Những vấn đề chung về đại lý bảo hiểm và công tác quản lý đại lý bảo hiểm phi nhân thọ
đại lý bảo hiểm
1.1.1 Khái niệm và vai trò của đại lý bảo hiểm
Theo thuật ngữ pháp lý thì đại lý là ngời làm việc cho ngời khác trên cơ sở hợp đồng đại lý.
Nguyễn Thị Thu Hà BH45B
Theo thuật ngữ bảo hiểm, đại lý bảo hiểm là ngời làm việc cho doanh nghiệp bảo hiểm (DNBH) , thay mặt doanh nghiệp bán các sản phẩm bảo hiểm cho ngời mua.
Theo luật kinh doanh bảo hiểm Việt Nam thì “Đại lý bảo hiểm là tổ chức hoặc cá nhân đợc doanh nghiệp bảo hiểm uỷ quyền trên cơ sở hợp đồng đại lý bảo hiểm để thực hiện các hoạt động của đại lý bảo hiểm theo quy định của luật này và các quy định khác của pháp luật có liên quan”
( Điều 84, chơng IV Luật kinh doanh bảo hiểm)
Cũng tơng tự các ngành sản xuất và dịch vụ khác muốn sản phẩm của mình đợc bán rộng rãi, đợc tiêu thụ nhiều đòi hỏi phải có một mạng lới đại lý bán hàng rộng lớn và vững vàng, đủ năng lực, kinh nghiệm để chào bán các sản phẩm đó đến tận tay ngời tiêu dùng. Đại lý đã trở thành một nghề không thể thiếu đợc trong hoạt động thơng mại và khi đã trở thành một nghề kinh doanh có hiệu quả thì không chỉ các cá nhân hoạt động đại lý mà các tổ chức cũng tìm đến, xin trở thành một tổ chức hoạt động đại lý bảo hiểm. Đối với DNBH, đại lý bảo hiểm chính là lực lợng tiếp thị có hiệu quả nhất, giúp doanh nghiệp bán sản phẩm Thông qua bán hàng, đại lý giải thích cho khách hàng tiềm năng những điều họ cha biết hoặc cha rõ về sản phẩm cũng nh thơng hiệu của DNBH Đại lý cũng là ngời trực tiếp nhận các thông tin phản hồi về sản phẩm bảo hiểm (SPBH) từ phía khách hàng Vì vậy, những ý kiến họ đóng góp với DNBH về các vấn đề chính sách sản phẩm, phát hành và quản lý hợp đồng rất có giá trị thực tế, giúp cho DNBH nghiên cứu, điều chỉnh kịp thời để nâng cao tính cạnh tranh. Đối với khách hàng, đại lý bảo hiểm cũng có một vai trò hết sức quan trọng, đại lý bảo hiểm là ngời trực tiếp tiếp xúc với khách hàng và do các điều khoản bảo hiểm cũng nh quyền lợi của sản phẩm bảo hiểm phi nhân thọ có xu hớng khó hiểu đối với khách hàng nên thay vì ngời mua phải tự tìm hiểu về bảo hiểm thì đại lý sẽ làm công việc này Đại lý sẽ trực tiếp quan hệ với khách hàng để giải thích cho họ một cách rõ ràng nhất và từ đó lôi cuốn khách hàng tham gia bằng thái độ nhiệt tình của mình Nh vậy, sẽ giúp khách hàng tiết kiệm thời gian, tiền của và còn tạo uy tín cho DNBH
Mặt khác, do các SPBH phi nhân thọ là sản phẩm có thời hạn ngắn, thờng là dới 1 năm nên sau khi hết hạn hợp đồng khách hàng có thể sẽ lựa chọn sản phẩm bảo hiểm của DNBH khác, do đó doanh nghiệp cần phải có một bộ phận đại lý th- ờng xuyên liên hệ với khách hàng và duy trì mối quan hệ mật thiết với khách hàng Bộ phận đại lý này phải cung cấp cho khách hàng sự hỗ trợ chuyên môn đối với những rủi ro bất th- ờng, nhờ đó sẽ thể hiện đợc chất lợng phục vụ tốt nhất với khách hàng và làm chọ có mong muốn tiếp tục tham gia bảo hiểm tại doanh nghiệp.
Nguyễn Thị Thu Hà BH45B
Ngoài ra, đại lý bảo hiểm cũng chính là ngời cung cấp dịch vụ cho xã hội, mang đến sự bảo đảm cho mỗi cá nhân, tổ chức và gia đình và sự yên tâm cho những ngời có trách nhiệm trong gia đình Do vậy, xét trên một khía cạnh nào đó, ĐLBH còn góp phần đảm bảo an toàn xã hội.
Thực tế cho thấy, đại lý bảo hiểm đã và sẽ là một kênh phân phối quan trọng trong việc đa SPBH đến với ngời dân. Đại lý bảo hiểm chính là cầu nối giữa khách hàng và công ty.
T vấn cho khách hàng những SPBH phù hợp cũng nh hớng dẫn khách hàng hoàn tất những thủ tục, giấy tờ trong quá trình giải quyết bồi thờng và chi trả bảo hiểm Sự xuất hiện của đại lý đã làm cho thông tin hai chiều giữa công ty bảo hiểm và khách hàng đợc thông suốt Từ đó các công ty bảo hiểm hiểu biết thêm về khách hàng, có điều kiện nâng cao chất lợng phục vụ.
Dù một tổ chức hay một cá nhân là đại lý bảo hiểm cũng không đợc phép nhân danh công ty bảo hiểm để thực hiện các hoạt động khác mà luật pháp đã cấm hoặc hợp đồng đại lý không uỷ quyền.
Ví dụ: Tổ chức hoặc cá nhân là đại lý công ty bảo hiểm phi nhân thọ, đợc phép bán bảo hiểm một số nghiệp vụ đã quy định thì không đợc phép bán thêm các loại nghiệp vụ khác khi không đợc uỷ quyền và cũng không đợc tự ý sửa đổi thêm bớt về điều kiện, điều khoản bảo hiểm hoặc phí bảo hiểm của các nghiệp vụ đã đợc uỷ quyền
1.1.2 Phân loại đại lý bảo hiểm. Đại lý đợc phân loại theo các tiêu thức khác nhau.
_Căn cứ theo t cách pháp lý, có hai loại đại lý là cá nhân và tổ chức Cách phân loại này giúp doanh nghiệp quản lý tốt
Nguyễn Thị Thu Hà BH45B lực lợng bán hàng của mình, đặc biệt khâu tuyển dụng đại lý.
_Căn cứ theo loại hình bảo hiểm và tính chất của rủi ro có hai loại đại lý là đại lý bảo hiểm nhân thọ và đại lý bảo hiểm phi nhân thọ.
Đại lý bảo hiểm nhân thọ: Là ngời đợc doanh nghiệp bảo hiểm nhân thọ uỷ quyền thực hiện các hoạt động liên quan đến công việc khai thác bảo hiểm nhân thọ, thu phí bảo hiểm và các hoạt động khác trong khuôn khổ về quyền và trách nhiệm của đại lý nêu trong hợp đồng đại lý.
Đại lý bảo hiểm phi nhân thọ: Là tổ chức hoặc cá nhân đợc doanh nghiệp bảo hiểm phi nhân thọ uỷ quyền thực hiện các hoạt động liên quan đến công việc khai thác bảo hiểm phi nhân thọ, thu phí bảo hiểm và các hoạt động khác trong khuôn khổ về quyền và trách nhiệm của đại lý đợc nêu trong hợp đồng đại lý.
Do đặc điểm của hoạt động kinh doanh bảo hiểm, cách phân loại này rất cần thiết và sử dụng phổ biến trên thị tr- ờng bảo hiểm vì nó đáp ứng đợc yêu cầu về marketing bảo hiểm, nhất là trong chính sách phân phối đồng thời giúp công tác quản lý đại lý đạt hiệu quả cao
Ngoài ra còn có một số tiêu thức phân loại khác nh: Căn cứ vào th bổ nhiệm có đại lý giới thiệu dịch vụ và đại lý thu phí Căn cứ theo trình độ chuyên môn, có đại lý học việc và đại lý chính thức Căn cứ theo phạm vi hoạt động của đại lý có đại lý độc lập và đại lý phụ thuộc… Đối với đại lý bảo hiểm nhân thọ còn có nhiều cách phân loại Căn cứ theo phạm vi quyền hạn có đại lý toàn quyền, tổng đại lý và đại lý uỷ quyền Căn cứ theo thời gian hoạt động, có đại lý chuyên nghiệp và đại lý bán chuyên nghiệp. Căn cứ vào nhiệm vụ chủ yếu, có đại lý chuyên khai thác và đại lý chuyên thu…Việc phân loại này giúp doanh nghiệp bảo hiểm quản lý tốt mạng lới đại lý và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh.
1.1.3 Đặc điểm công việc của đại lý bảo hiểm
Vì sản phẩm bảo hiểm là sản phẩm có tính đắc thù riêng không giống các sản phẩm thông thờng khác nên công việc của ngời làm đại lý bảo hiểm cũng có những đặc điểm đắc thù riêng:
công tác quản lý đại lý
1.2.1 Sự cần thiết khách quan của công tác quản lý đại lý. Đại lý bảo hiểm là kênh phân phối rất hiệu quả và thờng đợc tổ chức thành mạng lới đại lý Đại lý giúp doanh nghiệp bảo hiểm bán sản phẩm Thông qua bán hàng đại lý giải thích cho khách hàng tiềm năng những điều họ cha biết hoặc cha rõ về sản phẩm cũng nh thơng hiệu của doanh nghiệp bảo hiểm Đại lý cũng là ngời tiếp nhận trực tiếp các thông tin phản hồi sản phẩm bảo hiểm về phía khách hàng. Vì vậy những ý kiến đóng góp của họ cho doanh nghiệp bảo hiểm về chính sách sản phẩm, phát hành và quản lý hợp đồng rất có giá trị thực tế, giúp doanh nghiệp bảo hiểm nghiên cứu, điều chỉnh kịp thời để nâng cao tính cạnh tranh Đại lý giúp doanh nghiệp bảo hiểm hoàn thiện sản phẩm của mình tốt hơn, vì vậy việc tổ chức quản lý mạng lới đại lý là rất cần thiết với mỗi doanh nghiệp bảo hiểm.
Nguyễn Thị Thu Hà BH45B Ơ những nớc có hoạt động bảo hiểm phát triển mạnh hầu hết mọi tầng lớp dân c đều am hiểu về bảo hiểm thì việc bán bảo hiểm rất đơn giản Hơn nữa, hầu hết ngời dân đều có tài khoản cá nhân nên việc thu phí bảo hiểm thờng đợc thực hiện qua hệ thống ngân hàng Nhng ở những nớc hoạt động bảo hiểm cha phát triển nh ở Việt Nam thì việc quản lý mạng lới đại lý là rất cần thiết, là yếu tố quyết định sự thành bại của các doanh nghiệp bảo hiểm.
Hơn nữa đại lý bảo hiểm lại bao gồm rất nhiều loại, nhiều trình độ và hoạt động trên phạm vi rộng, vì vậy phải tổ chức và quản lý mạng lới chặt chẽ và khoa học Có nh vậy mới nâng cao đợc hiệu quả hoạt động, mới gắn kết đợc các thành viên trong từng tổ, nhóm đại lý, mới tạo nên sức mạnh tập thể trong khâu khai thác Nếu quản lý tốt còn giúp doanh nghiệp bảo hiểm thực hiện cạnh tranh, tăng nhanh doanh thu và thị phần.
1.2.2 Công tác quản lý đại lý
Quản lý là sự tác động có tổ chức, có hớng đích của chủ thể quản lý lên đối tợng quản lý nhằm đạt đợc những mục tiêu nhất định trong điều kịên biến động của môi trờng. Phạm vi quản lý rất rộng lớn bao giờ cũng chia thành chủ thể quản lý và đối tợng bị quản lý Quản lý có vai trò rất quan trọng thể hiện thông qua các chức năng quản lý Chức năng quản lý là hình thức biểu thị sự tác động có chủ đích của chủ thể quản lý lên đối tợng, khách thể quản lý; là tập hợp các nhiệm vụ khác nhau mà chủ thể quản lý phải tiến hành trong quá trình quản lý.
Quản lới mạng lới đại lý của doanh nghiệp bảo hiểm bảo gồm những công việc chủ yếu sau:
Sơ đồ 1.1 Sơ đồ công tác quản lý đại lý.
1.2.2.1 Lập kế hoạch quản lý đại lý:
Lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và ph- ơng hớng tốt nhất để đạt đợc các mục tiêu đó Để lập kế hoạch tuyển dụng đại lý trớc hết phải tiến hành khảo sát thị trờng Nếu kết quả điều tra là có khả năng thiết lập mạng lới đại lý bảo hiểm thì lập kế hoạch quản lý.
Cần tập trung vào việc lập kế hoạch tuyển dụng đại lý bao gồm: Tuyển dụng nh thế nào? Số lợng đại lý cần tuyển dụng là bao nhiêu trên cơ sở xác định nguồn nhân lực cần có để đạt đợc doanh thu bảo hiểm kế hoạch trong thời gian tới Đồng thời cần xem xét mô hình tổ chức mạng lới đại lý, kế hoạch đánh giá, hình thức thởng, phạt đối với hoạt động của đại lý.
Lập kế hoạch sát với thực tế sẽ giảm bớt tính bất ổn của doanh nghiệp, sự chồng chéo và tránh lãng phí Đồng thời còn giúp cho công tác kiểm tra, theo dõi đợc dễ dàng.
Nguyễn Thị Thu Hà BH45B
LËp kÕ hoạch quản lý đại lý
Tổ chức quản lý đại lý Điều hành hoạt động mạng lới đại lý
KiÓm tra và đánh giá hoạt động của
1.2.2.2 Tổ chức quản lý đại lý
Sau khi tiến hành việc lập kế hoạch quản lý đại lý, doanh nghiệp bảo hiểm tiến hành thành lập đại lý mà công việc đầu tiên là tuyển dụng đại lý.
_ Tuyển dụng đại lý là quá trình tìm kiếm những ứng cử viên phù hợp vào công việc phân phối và bán sản phẩm bảo hiÓm.
Thông thờng công tác tuyển dụng đại lý bảo hiểm đợc tiến hành qua các bớc tơng tự nh trong qúa trình tuyển dụng các lao động khác của doanh nghiệp bảo hiểm có tính đến các đặc trng của nghề đại lý Gồm:
Bớc 1 : các DNBH sẽ tiến hành sơ tuyển đại lý bằng một hệ thống các tiêu chuẩn tuyển dụng mà doanh nghiệp đặt ra nh tuổi đời, trình độ học vấn, sức khoẻ, phẩm chất đạo đức, khả năng giao tiếp Nhng cũng có khi các phòng bảo hiểm khu vực chủ động tìm đại lý thông qua hồ sơ xin việc, tiến hành sơ tuyển Trong trờng hợp này, phòng bảo hiểm khu vực sẽ giới thiệu sơ lợc công việc cho đại lý và có thể cho họ thử việc Căn cứ vào kết quả họ đạt đợc, phòng sẽ đánh giá ngời dự tuyển có phù hợp với yêu cầu đặt ra hay không, có chấp nhận đợc khó khăn, thách thức và quyết tâm làm việc hay không Và nếu thoả mãn đợc yêu cầu thì họ sẽ đợc sơ tuyÓn.
Bớc 2 : DNBH sẽ tổ chức đào tạo đại lý theo các ngạch bậc cơ bản đối với những ngời đã đợc sơ tuyển, sau đó họ sẽ đợc cấp chứng chỉ đủ tiêu chuẩn hoạt động ĐLBH Có thể nói rằng, quá trình đào tạo đại lý đóng một vai trò rất quan trọng trong công tác quản lý đại lý vì nó quyết định chất l- ợng hoạt động của đại lý Và để có thể tổ chức đào tạo đại lý thì các DNBH cần có đầy đủ các điều kiện về chơng trình đào tạo, cán bộ đào tạo và cơ sở vật chất phục vụ cho công tác đào tạo Trong đó, DNBH cần chú trọng vào nội dung đào tạo với các nội dung cơ bản sau:
_ Giới thiệu về DNBH, SPBH và hớng dẫn cách hoà nhập với các đồng nghiệp khác.
_ Giới thiệu về nhiệm vụ, trách nhiệm và quyền lợi của DNBH cũng nh của ĐLBH, đặc biệt là t cách đạo đức nghề nghiệp của đại lý và pháp luật kinh doanh bảo hiểm
_Giới thiệu đặc điểm của khách hàng và các đối thủ cạnh tranh ĐLBH phải đợc tìm hiểu kỹ về các loại khách hàng khác nhau cũng nh nhu cầu, động cơ và thói quen tiêu dùng của họ Đồng thời, đại lý cũng đợc giới thiệu về chiến lợc và phơng châm của DNBH và các đối thủ cạnh tranh với doanh nghiệp.
_ Không những huấn luyện cho đại lý kỹ năng bán hàng mà DNBH phải đi sâu cả vào công tác marketing, tìm hiểu khai thác thị trờng và kỹ năng khai thác Bên cạnh đó, đại lý cũng đợc đào tạo các nguyên lý cơ bản về nghệ thuật “bán hàng” và hớng dẫn qui cách ký hợp đồng, cách phân phối thời gian hợp lý, cách sử dụng công tác phí
_ Trong thời gian đào tạo, DNBH cũng cho học viên thựcNguyễn Thị Thu Hà BH45B hành kỹ năng khai thác, tiếp cận khách hàng ngay tại khoá học.
Bớc 3 : Các DNBH tiến hành ký hợp đồng học việc với những học viên đã có chứng chỉ đại lý theo qui định của Nhà nớc Đồng thời các đại lý phải ký quỹ với DNBH theo qui định của Nhà nớc và số tiền này sẽ đợc hoàn trả cả gốc và lãi cho đại lý khi họ chấm dứt hợp đồng đại lý.
Thực trạng công tác quản lý đại lý tại bảo việt vĩnh phúc giai đoạn (2002-2006)
Vài nét về chi nhánh Bảo Việt Vĩnh Phúc
Nguyễn Thị Thu Hà BH45B
2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Bảo Việt Vĩnh Phúc.
2.1.1.1 BảoViệt Vĩnh phúc_doanh nghiệp trực thuộc tồng công ty Bảo hiểm Việt Nam
Bảo Việt Vĩnh Phúc là một doanh nghiệp nhà nớc trực thuộc Tổng Công ty Bảo hiểm Việt Nam do Bộ Tài chính quản lý, đợc thành lập theo quyết định số: 67/TC/QĐ/TCCB ngày 15 tháng 1 năm 1997 của Bộ Tài chính với mục đích chủ yếu là kinh doanh dịch vụ bảo hiểm phi nhân thọ.
Các mặt hàng mà công ty đa vào kinh doanh:
1 BH hàng hoá nhập khẩu
2 BH hàng hoá xuất khẩu
3 BH hàng hoá vận chuyển nội địa
5 BH trách nhiệm tàu sông
6 BH xây dựng lắp đặt
10 BH TNDS của chủ xe đối với hành khách
11 BH TNDS của chủ xe ô tô đối với ngời thứ 3
12 BH TNDS của chủ xe mo tô đối với ngời thứ 3
14 BH tai nạn hành khách
15 BH toàn diện học sinh
16 BH kết hợp con ngời
17 BH tai nạn con ngời 24/24
18 BH cho ngời đình sản
19 BH sinh mạng cá nhân
20 BH tai nạn lái phụ và ngời ngồi trên xe
21 BH tai nạn thuỷ thủ thuyền viên
2.1.1.2 Cơ cấu tổ chức của Bảo Việt Vĩnh phúc
Bảo Việt Vĩnh phúc có cơ cấu tổ chức đợc thể hiện trong sơ đồ sau:
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức của Bảo Việt Vĩnh Phúc
Bảo Việt Vĩnh Phúc chia làm 6 phòng, mỗi phòng lại có chức năng nghiệp vụ khác nhau:
Nguyễn Thị Thu Hà BH45B
Các phòng bảo hiểm khu vực: Vĩnh Tờngvà Mê Linh
Hệ thống các đại lý và các cộng tác viên bảo hiểm.
Nhiệm vụ của từng phòng nh sau:
_Phòng NV1: Gồm 4 cán bộ ,có nhiệm vụ:
Trực tiếp khai thác toàn bộ các loại hình bảo hiểm đang triển khai tại Bảo Việt Vĩnh Phúc gồm: Bảo hiểm xe cơ giới,bảo hiểm tàu sông, hàng hoá xuất nhập khẩu, hàng hoá vận chuyển nội địa, bảo hiểm con ngời, bảo hiểm xây dựng lắp đặt, bảo hiểm cháy nổ.
Giám định, xét bồi thờng nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giíi
Tham mu cho giám đốc về nghiệp vụ bảo hiểm xe cơ giới, các công văn hớng dẫn chỉ đạo thực hiện.
_ Phòng NV2 : Gồm 4 cán bộ, có nhiệm vụ:
Trực tiếp khai thác các loại hình bảo hiểm sau: bảo hiểm con ngời, bảo hiểm xe cơ giới và bảo hiểm xây dựng lắp đặt.
Trực tiếp nghiên cứu hồ sơ và xét duyệt bồi thờng bảo hiểm con ngời ( bảo hiểm học sinh, sinh mạng, tai nạn)
Tham mu cho giám đốc về các nghiệp vụ bảo hiểm con ngời, có công văn chỉ đạo nghiệp vụ.
_Phòng cháy kỹ thuật: Tiền thân là phòng phơng tiện và tài sản mới tách ra thành phòng cháy kỹ thuật vào 01/01/2007. Phòng gồm hai cán bộ có nhiệm vụ:
Trực tiếp khai thác bảo hiểm cháy, xây dựng lắp đặt.
Tham mu cho giám đốc về nghiệp vụ cháy kỹ thuật.
_Phòng Quản lý đại lý: Gồm một cán bộ và một đại lý tồng hợp, có nhiệm vụ:
Nhiệm vụ chính của phòng là tuyển dụng và phát triển đại lý
Trực tiếp khai thác bảo hiểm xe cơ giới chủ yếu là xe máy.
Tham mu cho lãnh đạo về các chính sách và chế độ liên quan đến đại lý.
_Phòng Tài chính kế toán: Gồm hai cán bộ, nhiệm vụ chính của phòng là
Hạch toán toàn bộ doanh thu chi phí của công ty.
Trả lơng cho công nhân viên
Nộp báo cáo hàng tháng quý năm lên tổng công ty và thc hiện nghĩa vụ đóng thuế đối với nhà nớc.
Ngoài các phòng nói trên để phục vụ khách hàng tốt nhất công ty mở thêm hai phòng khách hàng tại khu vực là phòng bảo hiểm Mê Linh và phòng bảo hiểm Vĩnh Tờng._ Phòng bảo hiểm Mê Linh: có hai cán bộ, có nhiệm vụ:
Quản lý khách hàng tại hai huyện là thị xã Phúc Yên và huyện Mê Linh
Trực tiếp quản lý tất cả các loại hình bảo hiểm mà bảo việt Vĩnh Phúc triển khai.
Thực hiện giám định xe cơ giới khi tai nạn xảy ra trên địa bàn theo sự chỉ đạo của phòng nghiệp vụ1.
_ Phòng bảo hiểm Vĩnh Tờng: có hai cán bộ, có nhiệm vụ:
Quản lý các địa bàn huyện Vĩnh Tờng và Yên Lạc
Trực tiếp khai thác hai nghiệp vụ chủ yếu là bảo hiểm học sinh và bảo hiểm xe cơ giới.
Nguyễn Thị Thu Hà BH45B
Phòng bảo hiểm Mê Linh và Vĩnh Tờng chịu sự quản lý trực tiếp của Giám đốc và hai phòng NV1 và phòng NV2. Để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình các phòng còn tuyển dụng thêm mạng lới đại lý rộng khắp trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc Vì vậy phòng quản lý đại lý đóng một vai trò hết sức quan trọng trong công tác quản lý và điều hành hoạt động của các đại lý bán bảo hiểm cho Bảo Việt Vĩnh Phúc.
2.1.1.3 Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của phòng quản lý đại lý: Để giúp cho công tác quản lý đại lý của Bảo Việt Vĩnh Phúc đợc hiêu quả hơn Giám đốc Công ty bảo hiểm Vĩnh Phúc đã ra Quyết định về việc ban hành quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của phòng quản lý đại lý kèm theo quyết định số: 112/BVVP nh sau:
_Vị trí và chức năng:
Phòng quản lý đại lý là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của Công ty bảo hiểm Vĩnh Phúc.
+ Tham mu cho Lãnh đạo công ty về phơng hớng phát triển Đại lý khai thác bảo hiểm.
+ Quản lý và tổ chức triển khai các nghiệp vụ bảo hiểm do đại lý khai thác.
_Nhiệm vụ và quyền hạn:
Chịu trách nhiệm toàn diện về phát triển và quản lý hoạt động đại lý trên địa bàn.
Tham mu và đề xuất cụ thể hóa các quy định về quản lý đại lý của Bảo Việt Việt Nam thành văn bản nội bộ áp dụng trong công ty.
Tổ chức và hớng dẫn các bộ phận kinh doanh, các phòng bảo hiểm khu vực thực hiện công tác chuyên môn, nghiệp vụ theo đúng quy định của các văn bản hớng dẫn, chỉ đạo của Bảo Việt Việt Nam cũng nh các văn bản quy định nội bộ của Công ty.
Đôn đốc, kiểm tra các phòng bảo hiểm khu vực, các tổ đại lý về kế hoạch phát triển đại lý, chỉ tiêu khai thác, chấp hành các quy trình, các quy định có liên quan đến hoạt động đại lý.
Tham gia góp ý về công tác xây dựng kế hoạch kinh doanh của công ty đối với các nghiệp vụ bảo hiểm thuộc phòng quản lý.
Nghiên cứu và tham mu cho Ban giám đốc về tổ chức, quản lý hoạt động đại lý, các chính sách, chế độ cho đại lý.
Theo dõi tổng hợp chính xác, kịp thời kết quả hoạt động đại lý toàn Công ty, lập báo cáo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu quy định của Công ty và của Bảo Việt Việt Nam.
Nguyễn Thị Thu Hà BH45B
Tham mu cho Lãnh đạo Công ty trả lời các đơn từ khiếu nại liên quan đến các nghiệp vụ bảo hiểm do đại lý khai thác.
Phụ trách phòng có trách nhiệm đề xuất với Giám đốc công ty những vấn đề thuộc công tác tổ chức nh: Khen thởng, kỷ luật, nâng lơng, thu nhận và cho thôi việc những cán bộ thuộc quyền quản lý của mình. _ Tổ chức:
Phòng quản lý đại lý có một trởng phòng phụ trách chung Trởng phòng chịu trách nhiệm trớc lãnh đạo công ty về moi hoạt động của phòng.
2.1.2 Kết quả kinh doanh của Bảo Việt Vĩnh Phúc giai đoạn (2002-2006).
2.1.2.1 Những khó khăn và thuận lợi trong kinh doanh bảo hiểm của Bảo Việt Vĩnh Phúc
_Vĩnh Phúc có vị trí địa lý thuận lợi là gần Thủ đô HàNội, là vùng chuyển tiếp giữa trung du miền núi và đồng bằng Sông Hồng.Đây là một điểm mạnh của Tỉnh để có cơ hội hoà nhập và phát triển nhanh.Trong chiến lợc mở rộng Hà Nội đến năm 2020 ta thấy Vĩnh Phúc sẽ trở thành một trong những thành phố vệ tinh của Thủ đô Hà Nội._Vĩnh Phúc có nhiều mặt hàng đất đồi, cùng với các điều kiện cơ sở hạ tầng khác là những tiền đề thuận lợi để phát triển công nghiệp, khu công nghiệp và các khu công nghiệp tập trung Vĩnh Phúc đã hình thành một hệ thống đô thị Vĩnh Yên_Tam Đảo _Mê Linh trong mối quan hệ khăng khít giữa thủ đô Hà Nội và Thành Phố Việt Trì, là những trung tâm chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học kỹ thuật của cả vùng và cả nớc, có ý nghĩa làm động lực thúc đẩy kinh tế của cả Tỉnh Vĩnh Phúc đang và sẽ trở thành vùng đất hứa thu hút các nhà đầu t trong và ngoài nớc. _Vĩnh Phúc có nhiều tiềm năng du lịch hấp dẫn đa dạng ( hồ Đại Lải, núi Tam Đảo, các di tích lịch sử văn hoá, danh lam thắng cảnh…) mà giá trị đợc nâng cao trong quá trình phát triển do gần thủ đô Hà Nội và các khu công nghiệp.
_ Tình hình kinh tế xã hội Tỉnh Vĩnh Phúc bớc sang năm
2006 đã có những kết quả đáng mừng, kinh tế địa ph- ơng đã từng bớc đợc phục hồi, tốc độ tăng trởng kinh tế với nhịp độ cao trong năm 2006 đạt gần 10%
_ Tình hình cạnh tranh trên địa bàn Vĩnh Phúc diễn ra rất gay gắt, tuy nhiên Bảo Việt vẫn có đợc thơng hiệu mạnh ,do đó Bảo việt Vĩnh Phúc vẫn là doanh nghiệp chiếm thị phần lớn trên địa bàn Vĩnh Phúc.
_ Bảo Việt coi những dịch vụ có tính chất toàn quốc là yếu tố cạnh tranh chiến lợc Các dịch vụ này sẽ đợc xây dựng ,củng cố và phát triển Hoạt động cứu hộ ,trực tai nạn24/24, văn phòng đại diện tới các quận huyện trên toàn quốc ,đang là những lợi thế cạnh tranh Khách hàng đặcNguyễn Thị Thu Hà BH45B biệt là khách hàng có số lợng xe lớn hoạt động trên nhiều địa bàn rất quan tâm đến dịch vụ này.Nhiều trờng hợp ta chào phí cao hơn đối thủ cạnh tranh nhng vẫn đợc khách hàng lựa chọn nhờ các dịch vụ toàn quốc nói trên.
Bên cạnh những lợi thế trên Bảo Việt Vĩnh phúc còn những hạn chế nh sau:
Thực trạng công tác quản lý đại lý tại Bảo Việt Vĩnh Phúc giai đoạn (2002-2006)
2.2.1 Thực trạng công tác quản lý đại lý tại Bảo Việt Vĩnh Phúc.
Bảo Việt Vĩnh Phúc tiến hành phân loại Đại lý bảo hiểm thành bốn loại là đại lý cá nhân hoạt động chuyên nghiệp
(đại lý chuyên nghiệp), đại lý cá nhân hoạt động bán chuyên nghiệp (đại lý bán chuyên nghiệp), đại lý tổ chức và đại lý nhân thọ Trong đó:
_ Đại lý cá nhân hoạt động chuyên nghiệp:( Đại lý chuyên nghiệp) là những đối tợng khi giao kết hợp đồng đại lý bảo hiểm cam kết sử dụng toàn bộ thời gian để tiến hành các công việc đã giao kết theo hợp đồng và coi hoạt động đại lý bảo hiểm là nghề chính và thu nhập chính của bản thân.
_ Đại lý cá nhân hoạt động bán chuyên nghiệp: (Đại lý bán chuyên nghiệp) là những đối tợng khi giao kết hợp đồng đại lý bảo hiểm cam kết sử dụng một phần thời gian để tiến hành các công việc đã giao kết trong hợp đồng, coi hoạt động đại lý bảo hiểm là nghề phụ làm tăng thêm thu nhập cho bản thân
_ Đại lý tổ chức: Là tổ chức đợc thành lập, hoạt động hợp pháp đã đăng ký kinh doanh hành nghề đại lý bảo hiểm theo quy định của Pháp luật và ký hợp đồng đại lý bảo hiểm.
_ Đại lý nhân thọ: Là những ngời làm đại lý cho bảo hiểm nhân thọ trớc và sau đó tham gia ký hợp đồng đại lý bảo hiểm phi nhân thọ để vừa khai thác bảo hiểm nhân thọ và khai thác thêm bảo hiểm phi nhân thọ.
Công tác quản lý mạng lới đại lý bảo hiểm của Bảo Việt Vĩnh Phúc đợc giao cho phòng Quản lý đại lý đảm nhiệm và phòng có chức năng tổ chức mạng lới, theo dõi và quản lý hoạt động của các đại lý trong toàn công ty Do đó, các cán bộ của phòng sẽ là những ngời trực tiếp đảm nhiệm các công Nguyễn Thị Thu Hà BH45B việc từ việc lập kế hoạch, tổ chức quản lý, điều hành hoạt động mạng lới đại lý cho đến việc kiểm tra và đánh giá hoạt động của mạng lới đại lý
2.2.1.1 Công tác lập kế hoạch quản lý đại lý:
Nhận thức đợc vai trò quan trọng của việc xây dựng kế hoạch quản lý đại lý nên ngay từ đầu, phòng quản lý đại lý của Bảo Việt Vĩnh Phúc đã xây dựng đợc các kế hoạch cụ thể bằng cách xác định đợc các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn, dài hạn và lựa chọn đợc các phơng án cũng nh các biện pháp để thực hiện mục tiêu Thực hiện công tác lập kế hoạch quản lý đại lý cho phép các cán bộ quản lý có thể hình dung và mô tả sự phát triển của mạng lới đại lý cũng nh sự phát triển của công ty qua từng thời kỳ, từ đó hình thành các ph- ơng án hoạt động trên cơ sở thực lực hiện có và các thuận lợi, khó khăn có thể gặp phải của công ty
Dù thuộc loại hình nào, các kế hoạch mà phòng quản lý và phát triển đại lý lập ra cũng phải thoả mãn các yêu cầu nh:
_ Coi trọng các hoạt động dự đoán, các điều tra, thăm dò, phân tích thực trạng của công ty nhằm cung cấp luận cứ khoa học cho việc xây dựng kế hoạch.
_ Hệ thống mục tiêu mà công ty cũng nh phòng quản lý và phát triển đại lý đề ra phải đợc xác lập có căn cứ khoa học và sát thực tế, đồng thời đợc gắn kết thống nhất giữa chính trị - kinh tế - xã hội.
_ Phải kết hợp giữa ổn định và đổi mới về nội dung kế hoạch, một mặt, tạo thuận lợi cho quá trình thực hiện; mặt khác, có khả năng thích ứng với sự biến đổi liên tục của thị trờng bảo hiểm trong nớc và khu vực.
Phòng luôn chú trọng vào việc lập kế hoạch cho công tác tuyển dụng đại lý vì đây là cơ sở để hình thành một mạng lới đại lý hoạt động có hiệu quả Điều đó đợc thể hiện qua bảng số liệu dới đây:
Bảng 2.3 Tình hình thực hiện kế hoạch tuyển dụng đại lý của Bảo Việt Vĩnh Phúc giai đoạn (2002-
2006) Đơn vị tính: Đại lý
Tỷ lệ hoàn thành kế hoạch
Phòng quản lý đại lý
Nguyễn Thị Thu Hà BH45B
Công tác lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo đại lý của công ty luôn đợc các cán bộ phòng quản lý và phát triển đại lý quan tâm Từ bảng số liệu trên cho thấy các kế hoạch đặt ra luôn cụ thể, và càng ngày càng sát thực hơn Thể hiện: nếu nh năm 2002 mới chỉ hoàn thành 71.1% thì đến năm 2006 đã hoàn thành đợc đến 90.7% Qua đó đã tạo đợc sự liên kết giữa các đại lý, giảm bớt sự chồng chéo trong công việc, đa hiệu quả khai thác của công ty nói chung và của đại lý nói riêng ngày càng cao.
2.2.1 2 Công tác tổ chức quản lý đại lý: a Tuyển dụng và ký hợp đồng đại lý:
Nội dung của công tác tổ chức chính là việc thiết lập bộ máy quản lý trong đó gồm nhiều bộ phận đợc chuyên môn hoá, có liên hệ với nhau nhằm thực hiện các chức năng cụ thể của quản lý vì mục tiêu chung” Một cơ cấu tổ chức đợc coi là hợp lý khi nó tuân thủ nguyên tắc thống nhất trong mục tiêu, mỗi cá nhân đều đóng góp phần công sức vào mục tiêu chung của công ty Và để xây dựng đợc một cơ cấu tổ chức mạng lới phù hợp thì trớc hết phòng quản lý đại lý sẽ tiến hành công tác tuyển dụng, đào tạo đại lý
Căn cứ vào kế hoạch kinh doanh ,tiềm năng thị trờng, các
Công ty thành viên trực thuộc có trách nhiệm chủ động xây dựng kế hoạch tuyển dụng đại lý cho phù hợp và báo cáo về bảo hiểm Việt Nam trớc ngày 31/12 hàng năm.
_ Điều kiện hoạt động đại lý bảo hiểm của Bảo Việt Việt Nam:
Cá nhân hoạt động đại lý bảo hiểm phải có đủ các điều kiện sau:
+ Là công dân Việt Nam thờng trú tại Việt Nam phù hợp với nơi làm việc.
+ Từ 18 tuổi trở lên, có năng lực và hành vi dân sự đầy đủ, có sức khoẻ để đảm nhận công việc của đại lý.
+ Lý lịch rõ ràng, có chứng chỉ đào tạo đại lý bảo hiểm Đối với đại lý chuyên nghiệp phải có bằng tốt nghiệp phổ thông trung học trở lên (các trờng hợp khác do Bảo Việt Việt Nam xem xét giải quyết)
+ Có đơn xin dự tuyển (hoặc giấy giới thiệu của các cơ quan, tổ chức cử cán bộ tham gia hoạt động đại lý-đối với đại lý là tổ chức)
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý đại lý tại Bảo Việt Vĩnh Phúc
Phơng hớng thực hiện công tác quản lý đại lý của Bảo Việt Vĩnh Phúc trong năm 2007
Nguyễn Thị Thu Hà BH45B
Bảo Việt Vĩnh Phúc trong năm 2007
_ Kiện toàn lại hệ thống quản lý đại lý: ký cam kết hoạt động đại lý, hoàn chỉnh tất cả hồ sơ đại lý chuyên nghiệp, cấp chứng chỉ cho đại lý bán chuyên nghiệp.
_ Tiến hành rà soát lại lực lợng đại lý tham gia khai thác sản phẩm, nâng cao hiệu quả khai thác, chấm dứt tình trạng một đại lý ký hợp đồng chuyên nghiệp hoặc làm trởng ban, trởng nhóm, tổ trởng ở cả 2 nghiệp vụ bảo hiểm nhân thọ và phi nhân thọ.
_ Củng cố bộ máy quản lý đại lý: Xây dựng tổ đại lý, bổ nhiệm tổ trởng tổ đại lý, xây dựng quy chế quản lý đại lý.
_ Tiến hành công tác tại các huyện để phân tích đánh giá thị trờng để có kế hoạch tuyển dụng đại lý.
_ Đánh giá tổng kết công tác kiện toàn hệ thống đại lý để có phơng hớng kinh doanh trong các năm tiếp theo.
3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý đại lý tại Bảo Việt Vĩnh Phúc 3.2.1 Một số giải pháp chung đối với Công ty.
_ Nhằm ổn định và phát triển công tác quản lý đại lý tại
Bảo Việt Vĩnh Phúc, đề nghị Công ty tiến hành củng cố và kiện toàn hệ thống đại lý, nâng cao vai trò trong công tác quản lý đại lý từ cấp công ty đến cơ sở thông qua hệ thống tổ trởng, cán bộ quản lý đại lý.
_ Rà soát lại toàn bộ hệ thống đại lý hiện có để có giải pháp sử dụng hiệu quả, cấp chứng chỉ cho lực lợng đại lý bán chuyên nghiệp, tiến hành ký hợp đồng đại lý chuyên nghiệp (hoặc có thể ký bổ sung phụ lục hợp đồng) Thu thập các giấy tờ liên quan đến đại lý chuyên nghiệp để tiến hành hoàn thiện hồ sơ đại lý, công tác lu trữ hồ sơ đại lý cần tiến hành một cách khoa học, các đại lý đã đợc thanh lý cần lu riêng một file.
_ Cần hoàn thiện các văn bản quy định về công tác quản lý đại lý nh: quy chế quản lý đại lý, chế độ sinh hoạt đại lý, quy trình quản lý hoá đơn, ấn chỉ, chức năng, nhiệm vụ của tổ trởng tổ đại lý.
_ Bên cạnh việc củng cố hoàn thiện hệ thống cần tiến hành giao kế hoạch doanh thu đại lý Tiến hành tổng kết đánh giá công tác đại lý qua các năm.
_ Hàng năm xây dựng phơng án triển khai có mục tiêu vàNguyễn Thị Thu Hà BH45B giải pháp cụ thể Phơng án triển khai phải đề cập đến mọi vấn đề từ khâu tuyển dụng đào tạo, tổ chức mô hình đến các chế độ quản lý nghiệp vụ, quyền lợi, sinh hoạt, thi đua, khen thởng…
_ Phối hợp cùng với Bảo Việt Nhân thọ Vĩnh Phúc trong việc quản lý lực lợng đại lý nhân thọ khai thác bảo hiểm phi nhân thọ, nâng cao hiệu quả khai thác từ đội ngũ này.
3.2.2 Một số giải pháp cụ thể đối với công tác quản lý đại lý.
3.2.2.1.Nâng cao hơn nữa vai trò của cán bộ quản lý:
Bảo Việt Vĩnh Phúc nên phát huy hơn nữa vai trò cán bộ quản lý đại lý vì đây là lực lợng nòng cốt, chủ yếu quản lý hoạt động của mạng lới đại lý trong công ty Cán bộ quản lý có làm tốt nhiệm vụ của mình thì khi đó mạng lới đại lý của công ty hoạt động mới hiệu quả, góp phần vào thành công của công ty Cán bộ quản lý đại lý của Công ty phải thờng xuyên lập kế hoạch phát triển đại lý, đôn đốc và đánh giá việc thực hiện kế hoạch liên quan đến công tác quản lý đại lý, kiện toàn phát triển hệ thống đại lý…
Cán bộ quản lý đại lý phải làm đầu mối tổ chức đào tạo, đào tạo lại đại lý Cán bộ quản lý đại lý phải tiến hành giám sát chặt chẽ hơn mọi hoạt động của đại lý, liên hệ thờng xuyên với đại lý hơn, tập trung đôn đốc đại lý thu phí bảo hiểm nhằm tránh tình trạng đại lý cấp sai hợp đồng bảo hiểm và đặc biệt là tình trạng trục lợi của đại lý Trong tr- ờng hợp đại lý vi phạm, các cán bộ quản lý phải lập biên bản t- ờng trình có xác nhận của đại lý, sau đó báo cáo lên ban lãnh đạo của công ty để có thể xử lý kịp thời và rút kinh nghiệm cho các đại lý khác.
Cán bộ quản lý đại lý phải tham mu cho lãnh đạo công ty ban hành các chính sách liên quan đế công tác quản lý đại lý Ra các văn bản tổ chức chỉ đạo sát sao, đúng với tìnhNguyễn Thị Thu Hà BH45B hình kinh doanh của công ty tại từng khu vực ở từng thời điểm, tạo đợc các chế độ chính sách phù hợp có tác dụng kích thích đại lý gắn bó với công việc, với chất lợng và hiệu quả cao Các chế độ chính sách đối với đại lý phải thờng xuyên đợc bổ sung, hoàn chỉnh theo hớng có lợi cho đại lý, các chính sách thi đua khen thởng rõ ràng theo từng quý , 6 tháng hay cả năm đều có sơ kết, tổng kết rút kinh nghiệm và báo cáo lên ban lãnh đạo để có những biện pháp động viên khen thởng đại lý kịp thời, tạo khí thế thi đua sôi nổi để phấn đấu hoàn thành và hoàn thành vợt mức kế hoạch đ- ợc giao. Đồng thời, cán bộ quản lý đại lý cũng nên trợ giúp các phòng nghiệp vụ và phòng khu vực tìm kiếm thị trờng tiềm năng, tạo môi trờng thuận lợi cho đại lý tiếp cận khách hàng để tuyên truyền, giải thích và chào bán SPBH Và bên cạnh việc cán bộ quản lý đại lý tiến hành xây dựng các chỉ tiêu, kế hoạch doanh thu hợp lý thì họ cần phải cùng với đại lý tìm kiếm các giải pháp khai thác hữu hiệu để hoàn thành nhiệm vụ kế hoạch đợc giao.
Bên cạnh đó, cán bộ quản lý đại lý của Bảo Việt Vĩnh Phúc thờng xuyên tổ chức các buổi sinh hoạt đại lý để các đại lý có điều kiện gặp gỡ, tiếp xúc học hỏi và trao đổi kinh nghiêm với nhau Giúp họ củng cố thêm các kiến thức về chuyên môn nghiệp vụ, từ đó tạo động lực để họ phục vụ Công ty ngày càng tốt hơn
3.2.2.2 Phát triển hệ thống đại lý có tính chuyên nghiệp
Việc phát triển mạng lới đại lý nói chung và hệ thống đại lý có tính chuyên nghiệp nói riêng là nhiệm vụ trọng tâm của Bảo Việt Việt Nam nói chung và Bảo Việt Vĩnh phúc nói riêng Trớc hết chúng ta phải khẳng định rằng việc xây dựng hệ thống đại lý chuyên nghiệp là một trong những giải pháp quan trọng để thực hiện mục tiêu kiện toàn hệ thống đại lý và mục tiêu tái tục bảo hiểm ô tô, xe máy Nguồn nhân lực đại lý là một trong những “tài sản” quý của Công ty.
Bảo Việt Vĩnh Phúc phải hình thành đợc một đội ngũ đại lý chuyên nghiệp đợc đào tạo có bài bản, tổ chức quản lý chặt chẽ, trực tiếp đi vào tìm kiếm và đáp ứng các nhu cầu bảo hiểm thực sự tiềm năng đó là khu vực dân c, cá thể Các đại lý phải coi công việc là một nghề chính tạo ra thu nhập. Đây sẽ là một hớng đi cơ bản, đúng đắn Một hệ thống đại lý chuyên nghiệp có đủ khả năng tiếp cận và khai thác tốt tới mọi tầng lớp dân c sẽ góp phần quan trọng vào việc hoàn thành chỉ tiêu tăng trởng của toàn công ty. Để phát triển hơn nữa hệ thống đại lý chuyên nghiệp , côgn ty có thể thực hiệ một số giải pháp sau:
Thứ nhất: Công ty nên tiếp tục thực hiện chính sách tập trung đầu t chi phí hỗ trợ phát triển đại lý
Thứ hai: Công ty phải tăng cờng công tác quản lý đại lý:
Nguyễn Thị Thu Hà BH45B
_Công ty phải ban hành văn bản cụ thể hoá các chủ trơng chính sách quy định của Bảo Việt Việt Nam về công tác đại lý cho phù hợp với hoàn cảnh của từng địa bàn.