Bài giảng chương 1 tổng quan về hệ thống thông tin kế toán đh kinh tế luật

Dữ liệu Data và Thông tin Information• Tầm quan trọng của thông tin đối với tổ chức – Sự xuất hiện nền kinh tế toàn cầu – Sự chuyển dịch từ nền kinh tế công nghiệp sang nền kinh tế dịch

CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN

Mục tiêu

• Nắm được cái khái niệm cơ bản về HTTT,

HTTTKT

• Biết được các thành phần của HTTT

• Vai trò của HTTTKT trong doanh nghiệp

• Vai trò của HTTTKT trong HTTT Doanh nghiệp

– Dữ liệu (Data) và Thông tin (Information)

• Hệ thống thông tin: khái niệm, các thành phần, phân loại

• Hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống

• Khái niệm

– Là một tổng thể bao gồm các bộ phận, thànhphần có mối quan hệ với nhau để thực hiệnnhững mục tiêu chung nhất định

B

A

• Một hệ thống bất kỳ đều có 4 yếu tố cơ bản sau :

– Mục tiêu của hệ thống

– Cấu trúc của hệ thống : là sự sắp xếp các thành phần

bộ phận bên trong của hệ thống

– Các yếu tố đầu vào, đầu ra

– Môi trường của hệ thống : là các yếu tố, điều kiện nằm ngoài hệ thống và có ảnh hưởng đến kết quả của hệ thống đó

Input

Interface

Inter Inter relationship relationship Component Boundary

Output

Đường biên và nơi giao tiếp

• Đường biên : nhằm phân cách hệ thống này với

hệ thống khác Trong hệ thống con, đường biêngiúp nhận dạng các thành phần của hệ thống

Xác định đường biên của hệ thống phụ thuộc vàođặc điểm và vị trí của hệ thống con trong tổ chức

• Nơi giao tiếp : Là nơi gặp nhau giữa các đườngbiên của các hệ thống con Nơi giao tiếp nối kếtcác hệ thống con hoặc các thành phần bộ phận

Hệ thống cha và hệ thống con

• Một hệ thống có thể là một thành phần trong một hệ thống khác và được gọi là hệ thống con

• Một hệ thống con cũng có đầy đủ tính chất của một hệ thống

Ví dụ - Câu hỏi????

Xác định hệ thống con của các hệ thống sau:

 Hệ thống giao thông

 Hệ thống kế toán

 Hệ thống thông tin kế tóan

• Các hệ thống con có phương thức hoạt độngkhác nhau, thậm chí mục tiêu cũng có thể khácnhau nhưng đều vận động để đạt được mục tiêuchung của hệ thống cha

Tổ chức (Organization)

• Tổ chức là một cấu trúc xã hội ổn định sử

dụng các nguồn lực từ môi trường và xử lý

chúng để sản xuất đầu ra

Tổ chức có phải là hệ thống hay không???

Tổ chức (Organization)

• Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể, đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động.

• Giá trị của tổ chức nằm ở các hoạt động của nó Mỗi hoạt động của tổ chức được khái quát hóa thành một tiến trình

Tiến trình (process)

• Tiến trình là một (hoặc một chuỗi) hành động tạo ra sự thay đổi đúng như mong muốn.

• Trong tổ chức có 2 loại tiến trình:

– Tiến trình sản xuất là các tiến trình trực tiếp tạo

ra sản phẩm/dịch vụ

– Tiến trình quản lý là các tiến trình hoạch định,

điều khiển, giám sát, đo lường tất cả các công việc sản xuất

Nguồn lực (Resource)

• Nhân lực: kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng

và sức lao động

• Công cụ: phương tiện được sử dụng trực

tiếp để thực hiện công việc

• Phương pháp: quy tắc, quy trình kỹ thuật,

• Tiền: mua các loại nguồn lực cần thiết

thông qua thị trường

• Cơ hội: những thời điểm có nhiều thuận lợi

Nguồn lực ý niệm

(conceptual

resource)

Quản lý (Management)

• Khái niệm:

Quản lý là sự áp dụng kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm trong việc hoạch định và điều khiển nguồn lực thực thi các tiến trình để giải quyết các vấn đề trong tổ chức

Quản lý (Management)

• Quản lý có 4 yếu tố cơ bản:

– Hướng tới mục tiêu

– Thông qua con người

– Sử dụng các kỹ thuật, các nguồn lực

– Bên trong một tổ chức

Hoạt động quản lý

• Các hoạt động quản lý chính là quá trình ra

quyết định, nhận thông tin phản hồi, điều chỉnh quyết định…

– Vấn đề không có cấu trúc : Là các vấn đề có thể được giải quyết bởi nhiều cách khác nhau nhưng chỉ có rất

ít các lựa chọn được cho là tốt nhất – Vấn đề có cấu trúc :Là các vấn đề thường gặp phải ở cấp kiểm soát hoạt động Ở cấp này người quản lý được phân công các nhiệm vụ cụ thể và những chỉ dẫn rõ ràng về cách thực hiện

– Vấn đề bán cấu trúc : Nhiều vấn đề người quản lý

cần giải quyết có thể là vấn đề vừa có cấu trúc vừa không có cấu trúc, đó là vấn đề bán cấu trúc

Quản lý (Management)

• Vai trò của người quản lý trong tổ chức

– Vai trò phối hợp: đại diện cho tổ chức (hoặc một bộ

phận trong tổ chức) chịu trách nhiệm về sản phẩm, dịch vụ và hoạt động của tổ chức; thuê mướn, huấn luyện, tạo cơ hội thăng tiến cho nhân viên; làm cầu nối liên kết các cấp quản lý trong tổ chức; và đại diện cho tổ chức để làm việc với các tổ chức bên ngoài.

– Vai trò thông tin: tiếp nhận thông tin, xử lý, và phổ

biến thông tin cho những người cộng sự.

– Vai trò ra quyết định: xác định mục tiêu, hoạch định

công việc thực hiện mục tiêu, cấp phát nguồn lực cho công việc và chọn giải pháp thực hiện để hiện thực hóa mục đích của tổ chức

Dữ liệu (Data) và Thông tin (Information)

• Dữ liệu : Mô tả trung thực, khách quan về

đặc tính vốn có của một đối tượng trong thế giới thực (không phụ thuộc vào vấn đề nào)

• Thông tin: Dữ liệu đã qua xử lý, có ý nghĩa

thiết thực đối với việc giải quyết một hoặc

một số vấn đề nào đó

Dữ liệu (Data) và Thông tin (Information)

Ví dụ - Câu hỏi????

Dữ liệu hay là thông tin?

• Nguyễn Văn A có tổng số điểm thi đại học

là 20

• File Excel tổng hợp điểm của sinh viên

• Báo cáo tài chính công ty A năm 2011

Dữ liệu (Data) và Thông tin (Information)

• Đặc điểm của thông tin tốt:

– Thông tin phải thích hợp

– Thông tin phải kịp thời

– Thông tin phải chính xác

– Thông tin làm giảm điều chưa rõ

– Thông tin chứa yếu tố gây bất ngờ

Dữ liệu (Data) và Thông tin (Information)

• Tầm quan trọng của thông tin đối với tổ

chức

– Sự xuất hiện nền kinh tế toàn cầu

– Sự chuyển dịch từ nền kinh tế công nghiệp

sang nền kinh tế dịch vụ dựa trên thông tin và tri thức

– Sự chuyển đổi sang cấu trúc quản lý linh hoạt– Sự xuất hiện của các doanh nghiệp số (digital firm)

Thông tin bên trong và bên ngoài tổ chức

Hệ thống thông tin

Các khái niệm

• Hệ thống thông tin là tập hợp các nguồn lực

và phương thức để thu thập, xử lý và truyền

tải thông tin trong một tổ chức

• HTTT là tập hợp các thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, xử lý và truyền tải

dữ liệu và thông tin để đạt mục tiêu (Ralph

M Stair, 2003)

• Hệ thống thông tin hoạt động dựa trên máy tính (CBIS – Computer-Based Information Systems)

Hệ thống thông tin

Các khái niệm

• Hệ thống thông tin quản lý là một chuyên

ngành đào tạo ứng dụng công nghệ thông tin

để xây dựng, điều hành và phát triển hệ

thống thông tin của tổ chức

• Hệ thống thông tin quản lý là tên gọi chung của tất cả hệ thống thông tin cung cấp thông tin cho việc quản lý tổ chức

• Hệ thống thông tin quản lý là tên gọi của một loại hệ thống thông tin chuyên phục vụ cho các nhà quản lý cấp trung

Vai trò của Hệ thống thông tin

• Tự động hoá và tích hợp những qui trình kinh

Hệ thống thông tin

• Các thành phần nhìn theo chức năng:

– Bộ phận thu thập thông tin,

– Bộ phận kết xuất thông tin,

– Bộ phận xử lý

– Bộ phận lưu trữ

– Bộ phận truyền nhận tin

Hệ quản trị cơ sở

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu dữ liệu

Cơ

Cơ sở vật chất sở vật chất Phần cứng máy tính Viễn thông và mạng

Quy trình nghiệp vụ

Giao dịch

Môi trường

Hệ thống thông tin

Phân loại

Sự phân loại HTTT không

có nghĩa là 1 HTTT trong thực tế thuộc

về 1 loại duy nhất

Phân loại HTTT theo cấp độ quản lý

DSS

Trợ giúp giải quyết vấn đề,

mà phần lớn phải dựa vào kinh nghiệm phán đoán của chuyên gia

ESS

Cung cấp thông tin toàn diện về tổ chức, phản ánh môi trường bên ngoài cho

CEO

Phân loại HTTT theo cấp độ quản lý

Phân loại HTT theo chức năng

Quản lý dây chuyền sản xuất: Mua sắm vật tư nguyên liệu, lưu kho, sản xuất, phân phối

HTTT quản lý Sản xuất

Bán hàng

Phản ánh mọi diễn biến của nguồn vốn/tài sản

do quá trình hoạt động

HTTT Tài chính –

Kế toán

Giải quyết tất

cả các vấn đề liên quan đến quyền lợi và trách nhiệm của nhân viên trong tổ chức

HTTT quản lý Nhân lực

Các cấp quản lý và nhu cầu thông tin

Chiến lược Chiến thuật Tác nghiệp

HT TT b.hàng HT TT Sản xuất HT TT tài chính HT TT kế toán HT TT nhân lực

Xử lýđ.hàng

X.định giá bán

Ngh.cứu TT, khuyến mãi

Sử dụng máy móc

v.v

Cấp độ hoạt động

TPSï

Quản lý bán hàng

Phân tích bán hàng

Kiển soát hàng tồn kho

Lập kế hoạch sản xuất

Lập ngân sách hàng năm

Kế hoạch Đầu tư vốn

Phân tích lợi nhuận- giá cả

Phân tích chi phí

Phân tích sự phân bố lao động

Phân tích chi phí hợp đồng LĐ

Cấp độ quản lý (cấp trung)

DSS

Dự báo khuynh hướng bán hàng- 5 năm

Kế hoạch hoạt động 5 năm

Dự báo ngân sách 5 năm

Lập kế hoạch lợi nhuận

Lập kế hoạch nguồn nhân lực

ESS

Cấp điều hành (cấp cao)

ESS: Executive Support System- HT hỗ trợ điều hành

MIS: Management Information System-HT thông tin quản lý

DSS : Decision Support - HT hỗ trợ quyết định

TPS: Transaction Processing System-HT xử lý nghiệp vụ

Hệ thống thông tin kế toán

 Hệ thống thông tin kế toán (AccountingInformation Systerm – AIS) là hệ thống thông tinthu thập, ghi chép, bảo quản, xử lý và cung cấp

dữ liệu, thông tin liên quan đến kế toán, tài chính

Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information Systerm – AIS)

Doanh nghiệp

Thực hiện các

hoạt động cung cấp hàng

hóa dịch vụ có

giá trị cho khách hàng

Kế toán

Cung cấp các thông tin hỗ trợ hoạch định, thực hiện, kiểm soát, đánh giá các hoạt động

của DN

HTTT Kế toán

Là 1 hệ thống được thiết lập nhằm thu thập, lưu trữ và cung cấp thông tin

kế toán cho người sử dụng

Chức năng của HTTT kế toán

• Ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt

động hàng ngày của doanh nghiệp

• Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối

tượng bên ngoài

• Hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý doanh

nghiệp

• Hoạch định và kiểm soát

• Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống thông tin

kế toán quản trị

Mục tiêu và đối tượng sử dụng

HTTT kế toán tài chính

1 Mục tiêu Cung cấp thông tin tài chính bên

ngoài DN theo luật định

HTTT kế tốn tài chính

Chu trình doanh thu

Chu trình chi phí

Chu trình chuyển đổi

Chu trình tài chính

Ch.trình Bc t.chính:

sổ cái và báo cáo

tài chính

Dữ liệu Quỹ

HTTT kế toán quản trị

1 Mục tiêu Cung cấp thông tin bên trong DN theo yêu

cầu quản lý của ban quản lý

Phạm vi hệ thống

2 Đầu vào Dữ liệu đầu vào là nghiệp vụ kinh tế phát

sinh và các thông tin liên quan khác

3 Cấu trúc

So sánh giữa kế toán tài chính và kế toán

quản trị

 Cả hai loại kế tóan đều có mối quan hệ chặt chẽ với thông tin kế tóan, đều nhằm vào việc phản ánh kết quả hoạt động của doanh nghiệp, đều quan tam tới doanh thu, chi phí và sự vận động của tài sản, tiền vốn

 Cả hai loại kế toán đều có mối quan hệ chặt chẽ về số liệu thông tin Các số liệu của kế toán tài chính và kế toán quản trị đều xuất phát từ chứng từ gốc Một bên phản ánh thông tin tổng quát, một bên phản ánh thông tin chi tiết

 Cả hai loại kế toán đều có mối quan hệ trách nhiệm của nhà quản lý

 Cung cấp thông tin

đối tượng bên ngòai

doanh nghiệp (nhà đầu

tư,ngân hàng, cơ quan

thuế, cơ quan tài chính,

cơ quan thống kê

 Cung cấp thông tin phục vụ điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh

 Đối tượng sử dụng thông tin về kế toán quản trị là : Các nhà quản lý doanh nghiệp( hội đồng quản trị, ban giám đốc_

 Kế tóan tài chính phản ánh

thông tin xảy ra trong quá

khứ đòi hỏi có tính khách

quan và có thể kiểm tra

được Thông tin chỉ được

theo dõi dưới hình thái giá trị

 Kế toán quản trị nhấn mạnh đến sự thích hợp và tính linh hoạt của số liệu, thông tin được tổng hợp phân tích theo nhiều góc độ khác nhau Thông tin ít chú trọng đến sự chính xác mà mang tính chất phản ánh xu hướng biến động, có tính dự báo vì vậy thông tin kế tóan quản trị phục vụ cho việc đánh giá

và xây dựng các kế hoạch kinh doanh, thông tin được theo dõi dưới hình thái giá trị

 Kế tóan tài chính phải tôn

người có cách hiểu giống

nhau về thông tin kế toán đặc

biệt là báo cáo TC và KTTC

phải tuân thủ các qui định của

pháp luật hiện hành đặc biệt

là những yêu cầu quản lý tài

chính và các yêu cầu của xã

hội thông qua việc công bố

 Phạm vi thông tin của Kế

tóan tài chính liên quan đến

việc quản lý tài chính trên

qui mô tòan doanh nghiệp

có liên quan

 Kế tóan quản trị có thể lập báo cáo từng thời điểm, không có qui định bắt buộc,

có kỳ lập báo cáo nhiều hơn : quí, năm , tháng, tuần, ngày

Phân loại HTTTKT

Hệ thống thông tin

kế toán bán thủ công

Yêu cầu của thông tin kế toán

• Phù hợp: phù hợp với việc ra quyết định

• Tin cậy: Có khả năng xác nhận, không sai sót, chính xác, trung lập,

• Đầy đủ: không bỏ sót các khía cạnh quan trọng

• Đúng thời điểm: Được cung cấp khi cần thiết

• Có thể hiểu: Được trình bày có thể hiểu được

AIS thủ công và AIS trên nền máy tính

• AIS thủ công

Chứng từ

Sự kiện ảnh hưởng đến báo cáo tài chính

Ghi

sổ nhật ký

Sổ nhật ký

Chuyển

sổ cái

Sổ cái

Lập báo cáo

AIS thủ công và AIS trên nền máy tính

• AIS trên nền máy tính

hoạt động

Các tập tin lưu trữ dữ liệu

Thông tin theo yêu cầu

Truy xuất thông tin theo yêu cầu

Các đối tượng sử dụng HTTTKT

• Người sử dụng trực tiếp

• Nhà quản lý

• Chuyên gia tư vấn HTTT kế toán

• Kiểm toán viên

• Người cung cấp dịch vụ kế toán, thuế

(Theo IFAC, Guideline 11, “Information Technology

in the Accounting Curriculum, 1995)

Tương lai của HTTT Kế toán

• HTTT kế toán sẽ không đơn thuần là HTTT xử lý nghiệp vụ

• Bên cạnh các dữ liệu tài chính còn thu thập thêm các

dữ liệu phi tài chính

• Ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán

• HTTT kế toán kết hợp với các hệ thống chức năng khác trong HTTT quản lý trở thành hệ thống hoạch định, kiểm soát nguồn lực (ERP – Enterprise Resource Planning) trong doanh nghiệp

• Đối phó nhiều rủi ro phát sinh

Kế toán viên và HTTTKT

• Kế toán viên là người sử dụng HTTTKT

• Kế toán viên là người tham gia vào quá trình

phân tích và thiết kế HTTTKT

• Kế toán viên là người kiểm toán HTTTKT

Câu hỏi ôn tập

• 1 Hệ thống thông tin kế toán là gì?

• 2 Chức năng của HTTTKT đối với doanh

nghiệp?

• 3 HTTTKT là hệ thống thông tin độc lập trong

doanh nghiệp, đúng hay sai? Giải thích cho ý kiến của anh/ chị?

• Trình bày các thành phần theo cấu trúc vật lý của HTTTKT?

• Phân loại HTTTKT?

• Kế toán viên có vị trí gì trong HTTTKT?

Yêu cầu

• Đọc lại slide chương 1

• Đọc tài liệu chương 1 trong sách

• Trả lời câu hỏi ôn tập

• Đọc trước chương 2