Tìm hiểu vị trí nhân viên phòng kinh doanh tiếp thị ở công ty cổ phần xnk afiex

TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP T HIỂU VỊ TRÍ NHÂN VIÊN PHÕNG KINH DOANH - TIẾP THỊ Ở CÔNG TY C PHẦN XUẤT NHẬP HẨU AFIEX SINH VIÊN THỰC HIỆN: LA HOÀNG THẢO MY MSSV: DQT161948 LỚP: DH18QT2 NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH An Giang, Ngày 05 Tháng 05 Năm 2021 TRƢỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP T HIỂU VỊ TRÍ NHÂN VIÊN PHÕNG KINH DOANH - TIẾP THỊ Ở CÔNG TY C PHẦN XUẤT NHẬP HẨU AFIEX SINH VIÊN THỰC HIỆN: LA HOÀNG THẢO MY MSSV: DQT161948 LỚP: DH18QT2 NGÀNH: QUẢN TRỊ KINH DOANH GVHD: ThS NGUYỄN VĂN PHÖC An Giang, Ngày 05 Tháng 05 Năm 2021 ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP i ƠN LỜI CẢ Trải qua thời gian thực tập tuần theo kế hoạch trường Đại học An Giang Công ty CP XNK Nông Sản Thực Phẩm An Giang, khoảng thời gian đáng nhớ Khi mà kiến thức quý báu, buổi học tập đạo đức tác phong mà thầy cô giảng viên truyền thụ lại bốn năm học tập trường áp dụng vào thực tế Tôi muốn gửi lời cám ơn đến quý thầy cô khoa Kinh tế - Quản trị kinh doanh, trường Đại học An Giang hỗ trợ tơi hồn thành thực tập tốt Đặc biệt thầy Nguyễn Văn Phúc Em thật cảm ơn thầy tất nhiệt tình, việc hỗ trợ em kiến thức liên quan, kinh nghiệm thực tế thân để giúp em bạn sinh viên khác hoàn thành tốt báo cáo thực tập Tôi củng gửi lời cảm ơn đến anh/chị phịng Kinh doanh- Tiếp thị, q trình thực tập hướng dẫn tận tình để tơi làm quen với cơng việc hịa nhập nhanh chóng mơi trường văn hóa cơng ty Tuy thời gian thực tập tiếp xúc với công việc không dài trau dồi thêm kỹ cần thiết, học hỏi kiến thức từ anh chị nhân viên , áp dụng kiến thức vào công việc nhân viên kinh doanh đơn thực tập Tơi tin học từ việc thực tập bước đệm để tơi có định hướng phù hợp với công việc tương lai Mặc dù thân cố gắng để hoàn thành thực tập tốt nghiệp thời gian, kiến thức kinh nghiệm có hạn, lần tiếp xúc, làm việc thực tế cơng ty nên mắc nhiều sai sót Tơi mong nhận thơng cảm đóng góp ý kiến q thầy để tơi rút kinh nghiệm có sở chuẩn bị cho thân tốt để phát triển thời gian tới ii M C C ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP i LỜI CẢ ƠN ii LỊCH À VIỆC CÓ NHẬN XÉT VÀ Ý XÁC NHẬN CỦA GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN MỖI TUẦN GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 2.1 Giới thiệu chung 2.2 Cơ cấu tổ chức 2.3 Tổ chức nhân BÁO CÁO ẾT QUẢ T HIỂU VỀ HOẠT Đ NG CHUYÊN NGÀNH VÀ ÔI TRƢỜNG À VIỆC CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 3.1 Hoạt động chuyên ngành nhân viên phòng Kinh doanh – Tiếp thị 3.2 Môi trường làm việc đơn vị: 3.2.1 Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công việc: 3.2.2 Các quy định, quy tắc làm việc: 3.2.3 Chính sách lương thưởng, chế độ, trợ cấp: 3.2.4 Quy trình làm việc nhân viên phịng Kinh doanh – tiếp thị: N I DUNG CÔNG VIỆC ĐƢ C PHÂN CÔNG 4.1 Giới thiệu công việc thực tập 4.2 Các cơng việc phân cơng lựa chọn tìm hiểu 10 PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƢ C PHÂN CÔNG HO C ỰA CHỌN T HIỂU 12 5.1 Nhập lưu trữ số liệu 12 5.2 In, photo tài liệu chứng từ 12 5.3 Lập kế hoạch nhận hàng 12 5.4 Nhận đơn đặt hàng qua điện thoại, Mail, Zalo 13 5.5 Lưu phiếu xuất kho 13 ẾT QUẢ ĐẠT ĐƢ C QUA Đ T THỰC TẬP 14 6.1 Những nội dung kiến thức củng cố/vận dụng 14 iii 6.1.1 Kiến thức môn “Kỹ truyền thông” 14 1.2 Kiến thức môn “ in h c đ i cương” 14 6.1.3 Kiến thức môn “Chiến lược kinh doanh” 14 6.1.4 Kiến thức môn “Quản trị hành văn phịng” 14 6.1.5 Kiến thức môn “Quản trị h c”, “Quản trị nguồn nhân lực” 14 6.1.6 Kiến thức quản trị logistics 15 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi 15 6.3 Những kinh nghiệm học thực tiễn tích lũy 15 6.4 Chi tiết kết cơng việc mà đóng góp cho đơn vị thực tập 16 TÀI IỆU THAM KHẢO 17 PH L C: BÁO CÁO ẾT QUẢ THỰC TẬP HÀNG TUẦN TẠI ĐƠN VỊ THỰC TẬP 18 iv LỊCH À VIỆC CÓ NHẬN XÉT VÀ GIẢNG VIÊN HƢỚNG DẪN MỖI TUẦN Ý XÁC NHẬN CỦA Bảng Bảng lịch làm việc hàng tuần Tuần Ngày Công việc Xác nhận GVHD Tiếp xúc công ty, định hướng thực tập, xây dựng 22/02 kế hoạch thực tập sơ Trao đổi với giáo viên hướng dẫn kế hoạch 28/02 thực Gặp trao đổi với anh Phạm Tuấn Thanh 01/03 công ty công việc hướng dẫn Xem mơ tả cơng việc, tìm hiểu quan sát công 07/03 việc nhân viên kinh doanh 08/03 Do công ty thay đổi cấu tổ chức, điều chuyển phịng, nên khơng vào công ty 14/03 Lập kế hoạch thực tập hàng tuần Hỗ trợ xếp, kiểm tra hồ sơ , soạn thảo cơng 15/03 văn theo mẫu có sẵn Viết báo cáo thực tập phần hoạt động chuyên 21/03 ngành, nháp tạm thời báo cáo thực tập Tìm hiểu, tham khảo giá thu mua nguyên liệu 22/03 khu vực khác theo tài liệu doanh nghiệp cung cấp 28/03 Viết báo cáo thực tập nháp Hỗ trợ photo, in ấn mẫu hợp đồng có liên 29/03 quan giao dịch với khách hàng, quan sát anh chị theo dõi kế hoạch chuyển tiền, giao nhận 04/04 hàng hoá Sắp xếp hồ sơ theo hướng dẫn anh chị 05/04 nhân viên quan sát cách anh chị soạn thảo hợp đồng, phiếu xuất kho, nhập kho 11/04 Gửi thư cảm ơn cho doanh nghiệp Gửi giấy đánh giá kết thực tập cho doanh 12/04 nghiệp, hỏi vấn đề thắc mắc lĩnh vực hoạt động, sản phẩm doanh 18/04 nghiệp GIỚI THIỆU VỀ ĐƠN VỊ THỰC TẬP 2.1 Giới thiệu chung Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU NÔNG SẢN THỰC PHẨM AN GIANG Tên tiếng anh: ANGIANG AGRICULTURE AND FOODS IMPORT & EXPORRT COMPANY Tên viết tắt (tên giao dịch): ANGIANG AFIEX CO Trụ sở chính: số 2045 đường Trần Hưng Đạo, khóm Thạnh An, phường Mỹ Thới, thành phố Long Xun, tỉnh An Giang Loại hình Cơng ty: Công ty cổ phần Đại diện pháp lý: Nguyễn Đức Dũng Mã số thuế: 1600194461 Đăng ký lần đầu: ngày 01/04/2011 Đăng ký thay đổi lần thứ 2: ngày 09/05/2013 Đăng ký thay đổi lần thứ 3: ngày 14/05/2014 Đăng ký thay đổi lần thứ 4: 22/06/2016 Đăng ký thay đổi lần thứ 5: 30/12/2016 Đăng ký thay đổi lần thứ 6: ngày 21/04/2017 Đăng ký thay đổi lần thứ 7: 27/08/2019 Cơ quan thuế quản lý: Chi cục thuế Tp Long Xuyên Vốn điều lệ: 350.000.000.000 VND Vốn đầu tư chủ sở hữu: 350.000.000.000 VND Mã số cổ phiếu : AFX Điện thoại: (0296) 3932 963 Fax : (0296) 3932 981 Website: http://www.afiex.com.vn Email: xnknstpagg@hcm.vnn.vn Các sở cơng ty: Trụ sở Địa : 34 – 36 Hai Bà Trưng, TP Long Xuyên, tỉnh An Giang Điện thoại : 076.841021 – 076.841590 + Fax: 076.843199 + Email: xnknstpagg@fmail.vnn.vn - Chi nhánh đ i diện t i thành phố Hồ Chí Minh Địa chỉ: 32/3 Nguyễn Huy Lượng, Quận Bình Thạnh, TP HCM Điện thoại: 08.8431472 – 08.8431473 + Fax: 08.8412639 + Email: afiex@fmail.vnn.vn - Xí nghiệp chế biến thức ăn gia súc Địa chỉ: Quốc lộ 91, Khóm Đơng Thạnh, Phường Mỹ Thạnh, TP Long Xuyên, tỉnh An Giang Điện thoại: 076.831540 – 076.831230 + Fax: 076.831230 -Xí nghiệp xuất lương thực Địa chỉ: Quốc lộ 91, Khóm Thạnh An, Phường Mỹ Thới, TP Long Xuyên, tỉnh An Giang Điện thoại: 076.834295 – 076.834410 + Fax: 076.834409 - Xí nghiệp đơng l nh thủy sản Địa chỉ: Quốc lộ 91, Ấp Vĩnh Thuận, Xã Vĩnh Thạnh Trung, Huyện Châu Phú, tỉnh An Giang Điện thoại: 076.687692 – 076.687697 + Fax: 076.688597 +Email: afiex-seafood@hcm.vnn.vn - Xí nghiệp bột khoai mì Địa : Xã Lương An Trà, Huyện Tri Tôn, tỉnh An Giang Điện thoại : 076.787020 – 076.787022 + Fax: 076.787025 + Email: tapioca-starch-afiex@hcm.vnn.vn - Xí nghiệp xây dựng chế biến lâm sản Địa chỉ: 54/62 Trần Quang Khải, Phường Mỹ Thới, TP Long Xuyên, tỉnh An Giang Điện thoại: 076.834035 – 076.852135 + Fax: 076.843199 - Xí nghiệp dịch vụ chăn nuôi Địa : Quốc lộ 91, Thị trấn An Châu, Huyện Châu Thành, tỉnh AG Điện thoại: 076.836265 – 076.853869 + Fax: 076.843199 - Các tr i chăn ni • Trại heo giống Vĩnh Khánh Địa : Xã Vĩnh Khánh, Huyện Thoại Sơn, tỉnh An Giang Điện thoại : 076.891370 • Trại bị sữa Châu Thành Địa : Quốc lộ 91, Thị trấn An Châu, Huyện Châu Thành, tỉnh AG Điện thoại : 076.836265 - Đội ni cá bè Địa : Xã Phú Bình, Huyện Phú Tân, tỉnh An Giang Điện thoại : 076.811461 - Cửa hàng bách hóa tổng hợp Địa chỉ: 109 Nguyễn Huệ, Phường Mỹ Long, TP Long Xuyên, tỉnh AG Điện thoại: 076.841574 - Cửa hàng kinh doanh điện máy Địa chỉ: 59A Thoại Ngọc Hầu, Phường Mỹ Long, TP Long Xuyên, tỉnh An Giang Điện thoại: 076.843715 - Cửa hàng thức ăn gia súc thuốc thú y Địa chỉ: 59 Thoại Ngọc Hầu, Phường Mỹ Long, TP Long Xuyên, tỉnh An Giang + Điện thoại: 076.844112 - Ngoài cịn có kho, trạm chứa thu mua chế biến hàng hóa kho Bình Hịa, Bình Đức, Phú Tân, Tân Lập, Cái Sắn, Mỹ Thạnh, Mỹ Thới, Thốt Nốt cụm kho xí nghiệp xuất lương thực Thông qua xuất nhập khẩu, công ty góp phần thúc đẩy kinh tế tỉnh phát triển, thu ngoại tệ đóng góp cho ngân sách Nhà Nước Logo nhận diện thƣơng hiệu: H nh 1: Logo AFIEX 2.2 Cơ cấu tổ chức ĐH C ĐÔNG Hội Đồng Ban Kiểm Soát Quản Trị Ban Tổng Giám Đốc CN chế biến TĂCN Phòng inh doanh Tiếp thị CN chế biến Phịng Tài tốn ế âm súc sản Trại chăn ni Vĩnh Phịng tổng hợp hánh CN Xuất Chi nhánh Thành phố Hồ Chí inh lƣơng thực Ban QLDA H nh 2: Sơ đồ tổ chức Công ty CP XN Nam Châu Đốc Nông sản Thực phẩm An Giang (Nguồn: Phòng tổng hợp cung cấp) 2.3 Tổ chức nhân - Số lượng cán bộ, công nhân viên: Chỉ tiêu Năm 2019 Năm 2018 % tăng giảm Tổng số lao động cuối 247 kỳ (người 246 100,40% + Tăng kỳ 17 12 141,67% + Giảm kỳ 16 24 66,67% - Trình độ chuyên môn cán bộ, công nhân viên: Năm 2019 Tr nh độ chuyên môn + Cao học Số lao động Năm 2018 % lao động chuyên môn/tổng lao động Số lao động % lao động chuyên môn/tổng lao động 0,40% 0,813% + Đại học, cao đẳng 93 37,66% 88 35,77% + Trung cấp 61,94% 156 63,417% 153 ( guồn C CP X K ông sản hực phẩm n iang Nhận xét: Đa phần trình độ học vấn Trung cấp (chiếm 61,94% - tức 153 nhân viên chủ yếu đứng đầu cấu lao động trình độ học vấn nhân viên năm 2019 Khơng q khó khăn để lý giải, số lượng công nhân xưởng khu vực nhà máy sản xuất chiếm phần lớn “nghề dạy nghề” nên đội ngũ không trọng vào kiến thức bậc cao Tuy nhiên với 37,6% nhân trình độ Đại học, cao đẳng (tức 93 nhân viên 0.4% nhân trình độ Cao học, kim nan khéo léo hỗ trợ, quản lý chèo lái công ty bền vững phát triển theo năm tháng, điều q báu, dấu hiệu tích cực cần trì lâu dài công ty Mặt khác, với cấu trình độ học vấn hồi chng nhắc nhở việc tuyển chọn nhân tương lai cần chọn lọc khuyến khích nguồn lao động chất lượng tay nghề lẫn đảm bảo kiến thức theo chuẩn thị trường hội nhập Chính sách người lao động: Công ty thực đầy đủ chế độ sách bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm xã hội, ốm đau, thai sản,… theo qui định hành BÁO CÁO NGÀNH VÀ TẬP ẾT QUẢ T HIỂU VỀ HOẠT Đ NG CHUYÊN ÔI TRƢỜNG LÀ VIỆC CỦA ĐƠN VỊ THỰC 3.1 Hoạt động chuyên ngành nhân viên phòng thị 32 inh doanh – Tiếp ôi trƣờng làm việc đơn vị: 3.2.1 Cơ sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho cơng việc: Diện tích phịng Kinh doanh – Tiếp thị nhìn chung phù hợp, khơng q to vừa đủ để bố trí nhân viên hoạt động, khơng gian bên bố trí hài hịa, đẹp mắt Các nhân viên bố trí khu vực làm việc riêng đầy đủ trang thiết bị cần thiết máy tính, máy scan, máy in,…văn phịng cịn bố trí 02 máy lạnh 01 bàn ghế riêng dành để đón tiếp khách hàng Ngồi cịn có kệ để lưu trữ tài liệu vật dụng Để đảm bảo an ninh quan sát q trình làm việc văn phịng cịn có hệ thống camera quan sát từ bên kệ lưu trữ góc cuối 3.2.2 Các quy định, quy tắc làm việc: Tập thể nhân viên cơng ty có tác phong làm việc chuyên nghiệp, đến công ty Trang phục: lịch sự, lịch, đại, thoải mái thuận tính chuyên nghiệp Khi giao tiếp, làm việc với khách hàng, tập thể nhân viên cơng ty ln lịch sự, chân thành, nói chuyện khéo léo vui vẻ Trong công việc, nhân viên công ty nghiêm túc, rõ ràng ln đưa ý kiến đóng góp mang tính xây dựng thay ý kiến mang tính chất cá nhân, chủ quan để giải vấn đề Trong giao tiếp thường ngày họ lại vui vẻ, hịa nhã tơn trọng lẫn nhau, biết cách hỗ trợ, giúp đồng nghiệp giải toả căng thẳng, áp lực câu chuyện thú vị hài hước để thoải mái lấy tinh thần 3.2.3 Chính sách lương thưởng, chế độ, trợ cấp: Cơng ty áp dụng sách lương hợp lý xây dựng dựa sở tình hình hoạt động thực tế cơng ty đảm bảo tuân thủ theo quy định pháp luật hành Bên cạnh đó, nhân viên cơng ty ln hỗ trợ khám sức khỏe định kỳ năm, đóng bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm tai nạn kinh phí cơng đồn đầy đủ, hoạt động team building, du lịch,… 3.2.4 Quy trình làm việc nhân viên phòng Kinh doanh – tiếp thị: * Buổi sáng: lấy xác số liệu, lấy thơng tin giá từ nguồn thơng tin có liên kết -> báo cáo gửi cho sếp * Buổi chiều: 4h lấy số liệu thu mua ước lượng từ kho, giá -> báo cáo nhanh cho lãnh đạo Lấy xác số Tổng hợp thông tin Báo cáo nhanh Đối với hợp đồng bán: Sau ký hợp đồng xong, theo dõi phối hợp kế toán gửi chứng từ đề nghị khách hàng chuyển tiền trước tiền ứng theo cam kết hợp đồng Khi nhận thông báo giao hàng khách, lên kế hoạch giao hàng chi tiết kho gửi phận liên quan chuẩn bị nguồn hàng, phản hồi chân hàng cho khách, thông báo nhận bao bì, thơng báo giám định, điều phương tiện nhận hợp đồng vận chuyển, mua bảo hiểm phương tiện, hàng hóa, đăng ký kiểm dịch thực vật hàng xuất trực tiếp Khi giao hàng, phối hợp kế toán gửi chứng từ đề nghị chuyển tiền theo cam kết Phối hợp phận xuất nhập Tp HCM để nhận chứng từ kiểm dịch thực vật Đối với hợp đồng mua: phối hợp kế tốn hồn thiện chứng từ để chuyển tiền theo cam kết cho khách, thông báo nhận hàng, phân phối bao bì, điều phương tiện nhận N I DUNG CƠNG VIỆC ĐƢ C PHÂN CƠNG 4.1 Giới thiệu cơng việc thực tập Nhận thông tin tổng hợp báo cáo ngày (số lượng, giá bình quân giá mua kho (4-5 điểm thu mua địa bàn tỉnh AG… (tổng hợp lại thơng tin trước kế tốn (thu mua gạo nguyên liệu từ thương lái, nhà máy đánh bóng thành gạo thành phẩm -> xuất khẩu, bán nội địa, cung ứng xuất Phụ trách soạn thảo công văn (báo cáo hiệp hội lương thực, sở ban ngành có yêu cầu Vd: báo cáo kết thu mua tạm trữ (cho sở công thương, sở nông nghiệp, hiệp hội lương thực… Tham khảo giá thu mua nguyên liệu nơi ngày Soạn thảo hợp đồng mua bán gạo loại (do lãnh đạo chốt cuối Theo dõi kế hoạch chuyển tiền giao nhận hàng, theo dõi điều phương tiện giao nhận hàng,các hợp đồng vận chuyển, mua bảo hiểm phương tiện hàng hoá 4.2 Các công việc đƣợc phân công ho c lựa chọn t m hiểu Bảng 2: STT Tên công việc ô tả chi tiết ô tả công việc Thuận lợi hó khăn Mở đầu ngày làm việc, phận bán Nhập hàng tiến hành nhập liệu phiếu lưu xuất kho giao trữ số ngày hôm liệu trước vào phần mềm MISA Nhận hướng dẫn, hỗ trợ nhiệt tình anh chị nhân viên phận bán hàng, thao tác phần mềm tương đối đơn giản Lần đầu làm quen với phần mềm MISA số lượng phiếu xuất kho hàng ngày công ty lớn nên nhiều thời gian cho công việc Bên cạnh đó, phải tập trung cao độ để nhập xác thơng tin phần mềm nhằm tránh sai sót phải chỉnh sửa sau gây thêm thời gian Dựa quy định doanh nghiệp để in ấn loại chứng từ phù hợp với nhu cầu cung cấp sản phẩm cho khách hàng Dưới hướng dẫn, hỗ trợ từ anh chị dễ dàng nhận biết loại chứng từ, hồ sơ liên quan đến hợp đồng mua bán giao dịch với khách hàng Dễ bị xếp nhầm lẫn, in nhầm tài liệu giống đề mục chứng từ, hồ sơ Chưa sử dụng thành thạo máy photocopy, máy scan nên dễ bị in sót, in nhầm In, photo tài liệu chứng từ 10 Nhận đơn đặt hàng qua điện thoại, Mail, Zalo Lưu phiếu xuất kho Các khách hàng quan, đơn vị thường mua hàng qua điện thoại, Email alo thay cho việc đến trực tiếp công ty Thông thường, hàng tháng khách hàng gửi bảng đề nghị cung cấp sản phẩm qua Email alo công ty để mua hàng Đối với nhu cầu phát sinh bảng đề nghị họ gọi điện thoại, gửi Email tin nhắn alo để trao đổi đặt thêm Khi nhận yêu cầu khách hàng, bảng kê phải in giấy, đơn hàng phát sinh thêm phải ghi phiếu xuất kho nhanh chóng chuyển sang phận soạn hàng Những phiếu xuất kho sau kiểm nhập số liệu vào phần mềm lưu trữ vào bìa tương ứng với khách hàng để chốt phiếu dễ dàng đối chiếu, khách hàng lưu trữ bìa khác Nhận hướng dẫn, hỗ trợ nhiệt tình anh chị nhân viên phận bán hàng, có quy trình bán hàng chi cụ thể, có đầy đủ thiết bị hỗ trợ cho cơng việc ứng dụng số kiến thức học tự tìm hiểu vào cơng việc bán hàng Nhận hướng dẫn, hỗ trợ nhiệt tình anh chị nhân viên phận bán hàng, tính chất cơng việc đơn giản, dễ thực 11 Khách hàng thường gửi bảng đề nghị cung cấp văn phịng phẩm cho cơng ty dạng hình ảnh chụp điện thoại chụp hình máy tính nên mờ Thêm vào đó, đặt hàng qua điện thoại khách hàng thường nói nhanh gây khó khăn cho việc ghi chép, kịp ghi từ khóa quan trọng tên đơn vị nên ln phải có giấy nháp để sẵn bàn làm việc Do công ty có nhiều khách hàng nên chưa quen việc lưu vào bìa dẫn đến thời gian tìm kiếm Nắm đầy đủ thông tin liên quan hợp đồng giao dịch (số lượng, loại sản phẩm, tên nhà cung Lập cấp, thông tin sản kế phẩm, tên người hoạch nhận hàng, ), nhận nhận hàng xong làm hàng thông báo nhận hàng, ghi rõ đầy đủ thơng tin sau trình lên lãnh đạo, chốt kế hoạch vào cuối ngày Được anh chị nhân viên hướng dẫn cần có thơng tin để đáp ứng yêu cầu kế hoạch nhận hàng Do có nhiều thơng tin cần phải thu thập nên bị thiếu sót lầm lẫn thơng tin tương đối gần giống PHƢƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƢ C PHÂN CÔNG HO C ỰA CHỌN T HIỂU 5.1 Nhập lƣu trữ số liệu Cách thực hiện: Thao tác phần mềm lập trình sẵn nên việc thực tương đối đơn giản phải tập trung cao độ để nhập xác thơng tin nhằm tránh sai sót, hạn chế việc phải chỉnh sửa 5.2 In, photo tài liệu chứng từ Cách thực hiện: Nắm bắt yêu cầu cấp sau in, photo theo số lượng, bản, in mặt hay hai mặt, khổ giấy A4 hay A5, loại giấy (giấy nháp hay giấy mới, giấy cứng, , có cắt hay khơng hay giữ ngun khổ giấy 5.3 Lập kế hoạch nhận hàng Cách thực hiện: Nắm đầy đủ thông tin nhận hàng: số lượng, loại sản phẩm, tên nhà cung cấp, thông tin sản phẩm, tên người nhận hàng, theo dõi chi tiết nhận hàng, chỉnh sửa có sai lệch, lập báo cáo cuối ngày trình lên lãnh đạo phía (Chú ý: Hằng ngày nhận lượng hàng, phương tiện dùng để nhận hàng, kèm ghi cụ thể để hiểu rõ, nhận hàng xong làm thông báo nhận hàng, ghi rõ đầy đủ thơng tin sau trình lên lãnh đạo, chốt kế hoạch vào cuối ngày) 12 5.4 Nhận đơn đ t hàng qua điện thoại, Mail, Zalo Cách thực hiện: - Nhận đơn hàng không kèm bảng kê (qua điện tho i, Zalo): Bước 1: Chào hỏi khách hàng, hỏi khách hàng đến từ đơn vị (Chú ý khách hàng thân thuộc để ghi nhớ thông tin Bước 2: Ghi phiếu xuất kho thông tin quan, đơn vị mua hàng sản phẩm mà họ yêu cầu Bước 3: Hỏi khách hàng có cần thêm sản phẩm khơng Bước 4: Cảm ơn khách hàng Bước 5: Chuyển phiếu sang phận soạn hàng Nhận đơn hàng kèm bảng kê (qua Email, Zalo Bước 1: Trả lời khách hàng nhận bảng kê Bước 2: In bảng kê Bước 3: Chuyển bảng kê sang phận soạn hàng - Gửi bảng kê cho khách hàng kiểm tra  Nếu qua Mail, Zalo Bước 1: Mở trình duyệt đăng nhập Email Zalo công ty vào Bước 2: Soạn thảo văn “Bảng kê tháng …”, nội dung “Chào Anh/Chị, Em gửi Anh/Chị Bảng kê tháng … Anh/Chị kiểm tra lại giúp em Em cảm ơn.” Bước 3: Gửi đính kèm file PDF xuất chốt phiếu  Nếu trao đổi xác nhận qua điện thoại Bước 1: Gọi điện đến khách hàng, chào hỏi Bước 2: Thông báo số tiền chốt nhờ khách hàng đối chiếu lại Bước 3: Cảm ơn khách hàng kết thúc gọi 5.5 ƣu phiếu xuất kho Cách thực hiện: Hỗ trợ lưu thơng tin khách hàng vào bìa tương ứng phần mềm lập trình sẵn sau kiểm nhập số liệu phiếu xuất kho vào phần mềm để dễ dàng đối chiếu chốt phiếu 13 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƢ C QUA Đ T THỰC TẬP 6.1 Những nội dung kiến thức đƣợc củng cố/vận dụng 6.1.1 Kiến thức môn “Kỹ truyền thông” Kiến thức kỹ truyền thông củng cố, trình thực tập áp dụng để giao tiếp, trao đổi thông tin với anh, chị nhân viên công ty khả đàm phán thuyết phục khách hàng để đến với sản phẩm doanh nghiệp .1.2 Kiến thức môn “ in h c đ i cương” Trong trình thực tập, tơi sử dụng chức Microsoft Word để soạn thảo văn bản, hợp đồng Excel để xử lý số liệu học từ môn “Tin học đại cương” Tôi vận dụng kiến thức học theo hướng dẫn, giúp đỡ anh chị chuyên viên để hoàn thành công việc giao 6.1.3 Kiến thức môn “Chiến lược kinh doanh” Nhằm thuyết phục KH sử dụng phương hướng giải đáp KH không đủ điều kiện trải nghiệm số sản phẩm doanh nghiệp, vận dụng kiến thức môn “Chiến lược kinh doanh” chiến lược thâm nhập, tiếp cận thị trường KH người hướng dẫn để tìm kiếm KH 6.1.4 Kiến thức mơn “Quản trị hành văn phòng” Sau ứng dụng kiến thức từ mơn “Quản trị hành văn phịng” cơng tác văn phịng bao gồm tổ chức cơng tác thơng tin thu thập truyền đạt thông tin từ cấp đến nhân viên ngược lại, thực công tác văn thư, hợp đồng, lưu trữ, phân loại hoạt động thường xuyên liên quan đến soạn thảo văn quản lý, kỹ thuật soạn thảo số văn hành thường gặp, biết cách sử dụng thiết bị máy móc máy in, máy scan, vật dụng văn phòng,… Khi nộp giấy tờ liên quan thực tập cho GVHD viết báo cáo thực tập, ứng dụng nhiều nguyên tắc bổ ích 6.1.5 Kiến thức môn “Quản trị h c”, “Quản trị nguồn nhân lực” Tôi quan sát cách ban Giám đốc, Trưởng phòng làm việc với chuyên viên vào hành cách họ giao tiếp xong việc Tôi cảm thấy thân củng cố kiến thức “Quản trị nguồn nhân lực” bước đưa định học môn “Quản trị học” 14 6.1.6 Kiến thức quản trị logistics Kiến thức quản trị logistics vận dụng nhằm đánh giá hiệu chuỗi logistics đưa kiến nghị giúp cải thiện 6.2 Những kỹ cá nhân, cá nhân thực hành nghề nghiệp học hỏi đƣợc Kỹ giao tiếp kỹ thường xuyên vận dụng trình thực tập Giao tiếp đơn vị, giao tiếp với khách hàng nên kỹ trao dồi thường xuyên Kỹ làm việc độc lập: không phụ thuộc vào giúp đỡ người khác q nhiều Đồng thời chủ động, nhiệt tình có trách nhiệm với công việc giao Kỹ quản lý thời gian trao dồi rèn luyện Do công việc nhân viên kinh doanh thường xun ngồi tìm kiếm khách hàng đến kho thu mua nên việc xếp thời gian để vừa khai thác khách hàng vừa xếp công việc công ty ổn thỏa kỹ cần thiết nhân viên kinh doanh Kỹ tƣ sáng tạo việc tiếp thị bán sản phẩm Kỹ chịu đựng áp lực, căng thẳng từ cơng việc: Khi cơng việc q tải địi hỏi thời gian gấp rút giải thân phải ln kiên trì chịu đựng áp lực từ nhiều phía vượt qua khó khăn mà hồn thành cơng việc với hiệu tối ưu Điển áp lực doanh số áp lực hàng đầu nhân viên kinh doanh Đòi hỏi phải ln kiên trì tâm hồn thành tiêu mà công ty đề Kỹ quan sát tự t m hiểu, giai đoạn thực tập chủ yếu quan sát tự tiềm hiểu nên kỹ trao dồi thường xuyên Kỹ làm việc nhóm: Biết cách tổ chức, phân công công việc để chia sẻ thực công việc tiến độ giao Bên cạnh cần đảm bảo phân chia cơng việc thành viên cách hợp lý, khoa học tránh để xảy tình trạng phân chia không đồng 6.3 Những kinh nghiệm ho c học thực tiễn tích lũy đƣợc Hiểu biết trải nghiệm thực tế nhiều lĩnh vực xuất nhập Học cách tiếp thị sản phẩm công ty nào, cách giao tiếp, trò chuyện tư vấn cho khách hàng 15 Học hỏi cách thức kỹ bán sản phẩm công ty anh chị phịng Tích luỹ kinh nghiệm việc xử lý vấn đề phát sinh soạn thảo sai thiếu hồ sơ phải bình tĩnh giải quyết, kiểm tra lại bổ sung cho đủ phù hợp Biết cách xếp thời gian hợp lý, hiệu quả, đảm bảo thực công việc tiến độ mà cấp đề Ln khiêm tốn hịa đồng với KH đồng nghiệp để thể tính thân thiện, gần gũi giúp làm việc hiệu đứng trước khách hàng phải nào? Tác phong, giao tiếp chuyên nghiệp giúp khách hàng tin tưởng vào công ty, phần để giúp kí kết thành cơng, tạo mặc tốt cho cơng ty Có hội thực hành nghề nghiệp, sử dụng kiến thức học giảng viên trường ĐH An Giang vào thực tế công việc Học hỏi thêm kinh nghiệm từ công ty như: cách tư vấn sản phẩm, xử lý tình huống, thuyết phục khách hàng, nắm bắt tâm lý khách hàng Thực công việc photo (trước chưa làm , xếp hồ sơ… giúp thân tiếp cận thực tế với công cụ văn phòng để sau kết thúc thực tập thực thành thạo giúp tiếp kiệm thời gian cho việc làm thực tế sau 6.4 Chi tiết kết công việc mà m nh đóng góp cho đơn vị thực tập Hỗ trợ công việc như: photo, in scan tài liệu, hồ sơ khách hàng, xếp hồ sơ theo yêu cầu, công chứng chứng từ, di chuyển hồ sơ tất hoàn thành tốt nhiệm vụ Hỗ trợ cơng ty trang trí văn phịng, chuẩn bị hoa tặng nhân viên nữ ngày 8/3 tất hoàn thành tốt Quảng bá hình ảnh cơng ty với người thân bạn bè 16 TÀI IỆU THAM KHẢO https://www.afiex.com.vn/en/ http://www.afiex.com.vn/Tailieu/BAO%20CAO%20THUONG%20NIEN2019.pdf Công ty Cổ phần Xuất nhập Nông sản Thực phẩm An Giang (2020) Báo cáo Kết Ho t động Kinh doanh năm 2019 An Giang Công ty Cổ phần Xuất nhập Nông sản Thực phẩm An Giang (2019) Báo cáo Kết Ho t động Kinh doanh năm 2018 An Giang 17 PH L C: BÁO CÁO ẾT QUẢ THỰC TẬP HÀNG TUẦN TẠI ĐƠN VỊ THỰC TẬP Tuần Ngày Công việc đƣợc phân công Phƣơng pháp thực Kết Tiếp xúc công ty, định hướng thực tập, xây dựng kế hoạch thực tập sơ Tìm hiểu hoạt động Tìm hiểu thông công ty từ website: tin doanh nghiệp trang afiex.com.vn web, xem mơ tả Có buổi gặp gỡ với Tuần công việc 22/02 công ty (trao đổi với trang điện tử (22/02 trưởng phòng Tổng hợp) doanh 27/02 Tìm hiểu vị trí nhân viên nghiệp 27/02) phòng kinh doanh tiếp thị Đến gặp trực thông qua mạng internet tiếp trưởng trang tuyển dụng (mơ phịng Tổng hợp tả cơng việc, u cầu cơng ty tuyển dụng) Tìm thơng tin cần thiết trình phát triển doanh nghiệp, khó chọn lọc có q nhiều nguồn thông tin Trao đổi với GVHD kế hoạch thực Gặp trao đổi với anh Phạm Tuấn Thanh công 02/03 ty công việc hướng dẫn, định hướng lựa chọn vị trí thực tập Tuần (01/03 07/03) Gặp Trưởng phịng phân cơng người hướng dẫn – anh Phạm Tuấn Thanh (nhân viên kinh doanh) Trao đổi với anh Thanh số việc thực tuần Đến doanh nghiệp quan sát Xem mơ tả cơng việc, tìm anh chị làm việc Nắm 04/03 hiểu quan sát công việc hỗ trợ bước thực nhân viên kinh doanh việc cẩn thiết công việc (đọc hồ sơ, kiểm tra thông tin Nghỉ 08/03 Do công ty thay đổi (08/03 cấu tổ chức, điều 13/03 chuyển phịng, nên 13/03) khơng vào Tuần 18 Thực phần báo Hoàn thành mô cáo liên quan tả công việc công việc giao Phụ trách soạn thảo công văn (báo cáo hiệp hội lương thực, sở ban ngành Dùng word để có yêu cầu Vd: báo Tuần 16/03 cáo kết thu mua tạm soạn thảo công văn trữ (cho sở công thương, (15/03 sở nông nghiệp, hiệp hội lương thực… 20/03) Tìm hiểu thực Viết báo cáo thực tập phần trạng hoạt động hoạt động chuyên ngành thông qua người 18/03 Viết nháp tạm thời hướng dẫn trang thông báo cáo thực tập tin internet Phụ trách soạn thảo công văn (báo cáo hiệp hội Tuần 24/03 lương thực, sở ban ngành có yêu cầu Vd: báo (22/03 cáo kết thu mua tạm 26/03 trữ (cho sở công thương, 27/03) sở nông nghiệp, hiệp hội lương thực… Tham khảo giá thu mua nguyên liệu nơi Tuần ngày Soạn thảo hợp đồng 29/03 mua bán gạo loại (do (29/03 lãnh đạo chốt cuối 03/04 03/04) Chỉnh sửa báo cáo tuần báo cáo thực tập nháp Có thơng tin hoạt động doanh nghiệp để cung cấp cho báo cáo thực tập Sử dụng máy photo copy photo tài liệu Dùng máy tính Rèn luyện kỹ người soạn thảo hướng dẫn để công văn đọc file tài liệu theo quy định Dùng máy tính máy photo copy soạn thảo hợp đồng Rèn luyện kỹ viết sử dụng máy photo copy Dùng máy tính Rèn luyện kỹ cá nhân chỉnh sử dụng sửa nhà word Xem tài liệu liên quan Tuần Soạn thảo hợp đồng mua dùng word soạn (05/04 06/04 bán gạo loại thảo hợp đồng lần 10/04) trước 19 Biết soạn thảo tìm kiếm thơng tin cách thuận tiện Biết thêm số thông tin hợp đồng mua bán gạo Rèn luyện kỹ sử dụng word cách lưu file liệu Có thêm kiến thức cách lập kế hoạch cho nhanh hiệu qủa Quán sát người hướng dẫn trực tiếp thực Theo dõi kế hoạch chuyển 08/04 lập kế hoạc tiền giao nhận hàng, chuyển tiền, Học thêm hồ sơ giao nhận cách ứng xử, hàng giao tiếp doanh nghiệp Dùng word hoàn thành hồ sơ hợp đồng vận chuyển, mua bảo hiểm phương tiện hàng hoá Theo dõi kế hoạch chuyển Tuần 12/04 tiền giao nhận hàng, theo dõi điều phương tiện (12/04 giao nhận hàng,các hợp 16/04 đồng vận chuyển, mua bảo 17/04) Ngừoi hướng hiểm phương tiện hàng hoá dẫn giải đáp thắc mắc có liên quan đến cơng việc giao 20 Rèn luyện kỹ giao tiếp dùng word Giải đáp thắc mắc trình làm việc