Chuyên đề thực tập Chuyên đề thực tập TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA MÔI TRƯỜNG – ĐÔ THỊ CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ BẢO[.]
LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ 1.1 Khái niệm, đặc điểm của dự án
Khái niệm về dự án
Trên thế giới hiện nay có rất nhiều quan điểm thế nào là “Dự án” Sở dĩ có nhiều quan điểm như vậy là do có rất nhiều học giả, trung tâm nghiên cứu hàng ngày, hàng giờ đều thực hiện các dự án cho công việc của họ và mỗi khi thực hiện dự án, họ lại hình thành nên những quan điểm khác nhau về một “Dự án”. Theo từ điển tiếng Anh Oxford, dự án là một chuỗi các sự kiện, sự việc nối tiếp nhau được thực hiện trong một khoảng thời gian ngắn hạn và ngân sách được xác định nhằm mục tiêu là đạt được một kết quả duy nhất đã được vạch ra. Theo Đại Bách khoa toàn thư: “Dự án là điều người ta có ý định làm hay kế hoạch cho một ý đồ, một quá trình hành động Đây là một nỗ lực tổng hợp, bao gồm các nhiệm vụ có liên quan với nhau được thực hiện trong giới hạn về thời gian và ngân sách, cùng với mục tiêu được xác định trước rõ ràng Dự án có các quy trình cũng như cách tổ chức hoạt động được tạo ra để thực hiện các mục tiêu riêng biệt trong các giới hạn về nguồn lực, về ngân sách và các kỳ hạn đã được xác định trước.”
Trong quá trình nghiên cứu của mình, cá nhân em rút ra một định nghĩa dự án, trong đó, Dự án là một quá trình gồm các quy trình, nhiệm vụ, công tác có liên quan chặt chẽ với nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra trong điều kiện ràng buộc, khan hiếm về mặt thời gian, ngân sách và các nguồn lực khác Dự án có các đặc điểm như sau:
- Mỗi dự án phải có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng Thông thường người ta cố gắng lượng hóa mục tiêu thành các chỉ tiêu cụ thể Mỗi dự án là một quá trình tạo ra một kết quả cụ thể, nếu chỉ có kết quả mà không có tiến trình thì cũng không gọi là kết quả của một dự án được.
- Mỗi dự án đều có thời hạn nhất định, thông thường là từ 1 đến 5 năm,nghĩa là phải có thời điểm bắt đầu và thời điểm kết thúc Dự án được xem như một chuỗi các hoạt động nhất thời, tổ chức của các dự án mang tính tạm thời, được tạo dựng lên trong một thời hạn nhất định để đạt được mục tiêu đề ra, sau đó tổ chức này sẽ giải tán hoặc chuyển đổi cơ cấu để phù hợp với mục tiêu mới. Chu kỳ của dự án gồm có ba bước: Khởi đầu dự án, triển khai dự án và kết thúc dự án.
Phân loại dự án đầu tư
Có thể phân loại dự án đầu tư theo các tiêu thức sau: a Theo cơ cấu tái sản xuất:
- Dự án đầu tư theo chiều rộng.
- Dự án đầu tư theo chiều sâu. b Theo lĩnh vực hoạt động trong xã hội:
- Dự án đầu tư phát triển sản xuất, kinh doanh.
- Dự án đầu tư phát triển khoa học công nghệ.
- Dự án đầu tư phát triển cơ sở hạ tầng. c Theo các giai đoạn hoạt động của các dự án đầu tư trong quá trình tái sản xuất xã hội:
- Dự án đầu tư thương mại.
- Dự án đầu tư sản xuất. d Theo thời gian thực hiện và phát huy tác dụng để thu hồi vốn đầu tư đã bỏ ra:
- Dự án đầu tư ngắn hạn.
- Dự án đầu tư trung hạn.
- Dự án đầu tư dài hạn. e Theo sự phân cấp quản lý dự án:
- Dự án quan trọng Quốc gia.
- Dự án nhóm A: bao gồm dự án an ninh quốc phòng, dự án đầu tư công trình hạ tầng, dự án đầu tư điện, dầu khí, năng lượng, xi măng, thủy lợi,luyện kim, khai khoáng … với kinh phí hàng trăm tỉ đồng
- Dự án nhóm B: bao gồm những dự án nhóm A ngoại trừ các dự án quốc phòng an ninh và đầu tư hạ tầng, nhưng với kinh phí từ hàng chục đến hàng trăm tỉ đồng.
- Dự án nhóm C: bao gồm các dự án nhóm B, nhưng với kinh phí nhỏ hơn
30 tỉ đồng. f Theo cấp độ nghiên cứu
- Dự án tiền khả thi.
- Dự án khả thi. g Theo nguồn vốn
- Dự án đầu tư bằng ngân sách Nhà nước.
- Dự án đầu tư bằng vốn tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nước.
- Dự án đầu tư bằng vốn huy động của Doanh nghiệp và các nguồn khác.
- Dự án đầu tư bằng vốn hỗn hợp. h Theo các tiêu chí vùng và lãnh thổ
Đặc trưng của quản lý dự án đầu tư
Thứ nhất, tổ chức quản lý dự án là một tổ chức tạm thời Tổ chức quản lý dự án được hình thành để phục vụ dự án trong một thời gian hữu hạn trong thời gian tồn tại của dự án, nhà quản lý thường hoạt động độc lập với các phòng ban chức năng Sau khi kết thúc dự án, cần phải tiến hành phân công lại lao động, bố trí lại máy móc thiết bị.
Thứ hai, quan hệ giữa chuyên viên quản lý dự án với phòng chức năng trong tổ chức Công việc của dự án đòi hỏi có sự tham gia của nhiều phòng chức năng. Người đứng đầu dự án và người tham gia quản lý dự án là những người có trách nhiệm phối hợp mọi nguồn lực, mọi người từ các phòng chuyên môn nhằm thực hiện thắng lợi mục tiêu của dự án Tuy nhiên, giữa họ thường sảy ra những mâu thuẫn về vấn đề nhân sự, chi phí, thời gian và mức độ thõa mãn các yêu cầu kỹ thuật.
Một số điểm khác nhau giữa quản lý sản xuất theo dòng và dự án đầu tư:
Quản lý sản xuất theo dòng Quản lý dự án đầu tư
- Nhiệm vụ có tính liên tục, lặp lại.
- Tỷ lệ sử dụng nguồn lực thấp.
- Một khối lượng lớn hàng hóa dịch vụ được sản xuất trong một thời kỳ.
- Thời gian tồn tại của các công ty, doanh nghiệp lâu dài
- Các số liệu thống kê sẵn có và hữu ích đối với việc ra quyết định.
- Không qua tốn kém khi chuộc lại lỗi lầm.
- Tổ chức theo nhóm là hình thức phổ biến.
- Trách nhiệm rõ ràng và được điều chỉnh qua thời gian.
- Môi trường làm việc tương đối ổn định.
- Nhiệm vụ không có tính lặp lại, liên tục mà luôn có tính mới mẻ.
- Tỷ lệ sử dụng nguồn lực cao.
- Tập trung vào một loại hay một số lượng nhất định hàng hóa hoạc dịch vụ.
- Thời gian tồn tại của dự án có giới hạn.
- Các số liệu thống kê ít có nên không được sử dụng nhiều trong các quyết định dự án.
- Phải trả giá đắt cho các quyết định sai lầm.
- Nhân sự mới cho mỗi dự án.
- Phân chia tách nhiệm thay đổi tùy thuộc vào tính chất của từng dự án.
- Môi trường làm việc thường xuyên thay đổi.
Bảng 1.1 – Phân biệt Quản lý sản xuất theo dòng và theo dự án đầu tư
Quản lý dự án đầu tư
1.2.1 Khái niệm của quản lý dự án:
Phương pháp quản lý dự án lần đầu được áp dụng trong lĩnh vục quân sự của
Mỹ vào những năm 50 của thế kỷ 20, đến nay nó nhanh chóng được úng dụng rộng rãi vào các lĩnh vực kinh tế,quốc phòng và xã hội Có hai lực lượng cơ bản thúc đẩy sự phát triển mạnh mẽ của phương pháp quản lý dự án là: (1) nhu cầu ngày càng tăng về những hàng hóa và dịch vụ sản xuất phức tạp, chất lượng cao
Thiết lập mục tiêu trong khi khách hàng ngày càng khó tính; (2) kiến thức của con người ngày càng tăng.
Quản lý dự án đầu tư là quá trình lập kế hoạch, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu đã định về kỹ thuật và chất lượng sản phẩm dịch vụ, bằng những phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép.
Quản lý dự án bao gồm ba giai đoạn chủ yếu Đó là việc lập kế hoạch, điều phối thực hiện mà nội dung chủ yếu là quản lý tiến đột thời gian, chi phí và thực hiện giám sát các công việc dự án nhằm đạt được những mục tiêu xác định.
Lập kế hoạch.Đây là giai đoạn xây dựng mục tiêu, xác định công việc, dự tính nguồn lực cần thiết để thực hiện dự án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động thống nhất, theo trình tự logic, có thể biểu diễn dưới dạng các sơ đồ hệ thống hoạc theo các phương pháp lập kế hoạch truyền thống. Điều phối thực hiện dự án Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm, tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian Giai đoạn này chi tiết hóa thời gian, lập lịch trình cho từng công việc và toàn bộ dự án trên cơ sở đó, bố trí tiền vốn, nhân lực và thiết bị phù hợp. Giám sát Là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình thực hiện, báo cáo hiện trạng và đề xuất biện pháp giải quyết các vướng mắc trong quá trình thực hiện Cùng với hoạt động giám sát, công tác đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ cũng được thực hiện nhằm tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các pha sau của dự án.
Các giai đoạn của quá trình quản ký dự án hình thành một chu trình năng động từ việc lập kế hoạch đến điều phối thực hiện và giám sát, sau đó phản hồi cho việc tái lập kế hoạch dự án như trình bầy trên sơ đồ sau:
Khuyến khích động viên Giải quyết các vấn đề
Sơ đồ 1.1 - Các giai đoạn lập kế hoạch cho dự án đầu tư 1.2.2 Ý nghĩa, mục tiêu của quản lý dự án đầu tư:
- Mục đích của quản lý dự là từ góc độ quản lý và tổ chức, áp dụng các biện pháp nhằm đảm bảo thực hiện tốt dự án như mục tiêu về giá thành, mục tiêu về thời gian, mục tiêu về chất lượng Vì thế làm tốt công tác quản lý là một việc có ý nghĩa vô cùng quan trọng.
- Thông qua quản lý dự án có thể tránh được những sai sót trong những công trình lớn và phức tạp.
- Cùng với sự phát triển của khoa học kỹ thuật và không ngừng năng cao đời sống nhân dân, nhu cầu xây dựng các dự án công trình quy mô lớn, phức tạp cũng ngày càng nhiều.Cho dù là người đầu tư hay người tiếp quản dự án đều khó gánh vác được những tổn thất to lớn do sai lầm trong quản lý gây ra Thông qua việc áp dụng phương pháp quản lý dự án công trình lớn, phức tạp đạt mục tiêu đề ra một cách thuận lợi.
- Áp dụng phương pháp quản lý dự án sẽ có thể khống chế, điều tiết mục tiêu dự án.
- Nhà đầu tư luôn có nhiều mục tiêu đối với một dự án công trình, những mục tiêu này trở thành hệ thống mục tiêu của dự án.Trong đó một số mục tiêu có thể phân tích định lượng, một số lại không thể phân tích định lượng Trong quá trình thực hiện dự án, chúng ta thường chú trọng đến một số mục tiêu định lượng mà coi nhẹ những mục tiêu định tính Chỉ khi áp dụng phương pháp quản lý dự án trong quá trình thực hiện dự án mới có thể tiến hành điều tiết, khống chế, giám sát, hệ thống mục tiêu tổng thể một cách hiệu quả.
1.2.3 Nội dung quản lý dự án đầu tư:
* Quản lý phạm vi dự án
Quản lý phạm vi dự án là việc tiến hành khống chế quá trình quản lý đối với nội dung công việc của dự án nhằm thực hiện mục tiêu của dự án Xác định công việc nào thuộc về dự án và cần phải thực hiện, công việc nào ngoài phạm vi của dự án Cụ thể, gồm các công việc: phân chia phạm vi, quy hoạch phạm vị, điều chỉnh phạm vi dự án …
* Quản lý thời gian dự án
Quản lý thời gian và tiến độ dự án là quá trình quản lý bao gồm việc thiết lập mạng công việc, xác định thời gian thực hiện từng công việc cũng như toàn bộ dự án và quản lý tiến trình thực hiện các công việc dự án trên cơ sở các nguồn lực cho phép và những yêu cầu về chất lượng đã định.
Mục đích của quản lý thời gian là làm sao để dự án hoàn thành đúng thời hạn trong phạm vi ngân sách và nguồn lực cho phép, đáp ứng những yêu cầu về chất lượng đã định.
Quản lý thời gian là cơ sở để giám sát chi phí cũng như các nguồn lực khác cần cho việc thực hiện dự án Trong môi trường dự án, chức năng quản lý thời gian và tiến độ quan trọng hơn trong môi trường hoạt động kinh doanh thông thường vì nhu cầu kết hợp phức tạp và thường xuyên liên tục giữa các công việc, đặc biệt trong trường hợp dự án phải đáp ứng một thời hạn cụ thể của khách hàng
* Quản lý chi phí dự án
Phân tích dòng chi phí dự án: Giúp các nhà quản lý, chủ đầu tư, nhà thầu có kế hoạch chủ động tìm kiếm đủ vốn và cung cấp theo đúng tiến độ đầu tư nhằm nâng cao hiệu quả đồng vốn.
Phương pháp phân tích dòng chi phí của dự án dựa trên cơ sỡ chi phí thực hiện theo từng công việc và số ngày thực hiện công việc đó Giả định chi phí được sử dụng đồng đều trong các ngày thực hiện công việc, do đó, cho phép tính được chi phí bình quân một ngày thực hiện từng công việc của dự án Dựa vào kế hoạch triển khai sớm và mức chi phí trên một ngày, xây dựng đường cong tích lũy Đường cong này và đường cong chi phí tích lũy theo kế hoạch triển khai muộn là những cơ sở để quản lý chi phí dự án Trên cơ sở hai dòng chi phí, các nhà quản lý quyết định lựa chọn kế hoạch triển khai sớm hoặc muộn nhằm tiết kiệm tối đa chi phí Nếu dòng chi phí phát sinh theo kế hoạch triển khai sớm chủ yếu vào thời kỳ đầu tiến hành dự án thì việc vay mượn đầu tư sớm hơn, đồng nghĩa với việc chi trả lãi vay nhiều hơn Như vậy, chi phí tài chính của dự án theo kế hoạch triển khai sớm sẽ lớn hơn kế hoạch triển khai muộn.
Kiểm soát chi phí dự án: Là việc kiểm tra theo dõi tiến độ chi phí, xác định những thay đổi so với kế hoạch, trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp để quản lý hiệu quả chi phí dự án Kiểm soát chi phí bao gồm những nội dung cơ bản sau:
- Kiểm soát việc thực hiện chi phí để xác định mức chênh lệch so với kế hoạch.
- Ngăn cản những thay đổi không được phép, không đúng so với đường chi phí cơ sở.
- Thông tin cho cấp thẩm quyền về những thay đổi được phép.
* Quản lý chất lượng dự án
Các hình thức tổ chức quản lý thực hiện dự án đầu tư
1.3.1 Quản lý dự án đầu tư do chính chủ đầu tư quản lý
Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án là hình thức tổ chức quản lý mà chủ đầu tư hoạc tự thực hiện dự án hoạc chủ đầu tư lập ra bản quản lý dự án để quản lý việc thực hiện các công việc dự án theo sự ủy quyền.
Hình thức chủ đầu tư tự thực hiện dự án thường được áp dụng cho các dự án quy mô nhỏ, kỹ thuật đơn giản và gần với chuyên môn và kinh ngiệm để quản lý dự án Trong trường hợp chủ đầu tư thành lập ban quản lý dự án để quản lý thì ban quản lý dự án phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư về nhiệm vụ và quyền hạn được giao Ban quản lý dự án được đồng thời quản lý nhiều dự án khi có đủ năng lực và chủ đầu tư cho phép, nhưng không được thành lập các ban quản lý dự án trực thuộc để thực hiện việc quản lý dự án Mô hình được thể hiện qua sơ đồ sau: Sơ đồ 1.2 – Chủ đầu tư quản lý dự án:
1.3.2 Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án
Chủ nhiệm điều hành dự án
Tổ chức thực hiện dự án II Chủ đầu tư
Tổ chức thực hiện dự án I
Mô hình tổ chức “ Chủ nhiệm điều hành dự án” là mô hình tổ chức quản lý trong đó chủ đầu tư giao cho ban quản lý dự án chuyên ngành hoạc cho thuê một tổ chức tư vấn quản lý có đủ điều kiện, năng lực chuyên môn phù hợp với quy mô, tính chất của dự án là một pháp nhân độc lập, có năng lực sẽ là người quản lý, điều hành và chịu trách nhiệm trước pháp luật về toàn bộ quá trình thực hiện dự án.Mọi quyết định của chủ đầu tư liên quan đến quá trình thực hiện dự án sẽ được triển khai thông qua tổ chức tư vấn quản lý dự án Mô hình tổ chức quản lý này áp dụng cho những dự án quy mô lớn, tính chất kỹ thuật phức tạp.
Mô hình này được thể hiện qua sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.3 – Mô hình chủ nhiệm điều hành dự án 1.3.3 Hình thức chìa khóa trao tay
Mô hình tổ chức dự án dạng chìa khóa trao tay là hình thức tổ chức, trong đó ban quản lý dự án không chỉ là đại diện toàn quyền của chủ đầu tư – chủ dự án mà còn là chủ của dự án.
Tổng thầu thực hiện toàn bộ dự án
Hình thức tổ chức quản lý dự án dạng chìa khóa trao tay cho phép tổ chức đấu thầu, lựa chọn nhà tổng thầu để thực hiện toàn bộ dự án Khác với hình thức chủ nhiệm điều hành dự án, giờ đây mọi trách nhiệm thực hiện dự án được giao cho ban quản lý dự án và họ phải chịu trách nhiệm trước pháp luật đối với việc thực hiện dự án Ngoài ra là tổng thầu, ban quản lý dự án không chỉ được giao toàn quyền thực hiện dự án mà còn được phép thuê thầu phụ để thực hiện từng phần việc trong dự án đã trúng thầu Trong trường hợp này bên nhận thầu không phải là một cá nhân mà phải là một tổ chức quản lý dự án chuyên nghiệp Mô hình được trình bày theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.4 – Mô hình chìa khóa trao tay 1.3.4 Quản lý dự án theo chức năng
Hình thức tổ chức quản lý dự án theo chức năng có đặc điểm là: (1) dự án được đặt vào một phòng chức năng nào đó trong cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp (2) các thành viên quản lý dự án được điều động tạm thời từ các phòng chức năng khác nhau đến và họ vẫn thuộc quyền quản lý của phòng chức năng nhưng lại đảm nhận phần việc chuyên môn của mình trong quá trình quản lý điều hành dự án Mô hình được thể hiện như sau:
Sơ đồ 1.4 – Quản lý dự án theo chức năng 1.3.5 Một số mô hình Quản lý dự án của nước ngoài.
Trên thực tế có rất nhiều mô hình Quản lý dự án trên Thế giới như chuẩn PRINCE 2, mô hình V-line, mô hình Tree, mô hình Center Point Trong bài viết của mình, em muốn đề cập đến hai mô hình khá phổ biến là mô hình STAR và phương pháp Quản lý dự án của Jame M.Ker. a Mô hình STAR:
- Mô hình STAR là mô hình quản lý dự án cơ bản nhất, nó giúp chúng ta quản lý các mục tiêu ngắn hạn hoặc dài hạn của một dự án Các mục tiêu của dự án được quản lý theo các tiêu chí sau:
S: Specific: các mục tiêu của dự án phải luôn rõ ràng.
M: Measurable: mục tiêu đó phải được định lượng bằng một con số.
A: Achievable: mục tiêu đó có tính khả thi.
R: Realistic: mục tiêu đó có tính thực tế, có thể áp dụng được.
T: Time bound: giới hạn thời gian cho mục tiêu đó là bao nhiêu lâu.
- Với mô hình quản lý dự án này, các mục tiêu của dự án sẽ không đi quá xa tầm kiểm soát của nhà quản lý, nhờ đó giúp dự án đi đúng con đường đã được vạch ra từ đầu. b Phương pháp Quản lý dự án của Jame M.Ker:
- Jame M.Ker, sáng lập viên kiêm chủ tịch công ty tư vấn Ker ConsultingGroup ở bang Countecticut (Mỹ), đưa ra mười quy tắc có thể mang lại hiệu quả cao cho các doanh nghiệp khi chuyển sang phương pháp quản lý này:
1) Thu hẹp về phạm vi của dự án: Không có gì tồi tệ hơn một dự án không bao giờ kết thúc Một dự án như thế có thể vắt kiệt các nguồn lực làm việc của các nhóm được xem là thế mạnh trong một doanh nghiệp Để các dự án được tiến hành một cách chặt chẽ và tập trung, bạn nên chia chúng thành những dự án nhỏ để việc thực thi được dễ dàng và đúng tiến độ Về lâu dài, hàng loạt kế hoạch nhỏ thành công sẽ mang lại hiệu quả cho tổ chức nhiều hơn là việc thực hiện các dự án quá lớn mà chúng ta không bao giờ có khả năng thực hiện dự án đó.
2) Phân bổ thành viên một cách phù hợp: Cách tốt nhất để có một sự khởi đầu tốt là phân bổ hợp lý số lượng người trong nhóm thực hiện dự án Quá đông người làm việc trong một dự án sẽ khiến việc động viên, giám sát và khuyến khích các cá nhân hướng vào nhiệm vụ chung gặp nhiều khó khăn Khó mà nói rằng số lượng thành viên là bao nhiêu là phù hợp, nhưng nguyên tắc chung là mỗi người một việc và mỗi việc một người Nhưng trong nhiều trường hợp, cũng có những thành viên phải đảm đương hai ba việc.
3) Huy động tất cả các nguồn lực: Để đảm bảo dự án đạt được kết quả như mong muốn, người lãnh đạo phải huy động được mọi nguồn lực trong doanh nghiệp, cũng như phải khẳng định tính chất quan trọng của dự án Ngoài ra, nếu muốn có được những nhân viên công nghệ thông tin giỏi nhất, có khả năng thực hiện những sáng kiến của mình, nhà lãnh đạo phải cung cấp cho những nhân viên này những nguồn lực giống như bộ phận kinh doanh.
4) Thiết lập bộ phận kiểm soát dự án: Bộ phận này có trách nhiệm xem xét cả về chính sách, định hướng chiến lược và giải quyết những vướng mắc, trở ngại trong thực hiện dự á Ví dụ như, các trưởng phòng công nghệ thông tin và kinh doanh cấp trung gian tham gia những cuộc họp về thực trạng của dự án được tổ chức định kỳ hai lầm mỗi tuần Mọi vấn đề khúc mắc được đưa ra trong những cuộc họp này và được phân công cho các thành viên trong bộ phận kiểm soát dự án giải quyết trong khi đó, các nhóm thực hiện dự án vẫn tiếp tục công tác của họ.
5) Không nên tạo nhiều áp lực công việc: Áp lực công việc có thể làm cho các nhân viên trong dự án bị căng thẳng mệt mỏi cả về tinh thần lẫn thể xác. Bạn phải nhạy bén với hiện tượng này và chú ý đừng để nó sảy ra Trường hợp này thường thấy ở người được phân công vào hàng loạt dự án Các tổ chức có khuynh hướng chọn những người đưa ra sáng kiến có khả năng áp dụng cao. Nếu nhận thấy có tình trạng người nào đó vừa hoàn thành xong dự án này đã được phân công ngay vào một dự án khác thì bạn nên xây dựng một số chính sách để giới hạn hay giám sát việc sử dụng nhân viên như thế.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ BẢO AN 2.1 Khái quát về công ty
Quá trình hình thành Công ty
“ CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN PHÁT TRIỂN ĐÔ THỊ BẢO AN”.
Trụ sở chính : Triều Khúc, Tân Triều, huyện Thanh Trì, Hà Nội. Tên giao dịch tiếng Anh : Bao An Joint Stock Urban Development Group
Website : http://www.baoancorp.com.vn
Tập đoàn Phát triển Đô thị Bảo An được phát triển từ công ty TNHH Bảo
An, chuyên hoạt động ở mảng xây dựng, tư vấn thiết kế các khu đô thị trên địa bàn Hà Nội Tính đến nay, Tập đoàn phát triển đô thị Bảo An đã trải qua gần 8 tháng hoạt động Trong thời gian khởi đầu, các công việc phải thực hiện đều hết sức khó khăn, với khối lượng công việc khổng lồ, nhưng ban lãnh đạo Công ty cùng với tập thể nhân viên luôn phấn đấu cố gắng để hoàn thành các mục tiêu mà Công ty đề ra Năm 2011, Công ty vẫn tiếp tục đề ra những dự án táo bạo, đóng góp vào tổng thể các dự án đô thị đang và sẽ triển khai trên địa bàn Hà Nội. Trong quá trình phát triển của mình, Công ty phát triển đô thị Bảo An mong muốn trở thành một Công ty đa ngành nghề, đa lĩnh vực hàng đầu Việt Nam, lấy kinh doanh phát triển đô thị và bất động sản làm nòng cốt Công ty phấn đấu đến năm 2020 sẽ trở thành tập đoàn có doanh thu đầu tư ra nước ngoài lớn nhất, đồng thời trở thành một trong 10 doanh nghiệp tư nhân lớn nhất Việt Nam về doanh thu và lợi nhuận.
Các đối tác liên kết
1 Tập đoàn Mai Linh (Mai Linh Group)
2 Tổng công ty lắp máy Lilama
3 Tổng công ty cổ phần xuất nhập khẩu và xây dựng Việt Nam Vinaconex
4 Tổng công ty xây dựng và phát triển hạ tầng Licogi
5 Tổng công ty đầu tư phát triển hạ tầng đô thị UDIC
6 Công ty cổ phần bất động sản AZ
7 Tổng công ty Bưu chính viễn thông Việt Nam VNPT
8 Tổng công ty Bưu chính viễn thông quân đội Viettel
9 Tổng công ty sông Đà
10.Các ngân hàng như: VP Bank, Techcombank, Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn Việt Nam Agribank, ngân hàng TMCP Sài Gòn – Hà Nội SHB, ngân hàng Quân đội Military Bank.
Các công ty thành viên:
1 Công ty cổ phần phát triển đô thị Bảo An
2 Công ty cổ phần đầu tư xây dựng Bảo An
3 Công ty cổ phần thương mại IP Way
4 Công ty cổ phần thương mại và xây dựng Việt Nam
5 Công ty cổ phần đầu tư Phú Điền
6 Công ty cổ phần đầu tư Thành Công
7 Công ty cổ phần Công nghiệp Bảo An
8 Công ty cổ phần thương mại nội thất Bảo An
9 Công ty cổ phần cây xanh Bảo An
10.Công ty TNHH MTV đầu tư quốc tế SENA
11.Công ty cổ phần đầu tư Licogi 18.9
12.Công ty cổ phần tập đoàn đầu tư tài chính Thái Bình Dương
13.Công ty cổ phần đầu tư đô thị Mai Linh Thăng Long
14.Công ty cổ phần đầu tư phát triển nhà AZ
15.Công ty cổ phần thương mại và công nghệ Bảo An
Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty
Sơ đồ 2.1 – Tổ chức bộ máy công ty
Tổng Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của Công ty: chịu trách nhiệm trước Hội đồng quản trị, trước pháp luật về việc điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty Tổng Giám đốc là người có quyền quản lý, điều hành cao nhất của Công ty.
Tổng Giám đốc có các nhiệm vụ và quyền hạn sau:
- Điều hành và quyết định các vấn đề có liên quan đến các hoạt động kinh doanh hàng ngày của Công ty theo đúng pháp luật, Điều lệ Công ty và nghị quyết của Hội đồng quản trị;
- Tổ chức thực hiện các nghị quyết của Hội đồng quản trị;
- Tổ chức thực hiện phương án hoạt động kinh doanh, phương án đầu tư sau khi được Hội đồng quản trị phê duyệt;
- Tuyển dụng, kỷ luật và chấm dứt họp đồng lao động các nhân viên Công ty;
- Quyết định lương, các khoản phụ cấp đối vói người lao động kể cả cán bộ quản lý thuộc thẩm quyền bổ nhiệm của Tổng Tổng Giám đốc theo đúng pháp luật và quy định của Công ty;
- Lập kế hoạch và chương trình điều hành hoạt động Công ty tháng, quý, năm;
II Phó Tổng Giám đốc
Phó Tổng Giám đốc là người giúp Tổng Giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của đơn vị theo sự phân công của Tổng Giám đốc, chịu trách nhiệm trước Tổng Giám đốc và Pháp luật về nhiệm vụ được phân công.
Phó Tổng Giám đốc do Chủ tịch HĐQT bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật theo đề xuất của Tổng Giám đốc.
- Xây dựng hệ thống Văn phòng thống nhất trong toà nhà Bảo An.
- Tiết kiệm tối đa nguồn lực: nhân lực, trang thiết bị, phương tiện ôtô,…
- Quy định rõ chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong Văn phòng.
- Phân định rõ nhiệm vụ của từng cá nhân trong Văn phòng để làm cơ sở đánh giá hiệu quả công việc, thuyên chuyển, đề bạt cán bộ.
2 Nhiệm vụ của Văn phòng Tập đoàn:
- Văn phòng là cơ quan giúp việc của Lãnh đạo Tập đoàn và trực thuộc trực tiếp Tập đoàn.
- Quản lý toàn bộ các công tác hành chính, văn thư, tổ chức nhân sự, ứng dụng công nghệ thông tin, đội xe, an nịnh trật tự của khối cơ quan Tập đoan.
- Là đầu mối liên kết và phối hợp với các Phòng của tập đoàn.
- Là đầu mối tổng hợp, theo dõi và truyền đạt mệnh lệnh chỉ đạo, kiểm tra giám sát các công tác hành chính, tổ chức lao động, nhân sự, Công nghệ thông tin tại các Công ty Thành Viên.
- Tham mưu cho lãnh đạo Tập đoàn về công tác tổ chức, lao động, nhân sự, hành chính, thi đua khen thưởng, kỷ luật…đồng thời là đơn vị theo dõi, đôn đốc kiểm tra mệnh lệnh, chỉ đạo của lãnh đạo tập đoàn đối với các đơn vị khác.
- Chuẩn bị nội dung, tài liệu, kết luận giao ban, các báo cáo trong cuộc họp giao ban tuần, hội ý chỉ huy tuần, giao ban lãnh đọa Tập đoàn với các công ty ở dưới.
- Tổ chức các hoạt động quần chúng trong Tập đoàn.
- Quản lý tài sản, công cụ dụng cụ của tập đoàn.
- Các nhiệm vụ khác được phân công.
Các Phó Ban TrươTTTTrưởng Chánh VP
Ban Kinh doanh là đơn vị trực thuộc Tập đoàn phát triển đô thị Bảo An, có chức năng giúp Ban Lãnh đạo Tập đoàn trong các hoạt động về lĩnh vực kinh doanh, đầu tư phát triển thị trường theo định hướng phát triển các sản phẩm của Tập đoàn.
- Phát triển kinh doanh bất động sản và đô thị dựa theo chiến lược của Tập đoàn (Xây dựng hệ thống kinh doanh và khai thác thị trường bất động sản hướng về phía Tây Hà nội).
- Tìm kiếm, khai thác nguồn hàng bất động sản cho Tập Đoàn.
- Tham mưu cho Lãnh đạo Tập Đoàn về kế hoạch tiêu thụ sản phẩm và doanh thu hàng năm.
- Thực hiện công tác quảng bá và giới thiệu dự án của công ty.
- Lưu giữ các bộ hợp đồng, hồ sơ bán bất động sản của Tập đoàn dưới 2 định dạng:
- Tham gia xây dựng, lưu giữ các tài liệu về đầu tư, kinh doanh bất động sản có liên quan.
- Quản lý chuyên môn về kinh doanh các công ty con trong toàn hệ thống của tập đoàn.
- Các nhiệm vụ khác. Đinh Đức An – Kinh tế và Quản lý Đô thị 49 Trang 30
Bộ phận thủ quỹ, thủ kho
Các Phó Ban TrươTTTTrưởng Chánh VP
Bộ phận kế toán tổng hợp
Trưởng Ban (Kế toán trưởng kiêm nhiệm)
Sơ đồ 2.2 – Mô hình hoạt động ban Kinh doanh
IV BAN TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN
Sơ đồ 2.3 – Mô hình hoạt động ban Tài chính a Kế toán trưởng kiêm Trưởng ban
Là người có chức danh cao nhất trong Ban, chịu trách nhiệm trước Ban Tổng Giám đốc về công tác tài chính kế toán (TCKT).
- Thực hiện công tác quản lý chung công việc Ban TCKT.
- Hàng tháng làm lương cho CBCNV toàn Công ty. b Bộ phận Kế toán tổng hợp
- Là người giúp việc cho Kế toán trưởng, chịu trách nhiệm trước Kế toán trưởng về việc điều hành, quản lý công việc.
- Thực hiệc công việc chuyên môn khác như nhân viên Văn phòng.
- Hạch toán kế toán tổng hợp theo đúng chế độ Nhà nước ban hành.
- Theo dõi ngân hàng và các khoản vay, thế chấp.
- Lập báo cáo kế toán hàng quý, năm theo yêu cầu.
- Theo dõi công nợ phải thu và phải trả.
- Kê khai thuế hàng tháng theo yêu cầu.
- Xuất hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT) cho khách hàng.
- Quản lý điều hành, giải quyết các công việc khi Kế toán trưởng vắng mặt. c Bộ phận tài chính:
Các Phó Ban TrươTTTTrưởng Chánh VP Trưởng Ban
- Giúp Trưởng Ban theo dõi tình hình tài chính của Tập đoàn và đề xuất các biện pháp đảm bảo nguồn tài chính Tập đoàn vững mạnh.
- Thực hiệc công việc chuyên môn khác theo sự phân công.
- Theo dõi tình hình tài chính trong hoạt động thường xuyên của Tập đoàn và đề xuất các biện pháp đảm bảo nguồn tài chính.
- Theo dõi nguồn tài chính cho từng dự án và các biện pháp đề xuất cấp tài chính cho dự án theo tiến độ.
- Đề xuất các biện pháp huy động tài chính có hiệu quả cho Tập đoàn. d Bộ phận thủ quỹ
- Là nhân viên chịu sự quản lý trực tiếp của Lãnh đạo Phòng, làm các công việc liên quan đến thủ quỹ.
- Xuất tiền theo đúng quy định của Công ty, bảo toàn quỹ két.
- Lập sổ theo dõi tiền mặt thu, chi và báo cáo theo yêu cầu.
- Lập sổ theo dõi vật tư xuất nhập theo yêu cầu.
- Tham gia kiểm kê tài sản và quản lý tài sản tại phòng.
V BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN 1, 2, … Đinh Đức An – Kinh tế và Quản lý Đô thị 49 Trang 33
Sơ đồ 2.4: Mô hình ban Dự án
BQLDA có chức năng giúp Tập Đoàn thực hiện quản lý các dự án do Tập Đoàn làm chủ đầu tư và một số nhiệm vụ khác nếu Tập Đoàn giao Thực hiện một số nhiệm vụ, quyền hạn, nghĩa vụ của Chủ đầu tư theo ủy quyền và theo quy định của pháp luật, BQLDA có thể được nhận thầu làm tư vấn quản lý dự án cho chủ đầu tư khác khi được Tập Đoàn cho phép.
- Tập đoàn ủy quyền cho BQLDA thực hiện quyền và trách nhiệm của chủ đầu tư theo quy định của pháp luật về quản lý đầu tư xây dựng, pháp luật về đấu thầu và các quy định có liên quan đối với các dự án đầu tư xây dựng công trình do Tập Đoàn làm chủ đầu tư bao gồm:
- Thực hiện các thủ tục về giao nhận đất, thỏa thuận nhận đất, chuyển đổi mục đích sử dụng đất, xin cấp phép xây dựng, chuẩn bị mặt bằng xây dựng và các công việc khác phục vụ cho việc xây dựng công trình;
- Chuẩn bị hồ sơ xin chủ trương đầu tư trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;
- Chuẩn bị dự án đầu tư, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt theo quy định;
- Chuẩn bị hồ sơ thiết kế, dự toán, tổng dự toán xây dựng công trình để Chủ đầu tư tổ chức thẩm định, phê duyệt theo quy định;
- Lập hồ sơ mời dự thầu, tổ chức lựa chọn nhà thầu;
- Đàm phán, ký kết hợp đồng với các nhà thầu theo ủy quyền của chủ đầu tư;
- Thực hiện nhiệm vụ giám sát thi công xây dựng công trình khi có đủ điều kiện năng lực;
- Nghiệm thu, thanh toán, quyết toán theo hợp đồng ký kết;
- Quản lý chất lượng, khối lượng, tiến độ, chi phí xây dựng, an toàn và vệ sinh môi trường của công trình xây dựng;
- Nghiệm thu, bàn giao công trình;
- Lập báo cáo thực hiện vốn đầu tư hàng năm, báo cáo quyết toán khi dự án hoàn thành đưa vào khai thác sử dụng;
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Chủ đầu tư giao và quyền hạn do Chủ đầu tư ủy quyền theo đúng các quy định của Luật Xây dựng, Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 12/02/2009 về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình, Thông tư số 03/2009/TT-BXD ngày 26/3/2009 của bộ xây dựng về quy định chi tiết một số nội dung của Nghị định số 12/2009/NĐ-CP ngày 12/02/2009 về quản lý dự án đầu tư xây dựng công trình và các Văn bản quy định hiện hành của NhàNước.
Ngành nghề kinh doanh của Công ty
- Xây dựng các khu đô thị mới.
- Xây dựng các tòa nhà chung cư cao cấp.
- Xây dựng các khu công nghiệp.
- Xây dựng các trung tâm thương mại, vui chơi giải trí.
- Đầu tư và kinh doanh Bất động sản.
- Hoạt động thương mại trong nước và quốc tế.
- Khai thác mỏ vật liệu: đá, cát.
- Sản xuất vật liệu xây dựng: gạch tuynen, gạch nung, gạch ốp lát.
- Thiết kế, thi công nội ngoại thất.
- Tư vấn, quản lý, triển khai dự án.
Về năng lực của Công ty
Năng lực về tài chính.
Tổng lợi nhuận trước thuế 5,113,597
Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh 5,107,836
Tổng tài sản lưu động ngắn hạn 176,533,427
Bảng 2.1 - Bảng số liệu tài chính (đã kiểm toán) trong năm 2010 (Đơn vị:
Năng lực về nhân lực
Tổng số cán bộ công nhân viên của trụ sở chính của Tập đoàn là hơn 120 người, trong đó:
- Trình độ đại học và trên đại học: 80 người
- Cao đẳng và trung cấp: 40 người
Ngoài ra nhân viên của các công ty con trực thuộc khoảng 300 người.
Lực lượng cán bộ công nhân viên trong Công ty là nhũng người có trình độ chuyên môn và đạo đức cao, có kinh nghiệm thi công các công trình lớn nhỏ trong và ngoài nước Đặc biệt Công ty luôn chú trọng trong việc nâng cao trình độ của cán bộ công nhân viên bằng nhiều hình thức khác nhau Ví dụ như: Cho đi học thêm các khóa huấn luyện nghề nghiệp nâng cao, khảo sát cơ sở các vấn đề liên quan đến nghề nghiệp nhằm học hỏi và nâng cao năng lực của cá nhân và của Công ty.
Công ty luôn có chính sách tiếp nhận nguồn lực mới và tạo cơ hội cho nguồn lực này nâng cao tinh thần sáng tạo,làm việc hiệu quả hơn trong Công ty nhằm khuyến khích làm việc lâu dài và đóng góp thật sự cho Công ty.
Năng lực về thiết bị, máy móc
Hiện Công ty có đủ năng lực về thiết bị máy móc công trình đảm bảo được sự vận hành của các dự án lớn nhỏ và có độ phức tạp cao Với những máy móc thiết bị hiện đại được đầu tư mới và phù hợp với điều kiện dự án thi công Vì vậy mà các nhà đầu tư luôn tin tưởng vào năng lực máy móc thiết bị thi công dự án của Công ty.
Kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty trong năm 2010
Do trong năm 2010, công ty Phát triển Đô thị Bảo An trở thành Tập đoàn, do vậy toàn bộ lợi nhuận của Công ty trong năm nay là chuyển từ tài khoản lợi nhuận của Công ty trong các năm trước sang Theo báo cáo tổng kết cuối năm của Công ty, con số lợi nhuận ròng là hơn 4 tỷ đồng.
Cũng trong năm này, Công ty gấp rút triển khai hoàn thiện hồ sơ của 10 dự án trọng điểm, dự kiến trong năm 2011 sẽ triển khai 3 dự án Về mặt kinh doanh, có thể coi như Công ty đang có kết quả kinh doanh lỗ Tuy nhiên, trong năm 2011,với các dự án được triển khai thực hiện hứa hẹn sẽ đem lại kết quả kinh doanh hết sức tiềm năng cho Công ty.
Thực trạng công tác quản lý dự án đầu tư tại Công ty
2.3.1 Đặc điểm các dự án lập tại Tập đoàn.
Các dự án do Tập đoàn lập và thực hiện thường thuộc nhiều lĩnh vực khác nhau Do tính chất của dự án của công ty đảm nhiệm nằm ở nhiều khu vực khác nhau trong phạm vi cận và lân cận Hà Nội, việc quản lý dự án là tương đối phức tạp Vì vậy để có một dự án đạt được chất lượng cao đồng thời đảm bảo tiến độ thi công thì công việc quản lý dự án trong công ty thường rất linh hoạt và có trách nhiệm cao.
Những dự án mà Công ty thực hiện đa số là những dự án thi công công trình ở ngoài trời nên việc thi công cũng gặp nhiều khó khăn Để giảm thiểu những điều kiện thời tiết không thuận lợi cho công trình dự án, cán bộ quản lý dự án đã lập và thực thi kế hoạch rất chặt chẽ và thường xuyên báo cáo kết quả thực thi hàng ngày nhằm đảm bảo tiến độ dự án Hình thức tổ chức quản lý thực hiện dự án trong Công ty thường được áp dụng là hình thức trao tay Vì vậy trách nhiệm quản lý mỗi dự án trong Công ty là vô cùng lớn và có vai trò tiên quyết trong việc đạt hiệu quả hoạt động của Công ty.
Dưới đây là những dự án mà Công ty đã và đang thực hiện trong thời gian qua:
TT Tên công trình Vai trò Thông tin
01 Khu đô thị mới Bảo An –
Mai Linh Chủ đầu tư
Huyện Từ Liêm, Hà Nội Diện tích đất: 107 ha Dân số: 18500 dân
02 Khu đô thị mới Bảo An –
Khu đô thị Sơn Đồng, huyện Hoài Đức, Hà Nội Diện tích: 42 ha Dân số: 12000 dân
03 Golden Galeria Park Chủ đầu tư
Thành phố Phủ Lý, tỉnh Hà
Nam Diện tích: 75 ha Đầu tư hạ tầng: 306 tỷ Đầu tư xây dựng: 5500 tỷ
04 Khu biệt thự nhà vườn kết hợp du lịch sinh thái Hồ Lụa Chủ đầu tư Huyện Thạch Thất, Hà Nội
05 Khu biệt thự cao cấp Lucky
Xã Tiến Xuân, huyện Thạch Thất, Hà Nội Diện tích: 0,9 ha
Chung cư cao cấp và văn phòng thương mại Bảo An
Xã An Khánh, huyện Hoài Đức, Hà Nội Diện tích: 6500 m2
07 Tổ hợp nhà ở, văn phòng Góp vốn Xã Lại Yên, Kim Chung,
Kim Trạch, huyện Hoài Đức, Hà Nội Diện tích: 4,2 ha
08 Tòa nhà viện bảo tồn di tích Liên danh chủ đầu tư 489 Nguyễn Trãi, Hà Nội
09 Chung cư cao cấp Bảo An Chủ đầu tư Đường Khuất Duy Tiến, quận Hoàng Mai, Hà Nội Diện tích: 2600 m2
10 Chung cư AZ Sky Quản lý dự án
A1/CN1 Khu đô thị mới Định Công, Hà Nội Diện tích: 6300 m2 Mức đầu tư: 987 tỷ đồng
Bảng 2.2 – Những dự án đang được triển khai của Công ty 2.3.2 Công tác quản lý dự án đầu tư tại công ty.
Do tính chất của dự án đầu tư mà công ty đảm nhận việc quản lý những dự án này cũng mang nhiều tính chất đặc thù trong công ty Trong những năm qua với sự phối hợp chặt chẽ của ban điều hành công ty và cán bộ dự án công ty đã lập nên quy trình quản lý dự án của công ty nhằm thực hiện những dự án một cách có uy tín, chất lượng tốt nhất
Dưới đây là quy trình của việc quản lý dự án đầu tư tại công ty:
A GIAI ĐOẠN CHUẨN BỊ ĐẦU TƯ:
1 Lựa chọn đơn vị lập ý tưởng kiến trúc: a Trường hợp thi tuyển kiến trúc:
- Tổ chức lập nhiệm vụ thi tuyển kiến trúc, hồ sơ mời thi tuyển, kế hoạch thi tuyển trình Công ty phê duyệt.
- Tổ chức thi tuyển và trình Công ty phê duyệt kết quả thi tuyển. b Trường hợp chỉ định đơn vị lập ý tưởng:
- Tổ chức lập nhiệm vụ thiết kế kiến trúc, lựa chọn đơn vị đủ năng lực và kinh nghiệm tham gia thiết kế, yêu cầu 3 đơn vị nộp hồ sơ năng lực để lựa chọn theo các tiêu chí cụ thể.
2 Lựa chọn đơn vị tư vấn lập dự án: a Trường hợp thi tuyển kiến trúc:
- Tổ chức thương thảo theo trình tự các hồ sơ tham gia thi tuyển từ trên xuống dưới, đơn vị nào đạt về phương án, có giá phù hợp sẽ lựa chọn. b Trường hợp chỉ định tư vấn lập dự án:
- Tổ chức xét tuyển trên cơ sở năng lực của các đơn vị thao gia nộp hồ sơ năng lực.
3 Đối với công tác lập dự án đầu tư: a Tổ chức và triển khai việc lập dự án đầu tư của dự án theo từng giai đoạn quy định và chịu trách nhiệm về khối lượng, chất lượng và tiến độ thực hiện của dự án. b Thực hiện việc lấy ý kiến tham gia và góp ý cho dự án của các cơ quan chức năng, các sở, ban, ngành và địa phương theo quy định, tổng hợp đưa vào dự án trình cấp có thẩm quyền phê duyệt c Lập báo cáo kế hoạch thực hiện vốn đầu tư, báo cáo giám sát đánh giá đầu tư.
4 Về thẩm tra, thẩm định dự án đầu tư: a Tổ chức kiểm tra và chịu trách nhiệm về các nội dung và chất lượng của dự án trước khi trình các cấp có thẩm quyền thẩm định, phê duyệt dự án. b Trong trường hợp BQLDA không đủ năng lực hoặc đối với dự án có quy mô lớn hoặc phức tạp thì đề xuất trình Tập Đoàn chấp thuận về chủ trương để tiến hành thuê các tổ chức hoặc chuyên gia tư vấn thẩm tra dự án.
5 Về thủ tục nộp tiền sử dụng đất, thỏa thuận chuyển đổi mục đích sử dụng đất: a, Tổ chức thực hiện thương thảo với sở Tài chính để thống nhất đơn giá nộp tiền sử dụng đất b, Tổ chức Lập hồ sơ chuyển đổi mục đích sử dụng đất tại sở Tài nguyên môi trường và nhà đất. c, Tổ chức thỏa thuận giá đền bù với chủ sử dụng đất.
6 BQLDA thực hiện ký hợp đồng, nghiệm thu trình Tập đoàn thanh, quyết toán với các nhà thầu trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư.
B GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN ĐẦU TƯ
1 Tổ chức thẩm định trình Tập Đoàn phê duyệt thiết kế kỹ thuật, thiết kế bản vẽ thi công và dự toán công trình.
2 Công tác giải phóng mặt bằng, tái định cư, chuẩn bị mặt bằng xây dựng BQLDA thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn của chủ đầu tư dự án theo các quy định hiện hành đối với công tác giải phóng mặt bằng:
- Thực hiện công tác thỏa thuận, đền bù đối với dự án chuyển đổi mục đích sử dụng đất có yêu cầu thỏa thuận với chủ sử dụng đất;
- Tiếp nhận mặt bằng, mốc giới thi công trong suất quá trình triển khai các dự án, bàn giao cho các nhà thầu;
- Kết hợp với ban bồi thường GPMB giải quyết các vấn đề khúc mắc trong suốt quá trình GPMB;
- Quản lý giám sát đo đạc địa hình, khảo sát địa chất phục vụ thi công nền móng;
3 Công tác lựa chọn nhà thầu trong quá trình thực hiện đầu tư
3.1 Tập Đoàn giao nhiệm vụ và ủy quyền cho BQLDA thực hiện tất cả công việc trong công tác lựa chọn nhà thầu trừ nội dung phê duyệt kết quả đấu thầu: a Lập và trình tập đoàn phê duyệt kế hoạch đấu thầu; b Quyết định thành lập tổ chuyên gia đấu thầu; c Tổ chức thẩm định và phê duyệt hồ sơ mời quan tâm, hồ sơ mời sơ tuyển, danh sách nhà thầu mời tham gia đấu thầu và danh sách nhà thầu đạt yêu cầu bước sơ tuyển đối với gói thầu cần sơ tuyển, Tổ chức lựa chọn và trình phê duyệt danh sách nhà thầu tham gia đấu thầu đối với gói thầu áp dụng hình thức đấu thầu hạn chế; d Tổ chức thẩm định và phê duyệt hồ sơ mời thầu, hồ sơ yêu cầu đối với các gói thầu thuộc thẩm quyền phê duyệt của Chủ đầu tư; e Tổ chức mời thầu đối với tất cả các gói thầu bao gồm:
- Gửi thư mời thầu đối với đấu thầu hạn chế
- Phát hành hồ sơ mời thầu
- Tiếp nhận hồ sơ dự thầu
- Tổ chức mở thầu f Tổ chức đánh giá hồ sơ dự thầu đối với các trường hợp không thuê tư vấn, chỉ đạo để đánh giá hồ sơ dự thầu đối với các trường hợp thuê tư vấn; g Tổ chức thẩm định trình Tập Đoàn phê duyệt kết quả lựa chọn nhà thầu. 3.2 Đối với việc điều chỉnh, bổ sung thầu phụ hoặc điều chuyển khối lượng thi công giữa các nhà thầu liên danh hoặc giữa nhà thầu chính với nhà thầu phụ đã kê khai trong hồ sơ dự thầu và hợp đồng trong quá trình thi công: a BQLDA có trách nhiệm quản lý, theo dõi và kiểm tra để đảm bảo nhà thầu thực hiện thi công gói thầu, dự án đúng yêu cầu về tiến độ, chất lượng theo điều kiện hợp đồng đã ký kết và tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước về quản lý đầu tư xây dựng công trình b Căn cứ vào tình hình thi công thực tế, nếu gói thầu cần thiết phải quyết định điều chỉnh, bổ sung nhà thầu phụ hoặc điều chuyển khối lượng thi công giữa các nhà thầu, Tập đoàn giao nhiệm vụ và ủy quyền cho BQLDA thực hiện:
- Xem xét, chấp thuận đề xuất của nhà thầu về việc bổ sung nhà thầu phụ hoặc điều chuyển khối lượng hợp đồng trong trường hợp khối lượng này giá trị nhỏ hơn 10% giá trị phải tự thực hiện của nhà thầu chính (sau khi trừ phần công việc thuộc trách nhiệm của nhà thầu phụ theo hợp đồng ban đầu đã ký kết).
- Đối với trường hợp khối lượng cần điều chỉnh, bổ sung có giá trị từ 10% đến 40% giá trị phải tự thực hiện của nhà thầu chính (sau khi trừ phần công việc thuộc trách nhiệm của nhà thầu phụ theo hợp đồng ban đầu đã ký kết): BQLDA báo cáo đề xuất việc điều chỉnh, bổ sung nhà thầu phụ; Tập Đoàn ủy quyền cho BQLDA quyết định bổ sung nhà thầu phụ hoặc điều chuyển khối lượng hợp đồng sau khi có văn bản chấp thuận về chủ trương của Tập Đoàn.
- Đối với trường hợp khối lượng cần điều chỉnh, bổ sung có giá trị lớn hơn 40% giá trị nhà thầu chính phải tự thực hiện (sau khi trừ phần công việc thuộc trách nhiệm của nhà thầu phụ theo hợp đồng ban đầu đã ký kết): BQLDA báo cáo đề xuất phương án điều chỉnh bằng cách bổ sung nhà thầu phụ hoặc chấm dứt hợp đồng để lựa chọn nhà thầu thay thế Tập Đoàn ủy quyền cho BQLDA quyết định việc điều chỉnh, bổ sung nhà thầu phụ sau khi có văn bản chấp thuận về chủ trương của Tập Đoàn hoặc giải quyết các thủ tục trình Tập Đoàn quyết định trong trường hợp chấm dứt hợp đồng để lựa chọn nhà thầu thay thế theo quy định hiện hành. c Sau khi quyết định việc bổ sung nhà thầu phụ hoặc điều chuyển khối lượng giữa các nhà thầu, BQLDA thực hiện thủ tục ký bổ sung phụ lục điều chỉnh hợp đồng theo quy định.
4 Thương thảo, hoàn thiện, ký kết hợp đồng và điều chỉnh, bổ sung hợp đồng
- Tập đoàn giao nhiệm vụ và ủy quyền cho BQLDA thương thảo, ký kết hợp đồng với các nhà thầu (tư vấn, cung cấp, xây dựng…) trên cơ sở các quyết định có liên quan của cấp thẩm quyền BQLDA chịu trách nhiệm về nội dung hợp đồng, ký kết hợp đồng với nhà thầu được lựa chọn và thực hiện đúng cam kết trong hợp đồng đã ký kết với nhà thầu.
GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ TĂNG CƯỜNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI CÔNG TY 3.1 Phương hướng phát triển của Công ty trong thời gian tới
Một số giải pháp tăng cường công tác quản lý dự án đầu tư tại công ty
3.2.1.Tăng cường công tác lập dự án.
* Xây dựng quy trình lập dự án hợp lý.
Hiện nay công ty nhận những dự án và thực hiện quy trình như sau: Công ty viết hồ sơ dự án, Ban quản lý dự án xin giấy phép đầu tư và các thủ tục đầu tư tại các cơ quan có thẩm quyền Tổ Kinh tế - Kế hoạch dự báo khả thi dự án gồm báo cáo về phân tích kỹ thuật và dự báo tài chính Sau đó trình Ban giám đốc duyệt kế hoạch và phương thức thực hiện dự án Có thể những dự án nhỏ và vừa thực hiện theo phương thức này hiệu quả nhất định nhưng khi việc đầu tư phát triển ngày càng rộng lớn thì việc lập dự án hợp lý là biện pháp cần thiết Vì vậy để quy trình lập dự án hiệu quả hơn chúng ta cần tuân thủ theo các yêu cầu cơ bản sau:
- Đảm bảo dự án được lập ra phù hợp với quy định của pháp luật, tiêu chuẩn, quy phạm, quy định của các cơ quan quản lý nhà nước, tiêu chuẩn và thông lệ quốc tế.
- Đảm bảo độ tin cậy và mức chuẩn xác cần thiết của các thông số phản ánh các yếu tố kinh tế, kỹ thuật của dự án trong từng giai đoạn nghiên cứu.
- Đánh giá được tính khả thi của dự án trên các phương diện, trên cơ sở đưa ra các phương án, so sánh lựa chọn phương án tốt nhất.
- Các văn bản pháp luật và quy định lien quan trực tiếp tới hoạt động đầu tư: Bao gồm các văn bản luật về đầu tư các Nghị Định của chính phủ Quyết Định của Thủ Tướng Chính Phủ và các văn bản hướng dẫn của các bộ, các ngành liên quan về việc thi hành các luật, Nghị Định của Chính Phủ Các văn bản này thường gồm những văn bản chung cho các hình thức đầu tư như Nghị Định 52/1999/NĐ-CP, Nghị Định 12/2000/NĐ-CP, 07/2003/NĐ-CP về quy chế quản lý đầu tư và xây dựng nói chung; Nghị Định 88/1999/NĐ-CP, Nghị Định66/2000/NĐ-CP về quy chế đấu thầu…và các văn bản áp dụng riêng cho từng hình thức đầu tư như Nghị Định 77/CP về thực hiện dự án BOT có vốn đầu tư nước ngoài, Nghị Định 24/2000/NĐ-CP về các dự án đầu tư trực tiếp của nước ngoài tại Việt Nam, Nghị Định 71/2001/NĐ-CP về ưu đãi về đầu tư xây dựng nhà để bán và cho thuê…
PHÁT HIỆN CƠ HỘI ĐẦU TƯ
NGHIÊN CỨU TIỀN KHẢ THI
Vì vậy ta có một quy trình khác để thực hiện dự án được hiệu quả hơn như sau:
Sơ đồ 3.1 – Quy trình đề xuất để thực hiện dự án
Ban Kinh doanh tiến hành nghiên cứu cơ hội đầu tư nhằm phát hiện những lĩnh vực, những bô phận hoạt động kinh tế xã hội cần và có thể đầu tư trong từng thời kỳ phát triển kinh tế của ngành, vùng, đất nước hoặc của từng loại tài nguyên thiên nhiên của đất nước, từ đó hình thành các dự án sơ bộ. Để phát hiện cơ hội đầu tư cần được xuất phát từ những căn cứ sau:
- Chiến lược phát triển kinh tế vùng, của đất nước hoặc chiến lược phát triển sản xuất, kinh doanh dịch vụ của ngành, của cơ sở, đây là định hướng lâu dài cho sự phát triển.
- Nhu cầu thị trường trong nước và trên thế giới về các mặt hang các hoạt động dịch vụ cụ thể nào đó.
- Hiện trạng sản xuất và cung cấp các mặt hàng và các dịch vụ đó trong nước và trên thế giới còn chổ trống trong một thời gian tương đối dài, ít nhất cũng vượt thời gian thu hồi vốn đầu tư.
- Tiềm năng sẵn có về tài nguyên thiên nhiên, lao động tài chính, quan hệ quốc tế có thể khai thác để có thể chiếm lĩnh được chổ trống trong sản xuất và tiến hành các hoạt động dịch vụ trong nước và thế giới Những lợi thế so sánh so với thị trường nước ngoài, so với các địa phương, các doanh nghiệp khác.
- Những kết quả tài chính, kinh tế - xã hội đạt được nếu thực hiện đầu tư.
Nghiên cứu tiền khả thi bao gồm các vấn đề sau:
- Các bối cảnh chung về kinh tế, pháp luật có ảnh hưởng đến quá trình thực hiện dự án đầu tư và giai đoạn vận hành, khai thác của dự án như: xem xét các điều kiện tự nhiên, nguồn tài nguyên thiên nhiên, nguồn lao động các quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế ngành, vùng liên quan đến dự án, các điều kiện pháp lý…
- Nghiên cứu thị trường: phân tích thị trường, dự báo khả năng thâm nhập thị trường về sản phẩm của dự án.
- Nghiên cứu khía cạnh tổ chức quản lý và nhân sự của dự án: Tổ chức các phòng, ban, số lượng lao động trực tiếp, chi phí đào tạo, tuyển dụng hàng năm…
- Dự báo về tài chính : Dự tính tổng mức vốn đầu tư, nguồn vốn và điều kiện huy động vốn, thời gian hoàn vốn.
- Phải làm rõ được những khía cạnh gây khó khăn cho thực hiện dự án đầu tư và vận hành các kết quả đầu tư Đòi hỏi phải có tổ chức các nghiên cứu chức năng hoặc nghiên cứu hỗ trợ.
Nghiên cứu khả thi: Đây là bước quan trọng trong việc thực hiện thành công của một dự án hay không Gồm các công việc sau:
- Nghiên cứu các vấn đề về thị trường tiêu thụ sản phẩm hoặc tiến hành các dịch vụ của dự án.
- Nghiên cứu khía cạnh kỹ thuật của dự án.
- Nghiên cứu khía cạnh tổ chức quản lý và nhân sự của dự án.
- Dự báo khía cạnh tài chính của dự án.
* Tăng cường chất lượng dự báo tài chính dự án. Đây là công việc trong nghiên cứu khả thi của dự án Nó có vai trò quan trong trong việc hoạt động của dự án sau này Cần có đội ngũ dự báo tài chính chuyên nghiệp và có tầm nhìn.
Công viêc dự báo tài chính bao gồm các công việc:
- Dự báo tổng mức đầu tư và cơ cấu vốn của dự án Gồm các chi phí cố định, vốn lưu động ban đầu, vốn dự phòng bằng các phương pháp tối ưu Ví dụ như phương pháp cộng chi phí, phương pháp định mức vốn…
- Lập báo cáo tài chính cho từng năm ( hoặc từng giai đoạn của dự án), gồm dự tính doanh thu từ hoạt động của dự án, dự tính chi phí sản xuất, dự tính mức lãi lỗ của dự án, bảng dự trù cân đối kế toán của dự án, xác định dòng tiền của dự án Dòng tiền của dự án bao gồm dòng chi phí, dòng lợi ích.
- Các chỉ tiêu dự báo tài chính của dự án Gồm các chỉ tiêu lợi nhuận thuần, thu nhập thuần của dự án, hệ số hoàn vốn, tỷ số lợi ích chi phí, thời gian thu hồi vốn đầu tư, tỷ suất hoàn vốn nội bộ.
- Đánh giá về mặt an toàn về mặt tài chính của dự án Gồm có an toàn về nguồn vốn, khả năng thanh toán ngắn hạn và dài hạn.
3.2.2 Giải pháp về nội dung quản lý dự án đầu tư.
Kiến nghị
3.3.1 Nâng cao kỹ năng quản lý dự án.
Các nhà quản trị dự án hiện nay đánh giá kỹ năng giao tiếp, sự trung thực, liêm chính của cấp dưới ngang bằng nhau và ở vị trí cao nhất trong những năng lực mà họ mong đợi ở nhân viên Kế tiếp đó mới là sự năng động, sáng tạo, siêng năng và khả năng làm việc theo nhóm.
Sở dĩ những tính chất, kỹ năng nêu trên được đánh giá cao như vậy vì nó liên quan chặt chẽ đến công tác quản lý dự án, một loại hàng công việc rất quan trọng mà các doanh nghiệp thường phải thực hiện Dưới đây là những cách giúp ít nhiều cho các nhà quản lý dự án trong công việc:
- Chịu khó nâng cao năng lực lưu trữ kết quả công việc.
- Chú ý ghi chép và rút kinh nghiệm sau mỗi giai đoạn thực hiện công việc.
- Kết hợp chặt chẽ với các đồng nghiệp.
- Luôn đảm bảo tiến độ công việc.
- Thích ứng với những thay đổi
3.3.2 Tăng cường yếu tố Kinh tế trong tất cả các hoạt động quản lý dự án
Tập đoàn Phát triển Đô thị Bảo An là một Tập đoàn hoạt động dưới dạng một chủ đầu tư, hoàn toàn thuần yếu tố Xây dựng Trong tình hình phát triển hiện nay, các Khu đô thị và tòa nhà mọc lên nhiều như nấm, do vậy để có thể cạnh tranh toàn diện trên thị trường, Tập đoàn cần có cái nhìn đúng đắn hơn về các yếu tố Kinh tế khi xây dựng những Khu chung cư, Khu đô thị Khi thị trường đã phát triển dư thừa về số lượng thì điều quyết định doanh thu và sự thành công của hoạt động kinh doanh, đó là sự khác biệt về sản phẩm Một sản phẩm bất động sản có giá trị về mặt xã hội – môi trường sẽ được đánh giá cao hơn và sẽ dễ được chấp nhận trên thị trường Việc lồng ghép yếu tố xã hội – môi trường,chính là đảm bảo tính phát triển - bền vững của một dự án phát triển đô thị.