Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại công ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG HUỲNH THỊ THANH NGUYÊN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI NGUYỄN KIM Chuyên ngành : Kế toán Mã số : 60.34.30 TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH Đà Nẵng – Năm 2013 Công trình hồn thành ĐẠI HỌC ĐÀ NẴNG Người hướng dẫn khoa học: GS TS TRƯƠNG BÁ THANH Phản biện 1: PGS.TS HOÀNG TÙNG Phản biện 2: TS VĂN THỊ THÁI THU Luận văn bảo vệ trước Hội đồng chấm Luận văn tốt nghiệp thạc sĩ ngành Quản trị kinh doanh họp Đại học Đà Nẵng vào ngày 24 tháng năm 2013 Có thể tìm hiểu luận văn tại: - Trung tâm Thông tin - học liệu, Đại học Đà Nẵng - Thư viện trường Đại học Kinh tế, Đại học Đà Nẵng MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Ngày nay, công nghệ thông tin ứng dụng rộng rãi lĩnh vực, ngành nghề đời sống xã hội Việc ứng dụng công nghệ thông tin không góp phần tích cực giúp tăng trưởng, chuyển dịch cấu kinh tế mà làm thay đổi phương thức quản lý, học tập làm việc người phương thức kinh doanh doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp khai thác tối đa lực sản xuất kinh doanh Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác quản lý nói chung cơng tác kế tốn nói riêng xu tất yếu doanh nghiệp điều kiện hội nhập kinh tế ngày Theo thống kê Bộ Thông tin truyền thông năm 2011, tỷ lệ doanh nghiệp sử dụng phần mềm kế toán tăng từ 79% lên 89%, phần mềm văn phòng tăng từ 88% đến 95% Hầu hết doanh nghiệp thường sử dụng hệ thống phần mềm đặc thù riêng lẻ phục vụ cho phận riêng biệt khác Các phần mềm thường không kết nối với Để phục vụ nhu cầu quản lý phận, thơng tin nhập nhập lại nhiều lần phận khác Việc nhập liệu nhiều lần dễ dẫn đến sai sót đồng thời giảm suất làm việc nhân viên ERP hệ thống phần mềm tích hợp nhiều phân hệ chức cung cấp thông tin cho nhiều đối tượng khác tùy theo nhu cầu cho phép quản lý nguồn lực doanh nghiệp cách hiệu Khác với phần mềm kế toán khác, ERP giúp cho cơng tác kế tốn khắc phục hạn chế mặt không gian cung cấp thơng tin nhanh chóng đáng tin cậy nhờ tính thống sở liệu Với tư mới, ERP xem giải pháp tối ưu nhiều doanh nghiệp quan tâm Công ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim thành lập từ năm 1992 với mong muốn trở thành công ty hàng đầu Việt Nam lĩnh vực bán lẻ kinh doanh Trung tâm thương mại lựa chọn ERP công cụ hỗ trợ công ty thực sứ mệnh Xuất phát từ nhận thức đó, tác giả chọn đề tài “Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP Cơng ty cổ phần Thương mại Nguyễn Kim” làm đề tài luận văn Đề tài đưa phương hướng hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn cơng ty phù hợp với định hướng ERP để thực sứ mệnh mà công ty đề Mục tiêu nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu đề tài xoay quanh vấn đề: - Hệ thống hóa lý luận ERP tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn - Phân tích đánh giá thực trạng ứng dụng ERP vào công tác tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim - Đề xuất giải pháp nhằm tăng cường khả ứng dụng ERP thành cơng tạo tác động tích cực ERP đến công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán Nguyễn Kim 3 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài tổ chức hệ thống thông tin kế tốn Cơng ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim sở ứng dụng phần mềm ERP Phạm vi nghiên cứu: Đề tài giới hạn nghiên cứu tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn lĩnh vực Trading (Kinh doanh trung tâm thương mại điện máy) Công ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim Phương pháp nghiên cứu Đề tài sử dụng nguồn tài liệu cho việc nghiên cứu từ tạp chí kế tốn, báo cáo khoa học, giáo trình ngành kế tốn cơng nghệ thơng tin với số website có uy tín mạng internet Bên cạnh đó, đề tài cịn dựa vào số liệu, sách, chế độ, quy định thông tin thực tế hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim Đề tài sử dụng nhiều phương pháp cụ thể nghiên cứu điều tra, vấn, quan sát trực tiếp thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty Đồng thời kết hợp với phương pháp tổng hợp, phân tích, đánh giá, tư logic… Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Ø Về mặt lý luận Hiện chưa có giáo trình tài liệu thống đề cập sâu hệ thống ERP góc độ hệ thống thơng tin kế tốn Điều gây hoang mang cản trở trình tìm hiểu, tiếp cận giải pháp quản lý tối ưu với người làm cơng tác kế tốn Với u cầu đó, đề tài hệ thống hóa kiến thức tảng hệ thống ERP hệ thống thơng tin kế tốn, khác biệt ứng dụng ERP tổ chức hệ thống thông tin kế tốn với hệ thống thơng tin truyền thống làm tài liệu tham khảo cho học sinh, sinh viên chuyên ngành kế toán, kế toán viên doanh nghiệp quan tâm Ø Về mặt thực tiễn Đề tài xác định tầm quan trọng ý nghĩa việc ứng dụng ERP vào công tác tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp thơng qua việc phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim Từ đó, đưa đề xuất, giải pháp nhằm tăng cường hiệu phần mềm ERP công tác tổ chức hệ thống thông tin kế tốn Cơng ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim Cấu trúc luận văn Ngoài phần mở đầu, kết luận tài liệu tham khảo, luận văn gồm ba chương: Chương 1: Lý luận hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP Chương 2: Thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế tốn Cơng ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim Chương 3: Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn Cơng ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim theo định hướng ERP Tổng quan đề tài Để hoàn thành đề tài này, tác giả tham khảo số tài liệu liên quan đến tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn số doanh nghiệp nói chung cơng tác ứng dụng ERP vào tổ chức hệ thống thông tin kế tốn doanh nghiệp nói riêng, bao gồm: - Đề tài Luận văn thạc sĩ “Hoàn thiện hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP công ty cổ phần vận tải biển Đà Nẵng” tác giả Nguyễn Thị Thu Hà thông qua năm 2010 nêu lên sở lý luận chung hệ thống thơng tin kế tốn vấn đề ERP Đồng thời, thông qua thực trạng hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP công ty cổ phần vận tải biển Đà Nẵng, nêu lên ưu nhược điểm từ đưa giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế toán Song đề tài chưa vào tìm hiểu cách thức tổ chức hệ thống thơng tin kế toán điều kiện ứng dụng ERP - Năm 2011, tác giả Trần Thị Thanh Thúy thông qua đề tài luận văn “Tình hình ứng dụng ERP tác động ERP đến tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp Việt Nam” Đề tài cho thấy nhìn tổng quan công tác ứng dụng hệ thống ERP doanh nghiệp địa bàn miền Nam Việt Nam , thành công hạn chế cần khắc phục doanh nghiệp Đồng thời, đề tài thống kê yếu tố ảnh hưởng đến tình hình ứng dụng ERP doanh nghiệp từ đưa giải pháp tăng cường khả ứng dụng ERP thành công doanh nghiệp - Đề tài “Hồn thiện cơng tác kế tốn điều kiện ứng dụng ERP bệnh viện C Đà Nẵng” tác giả Nguyễn Thị Thùy Anh tổng hợp đầy đủ lý thuyết hệ thống thơng tin kế tốn hệ thống phần mềm ERP, quy trình ứng dụng ERP vào hệ thống thơng tin kế tốn, đưa giải pháp nâng cao hiệu ứng dụng ERP vào công tác kế toán bệnh viện Qua đề tài trên, tác giả nhận thấy chưa có đề tài tìm hiểu phương pháp tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn doanh nghiệp thương mại điều kiện ứng dụng ERP Từ đó, tác giả định chọn đề tài “Tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn quản trị theo định hướng ERP Công ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim” để góp phần hồn thiện tăng cường hiệu việc ứng dụng ERP vào tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn bao gồm kế tốn tài kế tốn quản trị doanh nghiệp thương mại CHƯƠNG LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP 2.1 TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN 2.1.1 Khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn Hệ thống thơng tin kế tốn (Accouting Information System – AIS) phận cấu thành quan trọng hệ thống thông tin quản trị doanh nghiệp với mục tiêu cung cấp đầy đủ thơng tin cách kịp thời, nhanh chóng, xác tình hình tài doanh nghiệp 2.1.2 Mối quan hệ hệ thống thơng tin kế tốn với hệ thống thông tin khác doanh nghiệp Trong doanh nghiệp, ngồi hệ thống thơng tin kế tốn cịn có hệ thống thơng tin chức khác hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thơng tin tài Những hệ thống thơng tin tồn song song có mối quan hệ chặt chẽ với để thực mục tiêu chung – thu thập, xử lý cung cấp thông tin nhằm đảm bảo cho hoạt động doanh nghiệp có hiệu 2.2 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ ERP (ENTERPRISE RESOURCE PLANNING) 2.2.1 Khái niệm ERP ERP viết tắt “Enterpise Resource Planning” dịch “Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” Theo định nghĩa ERP Việt Nam, ERP hiểu “một hệ thống ứng dụng đa phân hệ giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý nguồn lực điều hành tác nghiệp 2.2.2 Đặc trưng phần mềm ERP Đặc trưng phần mềm ERP có cấu trúc phân hệ (module) Phần mềm có cấu trúc phân hệ phần mềm tập hợp nhiều phần mềm riêng lẻ, phần mềm có chức riêng chất hệ thống ERP, chúng kết nối với để tự động chia thông tin với phân hệ khác nhằm tạo nên hệ thống mạnh 2.2.3 Tầm quan trọng phần mềm ERP - Rút gọn thủ tục giấy tờ, nâng cao suất lao động; - Kiểm sốt liệu thơng tin chặt chẽ, tập trung; - Nâng cao hiệu xử lý chia sẻ nguồn lực thông tin; - Nâng cao hiệu kinh doanh; - Tối ưu hóa chiến lược kinh doanh; - Thay đổi quan điểm, phong cách làm việc nhân viên 2.3 TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP 2.3.1 Đặc điểm doanh nghiệp thương mại 2.3.2 Tổ chức hệ thống chứng từ quy trình luân chuyển chứng từ a Hệ thống chứng từ Trong điều kiện ứng dụng ERP, hệ thống chứng từ doanh nghiệp bị ảnh hưởng nhiều phương diện: nội dung lập xét duyệt chứng từ, hình thức chứng từ, số liên lập b Quy trình luân chuyển chứng từ 2.3.3 Tổ chức sở liệu mã hóa liệu a Tổ chức sở liệu Các tập tin hệ thống sở liệu kế tốn phân thành tập tin hệ thống, tập tin danh mục từ điển, tập tin biến động, tập tin tồn tập tin báo cáo 10 Hình 1.4: Mối quan hệ phận chu trình doanh thu b Chu trình cung ứng Hình 1.5: Mối quan hệ phận chu trình cung ứng c Chu trình chuyển đổi Chu trình chuyển đổi trình biến đổi yếu tố đầu vào trở thành đầu doanh nghiệp xem cầu nối chu trình cung ứng chu trình doanh thu 11 d Chu trình tài Chức chu trình tài huy động vốn sử dụng nguồn vốn cách có hiệu Vì vậy, hệ thống thơng tin kế tốn chu trình tài có nhiệm vụ ghi nhận tất hoạt động liên quan đến việc huy động vốn theo dõi, cung cấp thông tin tình hình biến động loại tài sản, phục vụ cho công tác quản lý, bảo vệ sử dụng hiệu tài sản doanh nghiệp 2.3.6 Tổ chức hệ thống sổ sách báo cáo kế toán a Hệ thống sổ sách Doanh nghiệp cần thiết phải sử dụng nhiều loại sổ kế toán khác kết cấu, nội dung tạo thành hệ thống sổ kế toán b Hệ thống báo cáo Báo cáo kế toán sản phẩm cuối q trình kế tốn doanh nghiệp Thơng qua báo cáo kế tốn, nhà quản trị kiểm sốt tình hình hoạt động kinh doanh đồng thời phân tích, lập kế hoạch, đưa định chiến lược KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong chương này, tác giả phân tích lý luận hệ thống thơng tin kế tốn, hệ thống phần mềm ERP công tác tổ chức hệ thống thông tin kế toán điều kiện ứng dụng ERP doanh nghiệp thương mại Từ đó, làm rõ tầm quan trọng việc ứng dụng hệ thống phần mềm ERP vào hệ thống thông tin doanh nghiệp Việc nghiên cứu lý luận chung công tác tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP sở để tác giả tiếp tục tiến hành phân tích thực trạng đưa giải pháp nhằm tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP Nguyễn Kim 12 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI NGUYỄN KIM 2.1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY NGUYỄN KIM 2.1.1 Lịch sử hình thành phát triển Vào năm 1992, cơng ty Cổ phần Thương mại Nguyễn Kim đời tên gọi Cửa hàng Kinh doanh Điện – Điện từ - Điện lạnh chuyên bán sỉ lẻ mặt hàng điện, điện tử, điện lạnh cho người tiêu dùng khu vực thành phố Hồ Chí Minh khu vực Nam Bộ Đến năm 2007, Nguyễn Kim lại lần đổi tên thành Công ty Cổ phần Thương mại Nguyễn Kim với số vốn điều lệ lên đến 300 tỷ đồng trì tên gọi 2.1.2 Triết lý kinh doanh, tầm nhìn, sứ mạng Công ty Cổ phần Thương mại Nguyễn Kim xây dựng cho triết lý kinh doanh “Tất cho khách hàng, khách hàng cho tất cả” với mong muốn trở thành công ty số cách biệt Việt Nam lĩnh vực bán lẻ kinh doanh Trung tâm Thương mại 2.1.3 Đặc điểm hoạt động kinh doanh Hiện nay, hoạt động kinh doanh Nguyễn Kim chia làm hai mảng Holding (đầu tư) Trading (kinh doanh) 2.1.4 Cơ cấu tổ chức máy quản lý Ø Sơ đồ tổ chức máy quản lý: 13 Hình 2.2: Cơ cấu tổ chức máy quản lý Nguyễn Kim Ø Chức nhiệm vụ phận 2.1.5 Cơ cấu tổ chức máy kế tốn KẾ TỐN TRUNG TÂM Kế tốn trưởng đơn vị cấp Bộ phận tài Bộ phận kế toán hoạt động thực cấp Kế toán phần hành ĐƠN VỊ TRỰC THUỘC Kế toán quầy Bộ phận kế toán tổng hợp cho đơn vị trực Thủ quỹ Hình 2.3: Cơ cấu tổ chức máy kế tốn Nguyễn Kim 2.1.6 Các sách, quy định cơng tác kế tốn áp dụng - Năm tài Nguyễn Kim tháng hàng năm, tức ngày tháng hàng năm kết thúc vào ngày 31 tháng hàng năm 14 2.2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI NGUYỄN KIM 2.2.1 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin Hiện nay, Nguyễn Kim tổ chức đội ngũ nhân viên CNTT chuyên biệt thực thiết kế, xây dựng hoàn thiện hệ thống CNTT cho toàn hệ thống Nguyễn Kim với dịch vụ như: Điện thoại nội bộ, Email nội bộ, Hệ thống phần mềm AM, Họp trực tuyến, Làm việc từ xa Trong hệ thống phần mềm AM phần mềm ERP với 13 phân hệ phần mềm liên kết với 2.2.2 Thực trạng xây dựng hệ thống chứng từ kế tốn Qua khảo sát sơ bộ, thấy Nguyễn Kim tổ chức lập luân chuyển chứng từ đầy đủ, hạn chế công tác nhập liệu thủ cơng dẫn đến tăng độ xác thông tin cung cấp Tuy nhiên, tất trình tự ln chuyển chứng từ khơng đươc quy định thành văn cụ thể để thực thống mà tùy thuộc vào kinh nghiệm xử lý nghiệp vụ người đứng đầu phận có liên quan 2.2.3 Thực trạng tổ chức sở liệu mã hóa liệu a Thực trạng tổ chức sở liệu Hệ thống phần mềm ERP xây dựng tảng ngôn ngữ phát triển lập trình đối tượng MS Visual Studino.Net, database (cơ sở liệu) MS SQL 2008, số liệu lưu thủ công file Excel b Thực trạng cơng tác mã hóa liệu Ø Mã khách hàng Ø Mã nhân viên Ø Mã hàng hóa 2.2.4 Thực trạng tổ chức hệ thống tài khoản kế toán Nguyễn Kim vào hệ thống tài khoản quy định Quyết định 15/2006/QĐ-BTC Bộ Tài ban hành để xây 15 dựng hệ thống tài khoản Bên cạnh đó, xây dựng thêm tài khoản chi tiết phục vụ cho nhu cầu theo dõi, hạch toán chi tiết cơng ty 2.2.5 Thực trạng quy trình quản lý a Quy trình bán hàng thu tiền + Bán lẻ quầy Hình 2.6: Lưu đồ quy trình bán hàng ðối với khách hàng cá nhân + Bán hàng theo hợp đồng Hình 2.9: Lưu đồ quy trình bán hàng doanh nghiệp 16 + Quy trình xử lý nghiệp vụ đổi, trả hàng - Trường hợp khách hàng đổi, trả hàng ngày - Trường hợp khách hàng đổi, trả hàng sau ngày mua hàng b Quy trình mua hàng Hình 2.11: Lưu đồ quy trình mua hàng Nguyễn Kim c Quy trình nhân sự, tiền lương Hình 2.12: Lưu đồ quy trình nhân sự, tiền lương Nguyễn Kim 17 d Quy trình hạch toán tổng hợp lập báo cáo - Liên kết số liệu từ tất phân hệ kế toán chi tiết: kế toán mua hàng, kế toán bán hàng, kế tốn chi phí, kế tốn cơng nợ kiêm thủ quỹ - Thực bút tốn khóa sổ, kết chuyển, phân bổ, điều chỉnh tự động phục vụ cho cơng tác lập báo cáo tài 2.2.6 Thực trạng tổ chức hệ thống báo cáo Hệ thống báo cáo xây dựng sơ xài, trọng xây dựng hệ thống báo cáo tài 2.2.7 Thực trạng cơng tác kiểm sốt thơng tin Một nhân viên Nguyễn Kim quy định quyền phân quyền sử dụng dịch vụ mạng 2.3 ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY NGUYỄN KIM 2.3.1 Ưu điểm hệ thống thơng tin kế tốn Nguyễn Kim Có liên kết số liệu phân hệ phần mềm, đồng thời giảm thiểu quy trình xử lý thủ công, hầu hết nguồn thông tin công việc xử lý thông qua hệ thống mạng máy tính; Cơng tác tổ chức đáp ứng phần yêu cầu thông tin, giúp cho nhà quản lý có thơng tin số liệu cần thiết trình định 2.3.2 Những tồn hệ thống thông tin kế tốn Nguyễn Kim - Cơng tác tổ chức hệ thống thông tin áp dụng cho mảng Trading cịn mảng Holding khơng có kết nối; - Hệ thống phần mềm nội lực phát triển nên chưa thẩm định tính minh bạch số liệu, hệ thống đầy đủ báo cáo chưa có nhiều số liệu báo cáo sai lệch; 18 - Chưa áp dụng bút toán hạch toán đảo việc xử lý số liệu cơng tác trả hàng; Quy trình bán hàng thu tiền chưa xem xét đến thơng tin hạn mức tín dụng, chưa quy định rõ quyền hạn nhiệm vụ nhân viên kinh doanh tổng hợp nhân viên bán hàng Ngoài ra, Nguyễn Kim chưa xây dựng quy trình chuẩn bán hàng online website Nguyễn Kim có chức này; - Chưa xây dựng quy trình đánh giá nhà cung cấp, không cập nhật báo giá vào hệ thống không cần thông qua xét duyệt cấp có thẩm quyền; - Chưa quan tâm mực đến báo cáo kế toán quản trị KẾT LUẬN CHƯƠNG Trong nội dung chương 2, tác giả trình bày thực trạng tổ chức hệ thống thông tin kế tốn Cơng ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim, nghiên cứu tập cơng tác ứng dụng hệ thống phần mềm ERP Bên cạnh thành tựu nêu trên, hệ thống ERP hạn chế định việc xây dựng mã đơn giản, đồng thời Nguyễn Kim chưa quan tâm mực đến cơng tác kế tốn quản trị chưa có phân hệ phần mềm kế tốn quản trị… Từ đó, tác giả nhận thấy để phát huy tối đa hiệu hệ thống phần mềm ERP cần thiết phải có giải pháp, kiến nghị nhằm hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng ERP công ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim thời tới 19 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI NGUYỄN KIM 3.1 CĂN CỨ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI NGUYỄN KIM Mặc dù, Nguyễn Kim thực ứng dụng ERP vào tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn song cơng tác tổ chức cịn nhiều hạn chế cần khắc phục Vì vậy, tất yếu phải hồn thiện cơng tác tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn Nguyễn Kim theo định hướng ERP để phát huy tối đa hiệu hệ thống phần mềm ERP công tác quản lý hoạt động kinh doanh 3.2 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TẠI CƠNG TY NGUYỄN KIM 3.2.1 Tổ chức máy kế toán trung tâm Hình 3.1: Hồn thiện máy kế tốn trung tâm chi nhánh 20 3.2.2 Hồn thiện tổ chức sở liệu mã hóa liệu a Hoàn thiện tổ chức sở liệu b Hoàn thiện mã 3.2.3 Hoàn thiện tổ chức quy trình quản lý Nguyễn Kim a Hồn thiện quy trình bán hàng thu tiền Hồn thiện chức xét duyệt đơn đặt hàng quy trình bán hàng có hợp đồng Hình 3.2: Hồn thiện quy trình xét duyệt đơn đặt hàng theo hợp đồng Hồn thiện quy trình bán hàng online - Khách hàng đặt hàng nằm rải rác khắp tỉnh, thành phố nước Nên khách hàng đặt hàng cho phép khách hàng lựa chọn trung tâm (chi nhánh) Nguyễn Kim cụ thể để mua hàng - Trước xác nhận đơn đặt hàng cần cho khách hàng xác nhận lại thông tin đơn đặt hàng địa người mua, số điện thoại người mua, địa giao hàng, thời gian giao hàng, 21 hàng lựa chọn tổng số tiền phải toán hay chương trình khuyến có Xây dựng mối liên kết phân hệ phần mềm Hình 3.5: Hoàn thiện mối quan hệ phân hệ phần mềm quy trình bán hàng thu tiền Thiết kế bút toán đảo cho nghiệp vụ trả hàng Đối với nghiệp vụ trả hàng ngày mặt hàng bị lỗi kỹ thuật, Nguyễn Kim thực xóa nghiệp vụ đó, hủy hóa đơn xem nghiệp vụ chưa xảy Trong hệ thống ERP với ý nghĩa hệ thống phản ánh trung thực hoạt động kinh tế phát sinh tổ chức kinh tế, không cho phép người dùng xóa bút tốn hạch tốn vào hệ thống Hồn thiện quy trình mua hàng Hình 3.5: Lưu đồ hồn thiện quy trình mua hàng Nguyễn Kim 22 Xây dựng phân hệ phần mềm MAC Hệ thống thơng tin kế tốn Nguyễn Kim giải vấn đề cung cấp thơng tin lập báo cáo tài chính, cịn cơng tác kế tốn quản trị chưa quan tâm trọng mực Báo cáo kế toán quản trị cịn sơ sài Chính vậy, tác giả đề xuất Nguyễn Kim nên thiết kế xây dựng phân hệ phần mềm MAC (Management Accounting) – Kế toán quản trị song song bên cạnh phần mềm ACC – Quản lý tài 3.2.4 Hồn thiện kiểm sốt nội hệ thống thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng ERP Ø Kiểm sốt cơng tác quản lý - Kiểm sốt q trình phân quyền để truy cứu trách nhiệm từ đưa biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế sai sót - Phân hệ phần mềm EMS – Quản lý điều hành cho phép theo dõi trình xét duyệt, thể ý kiến cá nhân xét duyệt để từ truy cứu trách nhiệm Ø Kiểm sốt cơng tác kế tốn - Hàng tháng, vịng 10 ngày kế tốn phải hồn tất báo cáo số liệu khóa vịng 10 ngày nên sau 10 ngày dù muốn chỉnh sửa lập báo cáo - Thực kiểm kê định kỳ để đối chiếu với thông tin tài sản từ đưa biện pháp xử lý trường hợp thất thoát tài sản 3.2.5 Các giải pháp khác - Xây dựng chương trình đánh giá hệ thống ERP - Xây dựng chương trình làm việc từ xa - Xây dựng hệ thống ERP cho mảng Holding 23 3.3 ĐIỀU KIỆN ĐỂ THỰC HIỆN CÁC GIẢI PHÁP HỒN THIỆN TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TOÁN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TẠI NGUYỄN KIM - Nâng cấp hệ thống đường truyền mạng, hệ thống mạng cịn chậm đơi cịn bị nghẽn mạng; - Đào tạo kiến thức CNTT cho toàn thể nhân viên cơng ty; - Văn hóa quy định, quy trình quản lý nghiệp vụ cho tồn thể nhân viên; - Chấp nhận chi phí đầu tư lớn để xây dựng sở vật chất đào tạo nhân viên KẾT LUẬN CHƯƠNG Trên sở thực trạng tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn Nguyễn Kim, tác giả mạnh dạn đưa đề xuất thân hoàn thiện máy kế tốn trung tâm địa phương, hồn thiện hệ thống chứng từ, sở liệu xây dựng lại mã đối tượng quản lý; đồng thời hồn thiện tổ chức thơng tin theo định hướng ERP qua quy trình quản lý, xây dựng thêm phân hệ phần mềm MAC – Kế toán quản trị,… Với đề xuất tác giả, hi vọng phần góp vai trị hồn thiện quy trình tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn Nguyễn Kim, từ tạo tảng cho máy quản lý phát huy hiệu nâng cao khả cạnh tranh Nguyễn Kim thị trường điện máy 24 KẾT LUẬN ERP công cụ hiệu giúp doanh nghiệp nâng cao lực cạnh tranh xu hội nhập quốc tế không giải pháp công nghệ mà thay đổi tư quản lý Đây không giải pháp cộng nghệ mà thay đổi tư quản lý Qua nghiên cứu đề tài, tác giả hệ thống hóa cách rõ nét khái niệm hệ thống thơng tin kế tốn hệ thống ERP, khác biệt ứng dụng hệ thống ERP tổ chức hệ thống thông tin kế toán doanh nghiệp Đồng thời, thu thập, khảo sát liệu liên quan đến thực tế công tác tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn theo định hướng ERP Công ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim Để từ đó, đưa đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác ứng dụng phần mềm ERP vào tổ chức hệ thống thơng tin kế tốn Mong muốn thơng qua góp phần tăng cường hiệu tổ chức thông tin Công ty, giúp ban giám đốc có nguồn thơng tin thống nhất, xác, kịp thời nhanh chóng để đưa định quản trị hữu ích củng cố lợi cạnh tranh Nguyễn Kim thị trường nội địa ... thống thơng tin kế tốn cịn có hệ thống thông tin chức khác hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin tài Những hệ thống thơng tin tồn... thơng tin kế tốn điều kiện ứng dụng ERP công ty cổ phần thương mại Nguyễn Kim thời tới 19 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN THEO ĐỊNH HƯỚNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG... thơng tin kế tốn theo định hướng ERP Nguyễn Kim 12 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI NGUYỄN KIM 2.1 TỔNG QUAN VỀ CƠNG TY NGUYỄN KIM 2.1.1