Bài giảng quản trị logistics kinh doanh chương 4 tổ chức và kiểm soát hoạt động logistics

QUẢN TRỊ  LOGISTICS  KINH  DOANH CHƯƠNG TRÌNH MƠN HỌC 15.3.9.3   • Chương 1. Tổng quan mơn học Quản trị Logistics  kinh doanh • Chương 2. Quản trị các hoạt động logistics cơ bản • Chương 3. Quản trị các hoạt động logistics hỗ trợ • Chương 4 . Tổ chức và kiểm sốt logistics CHƯƠNG 4: TỔ CHỨC VÀ KIỂM SỐT  HOẠT ĐỘNG LOGISTICS • • 4.1 Tổ chức hoạt động logistics 4.2 Kiểm sốt hoạt động logistics 4.1 Tổ chức hoạt động logistics 4.1.1 Khái niệm Tổ chức Logistics là nội dung cơ bản đầu tiên để  thực thi Logistics Tổ  chức  Logistics  có  thể  hiểu  là  sơ  đồ  hình  thức  các  mối  quan  hệ  chức  năng,  một  tập  hợp  vơ  hình  các  mối  quan hệ được các thành  viên  của  doanh  nghiệp  ngầm hiểu Sự cần thiết • Giải quyết mâu thuẫn  Trong  đa  số  trường  hợp,  không  đảm  bảo    sự  cân  đối  chi  phí­  dịch  vụ  Logistics  cần  thiết  phải  có  cấu  trúc  tổ  chức  để  phối  hợp  các  hoạt  động  Logistics phân tán.  • Đáp  ứng  u  cầu  chun  mơn hố quản trị logistics         u  cầu  chun  mơn  hố  quản trị logistics địi hái phải  có  cấu  trúc  tổ  chức  logistics  thích  ứng.  Cấu  trúc  tổ  chức  logistics  cho  phép  xác  định  tuyến  quyền  lực  và  trách  nhiệm cần thiết để bảo đảm  hàng  hố  được    vận  động  phù hợp với u cầu quản trị  Tầm quan trọng • Ngành  khai  thác:  sản  xuất  vật  liệu  thô    mua  và  vận  chuyển  là  hoạt động Logistics chủ yếu thường có bộ phận(phịng) quản trị  vật liệu.  •   Ngành  dịch  vụ:   Biến  đổi  các  nhân  tố  hữu  hình  thành  quá  trình  cung cấp dịch vụ ­ tiêu thụ các sản phẩm hữu hình để sản xuất ra  dịch vụ. Mua và quản trị dự trữ là những hoạt  động Logistics chủ  yếu,  ít  quan  tâm  đến  vận  chuyển  do  nhiều  hoạt  động  cung  ứng  được chấp nhận theo khoảng giá cung  ứng. Tập trung cho quản trị  vật tư.  • Ngành thương mại:   các hoạt động Logistics tập trung cho các q  trình mua, dự trữ và phân phối,  •  Ngành sản xuất hàng hố:  Đặc trưng bởi các doanh nghiệp mua  vật tư ngun liệu từ nhiều nhà cung ứng để sản xuất hàng hóa hữu  hình.  Các  hoạt  động  Logistics  ở  cả  khía  cạnh  cung  ứng  và  phân  phối Sự phát triển của tổ chức logistics • GĐ 1 từ trước những năm 70 thể hiện một tập hợp các hoạt  động quan trọng đảm bảo sự phù hơp chi phí vốn thuộc về  quản trị Logistics • GĐ 2 trong đó tổ chức đã được điều khiển  ở mức cấu trúc  chính thức hơn và quản trị thượng đỉnh đã coi trọng các hoạt  động  Logistics  thích  đáng,  thường  là  cung  ứng  vật  lý  hoặc  phân phối vật lý, nhưng khơng phải cả hai • GĐ3 trong đó, cấu trúc tổ chức gắn liền với việc thống nhất  hồn tồn các hoạt động Logistics bao gồm cả cung  ứng và  phân phối vật lý 4.1.2 Mơ hình tổ chức logistics Hình thức tổ chức khơng chính tắc khơng địi hỏi bất kì một sự thay đổi nào so với hình thức hiện  tại mà tạo ra hệ thống khuyến khích để phối hợp các bộ phận  phân tán và sự hợp tác giữa những người có trách nhiệm Cách thiết lập  • Thành  lập  uỷ  ban  kết  hợp:  tập  hợp  các  thành  viên  từ mỗi lĩnh vực hậu cần quan trọng và cung cấp các  phương tiện truyền tin để họ hoạt động • Tạo ra hệ thống khuyến khích để phối hợp các bộ  phận phân tán Hình thức tổ chức nửa chính tắc Các nhà quản trị Logistics được phân cơng để phối hợp các dự  án bao gồm Logistics và một số lĩnh vực • Đặc điểm – Nhà quản trị logistics có trách nhiệm đối với tồn bộ hệ thống  logistics, nhưng khơng có quyền lực trực tiếp đối với các hoạt  động từng phần – Cấu  trúc  tổ  chức  truyền  thống  của  doanh  nghiệp  vẫn  giữ  nguyên – Chi  phí  cho  các  hoạt  động  phải  được  điều  chỉnh  bởi  mỗi  phịng chức năng cũng như mỗi chương trình hậu cần  • Hạn chế – Tuyến  quyền  lực  và  trách  nhiệm  giữa  các  bộ  phận  khơng  rõ  ràng – Hình thức tổ chức nửa chính tắc Giám đốc điều hành Marketing Tài Sản xuất Quản trị V.chuyển lưu kho đra dự trữ lưu kho đvào Tính tốn Đảm bảo xử lí đđh chất lượng Dự báo Quản trị HT Mua q.lí bán hàng thơng tin ngun v.liệu Dịch vụ khách hàng Phó giám đốcLogistics Dßng ngang qun lùc Dßng däc qun lùc V.chuyển Trưởng phịng chức 4.2.2 Mơ hình kiểm sốt Mục tiêu tiêu chuẩn Hành động Giám sát điều chỉnh đánh giá Báo cáo thực ĐẦU VÀO ĐẦU RA Quá trình logistics Cung ứng sản xuất, phân phối hàng hóa trình độ dịch vụ khách hàng Chi phí hoạt động dịch vụ khách hàng Thay đổi bên bên ngồi 4.2.3 Hệ thống kiểm sốt Hệ thống mở • Đặc điểm – Sự  can  thiệp  của  con  người  giữa  hoạt  động  so  sánh  kết  quả  hiện  hữu  và  mong  muốn  với  hành  động giảm sai sót của q trình – Nhà quản trị phải can thiệp tích cực trước bất kỳ  hành động điều chỉnh nào có thể diễn ra • Ưu điểm – Tính linh hoạt – Chi phí ban đầu thấp  4.2.3 Hệ thống kiểm sốt Hệ thống mở Tiêu chuẩn dịch vụ chi phí H.động điều chỉnh: Nhà quản trị logistics Thay đổi lịch cung ứng Báo cáo c.lượng dvụ CF dự trữ Quá trình: ĐẦU VÀO ĐẦU RA Nghiệp vụ kho Tình trạng chi phí dự trữ Tái cung ứng Nhu cầu Ví dụ về hệ thống kiểm sốt mở trong quản trị dự  trữ Hệ thống đóng • Đặc điểm: Các quy tắc kiểm sốt được xem là căn  cứ để tiến hành các hoạt động điều chỉnh mà khơng  cần sự can thiệp trực tiếp của nhà quản trị.   nhà  quản  trị  tách  xa  q  trình  kiểm  sốt  nên  gọi  là  hệ  thống đóng • Ưu  điểm:  Có  khả  năng  kiểm  sốt  các  hoạt  động  hậu cần với tốc độ và độ chính xác cao • Nhược điểm – Giảm tính linh hoạt – Chi phí đầu tư cao  Hệ thống đóng T.chuẩn DT: Q* & Dđ H.động điều chỉnh: Đặt hàng Qui tắc q.định: Khi Dk Db, , đặt Q* Báo cáo máy tính Dk ĐẦU VÀO Tái cung ứng: Q* Quá trình: Nghiệp vụ kho ĐẦU RA Dự trữ kho Dk Nhu cầu •Ví dụ về hệ thống kiểm sốt đóng trong quản trị dự  trữ Hệ thống kiểm sốt hỗn hợp Đây là hệ thống kiểm sốt đóng ­ mở kết hợp được sử dụng  phổ biến nhất để kiểm sốt các hoạt động logistics • Đặc điểm: Nhà quản trị khơng phải rời bỏ quyền  quản trị hệ thống vẫn có thể kiểm sốt các hoạt  động logistics khi cần thiết.  • Ưu điểm:  – Đảm bảo tính linh hoạt – Đảm bảo tính hiệu quả Hệ thống kiểm sốt hỗn hợp Nhà quản trị Báo cáo CF, dvụ, logistics kế hoạch sx T.chuẩn dự trữ: Q, Dđ, dịch vụ chi phí H.động điều chỉnh: Đặt hàng Qui tắc q.định: Khi Dk Dđ, đặt Q* Báo cáo máy tính Dk Q trình: Nghiệp vụ kho Đầu vào: Đầu ra: Tái cung ứng, Q* Tình trạng chi phí dự trữ Nhu cầu •Ví dụ về hệ thống kiểm sốt hỗn hợp trong quản trị dự  trữ 4.2.4 Các chỉ tiêu đo lường Đo lường kết quả bên trong • Chi phí Số   T.T Chỉ tiêu đo lường 10 Phân tích tổng chi phí         Chi phí trên đơn vị Tỷ suất phí Chi phí vận chuyển đầu vào Chi phí vận chuyển đầu ra Chi phí kho Chi phí hành chính Xử lý đơn đặt hàng Lao động trực tiếp Phân tích xu hướng chi phí  11 Khả năng thu lợi sản phẩm trực tiếp Phần trăm theo loại hình kinh doanh Sản xuất Bán bn Bán lẻ 87,6 74,8 82,1 79,7   83,3    86,0   94,4  89,0  80,0   52,0  78,6 76,9 63,8 81,2 80,0 88,3 85,7 79,1 45,8 71,4 59,1 78,6 79,5 87,5 90,6 89,9 76,7 45,7 86,2 61,4 59,2 46,8 27,8 Đo lường kết quả bên trong • Dịch vụ khách hàng Số  T.T Chỉ tiêu đo lường Phần trăm theo loại hình kinh doanh Sản xuất Bán bn Bán lẻ Tỷ lệ đầy đủ 78,2 71,0 66,2 Thiếu kho 80,6 72,9 71,6 Lỗi giao hàng 83,0 78,9 81,9 Cung ứng đúng thời gian 82,7 70,5 76,9 Đơn hàng trả lại 77,1 69,2 58,7 Thời gian chu kỳ đặt hàng 69,9 34,7 56,4 Hưởng ứng của khách hàng  90,3 85,6 84,1 Hưởng ứng của lực bán 87,9 85,0 84,1 Đo lường kết quả bên trong • Năng suất S ố  T.T Chỉ tiêu đo lường Doanh số trên một nhân viên Doanh số trên tiền lương Số đơn đặt hàng trên đại diện  bán So sánh với tiêu chuẩn lịch sử Các chương trình đích Chỉ số năng suất Phần trăm theo loại hình kinh  doanh Ngư Người sản  Người bán  ời  xuất buôn bán  lẻ 54,8 53,1 61,4 51,9 43,7 63,9 38,7 51,7 15,5 76,3 74,6 86,4 76,2 55,8 69,2 44,9 82,1 56,3 Đo lường kết quả bên trong • Chỉ tiêu đo lường tài sản Số  T.T Chỉ tiêu đo lường Chu chuyển dự trữ  Chi phí đảm bảo dự trữ Mức dự trữ, số ngày cung  ứng Dự trữ  thừa Thu hồi trên tài sản thuần Thu hồi trên đầu tư Phần trăm theo loại hình kinh  doanh Người  Người  Người  sản xuất bán bn bán lẻ 81,9 68,6 85,2 68,3 82,6 55,6 86,9 80,7 74,1 85,7 66,9 74,6 79,7 65,9 74,8 73,1 55,0 67,9 Đo lường kết quả bên trong • Chất lượng Số  T.T Phần trăm theo loại hình kinh  doanh Chỉ tiêu đo lường Tần số hư hỏng Tổng giá trị hư hỏng Số lần khiếu nại Số lần khách hàng trả lại Chi phí hàng bị trả lại Người  Người  sản xuất bán buôn 67,4 74,6 75,7 77,1 68,0 44,7 55,6 68,9 69,0 57,7 Người  bán lẻ 60,8 67,1 67,5 63,9 54,2 Đo lường kết quả bên ngồi • Chỉ tiêu đo lường mong đợi khách hàng: về mặt  khả năng đầy đủ hàng hố, thời gian thực hiện đơn  đặt  hàng,  khả  năng  đảm  bảo  thơng  tin,  giải  quyết  khó khăn, và hỗ trợ sản phẩm • Xác  định  chuẩn  mực  thực  tiễn  tốt  nhất:  ngày  nay, nhiều doanh nghiệp coi chuẩn  mực như là kỹ  thuật  để  so  sánh  các  nghiệp  vụ  hậu  cần  của  mình  với  các  nghiệp  vụ  của  cả  đối  thủ  cạnh  tranh  và  doanh  nghiệp  dẫn  đầu  trong  những  ngành  có  và  khơng có quan hệ Đo lường tồn diện chuỗi cung ứng Biểu hiện Kết quả Thoả mãn khách hàng /chất lượng Hồn thiện đơn đặt hàng hồn hảo Thời gian cung ứng Thỏa mãn khách hàng Chi  phí  bảo  hành,  trả  lại  hàng,  và  tiền  thưởng Chất lượng sản phẩm Thời gian đáp ứng yêu cầu khách hàng Thời gian Thời  gian  chu  kỳ  xác  định  nguồn/thực  Thời gian thực hiện đơn đặt hàng Thời gian đáp ứng chuỗi cung ứng Chi phí Tổng chi phí chuỗi cung ứng Năng suất giá trị gia tăng Tài sản Thời gian chu kỳ tiền­ tiền Độ chính xác của dự báo Số ngày dự trữ  Hao mịn vơ hình Kết quả tài sản Sử dụng cơng suất Đo lường tồn diện chuỗi cung ứng • Thoả  mãn  khách  hàng/chất  lượng:  đo  lường  khả  năng cung cấp tồn bộ sự thoả mãn cho khách hàng • Thời gian thực hiện đơn đặt hàng • Tổng chi phí chuỗi cung ứng • Tài sản