Hoàn thiện kế toán bán hàng tại công ty cổ phẩn thương mại và xuất nhập khẩu mực in việt nam

Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tËp CHƯƠNG I: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU MỰC IN VIỆT NAM 1.1 ĐẶC ĐIỂM HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU MỰC IN VIỆT NAM 1.1.1 Danh mục hàng bán dịch vụ công ty Cổ phần thương mại xuất nhập mực in Việt Nam Do lĩnh vực kinh doanh công ty chủ yếu sản xuất, mua bán, xuất nhập loại máy in, máy tính, máy fax, máy photocopy, loại cartridge, linh kiện máy in, máy fax, máy photocopy, linh kiện hộp mực (Theo định kinh doanh số 0103016684 phòng KHĐT - Sở KHĐT cấp) nên danh mục hàng hoá, sản phẩm, dịch vụ công ty mang đặc thù riêng ngành in - Danh mục hàng hoá kinh doanh công ty: + Về mặt hàng Máy in: Các mặt hàng máy in công ty kinh doanh với thương hiệu tiếng Canon, HP, Brother, Samsung, xeroc Với mẫu mã chủng loại đa dạng, chất lượng tốt, giá thành phải chăng, bảo hành hãng công ty đáp ứng yêu cầu đối tượng khách hàng ¢u Th Linh - Líp KT1_HCKT9 Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Chuyên ®Ò thùc tËp Bảng 1.1 Danh mục máy in kinh doanh chủ yếu công ty CP TM & XNK Mực in Việt Nam STT 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 Mặt hàng Máy in Laser Canon 3370 (Đảo giấy, in mạng) Máy in Laser Canon 3310 (Tự động đảo giấy) Máy in Canon Laser LBP 3000 Máy in Canon Laser LBP 3500 (Khổ A3) Máy in Canon LBP 3050 Máy in Canon LBP 2900 Máy in laser màu Canon LBP 5050 Máy in phun màu Canon IP 3600 Máy in phun màu Canon IP 4760 Máy in phun màu Canon IP 1900 Máy in phun màu Canon Pixma Pro 9000 (8 màu mực) Máy in Phun màu đa Canon MX 558 Máy in Phun màu đa Canon Mp 988 (in, scan, copy) Máy in Canon đa MX 338 (máy in không dây) Máy in Laser đa Canon MF 4350D Máy in Laser HP P1006 Máy in Laser HP 2035N Máy in Laser HP 2055 DN (đảo giấy, in mạng) Máy in HP Laser P3005 Máy in HP Laser 5200L (Khổ giấy A3) Máy in HP 1320D Máy in HP 2015N Máy in HP 1160 Máy in phun màu đa HP 6500 Máy in phun màu đa chức HP3680(scan, phôto, in ĐVT Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 A4, fax) Máy in phun đa chức HP 2410 (scan, photo, in A4) Máy in Laser Samsung ML 1915 Máy in Laser Samsung ML 3471ND Máy in Laser Samsung ML3470 Máy in đa Samsung SF 650P Máy in Laser Samsung ML 1915 Máy in Epson T40 Máy in Epson T50 Máy in phun màu Epson R285 Máy in phun mầu A3 Epson R1900 (8 màu mực) Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc Âu Thuỳ Linh - Lớp KT1_HCKT9 Trờng Đại học Kinh tế quốc dân 36 37 38 39 Chuyên đề thùc tËp Máy in phun màu Brother DCP 6690CW Máy in Laser màu Brother HL 3070 (in mạng) Máy in phun màu Brother Hl 4050 CDN Chiếc Chiếc Chiếc Chiếc (Nguồn: Phịng Tài kế tốn) + Danh mục Hộp mực : Bảng 1.2 Danh mục hộp mực ( Cartridge ) kinh doanh công ty CP TM & XNK Mực in Việt Nam STT 10 Tên hộp mực ĐVT Hộp Hộp Hộp Hộp Hộp Hộp Hộp Hộp Hộp Hộp Cartridge C5949 Cartridge C2612 Cartridge C2613 Cartridge CB435A Cartridge CB436A Cartridge C2624 Cartridge C4092 Cartridge C4192 Cartridge C7115 Cartridge C7551 (Nguồn: Phịng Tài kế tốn) + Danh mục Film fax: Bảng 1.3 Danh mục Film Fax kinh doanh công ty CP TM & XNK Mực in Việt Nam STT Film fax Film fax Panasonic 55E ( hộp – cuộn ) Film fax Panasonic 55E ( hộp – cuộn ) Film fax Panasonic 54E ( hộp – cuộn) Film fax Panasonic 54E/57E ( hộp – cuộn) Film fax Panasonic 57E ( hộp – cuộn) Film fax Panasonic 83E ( hộp – cuộn) Film fax Panasonic 85E ( hộp – cuộn) Film fax Panasonic 136A ( hộp – cuộn) Film fax PC 92RF ¢u Th Linh - Líp KT1_HCKT9 ĐVT hộp hộp hộp hộp hộp hộp hộp hộp hộp Trêng Đại học Kinh tế quốc dân 10 11 Chuyên đề thùc tËp Film fax PC 102RF Film fax PC 202 RF hộp hộp (Nguồn: Phịng Tài kế tốn) Và linh kiện mực in, máy in, máy tính, máy fax, máy photocopy khác (như trống loại, cao su, gạt to, gạt nhỏ loại, trục bánh tỳ, dây cáp đầu kim, hộp quét, Main Formater, Cáp in LBP, Film sấy ) - Dịch vụ tái sinh mực công ty: Bảng 1.3: Danh mục dịch vụ tái sinh mực công ty: STT Dịch vụ Tái sinh mực ĐVT Hộp Tái sinh mực 1010/1020/1022/3030/3050 Hộp Tái sinh mực 2035/2055 Hộp Tái sinh mực P3005 Hộp Tái sinh mực P1006(35A)/36A(1505) Hộp Tái sinh mực FX-9/FX-3 Hộp Tái sinh mực 20552014/2015/1160/1320/3300 Hộp Tái sinh mực 1200/1210/5L/6L Hộp Tái sinh mực in phun màu C6625/C6615/C6657 Hộp Tái sinh mực in phun màu C4936/C4937/C4938 (Nguồn: Phòng Tài kế tốn) 1.1.2 Thị trường Cơng ty Cổ phần Thương mại Xuất nhập Mực in Việt Nam Thị trường cung cấp mực in, máy in, máy fax, linh kiện máy in, máy fax, tái sinh mực coi rộng có nhiều tiềm Từ Ngân hàng, Tổng công ty, công ty, đến trường học, hộ gia đình Bất đâu có nhu cầu in ấn, fax tín hiệu, in màu có thị trường Công ty Công ty CP TM & XNK Mực in VIệt Nam thành lập, trình nỗ lực phấn đấu phát triển nên thị trường cơng ty thị ¢u Th Linh - Lớp KT1_HCKT9 Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập trng khu vc H Nội số tỉnh lân cận Mục tiêu tương lai cơng ty mở thêm chi nhánh công ty tỉnh địa phương nước để phục vụ đáp ứng tốt nhu cầu người tiêu dùng tỉnh địa phương Thị trường công ty Ngân hàng, chi nhánh Chi nhánh Ngân hàng đầu tư phát triển Thăng Long; Ngân hàng nông nghiệp phát triển nông thôn, chi nhánh Mỹ Đình, CN Hồn Kiếm, CN Ba Đình ; Ngân hàng TM CP XNK Việt Nam, CN Mỹ Đình, CN Đống Đa, CN Long Biên ; NH TM CP Đơng Nam Á, CN Thanh Xn, CN Ba Đình ; NH TM CP Đông Á số ngân hàng khác Tất ngân hàng phải sử dụng máy in, máy fax, máy photo cho công việc ngân hàng, nữa, khối lượng công việc lại lớn, yêu cầu chất lượng trang in phải đẹp, số lượng trang in sau tái sinh mực phải đạt đủ số trang theo tiêu chuẩn Vì vậy, nhiều ngân hàng tìm đến cơng ty VNQP gắn bó với VNQP suốt năm qua năm Nhu cầu in ấn Tổng công ty, Công ty in ấn tài liệu cần thiết phục vụ cho yêu cầu quản lý phận công ty, nhu cầu việc in ấn tài liệu, báo cáo hàng tháng, hàng quý, hàng năm Vì vậy, việc thay hộp mực khơng tiết kiệm chi phí, nhiều cơng ty chọn VNQP làm dịch vụ tái sinh mực cho Như vừa tiết kiệm chi phí lại vừa đảm bảo trang in đẹp, số lượng trang in đủ theo tiêu chuẩn chất lượng lại an tồn với mơi trường Một số trường học, tạp chí Tạp chí Giao thơng vận tải, Báo tin học đời sống, Trường ĐH KTQD, Trường ĐH Thương mại nhu cầu in ấn phục vụ cho công việc lớn Đây thị trường tiềm công ty 1.1.3 Phương thức bán hàng công ty Cổ phần Thương mại xuất nhập Mực in Việt Nam ¢u Thuú Linh - Lớp KT1_HCKT9 Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập Cụng tỏc bỏn hng tiờu th sản phẩm công ty tiến hành theo nhiều phương thức khác bán buôn (làm dịch vụ thương mại cho doanh nghiệp khác), bán lẻ, công nợ thu tiền ngay, công nợ thu tiền cuối tháng Mỗi phương thức bán hàng lại biểu nhiều hình thức khác giao hàng trực tiếp, chuyển hàng thu tiền ngay, chuyển hàng thu công nợ sau Cụ thể phương thức bán hàng công ty VNQP thực sau: a, Đối với bán buôn (hoặc làm dịch vụ thương mại): Công ty CP TM & XNK Mực in Việt Nam sử dụng phương thức bán buôn (hoặc làm dịch vụ thương mại) cho số doanh nghiệp thương mại khác để doanh nghiệp tiếp tục chuyển bán hàng hố chuyển dịch vụ cơng ty sang công ty thứ ba khác Nếu công ty thương mại khác số lượng hàng hố, dịch vụ thường khơng phong phú, song, VNQP dịch vụ thương mại lại đa dạng phong phú Cụ thể, bên cạnh hình thức bán bn sản phẩm sản phẩm, hàng hố công ty máy in, cartridge, film sấy, film fax cơng ty cịn thực dịch vụ thương mại dịch vụ tái sinh mực: Tái sinh mực 1010/1020/1022, Tái sinh mực 1160/1320/3300, Tái sinh mực 2035/2055 cho số công ty thương mại như: Công ty CPTM Châu Long, Cty CPTM Bách Khoa, Công ty TNHH DV KT TM Hưng Thịnh - Đối với bán buôn sản phẩm hàng hố: Theo hình thức này, cơng ty xuất hàng trực tiếp từ kho giao cho nhân viên bán hàng, NV bán hàng cầm HĐ GTGT (liên 2) phiếu xuất kho (do phịng kế tốn lập) sau kiểm nhận đủ hàng kho, NV bán hàng giao hàng cho khách hàng - Đối với dịch vụ thương mại: Khi phát sinh giao dịch, nhân viên kỹ thuật nhận mực linh kiện hộp mực kho công ty (theo phiếu xuất kho), sau xếp, điều động phịng tổ chức điều động nhân sự, NV kỹ thuật đến khách hàng thực dịch vụ thương mại giao Âu Thuỳ Linh - Lớp KT1_HCKT9 Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập Chng t sử dụng Kế tốn bán bn Hợp đồng cung cấp sản phẩm, dịch vụ công ty khách hàng, đơn đặt hàng khách hàng, phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, HĐ GTGT,bảng kê chi tiết công nợ khách hàng, phiếu thu, giấy báo Có HĐ GTGT phịng kế tốn lập gồm liên: Liên (màu tím) liên gốc, lưu hố đơn gốc; Liên (màu đỏ) giao cho khách hàng; Liên (màu xanh) dùng để toán Nếu việc bán hàng thu tiền liên thứ HĐ GTGT dùng làm thu tiền hàng, kế tốn thủ quỹ dựa vào để viết phiếu thu thủ quỹ dựa vào nhận đủ tiền hàng khách Khi kiểm tra số tiền đủ theo HĐ GTGT NV bán hàng thu tiền về, kế toán toán thủ quỹ ký tên vào phiếu thu Nếu khách hàng yêu cầu cho liên phiếu thu tuỳ vào yêu cầu kế toán thu tiền mặt viết liên phiếu thu liên lưu phiếu thu gốc, liên gửi cho khách hàng (có đóng dấu cơng ty, thể việc tốn hồn tất), liên kẹp vào HĐ GTGT (liên 3) lưu công ty Việc tốn tiền gửi ngân hàng (chuyển khoản) tiền mặt Nếu toán tiền gửi ngân hàng kế tốn vốn tiền phải in giấy báo Có Ngân hàng ghép sổ phụ ngân hàng cho tháng, năm b, Đối với phương thức bán lẻ: - Đối với phương thức bán lẻ lớn, thường xuyên: Phương thức bán lẻ lớn tương tự phương thức bán buôn (đã đề cập trên); phương thức bán lẻ lớn số lượng hàng hố, dịch vụ so với bán buôn; song khách hàng lại lấy hàng hố thường xun bán bn Cơng ty CP TM & XNK Mực in Việt Nam sử dụng hình thức bán hàng qua kho Trên sở báo giá gửi cho khách hàng, hợp đồng cung cấp hàng hoá dịch vụ, đơn đặt hàng khách hàng, kế tốn lập HĐ GTGT; HĐ GTGT phịng kế tốn lập gồm liên: Liên (màu tím) liên gốc, lưu hố đơn gốc; ¢u Th Linh - Lớp KT1_HCKT9 Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập Liờn (mu ) giao cho khách hàng; Liên (màu xanh) dùng để toán với khách hàng Dựa vào HĐ GTGT, kế toán toán viết phiếu thu làm kế toán cho thủ quỹ thu tiền Khi nhận đủ tiền theo HĐ, thủ quỹ ký vào phiếu thu Đối với chuyển khoản, kế toán in Giấy báo Có ngân hàng ghép sổ phụ ngân hàng theo tháng, năm Thông thường khách hàng thường xuyên tập hợp công nợ, lập bảng kê chi tiết công nợ khách hàng thu công nợ vào cuối tháng - Đối với hình thức bán lẻ không thường xuyên: Đối với khách hàng mua lẻ, khơng thường xun lấy HĐ GTGT phát sinh giao dịch, kế toán tiến hành lập HĐ GTGT thu tiền mà không tập hợp công nợ vào cuối tháng HĐ GTGT làm sở kế toán toán lập phiếu thu thủ quỹ thu tiền Đối với khách hàng mua lẻ không lấy HĐ GTGT cá nhân, hộ gia đình, phịng ban kế tốn tốn phát hành Hoá đơn bán lẻ để thu tiền HĐ bán lẻ để kế toán vào phiếu thu, thủ quỹ nhập quỹ tiền mặt công ty 1.2 TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU MỰC IN VIỆT NAM Tổ chức hoạt động quản lý bán hàng công ty phân công nhiệm vụ cho phận, cá nhân rõ ràng hợp lý Tổng giám đốc giám đốc có nhiệm vụ xem xét, đánh giá tình hình sản xuất kinh doanh công ty giai đoạn, vạch kế hoạch chiến lược cho công ty thời gian Mặt khác, tổng giám đốc giám đốc trực tiếp tham gia tiếp cận thị trường, ký kết Hợp đồng kinh tế lớn cho cơng ty ¢u Th Linh - Líp KT1_HCKT9 Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Chuyên đề thùc tËp Phịng kinh doanh tiếp thị có nhiệm vụ trực tiếp tiếp thị, ký kết hợp đồng bán hàng, giao hàng, vận chuyển hàng, toán, bảo hành sản phẩm, chiết khấu thương mại Cụ thể: Phòng tiếp thị có người, người giao quản lý khu vực riêng Anh Trần Văn Thanh làm quản lý, tiếp thị khu vực quận Thanh Xuân, quận Hà Đông, huyện Từ Liêm, quận Cầu Giấy Anh Nguyễn Trung Hiếu làm quản lý, tiếp thị khu vực quận Hồn Kiếm, quận Hai Bà Trưng, Quận Ba Đình Anh Nguyễn Minh Quang làm quản lý, tiếp thị khu vực quận Đống Đa, quận Hoàng Mai, quận Long Biên Chị Nguyễn Lan Hương làm quản lý, tiếp thị khu vực quận Thanh Xuân, quận Đống Đa, quận Cầu Giấy Thơng thường hợp đồng ký kết có thời hạn 90 ngày, sau thời hạn này, tuỳ vào tình hình kinh tế yếu tố kinh tế khác, bên tiến hành trao đổi ký kết lại hợp đồng kinh tế Căn vào hợp đồng ký kết bên, vào báo giá hợp đồng, phát sinh giao dịch, kế toán vào báo giá để lập phiếu giao hàng, HĐ GTGT Trong hợp đồng ký kết công ty khách hàng thường ghi rõ thời hạn tốn cơng nợ, cơng ty lớn thường xun phát sinh giao dịch với cơng ty cơng nợ thường thu vào cuối tháng, khách hàng nhỏ lẻ thường thu tiền (có thể có HĐ GTGT HĐ bán lẻ tuỳ vào khách hàng) Âu Thuỳ Linh - Lớp KT1_HCKT9 Trờng Đại học Kinh tế quốc dân Chuyên đề thực tập CHNG II: THỰC TRẠNG KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI & XUẤT NHẬP KHẨU MỰC IN VIỆT NAM 2.1 CƠNG TÁC KẾ TỐN DOANH THU TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN THƯƠNG MẠI VÀ XUẤT NHẬP KHẨU MỰC IN VIỆT NAM Kế toán ghi nhận doanh thu công ty áp dụng theo chuẩn mực số 10, chuẩn mực số 14, chuẩn mực số 16 - Doanh thu thu nhập khác ( Ban hành công bố theo Quyết định số 149/2001/QĐ - BTC ngày 31/12/2001 Bộ trưởng Bộ tài chính) 2.1.1 Chứng từ sử dụng thủ tục kế toán a, Chứng từ sử dụng quy trình luân chuyển chứng từ: Chứng từ sử dụng kế tốn doanh thu cơng ty CP TM & XNK Mực in Việt Nam như: + Hợp đồng kinh tế: Hợp đồng cung cấp hàng hoá, dịch vụ, Đơn đặt hàng khách hàng + Phiếu giao hàng (Biểu 2.1) + Hoá đơn GTGT (Biểu 2.3) + Hoá đơn bán lẻ (Biểu 2.4) + Bảng kê chi tiết công nợ khách hàng (Biểu 2.5) + Phiếu thu (Biểu 2.6) + Giấy báo Có - Phiếu giao hàng (Biểu 2.1): Khi phát sinh giao dịch, nhân viên giao hàng nhận hàng hoá kho theo phiếu xuất kho (do phòng kinh doanh lập chuyển xuống), sau nhận đủ hàng, nhân viên giao hàng đem phiếu xuất xuống phịng kế tốn, kế tốn tốn nhập số liệu vào máy tính, in phiếu giao hàng giao cho khách hàng Trong trường hợp làm dịch vụ tái sinh, xuất mực linh kiện mực, linh kiện ¢u Th Linh - Líp KT1_HCKT9