Khái niệm về Hồ sơ kiểm toán Báo cáo tài chính
Theo như chuẩn mực kiểm toán Số 230 Ban hành theo quyết định số 120/1999/QĐ- BTC ngày 27 tháng 9 năm 1999 của Bộ Tài chính đã nêu :“Hồ sơ kiểm toán là các tài liệu do Kiểm toán viên lập, thu thập, phân loại, sử dụng và lưu trữ Tài liệu trong Hồ sơ kiểm toán được thể hiện trên giấy, trên phim, ảnh, trên phương tiện tin học hay bất kỳ phương tiện lưu trữ nào khác theo quy định của pháp luật hiện hành”.
Theo VSA 230 thì Hồ sơ kiểm toán được lập và phân thành hai (2) loại: Hồ sơ kiểm toán chung và Hồ sơ kiểm toán năm.
1.2.1.Hồ sơ kiểm toán chung
VSA 230 đã định nghĩa Hồ sơ kiểm toán chung như sau: “Hồ sơ kiểm toán chung là
Hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin chung về khách hàng liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của một khách hàng”.
Hồ sơ kiểm toán chung lưu giữ các tài liệu, lịch trình và các thông tin cần thiết có tính chất lịch sử hoặc có tính chất liên tục trong nhiều năm Hồ sơ này cung cấp một nguồn thông tin thích hợp về khách hàng được kiểm toán, phục vụ cho cuộc kiểm toán hiện tại và tương lai nếu hợp đồng kiểm toán tiếp tục được thực hiện.
Cập nhật thông tin liên tục cũng là một vấn đề cần lưu ý đối với loại Hồ sơ này Hồ sơ kiểm toán chung là một công cụ rất hữu ích cho công việc kiểm toán Trong một vài trường hợp, KTV chỉ tập trung hoàn thiện Hồ sơ kiểm toán năm nhưng lại thiếu sót trong việc xem xét và cập nhật tài liệu vào Hồ sơ kiểm toán chung Khi đó, tính hữu ích của Hồ sơ giảm đáng kể bởi vì những thông tin trong đó đã trở nên lỗi thời và nhiều khi không thể sử dụng được nữa, dẫn đến ảnh hưởng chất lượng cuộc kiểm toán.Như vậy, việc kiểm tra và cập nhật tài liệu vào Hồ sơ kiểm toán chung một cách thường xuyên là hết sức cần thiết KTV cần bổ sung những tài liệu mới và điều chỉnh
KHÁI QUÁT CHUNG VỀ HỒ SƠ KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH 3 1.Tổng quan về Hồ sơ kiểm toán Báo cáo tài chính
Phân loại
Theo VSA 230 thì Hồ sơ kiểm toán được lập và phân thành hai (2) loại: Hồ sơ kiểm toán chung và Hồ sơ kiểm toán năm.
1.2.1.Hồ sơ kiểm toán chung
VSA 230 đã định nghĩa Hồ sơ kiểm toán chung như sau: “Hồ sơ kiểm toán chung là
Hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin chung về khách hàng liên quan tới hai hay nhiều cuộc kiểm toán trong nhiều năm tài chính của một khách hàng”.
Hồ sơ kiểm toán chung lưu giữ các tài liệu, lịch trình và các thông tin cần thiết có tính chất lịch sử hoặc có tính chất liên tục trong nhiều năm Hồ sơ này cung cấp một nguồn thông tin thích hợp về khách hàng được kiểm toán, phục vụ cho cuộc kiểm toán hiện tại và tương lai nếu hợp đồng kiểm toán tiếp tục được thực hiện.
Cập nhật thông tin liên tục cũng là một vấn đề cần lưu ý đối với loại Hồ sơ này Hồ sơ kiểm toán chung là một công cụ rất hữu ích cho công việc kiểm toán Trong một vài trường hợp, KTV chỉ tập trung hoàn thiện Hồ sơ kiểm toán năm nhưng lại thiếu sót trong việc xem xét và cập nhật tài liệu vào Hồ sơ kiểm toán chung Khi đó, tính hữu ích của Hồ sơ giảm đáng kể bởi vì những thông tin trong đó đã trở nên lỗi thời và nhiều khi không thể sử dụng được nữa, dẫn đến ảnh hưởng chất lượng cuộc kiểm toán.Như vậy, việc kiểm tra và cập nhật tài liệu vào Hồ sơ kiểm toán chung một cách thường xuyên là hết sức cần thiết KTV cần bổ sung những tài liệu mới và điều chỉnh những tài liệu cũ khi xuất hiện những thay đổi liên quan đến công ty khách hàng, đồng thời phải chỉ rõ những thay đổi đó trong Hồ sơ kiểm toán chung.
1.1.2.Hồ sơ kiểm toán năm
VSA 230 đã định nghĩa Hồ sơ kiểm toán năm như sau: “Hồ sơ kiểm toán năm là Hồ sơ kiểm toán chứa đựng các thông tin về khách hàng chỉ liên quan tới cuộc kiểm toán một năm tài chính”.
Hồ sơ kiểm toán năm bao gồm: Các thông tin về người lập, người kiểm tra (soát xét) hồ sơ kiểm toán; Các văn bản về tài chính, kế toán, ; Báo cáo kiểm toán, thư quản lý, BCTC và các báo cáo khác, (bản dự thảo và bản chính thức); Quyết định kiểm toán và kế hoạch kiểm toán, ý kiến của đối tượng kiểm toán hợp đồng kiểm toán và bản thanh lý hợp đồng; Những bằng chứng kiểm toán và kết luận trong việc đánh giá rủi ro; Các kết luận của KTV về những vấn đề trọng yếu của cuộc kiểm toán và các KTV đã thực hiện để giải quyết các vấn đề đó; Các tài liệu liên quan khác.
Vai trò và ý nghĩa của Hồ sơ kiểm toán Báo cáo tài chính
Trong Hồ sơ kiểm toán KTV đã thu thập mọi thông tin liên quan tới khách hàng kiểm toán của mình nhằm phục vụ công tác kiểm toán của mình như:
Lưu trữ những bằng chứng thu được của KTV để làm cơ sở cho việc đưa ra ý kiến của KTV: Những thông tin về khách hàng cũng như về đối tượng kiểm toán được cập nhật đầy đủ và bổ sung liên tục trong suốt quá trình kiểm toán nhằm đảm bảo đầy đủ cơ sở cho KTV hình thành ý kiến kiểm toán Cũng như đảm bảo rằng ý kiến được KTV đưa ra đều trên những cơ sở đáng tin cậy, đảm bảo cho chất lượng của cuộc kiểm toán.
Trợ giúp cho việc lập kế hoạch và thực hiện kiểm toán: Một cuộc kiểm toán được tiến hành bởi từ hai KTV trở lên trong một khoảng thời gian nhất định Vì vậy để cuộc kiểm toán được tiến hành hiệu quả cần thiết phải lập kế hoạch kiểm toán nhằm phân chia công việc và hoạch định kế hoạch thực hiện cho toàn cuộc kiểm toán. Muốn có thể lập được kế hoạch thích hợp cho năm kiểm toán hiện hành thì KTV cần tham khảo các thông tin về khách hàng (đối với khách hàng mới) và Hồ sơ kiểm toán năm trước (đối với khách hàng lâu năm) được lưu trữ trong Hồ sơ kiểm toán Trong
Hồ sơ kiểm toán đã có những hướng dẫn giúp KTV thực hiện đúng công việc của mình, cũng như là giúp KTV có thể tham chiếu kết quả làm việc của đồng nghiệp phục vụ cho phần hành mình đang tiến hành Bên cạnh đó Trưởng đoàn kiểm toán sẽ có thể nắm bắt được tình hình, tiến độ thực hiện công việc của các thành viên khác trong đoàn.
Trợ giúp cho việc kiểm tra, soát xét và đánh giá chất lượng công việc kiểm toán: Tất cả tài liệu, thông tin và bằng chứng thu thập được KTV lưu trong Hồ sơ kiểm toán Trưởng đoàn kiểm toán kiểm tra Hồ sơ kiểm toán và yêu cầu KTV cấp dưới giải trình trước khi đưa lên cấp xét duyệt cao hơn Đây chính là cơ sở để người kiểm tra nắm được toàn bộ nội dung hoạt động của cuộc kiểm toán như cuộc kiểm toán đã được tiến hành như thế nào, có đảm bảo kế hoạch đề ra không, có tuân theo đúng các chuẩn mực kiểm toán không Quá trình này giúp cho công việc của những KTV cấp dưới luôn được giám sát đầy đủ, từ đó nâng cao chất lượng cuộc kiểm toán.
Trợ giúp cho việc xử lý các phát sinh sau kiểm toán: Việc phát sinh mâu thuẫn, kiện cáo, cũng như trường hợp kiểm tra chất lượng của Hiệp hội hành nghề và
Bộ Tài Chính là điều không thể tránh khỏi Khi đó Hồ sơ kiểm toán chính là bằng chứng pháp lý quan trọng trợ giúp KTV giải quyết những vấn đề phát sinh sau cuộc kiểm toán, là cơ sở chứng minh cuộc kiểm toán đã được hoạch định tốt, được giám sát đầy đủ, tiến hành theo đúng các chuẩn mực kiểm toán Với bằng chứng kiểm toán thu thập có giá trị, đầy đủ, đúng lúc và báo cáo kiểm toán đã đánh giá đúng đắn kết quả kiểm toán thì sẽ hạn chế đến mức tối đa rủi ro kiểm toán có thể xảy ra Điều này hạn chế trách nhiệm của KTV Mặt khác Hồ sơ kiểm toán cũng giúp ích đáng kể cho các cuộc kiểm toán sau này.
2.Các yêu cầu về nội dung và hình thức Hồ sơ kiểm toán Báo cáo tài chính
Các yếu tố ảnh hưởng đến Hồ sơ kiểm toán Báo cáo tài chính
Theo VSA 230, hình thức và nội dung Hồ sơ kiểm toán phụ thuộc vào các yếu tố sau:
- Mục đích và nội dung cuộc kiểm toán
- Hình thức báo cáo kiểm toán
- Đặc điểm và tính phức tạp của hoạt động kinh doanh của khách hàng
- Bản chất và thực trạng của hệ thống kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ của khách hàng
- Phương pháp và kỹ thuật kiểm toán được sử dụng trong quá trình kiểm toán;
- Nhu cầu về hướng dẫn, kiểm tra và soát xét những công việc do trợ lý kiểm toán và cộng tác viên thực hiện trong một số trường hợp cụ thể
- Trường hợp có đồng thời từ hai công ty kiểm toán trở lên cùng thực hiện cuộc kiểm toán.
Từ yêu cầu cụ thể, các công ty kiểm toán sẽ linh hoạt xây dựng cho mình nội dung và hình thức Hồ sơ kiểm toán báo cáo tài chính doanh nghiệp phù hợp.
Yêu cầu về nội dung
Ba yêu cầu về nội dung của Hồ sơ kiểm toán báo cáo tài chính là:
Trong quá trình kiểm toán, KTV phải lập Hồ sơ kiểm toán đầy đủ và chi tiết sao cho KTV khác hoặc người có trách nhiệm kiểm tra, soát xét đọc sẽ hiểu được tổng quan công tác kiểm toán Do đó, KTV phải ghi chép và lưu giữ trong Hồ sơ kiểm toán của mình tất cả các tài liệu và thông tin liên quan đến:
-Các giấy tờ làm việc, bảng tính toán, phân tích
-Công việc thực hiện cuộc kiểm toán: Nội dung, chương trình và phạm vi của các thủ tục đã được thực hiện
-Kết quả của các thủ tục đã thực hiện
-Những kết luận rút ra được từ những bằng chứng kiểm toán thu thập được.
Hồ sơ kiểm toán phải đảm bảo các kỹ thuật tính toán được thực hiện một cách chính xác Nếu có chênh lệch không trọng yếu, KTV cần nêu rõ trong Hồ sơ là nhận thấy những chênh lệch đó và cho rằng nó không ảnh hưởng đến công việc kiểm toán.
Thông tin thu thập được phải có quan hệ đến mục đích của Hồ sơ kiểm toán hay mục đích kiểm toán, nên loại bỏ các tài liệu không thích hợp ra khỏi Hồ sơ kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán phải ghi lại tất cả những suy luận của KTV về những vấn đề xét đoán chuyên môn và các kết luận liên quan Đối với những vấn đề khó xử về nguyên tắc hay khó xét đoán chuyên môn, ngoài việc đưa ra kết luận, KTV còn phải lưu giữ những thông tin có thực, cần thiết đã thu thập được Hồ sơ kiểm toán phải lưu giữ kết quả kiểm tra, soát xét chất lượng kiểm toán của từng cấp có thẩm quyền theo quy định của công ty kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán không cần thiết phải thu thập mọi tài liệu, thông tin liên quan đến cuộc kiểm toán Phạm vi và nội dung mỗi Hồ sơ kiểm toán được lập tuỳ thuộc vào sự đánh giá của KTV Hồ sơ kiểm toán phải đảm bảo đầy đủ cơ sở cho KTV đưa ra ý kiến nhận xét của mình và đảm bảo cho KTV khác không tham gia vào cuộc kiểm toán và người kiểm tra, soát xét hiểu được công việc kiểm toán và cơ sở ý kiến của KTV.
Yêu cầu về hình thức
Hồ sơ kiểm toán được lập theo mẫu biểu và quy trình kiểm toán do công ty kiểm toán quy định KTV được phép sử dụng các mẫu biểu, giấy tờ làm việc, các bảng phân tích và các tài liệu khác của khách hàng và phải bảo đảm rằng các tài liệu đã được lập một cách đúng đắn trên cơ sở đáng tin cậy.
Hồ sơ kiểm toán được lập và sắp xếp phù hợp với từng khách hàng và cho từng hợp đồng kiểm toán tùy theo điều kiện và yêu cầu của KTV và công ty kiểm toán Việc sử dụng các tài liệu theo mẫu quy định (bảng câu hỏi, mẫu thư, cấu trúc Hồ sơ mẫu ) giúp KTV nâng cao hiệu quả trong việc lập và kiểm tra Hồ sơ, tạo điều kiện cho việc phân công công việc và kiểm tra chất lượng kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán cần trình bày dễ hiểu và rõ ràng để một KTV dù không tham gia cuộc kiểm toán vẫn có thể hiểu dễ dàng Cụ thể là sắp xếp nội dung và hình thức làm rõ những điều cần làm và đã đạt được, ngôn ngữ sử dụng rõ ràng và dễ hiểu, chữ viết dễ đọc, trình bày dễ nhìn và chỉ nên viết trên giấy một mặt giấy để tránh bị đọc sót.
Hồ sơ kiểm toán phải có đề mục rõ ràng để dễ dàng nhận dạng, phân biệt cho từng cuộc kiểm toán, từng khoản mục và nội dung được kiểm toán Đồng thời, Hồ sơ kiểm toán phải có đầy đủ chữ ký KTV nhằm xác định trách nhiệm của KTV đối với thông tin ghi trên các Hồ sơ này Nếu Hồ sơ được thực hiện bởi đơn vị được kiểm toán thì phải có ghi chú rõ ràng “Được chuẩn bị bởi khách hàng” trên các Hồ sơ này.
Hồ sơ kiểm toán phải được chú thích đầy đủ về nguồn gốc dữ liệu, kí hiệu sử dụng. Việc ghi chú nguồn gốc dữ liệu là cơ sở để truy cập dữ liệu khi cần thiết Các ký hiệu được KTV sử dụng biểu thị các công việc KTV đã làm hoặc những kết quả đạt được và được chú thích rõ về ý nghĩa ở bên dưới giấy làm việc Ngoài ra, KTV cần ghi chú tóm tắt những vấn đề mà người đọc có thể không hiểu rõ khi sử dụng Hồ sơ kiểm toán.
3.Tổ chứuc hồ sơ kiểm toán Báo cáo tài chính trong doanh nghiệp
Nguyên tắc tổ chức Hồ sơ kiểm toán Báo cáo tài chính trong doanh nghiệp
-Hồ sơ kiểm toán mẫu có file cứng và file mềm kèm theo KTV có thể sử dụng file cứng để copy cấp cho người sử dụng ghi chép bằng tay, hoặc dùng file mềm để ghi chép trên máy tính Người sử dụng cần lưu ý để sửa đổi các từ ngữ cho phù hợp với kỳ kiểm toán, với khách hàng và Công ty kiểm toán của mình Sau khi hoàn thành việc ghi chép trên file mềm phải in ra giấy để lưu trên file cứng.
-Trong giấy tờ làm việc chuẩn (có ký hiệu (C) tại phần chỉ mục Hồ sơ) đều có các ô trên cùng phía bên phải để ghi họ tên, ngày tháng dành cho người thực hiện (hoặc người lập chương trình), người soát xét 1, 2 Ô thứ 3 dành cho người soát xét thứ
3, hoặc người soát xét công việc KSCL Cá biệt có người soát xét thứ 4 thì ghi tiếp ở phía dưới.
-Đối với các giấy tờ làm việc chuẩn (C) tại các phần D, E, F, G, do có kết hợp phần lập chương trình kiểm toán với thực hiện kiểm toán nên ô trên cùng bên phải dành cho người lập chương trình kiểm toán (người thiết kế các thủ tục kiểm toán), còn cột dưới dành cho người thực hiện từng thủ tục của chương trình kiểm toán đó
-Đối với các giấy tờ làm việc chuẩn (C) có 03 cột “có”,”không”, “không áp dụng” (như Mẫu A110), KTV tự xem xét, đánh giá để đánh dấu (x hoặc √) vào cột thích hợp:
+Trường hợp “có”: Nghĩa là khách hàng có đặc điểm như mô tả hoặc KTV đã thực hiện thủ tục tương ứng Nếu có giấy tờ làm việc khác để ghi chi tiết hoặc tài liệu khác của thủ tục đó thì ghi ký hiệu tham chiếu vào bên cạnh Ví dụ: Thủ tục kiểm toán đầu tiên của Mẫu A110 - “Đã gửi thư đến KTV tiền nhiệm để xem xét lý do không tiếp tục làm kiểm toán” được đánh dấu “có” và tham chiếu đến A111 Sau Mẫu A110 sẽ là
“Thư gửi cho KTV tiền nhiệm” có ký hiệu tham chiếu là A111.
+Trường hợp “không”: Nghĩa là khách hàng không có đặc điểm như mô tả.
+Trường hợp “không áp dụng”: Nghĩa là KTV không áp dụng thủ tục tương ứng, do không phù hợp với đặc điểm của khách hàng.
-Ngoài các giấy tờ làm việc chuẩn (C), phần còn lại tùy theo tình hình kiểm toán cụ thể, KTV và Công ty kiểm toán có thể tự thiết kế và trình bày theo các dạng giấy tờ làm việc khác nhau Tuy nhiên, các giấy tờ làm việc này cần có các nội dung sau:
+ Phạm vi công việc thực hiện (giai đoạn kiểm tra, phương pháp chọn mẫu)
+ Công việc đã thực hiện
+ Đánh tham chiếu đến các phần hành liên quan
+ Tất cả giấy tờ làm việc (kể cả tài liệu của khách hàng) đều phải được đánh tham chiếu.
-Trong trường hợp KTV sử dụng tài liệu do khách hàng lập để làm bằng chứng kiểm toán, cần ghi rõ họ tên người cung cấp, ngày tháng cung cấp.
3.1.2.Từ viết tắt – ký hiệu tham chiếu
Bảng1 Danh mục từ viết tắt
Viết tắt Đầy đủ Viết tắt Đầy đủ
BCĐPS Bảng cân đối phát sinh KH Khách hàng
BCKT Báo cáo kiểm toán KSCL Kiểm soát chất lượng
BCTC Báo cáo tài chính KSNB (hệ thống) kiểm soát nội bộ
BGĐ Ban Giám đốc KTV KTV
CĐKT (Bảng) cân đối kế toán LĐ (người) lao động
CMKT Chuẩn mực kế toán TK Tài khoản
CMKiT Chuẩn mực kiểm toán TQL Thư quản lý
DN Doanh nghiệp TSCĐ Tài sản cố định
HĐQT Hội đồng quản trị XDCB Xây dựng cơ bản
Bảng 2: Các ký hiệu tham chiếu
√ Ký hiệu này điền trong ô vuông □ để thể hiện có tài liệu lưu trong Hồ sơ kiểm toán hoặc thể hiện dữ kiện nêu ra là đúng
X Ký hiệu này điền trong ô vuông □ để thể hiện không có tài liệu lưu trong Hồ sơ kiểm toán hoặc thể hiện dữ kiện nêu ra là sai
N/A Không áp dụng / None applicable
BS Khớp với số liệu trên Bảng cân đối kế toán/ Agreed to balance sheet: Ký hiệu này đặt sau số liệu để thể hiện KTV đã đối chiếu số liệu đó phù hợp với số liệu trên BCĐKT
PL Khớp với số liệu trên Báo cáo kết quả kinh doanh/ Agreed to profit and loss statement: Ký hiệu này đặt sau số liệu để thể hiện KTV đã đối chiếu số liệu đó phù hợp với số liệu trên BCKQKD
PY Khớp với số liệu trên BCKT năm trước / Agreed to Previous year ‘s report:
Ký hiệu này đặt sau số liệu để thể hiện KTV đã đối chiếu số liệu đó phù hợp với số liệu trên BCTC đã kiểm toán năm trước
TB Khớp với số liệu trên Bảng cân đối phát sinh/ Agreed to trial balance: Ký hiệu này đặt sau số liệu để thể hiện KTV đã đối chiếu số liệu đó phù hợp với số liệu trên BCĐPS
LS Khớp với số liệu trên Bảng số liệu tổng hợp/ Agreed to leadsheet: Ký hiệu này đặt sau số liệu để thể hiện KTV đã đối chiếu số liệu đó phù hợp với số liệu trên Bảng số liệu tổng hợp
GL Khớp với số liệu trên sổ cái / Agreed to general ledger: Ký hiệu này đặt sau số liệu để thể hiện KTV đã đối chiếu số liệu đó phù hợp với số liệu trên sổ cái tài khoản
SL Khớp với số liệu trên sổ chi tiết / Agreed to sub- ledger: Ký hiệu này đặt sau số liệu để thể hiện KTV đã đối chiếu số liệu đó phù hợp với số liệu trên sổ chi tiết tài khoản
AC Khớp với số liệu trên Thư xác nhận/ Agreed to audit confirmation: Ký hiệu này đặt sau số liệu để thể hiện KTV đã đối chiếu số liệu đó phù hợp với số liệu trên thư xác nhận do KTV gửi
*Lưu ý: Tất cả các ký hiệu tham chiếu cần được ghi bằng mực đỏ và ghi nhỏ, gọn bên cạnh số liệu.
- Chỉ mục Hồ sơ kiểm toán tổng hợp (chi tiết chỉ mục theo dõi ở phụ lục 1)
Bảng 3: Chỉ mục Hồ sơ kiểm toán tổng hợp
Ký hiệu Bước công việc
B Tổng hợp, kết luận và lập Báo cáo
C Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ
D Kiểm tra cơ bản Tài sản
E Kiểm tra cơ bản nợ phải trả
F Kiểm tra cơ bản nguồn vốn chủ sở hữu và các khoản mục ngoài bảng cân đối kế toán
G Kiểm tra cơ bản Báo Cáo Kết Quả Kinh Doanh
H Kiểm tra cơ bản nội dung khác
TỔNG HỢP HỢP KẾT QUẢ KIỂM TOÁN
Nội dung tổ chức Hồ sơ kiểm toán Báo cáo tài chính
Hình 1: Trình tự luân chuyển hồ sơ
Xem xét chấp nhận và đánh giá rủi ro hợp đồng
Tìm hiểu thông tin về khách hàng
Lập hợp đồng kiểm toán và lựa chọn nhóm kiểm toán
Tổng hợp kế hoạch kiểm toán
Phân tích sơ bộ BCTC và đánh giá HTKSNB và rủi ro gian lận, xác định mức trọng yếu
TIẾN HÀNH KIỂM TOÁN Đánh giá lại mức trọng yếu và phạm vi kiểm toán
Kiểm tra cơ bản bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và các nội dung khác Kiểm tra hệ thống kiểm soát nội bộ
LẬP KẾ HOẠCH KIỂM TOÁN
3.2.1.Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán Đầu tiên KTV cần cân nhắc xem có thỏa năm các nguyên tắc về Đạo đức nghề nghiệp để thực hiện hợp đồng không Thiết lập các điều khoản hợp đồng như phạm vi dịch vụ, thời gian,… Để đưa ra quyết định trong giai đoạn lập kế hoạch, KTV cần thu thập các thông tin sau:
+ Đặc điểm hoạt động, ngành nghề kinh doanh, môi trường kinh doanh
+ Đặc điểm cơ cấu tổ chức, nhân sự
+ Hệ thống kiểm soát nội bộ
KTV sẽ tìm hiểu về chính sách kế toán và chu trình kinh doanh quan trọng.
Sau khi thu thập thông tin về khách hàng, KTV sẽ:
+ Sử dụng thủ tục phân tích để đưa ra các đánh giá ban đầu về rủi ro kiểm toán + Xác định mức trọng yếu của Báo cáo tài chính và mức độ trọng yếu cho từng khoản mục Mức độ tọng yếu này sẽ ảnh hưởng đến quyết định việc xác định phương pháp chọn mẫu, cỡ mẫu.
Sau khi đã xác định được rủi ro sơ bộ, KTV sẽ xây dựng chiện lược tổng thể và kế hoạch kiểm toán chi tiết.
Mục tiêu của kiểm toán viên và doanh nghiệp kiểm toán trong việc lập kế hoạch kiểm toán là để đảm bảo cuộc kiểm toán được tiến hành một cách có hiệu quả.
3.2.2.Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Trong giai đoạn này thành viên đoàn kiểm toán sẽ tiến hành thực hiện các bước công việc kiểm toán của mình
- Tiến hành kiểm toán: các thành viên đoàn kiểm toán áp dụng các thủ tục kiểm toán phù hợp với từng khoản mục để nhằm đưa ra các kết luận đúng đắn về các phần hành mình phụ trách Sản phẩm của giai đoạn này là các giấy làm việc trên đó có đầy đủ các thông tin cũng như kết luận cuối cùng của thành viên trong đoàn.
- Các nội dung kiểm tra:
+ Kiểm tra cơ bản tài sản
+ Kiểm tra nợ cơ bản phải trả
+ Kiểm tra vốn chủ sở hữu và các khoản mục ngoài bảng cân đối kế toán
+ Kiểm tra cơ bản Báo cáo kết quả kinh doanh
+ Kiểm tra các nội dung khác
3.2.3.Giai đoạn kết thúc kiểm toán
- Tổng hợp kết quả kiểm toán: Mục đích của việc tổng hợp kết quả kiểm toán này là đánh giá lại các sai sót phát hiện trong quá trình kiểm toán, bao gồm cả sai sót không điều chỉnh (nếu có) đối với các Báo cáo tài chính.
- Trình xét duyệt: Mục tiêu của việc trình xét duyệt này là: Đảm bảo rằng các bằng chứng kiểm toán thu thập được là đầy đủ và thích hợp với ý kiến mà KTV đề xuất, các báo cáo tài chính không còn tồn tại sai sót trọng yếu Quá trình kiểm toán được thực hiện phù hợp với phương pháp kiểm toán, chính sách kiểm soát chất lượng của công ty cũng như các chuẩn mực kiểm toán chi phối Những người thực hiện công tác này bao gồm: Trưởng nhóm kiểm toán, chủ nhiệm kiểm toán, thành viên Ban giám đốc phụ trách cuộc kiểm toán (có thể thay đổi tùy thuộc vào quy định cũng như là tổ chức của từng công ty kiểm toán)
- Lưu trữ Hồ sơ: Báo cáo kiểm toán sau khi được xét duyệt đảm bảo tính trung thực hợp lý của các thông tin được trình bày trong đó được phát hành, số lượng báo cáo được phát hành tùy thuộc vào yêu cầu của khách hàng Sau khi nhận được Báo cáo kiểm toán khách hàng sẽ gửi lại cho công ty kiểm toán một bản nhằm phục vụ cho công tác lưu trữ.
Kết thúc kiểm toán Hồ sơ lưu trữ các thông tin về khách hàng được tổ chức lại phục vụ cho công tác lưu trữ Các quy định về tổ chức Hồ sơ như:
Tổ chức đánh số Hồ sơ
Mỗi khách hàng kiểm toán có một mã số riêng, việc đánh số Hồ sơ đảm bảo không có sự trùng lặp hay hiện tượng cùng một mã số có hai khách hàng Hoặc với cùng một khách hàng nhưng có hai mã số Hồ kiểm toán có thể được tổ chức dựa trên các cơ sở: đánh số theo vần chữ cái tiếng Việt, tiếng Latinh, số La Mã,…: Cách đánh số này dễ thực hiện và dễ tra cứu khi cần tìm tài liệu Có thể dựa vào tên của khách hàng hoặc công ty tự gắn số cho Hồ sơ
Tổ chức sắp xếp Hồ sơ
Hồ sơ kiểm toán đưa vào lưu trữ phải đầy đủ, có hệ thống phải phân loại và sắp xếp từng loại hồ sơ riêng theo thời gian phát sinh và theo từng hợp đồng kiểm toán từng cuộc kiểm toán Việc phân loại hồ sơ kiểm toán phải được căn cứ theo quy định danh mục hồ sơ kiểm toán và phải theo Chính phủ quy định chi tiết về lưu trữ, sử dụng và tiêu hủy hồ sơ kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán cần được tổ chức lưu trữ bảo quản trong khoảng thời gian khác nhau đối với từng tính chất của khách hàng tuy nhiên thời gian thường là lâu và khối lượng Hồ sơ sẽ là rất nhiều đối với những công ty có quy mô lớn nên yêu cầu đặt ra ở khâu sắp xếp Hồ sơ cần đảm bảo tính thống nhất qua các năm Sắp xếp theo một thứ tự khoa học sẽ dàng cho công tác tra cứu tìm lại Hồ sơ Hồ sơ kiểm toán có thể được theo dõi theo :
- Theo thời gian hình thành: dựa vào thời điểm phát hành báo cáo kiểm toán làm mốc thời gian kết thúc kiểm toán căn cứ vào đó sắp xếp Hồ sơ theo thứ tự các Hồ sơ phát sinh sau xếp trước.
1 Hồ sơ kiểm toán công ty XYZ năm 2018 kết thúc ngày 12/01/2019
2 Hồ sơ kiểm toán công ty ABC năm 2018 kết thúc ngày 05/01/2019
- Quy mô tổ chức của khách hàng: Ta có thể tiến hành chia khách hàng thành từng nhóm đối tượng theo độ lớn của quy mô, nhóm khách hàng là tập đoàn, công ty cổ phần, khối doanh nghiệp vừa và nhỏ,…
Một đoàn kiểm toán thường có từ 2 cho đến 5 thành viên, số lượng này phụ thuộc vào quy mô của khách hàng và yêu cầu thời gian của cuộc kiểm toán Trong đó có 1 Trưởng đoàn là KTV và các trợ lý Theo sự phân công công việc ban đầu tất cả các thành viên tiến hành kiểm tra các phần hành của mình Những thành viên trong đoàn là người trực tiếp tham gia vào quá trình khởi tạo Hồ sơ
Kết thúc giai đoạn kiểm toán toàn bộ Hồ sơ được đưa về lưu trữ tại công ty Nhân viên lưu trữ có trách nhiệm quản lý Hồ sơ từ thời điểm chuyển giao Hồ sơ Mọi liên hệ của các cá nhân tổ chức có nhu cầu tiếp cận tới Hồ sơ đều phải được theo dõi và ghi chép lại, tránh xảy ra rủi ro mất mát và hư hỏng Hồ sơ.
4.Những yêu cầu về bảo quản và lưu trữ Hồ sơ kiểm toán Báo cáo tài chính
Bí mật và an toàn Hồ sơ kiểm toán
Do Hồ sơ kiểm toán trình bày các thông tin bí mật liên quan đến toàn bộ hoạt động của khách hàng và ý kiến của KTV nên việc kiểm Hồ sơ kiểm toán là rất quan trọng KTV, doanh nghiệp kiểm toán không được tiết lộ thông tin về hồ sơ kiểm toán, khách hàng, đơn vị được kiểm toán, trừ trường hợp được khách hàng, đơn vị được kiểm toán chấp thuận hoặc theo quy định của pháp luật.
Cơ quan nhà nước, tổ chức nghề nghiệp về kiểm toán và cá nhân có liên quan có nghĩa vụ giữ bí mật thông tin được cung cấp về hồ sơ kiểm toán, khách hàng, đơn vị được kiểm toán theo quy định của pháp luật.
Hồ sơ kiểm toán thuộc quyền sở hữu và là tài sản của công ty kiểm toán Khách hàng hay bên thứ ba có quyền xem xét, sử dụng một phần hoặc toàn bộ tài liệu này khi được sự đồng ý của Giám đốc (hoặc người đứng đầu) công ty kiểm toán hoặc theo quy định của Nhà nước và tổ chức nghề nghiệp.
KTV được phép cung cấp một phần hoặc toàn bộ tài liệu làm việc trong Hồ sơ kiểm toán của mình cho khách hàng tuỳ theo từng trường hợp cụ thể do công ty kiểm toán quyết định Trong mọi trường hợp, tài liệu làm việc của KTV không thể thay thế chứng từ kế toán, báo cáo tài chính của khách hàng.
Lưu trữ Hồ sơ kiểm toán
Hồ sơ kiểm toán phải lưu trữ trong một khoảng thời gian đủ đáp ứng yêu cầu hành nghề và phù hợp với quy định chung của pháp luật Tính từ ngày phát hành Báo cáo kiểm toán thì trong thời hạn 12 tháng và thời hạn lưu trữ tối thiểu là 10 năm.
Hồ sơ kiểm toán được sắp xếp, lưu giữ một cách thuận lợi, khoa học theo một trật tự, dễ tìm, dễ lấy, dễ tra cứu và được lưu giữ, quản lý tập trung tại nơi lưu giữ Hồ sơ của công ty Trường hợp công ty có các chi nhánh, Hồ sơ kiểm toán được lưu tại nơi đóng dấu báo cáo kiểm toán.
Hồ sơ kiểm toán thuộc quyền sở hữu và là tài sản của công ty kiểm toán Khách hàng hay bên thứ ba có quyền xem xét, sử dụng một phần hoặc toàn bộ tài liệu này khi được sự đồng ý của Giám đốc (hoặc người đứng đầu) công ty kiểm toán hoặc theo quy định của Nhà nước và tổ chức nghề nghiệp hoặc theo yêu cầu của các nhà chức trách có thẩm quyền như tòa án.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỒ SƠ KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN AVN VIỆT NAM
Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Kiểm Toán AVN ( viết tắt là AVN AUDIT ) tên quốc tế là Vietnam Auditing Limited Company.Căn cứ TT số 38/2014/TT-BTC ngày 28/3/2014 của Bộ Tài Chính hướng dẫn một số điều của Nghị định 89/2013/NĐ-CP 6/8/2013 của Chính Phủ phê duyệt cho Công Ty TNHH Kiểm Toán AVN Việt Nam có đủ điều kiện và thẩm quyền để hoạt động các dịch vụ thẩm định giá và kiểm toán.
Nhân lực tại công ty đa số là các Kiểm Toán Viên, Thẩm Định Viên về giá, các chuyên gia tư vấn có năng lực chuyên môn cao, đầy nhiệt huyết và giàu kinh nghiệm. AVN Audit mang đến cho Khách hàng sự uy tín, niềm tin và sự minh bạch về các thông tin tài chính, sự chất lượng mang tính đảm bảo cao của hệ thống quản trị doanh nghiệp và sự phát triển ổn định cũng như trở thành công ty uy tín ở nước Việt Nam nói riêng và toàn thế giới nói chung.
AVN Audit có 800 Khách hàng trong nước và trên toàn khu vực Đông Nam Á nói chung và châu á nói riêng gồm những công ty nhà nước, tập đoàn tư nhân của Việt Nam và quốc tế, doanh nghiệp có vốn đầu tư từ nước ngoài và các tổ chức phi chính phủ Khách hàng chính của công ty là ở khu vực miền Trung và Tây Nguyên Khách hàng công ty kiểm toán đa số kinh doanh ở các lĩnh vực: Công nghệ thông tin, dịch vụ nhà hàng khách sạn, thương mại sản xuất, nông lâm ngư nghiệp và bất động sản Với tầm nhìn hoạt động xây dựng AVN Audit là một trong những công ty hàng đầu trong việc cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp trong lĩnh vực kiểm toán, kế toán, tài chính ở Việt Nam
Trụ sở chính: Tầng 19, khu văn phòng, tòa nhà Indochina, số 04 Nguyễn Đình Chiểu, phường Đa Kao, thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam. Điện thoại: 028 222 008 34
Chi nhánh tại Đà Nẵng: 270 Xô Viết Nghệ Tĩnh, phường Khuê Trung, quận Cẩm
Lệ, thành phố Đà Nẵng. Điện thoại: 0236 369 1789
Với khẩu hiệu “ Lo cùng nỗi lo của nhau ”, phương châm hoạt động của AVN Audit là luôn là người đồng hành và tin của Khách hàng và đối tác, cùng nhau trải qua mọi vấn đề trong công việc, cùng nhau đi đến thành công và sự hưng thịnh
Ngoài ra, AVN luôn tập trung vào giá trị cốt lõi: Độc lập, chính trực, khách quan, bảo mật và đảm bảo giữ cho dịch vụ luôn đạt mức cao nhất và uy tín nhất, hiệu quả nhất.
Mục tiêu hoạt động của AVN Audit là giúp Khách hàng và những người quan tâm về Báo Cáo Tài Chính bảo vệ quyền lợi của bản thân khi kinh doanh hoặc đầu tư, hỗ trợ những thông tin có ích và các phương pháp hiệu quả nhất trong việc quản lý và vận hành công ty Mục tiêu của AVN Audit nhằm nhận biết và ngăn chặn các rủi ro sai phạm gây ảnh hưởng xấu đến công ty khách hàng, đóng góp một phần quan trọng vào các hoạt động kinh doanh của công ty giúp ngày càng tiến bộ, thuận lợi và giành được những hiệu quả kinh tế tốt nhất có thể đạt được AVN Audit tiến hành dịch vụ kiểm toán dựa trên tiêu chí tuân thủ đúng pháp luật, dựa trên các chuẩn mực đạo đức về nghề nghiệp kiểm toán, các chuẩn mực hành nghề, cam kết chấp hành các các nội quy trong ngành kiểm toán với phương châm Độc lập – Chính trực – Khách quan – Bảo mật Chấp hành các nội quy hiện hành về hoạt động Kiểm Toán Nhà Nước Việt Nam.
Các dịch vụ của Công ty TNHH kiểm toán AVN Việt Nam cung cấp
AVN Audit cung cấp các dịch vụ kiểm toán nhằm đảm bảo độ tin cậy và nâng cao tính trung thực của các thông tin tài chính, được thực hiện bởi các kiểm toán viên dày dặn kinh nghiệm và có kiến thức sâu rộng trong nhiều lĩnh vực
Các lĩnh vực kinh doanh chính của công ty Kiểm toán AVN bao gồm các dịch vụ sau:
Dịch vụ Kiểm Toán: Các dịch vụ về Kiểm Toán của AVN Audit cung cấp gồm:
Kiểm Toán Báo Cáo Tài Chính
Kiểm Toán Báo Cáo Tài Chính ( vì mục đích Thuế )
Kiểm Toán Báo Cáo Quyết Toán dự án hoàn thành
Kiểm Toán Xây Dựng Cơ Bản
Dịch vụ tư vấn: AVN Audit có các dịch vụ như sau:
Tư vấn giải đáp các vấn đề về chính sách Thuế GTGT, TNDN, TNCN và các loại thuế khách như môn bài, tiêu thụ đặc biệt, tài nguyên môi trường…
Tư vấn giải thích và trả lời các thủ tục về thành lập Doanh Nghiệp: đăng ký đầu tư, đăng ký doanh nghiệp, đăng ký văn phòng đại diện, đăng ký thuế ban đầu…
Soát xét các vấn đề thuế định kỳ, hỗ trợ cập nhật các thay đổi về chính sách Thuế.
Tư vấn hỗ trợ, soát xét Kế Toán.
Tư vấn về nhân sự: Lập hợp đồng lao động, lương, bảo hiểm xã hội và các quy định lao động nội bộ.
Một số dịch vụ tư vấn khác theo nhu cầu của khách hàng
Dịch vụ đào tạo: Các dịch vụ đào tạo do AVN Audit cung cấp bao gồm:
Đào tạo bổ sung kiến thức về Tài Chính, Kiểm Toán, Kế Toán
Đào tạo kỹ năng thực hành Kế Toán và Kiểm Toán.
Đào tạo dự toán và đấu thầu.
Dịch vụ đào tạo khác theo yêu cầu.
Dịch vụ thẩm định giá: Các dịch vụ về thẩm định do AVN Audit cung cấp bao gồm:
Thẩm định giá bất động sản
Thẩm định giá tài sản, máy móc thiệt bị.
Thẩm đinh giá trị tài sản vô hình
Các dịch vụ thẩm định giá khác được phép hoạt động mà khách hành yêu cầu.
Đặc điểm cơ cấu tổ chức của Công ty AVN
Hình 2: Sơ đồ tổ chức toàn công ty
Chủ tịch hội đồng quản trị kiêm Tổng giám đốc: Ông Trần Hiền là người đại diện chính cho Công Ty TNHH Kiểm Toán AVN Việt Nam, là người có thẩm quyền và toàn bộ trách nhiệm trước pháp luật cho mọi hoạt động diễn ra tại công ty.
Tổng giám đốc: Bà Nguyễn Thị Bình là người chịu trách nhiệm về hoạt động kinh doanh của công ty trước chủ tịch hội đồng thành viên nhằm giữ được những cam kết về việc thực hiện đúng các chiến lược kinh doanh phát triển của công ty đề ra mà được hội đồng thành viên chấp nhận
Phó tổng giám đốc: là người hỗ trợ Tổng giám đốc trong việc điều hành công ty, và cùng với đó chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc hoặc pháp luật theo các công việc được phân công hoặc được ủy quyền làm việc.
Phòng Kiểm toán BCTC: Phòng kiểm toán báo cáo tài chính chịu trách nhiệm làm các hợp đồng chi tiết liên quan đến công tác kiểm toán báo cáo tài chính và thực hiện các nghiệp vụ kiểm toán liên quan đến từng cuộc kiểm toán để cho ra các nhận xét về tính trung thực và hợp lý của BCTC.
Phòng Kiểm toán xây dựng cơ bản: có nhiệm vụ soát xét chất lượng kiểm toán quyết toán dự án hoàn thành, thẩm định các dự án hoàn thành, quyết toán công trình xây dựng công trình dân dụng, cơ sở hạ tầng, các công trình thủy lợi.
Phòng kế toán: có nhiệm vụ làm các công việc nghiệp vụ kế toán tại công ty, ghi chép các nghiệp vụ phát sinh tại công ty, tình hình thu chi của công ty để mục đích phục vụ hoạch định chiến lược phát triển công ty cho ban giám đốc
Bộ phận kiểm tra chất lượng: Ở bộ phận này thường là những KTV có trình độ chuyên môn cao và có dày dặn kinh nghiệm phụ trách Đây là một bộ phận có tầm quan trọng ở công ty vì nhiệm vụ của họ là kiểm tra soát xét lại với mục đích bảo đảm chất lượng cũng như tính đúng đắn sau mỗi cuộc kiểm toán.
2.Thực trạng công tác tổ chức Hồ sơ kiểm toán Báo cáo tài chính tại Công ty AVN
Do bị giới hạn về khả năng tiếp cận Hồ sơ trong giai đoạn thực tế kiểm toán tại Công ty TNHH kiểm toán và kế toán AVN nên ở đây em chỉ trình bày những hiểu biết của mình về công tác tổ chức Hồ sơ kiểm toán Báo cáo tài chính.
2.1.Những quy định chung của công ty về Hồ sơ kiểm toán
Khi tiến hành kiểm toán bất kỳ khách hàng nào, công ty TNHH kiểm toán AVN (sau đây gọi tắt là Công ty) đều lập đầy đủ hai loại Hồ sơ kiểm toán, đó là:
- Hồ sơ thường trực (tên gọi khác của Hồ sơ kiểm toán chung)
- Hồ sơ làm việc (tên gọi khác của Hồ sơ kiểm toán năm)
Trên trang bìa của Hồ sơ thường trực có in đầy đủ các thông tin về khách hàng, như:
- Tên Hồ sơ: Hồ sơ thường trực
- Tên công ty kiểm toán: Công ty kiểm toán và kế toán AAC
- Tên khách hàng, mã khách hàng
- Tên người cập nhật, ngày cập nhật
- Tên người kiểm tra, ngày kiểm tra
Ví dụ: Trang bìa Hồ sơ thường trực của Công ty cổ phần A
2.1.1.2.Danh mục hồ sơ thường trực
Hồ sơ thường trực đóng vai trò vô cùng quan trọng trong tất cả các cuộc kiểm toán nên Công ty quy định các tài liệu cần có trong Hồ sơ thường trực một cách cụ thể và đầy đủ, được thể hiện qua “Danh mục Hồ sơ thường trực” Các tài liệu thu thập và lưu trong Hồ sơ thường trực được sắp xếp theo từng mục rõ ràng, cụ thể:
- Các tài liệu pháp luật
- Các tài liệu về thuế
- Các tài liệu về nhân sự
- Các tài liệu về kế toán, kiểm toán
- Các hợp đồng quan trọng
- Các thủ tục quy định về kiểm soát nội bộ
Ví dụ: Một số hợp đồng, quy định,….trong Hồ sơ thường trực (phụ lục 2)
Các thông tin trong Hồ sơ thường trực sẽ được cập nhập thường niên khi khách hàng có sự thay đổi.
Bảng 4: Danh mục Hồ sơ thường trực
Các thông tin chung TT1 Đặc điểm của khách hàng TT1-1
Sơ đồ tổ chức hoạt động TT1-2
Danh sách Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và những thay đổi TT1-3
Quá trình hình thành và phát triển TT1-4 Đối tác thường xuyên TT1-5
Các tài liệu pháp luật TT2 Điều lệ TT2-1
Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, giấy phép đầu tư TT2-2
Bố cáo thành lập TT2-3
Biên bản họp Đại hội cổ đông, hội đồng thành viên, hội đồng quản trị, ban lãnh đạo
Thay đổi ngành nghề kinh doanh TT2-5
Các tài liệu về thuế TT3
Các văn bản thuế liên quan đến các yếu tố, đặc điểm riêng của doanh nghiệp.
Các loại thuế, cơ sở và cách tính thuế doanh nghiệp TT3-2 Bảng quyết toán thuế hàng năm, biên bản kiểm tra quyết toán thuế TT3-3
Các tài liệu về nhân sự TT4
Thoả ước lao động tập thể TT4-1
Các quy định riêng trong hợp đồng lao động TT4-2
Các quy định về nhân sự TT4-3
Biên bản họp các cuộc thanh tra lao động tại đơn vị TT4-4
Các tài liệu về kế toán, kiểm toán TT5
Chế độ và nguyên tắc kế toán áp dụng tại đơn vị TT5-1
Quy trình hạch toán ở đơn vị TT5-2
Cơ chế tài chính nội bộ TT5-3
Các hợp đồng quan trọng TT6
Hợp đồng kiểm toán TT6-1
Hợp đồng thuê tài sản TT6-2
Hợp đồng bảo hiểm TT6-3
Hợp đồng tín dụng TT6-4
Hợp đồng dài hạn và các hợp đồng quan trọng khác cần lưu ý TT6-5
Các thủ tục quy định về kiểm soát nội bộ TT7
Quy định về tổ chức quản lý điều hành doanh nghiệp TT7-1
Quy định về quản lý tài sản TT7-2
Quy định về quản lý hàng tồn kho TT7-3
Quy định về thủ tục mua hàng TT7-4
Quy định về thủ tục bán hàng TT7-5
Quy định về thu chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng TT7-6
Các quy định khác TT7-7
“Danh mục Hồ sơ thường trực” được sắp xếp tại trang thứ hai ngay sau trang bìa của Hồ sơ thường trực Đây là một vị trí hợp lý giúp KTV nắm bắt được tổng quát tài liệu trong Hồ sơ thường trực trước khi đi vào chi tiết. Đối với những khách hàng mới, tức là những khách hàng mà Công ty kiểm toán lần đầu tiên, trước khi bắt đầu cuộc kiểm toán Trưởng đoàn kiểm toán được phân công đại diện cho công ty sẽ gửi cho khách hàng thư yêu cầu chuẩn bị trước mọi tài liệu và thông tin cần thiết theo nhu cầu của KTV để giúp cho công việc kiểm toán được tiến hành nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí, thực hiện có hiệu quả (trình bày ở phần Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán).
Khi nhận được tài liệu từ phía khách hàng, KTV tiến hành lập Hồ sơ thường trực theo danh mục được nêu trên Những tài liệu nào mà khách hàng đã cung cấp và KTV đã tập hợp vào Hồ sơ thường trực thì KTV sẽ đánh dấu vào ô trống trong mục “Đã được thu thập” trong “Danh mục Hồ sơ thường trực” Điều này có ý nghĩa rất lớn không những cho cuộc kiểm toán hiện tại mà còn phục vụ cho cuộc kiểm toán của những năm tiếp theo Cụ thể, đối với cuộc kiểm toán hiện tại, KTV có thể nắm bắt một cách tổng quát thông tin được thu thập trong Hồ sơ thường trực, từ đó nhận biết được những tài liệu nào đã cung cấp được sử dụng làm bằng chứng cho cuộc kiểm toán hiện tại và những tài liệu chưa cung cấp để tiếp tục bổ sung hoặc tìm bằng chứng khác thay thế Đối với những năm kiểm toán tiếp theo, Công ty sử dụng Hồ sơ thường trực đã được lập ở năm đầu tiên Dựa vào “Danh mục Hồ sơ thường trực” được lưu trong Hồ sơ thường trực, KTV sẽ nhận biết được những tài liệu nào đã được thu thập ở những năm trước, những tài liệu nào còn thiếu trong Hồ sơ thường trực, từ đó yêu cầu khách hàng bổ sung
Hơn thế nữa, không phải lúc nào Công ty cũng giữ nguyên đoàn kiểm toán khi tiến hành kiểm toán những khách hàng cũ Do đó, “Danh mục Hồ sơ thường trực” hỗ trợ đắc lực cho những KTV mới tham gia kiểm toán khách hàng cũ này trong việc tìm hiểu thông tin khách hàng.
Trên Hồ sơ làm việc trang bìa thể hiện đầy đủ các thông tin cần thiết như sau:
- Tên Hồ sơ: Hồ sơ kiểm làm việc
- Tên công ty kiểm toán: Công ty TNHH kiểm toán AVN Việt Nam
- Tên khách hàng, mã khách hàng
- Tên người cập nhật, ngày cập nhật
- Tên người kiểm tra, ngày kiểm tra
Ví dụ: Trang bìa Hồ sơ kiểm toán năm của công ty cổ phần A
2.1.2.2.Danh mục Hồ sơ làm việc
Các thành phần của Hồ sơ làm việc:
- Kế hoạch kiểm toán và thời gian kiểm toán
- Các báo cáo tài chính, bảng cân đối kế toán
- Xét duyệt và chất lượng kiểm toán
- Tổng hợp các phát hiện của KTV trong quá trình kiểm toán
- Các vấn đề trao đổi với Ban giám đốc khách hàng
- Các vấn đề cần lưu ý cho cuộc kiểm toán năm tới
Ví dụ: Một số thành phần của hồ sơ làm việc (phụ lục 3)
2.1.3.Những quy định chung về bảo quản và lưu trữ Hồ sơ kiểm toán
2.1.2.1.Bí mật và an toàn Hồ sơ kiểm toán Đảm bảo bí mật và an toàn mọi thông tin của khách hàng là một trong những cam kết khi thực hiện kiểm toán và đó cũng là phương châm hoạt động mà công ty luôn hướng tới Do đó công ty quy đinh rất chặt chẽ và nghiêm khắc về vấn đề bảo mật số liệu khách hàng Bất cứ sự rò rỉ thông tin của khách hàng ra bên ngoài đều phải chịu sự kỷ luật tùy vào mức độ nghiêm trọng của hậu quả gây ra.
Các thông tin Kiểm toán viên thu thập được có liên quan tới bí mật kinh doanh của đơn vị, những dữ liệu này liên quan tới hoạt động của khách hàng trong quá khứ, hiện tại và còn ảnh hưởng tới sau này Vì vậy, công ty luôn đảm bảo an toàn toàn bộ
Thực trạng công tác tổ chức Hồ sơ kiểm toán tại Công ty AVN
2.2.1.Trình tự tổ chức Hồ sơ kiểm toán
A : Giai đoạn lập kế hoạch kiểm toán
B : Giai đoạn thực hiện kiểm toán
C : Giai đoạn kế thúc kiểm toán
Hình 4: Lưu đồ mô tả trình tự luân chuyển Hồ sơ Công ty
2.2.2.Giai đoạn lập kế hoạch
Bản ghi nhớ kế hoạch kiểm toán B1
Các điểm cần lưu ý của năm trước B2
Hợp đồng kiểm toán hoặc thư bổ nhiệm kiểm toán B3
Tìm hiểu về khách hàng B4
Chương trình xem xét hệ thống kiểm toán B5
Phân tích tóm tắt hệ thống kiểm soát nội bộ B6
Các thủ tục phân tích theo kế hoạch B7
Ghi chú các thảo luận về kế hoạch kiểm toán B8
Tài liệu và thông tin đề nghị khách hàng lập B9
Kiểm tra kế hoạch kiểm toán B10
Trong suốt quá trình kiểm toán, KTV tiến hành lập các tài liệu trên nhằm đáp ứng công việc kiểm toán tại công ty khách hàng Tuy nhiên, KTV không nhất thiết phải lập tất cả các tài liệu trong danh sách các tài liệu được nêu ở trên, mà chỉ lập một số tài liệu bắt buộc theo quy định của Công ty và một số tài liệu khác mà KTV cho là cần thiết cho công việc kiểm toán hiện tại.
Hợp đồng kiểm toán: Thường được ký kết bởi Phó tổng giám đốc khối kiểm toán BCTC Sau khi xem xét đồng ý chấp nhận khách hàng Phó tổng giám đốc sẽ đứng ra ký kết hợp đồng kiểm toán và phân công đoàn kiểm toán dưới sự ủy nhiệm của Tổng giám đốc Đây là một bước công việc đòi hỏi người thực hiện phải là một KTV có nhiều kinh nghiệm nghiên cứu khách hàng để đánh giá khả năng chấp nhận khách hàng cũng như dự kiến về thời gian cũng như chi phí kiểm toán để quyết định xem có ký kết hợp đồng kiểm toán hay không (đối với khách hàng mới) hoặc dựa vào kinh nghiệm có được trong cuộc kiểm toán trước đó (đối với khách hàng cũ) Trong trường hợp khách hàng nhỏ thì người thực hiện có thể là Trưởng phòng kiểm toán BCTC. Hợp đồng kiểm toán được ký kết hàng năm, và lưu trữ trong Hồ sơ làm việc của năm hiện hành.
Các tài liệu còn lại: Chủ yếu được thực hiện bởi Trưởng đoàn kiểm toán Các tài liệu này giúp cho KTV nắm bắt sơ bộ được đặc điểm, tình hình hoạt động của công ty khách hàng và từ đó giúp ích cho việc lập kế hoạch kiểm toán khách hàng
Với đối tượng khách hàng lâu năm các bước công việc trong giai đoạn này sẽ được tiết giảm bớt bởi đã có những tài liệu từ cuộc kiểm toán trước, và KTV cũng sẽ có sự am hiểu nhất định về tình hình của khách hàng Với những khách hàng kiểm toán năm đầu tiên, công ty sẽ gửi cho khách hàng thư yêu cầu chuẩn bị trước mọi tài liệu và thông tin cần thiết theo nhu cầu của kiểm toán viên để giúp cho công việc kiểm toán được tiến hành nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí, thực hiện có hiệu quả. Bảng 5: Danh mục tài liệu khách hàng cung cấp
St t Danh mục hồ sơ cần cung cấp Ngày đề nghị
1 Biên bản họp Đại hội đồng, Hội đồng quản trị và Ban Tổng
Giám đốc trong năm/kỳ và cho đến thời điểm kiểm toán
2 Điều lệ hoạt động của công ty
3 Quyết định thành lập Công ty (nếu có)
4 Giấy phép đầu tư/Giấy chứng nhận kinh doanh, kể cả bản điều chỉnh (nếu có)
5 Bản cáo bạch, Báo cáo thường niên, Báo cáo quản trị (nếu có)
6 Sơ đồ tổ chức của Công ty, các quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm Hội đồng quản trị, Ban Giám đốc, Ban kiểm soát, Kế toán trưởng
7 Công văn chấp thuận của Bộ tài chính về chế độ kế toán sử dụng (nếu có)
8 Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng
9 Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
10 Các Báo cáo của Kiểm toán nội bộ, Ban kiểm soát trong năm/kỳ (nếu có)
11 Giấy chứng nhận đăng ký thuế
12 Công văn chấp thuận sử dụng hóa đơn đặc thù (nếu có)
13 Các văn bản, chính sách thuế có liên quan đến hoạt động của Công ty (nếu có)
14 Thỏa ước lao động tập thể (nếu có)
15 Biên bản kiểm tra về lao động trong năm/kỳ (nếu có)
16 Các chính sách có liên quan đến nhân sự và thu nhập của nhân viên
17 Các hợp đồng thuê đất, hợp đồng bảo lãnh, hợp đồng đi thuê và cho thuê (bao gồm cả thuê tài chính) dài hạn
18 Các hợp đồng hợp tác kinh doanh, hợp đồng liên doanh (nếu có)
19 Báo cáo kiểm toán về Báo cáo tài chính năm trước (nếu có)
20 BCĐSPS năm trước và các bút toán điều chỉnh của KTV năm trước (nếu có)
21 Thư quản lý của Kiểm toán viên năm trước (nếu có)
22 Bảng cân đối số phát sinh cho năm tài chính kết thúc ngày
23 Báo cáo tài chính cho năm tài chính kết thúc ngày
24 Sổ cái và các sổ chi tiết các khoản cho năm tài chính kết thúc ngày 31/12/20xx
25 Sổ Cái và một sổ chi tiết các tài khoản từ ngày 31/12/20xx đến thời điểm kiểm toán (theo yêu cầu cụ thể của KTV)
26 Quy trình quản lý nội bộ bằng văn bản nếu có
27 Các cam kết, nghĩa vụ tiềm tàng
28 Các giấy tờ liên quan đến tranh chấp, kiện tụng của Công ty
29 Các trao đổi, biên bản làm việc với cơ quan trong năm (thuế, hải quan, môi trường,…)
*Chi tiết từng danh mục: (phụ lục 4)
Việc có lập hay không tài liệu đánh giá rủi ro cho từng cuộc kiểm toán, tài liệu đánh giá rủi ro cho từng khoản mục, tài liệu đánh giá mức trọng yếu và tài liệu đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ phần lớn phụ thuộc vào tình hình hoạt động, tổ chức và quản lý tại công ty khách hàng Kiểm toán viên tiến hành lập đầy đủ các tài liệu này nếu thấy điều đó là cần thiết cho cuộc kiểm toán hiện tại và ảnh hưởng đáng kể đến kết quả kiểm toán Ngược lại, kiểm toán viên không cần lập chi tiết các tài liệu này mà chỉ nêu phần nhận xét thể hiện trong tài liệu tìm hiểu khách hàng
Sau khi lập và thu thập đầy đủ các tài liệu cần thiết liên quan đến giai đoạn lập kế hoạch và hoàn thành kiểm toán cùng với các báo cáo tài chính quan trọng, kiểm toán viên tập trung tất cả tài liệu này vào Hồ sơ làm việc và sắp xếp theo đúng thứ tự ký hiệu của từng tài liệu từ B1 đến B10.
2.2.3.Giai đoạn thực hiện kiểm toán
Công việc chính của giai đoạn này là lập và soát xét các giấy tờ làm việc Sản phẩm của giai đoạn này là các giấy làm việc của từng khoản mục và các bằng chứng kiểm toán thu thập được
Do khối lượng công việc trong giai đoạn này là rất lớn và tất cả các thành viên trong đoàn đều tham gia dựa trên bảng phân công công việc của Trưởng đoàn Cá nhân nào thực hiện kiểm toán khoản mục nào sẽ chịu trách nhiệm về những kết luận của mình trên giấy làm việc đó.
Các tài liệu thu thập được trong giai đoạn này được lưu trữ toàn bộ tài Hồ sơ làm việc.
2.2.3.1.Bảng các thủ tục rút gọn
“Bảng các thủ tục rút gọn” là bảng được lập và in sẵn sử dụng cho mọi công ty khách hàng, bằng cách liệt kê một cách ngắn gọn tất cả các thủ tục có thể áp dụng cho từng khoản mục kiểm toán trong bảng cân đối kế toán Đây là một thành phần quan trọng không thể thiếu trong Hồ sơ làm việc của từng công ty khách hàng
Không chỉ giúp các thành viên trong đoàn thuận tiện hơn trong công việc kiểm toán, Bảng các thủ tục rút gọn còn giúp Trưởng đoàn kiểm tra lại các phần hành trước khi làm thư trao đổi để họp với khách hàng
Ví dụ: Một số giấy làm việc của thủ tục (phụ lục 4)
Bảng 6: Các thủ tục rút gọn
Thủ tục Thực hiện GLVGhi chú
Tìm hiểu khách hàng và môi trường hoạt động Đã thu nhập và xem xét các biên bản kiểm tra, kiểm soát (Thuế, thanh tra,
KTNN, kiểm toán độc lập, kiểm toán nội bộ)
Thực hiện thủ tục kiểm toán BCTC năm đầu tiên Đối chiếu số liệu đầu kỳ CĐKT và CĐSPS của BCTC kỳ này và kỳ trước.
Kiểm tra tổng hợp việc đối chiếu xác nhận công nợ của khách hàng Nếu cần thiết làm xác nhận công nợ bổ sung.
Kiểm tra các biên bản kiểm kê tài sản của khách hàng Nếu cần thiết tiến hành thủ tục kiểm kê bổ sung. Đã thực hiện các thủ tục phân tích để thấy được sự đột biến giữa các kỳ, giữa các khoản mục
Thực hiện việc phân tích thông qua các hệ số tài chính
Xác định phương pháp chọn mẫu, cỡ mẫu
Kiểm tra việc thực hiện kiểm toán được tiến hành đầy đủ đối với các TK có liên quan.
Thủ tục Thực hiện GLVGhi chú Đối chiếu số liệu giữa sổ chi tiết, Sổ quỹ, biên bản kiểm kê quỹ với sổ cái và số liệu trên BCTC.
Kiểm tra tổng hợp đối ứng, những nghiệp vụ bất thường.
Kiểm tra một số phiếu thu, phiếu chi trước ngày kết thúc niên độ và sau ngày kết thúc niên độ, các chứng từ. Đánh giá, xử lý số dư ngoại tệ cuối kỳ.
Kiểm tra các mẫu được chọn đã được thể hiện đầy đủ trên giấy làm việc chưa
Vấn đề nào còn phải xin ý kiến lên cấp trên
TIỀN GỬI NGÂN HÀNG VÀ TIỀN ĐANG CHUYỂN
Thủ tục Thực hiện GLVGhi chú Đối chiếu xác nhận ngân hàng , sổ phụ ngân hàng với sổ chi tiết và sổ cái với số liệu trên BCTC.
Kiểm tra tổng hợp đối ứng, những nghiệp vụ bất thường.
Tính hợp lý của Tiền đang chuyển phản ánh trong tài khoản “Tiền đang chuyển”. Đánh giá, xử lý số dư ngoại tệ cuối kỳ.
Các mẫu được chọn đã được thể hiện đầy đủ trên giấy làm việc chưa Đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng, theo dõi xác nhận và phản hồi xác nhận của ngân hàng
Vấn đề còn phải xin ý kiến cấp trên
Thủ tục Thực hiện GLVGhi chú Đối chiếu Số liệu trên sổ chi tiết công nợ, bảng tổng hợp công nợ, sổ cái, đối chiếu xác nhận công nợ, Bảng cân đối kế toán và thuyết minh.
Kiểm tra tổng hợp đối ứng, nghiệp vụ đối ứng chi phí, nghiệp vụ bất thường.
Kiểm tra thanh toán công nợ qua ngân hàng đối với khách hàng nước ngoài trong hoạt động xuất khẩu.
Kiểm tra các hợp đồng bán hàng, chứng từ thu tiền ứng trước của khách hàng.
Kiểm tra chọn mẫu một số nghiệp vụ trước và sau ngày kết thúc niên độ kết hợp với việc kiểm tra thủ tục cutoff của hàng tồn kho, doanh thu, tiền.
Kiểm tra các đối tượng công nợ không rõ ràng.
Kiểm tra phân loại tuổi nợ, lập dự phòng nợ phải thu khó đòi theo quy định.
Các đối tượng công nợ không rõ ràng. Đánh giá, xử lý công nợ có số dư ngoại tệ cuối kỳ.
Các mẫu được chọn đã được thể hiện đầy đủ trên giấy làm việc chưa
Vấn đề nào còn phải xin ý kiến lên cấp trên
ĐÁNH GIÁ VÀ MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỒ SƠ KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TẠI CÔNG TY TNHH KIỂM TOÁN AVN VIỆT NAM
Ưu điểm
Sau quá trình được tiếp xúc và tham gia kiểm toán khi thực tập tại AVN, Công ty TNHH Kiểm toán AVN Việt Nam đang áp dụng chương trình kiểm toán mẫu của hội KTV hành nghề Việt Nam (VACPA) Theo nhận xét cá nhân thì dưới đây là những ưu điểm trong công tác tổ chức Hồ sơ kiểm toán tại Công ty TNHH kiểm toán AVN.
Về hồ sơ thường trực: Từ việc tìm kiếm thông tin và tài liệu của khách hàng từ ban đầu và thường xuyên cập nhật qua các năm nên Hồ sơ tổng quát cung cấp đầy đủ những thông tin cơ bản về khách hàng Đáp ứng được nhu cầu kiểm toán cho năm hiện hành và còn có giá trị áp dụng cho các năm kiểm toán sau này.
Về hồ sơ kiểm toán năm: Sau khi các KTV tiền hành đầy đủ các ông việc trong chương trình kiểm toán sẽ đưa ra những nhận xét các hoạt động, thay đổi của khách hàng trong năm cũng như những đánh giá của KTV về những khoản mục trình bày trong Báo cáo tài chính.
Về công tác lưu trữ: Việc lưu trữ hồ sơ tương đối tốt, hỗ trợ phần lớn cho KTV trong việc hoàn thành công tác kiểm toán tại công ty khách hàng Những vấn đề về an toàn và bảo mật số liệu cũng như Hồ sơ được chú trọng vì phương châm hoạt động của Công ty luôn là người đồng hành và tin cậy của khách hàng đối tác Uy tín của Công ty ngày càng được nâng cao.
Nhược điểm
Vào mùa cao điểm kiểm toán, việc đi lại của KTV đối với những khách hàng ở tỉnh xa là điều không thể tránh, vì vậy để thuận tiện cho việc đi lại nên việc kiểm toán thường tiến hành một lần Những chuyến công tác như vậy có thể kéo dài hàng tháng trời Áp lực trước thời gian gấp rút và nhu cầu của khách hàng về phát hành Báo cáo kiểm toán trong giai đoạn kết thúc kiểm toán thường thì các báo cáo được in ra và gửi về công ty để xét duyệt mà không có Hồ sơ đi kèm Chính vì vậy rất dễ dẫn đến rủi ro tỏng khâu soát xét chất lượng kiểm toán Việc gửi kèm Hồ sơ theo báo cáo là việc không khả dụng vì vừa bất tiện, mất thời gian và trường hợp xấu nhất là có thể mất mát Hồ sơ.
Ta có thể thấy việc lưu trữ Hồ sơ dưới dạng file dữ liệu trên mạng nội bộ là rất cần thiết Tồn tại song song với Hồ sơ cứng.
Trong quá trình tham đi thực tế kiểm toán em nhận thấy Công ty lưu giữ những Báo cáo kiểm toán chứ chưa lưu toàn bộ Hồ sơ kiểm toán Hồ sơ kiểm toán được lưu trữ tại phòng lưu trữ Từ những thông tin trên em có một số ý kiến nhỏ để góp phần hoàn thiện công tác tổ chức Hồ sơ kiểm toán của Công ty.
2.Các giải pháp hoàn thiện
Ứng dụng tin học trong việc lập, phân loại, tổ chức Hồ sơ kiểm toán
Bất cứ việc lưu trữ bằng văn bản hay bằng phần mềm đều có những ưu và nhược điểm riêng Việc lưu trữ truyền thống sẽ khó bảo quản, dễ bị hư hỏng, thất thoát do các yếu tố về thiên tai, sự cố, hỏa hoạn hay các yếu tố như ẩm mốc sẽ gây ảnh hưởng đến chất lượng của Hồ sơ Với sự phát triển của công nghệ hiện nay, việc áp dụng các kỹ thuật lưu trữ bằng các kỹ thuật hiện đại có thể khắc phục được các nhược điểm trên, tuy nhiên sẽ không hoàn toàn tránh khỏi các nguy cơ rủi ro từ virut hay tội phạm công nghệ cao (hacker). Để hạn chế tối đa những rủi ro có thể xảy ra đối với việc lưu giữ hồ sơ, Công ty có thể áp dụng đồng thời cả hai phương pháp lưu trữ.
2.1.1 Ứng dụng trong việc quản lý thông tin khách hàng
Mỗi khách hàng công ty tạo một thư mục Hồ sơ khách hàng phân loại nhóm theo vị trí địa lý của khách hàng Lấy mã số Hồ sơ của khách hàng làm tên thư mục, các thư mục đó sẽ chứa đựng toàn bộ Hồ sơ kiểm toán của khách hàng đó qua các năm
Như vậy, với mỗi thư mục khách hàng sẽ có hai thư mục con bên trong là thư mục Hồ sơ thường trực và thư mục Hồ sơ kiểm toán năm Với các dữ liệu bên trong là các toàn bộ bằng chứng thu thập được dưới dạng Word, Excell, Adobe AcrobatReader, Foxit PDF Reader.
Hình 6: Sơ đồ tổ chức thư mục HỒ SƠ KHÁCH HÀNG
2.1.2 Ứng dụng các chương trình tin học văn phòng
Microsoft Excel là một chương trình hỗ trợ tính toán rất hữu dụng, nếu vận dụng triệt để những tính năng hiện có của Excel sẽ giảm bớt rất khối lượng công việc cho Kiểm toán viên.
Hiện nay, phần lớn các công ty đều sử dụng hình thức sổ kế toán trên máy tính nên việc cung cấp số liệu dưới dạng các bảng Exel không những nhanh chóng mà còn rất tiện lợi cho các bước xử lý của Kiểm toán viên Dưới đây là bảng tính “Lãi dự trả” của TK 311- Vay ngắn hạn, và minh họa giấy làm việc TK 1331-Thuế GTGT được khấu trừ
Hình 7: Bảng tính lãi dự trả
Dữ liệu sau khi được xuất từ phần mềm kế toán của khách hàng như Sổ cái, Sổ chi tiết các tài khoản và Sổ tổng hợp đối ứng các tài khoản dưới dạng Excel, và tiến hành sao cho chép vào máy tính của Kiểm toán viên Kiểm toán viên sẽ thực hiện tính toán ngay trên các bảng biểu một cách nhanh chóng, xác suất xảy ra sai sót là thấp.
Nhờ đặc tính đặc trưng của chương trình là ta có thể xem lại các bước tính toán đã thực hiện nên trong trường hợp có sự sai lệch nào thì cũng không khó để phát hiện ra.
Hình 8 : Mẫu giấy làm việc TK 1331- Thuế GTGT được khấu trừ
Sử dụng các công cụ tính toán thông dụng trong Excel nhằm hỗ trợ đắc lực cho công việc kiểm toán của mỗi kiểm toán viên, chẳng hạn như:
Tính tổng: SUM(vùng dữ liệu)
Tính tổng thỏa mãn điều kiện: SUMIF(vùng chứa điều kiện, điều kiện, vùng tính tổng)
Xác định giá trị lớn nhất: MAX(vùng dữ liệu)
VLOOKUP(trị dò, bảng dò, cột lấy giá trị, cách dò)
HLOOKUP(trị dò, bảng dò, cột lấy giá trị, cách dò)
Lọc dữ liệu: Sử dụng công cụ lọc dữ liệu của Excel để hỗ trợ cho công tác chọn lọc các dữ liệu trong tổng thể thỏa mãn điều kiện cho trước Ta chọn vùng dữ liệu cần lọc và tiến hành thực hiện chức năng “Auto Filter” hay “Advanved Filter”
Microsoft Word là chương trình ứng dụng chuyên dùng cho việc soạn thảo văn bản của bộ phần mềm Microsoft Office Tuy không có các công cụ tính toán đắt lực như Excel nhưng với những tính năng soạn thảo văn bản, Word được sử dụng để lập các loại giấy làm việc không đòi hỏi nhiều các phép tính toán học hay các bảng biểu cần xử lý như bảng ghi nhớ kế hoạch kiểm toán, tài liệu tìm hiểu khách hàng, danh sách tài liệu và thông tin yêu cầu khách hàng lập, biên bản trao đổi với khách hàng
Portable Document Format cũng là một chương trình ứng dụng rất hữu ích, cung cấp những tập tin ở dạng PDF Trong lĩnh vực kiểm toán, bên cạnh các tài liệu thu thập được lập và lưu trên máy tính ở dạng tập tin Word, Excel hay Access, còn có rất nhiều các tài liệu khác được thể hiện trên giấy như giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, xác nhận số dư tài khoản tiền gửi ngân hàng, các hợp đồng tín dụng, các hợp đồng kinh tế Bằng cách sử dụng máy scan để quét các tài liệu vào máy tính, kiểm toán viên có thể chuyển những tài liệu trên giấy này sang dạng tập tin PDF và lưu trong máy tính.
Ngoài ra, đối với một số tài liệu không thể quét và lưu trên máy tính, chẳng hạn như các tài liệu gốc, kiểm toán viên lưu tài liệu đó vào hộp hồ sơ và đánh tham chiếu đầy đủ.
Hyperlink là một chức năng hữu ích đều có trong Word, Excel, Access vàPowerPoint giúp người sử dụng có thể liên kết các tập tin với nhau hay giữa các phần trong cùng một tập tin Để tạo liên kết này trong bất kỳ tập tin nào của các chương trình ứng dụng trong Microsoft Office, người sử dụng đặt con trỏ tại điểm cần chèn liên kết, vào mục “Insert” trên thanh thực đơn rồi chọn “Hyperlink”, hoặc nhấn tổ hợp phím “Ctrl + K” Hộp thoại “Insert Hyperlink” hiện ra cho phép người sử dụng chọn lựa bất kỳ tập tin nào trong máy tính để liên kết với tập tin hiện hành Sau khi hoàn thành việc tạo lập Hyperlink, người sử dụng chỉ cần kích vào đường dẫn đã được tạo trước đó, tập tin liên kết hiện ra ngay lập tức, hỗ trợ cho việc tham khảo hoặc bổ sung thêm thông tin cho người sử dụng
Dưới đây là mẫu giấy làm việc TK 112- Tiền gửi ngân hàng được áp dụng tính năng Hyperlink với những xác nhận số dư tài khoản tiền gửi Ngân hàng
Hình 9 : Minh họa giấy làm việc TK 112- tiền gửi ngân hàng có sử dụng chức năng hyperlink
Hoàn thiện công tác tổ chức lưu trữ Hồ sơ kiểm toán báo cáo tài chính
Công ty phân công nhiệm vụ tổ chức và quản lý Hồ sơ kiểm toán cho một nhân viên Nhân viên này tiến hành cập nhập thông tin vào bảng “Danh mục quản lý Hồ sơ kiểm toán Báo cáo tài chính”, danh mục này bao gồm thông tin về khách hàng, mã số của khách hàng, và đường dẫn tới tập tin quản lý Hồ sơ kiểm toán của khách hàng đó.
“Danh mục quản lý Hồ sơ kiểm toán Báo cáo tài chính” được lập trên chương trình Microsoft Excel, và đường dẫn đến tập tin quản lý Hồ sơ kiểm toán của từng khách hàng được lập dựa vào chức năng Hyperlink đã được giới thiệu ở trên.
Dưới đây là minh họa bảng “Danh mục quản lý Hồ sơ kiểm toán Báo cáo tài chính”
Bảng 8:Danh mục quản lý Hồ sơ kiểm toán Báo cáo tài chính
1 Công ty A 236-21-Ki001 C:\DANH MỤC QUẢN LÝ HỒ SƠ KIỂM
TOÁN\ĐÀ NẴNG\236 -21-Ki001 xls
C:\DANH MỤC QUẢN LÝ HỒ SƠ KIỂM TOÁN\ĐÀ NẴNG\236 -21-Ki002 xls
C:\DANH MỤC QUẢN LÝ HỒ SƠ KIỂM TOÁN\ĐÀ NẴNG\236 -21-Ki 003.xls
4 Công ty D 236-21-Ki004 C:\DANH MỤC QUẢN LÝ HỒ SƠ KIỂM
TOÁN\ĐÀ NẴNG\236 -21-Ki 004.xls
C:\DANH MỤC QUẢN LÝ HỒ SƠ KIỂM TOÁN\ĐÀ NẴNG\236 -21-Ki 005.xls
C:\DANH MỤC QUẢN LÝ HỒ SƠ KIỂM TOÁN\QUẢNG NAM\236 -22-Ki001 xls
117 Công ty G 236-22-Ki002 C:\DANH MỤC QUẢN LÝ HỒ SƠ KIỂM
TOÁN\QUẢNG NAM\236 -22-Ki002 xls
C:\DANH MỤC QUẢN LÝ HỒ SƠ KIỂM TOÁN\QUẢNG NAM\236 -22-Ki003 xls
119 Công ty I 236-22-Ki004 C:\DANH MỤC QUẢN LÝ HỒ SƠ KIỂM
TOÁN\QUẢNG NAM\236 -22-Ki004 xls
120 Công ty J 236-22-Ki005 C:\DANH MỤC QUẢN LÝ HỒ SƠ KIỂM
TOÁN\QUẢNG NAM\236 -22-Ki005 xls
Khi có nhu cầu tìm hiểu thông tin về công tác lưu trữ và tình hình hiên tại của toàn bộ Hồ sơ hoặc có nhu cầu tham khảo Hồ sơ của bất kỳ khách hàng nào, KTV chỉ cần xác định được tên hoặc mã số của khách hàng cần tim, từ đó xác định đường dẫn được lưu trong cột ghi chú, sẽ cho ra một bảng biểu phản ánh tình trạng hồ sơ đó.
Dưới đây là ví dụ minh họa tập tin tình trạng hồ sơ của công ty Cổ phần ABC
Hình 10: Minh họa tập tin tình trạng hồ sơ của công ty Cổ phần ABC
Tập tin “Quản lý Hồ sơ kiểm toán báo cáo tài chính của từng công ty khách hàng” được lập trên Excel nên rất dễ dàng trong quá trình cập nhật thông tin Bảng này gồm có 03 phần chính, đó là “Vị trí Hồ sơ kiểm toán”, “Thông tin chung về các năm kiểm toán” và “Tình trạng Hồ sơ kiểm toán”.
Vị trí Hồ sơ kiểm toán
Mục này cung cấp thông tin một cách chi tiết về vị trí hồ sơ của từng khách hàng, cả hồ sơ được lưu trên giấy lẫn hồ sơ được lưu trên máy tính Điều này hỗ trợ rất lớn cho kiểm toán viên trong việc tìm kiếm hồ sơ một cách nhanh chóng.
Thông tin chung về các năm kiểm toán
Mục này liệt kê theo thứ tự thời gian tăng dần các năm kiểm toán tại mỗi công ty khách hàng, bắt đầu từ năm kiểm toán đầu tiên Tương ứng với từng năm kiểm toán, tên trưởng đoàn kiểm toán và ngày phát hành báo cáo kiểm toán được thể hiện đầy đủ. Dựa vào những thông tin này, người sử dụng Hồ sơ kiểm toán có thể xác định được người chịu trách nhiệm đối với những nội dung trong Hồ sơ kiểm toán cũng như những vấn đề liên quan đến cuộc kiểm toán năm đó để liên hệ khi cần thiết.
Tình trạng Hồ sơ kiểm toán
HỒ SƠ KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TÊN KHÁCH HÀNG: CÔNG TY E
I - VỊ TRÍ HỒ SƠ KIỂM TOÁN
1 Hồ sơ trên giấy Phòng lưu trữ : Số 1
2 Hồ sơ trên máy tính Đường dẫn : C:\HỒ SƠ KHÁCH HÀNG\ĐÀ NẴNG\TC511-007
II - THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁC NĂM KIỂM TOÁN
Năm Kiểm Toán Trưởng Đoàn Kiểm Toán Ngày Phát Hành Báo Cáo Kiểm Toán
2022 Võ Văn B Đang cập nhập
III - TÌNH TRẠNG HỒ SƠ KIỂM TOÁN
STT Tên Hồ Sơ Kiểm Toán Đặc Điểm Hồ Sơ Số Lượng
Tình Hình Hiện Tại Của Hồ sơ Trên giấy Trên máy tính Đang Lưu Trữ Đang
Sử Dụng Người Sử Dụng
1 Hồ sơ thường trực X 1 12/03/17 X Võ Văn B
2 Hồ sơ kiểm toán năm 2017 X 1 12/03/18 X
3 Hồ sơ kiểm toán năm 2018 X 1 16/03/19 X
4 Hồ sơ kiểm toán năm 2019 X 1 10/03/20 X
5 Hồ sơ kiểm toán năm 2020 X 2 25/03/21 X
6 Hồ sơ kiểm toán năm 2021 X X 2 16/03/22 X Võ Văn B
7 Hồ sơ kiểm toán năm 2022 X Võ Văn B
HỒ SƠ KIỂM TOÁN BÁO CÁO TÀI CHÍNH TÊN KHÁCH HÀNG: CÔNG TY E
I - VỊ TRÍ HỒ SƠ KIỂM TOÁN
1 Hồ sơ trên giấy Phòng lưu trữ : Số 1
2 Hồ sơ trên máy tính Đường dẫn : C:\HỒ SƠ KHÁCH HÀNG\ĐÀ NẴNG\TC511-007
II - THÔNG TIN CHUNG VỀ CÁC NĂM KIỂM TOÁN
Năm Kiểm Toán Trưởng Đoàn Kiểm Toán Ngày Phát Hành Báo Cáo Kiểm Toán
2022 Võ Văn B Đang cập nhập
III - TÌNH TRẠNG HỒ SƠ KIỂM TOÁN
STT Tên Hồ Sơ Kiểm Toán Đặc Điểm Hồ Sơ Số Lượng
Tình Hình Hiện Tại Của Hồ sơ Trên giấy Trên máy tính Đang Lưu Trữ Đang
Sử Dụng Người Sử Dụng
1 Hồ sơ thường trực X 1 12/03/17 X Võ Văn B
2 Hồ sơ kiểm toán năm 2017 X 1 12/03/18 X
3 Hồ sơ kiểm toán năm 2018 X 1 16/03/19 X
4 Hồ sơ kiểm toán năm 2019 X 1 10/03/20 X
5 Hồ sơ kiểm toán năm 2020 X 2 25/03/21 X
6 Hồ sơ kiểm toán năm 2021 X X 2 16/03/22 X Võ Văn B
7 Hồ sơ kiểm toán năm 2022 X Võ Văn B
Mục này cung cấp thông tin tương đối toàn diện về tình hình lưu trữ toàn bộ Hồ sơ kiểm toán liên quan đến một khách hàng Danh sách tất cả Hồ sơ kiểm toán được lập và lưu trữ qua các năm đều được liệt kê đầy đủ Đồng thời, bảng này còn cho biết đặc điểm lưu trữ của mỗi hồ sơ, cụ thể là được lưu trên giấy, hoặc được lưu trên máy tính, hoặc cả hai Hơn thế nữa, để nâng cao hiệu quả quản lý hồ sơ, Công ty cần theo dõi cả số lượng tập hồ sơ ứng với từng loại Hồ sơ kiểm toán Chẳng hạn như, bắt đầu từ năm
2019, công ty E thành lập thêm một chi nhánh ở Đà Nẵng Do đó Hồ sơ kiểm toán năm 2019 gồm 2 tập, đó là Hồ sơ kiểm toán năm 2017 “Văn phòng” và Hồ sơ kiểm toán năm 2019 “Chi nhánh”.
Mục này còn cung cấp thông tin về tình hình hiện tại của từng hồ sơ trong toàn bộ
Hồ sơ kiểm toán của mỗi khách hàng, cụ thể hồ sơ đó đang được lưu trong phòng lưu trữ hay đang được sử dụng bởi kiểm toán viên Đối với những hồ sơ đang được sử dụng, bảng này cung cấp thêm thông tin về tên người sử dụng để xác định trách nhiệm của kiểm toán viên đó đối với hồ sơ đang sử dụng, đồng thời có thể liên hệ nhanh chóng khi cần thiết.
Hoạt động kiểm toán là một loại hình dịch vụ mới mẻ ở Việt Nam, ra đời cùng với sự chuyển đổi cơ chế kinh tế Ở Việt Nam cũng đã phát triển một cách nhanh chóng, đóng góp phần lớn cho sự phát triển của đất nước.
Xu thế hội nhập và toàn cầu hóa đang tạo cơ hội cho kiểm toán nước ngoài cạnh tranh với kiểm toán trong nước nên kiểm toán trong nước gặp không ít khó khăn. Chính vì vậy, để tồn tại và phát triển thì đòi hỏi rất nhiều sự nỗ lực từ các công ty kiểm toán Công ty AVN cũng phải tay đổi cho phù hợp với yêu cầu để nâng cao chất lượng dịch vụ.
Qua quá trình nghiên cứu hồ sơ kiểm toán tại AVN thì mô hình hồ sơ kiểm toán mà Công ty đang áp dụng được xây dựng phù hợp theo chuẩn mực kiểm toán quốc tế, chuẩn mực kiểm toán Việt Nam và hơn hết là phù hợp với điều kiện của Công ty. Công việc kiểm toán từ khi có thư mời kiểm toán cho đến khi kết thúc cuộc kiểm toán được thể hiện đầy đủ trong hệ thống hồ sơ kiểm toán Mỗi giấy tờ làm việc được đánh số, phân loại một cách chi tiết có hệ thống tham chiếu làm cho hồ sơ thực sự rõ ràng và dễ hiểu Tuy nhiên, hồ sơ kiểm toán của AVN vẫn còn một số hạn chế như là việc liên kết các giấy tờ làm việc chưa thực sự chặt chẽ.
Với nội dung của chuyên đề lớn và thời hạn nghiên cứu có thời hạn cùng với khả năng kiến thức thực tế còn nhiều hạn chế nên chuyên đề khó tránh khỏi những sai sót.
Em chân thành mong nhận được sự góp ý và đánh giá từ các thầy cô.
Bên cạnh đó, em xin bày tỏ lòng biết ơn thầy Phan Thanh Hải đã luôn tạo điều kiện tốt nhất, hỗ trợ cho em một cách tận tình và vô cùng kịp thời để em hoàn thành đề tài của mình trong giai đoạn vừa qua. Đà Nẵng, ngày 26 tháng 03 năm 2023 Sinh viên thực hiện
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
- VACPA (2020) Chương trình kiểm toán mẫu áp dụng cho kiểm toán BCTC.
- Hồ sơ làm việc của công ty TNHH Kiểm toán AVN.
- Hệ thống các chuẩn mực kế toán và kiểm toán Việt Nam
- Giáo trình kiểm toán – Th.S Trần Long, NXB Giáo dục
- Bộ tài chính (2012), Hệ thống chuẩn mực kiểm toán Viêt Nam, VSA 320
- Bộ tài chính (2012), Hệ thống chuẩn mực kiểm toán Viêt Nam, VSA 520
DANH MỤC PHỤ LỤCPHỤ LỤC 1: Chỉ mục hồ sơ chi tiết
PHỤ LỤC 2: Một số hợp đồng, quy định,…trong Hồ sơ thường trực
PHỤ LỤC 3: Một số thành phần của Hồ sơ làm việc
PHỤ LỤC 4: Danh mục tài liệu khách hàng cần cung cấp và chỉ mục hồ sơ chi tiết
PHỤ LỤC 5: Tìm hiểu khách hàng và môi trường hoạt động
PHỤ LỤC 6: Tổng hợp kết quả kiểm toán
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN