực tiễn Thơng qua việc phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn BV ĐK Tâm Trí Đà Nẵng, luận văn giới thiệu giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện, cần thiết lợi ích từ việc hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn bệnh viện theo định hướng ứng dụng giải pháp quản lý tổng thể Từ đó, đưa đề xuất, giải pháp nhằm tăng cường hiệu việc tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng phần mềm quản lý tông thể bệnh viện BV ĐK Tâm Trí Đà Nẵng Bố cục đề tài Bố cục đề tài gồm có ba chương: Chương 1: Lý luận Hệ thống thơng tin kế tốn Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện Chương 2: Thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn Bệnh Viện Đa Khoa Tâm Trí Đà Nẵng Chương 3: Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn Bệnh Viện Đa Khoa Tâm Trí Đà Nẵng theo định hướng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện Tổng quan tài liệu nghiên cứu Để hoàn thành đề tài, tác giả tham khảo số tài liệu: Nghiên cứu Huỳnh Thị Thanh Nguyên (2013) đề tài “Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP Công ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim Nghiên cứu tác giả Phạm Lê Hoài (2012) đề tài “Hồn thiện tổ chức thơng tin kế tốn chu trình bán hàng thu tiền Công ty Cổ phần Pymepharco Nghiên cứu tác giả Nguyễn Hoàng Thiên Kim (2012) đề tài “Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị công ty cổ phần kỹ thuật thủy sản (SEATECHCO)” tác giả Nguyễn Hoàng Thiên Kim Nghiên cứu tác giả Trương Thùy Vân (2011) đề tài “Xây dựng hệ thống thơng tin kế tốn phục vụ quản trị cước viễn thông – công nghệ thông tin viễn thơng Quảng Bình” Nghiên cứu tác giả Nguyễn Thị Thùy Anh (2011) đề tài “Hồn thiện cơng tác kế toán điều kiện ứng dụng ERP bệnh viện C Đà Nẵng” Nghiên cứu tác giả Nguyễn Thị Thu Hà (2010) đề tài “Hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP công ty cổ phần vận tải biển Đà Nẵng” Nghiên cứu tác giả Trần Thị Thu Hà (2010) đề tài “ Hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP Cơng ty TNHH Thương mại giao nhận quốc tế Đà Nẵng” Nghiên cứu tác giả Nguyễn Văn Minh (2007) đề tài “Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị Công ty cổ phần xuất nhập Thủy sản Miền Trung” Tác giả nhận thấy chưa có đề tài nghiên cứu hệ thống thơng tin kế tốn bệnh viện theo định hướng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện nên tác giả định chọn đề tài nghiên cứu: “Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn Bệnh viện Đa Khoa Tâm Trí Đà Nẵng theo định hướng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện” CHƢƠNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VÀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TỔNG THỂ BỆNH VIỆN 1.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TRONG BỆNH VIỆN 1.1.1 Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn Bệnh viện Hệ thống thơng tin kế toán phận cấu thành quan trọng hệ thống thông tin quản trị bệnh viện bao gồm nguồn nhân lực, phương tiện, phương pháp kế toán tổ chức khoa học nhằm thu thập, xử lý cung cấp thông tin tình hình huy động sử dụng vốn bệnh viện kết hoạt động kinh doanh bệnh viện thời kỳ định Hai chức hệ thống thơng tin kế tốn thơng tin kiểm tra [8, tr 22] 1.1.2 Mối quan hệ hệ thống thơng tin kế tốn với hệ thống thông tin khác bệnh viện Hệ thống thơng tin kế tốn bệnh viện hệ thống đa dạng, phức tạp với nhiều chức thực phận khác nhau, có mối quan hệ ràng buộc chặt chẽ, cung cấp thông tin lẫn nhằm đảm bảo cho hoạt động Bệnh viện hiệu 1.2 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ GIẢI PHÁP QUẢN LÝ TỔNG THỂ BỆNH VIỆN 1.2.1 Khái niệm Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện hiểu Hệ thống hoạch định nguồn lực bệnh viện – phần mềm tích hợp tất chức phận bệnh viện vào hệ thống sở liệu chung Khi chức kế tốn khơng tổ chức độc lập mà phải tổ chức mối quan hệ với chức khác [1, tr 2-3] 1.2.2 Tầm quan trọng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện - Kiểm sốt tốt thơng tin, liệu chặt chẻ, tập trung hệ thống kiểm sốt tốt nguồn nhân lực, tài - Giảm bớt công việc thủ công, tiết kiệm thời gian, cung cấp thơng tin nhanh chóng, xác hơn, rút gọn thủ tục giấy tờ, giảm thiểu khâu trung gian, nâng cao suất lao động - Nâng cao hiệu xử lý chia sẻ nguồn lực thơng tin - Tối ưu hóa tồn hoạt động Bệnh viện - Giúp nhân viên có phong cách làm việc chuyên nghiệp 1.2.3 Đặc trƣng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện (1) Hệ thống quản lý hành chính: - Phân hệ quản lý nhân sự, tiền lương - Phân hệ quản lý tài sản - Phân hệ tài kế tốn - Phân hệ quản lý công văn (2) Hệ thống quản lý chuyên môn: - Phân hệ tiếp nhận- Phân hệ viện phí nội, ngoại trú - Phân hệ khám chữa bệnh ngoại trú - Phân hệ XN, chẩn đoán hình ảnh, thăm dị chức - Phân hệ quản lý phẫu thuật - Phân hệ quản lý bệnh án - Phân hệ quản lý dược - Phân hệ quản trị mạng 1.2.4 Một số vấn đề công tác kế toán triển khai giải pháp quản lý tổng thể Bệnh viện Bảng 1.1: Các vấn đề giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện STT Các vấn đề Hình thức KT Hệ thống tài khoản - Hệ thống tài khoản gồm nhiều phân đoạn để tổng hợp, phân tích số liệu Hạch toán - Việc hạch toán thực tự động - Có thể sử dụng vài tài khoản trung gian - Thực bút toán đảo - Tự động tổng hợp doanh thu Báo cáo, biểu mẫu - Các báo cáo, biểu mẫu xây dựng lại tùy theo hình thức quản lý đặc thù bệnh viện Giải pháp quản lý tổng thể Bệnh viện - Phù hợp với nhiều hình thức sổ kế tốn Bảo Hiểm Y Tế - Tích hợp sẵn hệ thống quản lý, không tách riêng phận BHYT Tiền lương - Tự động tính lương theo ngày công, sản phẩm 1.2.5 Tổ chức sở liệu xây dựng mã đối tƣợng kế toán a Tổ chức sở liệu Cơ sở liệu kế toán bao gồm tập hợp tập tin có quan hệ chặt chẽ với thiết kế để ghi nhận, lưu trữ xử lý tồn liệu thơng tin kế toán b Xây dựng mã đối tượng kế toán Xây dựng mã đối tượng kế toán thực việc phân loại, xếp đối tượng kế tốn thơng qua việc biểu diễn đối tượng theo quy ước ngắn gọn bao hàm đầy đủ thuộc tính * Mục tiêu cần thiết mã hóa liệu: - Nhận diện rõ ràng, không nhập nhằng - Biểu diễn ký hiệu ngắn gọn - Biểu diễn nhiều thuộc tính đối tượng * Các phương pháp xây dựng mã: - Mã sơ đẳng - Mã phức tạp * Những đặc tính cần có mã: - Tính uyển chuyển sống lâu - Tính kén chọn - Tính chất tiện lợi sử dụng * Cách thức tiến hành công tác mã hóa: - Bước 1: Xác định vấn đề phải giải - Bước 2: Lựa chọn giải pháp mã hóa - Bước 3: Triển khai kiểm tra giải pháp mã hóa 1.3 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƢỚNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỔNG THỂ BỆNH VIỆN 1.3.1 Chu trình thu viện phí a Chức chu trình thu viện phí 10 hàng tồn kho phương diện giá trị, theo dõi khoản phải trả cho nhà cung cấp cung cấp thông tin liên quan đến q trình mua hàng hóa tốn c Tổ chức thơng tin chu trình cung ứng Các phân hệ chu trình cung ứng môi trường BV phân hệ quản lý dược vật phẩm y tế, bao gồm tiểu phân hệ: - Phân hệ dược ngoại trú - Phân hệ dược BHYT ngoại trú - Phân hệ kho VTYT sinh phẩm - Phân hệ dược nội trú - Phân hệ dược nhà thuốc Chu trình có liên quan đến phân hệ: mua hàng, nhận hàng, quản lý kho hàng, kế toán hàng tồn kho, kế toán toán, kế toán tiền mặt, kế toán ngân hàng, kế toán tổng hợp ngân hàng Mối quan hệ chu trình thu viện phí chu trình cung ứng - Kế tốn kho dược tham gia vào chu trình cung ứng, có quan hệ với phận mua hàng nhận hàng thực chức mua nhập kho thuốc, vật tư hàng hóa phục vụ cho việc điều trị, đồng thời tham gia vào chu trình doanh thu (thu viện phí) thực y lệnh, ghi nhận việc sử dụng dịch vụ, thuốc, HCXN, dịch truyền, … - Kế tốn thu viện phí, kế tốn tiền mặt kế toán tiền gửi ngân hàng thực chức thu tiền viện phí đồng thời tham gia vào chu trình cung ứng tốn cho nhà cung cấp - Kế toán tổng hợp tham gia vào tất chu trình để ghi nhận, phản ảnh, cung cấp thông tin cho nhà lãnh đạo 1.3.3 Chu trình khám chữa bệnh (chu trình chuyển đổi) a Chức chu trình khám chữa bệnh 11 Chu trình khám chữa bệnh có chức ghi nhận việc sử dụng thuốc, hóa chất, y dụng cụ phục vụ cho trình điều trị b Mối quan hệ phận chu trình khám chữa bệnh Mục tiêu hệ thống thông tin kế tốn chu trình này: (1) Cung cấp thơng tin cần thiết phục vụ công tác khám chữa bệnh, kiểm soát đánh giá hoạt động khám chữa bệnh (2) Lập dự tốn chi phí (3) Tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm (4) Phân tích biến động CP phục vụ cơng tác quản trị chi phí c Tổ chức thơng tin chu trình khám chữa bệnh Chu trình khám chữa bệnh BV bao gồm phân hệ: - Hệ thống quản lý khám chữa bệnh - Hệ thống quản lý phẫu thuật – thủ thuật - Hệ thống quản lý cận lâm sàng 1.3.4 Chu trình tài a Chức chu trình chu trình tài Chức chu trình tài huy động sử dụng nguồn kinh phí cách có hiệu b Tổ chức thông tin hoạt động huy động vốn Nguồn vốn bao gồm hai phận: Vốn chủ sở hữu nợ phải trả Để cung cấp kịp thời, đầy đủ xác thơng tin tổng hợp nguồn huy động phục vụ công tác quản trị tài chính, hạch tốn chi tiết nguồn huy động, địi hỏi phận kế tốn phải theo dõi, ghi nhận, xử lý báo cáo tất nghiệp vụ huy động phát sinh theo nguồn vốn cụ thể c Tổ chức thông tin hoạt động đầu tư xây dựng mua sắm TSCĐ - Quản lý nguồn nhập vật tư 12 - Quản lý đơn vị sử dụng d Tổ chức thông tin hạch toán tổng hợp lập báo cáo tài Trong điều kiện áp dụng giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện, liệu kế toán cập nhật lưu trữ tập tin sở liệu kế toán nhằm cung cấp tiêu tình hình biến động tài khoản tổng hợp KẾT LUẬN CHƢƠNG Trong chương này, tác giả hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện theo chu trình nhằm khẳng định tầm quan trọng giải pháp quản lý tổng thể môi trường bệnh viện Các phân tích chương làm tiền đề tiến hành phân tích thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn bệnh viện đa khoa Tâm Trí Đà Nẵng CHƢƠNG THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG 2.1 TỔNG QUAN VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Bệnh viện đa khoa Tâm Trí thành lập vào đầu năm 2013 Đây mơ hình bệnh viện đa khoa với khoa nội, ngoại, sản, nhi phòng chức khác 2.1.2 Đặc điểm hoạt động - Tiêu chuẩn hóa bệnh viện Tâm Trí với chất lượng sức khỏe người bệnh đích đến 2.1.3 Chức năng, nhiệm vụ - Khám, cấp cứu, điều trị phục hồi chức đa khoa 13 - Xây dựng nội dung, hình thức tổ chức giáo dục - Quản lý kinh tế bệnh viện hợp tác quốc tế 2.1.4 Cơ cấu tổ chức máy quản lý Chức nhiệm vụ khoa phòng thực theo qui chế bệnh viện theo định 1895/1997/BYT-QĐ Bộ y tế 2.1.5 Cơ cấu tổ chức máy kế toán Cơ cấu tổ chức máy kế tốn BV ĐK Tâm Trí theo hình thức quản lý tập trung, trưởng phòng tài vụ quản lý kế tốn viên 2.2 KHÁI QT HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ 2.2.1 Tổ chức thơng tin chu trình thu viện phí BV (chu trình doanh thu) Hiện nay, BV ĐK Tâm Trí ĐN, chu trình thu viện phí theo dõi phần mềm quản lý bệnh viện SHPT - phân hệ ngoại trú khám BHYT Phân hệ khám BHYT tích hợp phần mềm quản lý khơng tách thành phân hệ riêng biệt Cịn phân hệ nội trú theo dõi thủ công phần mềm excel - Đối với bệnh nhân ngoại trú: Thu ngân theo dõi tổng chi phí thuốc, VTYT, … thực bệnh nhân thông qua mã số vào viện Bệnh nhân ngoại trú có BHYT theo dõi phần mềm Cấu trúc tập tin danh mục bệnh nhân: Số phiếu Mã số bệnh nhân Họ tên Năm Đối sinh tượng Dịch vụ Tổng tiền Số tạm ứng Tổng BHYT thu Mã bệnh nhân ngoại trú gồm có chữ số thiết kế sau: Ký tự Số thứ tự TTXXXXXX - Số thứ tự tự nhảy theo số lượng bệnh nhân - Đối với bệnh nhân nội trú: Vì chưa có phần mềm quản lý nội 14 trú nên điều dưỡng tập hợp dịch vụ khám chữa bệnh bệnh nhân khoa/phòng 2.2.2 Tổ chức thơng tin chu trình cung ứng BV Đối tượng mua hàng khoa dược, phòng vật tư y tế, phận xét nghiệm, … Bệnh viện Tâm Trí chưa có phần mềm quản lý dược VTYT nên việc nhập xuất hàng thực thủ công chủ yếu phần mềm excel, sau chuyển chứng từ sang kế tốn dược nhập vào phần mềm Misa * Danh mục hàng hóa Tập tin Danh mục hàng hóa thiết kế sau: Mã hàng hóa Tên hàng hóa Tính chất Loại ĐVT Đơn vị chuyển đổi Tỷ lệ chuyển đổi Thời hạn bảo hành Số lượng tồn tối thiểu BV ĐK Tâm Trí chưa có phần mềm quản lý tổng thể phân hệ dược nên mã hàng hóa thiết kế phần mềm Misa * Danh mục nhà cung cấp Tập tin Danh mục nhà cung cấp thiết kế sau: Mã Tên Số Điều Mã TK nhà nhà Địa Điện nợ Hạn nợ khoản số Email ngân cung cung thoại tối (ngày) thuế hàng cấp cấp đa tốn Hàng hóa khoa dược phân loại sau: + Thuốc, VTYT, HCXN,…dùng cho nhà thuốc (ngoại trú) Thu ngân dựa vào đơn thuốc toán cho bệnh nhân + Thuốc, VTYT, HCXN, … dùng cho Nội trú (khoa phịng) Vì BV ĐK Tâm Trí chưa có phần mềm quản lý bệnh viện – phân hệ nội trú nên quy trình thu viện phí nội trú cịn nhiều bất cập + Thuốc, VTYT, HCXN, … dùng cho bệnh nhân có BHYT theo dõi riêng thu ngân toán viện phí riêng 15 Kho dược, VTYT theo dõi mặt số lượng nhập - xuất tồn định kỳ chuyển sang kế toán dược để nhập vào phần mềm Các mã thuốc, HCXN, VTYT, mã đối tượng phải thu, phải trả,… sử dụng bệnh viện tùy tiện, đối tượng sử dụng khác mở, không theo nguyên tắc định dẫn đến việc quản lý gặp nhiều khó khăn 2.2.3 Tổ chức thơng tin chu trình khám chữa bệnh BV Trong chu trình khám chữa bệnh, BV ĐK Tâm Trí sử dụng phần mềm SHPT chuyên quản lý bệnh viện Mỗi bệnh nhân cấp mã số thực trình tiếp nhận - thu viện phí - khám chữa bệnh theo dõi mã số riêng Các phân hệ phần mềm áp dụng: ngoại trú, BHYT, xét nghiệm, cấp cứu * Quy trình bệnh nhân ngoại trú: Thu ngân kết xuất từ phần mềm quản lý tổng thể - phân hệ ngoại trú file excel phần doanh thu viện phí ngoại trú làm báo cáo tổng doanh thu viện phí ngày nộp cho thủ quỹ Sau thủ quỹ thu tiền chuyển qua kế toán doanh thu * Quy trình bệnh nhân nội trú Quy trình thu viện phí nội trú cịn thực thủ công Hằng ngày, điều dưỡng khoa theo dõi tình hình sử dụng thuốc dịch vụ ca bệnh nội trú tập hợp lên phiếu thu nội trú bệnh nhân theo dõi bệnh nhân xuất viện Khi kết thúc ca điều trị, điều dưỡng tổng hợp viện phí ca bệnh file excel, kết hợp với hồ sơ bệnh án bệnh nhân chuyển qua thu ngân Thu ngân tổng hợp viện phí nội trú lập bảng tổng hợp doanh thu, sau chuyển sang kế tốn doanh thu 2.2.4 Tổ chức thơng tin chu trình tài BV BV ĐK Tâm Trí ĐN chưa có phần mềm quản lý tổng thể 16 bệnh viện nên công tác kế toán, chứng từ kế toán chưa đồng liền mạch với mà bất cập phần mềm misa phần mềm quản lý BV BV ĐK Tâm Trí áp dụng Thơng tư 140/2007/TT-BTC hình thức sổ kế tốn hình thức nhật ký chung Các sách, quy định cơng tác kế tốn áp dụng BV ĐK Tâm Trí áp dụng giá bán thuốc theo Thông tư số 15/2011/TT-BYT Bộ Y Tế ban hành ngày 19/4/2011 Hiện tại, phân hệ kế tốn chu trình tài BV ĐK Tâm Trí sử dụng phầm mềm kế tốn Misa - Về phân hệ tổng hợp thu viện phí - Về phân hệ TSCĐ - Về phân hệ tiền lương - Về phân hệ tính giá thuốc vật tư y tế 2.3 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG 2.3.1 Ƣu điểm hệ thống thông tin kế tốn Bệnh viện đa khoa Tâm Trí - Cơng việc thu viện phí nhanh gọn có chứng từ đầy đủ - Đơn thuốc kê khai rõ ràng - Cơng tác kế tốn quản lý số liệu, quản lý quỹ, thu chi, quản lý kho lập BCTC cần thiết thực đầy đủ - Phần mềm bệnh viện hỗ trợ BV ĐK Tâm Trí cơng tác quản lý chun mơn 2.3.2 Những tồn hệ thống thơng tin kế tốn Bệnh viện đa khoa Tâm Trí - HTTTKT chưa quan tâm, phần mềm bệnh viện phục vụ cho công tác chuyên môn khám chữa bệnh 17 - Các báo cáo phục vụ nhu cầu quản trị lập thủ cơng, mang tính riêng lẻ, tự phát theo u cầu đột xuất lãnh đạo - Kế toán chưa kiểm soát chặt chẽ doanh thu số lượng nhập xuất tồn - Sử dụng phần mềm độc lập nên số liệu kế tốn khơng có tính kế thừa, dễ chồng chéo - Thực công việc nhiều phần mềm khác làm nhiều công sức, khơng đảm bảo tính kịp thời, dễ nhầm lẫn - Kế toán tổng hợp nhiều thời gian cho việc theo dõi, kiểm soát, cập nhập chứng từ ghi sổ phần hành chưa thiết kế phần mềm Điều làm giảm độ nhanh chóng kịp thời cơng tác lập báo cáo kế toán KẾT LUẬN CHƢƠNG Trong chương này, tác giả sâu vào phân tích thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn Bệnh viện Đa khoa Tâm Trí Đà Nẵng Từ đưa đánh giá ưu điểm mặt tồn hệ thống thơng tin kế tốn bệnh viện để làm sở tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn bệnh viện đa khoa Tâm Trí theo định hướng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện CHƢƠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG THEO ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỔNG THỂ BỆNH VIỆN 3.1 ĐỊNH HƢỚNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG ĐIỀU KIỆN ỨNG DỤNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ THEO ĐỊNH HƢỚNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ BỆNH VIỆN 18 3.1.1 Định hƣớng ứng dụng Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện ngành y tế Việt Nam - Sử dụng chung sở liệu, nghiệp vụ phát sinh cần nhập vào hệ thống lần khai thác toàn hệ thống - Tạo liên kết liệu hệ thống cao Kết xử lý phân hệ chuyển xuống phân hệ khác - Mọi thao tác chuyển số liệu phận thực tự động giúp ngăn chặn việc thất viện phí, tài sản - Việc ứng dụng Giải pháp quản lý tổng thể đòi hỏi phải tổ chức toàn hoạt động BV theo quy trình chuyên nghiệp - Các thủ tục hành gọn gàng, nhanh chóng, chi phí điều trị minh bạch rõ ràng, bệnh nhân thấy hài lòng 3.1.2 Những thuận lợi khó khăn cơng tác kế tốn tổ chức HTTTKT theo định hƣớng phần mềm quản lý tổng thể Bệnh viện BV ĐK Tâm Trí a Thuận lợi - Cung cấp chức báo cáo kế tốn quản trị giúp cho BV ln kiểm sốt tốt phân tích tình hình tài - Khi áp dụng Giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện, việc thu thập, kiểm sốt xử lý thơng tin kế toán viên dễ dàng - Các nghiệp vụ kế toán vào sổ sách cách nhanh chóng, xử lý nghiệp vụ chuẩn xác, sai sót - Đội ngũ nhân viên y bác sỹ dễ dàng việc sử dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện b Khó khăn - Cần khoản chi phí lớn vấn đề nan giải - Sức ì nhân viên quen với hệ thống phần mềm cũ - Phần mềm Việt Nam chưa phát triển, việc xây dựng mã hóa liệu chưa khoa học, … 19 3.2 CÁC GIẢI PHÁP TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG THEO ĐỊNH HƢỚNG ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ TỔNG THỂ BỆNH VIỆN 3.2.1 Tổ chức máy kế toán bệnh viện đa khoa Tâm Trí theo định hướng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện Khi ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện, tổ chức máy kế toán cần phải tổ chức cho phù hợp với phần mềm để dễ dàng kiểm sốt thơng tin kế tốn tình hình tài 3.2.2 Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn BV ĐK Tâm Trí Đà Nẵng theo định hƣớng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện a Tổ chức thơng tin kế tốn chu trình thu viện phí (chu trình doanh thu) Phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện – chu trình thu viện phí thực tính viện phí dựa vào liệu thu từ quy trình sau: - Thơng tin q trình điều trị bệnh nhân - Thông tin thuốc, VTYT sử dụng điều trị - Thông tin xét nghiệm, chuẩn đốn hình ảnh làm - Thông tin thủ thuật phẫu thuật làm - Thơng tin tiền viện phí * Tổ chức sở liệu mã hóa liệu chu trình thu viện phí: Bảng 3.1 – Danh mục bệnh nhân theo phần mềm quản lý tổng thể BV Tên tập tin Thuộc tính Mã bệnh nhân, Họ tên bệnh nhân, Năm sinh, Đối Danh mục bệnh tượng(nội trú, ngoại trú), Địa chỉ, Số điện thoại, nhân Email, Số tài khoản, Số tạm ứng, Tổng thu, BHYT 20 Bảng 3.2 – Mã bệnh nhân theo phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện Đối tượng bệnh nhân Nội trú Ký tự TT Ký tự nhận biết đối tƣợng bệnh Số năm Số thứ tự tăng dần XX XXXXXX Ngoại trú TT XX XXXXXX Cịn bệnh nhân có BHYT: nhập thơng tin bệnh nhân vào phần mềm, thu ngân cần tích vào BHYT * Các bước cơng việc thực chu trình thu viện phí ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện - Xác định danh mục viện phí phải thu: - Thu viện phí - Phân hệ quản lý bệnh nhân BHYT - Lập bảng kê viện phí tốn viện: Cuối ca trực, nhân viên thu viện phí xuất file excel “Bảng tổng hợp doanh thu viện phí” Kế toán doanh thu tập hợp kiểm tra, phân loại nhập phần mềm kế tốn - Tích hợp phần mềm kế tốn: + Đối với cơng tác kế tốn, tất hoạt động sử dụng dịch vụ y tế nhật vào hồ sơ bệnh án điện tử bệnh nhân phần mềm quản lý tổng thể kế toán doanh thu, kế toán toán, kế tốn tổng hợp, trưởng phịng tài vụ phân quyền truy cập + Phân hệ quản lý viện phí: sau ngày làm việc có số liệu cung cấp chứng từ tổng hợp số liệu cho phân hệ kế toán + Đối với việc hạch toán kế toán: tất giao dịch hạch toán kế toán phát sinh q trình điều trị bệnh nhân, hóa đơn thu viện phí tốn hạch toán tự động lưu vào hệ thống sổ phụ kế toán để kế toán tiến hành hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh lập báo cáo tổng hợp có nhu cầu 21 b Tổ chức thơng tin kế tốn chu trình cung ứng Trước tiến hành mua hàng hóa phục vụ nhu cầu bệnh viện phải lập kế hoạch mua hàng đấu thầu để xác định giá thuốc theo quy định * Cơ sở liệu mã hóa liệu chu trình cung ứng Tập tin danh mục hàng hóa, danh mục nhà cung cấp, danh mục kho thiết lập Bảng 3.3: Bảng 3.3: Các danh mục tùy chọn chu trình thu viện phí Tên tập tin Thuộc tính Mã hàng hóa, Tên hàng hóa, Tính chất, Loại, Đơn Danh mục hàng vị tính, Đơn vị chuyển đổi, Tỷ lệ chuyển đổi, Thời hóa hạn bảo hành, Số lượng tồn tối thiểu Mã nhà cung cấp, Tên nhà cung cấp, Địa chỉ, Mã Danh mục nhà số thuế, Đện thoại, Fax, Email, Website, TK ngân cung cấp hàng, Số nợ tối đa, Hạn nợ (ngày), Điều khoản toán Danh mục kho Mã kho, Tên kho, Tình trạng tồn * Các bước cơng việc thực chu trình cung ứng ứng dụng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện - Lập kế hoạch cung ứng thuốc, VTYT, HCXN, YDC - Tiếp nhận thuốc bảo quản - Theo dõi toán toán - Hạch toán kế toán Dữ liệu kết nối từ phân hệ quản lý dược đến phân hệ kế toán Kế toán dược phân hệ quản lý dược sau ngày làm việc có số liệu nhập thuốc, bán thuốc, kiểm kê thuốc Sau đó, phân hệ cung cấp chứng từ tổng hợp số liệu cho phân hệ kế toán Bộ phận kế tốn kế thừa nguồn thơng tin, liệu từ phận mua hàng chuyển đến, thực công tác kiểm tra phận kế toán, kho hàng phận mua hàng tốt 22 Với kế thừa liệu từ phân hệ trước, kế tốn cần nhập thơng tin liệu lần liệu tự động chia sẻ đến phận có liên quan c Tổ chức thơng tin kế tốn chu trình khám chữa bệnh (chu trình chuyển đổi) Các cơng việc thực chu trình khám điều trị: - Tiếp nhận bệnh nhân - Khám bệnh thực xét nghiệm - Thanh tốn viện Chu trình khám điều trị liên quan đến phân hệ tiếp nhận, phân hệ viện phí nội - ngoại trú, phân hệ quản lý kho dược, phân hệ quản lý bệnh án nội – ngoại trú, phân hệ kế toán d Tổ chức thơng tin kế tốn chu trình tài Chu trình tài lồng ghép xun suốt, liên tục tất chu trình thu viện phí, chu trình cung ứng, chu trình khám chữa bệnh đến tất hoạt động, chức bệnh viện Như vậy, chu trình tài cịn lại hoạt động dự toán ngân sách bệnh viện, hoạt động thu khác ngồi thu viện phí, hoạt động chi thường xuyên, hoạt động đầu tư xây dựng, mua sắm TSCĐ hệ thống kế toán tổng hợp, lập báo cáo tài chính, tình hình thu chi phân phối kết hoạt động đơn vị Hằng ngày sau chứng từ kế toán phát sinh phải kế toán chi tiết phần hành cập nhật vào phần mềm, sau chuyển lên kế tốn tổng hợp Các giao dịch kế tốn tích hợp với phân hệ quản lý khác, giao dịch tác nghiệp xảy bút tốn hạch tốn tương ứng kế tốn viện phí (theo u cầu, BHYT), cơng nợ phải trả (từ chu trình cung ứng), cơng nợ phải thu (từ chu trình khám 23 điều trị), tăng, giảm hàng tồn kho (từ phân hệ quản lý kho), tạo tự động ghi vào sổ phụ kế tốn Hệ thống tích hợp cho phép giảm thiểu thời gian nhập liệu đảm bảo tính xác số liệu kế tốn phát sinh Cuối kì, kế tốn tổng hợp phải thực việc khóa sổ phân hệ Sổ tổng hợp để hồn tất việc tốn cho kì Sau thực báo cáo cho ban lãnh đạo bệnh viện * Phân hệ quản lý tiền lương: Phần mềm quản lý tổng thể thực tự động hóa thao tác quản lý giám sát nhân sự, giảm phức tạp công việc cho nhân viên phòng tổ chức cán * Phân hệ quản lý kho dược, vật tư y tế: Hệ thống quản lý dược bệnh viện bao gồm: - Hệ thống kho thuốc: kho chẵn kho lẻ - Hệ thống dược nội trú - Hệ thống tủ trực: khoa cấp cứu, khoa thủ thuật - Hệ thống quản lý vật tư y tế sinh phẩm Tất nghiệp vụ kinh tế phát sinh kết nối với tài khoản kế tốn Chính vậy, thủ kho thực thao tác nhập xuất kho cần chọn giao dịch cần ghi nhận hệ thống tự động phát sinh định khoản tương ứng * Phân hệ quản lý TSCĐ CCDC: HTTTKT - phân hệ TSCĐ CCDC thực công việc: - Theo dõi tăng giảm tài sản theo nhóm tài sản, phận sử dụng, nguồn vốn hình thành - Quản lý khấu hao giá trị tài sản - Tự động tạo bút toán kế toán phát sinh chuyển bút toán từ sổ quản lý TSCĐ sang sổ tổng hợp - Hỗ trợ báo cáo quản trị liên quan đến TSCĐ 24 KẾT LUẬN CHƢƠNG Trên sở sâu phân tích nghiên cứu thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn BV ĐK Tâm Trí Đà Nẵng, tác giả đưa vài giải pháp tổ chức xuyên suốt tồn bốn chu trình hệ thống thơng tin kế toán theo định hướng phần mềm quản lý tổng thể bệnh viện KẾT LUẬN Trong xu đổi nay, với tiêu chí phục vụ bệnh nhân ngày chuyên nghiệp, giảm thiểu thủ tục hành lạc hậu, khâu trung gian không cần thiết gây tốn nhiều thời gian giải pháp quản lý tổng thể bệnh viện chìa khóa dẫn đến thành công cho ngành y tế Việt Nam Đây không đơn áp dụng công nghệ thông tin vào lĩnh vực y tế mà bước tiến tư quản lý Tuy nhiên, để tối ưu hóa ứng dụng giải pháp quản lý bệnh viện cần phải có phương hướng hành động cụ thế, thực bước tiến đáng kể cho ngành y tế Việt Nam tương lai Qua trình nghiên cứu để thực đề tài, tác giả hệ thống hóa lý luận kế tốn, hệ thống thơng tin kế tốn, hệ thống hoạch định nguồn lực bệnh viện, nêu lên thực trạng công tác kế tốn Bệnh viện đa khoa Tâm Trí Đà Nẵng, từ đề xuất số giải pháp nhằm tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn Bệnh viện Đa khoa Tâm Trí nói riêng ngành y tế Việt Nam nói chung Đề tài mang ý nghĩa thực tiễn cao, với nghiên cứu tác giả mong muốn góp phần cung cấp hệ thống thơng tin kế tốn xun suốt, kịp thời, giúp kiểm soát tốt nguồn lực bệnh viện, nâng cao hiệu cơng tác kế tốn quản lý tài y tế Bệnh viện Đa khoa Tâm Trí Đà Nẵng.` ... hệ thống thơng tin kế tốn bệnh viện đa khoa Tâm Trí Đà Nẵng CHƢƠNG THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG 2.1 TỔNG QUAN VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG... thơng tin kế tốn Bệnh viện Đa khoa Tâm Trí Đà Nẵng Từ đưa đánh giá ưu điểm mặt tồn hệ thống thơng tin kế tốn bệnh viện để làm sở tổ chức hệ thống thông tin kế tốn bệnh viện đa khoa Tâm Trí theo. .. 2.3 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TÂM TRÍ ĐÀ NẴNG 2.3.1 Ƣu điểm hệ thống thông tin kế tốn Bệnh viện đa khoa Tâm Trí - Cơng việc thu viện phí nhanh