Khái quát chung về nghiệp vụ đại lý tàu biển
Khái niệm, phân loại, đặc điểm và vai trò của đại lý tàu biển
I.1 Khái niệm đại lý tàu biển
I.1.1 Khái niệm dịch vụ hàng hải
Theo quan điểm của Mác vận tải bao gồm sự di chuyển của vật phẩm và con người khi thỏa mãn đồng thời hai tính chất: là hoạt động sản xuất vật chất và là hoạt động kinh tế độc lập.Tương ứng với quá trình sản xuất, trong ngành hàng hải có các lĩnh vực kinh doanh sau:
- Kinh doanh khai thác tàu
- Kinh doanh khai thác cảng
- Kinh doanh dịch vụ hàng hải
Dịch vụ hàng hải là những hoạt động hỗ trợ cho quá trình vận chuyển và bốc xếp, bao gồm nhiều lĩnh vực: đại lý và mô giới hàng hải, mua bán tàu, mua bán trang thiết bị hàng hải, phục vụ tàu tại cảng, đại lý vận tải đa phương thức, tư vấn hàng hải.
Theo Nghị định 10/2001/NĐ-CP ngày 19/3/2001 về điều kiện kinh doanh dịch vụ hàng hải tại Việt Nam thì các dịch vụ hàng hải bao gồm:
1 Dịch vụ đại lý tàu biển
2 Dịch vụ đại lý vận tải đường biển
3 Dịch vụ mô giới hàng hải
4 Dịch vụ cung ứng tàu biển
5 Dịch vụ kiểm đếm hàng hóa
6 Dịch vụ lai dắt tàu biển.
7 Dịch vụ sửa chữa tàu biển tại cảng
8 Dịch vụ vệ sinh tàu biển
9 Dịch vụ bốc dỡ hàng hóa tại cảng biển
Phạm trù dịch vụ hàng hải của thế giới được trải rộng hơn và đa dạng hơn, bao gồm rất nhiều loại hình: dịch vụ đại lý tàu biển, dịch vụ mô giới thuê tàu, tìm hàng cho tàu; dịch vụ mua bán tàu; dịch vụ mô giới thuê thuyền viên; dịch vụ cung ứng tàu biển; dịch vụ thu gom dầu thô; dịch vụ lai dắt tàu biển; dịch vụ thông tin hàng hải cho tàu; dịch vù đại diện cho hội bảo hiểm P&I, dịch vụ tư vấn hàng hải, dịch vụ cho thuê cảng trung chuyển,
I.1.2 Khái niệm đại lý tàu biển (còn gọi là đại lý chủ tàu và đại lý tại cảng)
Theo cơ chế của Bộ trưởng Bộ giao thông vận tải về quản lý và hoạt động kinh doanh hàng hải tại Việt Nam năm 1978 thì “dịch vụ đại lý tàu biển là hoạt động thay mặt chủ tàu nước ngoài thực hiện các dịch vụ đối với tàu và hàng tại Việt Nam”.
Tại điều 143 khoản 1 Bộ luật Hàng hải Việt Nam ngày 30/5/1990 có hiệu lực ngày 1/1/1991 qui định “ người đại lý tàu biển là người đại diện thường trực của chủ tàu tại một cảng hoặc một khu vực đại lý nhất định” Định nghĩa này phần nào nêu lên được ý niệm về đại lý tàu biển Trong đó xác định đại lý tàu biển là đại lý trong lĩnh vực hàng hải với: người ủy thác là chủ tàu, người được ủy thác là là đại lý tàu biển là người đại diện thường trực cho chủ tàu, người thứ ba là các bên có liên quan đến hoạt động của chủ tàu tại một cảng hay một khu vực đại lý nhất định mà tại đó người đại lý giúp người ủy thác tạo lập mối quan hệ pháp lý với họ Tuy nhiên, người ủy thác của đại lý tàu biển không phải chỉ có chủ tàu (ship ower) mà có thể là người thuê tàu (charterer), người khai thác quản trị tàu (operator) hoặc chủ hàng Họ có cùng hoặc khác quốc tịch với đại lý Người đại lý tàu biển với tư cách là thể nhân hoặc pháp nhân, có thể là công ty Nhà nước, cố phần hoặc tư nhân được thành lập đúng pháp luật và thông lệ quốc tế. Đại lý tàu biển là một loại hình dịch vụ hàng hải nhưng khác với loại hình dịch vụ hàng hải khác, nó nhận sự ủy thác trưc tiếp của chủ tàu hoặc người kinh doanh khai thác con tàu, đầu mối giữa chủ ủy thác với cơ quan cảng và các tổ chức dịch vụ khác.
Phân biệt người đại lý tàu biển với người mô giới thuê tàu
- Một số chức năng của hoạt động đại lý tàu biển giống với mô giới thuê tàu nhưng các doanh nghiệp kinh doanh đại lý tàu biển có tư cách pháp nhân, được chủ tàu ủy quyền thì thay mặt chủ tàu kí các hợp đồng kinh tế trong phạm vi được ủy quyền và bắt buộc xưng danh trong các hợp đồng “as agent only”.Đây là điểm khác biệt chủ yếu với người mô giới thuê tàu Vì người mô giới thuê tàu không được ủy quyền ký hợp đồng
- Giữa chủ tàu và người đại lý tàu biển thường ký kết hợp đồng đại lý cho từng chuyến tàu hoặc cho một thời gian cụ thể, trong đó thường thỏa thuận về đại lý phí, khoản thù lao này thường được qui định một tỷ lệ nhất định tùy thuộc vào trọng tải con tàu, khu vực kinh doanh, tính chất của hàng hóa chuyên chở và dịch vụ mà họ cung cấp Còn người mô giới thuê tàu là người trung gian chắp nối giữa chủ tàu cần hàng với người chủ hàng cần tàu cho nên không có hợp đồng thành văn bản mà chỉ thỏa thuận miệng.
- Người đại lý tàu biển nhận sự ủy thác của chủ tàu và hoạt động nhân danh chủ tàu tức là chỉ phục vụ cho quyền lợi của chủ tàu Còn người mô giới thuê tàu có quyền phục vụ cho cả chủ tàu và chủ hàng tham gia hợp đồng thuê tàu, do đó có thể nhận hoa hồng mô giới từ cả hai bên này.
Như vậy, đại lý tàu biển là người được chủ tàu hoặc người khai thác con tàu ủy thác thay mặt mình giải quyết các vấn đề liên quan tới hoạt động của con tàu trong thời gian ở cảng sở tại tức là giải quyết mọi vấn đề liên quan đến chuyến hành trình của con tàu và hàng hóa mà tàu chuyên chở.
I.2 Phân loại các loại hình đại lý tàu biển
I.2.1 Căn cứ vào đối tượng mà tàu làm đại lý phục vụ:
- Đại lý tàu chợ (Liner’s agent): phục vụ cho những tàu chạy trên những tuyến đường nhất định và theo một lịch trình cụ thể Vì vậy công tác đại lý cho loại tàu này là khá ổn định và mang tính kế hoạch cao.
- Đại lý cho tàu chuyến (Tramp’s agent): tàu không chạy theo một lịch trình cụ thể, không cập cảng nhất định, vì vậy công tác đại lý cho loại tàu này phức tạp hơn so với đại lý tàu chợ.
- Đại lý tàu khách, tàu quân sự: tàu khách, tàu quân sự đến cảng với mục đích du lịch, giao lưu văn hóa, chính trị, xã hội.
I.2.2 Căn cứ vào người chỉ định
- Đại lý tàu biển do người thuê tàu chỉ định (shipagent nominated by charterer)
- Đại lý tàu biển do chủ tàu chỉ định (shipagent nominated by shipower)
- Đại lý tàu biển là chức năng bảo hộ (protecting Agent): bảo vệ quyền lợi của chủ tàu khi mà quyền chỉ định đại lý phục vụ thuộc về người thuê tàu.
- Đại lý phụ (sub Agent): do đại lý chính chỉ định làm đại lý hiện trường. I.3 Đặc điểm của đại lý tàu biển. Đại lý tàu biển là một nghề trong các nhóm nghề kinh doanh dịch vụ hàng hải, nó khác với các ngành sản xuất vật chất khác và mang tính đặc thù riêng Một số đặc điểm cơ bản của đại lý tàu biển như sau:
- Kinh doanh dịch vụ hàng hải đặc biệt là dịch vụ đại lý tàu biển là một loại hình kinh doanh không cần vốn đầu tư ban đầu lớn (so với đội tàu và cảng biển), không đòi hỏi công nghệ cao, cán bộ công nhân viên ít nhưng tỷ suất lợi nhuận cao nên các nước trong khu vực và hầu hết các nước trên thế giới không cho phép nước ngoài hoạt động kinh doanh loại hình dịch vụ này trong thị trường nước đó Mặt khác kinh doanh dịch vụ đại lý tàu biển thường trực tiếp làm việc với người nước ngoài nên cũng cần đảm bảo an ninh kinh tế của mỗi nước.
- Do không cần đầu tư ban đầu lớn nên hiện nay đang được phát triển mạnh tạo nên một thị trường sôi động và cạnh tranh gay gắt ở các nước có hệ thống cảng biển tương đối phát triển (có Việt Nam)
Chức năng và nghiệp vụ cơ bản của đại lý tàu biển
Hầu hết các công ty đại lý tàu biển đều là các công ty làm chức năng nhiệm vụ về giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu, hàng hóa quá cảnh qua lãnh thổ Việt Nam tư vấn, đại lý cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước hoạt động trên lĩnh vực vận chuyển, giao nhận và xuất nhập khẩu hàng hóa Do đó các công ty đại lý tàu biển có các chức năng sau:
- Làm mọi thủ tục với các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền cho tàu rời cảng và rời cảng theo đúng quy định của pháp luật.
- Thu xếp tàu lai dắt, hoa tiêu dẫn tàu, bố trí tàu bến, nơi neo đậu để thực hiện việc xếp dỡ hàng, đưa đón hành khách lên xuống.
- Thu xếp và điều đình các công tác thương vụ hàng hóa như:
+ Xếp dỡ, giao nhận chuyển tải hàng hóa
+ Thu gom, chia lẻ hàng hóa
+ Kiểm tra, giám sát cân đo hàng hóa
+ Thu xếp việc gửi hàng vào kho
+ Thu xếp việc đóng gói sửa chữa bao bì hư hỏng rách nát
+ Điều đình việc bồi thường hàng hóa bị hư hỏng, mất mát nhầm lẫn
- Ký kết các hợp đồng vận chuyển hàng hóa , hợp đồng thuê tàu, hợp đồng xếp dỡ hàng hóa, làm thủ tục giao nhận tàu,cho thuê, làm thủ tục gửi hàng, lưu khoang tàu, nhận hàng, mua bảo hiểm cho hàng hóa
- Giải quyết các thủ tục hải quan có liên quan đến tàu và các thủ tục xếp dỡ hàng hóa
- Thực hiện việc thu hộ, trả hộ tiền cước, tiền bồi thường, thanh toán tiền thưởng phạt xếp dỡ giải phóng tàu và các khoản tiền khác
- Môi giới thuê tàu, mua tàu và bán tàu
- Thu xếp các hoạt động cung ứng cho tàu biển tại cảng:
+ Thu xếp sửa chữa khám nghiệm tàu
+ Kiểm nghiệm khoang tàu cho việc xếp hàng
+ Làm thủ tục khử trùng vệ sinh hầm hàng
+ Môi giới cung cấp lương thực, thực phẩm, nước ngot, nhiên liệu, dầu nhờn, vật tư dụng cụ hàng hải trên tàu trong trường hợp cần thiết.
- Môi giới bán vé hành khách, làm thủ tục chở hành khách và hành lý xuất nhập khẩu.
- Công tác phục vụ thuyền viên:
+ Làm thủ tục cho thuyền viên lên bờ tham quan, chữa bệnh
+ Chuyển thư tư, điện tín, bưu kiện, quà cho thủy thủ
- Điều đình công tác cứu trợ cứu nạn cho tàu biển và thanh toán tiền thủ lao cứu trợ cứu nạn.
- Thực hiện các thủ tục liên quan đến các tranh chấp hàng hải
- Giúp mọi giao dịch giữa tàu với cảng và các chủ hàng trong thời gian tàu đỗ tại cảng
- Đại diện cho chủ tàu giao dịch với các chủ hàng, các cơ quan Nhà nước và với cảng để giải quyết mọi vấn đề cần thiết của hãng tàu
- Làm công việc đại lý vận tải với các hợp đồng trọn gói từ cửa đến cửa (door to door) trong đó có những công việc kế tiếp của vận tải đa phương thức
- Nhận ủy thác xuất nhập khẩu hoặc kinh doanh XNK theo ủy quyền của Tổng giám đốc Đại lý hàng hải Việt Nam
- Liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước trong lĩnh vực vận chuyển, giao nhận, kho bãi, thuê tàu.
Ngoài ra theo yêu cầu của người ủy nhiệm đại lý tàu biển có thể nhận làm những công việc khác có liên quan đến hoạt động của tàu theo những điều kiện mà hai bên đã thỏa thuận với nhau
Do nhận sự ủy thác của chủ tàu nên ngoài việc tiến hành các hoạt động liên quan đến việc kinh doanh hàng hải của chủ tàu ủy thác, người đại lý tàu biển còn có trách nhiệm tiến hành các hoạt động cần thiết để chăm sóc và bảo vệ chu đáo cho quyền lợi của chủ tàu, phải chấp nhận các yêu cầu và chỉ dẫn của chủ tàu về công việc đã được ủy thác, nhanh chóng thông báo cho chủ tàu về các sự kiện liên quan đến công việc được ủy thác, tính toán chính xác các khoản thu và chi liên quan đến công việc được ủy thác.
Tóm lại vận tải phát triển đến đâu thì đại lý tàu biển phát triển đến đó.Nhờ những kinh nghiệm tĩnh lũy được, cộng với những phương tiện thông tin hiện đại mà các đại lý tàu biển ở các cảng đã góp phần đáng kể vào việc phát triển ngoại thương, đem lại sự phồn vinh về kinh tế cho các nước Công tác đại lý tàu biển mang tính chất phục vụ, môi giới không đòi hỏi đầu tư vốn nhiều nhưng lại có hiệu quả nên chúng rất phát triển
2.2.1 Nghiệp vụ đại lý tàu biển đối với hàng hóa nhập khẩu
Nghiệp vụ đại lý đối với hàng hóa xuất nhập khẩu bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Nhận bộ chứng từ và dự kiến thời gian tàu đến tứ đại lý của cảng xếp hàng.
- Bước 2: Gửi “thông báo tàu đến” ( notice of arrival) cho khách hàng
- Bước 3: Làm thủ tục cho tàu nhập cảnh
- Bước 4: Thu xếp cho tàu vào cảng và dỡ hàng xuống bãi nhập
- Bước 5: Lập sơ đồ vị trí hàng và biên bản kết toán nhận hàng với tàu,
- Bước 6: Khách hàng đổi B/L lấy “ Lệnh giao hàng “ (Delivery order)
- Bước 7: Khách hàng làm thủ tục hải quan và đăng ký rút hàng với bộ phận kho bãi.
- Bước 8: Giao hàng cho chủ hàng
- Bước 9: Hoàn thành thủ tục.
2.2.2 Nghiệp vụ đại lý tàu biển đối với hàng hóa xuất khẩu
Nghiệp vụ đại lý tàu biển đối với hàng xuất khẩu bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Bộ phận Marketing tiến hành tìm kiếm khách hàng.
- Bước 2: Khách hàng gửi chi tiết về hàng hóa (Cargo List)
- Bước 3: Thông qua bộ phận quản lý container, bộ phận marketing gửi “ lệnh cấp container rỗng ‘ cho khách hàng.
- Bước 4: Khách hàng nhận Seal và mẫu Packing List từ bộ phận phụ vụ tải cảng
- Bước 5: Khách hàng tiến hành đóng hàng, thanh lý hàng hóa và hạ bãi chờ xuất
- Bước 6: Bộ phận phục vụ tại cảng lập danh sách hàng xuất và giám sát việc vận chuyển container lên tàu.
- Bước 7: Kết toán tàu và làm thủ tục xuất cho hàng hóa.
- Bước 8: Làm thủ tục xuất cảnh và báo cáo rời cảng.
- Bước 9: Bộ phận lập chứng từ tiến hành lập B/L và khách hàng cùng đại lý ký B/L.
- Bước 10: Bộ phận lập chứng từ lập Cargo Manifest cho từng vận đơn.
- Bước 11: Hoàn chỉnh các chứng từ.
2.2.3 Nghiệp vụ đại lý tàu biển trong quản lý container
Nghiệp vụ đại lý tàu biển trong quản lý container bao gồm:
- Quản lý container dỡ từ tàu vào bãi.
- Theo dỡi các container giao cho khách hàng đến lấy hàng.
- Theo dõi số container rỗng khách hàng trả.
- Cấp container rỗng cho khách hàng đóng hàng xuất.
- Theo dõi tình hình container hạ bãi chờ bỗc lên tàu.
- Quản lý tình hình container được bốc lên tàu.
- Làm báo cáo tổng hợp (roroc).
Thực trạng công tác đại lý tàu biển tại cảng Hải Phòng
Thực trạng
1.1Cơ sở pháp lý của hoạt động đại lý tàu biển tại cảng Hải Phòng
Trong nghị định 239/HĐBT thành lập cục hàng hải Việt Nam, Bộ Giao thông vận tải đã cho phép cục Hàng hải Việt Nam quản lý nhà nước đối với hoạt động dịch vụ hàng hải nói chung và dịch vụ đại lý tàu biển nói riêng trong phạm vi cả nước Tuy nhiên việc quản lý này vẫn chưa thống nhất giữa các bộ ngành và địa phương liên quan.
05/01/1994 quyết định 50/KTN của Chính phủ cho phép thành lập Hiệp Hội đại lý và môi giới hàng hải Việt Nam (VISABA – Vietnam Ship Agents and
Brokers Association) Đây là tổ chức duy nhất ở Việt Nam trở thành hội viên đầy đủ và chính thức của Fonasba (Federation of National Association of Ship’s Brokers and Agents)-Liên đoàn các Hiệp hội đại lý và môi giới hàng hóa quốc tế Tổ chức này có chức năng tư vấn giúp các cơ quan trong chuyên quản lý hoạt động đại lý tàu biển.
Công tác đại lý tại cảng Hải Phòng hoạt động dựa trên các luật, nghị định quyết định của Chính phủ, Bộ như sau:
Luật hàng hải Việt Nam ban hành 30/06/1990
Nghị định số 92/1999/NĐ-CP ngày 04/09/1999 của Chính phủ về việc xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hàng hải
Nghị định số 55/CP ngày 01/01/1996 của chính phủ về hoạt động của tàu quân sự nước ngoài vào thăm nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam
Quyết định số 493/2001/QĐ –CHHVN ngày 08/10/2001 của Cục trưởng cục Hàng Hảo Việt Nam về tàu lai hỗ trợ tàu biển hoạt động tải cảng Hải phòng
Quyết định số 61/2003/QĐ-BTC ngày 25/04/2003 của Bộ tài chính ban hành Biểu mức thu phí, lệ phí hàng hải và giá dịch vụ cảng biển
Quyết định số 62/2003/QĐ-BTC ngày 25/04/2003 của Bộ tài chính Ban hành Biểu mức thu phí, lệ phí hàng hải đối với tàu thuỷ vận tải nội địa và Phí, lệ phí hàng hải đặc biệt
Hướng dẫn số 7757 / TC – TCDN ngày 28/07/2003 của Bộ tài chính hướng dẫn thực hiện quyết định số 61,62/2003/ QĐ-BTC
Quyết định số 191/2003/QĐ- BGTVT ngày 21/01/2003 của Ban chỉ đạo 178 về ban hành quy trình thủ tục cho tàu thuyền vào, rời cảng biển khu vực Hải Phòng
Hợp đồng cung ứng dịch vụ hoa tiêu hàng hải số 001/HĐ – 2005 ngày 18/08/2005 giữa cảng Hải Phòng và công ty hoa tiêu khu vực II
Quyết định số 57/2003/QĐ- BTC ngày 16/04/2003 của Bộ tài chính ngày 16/04/2003 của Bộ tài chính quy định về thủ tục Hải quan đối với tàu biển xuất cảnh, nhập cảnh, quá cảnh, chuyển cảng và kiểm soát, giám sát hải quan tại các cảng biển và các cảng chuyên dùng
Quyết định số 39/VPCP- CNTDDV ngày 23/12/1993 của ban vật giá Chính phủ về phí đại lý đối với đội tàu nước ngoài
Nghị định số 10/2001/NĐ-CP ngày 19/03/2001 của Chính Phủ về điều kiện kinh doanh dịch vụ hàng hải
Quyết định số 118/BVGCP- CNTDDV ngày 1/2/1999 về đại lý phí
Nghị định số 160/2003/NĐ-CP ngày 18/12/2003 của Chính Phủ về quản lý hoạt động hàng hải tại cảng biển và khu vực hàng hải của Việt Nam
Thông tư số 16/1999/TT-BTC ngày 04/02/1999 của Bộ tài chínhThông tư hướng dẫn thực hiện thuế cước đối với hoạt động kinh doanh vận chuyển hàng hoá bằng tàu biển của các hãng vận tải nước ngoài vào Việt Nam khai thác vận tải
Quyết định số 994/2003/QĐ-BGTVT ngày 09/04/2003 của Bộ giao thông vận tải về vùng nước các cảng biển thuộc địa phận thành phố Hải Phòng và khu vực trách nhiệm của Cảng vụ Hải Phòng
Quyết định số 170 /2004/QĐ-BGTVT ngày 16/01/2004 của Bộ giao thông vận tải về việc áp dụng Sửa đổi, bổ sung năm 2002 của Công ước SOLAS 74 và Bộ luật quốc tế về an ninh tàu biển và cảng biển
Quyết định 106/QĐ- CVHP ngày 24/3/2004 của giám đốc cảng vụ Hải Phòng ban hành quy chế sử dụng tàu lai hỗ trợ tàu biển hoạt động trong vùng nước cảng biển Hải Phòng.
Công văn số 713/TC/TCT ngày 22/01/2002 của Bộ tài chính về việc áp dụng Hiệp định tránh đánh thuế hai lần trong hoạt động hàng hải quốc tế.
Quyết định của Bộ trưởng Bộ tài chính số 88 /2004/QĐ-BTC ngày 19/11/2004 Về việc ban hành mức thu phí, lệ phí hàng hải
Quyết định của Bộ trưởng Bộ tài chính số 89/2005/QĐ-BTC ngày 08/12/2005 Sửa đổi, bổ sung mức thu phí bảo đảm hàng hải quy định tại Quyết định số 88/2004/QĐ-BTC ngày 19/11/2004 của Bộ trưởng
Bộ Tài chính về việc ban hành mức thu phí, lệ phí hàng hải
Bộ luật Hàng hải Việt Nam do Quốc Hội nước Cộng Hòa Xã Hội Chủ Nghĩa Việt Nam thông qua
Quyết định số 48/2005/QĐ-BGTVT ngày 30/9/2005 của Bộ giao thông vận tải
Quyết định số 41/2005/QĐ-BGTVT ngày 16/9/2005 của Bộ giao thông vận tải quy định trình tự, thủ tục xác nhận việc trình "Kháng nghị hàng hải" tại Việt Nam
Thông tư số 112/2005/TT-BTC của Bộ tài chính ngày 15/12/2005Hướng dẫn về thủ tục hải quan, kiểm tra, giám sát hải quan
Quyết định số 45/2005/QĐ-BNN – ngày 25/7/2005 về việc Ban hành Danh mục đối tượng kiểm dịch động vật, sản phẩm động vật; Danh mục động vật, sản phẩm động vật thuộc diện phải kiểm dịch
Quyết định số 43/2005/QĐ-BGTVT ngày 19/9/2005 của Bộ giao thông vận tải về cách thức phân chia tiền công cứu hộ của thuyền bộ tàu biển Việt Nam
Quyết định số 49/2005/QĐ-BGTVT ngày 04/10/2005 của Bộ giao thông vân tải về áp dụng Quy tắc quốc tế phòng ngừa đâm va tàu thuyền trên biển
Thông tư số 73/2005/TT-BTC 05/09/2005 của Bộ tài chính Hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 79/2005/NĐ-CP ngày 16- 6-2005 của Chính phủ quy định về điều kiện đăng ký và hoạt động của đại lý làm thủ tục Hải quan
Quyết định số 52/2005/QĐ-BGTVT ngày 27/10/2005 của Bộ giao thông vận tải về tiêu chuẩn đào tạo, cấp, thu hồi chứng chỉ khả năng chuyên môn hoa tiêu hàng hải và giấy chứng nhận vùng hoạt động hoa tiêu hàng hải.
Quyết định số 51/2005/QĐ-BGTVT ngày 12/10/2004 của Bộ giao thông vận tải ban hành quy định về đăng kiểm tàu biển Việt Nam
Quyết định số 56/2005/QĐ-BGTVT ngày 28/10/2005 của Bộ giao thông vận tải về tổ chức và hoạt động của Trung tâm Phối hợp tìm kiếm, cứu nạn hàng hải Việt Nam
Quyết định số 57/2005/QĐ-BGTVT ngày 28/10/2005 của Bộ giao thông vận tải về tổ chức và hoạt động của Cảng vụ hàng hải
Nghị định số 62/2006/NĐ-CP ngày 21/06/2006 của Chính phủ về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực hàng hải
Nghị định số 71/NĐ-CP ngày 25/07/2006 của Chính phủ về quản lý cảng biển và luồng hàng hải
Quyết định số 28/2007/QĐ-BGTVT ngày 25/06/2007 Sửa đổi điểm a và điểm b mục 8 Phụ lục I Quy tắc quốc tế phòng ngừa đâm va tàu thuyền trên biển ban hành kèm theo Quyết định số 49/2005/QĐ- BGTVT ngày 04/10/2005 của Bộ trưởng Bộ GTVT
Quyết định số 44/2007/QĐ-BGTVT ngày 28/8/2007 của Bộ giao thông vận tải Quyết định công bố vùng nước các cảng biển thuộc địa phận thành phố Hải Phòng và khu vực quản lý của Cảng vụ hàng hải Hải Phòng
1.2 Hoạt động đại lý tàu biển tại cảng Hải Phòng
Nhiệm vụ chung của đại lý tàu biển tại cảng Hải Phòng
2.1 Nhiệm vụ chung: Đại lý tàu biển là một tổ chức chuyên ngành về hàng hải họat động liên quan đến vận tải trong và ngoài nước Để thực hiện chức năng đó của mình , đại lý tàu biển của cảng Hải Phòng có một số nhiệm vụ chung sau:
-Làm thủ tục cho tàu ra vào cảng theo luật lệ của nước Việt Nam.
-Thu xếp hoa tiêu đưa tàu ra vào cảng,thuê tàu lai dắt nếu cần,thu xếp cầu bến cho tàu neo đậu làm hàng.
-Đại diện cho hãng tàu giải quyết mọi công việc cần thiết của hãng với cơ quan nhà nước,cảng và chủ hàng.Ngoài ra ,tuỳ theo yêu cầu của người uỷ nhiệm , đại diện có thể làm mọi việc khác liên quan đến hoạt động của tàu và hai bên thoả thuận với nhau.
-Làm công tác môi giới bao gồm:Môi giới thuê tàu,mua và bán tàu, đại diện cho chủ hãng tàu ký kết các hợp đồng thuê tàu,vận chuyển ,xếp dỡ hàng hoá,gửi hàng lưu khoang tàu…;các công tác môi giới bán vé hành khách,làm thủ tục chở hành khách và hành lý xuất nhập khẩu;công tác môi giới cung ứng cho tàu…
-Các công tác phục vụ tàu,phục vụ thuyền viên.
-Công tác thanh toán:thu hộ và trả hộ tiền cước vận chuyển,thanh toán tiền thưởng phạt do xếp dỡ hàng nhanh,chậm.
2.2.Sự uỷ nhiệm đại lý.
2.2.1.Nhiệm vụ của người uỷ nhiệm
* Uỷ nhiệm đại lý có hai hình thức ngắn hạn ,dài hạn tương ứng áp dụng với tàu chạy từng tuyến và thường xuyên.
- Đối với tàu chạy từng tuyến:Gửi chậm nhất 10 ngày trước khi tàu đến cảngHải Phòng.Người uỷ nhiệm cần phải cung cấp các thông tin sau:
+ Về tàu:tên tàu,ký hiệu cờ,chỉ số IMO và quốc tịch tàu, đặc tính,nhu cầu của tàu.
+ Về hàng hoá và chứng từ liên quan đến hàng hoá:Trong trường hợp chở khách,người uỷ nhiệm phải gửi cho đại lý danh sách hành khách.
+ Về thuyền trưởng,thuyền viên:tên,quốc tịch.
+ Cảng đi,cảng đến,ngày dự tính đến cảng…
Trường hợp điều kiện không cho phép tàu gửi trước 10 ngày thì người uỷ nhiệm phải tìm cách cung cấp cho đại lý các tài liệu đó bằng các nhanh nhất.Nếu có khó khăn thiệt hại do người uỷ nhiệm vì thiếu thời gian chuẩn bị gây ra thì đại lý không chịu trách nhiệm.
- Đối với tàu chạy thường xuyên:
+ Trước 20 ngày mỗi tháng phải gửi cho đại lý kế hoạch vận chuyển của tháng sau gồm các số liệu về tàu và hàng hoá như đã quy định.
+ Nếu có sự thay đổi trong kế hoạch vận chuyển,người uỷ nhiệm phải thông báo ngay cho người đại lý bằng thông tin nhanh nhất trước 5 ngày trước khi tàu đến cảng.Nếu không,người uỷ nhiệm phải chịu trách nhiệm về phí tổn do sự thay đổi kế hoạch gây ra.
* Quy định thông báo tàu đến cảng:
Người uỷ nhiêm hoặc thuyền trưởng báo cho đại lý biết ngày,giờ tàu,mớn nước để hoa tiêu có kế hoạch dẫn tàu vào luồng.Nếu có sự thay đổi giờ tàu,người uỷ nhiệm phải báo chậm nhất 6 giờ trước khi tàu đến trạm hoa tiêu.
2.2.2.Trách nhiệm cuả đại lý.
-Đại diện thường trực của chủ tàu tại một cảng hay một khu vưc đại lý xác định.
-Chủ tàu và đại lý ký kết hợp đồng theo từng chuyến hoặc cho một thời gian cụ thể theo hình thức hai bên thỏa thuận.
-Trên cơ sở hợp đồng,nhân danh chủ tàu, đại lý tiến hành mọi hoạt động cần thiết liên quan đến kinh doanh hàng hải.
-Người đại lý phục vụ quyền lợi của người thuê tàu,người thuê vận chuyển hoặc về tai nạn hàng hải.
-Người đại lý phải thông tin nhanh chóng cho chủ tàu những thông tin liên quan đến công việc uỷ thác,và tiến hành các hoạt động liên quan đến công việc uỷ thác theo sự hướng dẫn của chủ tàu.
-Người đại lý phải thực hiện theo thoả thuận hai bên,và phải chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại do lỗi của mình gây ra.
-Các bên tham gia đại lý có thể rút khỏi hợp đồng theo các khoản được ghi trong hợp đồng.Thời hạn khiếu nại về việc thực hiện hợp đồng đại lý là 2 năm kể từ khi phát sinh vụ việc.
2.3.Công tác xếp tàu ra vào cảng.
2.3.1.1.Chuẩn bị cho tàu vào cảng:
24 giờ trước khi tàu tới trạm hoa tiêu,người đại lý thu xếp thủ tục và gửi ORDER(ghi rõ tên tàu,hàng và địa điểm xin thủ tục,ngày tháng….),tờ khai đến các bên hữu quan.
-Thông báo Cảng vụ xin phép làm thủ tục tàu đến cảng và nhận từ cảng vụ dự kiến thời gian tàu được làm thủ tục,bố trí cầu làm hàng.
-Thông báo cho hoa tiêu đưa tàu vào cảng và nhận từ hoa tiêu thời gian hoa tiêu lên tàu để đưa tàu vào cảng.
-Thông báo cho tàu các kế hoạch điều độ,Cảng vụ ,hoa tiêu để tàu làm thủ tục.
2.3.1.2.Chuẩn bị các giấy tờ làm thủ tục
Khi được phân công làm thủ tục một con tàu, đại lý phải có các giấy tờ sau: -Giấy khai tàu đến:3 bản
-Bản lược khai hàng hoá,
-Bản kê khai dụng cụ cấm dùng ở cảng:3 bản.
-Các yêu cầu của tàu
-Bản khai sức khoẻ tàu đến
-Bản khai kiểm dịch động ,thực vật (nếu có)
-Thông báo sẵn sàng:8 bản.
*Trao thông báo sẵn sàng ngay khi tau đến trạm hoa tiêu:làm 4 bản đưa đến các chủ hàng ký, đại lý giữ 3 bản.
2.3.1.3.Trình tự làm thủ tục
-Giao các giấy tờ liên quan đến tàu và hàng hoá cho chủ tàu khai như:bản khai tàu đến,bản khai sức khoẻ khi tau đến….
-Trình các giấy tờ pháp lý của tàu lên đoàn liên hiệp kiểm tra như:
Trình Cảng vụ các giấy chứng nhận pháp lý bao gồm:Chứng thư quốc tịch,giấy chứng nhận cấu trúc an toàn,giấy chứng nhận mớn chuyên chở quốc tế,giấy chứng nhận an toàn thiết bị vô tuyến ,giấy chứng nhận an toàn thiết bị chống ô nhiễm.
Ngoài ra ,nếu cảng vụ yêu cầu thì phải có thêm:giấy chứng nhận đi biển,giấy phép các đài tàu biển, đơn bảo hiểm,giấy chứng nhận bảo hiểm,giấy chứng nhận cấp tàu,giấy phép rời cảng cuối cùng……
+Trình công an biên phòng:hộ chiếu ,sổ thuyền viên,giấy chứng chỉ,giấy phép rời cảng cuối cùng,bảng khai súng đạn.
+Trình Hải quan:vận tải đơn ,bản lược khai hàng hoá khi hàng nhập,bản khai đồ dùng dụng cụ thuyền viên,bản khai các kho của tàu,bản khai ngoại tệ…
+Trình lên bác sỹ kiểm dịch:Sổ tiêm chủng,giấy chứng nhận diệt chuột,giấy chứng nhận khử trùng,giấy chứng nhận sức khoẻ.
*Nếu tàu đến cảng mà theo bệnh truyền nhiễm thì bác sỹ kiểm dịch yêu cầu cho tàu cách ly và đưa ra biện pháp điều trị, đến khi có kết quả mới cho tàu vào cảng.
+Trình đại lý:Đại lý nhận ở tàu
*Hatch list:3 bản. Đại lý nên ghi nhớ chức danh các cán bộ trong đoàn liên hiệp kiểm tra. 2.3.1.4.Giao các giấy tờ cho các cơ quan pháp lý trong đoàn liên hiệp kiểm tra -Cảng vụ:
+Bản khai tàu đến:1 bản
+Danh sách thuyền viên:1bản
+Danh sách hành khách:1 bản(nếu có)
+Giấy phép rời cảng trước:1 bản.
+Danh sách thuyền viên:1 bản
+Danh sách hành khách(nếu có):1 bản.
+Tất cả các vận đơn,lược khai hàng hoá sau khi đóng dấu xong,Hải quan giữ lại 2 bản,1 bản tàu lưu,còn lại đại lý cầm về.
*Với các tàu Tư bản chủ nghĩa yêu cầu gửi cho hải quan các giấy tờ sau: +Bản khai đồ dùng cá nhân:2 bản
+Bản khai các kho dự trữ của tàu:2 bản
+Bản khai ngoại tệ của tàu:2 bản.
+Danh sách hành khách(nếu có)
+Giấy phép rời cảng cuối cùng để công an kiểm tra
+Bản khai dụng cụ cấm dùng ở cảng:1 bản
+Kiểm tra hộ chiếu hoặc các giấy chứng chỉ của thuyền viên Đóng dấu vào hộ chiếu thuyền viên.
+Cấp giấy đi bờ cho thuyền viên tàu nước ngoài.
+Với tàu Tư bản chủ nghĩa cần kiểm tra sổ đăng ký thuyền viên
+Giấy chứng nhận sức khoẻ tàu đến:1 bản
+Bản khai kho thực phẩm
+Bản khai nước ngọt trên tàu
+Giấy chứng nhận diệt chuột ,giấy chứng nhận khử trùng…
+Bác sỹ đưa cho tàu khai giấy chứng nhận sức khoẻ
+Tờ khai tàu đến:1 bản
+Danh sách thuyền viên:1 bản
+Danh sách hành khách(nếu có):1 bản
+Bản sao vận đơn:5-8 bản
+Bản sao lược khai hàng nhập(có dấu Hải quan):3 bản.
+Sơ đồ xếp hàng:3-5 bản
+Sơ đồ hầm hàng:4 bản.
+Thông báo sẵn sàng làm hàng:4 bản
Những thuận lợi và khó khăn của hoạt động đại lý tại cảng Hải Phòng
3.1.1 Hải Phòng là cảng lớn nhất miền Bắc,tập trung hầu hết lượng hàng hóa xuất nhập khẩu của miền Bắc Hiện nay cảng Hải Phòng đã và đang đầu tư mạnh mẽ hứa hẹn lượng tàu ra vào cảng lớn
Cảng Hải phòng là đầu mối giao thông quan trọng, là cửa ngõ chính ra biển của các tỉnh phía Bắc Trong hơn 5 năm qua Cảng Hải Phòng đã không ngừng đổi mới về mọi mặt và áp dụng những tiến bộ khoa học vào sản xuất, tăng cường đầu tư các công nghệ tiên tiến vào khai thác cảng, đồng thời từng bước đưa công nghệ thông tin vào các lĩnh vực quản lý, sản xuất, đáp ứng sự nghiệp phát triển kinh tế
Cảng Hải Phòng là cảng có lưu lượng hàng thông qua lớn nhất ở phía bắc Việt Nam có hệ thống thiết bị hiện đại và cơ sở hạ tầng đầy đủ an toàn, phù hợp với các phương thức vận tải, thương mại quốc tế Hệ thống quản lý và khai thác bến container qua mạng máy tính đã được lắp đặt và sử dụng Từ cảng Hải Phòng, khách hàng có thể vận chuyển hàng hóa tới các cảng trên thế giới bằng đường biển hoặc vận tải nội địa bằng đường sông, đường sắt, đường bộ tới các vùng kinh tế trọng điểm của Việt Nam, tới các tỉnh phía nam Trung Quốc với thời gian ngắn nhất
Cảng Hải Phòng gồm ba xí nghiệp xếp dỡ: XNXD Hoàng Diệu, XNXD Chùa
Vẽ và Cảng Đình Vũ.
Vị trí: 20°52’N - 106°41’E Vị trí hoa tiêu: 20°40’N - 106°51’E Luồng tàu: Dài 20 hải lý
Tên luồng Chiều dài (km) Chiều rộng (m) Độ sâu (m)
Tổng chiều dài tuyến luồng 42.8
Các khu vực của Cảng Hải Phòng được phân bố theo lợi thế về cơ sở hạ tầng, giao thông, đường sắt - đường bộ - đường thuỷ và được lắp đặt các thiết bị xếp dỡ phù hợp với từng loại hàng hoá, đáp ứng và thoả mãn nhu cầu vận chuyển bằng nhiều phương tiện.
Toàn cảng hiện có 16 cầu tàu với tổng chiều dài là 2.565m, bảo đảm an toàn với độ sâu trước bến từ -8,4m đến -8,7m.
Xí nghiệp xếp dỡ Hoàng
1.717 m - 8.4m 11 cầu Bách hoá, rời, bao,
Xí nghiệp xếp dỡ Chùa
Vẽ 848 m - 8.5m 5 cầu Bách hoá, Container
Vùng neo Hạ Long - 14m 7 điểm neo Bách hoá, Container Bến nổi Bạch Đằng - 7.5m 3 bến phao Bách hoá, Container Vịnh Lan Hạ - 7.5m 3 bến phao Bách hoá, Container
Hệ thống kho bãi Cảng Hải Phòng xây dựng theo tiêu chuẩn chất lượng cao, được chia theo từng khu vực chuyên dùng phù hợp với điều kiện bảo quản, xếp dỡ, vận chuyển từng loại hàng hoá
Loại kho/bãi Số lượng
Kho CFS 2 6.498 Phục vụ khai thác hàng lẻ
Container Kho hàng bách hoá
Cảng Hải phòng là đầu mối giao thông quan trọng, là cửa ngõ chính ra biển của các tỉnh phía Bắc.Từ năm 1997 chính phủ đã quyết định đầu tư nâng cấp cảng Hải Phòng giai đoạn I là 40 triệu USD bằng nguồn vốn ODA của Nhật Bản. Các nội dung chính của của dự án nâng cấp cảng Hải Phòng giai đoạn I gồm: mua mới tàu lai, xuồng cao tốc, xây dựng bến container và lắp đặt thiết bị xếp dỡ chuyên dụng tại khu Chùa Vẽ Hiện nay, khu vực này đã trở thành cảng container lớn nhất miền Bắc Việt Nam với công suất 500.000 TEUs/năm.
Dự án cải tạo nâng cấp Cảng Hải Phòng giai đoạn II (2001-2005) có 2 gói thầu chính, trong đó gói thầu 1 với nội dung cải tạo luồng tàu vào cảng và mở rộng bến container Chùa Vẽ đã được khởi công thực hiện từ tháng 4- 2004, đến nay đang bước vào giai đoạn hoàn thành Gói thầu 2 bao gồm cung cấp thiết bị xếp dỡ và hệ thống quản lý bến container với nội dung đầu tư cụ thể 4 cần trục giàn cầu tàu (QGC) di chuyển trên ray, sức nâng dưới móc cẩu 40 tấn, tầm với 30m, chiều cao nâng 24,3m; 8 cần trục giàn bãi ( RTG) di chuyển bánh lốp, sức nâng dưới khung cẩu 35,6 tấn và chiều cao nâng 15,24m; phát triển hệ thống quản lý bến conatiner bằng hệ thống vi tính (CTMS) Gói thầu 2 được liên danh nhà thầu IHI- MES ( Isshikawajima- Harima Heavy Idustries Co., Ltd và MITSUI Engineering and Shipbuiding Co., Ltd) trúng thầu với giá trị 3,137 tỷ Yên Nhật Theo hợp đồng, IHI- MES bàn giao cho Ban quản lý Dự án Cảng Hải Phòng lần thứ nhất 2 cần trục giàn QGC và 4 cần trục giàn RTG trong vòng 13 tháng; bàn giao lần thứ hai gồm 2 cần trục QGC và 4 cần trục giàn RTG trong thời gian 16 tháng Dự án nâng cấp cảng giai đoạn II là quá trình đưa cảng Hải Phòng trở thành một cảng hiện đại.
Năm 2006, cảng Hải Phòng đã đầu tư 163,19 tỷ đồng cho các dự án quan trọng như: Dự án cảng Đình Vũ giai đoạn 2, Khu thả neo Bến Gót - LạchHuyện, cải tạo bãi container lạnh khu Chùa Vẽ, đường vào cảng Đình Vũ, cải tạo 2 cần trục Koldor, đầu tư phương tiện vận chuyển container, xe xúc đào hầm hàng rời, cần trục bánh lốp 35 tấn, dự án công nghệ thông tin MIS, triển khai hệ thống camera giám sát hiện trường
Cũng năm 2006, sau khi hoàn thành giai đoạn 1, Cảng Đình Vũ chính thức đi vào hoạt động, khai thác hiệu quả ưu thế của một cảng biển trẻ Hiện Công ty tiếp tục phát huy lợi thế, mở rộng quy mô, tăng năng lực xếp dỡ bằng việc tiếp tục khởi công xây dựng cầu cảng số 2, với công suất 20.000 DWT
Sau năm đầu tiên chính thức đi vào khai thác cầu cảng số 1, Cảng Đình Vũ đã đạt được những kết quả khả quan: sản lượng đạt trên 780.000 tấn (46.000 TEU), tăng 115% so với kế hoạch; doanh thu đạt trên 26 tỷ đồng, lợi nhuận trước thuế đạt trên 6 tỷ đồng, tăng 113% so với kế hoạch Các công trình, cơ sở hạ tầng đã hoàn thiện và đưa vào sử dụng như hệ thống cấp nước, nhà xưởng, kho bãi, nhà phục vụ Có được kết quả này là do Cảng đã tập trung đầu tư và khai thác hiệu quả các cơ sở, thiết bị (đầu tư 7 khung cẩu container, bổ sung 4 xe ô tô, 2 xe nâng 3,5 tấn và 10 tấn) Ngoài ra, Công ty còn đầu tư trên 123 tỷ đồng lắp đặt thêm nguồn điện từ trạm điện 110 KV Đình Vũ, mua xe nâng hàng container 45 tấn, cần trục 40 tấn mọi tầm với, xây dựng bãi hậu phương rộng 5,3 ha để xếp dỡ hàng hoá Nạo vét khắc phục hiện tượng sa bồi để độ sâu trước bến luôn đảm bảo -8,7 m.
Cuối năm 2006, Cảng đã chuẩn bị tích cực (lao động, đầu tư thiết bị) để chuyển hướng cơ cấu mặt hàng từ hàng rời sang container Đây là bước ngoặt lớn, bởi đó cũng chính là xu thế chung trong hoạt động của các cảng lớn trên thế giới Hệ thống quản lý, điều hành các hoạt động bằng tin học đã hoàn thành và đưa vào sử dụng Cảng Đình Vũ hiện là địa chỉ tin cậy của nhiều doanh nghiệp (DN) vận tải, hãng tàu lớn Cảng cũng đã hoàn thành thủ tục xin cấp chứng chỉ của bộ Luật quốc tế về an ninh tàu biển và cảng biển ISPS Code Do khai thác tốt, hiệu quả các trang thiết bị, nên đến hết quý I/2007, sản lượng hàng hóa thông qua Cảng đạt 378.000 tấn, bằng 31,51% kế hoạch năm và bằng gần 50% sản lượng của cả năm 2006; doanh thu đạt 9,5 tỷ đồng, lợi nhuận đạt 2,8 tỷ đồng (bằng 47% so với cả năm 2006) Để đáp ứng nhu cầu hàng hóa thông qua cảng Đình Vũ dự báo đến năm
2010 đạt 3,2 triệu tấn/năm; phát triển mở rộng cảng về phía hạ lưu tiến tới dần thay thế khu cảng chính nhằm chỉnh trang đô thị phù hợp với quy hoạch của thành phố Hải Phòng đô thị loại I Ngày 25/4/2007 dự án xây dựng cảng Đình
Vũ giai đoạn 2 được chính thức khởi công và dự kiến hoàn thành vào năm
2010 Quy mô xây dựng dự án cảng Đình Vũ giai đoạn II có 04 bến (số 3,4,5 và
6) tiếp nối bến số 1 và 2 của giai đoạn I Tuyến bến giai đoạn II với chiều dài 785m cùng các hạng mục công trình phụ trợ, mạng công trình kỹ thuật đồng bộ bảo đảm cho 04 tàu trọng tải 20.000DWT hoặc 05 tàu trọng tải 10.000DWT cập cảng làm hàng Cầu tàu 20.000DWT chiều dài 04 bến là 785m, chiều rộng 24m Cao trình mặt bến + 4,75mHĐ Kết cấu bệ cọc cao đài mềm.Tổng mức đầu tư của dự án: 598.720.537.000đồng Được phân kỳ đầu tư là 02 bước: Từ năm 2005 - 2007 (đầu tư xây dựng bến số 3, 4 đường và các công trình phụ trợ); Từ năm 2008 - 2010 (đầu tư xây dựng bến số 5, 6 và các công trình phụ trợ) Thời gian thực hiện từ quý II năm 2005.
Ngày 19- 1-06, Cục Hàng hải Việt Nam và Ban quản lý Dự án nâng cấp cảng Hải Phòng tổ chức công bố thông tuyến luồng tàu mới Cát Hải- Lạch Huyện vào Cảng Hải Phòng và đưa bến tàu công- ten nơ số 4 cảng Chùa Vẽ vào khai thác.
Như vậy trong những năm gần đây, cụm cảng Hải Phòng luôn được chính phủ và phía chính quyền thành phố cũng như cảng Hải Phòng quan tâm đầu tư nhằm nâng cấp cảng Hải Phòng đạt tiêu chuẩn cảng quốc tế, đáp ứng nhu cầu vận tải hàng hải ngày càng gia tăng.
Các dự án chính của cảng Hải Phòng thời gian tới:
Cảng tổng hợp Đình Vũ 600 tỷ
Khởi công 6/2006 Dự kiến hoàn thành năm 2010
Cảng nội địa ICD Lào Cai 78 tỷ 2005 - 2007
Khu chuyển tải Bến Gót - Lạch
Nâng cấp bến bải 1 tỷ Đồng 2007
Mua cẩu bánh lốp 70 T 3 tỷ đồng 2007 - 2008
Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của đại lý tàu biển tại cảng Hải Phòng
Giải pháp làm giảm thời gian tàu nằm trong cảng
“Không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ” là tiêu chí hàng đầu của các đại lý Một trong những biện pháp được coi là cơ bản nhất nhưng cũng hết sức quan trọng mà các đại lý luôn duy trì và ngày càng hoàn thiện hơn đó là tối thiểu hóa thời gian tàu nằm trong cảng
Thời gian tàu nằm trong cảng là khoảng thời gian kể từ khi tàu đến vị trí đón hoa tiêu của một khu vực cảng (cùng một đơn vị cảng vụ quản lý) cho đến khi tàu rời cảng và trả hoa tiêu, rời vùng nước của khu vự cảng đó.
Theo quy định của các công ước và hợp đồng quốc tế : một tàu được coi là đến cảng khi nó thực sự đến vị trí hoa tiêu cho dù nó:
+ Đến vùng nước của cảng hoặc không
+ Được phép giao dịch với bờ hay không
+ Đã làm thủ tục hải quan hay chưa
Như cúng ta đã biết công việc chính của người đại lý tàu biển là thu xếp cho tàu đến cảng làm hàng và rời cảng một cách an toàn, thuận tiện và nhanh chóng nhất.Nên nếu làm giảm được thời gian tàu nằm tại cảng đó chính là biện pháp làm tăng chất lượng dịch vụ.
Thời gian tàu nằm tại cảng được chia làm 3 giai đoạn :
Giai đoạn 1: là khoảng thời gian từ khi tàu đếnvị trí đón hoa tiêucho đến khi tàu cập tới vùng neo đậu.
Giai đoạn 2: là khoảng thời gian từ khi tàu cập cầu tới vùng neo đậu làm hàng cho đến khi kết thúc quá trình làm hàng
Giai đoạn 3:là khoảng thời gian từ khi kết thúc quá trình làm hàng cho tới khi nó trả hoa tiêu và rời vùng nước của cảng đó.
Vậy chỉ cần làm giảm 1 trong 3 giai đoạn trên hoạc giảm đồng thời các giai đoạn đó đều đưa đến kết quả là làm giảm thời gian tàu ở cảng.
Giải pháp làm giảm thời gian đưa tàu vào cảng
Ngay sau khi nhận được điện chỉ định đại lý của chủ tàu, đại lý viên cần nắm đủ thông tin về tàu, hàng hóa…nếu thiếu cần yêu cầu bổ xung Đại lý cần thông báo bằng điện tín cho thuyền trưởng tọa độ chính xác của trạm hoa tiêu để thuyền trưởng đưa tàu và yêu cầu tàu bố trí người trực VHF kênh 16 (kênh liên lạc quốc tế) 24/24h/ngày để liên lạc với đại lý và hoa tiêu để thông báo chính xác thời gian tàu đến và nhận kế hoạch cập cầu làm hàng.
Đối với cảng vụ: Đây là cơ quan thực hiện các chức năng pháp lý của nhà nước về Hàng hải, thay mặt cục Hàng hải Việt Nam cho phép hoặc không cho phép tàu Việt Nam, tàu nước ngoài vào lãnh thổ Việt Nam Vì vậy đại lý tàu biển phải thay mặt chủ tàu làm công văn xin phép cho tàu được phép vào Việt Nam đúng thời hạn quy định trong bộ luật Hàng hải Việt Nam.
Yêu cầu công ty hoa tiêu bố trí hoa tiêu chờ sẵn tại vị trí thuận tiện nhất và giữ liên lạc thường xuyên với tàu, sao cho khi tàu đến điểm đón hoa tiêu là có thể lên tàu ngay để đưa tàu vào cầu/vùng neo quy định để làm hàng.
Thông báo cho người nhận trước 7,6,5,4,3 ngày và 48,24h tàu đến cảng và yêu cầu người nhận hàng xuất trình B/L hay LOI (theo chỉ thị của chủ tàu) để nhận D/O và thu xếp các thủ tục cần thiết đối với hàng hóa và sẵn sàng nhận hàng.
Thường xuyên liên lạc với điều độ cảng để thu xếp cầu cho tàu và thông báo cho chủ tàu biết về lịch trình của tầu tại cảng kể cả ETC/D.
Đối với người đại lý:
Ngay sau khi có giờ chính xác tàu được phép vào cảng, đại lý viên phải báo cho tàu kế hoạch vào cầu, làm hàng và thời gian cho hoa tiêu lên tàu.
Muốn hoàn thành công việc với hiệu quả cao đòi hỏi người đại lý phải biết rất rõ tình hình khí tượng, thủy văn, độ sâu của luồng chạy từ trạm hoa tiêu cảng cùng với những thông báo hàng hải khác và đặc điểm riêng của luật lệ,phong tục, tập quán, con người Việt Nam.
Yêu cầu phải có kiến thức nhất định về pháp lý, là người biết cách giao tiếp, nhanh nhẹn, linh hoạt và đặc biệt có khả năng giao tiếp bằng ngoại ngữ.
Người đại lý tàu biển phải đóng vai trò trung gian bằng sự khôn khéo và trình độ tổ chức của mình đưa tàu vào cảng một cách an toàn , sớm nhất và hiệu quả nhất Làm tốt các yêu cầu trên sẽ giúp cho tàu rút ngắn hoặc triệt tiêu được thời gian chờ đợi, vào cảng làm hàng được ngay đemlại lợi ích kinh tế không chỉ cho đơn vị kinh doanh khai thác cảng mà đặc biệt là chủ tàucó thể tiết kiệm được chi phí của tàu đến ngày sau.
Giải pháp làm giảm thời gian tàu nằm tại cảng
Sau khi làm tốt giai đoạn1, tức là đã đưa tàu vào cảng trong trạng thái sẵn sàng làm hàng, bước tiếp theolà phải giảm thời gian tàu làm hàng tại cảng Đây là thừi gian quan trọng nhất vì mục đích chủ yếu của tàu khi đến cảng là trả hoặc nhận hàng.
Trong giai đoạn này,sau khi tàu đã cập cầu sẽ chính thức làm thủ tục nhập cảnh cho tàu, thuyền viên và hàng hóa trên tàu Sau khi hoàn thành thủ tục tàu sẽ được phép giao dịch vớicác bên được phép làm hàng…và tiến hành các hoạt động cần thiết khác.Thời gian tiến hành các thủ tục có thể kéo dài từ 30ph cho tới 2h Điều này phụ thuộc vào sự chuẩn bị của chủ tàu và người đại lý Nhưng nếu không rút ngắn được thời gian của giai đoạn này tàu sẽ buộc phải chờ đợi đến ca sau (1ca khoảng 6h) mới được làm hàng vì theo tập quán của cảng Hải Phòng thì việc làm hàng sẽ bị hủy bỏ, công nhân sẽ ra về và tàu sẽ phải đợi nếu như thủ tục nhập cảnh hoàn thành vào giữa buổi sáng hay giữa buổi chiều. Để rút ngắn thời gian làm thủ tục, người đại lý phải làm tốt các công việc sau đây đối với từng cơ quan cụ thể:
Trong thời tàu ở cảng để lấy hàng, hàng ngày (ít nhất 1 lần/ngày) điện báo tình hình tàu cho chủ tàu bao gồm ETC/D Mỗi ngày nhân viên đại lý phải xuốg tàu 1lần để nắm tình hình tàu, làm SOF và kiểm tra thuyền trưởng có yêu cầu gì về nước ngọt, nhiên liệu cho chuyến đi tới.
Trước khi xong hàng, tàu chạy 1 ngày, yêu cầu chủ hàng cấp giấy tờ hàng hóa cần thiết để làm thủ tục chuyển cảng Ngay sau khi xong hàng, trước khi tàu chạy, phải kí các giấy tờ cần thiết (SOF), các chứng nhận, hóa đơn với thuyền trưởng.
Người đại lý phải gửi giấy đề nghị thủ tục nhập cảnh tới cảng vụ trước ít nhất là 6h trước khi cập cầu để cảng vụ thu xếp cán bộ thủ tục lên tàu để tránh gây chậm trễ Ngoài ra còn phải yêu cầu thuyền trưởng và thuyền viên, trong giai đoạn hiện nay thì phải đặc biệt lưu ý tới các vấn đề ô nhiễm môi trường, an toàn hàng hải và các giấy tờ liên quan.
Người đại lý phải gửi giấy đề nghị thủ tục nhập cảnh tới cơ quan Hải quan trước ít nhất là 6h khi tàu cập cầu và dư kiến thời gian chính xác tàu cập cầu để cơ quan Hải quan thu xếp cán bộ thủ tục lên tàu tiến hành thủ tục kịp thời, ngoài ra còn phải chuẩn bị sẵn các giấy từ liên quan đến hàng hóa như: Bản lược khai hàng hóa (manifest), vận đơn (BL)…
Đối với công an biên phòng:
Người đại lý phai gửi giấy đề nghị thủ tục nhập cảnh tới trạm biên phòng cửa khẩu trong thời hạn như trên và còn phải yêu cầu thuyền trưởng chuẩn bị đầy đủ hộ chiếu thuyền viên, danh sách các máy thông tin liên lạc, các thiết bị cấm dùng ở cảng (vũ khí các loại, các chất nguy hiểm)
Đối với sỹ quan y tế:
Người đại lý phải thông tin đầy đủ cho cơ quan kiểm dịch quốc tế tại địa phương về tình trạng sức khỏe, các giấy chứng nhận đủ khả năng đi biển.
Đối với người đại lý:
Phải đảm bảo thông suốt liên lạc với tàu trong quá trình tàu chạy từ trạm hoa tiêu đến khi cập cầu để biết rõ thời gian tàu cập cầu, tốt nhất là bố trí phương tiện để đón đoàn thủ tục Việc làm này tiết kiệm được một khoảng thời gian đáng kể vì nếu để từng thành viên trong đoàn thủ tục tự tìm kiếm phương tiện lên tàu thì không thể đến một cách đồng thời sẽ gây ra chậm trễ, gây ảnh hưởng tới thời gian ban đầu làm hàng của tàu.
Người đại lý không chỉ chú ý đến công tác thủ tục nhập cảnh mà còn phải thu xếp cho hàng hóa ở trong tình trạng sẵn sàng dỡ khỏi tàu đối với hàng nhập và hàng tập kết sẵn ở bên mạn đối với hàng xuất Một nhân tố không thể bỏ qua đó là công nhân và các phương tiện cơ giới phục vụ cho việc làm hàng như cần cẩu tàu, cần cẩu bờ,xe nâng hàng…có thể sử dụng được ngay và nếu có thể thì nên có phương tiện dự trữ.
Về phía tàu trong thời gian vào luồng khi gần đến cầu, đại lý nên yêu cầu thuyền trưởng cho thuyền viên mở sẵn hầm hàng, cần cẩu mở sẵn phanh, nếu xét thấy thế vững tốt thì nên nâng cao.
Đối với chủ hàng: Đại lý viên cho chủ hàng dự kiến tàu đến trước 4,3,2 ngày, 48h và 24h, 12h, 6h trước khi tàu cập cầu để chủ hàng có đủ thời gain chuẩn bị các chứng từ cần thiết để nhận hàng như: Vận đơn gốc, giấy phép nhập khẩu, hóa đơn thương mại (CommercialInvoice), phiếu đóng gói hàng (Parking list), giấy chứng nhận xuất xứ (CO-Certificate of Origin), chứng từ bảo hiểm, …Đối với tàu chở hàng nhập, yêu cầu chủ hàng xuẩt trình giấy vận chuyển và giao dịch giao hàng nếu không có chỉ thị nào khác của chủ tàu Đối với hàng xuất yêu cầu chủ hang cấp Cargo list.
Việc thông báo sớm cho chủ hàng thời gian tàu đến sẽ giúp họ chủ đọng trong việc lên kế hoạch, bố trí phương tiện nhận hàng và đăng kí công nhân dỡ hàng tại xí nghiệp xếp dỡ một cách kịp thời tránh gây chậm trễ, lãng phí thời gian.
Cũng tương tự như vậy, khi tàu đến nhận hàng xuất khẩu, nếu đại lý không thông báo tình hình tàu cho nhà xuất khẩu thì họ sẽ rất bị động trong công tác chuẩn bị thủ tục xuất nhập khẩu và vận chuyển hàng hóa tới cảng đem lai hậu qua là hành trình của tàu sẽ bị chậm lại, tăng chi phí ngày tàu.
Đối với các xí nghiệp xếp dỡ:
Việc biết trước kế hoạch tàu vào cập cầu và loại hàng hóa xếp dỡ sẽ là một yếu tố thuận lợi trong công tác lập kế hoạch sản xuất, bố trí phương tiện, nhân công, đẩy nhanh tốc độ làm hàng, tăng năng xuất lao động, giải phóng tàu nhanh, tăng năng lực bốc xếp và khả năng tiếp nhận tàu tại cảng.
Giải pháp làm giảm thời gian tàu rời cảng
Tức là làm giảm thời gian từ khi tàu kết thúc quá trình làm hàng cho đến khinó trả hoa tiêu và rời vùng nước của cảng.
Trong giai đoạn này cần thu xếp thủ tục xuất cảnh cho tàu, hàng hóa và con người, bố trí hoa tiêu một cách nhanh chóng nhất, muốn quản lý tốt thời gian của giai đoạn này người đại lý cần phải nắm chắc tiến độ làm hàng, dự kiến thời điểm xong hàng một cách chính xác trên cơ sở cân nhắc các yếu tố Ngay sau khi tàu chạy, người đại lý điện báo cho chủ tàu về thời gian xong hàng, thời gian tàu chạy ETA cảng đến, nhiên liệu, nước ngọt, mớn nước khi tàu chạy. Đối với hàng xuất phải báo cho chủ tàu lượng hàng xếp lên tàu, fax giấy vận chuyển, các giấy tờ liên quan Đối với hàng nhập phải fax ROROC, SOL cargo report cho chủ tàu.
Sau khi đã hoàn thành công việc phục vụ tàu từ lúc đến cho tới lúc tàu rời cảng, đại lý viên phải tiến hành làm Trip Account, Statement of account gửi chủ tàu, nếu thiếu tiền thì yêu cầu chủ tàu gửi thêm tiền.Ngược lại, hỏi chủ tàu xem để lại tiền cho chuyến sau hoặc chỉ trả phần tiền thừa cho chủ tàu.
Giải pháp nhằm tăng cường công tác Marketing
Hiện nay việc hội nhập của nền kinh tế Việt Nam với nền kinh tế khu vực cũng như kinh tế thế giới được Đảng và Chính phủ Việt Nam khẳng định là một hướng đi đúng đắn và tất yếu Việc gia nhập các tổ chức kinh tế thế giới như: AFTA, APEC, WTO… đã mang lại cho Việt Nam những thuận lợi: giúpViệt Nam đẩy mạnh thương mại với các nước thành viên, giúp một số ngành kinh tế có điều kiện để phát triển, nhận được sự bảo đảm quốc tế khuyến khích đầu tư vào Việt Nam…Nhưng nó cũng đặt Việt Nam trước những thử thách mới như: phải dỡ bỏ hàng rào thuế quan, mở cửa thị trường dịch vụ cho các nhà cung cấp nước ngoài về ngân hàng, bảo hiểm, vận tải…Tuy nhiên việc mở cửa thị trường dịch vụ là không thể tránh khỏi và ngành vận tải biển cũng không nằm ngoài quy luật đó
Kinh tế hội nhập dẫn tới khối lượng hàng hoá trao đổi giữa Việt Nam và các nước sẽ tăng, số lượng tàu vận chuyển hàng hoá từ Việt Nam đi tới các nước sẽ tăng, nhu cầu về đại lý cũng tăng, nhưng lúc đó rất có thể các hãng đại lý tàu biển nước ngoài cũng sẽ có mặt tại Việt Nam cùng cạnh tranh với các hãng đại lý tàu biển Việt Nam ngay trên sân nhà Muốn giành ưu thế trong cạnh tranh các hãng đại lý tàu biển Việt Nam không những phải tự hoàn thiện mình bằng cách nâng cao chất lượng phục vụ mà còn phải làm cho các chủ tàu nước ngoài biết đến dịch vụ chất lượng quốc tế của các công ty đại lý tàu biển Việt Nam.
Và một trong những con đường ngắn nhất làm cho khách hàng trên thế giới biết đến tiếng tăm của đại lý chính là Marketing Bước đầu tiên trong công tác Marketing là nghiên cứu thị trường.
5.1.1 Phát triển thị trường mới:
-Trong phạm vi hoạt động của công ty chủ yếu là làm đại lý cho các tàu hàng khô và tàu container…chúng ta cần chủ động nghiên cứu nắm bắt tình hình phát triển của hàng hải, ngoại thương, du lịch trong khu vực Đông Nam Á và Thế giới Từ đó xem xét các dự án phát triển thị trường.
- Nâng cao năng lực phục vụ của công ty để thoả mãn nhu cầu đa dạng và ngày càng cao của chủ tàu.
-Tận dụng và phát huy ưu điểm, tăng cường mối quan hệ với các cơ quan chức năng tại địa phương và TW, cũng như liên doanh với một số công ty nước ngoài nhằm phát hiện ra những thị trường mới đưa đại lý tàu biển ngày càng phát triển hơn
-Mạnh dạn chuyển hướng sang lĩnh vực tàu chở dầu sang khí hoá lỏng, bước đầu mở ra hướng làm ăn mới cho công ty cho phù hợp với nhu cầu thị trường
- Xâm nhập nhanh vào thị trường giao nhận và vận chuyển hàng hóa bằng container tạo thêm doanh thu cho doanh nghiệp.
5.1.2 Xác định thị trường mục tiêu:
-Việc phân đoạn thị trường đại lý tàu biển theo những đặc điểm của các nhóm tàu đồng nhất sẽ giúp cho doanh nghiệp đại lý có các chiến lược phát triển phù hợp, thị trường đại lý tàu biển được chia làm hai loại dựa vào người sở hữu và khai thác tàu: thị trường tàu nội và thị trường tàu ngoại.
Đặc điểm của thị trường tàu nội:
+ Thống kê cho biết hiện tại đội tàu biển quốc gia có 970 tàu, tổng trọng tải đạt 2,85 triệu USD, xếp thứ 60/152 quốc gia có tàu mang cờ quốc tịch và xếp thứ 4/11 nước ASEAN Con số 970 tàu mang cờ quốc tịch Việt Nam này không phải là nhiều song cũng không hẳn là quá ít Chúng ta không thiếu tàu mà có chăng, chỉ thiếu chất lượng.
+Không ít những doanh nghiệp vận tải biển Việt Nam đang quản lý một đội tàu già cỗi, không đáp ứng kịp thời được yêu cầu của thị trường hàng hóa hoặc khai thác kém hiệu quả nên không đủ sức cạnh tranh với các hãng tàu nước ngoài.
+Mặt khác thị trường tàu nội hiện nay đang bị thu hẹp dần nên họ có thể đảm nhận thêm cả chức năng làm đại lý tàu
Đặc điểm của thị trường tàu ngoại: Đây là một thị trường giàu tiềm năng bởi “85% miếng bánh thị phần nằm trong tay đội thương thưyền nước ngoài” Để đứng vững trên thị trường cạnh tranh khốc liệt này đòi hỏi người đại lý phải có chuyên môn, có ngoại ngữ giỏi, sẵn sang đương đầu với những vấn để mang tính quốc tế, đôi khi khác hẳn với các phong tục tập quán VN.
Việc xác định thị trường mục tiêu sẽ giúp cho các doanh nghiệp đại lý xây dựng được các chiến lược phù hợp để khai thác một cách có hiệu quả thị trường này.
5.1.3 Chiến lược kinh doanh của cảng:
Nghiên cứu về nhu cầu của thị trường:
Khi nghiên cứu nhu cầu của thị trường tức là phải trả lời các câu hỏi:
-Thị trường đang cần loại dịch vụ đại lý tàu biển nào? Tàu khách? Tàu hàng khô? Tàu container? Tàu chở hàng lỏng?
-Cụ thể cảng có thể đáp ứng loại dịch vụ nào?
-Đâu là thị trường tiềm năng? Cảng có tận dụng nó để phát triển không?
Nghiên cứu về năng lực cạnh tranh của cảng:
-Đánh giá vai trò của cảng trên thị trường
-Đánh giá ưu nhược điểm của cảng trên từng khâu: giá cả, thời gian, chất lượng…
-Khả năng chi phối thị trường
-Số vòng quay của vốn, tỷ suất lợi nhuận, lãi ròng của mỗi hoạt động sản xuất kinh doanh
-Khách hàng của cảng là ai: tại các nước trong khu vực? Hay trên Thế giới?
Chiến lược thị trường của cảng:
Chiến lược của doanh nghiệp luôn phải xuất phát từ nhận thức của doanh nghiệp về cục diện phát triển ngắn hạn của nền kinh tế nói chung và thị trường có liên quan nói riêng Chiến lược mà cảng đề ra cho mình là để thích ứng với cục diện của thị trường Xuất phát từ quan điểm thực tế là thị trường đang có nhu cầu xây dựng rất lớn ở VN hiện nay nên trong thời gian tới mục tiêu của cảng là củng cố và mở rộng thị phần của mình Điều này còn được thể hiện cụ thể như sau:
-Chiến lược làm tăng khách hàng:
Không thể tồn tại mà không thể dựa vào khách hàng Lượng khách hàng là yếu tố cơ bản để mở rộng thị trường từ đó mở rộng quy mô của doanh nghiệp đại lý Sự xuất hiện của một khách hàng mới được mô tả qua 5 giai đoạn:
+Sự nhận thức: khách hàng tương lai của cảng nhận thức được là có những sản phẩm và dịch vụ nếu không có sự nhận thức thì khó có thể dẫn tới sự mua. Trừ khi ngẫu nhiên mà điều này xảy ra như để tìm hiểu hoặc nói đúng hơn là để thoả mãn trí tò mò mà chúng ta dẫn đến có nhu cầu dùng nó nhưng thong thường điều này không xảy ra với một hình thái dịch vụ có chuyên môn cao như của cảng hiện nay Đối với loại hình dịch vụ này chỉ khi người kinh doanh nó có đủ những yếu tố mà người tiêu dung thấy có thể đáp ứng được nhu cầu của họ thì mới có cơ hội diễn ra sự mua hoặc thử dùng.
+Sự thích thú cũng sẽ không tạo ra một sự mua nào trừ khi khách hàng tiếp nhận nó với ý nghĩ rằng họ cần nó.
+Bây giờ chúng ta cần có một cơ hộ để tạo ra sự dùng thử.
+Nếu sự dùng thử đáp ứng được người mua thì chúng ta có thể hy vọng những lần mua tiếp theo.
+Và cuối cùng chúng ta có một khách hàng.
Vấn đề cốt yếu là ở chỗ cảng cần phải tiến hành những phương pháp để thu thập thông tin sau đó đưa ra một số liệu cụ thể thống kê xem ở mỗi giai đoạn thì:
Sự nhận thức là bao nhiêu % ?
Sự quan tâm và tin tưởng ở mỗi bên là bao nhiêu % ?
Tỷ lệ dùng thử là bao nhiêu % ?
Sử dụng lặp lại là bao nhiêu% ?
Khi đó cảng mới đưa ra những quyết định cần thiết như tăng cường quảng cáo hay không? để nhằm phát triển lượng khách hàng đến với cảng.
+Đa dạng hóa hoạt động sản xuất kinh doanh, tận dụng hết mọi nguồn lực và thiết bị sẵn có.
+Tăng cường hoạt động tiếp thị, quảng cáo dưới nhiều hình thức.
+Phát triển các dịch vụ bảo hành dài hạn, cho sản phẩm và dịch vụ của cảng.
Giải pháp nhằm tăng cường công tác đào tạo và tuyển nhân viên đại lý
6.1 Quy trình tuyển nhân viên:
6.1.1 Xác định nhu cầu tuyển dụng:
- Kinh tế nước ta ngày càng phát triểncùng với những chính sáchtăng cường mở rộng với các nước trên thế giới Do đó khối lượng hàng hóa trao đổi giữaViệt Nam và các nước cũng ngày càng nhiều Điều này dẫn tới nhu cầu vận chuyển hàng hóa bằng tàu biển từ Việt Nam đi tới các nước và ngược lại sẽ tăng, tất nhiên nhu cầu về đại lý cũng tăng lên theo khối lượng hàng hóa trên thị trường.
Khối lượng hàng hóa thông quan qua cảng Hải Phòng từ năm 2003 đến nay:
Năm Số lượng hàng hóa thông quan (đv: Tấn)
BL: Khi khối lượng tàu tăng thì đòi hỏi nhiều cán bộ làm công tác đại lý để đáp ứng nhu cầu thị trường.
6.1.2 Phân tích vị trí cần tuyển:
Như chúng ta biết, người đại lý tàu biển và người khai thác tàu là hai người chịu trách nhiệm chính về hoạt động vận tải của con tàu và thuyền viên của con tàu Đối với khối lượng hàng được vận chuyển thông qua đường biển là rất lớn, dó đó chủ tàu lẫn chủ hàng đều chú trọng đến sự an toàn của con tàu cũng như hàng hóa của mình Vì vậy rất cần đến lời khuyên cũng như sự chỉ dẫn hợp lýcủa người đại lý tàu biển trong một số trường hợp Đặc biệt là sự an toàn của tàu khi tiếp cận với khu vực thuộc cảng đến nhằm giảm thiểu tổn thất hay giải quyết những vấn đề nằm ngoài sự kiểm soát của họ.
Trách nhiệm của người đại lý là đưa ra những lời khuyên, tiến hành hàng loạt các công việc phục vụ cho tàu trong khoảng thời gian tàu nằm trong cảng.Nói tóm lại, trách nhiệm của người đại lý được đánh giá là vô cùng quan trọng đối với sự đến của mỗi con tàu Do đó mỗi đại lý cần phải có một đội ngũ đại lý viên với trình độ cao, với sự nhiệt tình hăng hái trong công việc là một mục tiêu của các đại lý tàu biển trong suốt quá trình xây dựng và phát triển.
6.1.3 Xây dựng tiêu chuẩn tuyển dụng người đại lý tàu biển
Các tiêu chuẩn và yêu cầu
- Đại học hàng hải (chính quy)
- Tiếng anh ( Bằng C, giao tiếp tốt)
- Thành thao vi tính văn phòng Kinh nghiệm Có ít nhất 1 năm làm đại lý tàu biển hoặc ít nhất 3 năm công tác trong lĩnh vực hàng hải Phẩm chất Trung thực, nhanh nhẹn, nhiệt tình, khả năng giao tiếp tốt
6.1.5 Thông báo hoặc quảng cáo
- Công ty có thể thông qua quảng cáo như trên truyền hình, trên các tờ báo hàng ngày ( báo lao động, tạp chí hàng hải…)
- Công ty có thể gửi thông báo tới các trường đại học có chuyên ngành học phù hợp với vị trí cần tuyển dụng.
- Thông qua các trung tâm tư vấn việc làm…
6.1.6 Nhận hồ sơ và sơ tuyển:
- Sau khi đã hết hạn nộp hồ sơ công ty sẽ chọn ra những bô hồ sơ hợp lý nhất – đây là bước chon loc cơ bản ban đầu của quá trình tuyển chọn.
- Sau khi qua vòng loại, các thí sinh bước vào vòng 2: phỏng vấn và trắc nghiệm
6.1.7 Phỏng vấn và trắc nghiệm:
-Phỏng vấn là cuộc đối thoại trực tiếp giữa hai bên: giám khảo và người dự tuyển Cuộc phỏng vấn tuyển chọn tạo cho người đại diện và nhân viên tương lai gặp gỡ và tìm hiểu về nhau nhiều hơn Đây là bước được xem là quan trọng nhất trong các bước của quá trình tuyển dụng đòi hỏi cả hai phía đều phải chuẩn bị tốt
Công ty phải chú trọng đến người được quyết định tham gia phỏng vấn. Người phỏng vấn phải là người :
+ Được đào tạo nghiệp vụ phỏng vấn
+ Là chuyên gia, có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực phỏng vấn
+ Có khả năng tạo được bầu không khí tố tcho người dự tuyển có được tâm lý thoải mái để có thể trả lời câu hỏi một cách tốt nhất.
+ Trắc nghiệm: là tình huống thực nghiệm điển hình, áp dụng như nhau cho mọi người dự tuyển, tìm ra phản ứng của từng cá nhân, nó đem lại kết quả chính xác hơn phỏng vấn rất nhiều Nội dung trắc nghiệm có thể là về kiến thức văn hóa chung, chỉ số thông minh, đặc biệt là về chuyên môn hàng hải, thương vụ và luật pháp quốc tế.
6.1.8 Quyết định tuyển dụng và kí hợp đồng:
6.1.9 Hòa nhập người mới vào công ty:
- Giới thiệu chung về công ty, về đội ngũ cán bộ nhân viên đang làm việc tại công ty
- Cho nhân viên mới tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ của đại lý tàu biển cũng như phương hướng, mục tiêu của đại lý.
- Cho một thời gian để nhân viên mới học nghiệp vụ thông qua người đại lý chính thức của công ty
- Sau quá trình thực tập, tìm hiểu về công ty, công ty sẽ chính thức giao việc cho họ.
6.2 Công tác đào tạo và phát triển doanh nghiệp:
- Đối với nguồn nhân lực doanh ngiệp phải có những chiến lược để tăng cường phát triến sự lớn mạnh không chỉ về số lượng mà cả về chất lượng.Trong lĩnh vực hoạt động đại lý tàu biển có những hiểu biết chỉ nảy sinh trong khi thực hành Do đó, điều quan trọng là mọi người phải đảm nhiệm nhiệm vụ tự huấn luyện này.
+ Huấn luyện tại nơi làm việc:
Kèm cặp, hướng dẫn tại chỗ, phương châm vừa học vừa làm.
Luân phiên thay đổi công việc để tăng khả năng hiểu biết một cách đầy đủ về công việc Việc này ít gặp trở ngại vì các công việc của đại lý vốn có quan hệ chặt chẽ với nhau Nhờ có sự thay đổi giữa các bộ phân làm mà các nhân viên nắm được nhiều kĩ năng trong các công việc khác nhau của đại lý
Phương pháp nghiên cứu tình huống: đưa ra những vấn đề thường gặp trong hoạt độn đại lý để cho các nhân viên làm quen và giải quyết linh hoạt trong thực tế.
Thường tổ chức hội thảo nội bộ để các nhân viên phát biểu, tiếp thu ý kiến và rút kinh nghiệm từ những vụ phát sinh trong công ty.
+ Huấn luyện trong nước: các công ty thường xuyên cùng với các đơn vị trong ngành tổ chức các buổi hội thảo hay mời chuyên gia trong và ngoài nước tham gia huấn luyện, bồi dưỡng nghiệp vụ nhằm nâng cao trình độ của nhân viên.
Hàng năm, công ty nên thường xuyên tạo điều kiện cho các cán bộ, nhân viên đại lý của mình tham gia các khóa học về chuyên ngành tại Anh, HàLan…là những nơi có tiếng về đào tạo chuyên ngành hàng hải.
Điều kiện thực hiện các giải pháp
Đánh giá về mọi mặt:
Tất cả các giải pháp trên đều xuất phát từ những thiếu xót hay yếu kém các chi nhánh của công ty đại lý tàu biển tại Hải Phòng trên từng lĩnh vực cụ thể và chúng đóng vai trò là công cụ để khắc phục các điểm yếu đó Nguồn gốc các giải pháp đã nêu trên cũng như chúng có phát huy được hiệu quả hay không chung quy lại đều phụ thuộc vào nhận thức, cần tự đánh giá mình một cách nghiêm khắc sẽ thấy được những thiếu sót trong công tác tiếp thị và từ đó sẽ có những chiến lược khắc phục những thiếu sót đó.
Tăng cường mối quan hệ với các cơ quan hữu quan:
Các công ty đại lý tàu biển sẽ không bao giờ đạt được mục đích giải phóng tàu nhanh nếu như không có sự hỗ trợ và hợp tác chặt chẽ với các cấp chính quyền địa phương, chính quyền cảng (cảng vụ), phòng điều độ, hoa tiêu,… bởi vì công việc của đại lý tàu biển là phối hợp một cách ăn ý nhất sự hoạt động của các cơ quan hữu quan và sự khéo léo, khả năng của mình để điều hành từng bước công việc nhằm đem lại hiệu quả cao nhất.
Hòa trong sự phát triển nhanh chóng của kinh tế, ngành dịch vụ hàng hải với những lợi thế vốn có của mình càng thể hiện vai trò quan trọng của mình đối với nền kinh tế của mọi quốc gia trên thế giới Vận tải biển đã và đang đem lại cho các quốc gia một nguồn ngọai tệ khổng lồ cùng với vô vàn các cơ hội kinh doanh với hàng lọat những thị trường xa xôi đầy tiềm năng.
Là một ngành dịch vụ xuất hiện khá sớm, đại lý tàu biển ngày nay đã vô cùng phát triển với các loại hình vô cùng đa dạng.Ngành dịch vụ đã ngày càng có sức hấp dẫn cao đối với các doanh nghiệp và tiềm năng phát triển là rất khả quan Mặc dù vậy, thực tế cũng cho thấy còn tồn tại rất nhiều bất cập cũng như đầy rẫy những khó khăn thử thách, đòi hỏi bản thân các doanh nghiệp cũng như các bộ chuyên ngành phải không ngừng nỗ lực, cố gắng để vươn lên và đóng góp vào sự phát triển của ngành vận tải biển nói riêng cũng như của đất nước nói chung.Và đối với các doanh nghiệp hoạt động đại lý ở cảng Hải Phòng phải luôn nắm bắt được tình hình hoạt động của phòng đại lý, từ đó đưa ra các định hướng phát triển và đổi mới và phù hợp với nhu cầu phát triển của thị trường.
Do thời gian nghiên cứu, thu nhập tư liệu và trình độ còn nhiều hạn chế nên trong bài viết này không thiếu sót những thiếu sót Em rất mong nhận đuợc sự nhận xét, bổ sung của thầy cô để hoàn thiện đề tài này.
Chúng em xin chân thành cảm ơn sự hướng dẫn của cô giáo Ths.Hoàng Thị Đoan Trang tận tình truyền đạt kiến thức và giúp đỡ chúng em thực hiện đề tài này.
1 Liên hiệp Hàng hải Việt Nam- Nghiệp vụ đại lý tàu biển- công ty vận tải biển Việt Nam.
2 Tạp chí Hàng Hải Việt Nam
3 Đại lý và giao nhận hàng hóa qua cảng biển- Thạc sỹ Phan Nhiệm- Trường đại học hàng hải, 2002.
4 Đại lý hàng hải và giao nhận hàng hóa tại cảng- Thạc sỹ Vũ Bích Thảo
- Tạp chí chủ hàng Việt Nam http://www.vietnamshipper.com/
- Website cảng Hải Phòng www haiphongport com.vn/
- Tạp chí Hàng Hải - http://www.visabatimes.com.vn
- Thông tấn xã Việt Nam - http://www.vnagency.com.vn
- Báo giao thông vận tải điện tử www giao thongvantai.com.vn/
6 Khóa luận tốt nghiệp Nghiệp vụ tàu biển và một số giải pháp nhằm thúc đẩy hoạt động đại lý tàu biển tài cảng Hải Phòng LV00098
7 Khóa luận tốt nghiệp Dịch vụ cảng biển và phát triển dịch vụ cảng biển LV01267
Phần I: Khái quát chung về nghiệp vụ đại lý tàu biển 3
I Khái niệm, phân loại, đặc điểm và vai trò của đại lý tàu biển 3
1.1 Khái niệm đại lý tàu biển 3
1.2 Phân loại các loại hình đại lý tàu biển 5
1.3 Đặc điểm của đại lý tàu biển 6
1.4 Vai trò và lợi ích của dịch vụ đại lý tàu biển trong ngành hàng hải và thương mại quốc tế 6
1.5 Chuẩn mực nghề nghiệp của người đại lý tàu biển 7
II Chức năng và nghiệp vụ cơ bản của đại lý tàu biển 9
Phần II: Thực trạng công tác đại lý tàu biển tại cảng Hải Phòng 14
1.1 Cơ sở pháp lý của hoạt động đại lý tàu biển tại cảng Hải Phòng 14
1.2 Hoạt động đại lý tàu biển tại cảng Hải Phòng 18
II Nhiệm vụ chung của đại lý tàu biển tại cảng Hải Phòng 22
2.2 Sự uỷ nhiệm đại lý 22
2.3 Công tác xếp tàu ra vào cảng 24
2.4 Phục vụ theo yêu cầu tàu 30
III Những thuận lợi và khó khăn của hoạt động đại lý tại cảng Hải Phòng 30
Phần III Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của đại lý tàu biển tại cảng Hải Phòng 48
I Giải pháp làm giảm thời gian tàu nằm trong cảng 48