Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu ở công ty tnhh hữu nghị

Lời mở đầu Trải qua 10 năm đổi phát triển, kinh tế thị trờng Việt Nam có định hớng Đảng quản lý vĩ mô Nhà nớc đà tạo bớc tiến phát triển quan trọng đồng thời tạo cho đơn vị sản xuất - kinh doanh nói chung doanh nghiệp sản xuất nói riêng hội, thử thách; thực tế đà cho thấy doanh nghiệp làm ăn thực có hiệu tồn phát triển đợc cạnh tranh khắc nghiệt KTTT Trong doanh nghiệp đơn vị sở, tế bào quan trọng kinh tế quốc dân Vì sản xuất - kinh doanh nói đến áp dụng thành tựu khoa học tiến kinh tế quốc dân kinh tế quốc tế Nền KTTT với mặt tích cực đà kích thích sản xuất hàng hoá phát triển nhanh chóng động đà kích thích cho Khoa họcCông nghệ phát triển để tạo nên mắt xích quan trọng, chúng tác động kích thích lẫn ph¸t triĨn gióp cho cc sèng cđa chóng ta tèt Tổ chức sản xuất - kinh doanh tối u cạnh tranh đợc với doanh nghiệp khác với doanh nghiệp nớc ngoài, đặc biệt tới hàng rào thuế quan khu vực Đông - Nam - (AFTA) đợc tháo bỏ Để đáp ứng đợc yêu cầu yếu tố bản, quan trọng doanh nghiệp phải quan tâm tới tất khâu trình sản xuất Trong có yếu tố quan trọng trình sản xuất chi phí NVL Chi phÝ nµy thêng chiÕm tû träng lín chi phí sản xuất giá thành sản phẩm (từ 60% - 70% ) doanh nghiệp sản xuất công nghiệp Kế toán với chức công cụ quản lý bảo vệ tài sản doanh nghiệp, phải nghiên cứu để tổ chức quản lý nh để đáp ứng đợc yêu cầu Sau khoảng thời gian sâu tìm hiểu thực trạng hoạt động sản xuấtkinh doanh Công ty Nhận thấy quan trọng NVL trình sản xuất làm để đáp ứng đầy đủ, kịp thời, đồng thời, không bị ứ đọng vốn NVL cho sản xuất Trên sở kiến thức tích luỹ đợc với giúp đỡ nhiệt tình củaTS Ngô Trí Tuệ anh chị kế toán Công ty Trách nhiệm hữu hạn Hữu Nghị, đà chọn đề tài: " Hoàn thiện kế toán nguyên vật liệu Công ty TNHH Hữu Nghị Ngoài lời mở đầu kết luận, luận văn gồm chơng: -31- - Chơng I: Lý luận chung kế toán NVL doanh nghiệp sản xuất - Chơng II: Thực trạng kế toán NVL Công ty TNHH Hữu Nghị - Chơng III: Hoàn thiện kế toán NVL Công ty TNHH Hữu Nghị -32- Chơng I Lý luận chung kế toán nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất I Sự cần thiết khách quan phải tổ chức công tác kế toán Nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất: Khái niệm đặc điểm NVL doanh nghiệp sản xuất: Vật liệu đối tợng lao động, thể dới dạng vật hoá, ba yếu tố trực tiếp để hình thành nên sản phẩm trình sản xuất * Nguyên liệu: Là đối tợng lao động cha qua chế biến công nghiệp * Vật liệu: Là đối tợng lao động đà qua chế biến NVL có số đặc điểm sau: - NVL có hình thái biểu dạng vật chất hoá nh sắt thép doanh nghiệp khí, xí nghiệp dệt, vải xí nghiệp may mặc - NVL tham gia vào chu kỳ sản xuất định - Khi tham gia vào trình sản xuất, dới tác động lao động, NVL bị tiêu hao toàn bị thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo hình thái vật chất sản phẩm - NVL phận thuộc tài sản lu động, giá trị NVL tồn kho vốn lu động dự trữ cho sản xuất doanh nghiệp ý nghĩa tác dụng kế toán vật liệu doanh nghiệp sản xuất: - Kế toán nguyên vật liệu có tính xác, đầy đủ kịp thời để lÃnh đạo Công ty nắm bắt đợc tình hình sử dụng cần kỳ để lập kế hoạch thu mua, dự trữ xuất dùng NVL kế hoạch thực hiện, từ có biện pháp quản lý thích hợp Mặt khác, tính xác kịp thời công tác kế toán vật liệu, nói cách khác chất lợng công tác kế toán vật liệu có ảnh hởng tới chất lợng công tác chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm Vì từ khâu phải tổ chức kế toán nguyên vật liệu cách đầy đủ, xác khoa học -33- - Nguyªn vËt liƯu thêng chiÕm tû träng lín chi phí sản xuất giá thành sản phẩm doanh nghiệp sản xuất công nghiệp nên việc quản lý trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ xuất dùng vật liệu trực tiếp tác động đến tiêu quan trọng doanh nghiệp nh tiêu sản lợng, tiêu giá thành - Tổ chức tốt công tác kế toán nguyên vật liệu điều kiện quan trọng để quản lý vật liệu, cung cấp kịp thời, đồng vật liệu cần thiết cho trình sản xuất, sử dụng dự trữ vật liệu hợp lý, tiết kiệm, ngăn ngừa tợng h hao, mÊt m¸t, l·ng phÝ vËt liƯu tÊt khâu trình sản xuất- kinh doanh - Tổ chức kiểm tra, giám sát phản ánh kịp thời tình hình biến động nhập - xuất - Tån NVL ®Ĩ cung cÊp sè liƯu cho viƯc kÕ toán chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm doanh nghiệp Công tác nêu không làm tốt ảnh hởng tới công tác tính giá trị sản phẩm, dẫn tới tình trạng nhà quản lý không nắm bắt đợc tình hình sản xuất cung ứng vật t cách kịp thời, xác - Nhờ có công tác kế toán NVL, cung cấp thông tin hữu ích giúp cho doanh nghiệp có kế hoạch thu mua để sản xuất dự trữ NVL, tránh tình trạng làm giàn đoạn trình sản xuất ứ đọng NVL Yêu cầu quản lý NVL doanh nghiệp sản xuất: - Xuất phát từ đặc điểm NVL tầm quan trọng công tác quản lý vật liệu, thấy để làm tốt công tác quản lý vật liệu, trớc hết cần phải thực đầy đủ yêu cầu sau: - Xây dựng quy chế bảo quản, thu mua sử dụng vật t Có đủ kho tàng sử dụng cho dự trữ, bảo quản vật t , dụng cụ cân, đo, đong, đếm vật t - Xây dựng định mức vật t cần thiết, định mức vật t tối đa, tối thiểu, định mức sử dụng hao hụt hợp lý trình bảo quản sử dụng - Tổ chức khâu hạch toán ban đầu chứng từ, nghiệp vụ nội sinh nh phân bổ NVL cho sản phẩm sổ sách kế toán NVL, trình tự luân chuyển chứng từ hợp lý, khoa học - Tổ chức công tác kiểm tra, kiểm kê thờng xuyên, đối chiếu số liệu kế toán thủ kho tình hình tổng hợp đối chiếu nhập - xuất - tồn - Phân tích vật t thông tin kinh tế cần thiết -34- Nhiệm vụ kế toán NVL doanh nghiệp sản xuất: - Tổ chức tốt công tác hạch toán NVL điều kiện quan trọng thiếu đề quản lý thúc đẩy việc cung ứng đầy đủ, kịp thời, đồng NVL cần cho sản xuất, dự trữ, nh sử dụng hợp lý, tiết kiệm loại NVL, nhằm ngăn ngừa tợng nh h hao, mát lÃng phí yếu tố đầu vào tất khâu trình sản xuất Vì vậy, kế toán NVL cần thực tót nhiệm vụ sau: - Ghi chép, tính toán, phản ánh cách xác, trung thực, kịp thời số lợng, chất lợng giá thực tế NVL nhập kho - Tập hợp phản ánh đầy đủ, xác số lợng giá trị tồn kho Phát kịp thời số thừa, thiếu, ứ đọng, phẩm chất để doanh nghiệp có biện pháp xử lý kịp thời, hạn chế đến mức tối đa thiệt hại xảy - Tập hợp phản ánh đầy đủ, xác số lợng giá trị NVL xuất kho, kiểm tra tình hình chấp hành định mức tiêu hao NVL - Phân bổ hợp lý giá trị NVL sử dụng vào đối tợng tập hợp chi phí sản xuất tính giá thành sản phẩm Xuất phát từ nhiệm vụ trên, kế toán vật liệu cần phải tổ chức cách có hệ thống chứng từ, sổ chi tiết, sổ tổng hợp theo phơng pháp thích hợp với doanh nghiệp Do kế toán NVL cần thực tốt nhiệm vụ sau: - Nắm vững đặc điểm NVL cần cho hoạt động sản xuất - kinh doanh doanh nghiệp chủng loại; quy cách; đặc tính cơ, lý, hoá; tÝnh chÊt lu chun (lËp sỉ danh ®iĨm vËt t ) - Lựa chọn phơng pháp đánh giá nhập - xuất NVL cách hợp lý - Lựa chọn phơng pháp hạch toán chi tiết, tổng hợp thiết kế hƯ thèng sỉ chi tiÕt, sỉ tỉng hỵp cho NVL - ThiÕt kÕ hƯ thèng b¸o c¸o kho NVL II Phân loại đánh giá Nguyên vật liệu doanh nghiệp sản xuất: Phân loại NVL: Trong doanh nghiệp sản xuất, NVL bao gồm nhiều loại, thứ khác nhau, có vai trò công dụng tính lý, hoá khác Để quản lý -35- tổ chức hạch toán cách chặt chẽ loại, thứ NVL phục vụ cho nhu cầu quản trị doanh nghiệp, cần thiết phải tiến hành phân loại chúng theo tiêu thức thích hợp Phân loại vật liệu xếp loại, thứ vật liệu loại với theo đặc trng (tiêu thức) định thành nhóm để thuận lợi cho việc quản lý hạch toán Tuỳ theo doanh nghiệp, tuỳ theo tiêu thức phân loại mà NVL dợc phân loại khác Nhìn chung NVL đợc phân loại theo số tiêu thức sau: 1.1 Căn vào vai trò công dụng NVL - NVL (bao gồm bán thành phẩm mua để tiếp tục chế biến): Là nguyên liệu, vật liệu sau trình gia công chế biến sở vật chất chủ yếu cấu thành nên thực thể vật chất sản phẩm - NVL phụ: NVL có tác dụng trình sản xuất, đợc sử dụng kết hợp với NVL để hoàn thiện nâng cao tính chất lợng sản phẩm đợc sử dụng để trì cho công cụ lao động hoạt động bình thờng, đợc dùng ®Ĩ phơc vơ cho nhu cÇu kü tht hay nhu cầu quản lý - Nhiên liệu: Là loại vật liệu dùng để tạo nhiệt nh than đá, than bùn, củi, xăng, dầu, Nhiên liệu tồn ba dạng lỏng, khí, rắn Thực chất nhiên liệu loại vật liệu phụ, nhiên đợc tách thành loại riêng việc sản xuất tiêu dùng nhiên liệu chiếm tỷ trọng lớn đóng vai trò quan trọng kinh tế quốc dân Nhiên liệu có yêu cầu kỹ thuật quản lý hoàn toàn khác với vật liệu thông thờng - Phụ tùng thay thế: Là loại vật t đợc sử dụng cho hoạt động bảo dỡng, sửa chữa TSCĐ doanh nghiệp Trong doanh nghiệp để bảo quản, bảo dỡng, sửa chữa khôi phục lực hạot động TSCĐ đòi hỏi doanh nghiệp phải mua sắm, dự trữ loại phụ tùng thay - Thiết bị vật liệu XDCB : Là loại vật liệu thiết bị phục vụ cho hoạt động XDCB, tái tạo TSCĐ - Phế liệu thu hồi: Là loại vật liệu thu hồi từ trình sản xuất kinh doanh để sử dụng lại bán -36- Cách phân loại nh dựa vào vai trò chúng trình sản xuất kinh doanh Tuy nhiên, có trờng hợp loại vật liệu doanh nghiệp có lúc đợc sử dụng nh vật liệu chính, có lúc lại đợc sử dụng nh vật liệu phụ Do đó, phân loại vật liệu cần phải vào vai trò, tác dụng chúng Hạch toán theo cách phân loại nói đáp ứng đợc yêu cầu phản ánh tổng quát mặt giá trị loại vật liệu 1.2 Căn vào chức NVL trình sản xuất - NVL sử dụng cho sản xuất: loại NVL tiêu hao trình sản xuất sản phẩm Gồm có: - NVL trực tiếp: loại NVL trực tiếp trình sản xuất sản phẩm - NVL gián tiếp: loại NVL tiêu hao gián tiếp trình phục vụ sản xuất sản phẩm (Thờng chi phí cố định nh chi phí dầu mỡ bảo dỡng máy móc) - NVL sử dụng cho bán hàng - NVL sử dụng cho quản lý DN 1.3 Căn vào nguồn hình thành - NVL mua ngoài: Là NVL sử dụng cho sản xuát kinh doanh dợc DN mua thị trờng Mua phơng thức cung ứng NVL thờng xuyên DN - NVL tự sản xuất: Là NVL DN tự chế biến hay thuê chế biến để sử dụng cho sản xuất giai đoạn sau - NVL nhận góp vốn liên doanh đợc biếu tặng, cấp phát - Phế liệu thu hồi:Là NVL bị thải trình sản xuất, đợc tái sử dụng đem bán 1.4 Căn vào quyền sở hữu - NVL thuộc sở hữu DN - NVL không thuộc sở hữu DN Để đảm bảo thuận tiện, tránh nhầm lẫn cho công tác quản lý hạch toán số lợng giá trị thứ, loại vật liệu, sở phân loại vật liệu, DN phải xây dựng "Sổ danh điểm vật liệu", xác định thống tên gọi thứ vật liệu, m· hiƯu, qui c¸ch cđa vËt liƯu, sè hiƯu cđa thứ vật liệu, -37- đơn vị tính giá hạch toán vật liệu Số hiệu để thứ vật liệu gọi số danh điểm vật liệu Hệ thống số danh điểm vật liệu đợc xây dựng theo nguyên tắc phân loại Mỗi số danh điểm bao gồm nhiều chữ số xếp theo thứ tự định để loại, nhóm thứ vật liệu Sổ danh điểm vật liệu có tác dụng công tác quản lý hạch toán đặc biệt điều kiện giới hoá công tác tác hạch toán, cung cấp thông tin cho quản lý, thể qui cách đơn vị, mà số, để mở thẻ kho, sổ chi tiết hạch toán DN Sỉ danh ®iĨm vËt liƯu Ký hiƯu Nhãm vËt liệu Tên, nhÃn hiệu, qui cách Đơn vị tính Đơn giá Danh điểm Đánh giá vật liệu: Đánh giá NVL việc xác định giá trị chúng theo nguyên tắc định Do vậy, để làm tốt công tác hạch toán vật liệu trớc hết cần nắm vững nguyên tắc kế toán chung đợc thừa nhận, có nguyên tắc sau: - Nguyên tắc giá phí (Cost principle): Nguyên tắc đòi hỏi việc đo lờng, tính toán tài sản, công nợ, vốn, doanh thu, chi phí phải đặt sở giá phí thực tế - Nguyên tắc quán: (Consistency principle): Các khái niệm , nguyên tắc, chuẩn mực, phơng pháp mà kế toán sử dụng phải đảm bảo liên tục, quán, không thay đổi từ kỳ sang kỳ khác - Nguyên tắc công khai (Disclosure principle):Nguyên tắc đòi hỏi báo cáo tài doanh nghiệp phải ràng, dễ hiểu phải bao gồm đầy đủ thông tin liên quan đến hoạt động doanh nghiệp Những báo cáo phải đợc trình bày công khai cho tất ngời quan tâm Khi doanh nghiệp thay đổi phơng pháp thay đổi tính giá xuất kho phải giải trình thuyết minh báo cáo tài -38- Ghi - Nguyên tắc trọng yếu (Materiality principle): Nguyên tắc trọng đến vấn đề (các yếu tố), khoản mục mang tính trọng yếu, định chất nội dung vật, tợng mà bỏ qua vấn đề, yếu tố thứ yếu, không làm thay đổi chất nội dung vật, tợng, nh phân bổ chi phí chung cho vật liệu - Nguyên tắc thận trọng (Conseriatism principle): Các giải pháp đợc lựa chọn phải bảo đảm chắn ảnh hởng chúng tới vốn chủ sở hữu ít, hay nói cách khác, phơng án kế toán đợc lựa chọn phơng án đem lại lợi nhuận thấp nh giá loại NVL thị trờng giảm phải tiến hành ghi giảm giá trị loại vật liệu - Nguyên tắc thớc đo tiền tệ (Monetary principle): Thớc đo tiền tệ đơn vị đồng nhÊt viƯc tÝnh to¸n, ghi nhËn c¸c nghiƯp vơ phát sinh kế toán phản ánh biểu đợc tiền Kế toán vật liệu đà sử dụng thớc đo tiền tệ để phản ánh tình hình có nh biến động vật liệu Đây thớc đo khoa học hạch toán kế toán 2.1 Đánh giá vật liệu nhập kho: NVL nhập kho chủ yếu đợc tính giá thành thực tế Cá biệt có vài số trờng hợp phải sử dụng giá hạch toán để ghi nhận nhập kho NVL Chẳng hạn, NVL nhập kho nhng cha có chứng từ hoá đơn, kế toán sử dụng giá hạch toán để ghi sổ, đến có chứng từ hoá đơn kế toán tiến hành điều chỉnh giá hạch toán thành giá thực tế cho lô NVL Giá thực tế NVL nhập vào đợc xác định tuỳ theo nguồn nhập nh sau: * Đối với NVL mua Giá thực tế = vật liệu nhập Giá ghi hoá Chi phí thu + đơn ngời bán mua - Các khoản giảm giá (nếu có) Trong đó: - Giá mua ghi hoá đơn (bao gồm thuế nhập khÈu, nÕu cã): + NÕu DN tÝnh thuÕ VAT theo phơng pháp khấu trừ giá mua giá cha tÝnh thuÕ -39- + NÕu DN tÝnh thuÕ VAT theo phơng pháp trực tiếp giá mua giá có thuÕ - Chi phÝ thu mua thêng bao gåm: + Chi phí vận chuyển bảo quản + Chi phí thuê kho, bÃi + Chi phí bảo hiểm hàng hoá mua + Hao hụt định mức mua + Công tác phí ngời mua * Đối với NVL sản xuất: Giá thực tế Giá vật liệu xuất Chi phÝ chÕ biÕn = + vËt liƯu nhËp ®Ĩ chế biến khác * Đối với NVL Nhà Nớc cấp cấp cấp: Giá thực tế vật Giá trị vật liệu ghi = liệu nhập biên bµn giao + Chi phÝ tiÕp nhËn (nÕu cã) * Đối với NVL nhận góp vốn liên doanh: Giá thực tế Giá trị góp vốn Chi phí liên quan đến = + vËt liƯu nhËp tho¶ thn viƯc tiÕp nhËn(nÕu có) * Đối vớí NVL nhận tặng thởng, viên trợ: Giá trị hội đồng bàn Chi phí liên = giao xác định sở + quan (nếu có) giá thị trờng * Đối với phế liệu thu hồi: giá thực tế giá ớc tính thực tế sử dụng đợc hay giá thu hồi tối thiểu Giá thực tế vật liệu nhập 2.2 Xác định gi¸ NVL xt kho ViƯc tÝnh gi¸ thùc tÕ NVL xuất kho đợc vào đặc điểm hoạt động DN, vào yêu cầu quản lý trình ®é nghiƯp vơ cđa c¸n bé kÕ to¸n Cã nhiỊu phơng pháp đợc sử dụng để tính giá NVL xuất dùng DN lựa chọn phơng pháp sau nhng phải tuân thủ chặt chẽ nguyên tắc quán hạch toán (nếu có thay đổi phải giải thích rõ ràng) 2.2.1 Phơng pháp giá thực tế ®Ých danh: -40-