Phần I Những vấn đề lý luận về kế toán tái sản cố định 1 LỜI MỞ ĐẦU Trong thời kỳ hiện nay, công tác kế toán luôn được chú trọng ở tất cả các doanh nghiệp vì tầm quan trọng của nó Chức năng của kế toá[.]
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
TSCĐ và vai trò, vị trí, đặc điểm và yêu cầu quản lý của TSCĐ trong quá trình sản xuất kinh doanh
Theo quan điểm của nhiều nhà kinh tế học đều khẳng định tiêu thức nhận biết TSCĐ trong mọi quá trình sản xuất và việc xếp loại tài sản nào là TSCĐ dựa vào 2 chỉ tiêu đó là:
- Tài sản có giá trị lớn: Từ 10 triệu trở lên
- Tài sản có thời gian sử dụng lâu dài: Trên 1 năm
Hai chỉ tiêu này do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền quy định và nó phụ thuộc vào từng quốc gia khác nhau Tuy nhiên, sự quy định khác nhau đó thường chỉ về mặt giá trị, còn về thời gian sử dụng thì tương đối giống nhau Đặc biệt là các quy định này không phải là bất biến, mà nó có thể thay đổi để phù hợp với giá trị thị trường và các yếu tố khác. Đặc điểm TSCĐ
Một đặc điểm quan trọng của TSCĐ là khi tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh nó bị hao mòn dần và giá trị hao mòn đó được dịch chuyển vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ Khác với công cụ lao động nhỏ, TSCĐ tham gia nhiều kỳ kinh doanh, nhưng vẫn giữ nguyên hình thái vật chất ban đầu cho đến lúc hư hỏng.
Tuy nhiên, ta cần lưu ý một điểm quan trọng đó là, chỉ có những tài sản vật chất được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc lưu thông hàng hoá dịch vụ thoả mãn 2 tiêu chuẩn trên, mới được gọi là TSCĐ Điểm này giúp ta phân biệt giữaTSCĐ và hàng hoá Ví dụ máy vi tính sẽ là hàng hoá hay thay vì thuộc loạiTSCĐ văn phòng, nếu doanh nghiệp mua máy đó để bán Nhưng nếu doanh nghiệp đó sử dụng máy vi tính cho hoạt động của doanh nghiệp thì máy vi tính đó là TSCĐ.
Tài sản cố định cũng phân biệt với đầu tư dài hạn, cho dù cả hai loại này đều được duy trì quá một kỳ kế toán Nhưng đầu tư dài hạn không phải được dùng cho hoạt động kinh doanh chính của doanh nghiệp Ví dụ như đất đai được duy trì để mở rộng sản xuất trong tương lai, được xếp vào loại đầu tư dài hạn.Ngược lại đất đai mà trên đó xây dựng nhà xưởng của doanh nghiệp thì nó lại làTSCĐ.
Phân loại và đánh giá TSCĐ
Theo hình thái biểu hiện
Tài sản cố định được phân thành TSCĐ vô hình và TSCĐ hữu hình.
* Tài sản cố định hữu hình
- Nhà cửa vật kiến trúc
- Thiết bị phương tiện vận tải truyền dẫn
- Thiết bị dụng cụ dùng cho quản lý
- Cây lâu năm, súc vật làm việc cho sản phẩm
- Tài sản cố định phúc lợi
- Tài sản cố định hữu hình khác
* Tài sản cố định vô hình
- Chi phí thành lập, chuẩn bị sản xuất
- Bằng phát minh sáng chế
- Chi phí nghiên cứu phát triển
- Quyền đặc nhượng (hay quyền khai thác)
Theo tiêu thức này TSCĐ được phân thành TSCĐ tự có và TSCĐ thuê ngoài
* TSCĐ đi thuê lại được phân thành:
Theo nguồn hình thành Đứng trên phương diện này TSCĐ được chia thành:
- TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn được ngân sách cấp hay cấp trên cấp.
- TSCĐ mua sắm, xây dựng bằng nguồn vốn tự bổ sung của doanh nghiệp (quỹ phát triển sản xuất, quỹ phúc lợi ).
- TSCĐ nhận góp vốn liên doanh.
Theo công dụng và tình hình sử dụng
- TSCĐ dùng trong sản xuất kinh doanh
- TSCĐ dùng trong mục đích phúc lợi, sự nghiệp, an ninh quốc phòng
- TSCĐ bảo quản, giữ hộ nhà nước
2.2 Đánh giá TSCĐ Đánh giá TSCĐ là 1 hoạt động thiết yếu trong mối doanh nghiệp thông qua hoạt động này, người ta xác định được giá trị ghi sổ của TSCĐ TSCĐ được đánh giá lần đầu và có thể được đánh giá lại trong quá trình sử dụng (doanh nghiệp chỉ đánh giá lại TS khi có quyết định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền hay dùng tài sản để liên doanh, góp vốn cổ phần, tiến hành thực hiện cổ phần hoá, đa dạng hoá hình thức sở hữu doanh nghiệp) Thông qua đánh giá TSCĐ, sẽ cung cấp thông tin tổng hợp về TSCĐ và đánh giá quy mô của doanh nghiệp.
TSCĐ được đánh giá theo nguyên giá, giá trị hao mòn và giá trị còn lại.
Nhiệm vụ của kế toán TSCĐ
Hạch toán nói chung và hạch toán TSCĐ nói riêng là một nhu cầu khách quan của bản thân quá trình sản xuất cũng như của xã hội Ngày nay khi mà quy mô sản xuất ngày càng lớn, trình độ xã hội hoá và sức phát triển sản xuất ngày càng cao, thì hạch toán nói chung và hạch toán TSCĐ nói riêng không ngừng được tăng cường và hoàn thiện Nó đã trở thành một công cụ để lãnh đạo nền kinh tế và phục vụ các nhu cầu của con người.
Thông qua hạch toán TSCĐ sẽ thường xuyên trao đổi, nắm chắc tình hình tăng giảm TSCĐ về số lượng và giá trị, tình hình sử dụng và hao mòn TSCĐ, từ đó đưa ra phương thức quản lý và sử dụng hợp lý công suất của TSCĐ, góp phần phát triển sản xuất, thu hồi nhanh vốn đầu tư để tái sản xuất và tạo sức cạnh tranh của doanh nghiệp trên thương trường,.
Nội dung tổ chức công tác kế toán TSCĐ trong DNSX
4.1 Chứng từ và tài khoản sử dụng
TSCĐ trong doanh nghiệp biến động chủ yếu nhằm đáp ứng nhu cầu sản xuất trong doanh nghiệp TSCĐ trong doanh nghiệp biến động do nhiều nguyên nhân, nhưng trong bất kỳ trường hợp nào đều phải có chứng từ hợp lý, hợp lệ chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh và hoàn thành hệ thống chứng từ này gồm:
- Biên bản giao nhận TSCĐ (Mẫu số 01 - TSCĐ): Biên bản này nhằm xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành xây dựng, mua sắm được biếu, tặng, viện trợ, góp vốn liên doanh Đưa vào sử dụng tại đơn vị hoặc tài sản của đơn vị bàn giao cho đơn vị khác theo lệnh của cấp trên, theo hợp đồng liên doanh
- Biên bản đánh giá lại TSCĐ (Mẫu số 05 - TSCĐ): Xác nhận việc đánh giá lại TSCĐ và làm căn cứ để ghi sổ kế toán và các tài liệu có liên quan số chênh lệch (tăng giảm) do đánh giá lại TSCĐ Biên bản này được lập thành 2 bản, một bản lưu tại phòng kế toán, một bản lưu tại phòng hồ sơ kỹ thuật của TSCĐ.
- Biên bản giao nhận TSCĐ sửa chữa lớn hoàn thành (Mẫu số 04 - TSCĐ): Đây là biên bản xác nhận việc giao nhận TSCĐ sau khi hoàn thành việc sửa chữa lớn giữa bên có TSCĐ sửa chưã và bên thực hiện việc sửa chữa và là căn cứ ghi sổ kế toán và thanh toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ Biên bản giao nhận này lập thành 2 bản hai bên giao nhận cùng ký và mỗi bên giữ 1 bản, sau đó chuyển cho kế toán trưởng của đơn vị ký duyệt và lưu tại phòng kế toán.
- Biên bản thanh lý TSCĐ (Mẫu số 03 - TSCĐ): Xác nhận việc thanh lý TSCĐ và làm căn cứ để ghi giảm TSCĐ trên sổ kế toán Biên bản thanh lý phải do Ban thanh lý TSCĐ lập và có đầy đủ chữ ký, ghi rõ họ tên của trưởng ban thanh lý, kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị.
Ngoài các chứng từ trên doanh nghiệp còn sử dụng thêm một số chứng từ khác như: hoá đơn, hợp đồng liên doanh, quyết định cấp TSCĐ, các chứng từ thanh toán Bên cạnh việc sử dụng chứng từ để chứng minh cho nghiệp vụ kinh tế phát sinh, quản lý TSCĐ còn dựa trên cơ sở các hồ sơ gồm:
- Hồ sơ kỹ thuật: Theo dõi các chỉ tiêu kỹ thuật của TSCĐ, hồ sơ này do phòng kỹ thuật quản lý.
- Hồ sơ kinh tế gồm: Hợp đồng kinh tế khi mua sắm, lắp đặt, xây dựng hoặc hợp đồng liên doanh, quyết định cấp TSCĐ, quyết định giao nhận vốn.
+ Hoá đơn GTGT, hoá đơn bán hàng.
+ Biên bản nghiệm thu về kỹ thuật của TSCĐ.
+ Biên bản giao nhận TSCĐ.
+ Các chứng từ thanh toán khác nếu mua sắm TSCĐ.
* TK 211 “Tài sản cố định hữu hình”:
Tài khoản 211 được chi tiết đến các tài khoản cấp hai sau:
TK 2112: Nhà cửa vật kiến trúc
TK 2113: Máy móc thiết bị
TK 2114: Phương tiện vận tải truyền dẫn
TK 2115: Thiết bị dụng cụ quản lý
TK 2116: Cây lâu năm, súc vật làm việc và cho sản phẩm.
TK 2118: TSCĐ hữu hình khác.
* TK 212 “Tài sản cố định thuê tài chính”:
* Tài khoản 213 “Tài sản cố định vô hình”:
Tài khoản 213 có các tài khoản cấp 2 như sau:
TK 2131: Quyền sử dụng đất
TK 2132: Chi phí thành lập doanh nghiệp
TK 2133: Bằng phát minh sáng chế
TK 2134: Chi phí nghiên cứu phát triển
TK 2138: TSCĐ vô hình khác
* Tài khoản 214 “Hao mòn TSCĐ”:
Tài khoản 214 có 3 tài khoản cấp 2 như sau:
TK 2141: Hao mòn TSCĐ hữu hình
TK 2142: Hao mòn TSCĐ đi thuê
TK 2143: Hao mòn TSCĐ vô hình
4.2 Phương pháp hạch toán chi tiết
Các bước tiến hành hạch toán chi tiết TSCĐ được tóm tắt như sau:
- Đánh số hiệu cho TSCĐ.
- Lập thẻ TSCĐ hoặc vào sổ chi tiết TSCĐ theo từng đối tượng TSCĐ.
Thẻ TSCĐ được lập dựa trên cơ sở hồ sơ kế toán TSCĐ Thẻ này nhằm mục đích theo dõi chi tiết từng TSCĐ của doanh nghiệp , tình hình thay đổi nguyên giá và giá trị hao mòn đã trích hàng năm của từng TSCĐ Có thể ví thẻ TSCĐ như là 1 bản lý lịch theo dõi toàn bộ vòng đời của TSCĐ từ khi được hình thành đưa vào sử dụng cho đến khi rời chuyển khỏi doanh nghiệp.
Ngoài ra kế toán cũng theo dõi TSCĐ trên sổ chi tiết TSCĐ, mỗi một sổ hay một số trang sổ được mở, theo dõi một loại TSCĐ, sổ chi tiết này là căn cứ để lập bảng tổng hợp chi tiết và phải cung cấp được các thông tin cho người quản lý về tên, đặc điểm, tỷ lệ khấu hao 1 năm, số khấu hao TSCĐ tính đến thời điểm ghi giảm TSCĐ, lý do giảm TSCĐ Song song với việc hạch toán chi tiết TSCĐ, kế toán tiến hành hạch toán tổng hợp TSCĐ để đảm bảo tính chặt chẽ, chính xác trong hoạt động quản lý TSCĐ và tính thống nhất trong hạch toán.
4.3 Phương pháp hạch toán tổng hợp TSCĐ
Hạch toán tăng TSCĐ hữu hình
TSCĐ hữu hình của doanh nghiệp tăng do rất nhiều nguyên nhân như tăng do mua sắm, xây dựng, cấp phát kế toán cần căn cứ vào từng trường hợp cụ thể để ghi sổ cho phù hợp Đối với các doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp khấu trừ, các nghiệp vụ tăng TSCĐ được hạch toán như sau: (với doanh nghiệp tính thuế VAT theo phương pháp trực tiếp, cách hạch toán tương tự, chỉ
Nguyên giá tài sản cố định tăng trong kỳ
Thanh toán ngay (kể cả phí tổn mới)
TK 1332 Thuế VAT được khấu trừ
Trả tiền cho người bán Phải trả người bán
Nhận cấp phát, tặng thưởng liên doanh
TK 414, 431, 441 Đầu tư bằng vốn chủ sở hữu
Các trường hợp tăng khác (nhận lại vốn góp liên doanh, đánh giá tăng ) khác số thuế VAT đầu vào không tách riêng mà hạch toán vào nguyên giá TSCĐ).
Sơ đồ hạch toán tổng quát tăng TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình do mua sắm, do XDCB bàn giao
Hạch toán giảm TSCĐ hữu hình
Tài sản cố định hữu hình của doanh nghiệp giảm do nhiều nguyên nhân khác nhau, trong đó chủ yếu do nhượng bán, thanh lý Tuỳ theo từng trường hợp cụ thể, kế toán sẽ phản ánh vào sổ sách cho phù hợp.
Nguyên giá tài sản cố định giảm do nhượng bán, thanh lý
TK214 Giá trị hao mòn
TK811 Giá trị còn lại
Các chi phí liên quan đến nhượng bán, thanh lý
Các khoản thu liên quan đến nhượng bán, thanh lý
Sơ đồ hạch toán giảm TSCĐ hữu hình, TSCĐ vô hình do nhượng bán thanh lý
Hạch toán khấu hao TSCĐ
- Định kỳ (tháng, quý ) tính khấu hao TSCĐ và phân bổ vào chí phí sản xuất kinh doanh.
Nợ TK 627 (6274): KH TSCĐ sử dụng PX, bộ phận SX.
Nợ TK 641 (6414): KH TSCĐ dùng cho bán hàng.
Nợ TK 642 (6424): KH TSCĐ dùng cho QLDN.
Có TK 214: Tổng số khấu hao phải trích. Đồng thời, ghi nhận số khấu hao cơ bản đã trích vào tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán: Nợ TK 009.
- Số khấu hao phải nộp cho ngân sách hoặc cấp trên (Nếu có).
Nợ TK 411: Nếu không được hoàn lại
Nợ TK1368: Nếu được hoàn lại
Có TK 336: Số phải nộp cấp trên Đồng thời ghi đơn vào bên có TK 009
+ Nếu đơn vị khác vay vốn khấu hao
Có TK 111, 112. Đồng thời ghi đơn vào bên có TK 009.
- Nhận TSCĐ đã sử dụng do điều chuyển trong nội bộ tổng công ty
- Trường hợp khấu hao hết với TSCĐ vô hình (ghi theo nguyên giá).
- Trường hợp TSCĐ chưa khấu hao hết nhưng phải nhượng bán hoặc thanh lý, phần giá trị còn lại chưa thu hồi phải được tính vào chi phí bất thường.
Nợ TK 214 (2141, 2143): Giá trị hao mòn
Nợ TK 811: Giá trị còn lại
Có TK liên quan (211, 213): Nguyên giá Với TSCĐ đi thuê tài chính , khi hết hạn thuê phải trả mà chưa trích đủ khấu hao thì giá trị còn lại của TSCĐ thuê ngoài phải tính vào chi phí chờ phân bổ (Nếu giá trị còn lại lớn) hoặc phân bổ hết vào chi phí kinh doanh trong kỳ (Nếu giá trị còn lại nhỏ):
Nợ TK 214 (2142): Giá trị hao mòn
Nợ TK 142: Giá trị còn lại
Có TK 212: Nguyên giá TSCĐ thuê tài chính
- Các nghiệp vụ giảm TSCĐ thì đồng thời với việc giảm nguyên giá TSCĐ phải phản ảnh giảm giá bị hao mòn của TSCĐ.
Hạch toán sửa chữa TSCĐ
* Trường hợp sửa chữa thường xuyên. Đây là hình thức sửa chữa có tính chất bảo quản, bảo dưỡng thường xuyên TSCĐ, kỹ thuật sửa chữa đơn giản, thời gian sửa chữa diễn ra ngắn và chi phí sửa chữa phát sinh thường chiếm tỷ trọng nhỏ trong tổng chi phí của doanh nghiệp.
Do đó chi phí phát sinh đến đâu được tập hợp trực tiếp vào chi phí kinh doanh đến đó.
- Nếu việc sữa chữa do doanh nghiệp tự làm, chi phí sữa chữa được tập hợp như sau:
Nợ các TK liên quan (627, 641, 642 )
Có các TK chi phí (111,112, 152, 214, 334, 338 )
Nợ các TK liên quan (627, 641,642 )
Nợ TK 133 (1331): Thuế VAT được khấu trừ
Có TK chi phí ( 111, 112, 331): Tổng số tiền phải trả
* Trường hợp sửa chữa lớn, mang tính phục hồi hoặc nâng cấp.
- Tập hợp chi phí sửa chữa
Khi hoàn thành công trình sửa chữa, bàn giao, phản ánh số tiền phải trả theo hợp đồng cho người nhận thầu sửa chữa lớn:
Nợ TK 133: Thuế VAT được khấu trừ
Nợ TK 214 (2143): Chi phí sửa chữa thực tế
Có TK 331: Tổng số tiền phải trả theo hợp đồng Trường hợp ứng trước tiền công hoặc thanh toán cho người nhận thầu sửa chữa lớn TSCĐ :
Có TK liên quan ( 111, 112, 311 ) + Nếu do doanh nghiệp tự làm:
Tập hợp chi phí sửa chữa thực tế chi ra theo từng công trình;
Có các TK chi phí (111, 112, 152, 214, 334, 338 )
- Kết chuyển giá thành công trình sửa chữa khi hoàn thành.
Tuỳ theo quy mô, tính chất, thời gian và mục đích sửa chữa, sau khi công việc sửa chữa hoàn thành, TSCĐ được phục hồi năng lực hoạt động hay tăng năng lực và kéo dài tuổi thọ, kế toán sẽ kết chuyển toàn bộ chi phí sửa chữa vào các tài khoản thích hợp.
+ Trường hợp sửa chữa nâng cấp, kéo dài tuổi thọ:
Nợ TK 211: Nguyên giá (Giá thành sửa chữa thực tế)
Có TK 2413: Giá thành thực tế công tác sửa chữa + Trường hợp sửa chữa mang tính phục hồi, tiến hành theo kế hoạch: Kết chuyển vào chi phí phải trả:
Nợ TK 335: Giá thành thực tế công tác sửa chữa
Có TK 2413: Giá thành thực tế công tác sửa chữa + Trường hợp sửa chữa mang tính phục hồi, tiến hành ngoài kế hoạch: Giá thành sửa chữa được kết chuyển vào chi phí trả trước.
Nợ TK 142 (1421): Giá thành thực tế công tác sửa chữa
Có TK 2413: Giá thành thực tế công tác sửa chữa
THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TÀI SẢN CỐ ĐỊNH TẠI CÔNG
Đặc điểm tình hình chung của công ty TNHH thương mại và dịch vụ Hà Nội
1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Hà Nội, trụ sở chính đặt tại 100C1/34A Trần Phú, Ba Đình, Hà Nội, là một doanh nghiệp ngoài quốc doanh. Công ty tiến hành hoạt động kinh doanh theo pháp luật nhà nước CHXHCN Việt Nam Công ty là một đơn vị hạch toán kinh tế độc lập, có tư cách pháp nhân, mở tài khoản tiền gửi và tiền vay tại ngân hàng công thương, ngân hàng ngoại thương Việt Nam (EXIMBANK) Công ty được phép sử dụng con dấu riêng, được phân cấp quản lý cán bộ và áp dụng các hình thức trả lương theo chế độ chính sách quy định
Về thực chất, Công ty là một đơn vị kinh doanh thương mại là chủ yếu, hoạt động trong lĩnh vực lưu thông hàng hoá, cung cấp các loại vật tư thiết bị, dụng cụ về ngành điện Tuy nhiên trong nguồn hàng vật tư cung cấp tỷ trọng hàng nhập rất nhiều so với hàng thu mua trong nước vì thế Công ty xác định không được ỷ lại vào hàng nhập mà phải tổ chức tốt việc thu mua trong nước, xem nó như một nhiệm vụ chiến lược của mình Một mặt tích cực củng cố duy trì những mặt hàng truyền thống mặt khác rất coi trọng việc phát triển các mặt hàng mới.
Với phương châm như vậy nên trong suốt những năm qua công ty luôn được khách hàng đánh giá là một đơn vị làm tốt công tác cung ứng vật tư, không cửa quyền, không gây những khó khăn cho khách hàng.
Tuy nhiên trong năm đầu thành lập cũng như tất cả các đơn vị kinh tế khác, công ty đã vấp phải không ít những khó khăn từ nhiều phía nhưng đứng trước những đòi hỏi cấp bách về sự sống còn của công ty, những người lãnh đạo và toàn thể cán bộ công nhân viên đã tìm được con đường đi cho mình.Với phương châm" Thương mại phải gắn liền với sản xuất và phải đi lên bằng chính đôi chân của mình", công ty đã khẳng định mình với mô hình kinh doanh"phát triển chuyên doanh theo hướng đa dạng hoá mặt hàng" đồng thời đẩy mạnh việc thay đổi cơ cấu kinh doanh thương mại thuần tuý sang sản xuất và kinh doanh thương mại, cải tiến phương thức kinh doanh, mở rộng mạng lưới kinh doanh, đặc biệt quan tâm đến việc tổ chức bán hàng nhằm đáp ứng đòi hỏi của thị trường và đáp ứng mọi nhu cầu của xã hội.
Tình hình hoạt động của công ty trong 2 năm 2009, 2010
Bảng 1: Tình hình hoạt động của công ty năm 2009, 2010
Chỉ tiêu Đơn vị tính
4 Tổng vốn lưu động Đồng 3,089,797,73
5 Tổng vốn cố định Đồng 3.511.601.69
6 Số lao động sử dụng Ngườ 121 121 0 0
7.Thu nhập bình quân Đồng 2.525.000 2.723.000 198.000 7.84
Qua bảng trên ta thấy năm 2010 doanh thu có tăng so với năm 2009 là 79.0971.693đ tương ứng 10.81%, nhưng lợi nhuận của công ty giảm 93.341.213đ, tương ứng 39.23% Vốn lưu động và vốn cố định năm 2010 đều tăng so với năm 2009, số lượng lao động vẫn giữ nguyên, thu nhập bình quân trên đầu người năm 2010 tăng 198.000đ so với năm 2009 tương ứng 7.84%
2 Chức năng, nhiệm vụ của công ty
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Hà Nội được thành lập để thực hiện các hoạt động kinh doanh các mặt hàng vật liệu điện, dụng cụ cơ khí, vật tư thiết bị có liên quan để phục vụ nhu cầu toàn nền kinh tế.
Thực hiện đúng các chế độ, chính sách pháp luật cuả Nhà nước có liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty
Thực hiện nghiêm chỉnh các hợp đồng kinh tế, hợp đồng ngoại thương
Xây dựng, tổ chức và thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty theo quy định hiện hành
Khai thác, sử dụng có hiệu quả các nguồn vốn và tự tạo ra nguồn vốn đảm bảo tự trang trải và đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của công ty, phục vụ phát triển kinh tế
Nghiên cứu khả năng sản xuất, nhu cầu thị trường trong nước và quốc tế nâng cao chất lượng hàng hoá đáp ứng nhu cầu tiêu dùng sản xuất trong nước và xuất khẩu
Quản lý chỉ đạo các đơn vị trực thuộc theo quy định hiện hành
3.Đặc điểm về tổ chức sản xuất kinh doanh và tổ chức quản lý của công ty
- Các mặt hàng kinh doanh của công ty bao gồm: a) Ngành hàng vật liệu điện
Nhóm vật liệu truyền dẫn và truyền tải điện
Nhóm thiết bị chiếu sáng
Nhóm thiết bị đo đếm
Vật liệu cách điện và cách nhiệt
Quạt và phụ kiện quạt b) Ngành hàng dụng cụ cơ khí:
Nhóm cắt gọt kim loại
Nhóm thiết bị vật liệu cắt gỗ
Nhóm kiểm đo cơ khí
Nhóm vật liệu hàn nấu
Nhóm dụng cụ cầm tay
Nhóm cao su và sản phẩm cao su
Nhóm thiết bị xếp dỡ c) Nhóm ngành hàng khác
Nhóm vật liệu xây dựng
Nhóm thiết bị phụ tùng
Nhóm nông - lâm- ngư nghiệp
- Tình hình kinh doanh của công ty:
Công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại nên quá trình tổ chức kinh doanh của công ty là quá trình thực hiện các giao dịch mua bán hàng hóa trên thị trường Quá trình mua bán đó tuân theo các quy luật trên thị trường
Doanh nghiêp thương mại là doanh nghiệp chuyên làm nhiêm vụ lưu thông hàng hoá, vừa là người mua hàng, vừa là người bán hàng Để thực hiện tốt và có hiệu quả nhiêm vụ của một doanh nghiệp thương mại là phải tổ chức một bộ máy quản lý trên cơ sở hiệu quả và tíêt kiệm nhất.
- Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Hà Nội là một đơn vị hoạch toán độc lập Do đó công ty đã tổ chức một bộ máy quản lý trên cơ sở tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh tế thúc đẩy kinh doanh phát triển tạo điều kiên cho DN tồn tại.
Sơ đồ 1: Bộ máy quản lý của Công ty Công ty TNHH thương mại và dịch vụ
Chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
P.GĐ tổ chức hành chính
Giám đốc có nhiệm vụ điều hành trực tiếp mọi hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty Giám đốc quản lý trực tiếp phòng tài chính kế toán và mạng lưới kinh doanh Dưới giám đốc là một phó giám đốc phụ trách kinh doanh quản lý trực tiếp phòng kinh doanh thị trường Một phó giám đốc phụ trách tài chính hành chính, quản lý trực tiếp phòng tổ chức hành chính.
- Phòng kế toán tài vụ
- Quản lý hành chính, Quản lý tài chính, kế toán của công ty
- Chịu trách nhiệm chính trước Giám đốc công ty về các vấn đề có liên quan tới chế độ, chính sách, thanh quyết toán, thu chi trong công ty và tiến độ thanh toán các hợp đồng kinh tế.
- Là người giúp Giám đốc về lĩnh vực tài chính, duy trì hoạt động của công ty ngày càng phát triển.
- Phòng kinh doanh thị trường
- Chịu trách nhiệm trước ban giám đốc về việc triển khai giám sát cụ thể các phương án hoạt động kinh doanh của phòng.
- Điều hành, chỉ đạo và giám sát các hoạt động của CBCNV trong phòng mình quản lý để hoàn thành nhiệm vụ chuyên môn Làm tốt công tác tổ chức trong phòng; nâng cao kỷ luật để sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao.
- Là bộ phận bán hàng, trực tiếp giao dich với khách hàng giám sát quá trình thực hiện các HĐ
Ba cửa hàng là nơi thực hiện các nghiệp vụ bán hàng phản ánh kịp thời về phòng kinh doanh thị trường và nhu cầu hàng hoá bán ra.Thực hiện các kế hoạch kinh doanh công tác tổ chức các phòng ban liên quan đảm bảo các chế độ lương thưởng và quyền lợi khác cho nhân viên.
Kế toán thuế kế toán lương
4 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán của công ty
- Cơ cấu bộ máy kế toán và chức năng của từng bộ phận
Sau đây là sơ đồ bộ máy kế toán tại công ty:
Sơ đồ 2: Sơ đồ bộ máy kế toán
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận trong phòng kế toán
Thực tế công tác kế toán TSCĐ tại công ty TNHH thương mại và dịch vụ Hà Nội
1 Tình hình công tác quản lý TSCĐ
Tài sản cố định của Công ty bao gồm nhiều loại khác nhau cùng tham gia vào quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh Để có thể quản lý tốt tài sản cố định đòi hỏi Công ty phải thực hiện phân loại một cách hợp lý.
* Phân loại tài sản cố định hữu hình theo kết cấu
Tài sản cố định hữu hình của Công ty chủ được phân loại theo các nhóm sau đây:
- Nhà cửa vật kiến trúc
- Phương tiện vận tải truyền dẫn
- Thiết bị dụng cụ quản lý
- Tài sản cố định khác
Tài sản cố định sử dụng tại Công ty phần lớn là các loại phương tiện vận tải chiếm tỷ trọng lớn trong tổng giá trị tài sản của Công ty.
Việc phân loại tài sản cố định theo tiêu thức này rất thuận lợi cho công tác quản lý tài sản cố định và trích khấu hao TSCĐ phân bổ cho các đối tượng sử dụng Ngoài ra đây cũng là cơ sở để kế toán lập các sổ chi tiết TSCĐ và xác định tỷ lệ khấu hao áp dụng cho các nhóm TSCĐ.
* Công tác quản lý và sử dụng TSCĐ
Mỗi TSCĐ trước khi đưa vào sử dụng đều được quản lý theo các bộ hồ sơ (do phòng tổ chức hành chính quản lý) và hồ sơ kế toán do phòng (kế toán tài chính quản lý), Hàng năm công ty thực hiện kiểm kê TSCĐHH Việc kiểm kê được thể hiện qua bảng kiểm kê TSCĐHH
* Đặc điểm của TSCĐ hữu hình của công ty
Về mặt hiện vật: Tham gia vào nhiều chu kỳ SXKD và vẫn giữ nguyên được hình thái vật chất ban đầu cho đến khi hư hỏng phải loại bỏ.
Về mặt giá trị: Tài sản cố định được biểu hiện dưới hai hình thái:
Một bộ phận giá trị tồn tại dưới hình thái ban đầu gắn với hiện vật TSCĐ.
Một bộ phận giá trị tài sản cố định chuyển vào sản phẩm và bộ phận này sẽ chuyển hoá thành tiền khi bán được sản phẩm.
Khi tham gia vào quá trình SX, nhìn chung TSCĐ không bị thay đổi hình thái hiện vật nhưng tính năng công suất giảm dần tức là nó bị hao mòn và cùng với sự giảm dần về giá trị sử dụng thì giá trị của nó cũng giảm đi Bộ phận giá trị hao mòn đó chuyển vào giá trị sản phẩm mà nó SX ra và gọi là trích khấu hao cơ bản TSCĐ là một hàng hoá như một hàng hoá thông thường khác, thông qua mua bán trao đổi, nó có thể chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng từ chủ thể này sang chủ thể khác trên thị trường tư liệu SX.
Do có kết cấu phức tạp gồm nhiều bộ phận với mức độ hao mòn không đồng đều nên trong quá trình sử dụng TSCĐ có thể bị hư hỏng từng bộ phận.
* Tình hình tăng, giảm tài sản cố định của Công ty Công ty
Tình hình tăng, giảm TSCĐHH của công ty trong một số trường chủ yếu sau:
Trong trường hợp tăng TSCĐHH do mua sắm
Trong trường hợp TSCĐHH tăng do Xây dựng cơ bản hoàn thành bàn giao. Khi xét thấy tài sản cố định đã khấu hao hết, tài sản cố định không còn giá trị sử dụng hoặc sử dụng không còn hiệu quả và cần thiết phải thanh lý để thu hồi nguồn vốn Thì công ty tiến hành thanh lý TSCĐHH làm giảm TSCĐHH của công ty
2 Thủ tục quản lý tăng, giảm TSCĐ và chứng từ kế toán
- Biên bản giao nhận TSCĐ Chứng từ này được công ty sử dụng khi mua ngoài, nhận vốn góp, xây dựng cơ bản hoàn thành, nhận lại vốn góp liên doanh, được biếu tặng viện trợ.
- Thẻ TSCĐ nhằm theo dõi chi tiết từng TSCĐ của đơn vị và các chứng từ liên quan khác(biên bản thanh lý hợp đồng, giấy ủy nhiệm chi,
Quy trinh tổ chức chứng từ TSCĐ
Như đã trình bày ở trên, TSCĐ của công ty chủ yếu là mua sắm. việc trang bị TSCĐ phải có kế hoạch cụ thể, nhu cầu thực tế và được phê duyệt của Giám đốc Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Hà Nội
Khi có nhu cầu mua sắm TSCĐ để sản xuất, nâng cao năng suất lao động thì phòng ban phải viết tờ trình lên giám đốc công ty xin được phép đầu tư TSCĐ Khi được giám đốc công ty phê duyệt thì tiến hành lập dự án đầu tư TSCĐ Trong dự án phải nêu lý do đầu tư, khả năng khai thác của TSCĐ, nguồc vốn đầu tư, khả năng sinh lời và hiệu quả của dự án.
Khi được được phê duyệt phòng ban tiến hành gửi thư mời chào đến các nhà cung cấp có đủ khả năng cung cấp TSCĐ Sau khi đã tìm được nhà cung cấp phòng ban lập tờ trình lên công ty ra quyết định lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.
Sau đó công ty tiến hành ký hợp đồng với nhà cung cấp Nhà cung cấp sẽ giao TSCĐ mà công ty cần mua trong khoảng một thời gian nhất định, chuyển giao công nghệ, lắp đặt chạy thử Sau khi đã kiểm tra hai bên tiến hành nghiệm thu, lập các chứng từ và viết hoá đơn Khi đã hoàn thành việc lập chứng từ và hoá đơn xong hai bên sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng và thanh toán tiền mua TSCĐ, đồng thời làm thủ tục theo dõi TSCĐ trước khi đưa vào sử dụng
Các tài sản của Công ty được theo từng bộ hồ sơ Hồ sơ tài sản cố định bao gồm: hồ sơ kỹ thuật ( gồm các tài liệu kỹ thuật liên quan đến tài sản cố định được lập, lưu trữ và quản lý tại công ty, hồ sơ kế toán (gồm các chứng từ như: quyết định đầu tư, quyết định của Hội đồng quản trị
Biên bản tăng, giảm TSCĐ Thẻ TSCĐ Sổ chi tiết
Sổ cái Bảng tính và phân bổ khấu hao
Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng công ty, Hoá đơn GTGT, Uỷ nhiệm chi, biên bản giao nhận TSCĐ, biên bản thanh lý hợp đồng, )
3 Tổ chức kế toán chi tiết TSCĐ
+ Tổ chức hạch toán chi tiết TSCĐ Để tiến hành tốt việc theo dõi tăng giảm và trích khấu hao TSCĐ kế toán TSCĐ hạch toán theo sơ đồ sau
MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TSCĐ Ở CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HÀ NỘI
Nhân xét về công tác kế toán nói chung ở công ty
+ Hạch toán chi tiết TSCĐ
Việc hạch toán chi tiết tăng, giảm và trích khấu hao TSCĐ tại Công ty được thực hiện trên hệ thống sổ tổng hợp và sổ chi tiết tương đối đầy đủ và đúng trình tự Tất cả cá nghiệp vụ phát sinh được phản ánh kịp thời trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lệ hợp lý và hợp pháp Công ty thực hiện lập hệ thống sổ chi tiết TSCĐ theo hình thức tờ rời từ việc hết xuất thông trin từ trên máy (phần mềm kế toán) Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Hà Nội có nhiều loại chứng từ phù hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý.
+ Phân loại và kiểm kê
Kế toán đã phân loại TSCĐ hiện có tại công ty theo đúng quy định của Nhà nước, theo nguồn hình thành, theo đặc trưng kỹ thuật, được đánh giá theo nguyên giá và giá trị còn lại Bên cạnh đó TSCĐ được công ty kiểm kê, đánh giá lại theo đúng thời gian quy định (tuỳ theo từng loại tài sản) Việc này đã giúp cho công ty trong việc quản lý, kiểm soát được tình hình giá trị và hiện trạng của TSCĐ từ đó đưa ra biện pháp quản lý tốt hơn.
Sổ chi tiết TSCĐ lập chưa đúng mẫu quy định của bộ tài chính mẫu sổ công ty tự lập chỉ theo dõi TSCĐ theo danh mục, không bao quát hết được các thông tin cần thiết về TSCĐ gây khó khăn cho việc quản lý. Công ty chỉ sổ theo dõi TSCĐ cho từng xưởng chứ không theo dõi chi tiết tình hình sử dụng về số lượng và nguyên giá đối với từng xưởng, chưa ràng buộc trách nhiệm vật chất của người sử dụng TSCĐ trong tường hợp gây ra mất mát hư hỏng TSCĐ
TSCĐ được hạch toán căn cứ vào chứng từ phát sinh phù hợp, tuy nhiên việc tổ chức hạch toán trên máy còn nhiều hạn chế, vẫn còn mang tính thủ công Trong quá trình ghi sổ, không lập sổ đăng ký ghi sổ
Hiện nay, Công ty áp dụng một phương pháp tính khấu hao TSCĐ cho tất cả các TSCĐ, theo phương pháp này thi số khấu hao hàng năm không thay đổi tuy nhiên nó lại có nhược điểm là việc thu hồi vốn chậm, gây khó khăn cho việc đổi mới, đầu tư không kịp thời làm cho TSCĐ lạc hậu, không đáp ứng yêu cầu trong sản xuất kinh doanh.
Công ty chưa trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ khi phát sinh sửa chữa bất thường Đây là một việc cần làm vì TSCĐ trong công ty là rất lớn
Một số ý kiến nhằm hoàn thiện công tác kế toán TSCĐ ở công ty
- Về công tác quản lý tài sản cố định Đối với phân loại TSCĐ
4 3 Để giúp các nhà quản lý quản lý tốt TSCĐ của công ty thì kế toán công ty nên phân loại theo tình trạng sử dụng Việc phân loại TSCĐ theo tiêu thức này sẽ giúp cho công ty nắm bắt được thông tin về TSCĐ và ra các quyết định đầu tư tự hoặc thanh lý để thu hồi vốn Bao gồm:
- TSCĐ dùng cho sản xuất kinh doanh.
- TSCĐ dùng cho quản lý.
- TSCĐ dùng cho hoạt động khác.
- Về tài khoản sử dụng và phương pháp tính giá, phương pháp kế toán Đối với phương pháp tính và phân bổ khấu hao: là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất thuốc, TSCĐ chiếm tỷ trọng lớn Việc chỉ áp dụng một phương pháp tính khấu hao (phương pháp khấu hao bình quân) theo em là chưa phù hợp Theo em thì phương pháp này chỉ nên áp dụng cho những TSCĐ nào tham gia gián tiếp vào quá trình sản xuất kinh như nhà cửa, vật kiến trúc,…. Còn dối với các loại TSCĐ trực tiếp tham gia vào quá trình sản xuất kinh doanh thì công ty nên áp dụng phương pháp khấu hao theo sản phẩm
- Về chứng từ và luân chuyển chứng từ
Công ty luôn luôn đổi mới, tìm biện pháp xây dựng qui trình luân chuyển chứng từ một cách khoa học và trang bị phương tiện kỹ thuật hiện đại hơn cho việc lập chứng từ Phương hướng của Công ty trong thời gian tới sẽ là đơn giản hoá nội dung chứng từ; giảm bớt số lượng chứng từ theo hướng sử dụng chứng từ liên hợp, chứng từ nhiều lần; tăng cường kiểm tra việc tuân thủ chế độ ghi chép ban đầu; làm rõ trách nhiệm của từng cá nhân trong từng khâu luân chuyển.
- Về kế toán tổng hợp
Về hạch toán chi phí sửa chữa lớn TSCĐ
Công ty nên trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ để khi phát sinh các nghiệp vụ sửa chữa TSCĐ công ty đã có sẵn nguồn bù đắp Việc hạch toán trích trước chi phí sửa chữa lớn TSCĐ được thực hiện như sau:
Căn cứ vào kế hoạch sửa chữa TSCĐ, kế toán trích trước chi phí sửa chữa TSCĐ vào chi phí sản xuất kinh daonh trong kỳ.
Có TK 335 “ chi phí phải trả”
Mọi chi phí liên quan đến việc sửa chữa TSCĐ sẽ được hạch toán trên TK 2143, kế toán phản ánh:
Cuối niên độ kế toán phải tiến hành điều chỉnh chi phí trích trước và chi phí thực tế phát sinh
+ nếu phi phí thực tế lớn hơn chi phí trích trước, kế toán ghi:
Có TK 335+ Nếu chi phí thực tế nhỏ hơn chi phí trích trước, kế toán ghi :
- Về báo cáo kế toán liên quan đến tài sản cố định
Hệ thống báo cáo kế toán của Công ty không chỉ cho thấy tình hình tài chính của Công ty cho thấy mà còn phương hướng để Công ty phát triển trong tương lai Để hệ thống báo cáo kế toán có hiệu quả hơn nữa, Công ty có thể tăng cường sự kết hợp giữa kế toán tài chính và kế toán quản trị trong cùng một bộ máy kế toán của doanh nghiệp Theo hình thức này, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức thống nhất, dễ phân công chuyên môn hoá công việc, tạo điều kiện tiết kiệm thời gian và chi phí mà không ảnh hưởng đến chất lượng thông tin. Theo quan điểm này, để thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán quá trị, doanh nghiệp chỉ cần tiến hành mở các sổ chi tiết, báo cáo phân tích trên cơ sở báo cáo kế toán Việc kết hợp này có rất nhiều ưu điểm Trước hết, hệ thống kế toán Việt Nam hiện nay được tổ chức theo mô hình kế toán động nên việc tổ chức thu thập, xử lý và cung cấp thông tin có tính thường xuyên do đó tổ chức kế toán quản trị kết hợp với kế toán tài chính sẽ thuận tiện hơn cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin, tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc tổ chức bộ máy kế toán Thứ hai là trình độ của cán bộ kế toán trong các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay cũng chưa được đạo tạo theo chuyên ngành kế toán quản trị nên khi làm thêm công việc của kế toán quản trị cũng tốt hơn Thứ ba, việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin kế toán tài chính và kế toán quản trị cùng dựa trên một thông tin đầu vào sẽ thuận tiện hơn cho việc cơ giới hoá công tác kế toán Thứ tư, việc kết hợp đó sẽ rất thuận lợi cho việc quản lý, kiểm soát, đối chiếu của ban lãnh đạo Công ty khi cần.