Më ®Çu 1 Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Më ®Çu Mèi quan hÖ thanh to¸n gi÷a doanh nghiÖp víi ngêi mua, ngêi b¸n, víi ng©n s¸ch ph¶n ¸nh qu¸ tr×nh ho¹t ®éng s¶n xuÊt kinh doanh, thêng xuyªn ph¸t sinh c¸c nghiÖp v[.]
Chuyên đề tốt nghiệp Mở đầu Mối quan hệ toán doanh nghiệp với ngời mua, ngời bán, với ngân sách phản ánh trình hoạt động sản xuất kinh doanh, thờng xuyên phát sinh nghiệp vụ toán Vì vậy, ngời quản lý không quan tâm tới doanh thu, chi phí, lợi nhuận, mà họ phải thờng thờng xuyên nắm bắt tình hình toán Tình hình tài doanh nghiệp phản ánh việc làm ăn có hiệu hay không doanh nghiệp.Phải xem xét tài để tham gia ký kết hợp đồng đủ khả toán đảm bảo an toàn hiệu cho doanh nghiệp.Nghiệp vụ toán xảy trình mua hàng trình tiêu thụ, có liên quan mật thiết với nghiệp vụ quỹ nghiệp vụ tạo vốn Nh vậy, nói nghiệp vụ toán có ý nghĩa vô quan trọng hoạt động doanh nghiệp, góp phần trì tồn phát triển doanh nghiệp Để quản lý cách có hiệu tốt hoạt động doanh nghiệp nói riêng, dù SX-kinh doanh hay dịch vụ kinh tế quốc dân nớc nói chung cần phải sử dụng công cụ khác quản lý khác có kế toán Trong năm gần hòa với trình đổi nên đất nớc, công tác hạch toán kế toán đà có đổi tơng ứng để có phù hợp kịp thời với yêu cầu kinh tế thị trờng, phù hợp với nguyên tắc, chuẩn mực kế toán quốc tế, đồng thời phù hợp với đặc điểm, yêu cầu trình độ quản lý kinh tế nớc ta Sau nhiều lần đợc sửa đổi, đến ngày 01-11-1995 theo định số 1141 TC/QĐ/CĐKT Bộ trởng Bộ tài chính, đà thức ban hành chế độ kế toán DN.Đây bớc đổi đánh dấu thay đổi đánh dấu thay đổi toàn diện, triệt để hệ thống kế toán Việt Nam Sau trình học tập nghiên cứu trờng để trang bị kiến thức đặc biệt sau trình thực tập phòng kế toán công ty cổ phần đầu t phát triển công nghệ EAST-ASIAN, đà chọn đề tài Hch toỏn cỏc nghip v toỏn với người bán, khách hàng Nhà nước với việc tăng cường quản lý tài cơng ty cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Đông Á” Trong đề tài muốn tìm hiểu sâu vỊ c¸c nghiƯp vơ to¸n, so s¸nh thùc tÕ hạch toán công ty với lý thuyết đợc học, với chế độ tài hành Việt Nam đồng thời tìm hiểu thêm hạch toán nghiệp vụ toán theo chế độ kế toán quốc tế Chuyên đề tốt nghiệp Tham vọng đặt thông qua nghiệp vụ toán để có nhìn tổng quát công tác kế toán công ty, điều xuất phát từ đặc điểm tổ chức kế toán công ty ASIAN Tuy nhiên điều kiện không cho phép nên sâu tìm hiểu số nghiệp vụ toán đà nêu tên đề tài Nh chuyên đề thực tập tập chung vào bốn khía cạnh : - Hạch toán nghiệp vụ toán với nhà cung cấp (ngời bán) - Hạch toán nghiệp vụ toán với ngời mua - Hạch toán nghiệp vụ toán với Nhà nớc - Tăng cờng quản lý tài công ty EAST-ASIAN Để thực mục tiêu đặt ra, viết chia làm ba phần : Phần I : Cơ sở lý luận hạch toán nghiệp vụ toán với ng ời bán, khách hàng, nhà nớc doanh nghiệp Phần II : Thực trạng hạch toán nghiệp vụ toán với ngời bán, với khách hàng nhà nớc công ty EAST-ASIAN Phần III : Phơng hớng hoàn thiện hạch toán nghiệp vụ toán với ngời bán, khách hàng nhà nớc công ty EAST-ASIAN phần I Cơ sở lý luận hạch toán nghiệp vụ toán với ngời bán, khách hàng, nhà nớc doanh nghiệp I- Một số vấn đề chung nghiệp vụ toán 1- Khái niệm : Quan hệ toán đợc hiểu mét quan hƯ kinh doanh x¶y doanh nghiƯp có quan hệ mua bán có trao đổi khoản vay nợ tiền vốn cho kinh doanh Mọi quan hệ toán tồn cam kết vay nợ chủ nợ nợ khoản tiền theo điều khoản đà qui định có hiệu lực thời hạn cho vay, nợ Theo nghiệp vụ toán chia làm loại : Một là, nghiệp vụ dùng tiền, vật để giải nghiệp vụ công nợ phát sinh Hai là, nghiệp vụ bù trừ công nợ 2- Đặc điểm nghiệp vụ toán - Các nghiệp vụ toán có liên quan đến nhiều đối tợng Chuyên đề tốt nghiệp - Các nghiệp vụ phát sinh nhiều, thờng xuyên yêu cầu phải theo dõi chi tiết theo đối tợng toán - Việc toán ảnh hởng lớn tới tình hình tài doanh nghiệp nên thờng có quy định chặt chẽ toán, cần có giám sát, quản lý thờng xuyên để quy tắc đợc tôn trọng - Các nghiệp vụ toán phát sinh trình mua vật t, hàng hoá đầu vào trình tiêu thụ Đối với doanh nghiệp kinh doanh thơng mại tham gia vào toàn trình kinh doanh (mua hàng bán hàng) 3- Quan hệ toán với công tác quản lý tài Quan hệ toán liên hệ mật thiết với dòng tiền vào, kỳ kinh doanh, có ảnh hởng lớn tới tình hình tài đơn vị Vì vậy, tổ chức quản lý tốt quan hệ toán có nghĩa làm tốt công tác tài doanh nghiệp Việc đảm bảo cho hoạt động toán đợc thực cách linh hoạt, hợp lý đạt hiệu cao góp phần đảm bảo khả toán cho doanh nghiệp, đồng thời tận dụng đợc nguồn tài trợ vốn khác Do đó, cần phải kiểm soát quan hệ kinh tế Với chức thông tin kiểm tra, hạch toán kế toán giúp cho doanh nghiệp có đợc thông tin cụ thể số nợ, thời gian nợ tình hình toán với đối tợng khoản phải thu, phải trả Hơn nữa, với số liệu kế toán, nhà quản lý biết đợc khả toán khoản phải trả nh khả thu hồi khoản phải thu Từ doanh nghiệp có đối sách thu nợ, trả nợ kịp thời nhằm đảm bảo khoản công nợ đợc toán đầy đủ, góp phần trì phát triển mối quan hệ kinh doanh tốt với bạn hàng, đồng thời nâng cao hiệu quản lý tài doanh nghiệp Bên cạnh khẳng định thêm hạch toán kế toán công cụ quản lý nghịêp vụ toán Bởi vì, khác với số phần hành nh tiền mặt, vật t, hàng hoá - hiƯn h÷u kÐt, kho cđa doanh nghiƯp, tồn nghiệp vụ toán phát sinh đợc biểu chứng từ, sổ sách 4- Phân loại nghiệp vụ toán : Có thể phân loại nghiệp vụ toán theo nhiều tiêu thức khác nh : Căn vào đặc điểm hoạt động toán, nghiệp vụ toán đợc chia làm hai loại : Chuyên đề tốt nghiệp + Thanh toán khoản phải thu + Thanh toán khoản phải trả Theo quan hệ doanh nghiệp : toán bên doanh nghiệp (thanh toán tạm ứng, toán lơng) toán với bên ngoài) toán với bên (thanh toán với nhà cung cấp, với khách hàng) toán với bên ngoài) Theo thời gian : toán thờng xuyên định kỳ Nhng thông thờng ngời ta thờng phân loại nghiệp vụ toán theo đối tợng, theo tiêu thức có nghiƯp vơ to¸n sau : -Thanh to¸n víi ngêi bán -Thanh toán với khách hàng -Thanh toán tạm ứng - Thanh toán với nhà nớc Các nghiệp vụ chấp, ký cợc, ký quỹ Các nghiệp vụ toán khác Trong phạm vi chuyên đề này, trình bày nghiệp vụ toán với ngời bán, với khách hàng với Nhà nớc 5- Một số phơng thøc to¸n phỉ biÕn ë ViƯt Nam hiƯn * Thanh toán tiền mặt Thanh toán tiền mặt bao gồm loại hình toán nh : toán tiền Việt Nam, trái phiếu ngân hàng, ngoại tệ loại loại giấy tờ có giá trị nh tiền Khi nhận đợc vật t, hàng hoá, dịch vụ bên mua xuất tiền mặt quỹ để trả trực tiếp cho ngời bán Hình thức toán thực tế phù hợp loại hình giao dịch với số lợng nhỏ đơn giản, với khoản mua có giá trị lớn việc toán trở nên phức tạp an toàn Thông thờng hình thức đợc áp dụng toán với công nhân viên, với nhà cung cấp nhỏ, lẻ) toán với bên * Thanh toán không dùng tiền mặt Đây hình thức toán đợc thực cách tính chuyển tài khoản toán bù trừ qua đơn vị trung gian ngân hàng Các hình thức thĨ bao gåm : Thanh to¸n b»ng SÐc SÐc chứng từ toán chủ tài khoản lập mẫu in sẵn đặc biệt ngân hàng, yêu cầu ngân hàng tính tiền từ tài khoản trả cho đơn vị đợc hởng có tên séc Đơn vị phát hành séc hoàn toàn chịu trách nhiệm việc sử dụng séc Séc phát hành tài khoản ngân hàng có số d Chuyên ®Ị tèt nghiƯp SÐc to¸n gåm cã sÐc chun khoản, séc bảo chi ,séc tiền mặt séc định mức - Séc chuyển khoản : Dùng để toán mua bán hàng hoá đơn vị địa phơng Séc có tác dụng để toán chuyển khoản giá trị để lĩnh tiền mặt, séc phát hành có giá trị thời hạn quy định - Séc định mức : Là loại séc chuyển khoản nhng đợc ngân hàng đảm bảo chi tổng số tiền định séc Sổ séc định mức dùng để toán địa phơng khác địa phơng Khi phát hành, đơn vị đợc phát hành phạm vi ngân hàng đảm bảo chi Mỗi lần phát hành phải ghi số hạn mức lại vào mặt sau tờ séc Đơn vị bán nhận séc phải kiểm tra hạn mức lại séc - Séc chuyển tiền cầm tay : Là loại séc chuyển khoản cầm tay, đợc ngân hàng đảm bảo toán - Séc bảo chi : Là séc chuyển khoản đợc ngân hàng đảm bảo chi số tiền ghi tờ séc Khi phát hành séc đơn vị phát hành đa đến ngân hàng để đóng dấu đảm bảo chi cho tờ séc Séc dùng để toán chủ yếu đơn vị mua bán vật t, hàng hoá) toán với bên địa phơng nhng cha tín nhiệm lẫn Thanh toán uỷ nhiệm thu Uỷ nhiệm thu hình thức mà chủ tài khoản uỷ nhiệm cho ngân hàng thu hộ số tiền từ khách hàng đối tợng khác Thanh toán uỷ nhiệm chi nhiƯm chi lµ giÊy ủ nhiƯm cđa chđ tài khoản nhờ ngân hàng phục vụ chuyển số tiền định để trả cho nhà cung cấp, nộp ngân sách Nhà nớc ,và số toán khác) toán với bên Thanh toán bù trừ áp dụng điều kiện hai tổ chức có quan hệ mua bán hàng hoá cung ứng dịch vụ lẫn Theo hình thức toán này, định kỳ hai bên phải đối chiếu số tiền đợc toán số tiền phải toán với bù trừ lẫn Các bên tham gia toán cần trả số chênh lệch sau đà bù trừ Việc toán hai bên phải sở thoả thuận lập thành văn để làm ghi sổ theo dâi Thanh to¸n b»ng th tÝn dơng - L/C Chuyên đề tốt nghiệp Theo hình thức mua hàng, bên mua phải lập khoản tín dụng ngân hàng để đảm bảo khả toán tiền hàng cho bên bán Khi giao hàng xong ngân hàng bên mua phải chuyển số tiền phải toán cho ngân hàng bên bán hình thức áp dụng cho đơn vị khác địa phơng, không tín nhiệm lẫn Trong thực tế, hình thức đợc sử dụng toán nội địa nhng lại phát huy tác dụng đợc sử dụng phổ biến toán Quốc tế, với đồng tiền toán chủ yếu ngoại tệ Thanh toán thẻ tín dụng Hình thức đợc sử dụng chủ yếu cho khoản toán nhỏ 6- Yêu cầu quản lý, nguyên tắc nhiệm vụ hạch toán nghiệp vụ toán 6.1 Yêu cầu quản lý nghiệp vụ toán a) Đối với nghiệp vụ toán khoản phải thu : - Nợ phải thu đợc hạch toán chi tiết theo đối tợng phải thu, theo nội dung phải thu ghi chép theo lần toán Đối tợng phải thu khách hàng có quan hệ toán với doanh nghiệp sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, ) toán với bên - Không phản ánh nghiệp vụ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cÊp dich vơ thu tiỊn (tiỊn mỈt, sÐc, hc đà thu qua ngân hàng) - Hạch toán chi tiết, kế toán phải tiến hành phân loại khoản nợ : nợ hạn, nợ khó đòi nợ khả thu hồi để có xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi có biện pháp xử lý khoản nợ phải thu không đòi đợc b) Đối với nghiệp vụ toán khoản phải trả : - Nợ phải trả cho ngời bán, ngời cung cấp dịch vụ cần đợc hạch toán chi tiết đối tợng phải trả Đối tợng phải trả ngời bán, ngời cung cấp, ngời nhËn thÇu vỊ XDCB cã quan hƯ kinh tÕ chđ yếu doanh nghiệp bán vật t, hàng hoá, cung cấp dịch vụ Trong chi tiết đối tợng phải trả, tài khoản phản ánh số tiỊn øng tríc cho ngêi b¸n, ngêi cung cÊp, ngêi nhận thầu XDCB nhng cha nhận hàng hoá, lao vụ - Không phản ánh nghiệp vụ mua vật t, hàng hoá, dich vụ trả tiền (tiền mặt, séc) - Những vật t, hàng hoá, dịch vụ đà nhận, nhập kho nhng cha đến cuối tháng cha có hoá đơn sử dụng giá tạm tính dể ghi sổ phải điều Chuyên đề tốt nghiệp chỉnh giá thực tế nhận đợc hoá đơn thông báo giá thức ngời bán 6.2 Nguyên tắc hạch toán Để theo dõi xác, kịp thời nghiệp vụ toán, kế toán cần quán triệt nguyên tắc sau : - Đối với khoản nợ phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ, cần theo dõi nguyên tệ tài khoản chi tiết quy đổi theo đồng tiền Việt Nam Cuối kỳ phải điều chỉnh số d theo tỷ giá thực tế - Đối với khoản nợ phải trả, phải thu vàng, bạc, đá quí, cần chi tiết theo tiêu giá trị vật Cuối kì điều chỉnh số d theo giá thực tế - Không bù trừ công nợ nhà cung cấp, khách hàng mà phải sổ chi tiết để lấy số liệu lập bảng cân đối kế toán cuối kì - Theo dõi chi tiết khoản nợ phải thu, phải trả theo đối tợng; thờng xuyên tiến hành đối chiếu, kiểm tra, đôn đốc để việc toán đợc kịp thời - Đối với đối tợng có quan hệ giao dịch, mua bán thờng xuyên, có số d nợ lớn định kỳ cuối tháng kế toán cần kiểm tra đối chiếu khoản nợ phát sinh, số đà toán số phải toán, có xác nhận văn 6.3 Nhiệm vụ hạch toán : Công tác kế toán nghiệp vụ toán đòi hỏi phải thực tốt nhiệm vụ sau : - Ghi chép đầy đủ kịp thời hệ thống chứng từ, sổ sách chi tiết tổng hợp phần hành khoản nợ phải thu, phải trả - Thực giám sát chế độ toán công nợ tính chấp hành kỷ luật toán tài chính, tín dụng - Ghi chép phản ánh kịp thời, đầy đủ, xác rõ ràng khoản nợ phải thu, phải trả theo đối tợng phải thu, phải trả theo khoản thời gian toán - Tổng hợp xử lý nhanh thông tin tình hình công nợ hạn, đến hạn, hạn phải thu khó đòi để quản lý tốt công nợ tránh dây da công nợ góp phần nâng cao hiệu tài doanh nghiệp Chuyên đề tốt nghiệp II - Hạch toán nghiệp vụ toán với ngời bán, với khách hàng với nhà nớc 1- Hạch toán nghiệp vụ toán với ngời bán Nghiệp vụ toán với ngời bán thờng xảy quan hệ mua bán vật t, hàng hoá, dịch vụ) toán với bên doanh nghiệp với ngời bán, nghiệp vụ phát sinh doanh nghiệp mua hàng theo phơng thức toán trả chậm trả trớc tiền hàng, nghĩa có quan hệ nợ nần doanh nghiệp ngời bán Khi doanh nghiệp mua chịu phát sinh nợ phải trả, doanh nghiƯp øng tríc sÏ xt hiƯn mét kho¶n phải thu ngời bán 1.1 Nội dung nghiệp vụ toán với ngời bán : - Phản ánh khoản phải trả phát sinh sau mua hàng phải thu ứng trớc tiền mua hàng với nhà cung cấp - Tài khoản không theo dõi nghiệp vụ mua hàng trả tiền trực tiếp thời điểm giao hàng - Khi mua hàng đà nhập, đà nhận hàng nhng cuối kỳ cha nhận đợc chứng từ mua hàng số nợ tạm ghi theo giá tạm tính hàng nhận Khi nhận đợc chứng từ điều chỉnh theo giá thực tế thoả thuận - Phản ánh nghiệp vụ chiết khấu, giảm giá phát sinh đợc ngời bán chấp thuận làm thay đổi số nợ toán Chứng từ sử dụng : - Các chứng từ mua hàng : hợp đồng mua bán, hoá đơn bán hàng (hoặc hoá đơn VAT ) ngời bán lập, biên kiểm nghiệm vật t, sản phẩm, hàng hoá; phiếu nhập kho, biên giao nhËn TSC§ - Chøng tõ øng tríc tiỊn : phiÕu thu (do ngêi b¸n lËp) - C¸c chứng từ toán tiền hàng mua : phiếu chi, giấy báo Nợ, uỷ nhiệm chi ,séc) toán với bên Tuỳ theo quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh trình độ tổ chức quản lý doanh nghiệp mà lựa chọn số lợng, loại chứng từ cho phù hợp Trong trờng hợp doanh nghiệp muốn sử dụng loại chứng từ quy định nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác toán càn có văn cho phép Nhà nớc 1.2 Tài khoản sử dụng : Tài khoản 331 - Phải trả ngời bán Chuyên đề tốt nghiệp Kết cấu TK 331 Tài khoản 331 Phải trả cho ngPhải trả cho ngời bán - Số phải trả ngời bán đà trả - Số nợ phải trả phát sinh mua hàng - Số nợ đợc giảm ngời bán chấp nhận - Trị giá hàng nhận theo số tiền giảm giá, chiết khấu đà ứng - Số nợ đợc giảm hàng mua trả lại ngời - Số nợ tăng tỷ giá ngoại tệ bán tăng - Số tiền ứng trớc cho ngời bán để mua hàng - Xử lý nợ không cã chđ Sè D Nỵ : sè tiỊn øng tríc cho ngời bán Số D Có : số tiền phải trả cho số tiền trả thừa cho ngời bán ngời bán Tài khoản đợc mở chi tiết cho ngời bán 1.3 Phơng pháp hạch toán 1.3.1- Hạch toán chi tiết Việc hạch toán chi tiết đợc thực theo sơ đồ sau : Chứng từ gốc (1) Sổ chi tiết TK 331 (2) Bảng tổng hợp chi tiết TK 331 Căn vào chứng tõ gèc vỊ to¸n víi ngêi b¸n, kÕ to¸n chi tiết ghi vào sổ chi tiết TK 331 đợc mở riêng cho nhà cung cấp Mẫu sổ chi tiết TK 331 đà đợc tài ban hành hớng dẫn cách ghi chép Theo quy định chung, tất khoản phải thu, phải trả có gốc ngoại tệ phải có sổ chi tiết riêng theo đối tợng toán theo loại ngoại tệ Cuối kỳ, kế toán lập bảng tổng hợp chi tiết việc toán ngời bán Bảng tổng hợp để đối chiếu với sổ TK 331 1.3.2 - Hạch toán tổng hợp a) Trờng hợp mua chịu : Mua vật t, TSCĐ : Căn vào chứng từ, hoá đơn, biên giao nhận ) toán với bên kế toán ghi : Nợ TK 152, 153,156 : Nguyên liệu, công cụ, dụng cụ thực nhập (phơng pháp KKTX) Nợ TK 611 : Mua hàng ( phơng pháp KKĐK) Nợ TK 211, 213 : TSCĐ đà đa vào sử dụng Chuyên đề tốt nghiệp Nợ TK 133 : Thuế VAT (VAT ) đợc khấu trừ Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Mua chịu vật t, dịch vụ sử dụng : Nợ TK 627, 641, 642, 241, 142) toán với bên Nợ TK 133 : VAT đợc khấu trừ Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Khi trả nợ cho ngời bán, kế toán ghi : Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Có TK 111 : Trả tiền mặt Có TK 112 : Trả tiền gửi Ngân hàng Có TK 311, 341 : Trả tiền vay Khi đợc nhà cung cấp chiết khấu, giảm giá chấp nhận giảm nợ nhận nợ với doanh nghiệp, kế toán ghi : Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Có TK 152, 153 : Phơng pháp KKTX Có TK 611 : Phơng pháp KKĐK Có TK 711 : số tiền chiết khấu toán đợc hởng Khi trả lại vật t cho ngời bán đợc ngời bán xoá nợ ghi nhận nợ với doanh nghiệp, kế toán ghi : Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Có TK 152, 153 : Phơng pháp KKTX Có TK 611 : Phơng pháp KKĐK Có TK 133 : VAT đợc khấu trừ b) Trờng hợp ứng trớc tiền mua hàng Khi ứng tiền cho ngời bán để mua hàng : Nợ TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Có TK 111, 112 Khi nhËn hµng mua theo sè tiỊn øng trớc : Nợ TK 152, 153, 156) toán với bên ngoàinhập hàng theo phơng pháp KKTX Nợ TK 611 : nhập hàng theo phơng pháp KKĐK Nợ TK 211, 213 : mua TSCĐ Nợ TK 133 : VAT theo phơng pháp khấu trừ Có TK 331 : Phải trả nhà cung cấp Thanh toán chênh lệch giá trị hàng nhập với số tiền ứng trớc : + Nếu ứng trớc < trị giá hàng mua đà nhập doanh nghiệp trả số tiền thiếu :