KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THÀNH AN
Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Thành An
1 Sự ra đời phát triển của công ty TNHH Thương Mại Và Dịch Vụ Thành An
- Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thành An được thành lập và đi vào hoạt động ngày 31 tháng 8 năm 2005 với số vốn điều lệ ban đầu là 800 000 000đ ( tám trăm triệu đồng).
- Sau 6 năm không ngừng hoạt động và phát triển đến ngày 07 tháng 11 năm
2011 Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thành An đã tăng số vốn điều lệ của mình lên đến 1 800 000 000đ ( một tỷ tám trăm triệu dồng).
- Năm 2010 Công ty mở rộng thị trường, tăng mua sắm TSCĐ
- Năm 2011 mở rộng thị trường du lịch quốc tế, nội địa Xây dựng hệ thống bán hàng vé máy bay với các hãng hàng không như Vietnam Airline, Việt Jet, hàng không Thái Lan, hàng không Singapo,…
- Nhờ sự thay đổi phương thức hoạt động kinh doanh nên Công ty càng ngày càng phát triển mạnh hơn.
- Giám đốc hiện tại : bà Phan Thị Bích Ngọc
* Một số đặc điểm về công ty:
- Tên đầy đủ: CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ
- Tên giao dịch quốc tế: THANH AN COMMERCIAL AND TOURISM
- Tên viết tắt: THANH AN CO., LTD
- Trụ sở chớnh: số 30 ngách 16/1 - Huỳnh Thúc Kháng- Quận Đống Đa- Thành phố Hà Nội.
- Số lượng cán bộ công nhân viên hiện nay là 60 người.
2 Chức năng và nhiệm vụ của công ty
- Vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách, khách du lịch;
- Cho thuê ôtô, máy móc, thiết bị công nghiệp phục vụ xây dùng;
- Buôn bán phụ tùng ôtô, xe máy, dụng cụ cơ kim khí điện máy, trang thiết bị y tế, thiết bị văn phòng, văn phòng phẩm, phòng cháy, chữa cháy, sắt thép, xi măng, vật liệu xây dựng;
- Mua bán thiết bị điện, điện tử, điện lạnh, tin học, máy tính, phần mềm tin học, hóa mỹ phẩm, thiết bị viễn thông;
- Sản xuất mua bán hàng thủ công mỹ nghệ, hàng may mặc;
- Xây dựng các công trình dân dụng, công nghiệp, giao thông, thủy lợi, cầu cảng, hạ tầng cơ sở, cấp thoát nớc, san lấp mặt bằng;
- Lữ hành nội địa, quốc tế.
- Tuân thủ các chính sách chế độ quản lý kinh tế, quản lý sản xuất và kinh doanh, tuân thủ pháp luật Việt Nam.
- Tổ chức nghiên cứu tốt thị trờng trong và ngoài nớc, nắm v÷ng nhu cầu thị hiếu trên thị trờng để từ đó hoạch định các chiến lợc Marketing đúng đắn, đảm bảo cho sản xuất và kinh doanh của công ty đợc chủ động để tránh đợc các rủi ro và mang lại lợi nhuận và hiệu quả cao.
- Quản lý, khai thác và sử dụng có hiệu quả nguồn vốn đã có, tạo thêm nguồn vốn mới cho sản xuất kinh doanh Tiến hành đầu t, mở rộng sản xuất đổi mới trang thiết bị, bù đắp chi phí, ngân sách nhà nớc.
- Thực hiện tốt các chính sách cán bộ, quản lý tài sản, tiền l- ơng, công tác phân phối lao động, đào tạo bồi dỡng để nâng cao trình độ văn hóa, tay nghề, nghiệp vụ cho cán bộ công nhân viên trong Công ty.
3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty TNHH Thơng Mại và Dịch Vụ Thành An trong những năm gần đây.
Bảng 1: Trích dẫn Một số chỉ tiêu kinh tế Đơn vị tính: VNĐ
Chỉ tiêu Năm 2011 Năm 2010 So sánh
2 Doanh thu bán hàng 2.537.569.254 807.101.295 Tăng 31.8%
4 Chi phí bán hàng 265.334.000 69.441.276 Tăng 31.9%
5 Chi phí quản lý 556.278.000 236.857.716 Tăng 31.9%
(Nguồn số liệu từ báo cáo của Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thành An)
Nhận xét : Qua bảng số liệu trên ta thấy tình hình hoạt động sản xuất của
Công ty TNHH Thương Mại và Dịch Vụ Thành An tăng qua 2 năm Sự gia tăng này hoàn toàn hợp lý vì quy mô của đơn vị ngày càng được mở rộng
- Doanh thu bán hàng tăng do lượng khách đi Tour nhiều, mở rộng quy mô quảng cáo nên thu hút được nhiều khách hàng
Tổ chức quản lý và tổ chức kinh doanh của công ty
1 Tổ chức bộ máy quản lý
Công ty TNHH thương mại và dịch vụ Thành An làm việc theo chế độ một thủ trưởng Bộ máy quản lý được tổ chức theo mô hình một cấp gọn nhẹ và hợp lý.
Sơ đồ 1: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý
2 Chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong hệ thống quản lý của công ty
- Là người đứng đầu và quyết định mọi hoạt động trong toàn bộ công ty, làm việc theo chế độ một thủ trưởng, nhằm tổ chức, điều hành hoạt động của doanh nghiệp.
- Xây dựng chiến lược phát triển công ty, phương án đầu tư liên doanh, liên kết, đế án tổ chức quản lý công ty.
- Tổ chức điều hành hoạt động của công ty.
- Phân công, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật các chức danh theo phân cấp.
- Đầu kỳ tổ chức cuộc họp, xem xét của lãnh đạo và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.
- Là người tham mưu, giúp đỡ, điều hành doanh nghiệp theo sự phân công và uỷ quyền của giám đốc trong công tác hành chính quản trị, phải chịu trách nhiệm về nhiệm vụ được giao.
Phòng tổ chức hành chÝnh
Phòng thị tr êng th ơng mại
Trung t©m du lịch, lữ hành quèc tÕ
Phòng kế toán tài chính
- Chủ động và tích cực triển khai, thực hiện nhiệm vụ được phân công và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về hiệu quả các hoạt động
Phòng tổ chức hành chính:
-Tham mu, giúp việc cho giám đốc trong lĩnh vực hành chính tổng hợp.Tổ chức bảo quản, lu giữ văn bản, tài liệu của công ty và giám đốc theo quy định của nhà nớc và cấp trên.
- Tham mu giúp việc cho giám đốc trong lĩnh vực công tác tổ chức nhân sự, công tác lao động và tiền lơng, công tác đào tạo, thanh tra các công việc liên quan đến chế độ ngời lao động theo bộ Luật Lao Động và các vấn đề khác
Phòng kế toán tài chính:
- Tham mu giúp việc cho giám đốc trong lĩnh vực công tác tài chính, kế toán, thống kê.
- Xây dựng kế hoạch tài chính của toàn công ty Quản lý, giám sát và hớng dẫn thực hiện các kế hoạch.
- Tổ chức phân tích hoạt động kinh tế của công ty và chỉ đạo các phòng kế toán đơn vị trực thuộc phân tích hoạt động kinh tế của đơn vị.
- Theo dõi quản lý các nguồn vốn, tài sản của công ty, đồng thời xây dựng các biện pháp sử dụng vốn để kinh doanh có hiệu quả.
- Tham mu cho Giám đốc và trực tiếp thực hiện các công việc trong lĩnh vực công tác nêu trên và ngiên cứu giải quyết việc tạo nguồn vốn phục vụ cho việc kinh doanh và phát triển công ty.
- Tổ chức thực hiện công tác thống kê của công ty theo đúng quy định của nhà nớc và của cấp trên
Phòng kế hoạch đầu tư:
Tham mu giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch đầu t phát triển công ty.
Phòng thị trường- thương mại:
- Tham mu giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực thơng mại.
- Khai thác thị trờng và cung cấp các dịch vụ đầu vào, đàm phán ký kết, thực hiện thanh toán quyết toán đầu ra
Trung tâm du lịch lữ hành quốc tế:
- Tham mu giúp việc cho giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh du lịch Tiếp nhận Tour và các dịch vụ khác từ phòng điều hành hớng dẫn để bổ sung vào chơng trình Tour
- Xây dựng và hoàn chỉnh chơng trình Tour Điều hành hớng dẫn du lịch theo chơng trình Tour chính thức đợc duyệt Cung cấp số liệu, kết quả thực hiện nhiệm vụ cho phòng thị trờng để tổng hợp báo cáo chung của trung tâm theo định kỳ, theo yêu cầu quản lý của Giám đốc công ty.
1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Phòng thị trường- thương mại:
- Tham mu giúp việc cho Giám đốc trong lĩnh vực thơng mại.
- Khai thác thị trờng và cung cấp các dịch vụ đầu vào, đàm phán ký kết, thực hiện thanh toán quyết toán đầu ra
Trung tâm du lịch lữ hành quốc tế:
- Tham mu giúp việc cho giám đốc trong lĩnh vực kinh doanh du lịch Tiếp nhận Tour và các dịch vụ khác từ phòng điều hành hớng dẫn để bổ sung vào chơng trình Tour
- Xây dựng và hoàn chỉnh chơng trình Tour Điều hành hớng dẫn du lịch theo chơng trình Tour chính thức đợc duyệt Cung cấp số liệu, kết quả thực hiện nhiệm vụ cho phòng thị trờng để tổng hợp báo cáo chung của trung tâm theo định kỳ, theo yêu cầu quản lý của Giám đốc công ty.
III Tổ chức bộ mỏy kế toỏn tại cụng ty TNHH Thơng Mại và Dịch Vụ Thành An
1 Tổ chức bộ máy kế toán của công ty
Cụng ty TNHH Thơng Mại và Dịch Vụ Thành An tổ chức bộ mỏy kế toán theo mô hình phức tạp Theo mô hình này, toàn bộ công tác kế toán của công ty bao gồm kế toán tổng hợp, kế toán chi tiết và lập báo cáo tài chính Nhiệm vụ của phòng kế toán của công ty là thu nhận chứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp của đơn vị.
1.1 Sơ đồ bộ máy kế toán
Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thành An tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình như sau:
Sơ đồ 2: Bộ máy kế toán
Kế toán tr ởng toán Kế công nợ toán Kế tổng hợp
Thủ quỹ toán Kế vốn và tài sản địnhcố
Kế toán bán hàng và xác định KQKD
1.2 Chức năng và nhiêm vụ từng bộ phận trong bộ máy kế toán
Với mô hình tổ chức kinh doanh khá phức tạp nh trên, để có thể theo dõi cập nhật thông tin kế toán đầy đủ, chính xác, kịp thời là một việc làm rất phức tạp, đòi hỏi phải có sự phân công phân nhiệm rõ ràng, cụ thể, phối hợp giữa các phần hành kế toán một cách nhịp nhàng, tỉ mỉ Chính vì vậy, công tác kế toán của Công ty đợc tổ chức kết hợp cả hai hình thức là tập trung và ph©n quyÒn Cô thÓ nh sau:
- Tổ chức công tác kế toán và bộ máy kế toán phù hợp với tổ chức kinh doanh của công ty.
- Chịu trách nhiệm trực tiếp trước giám đốc công ty về các công việc thuộc phạm vi trách nhiệm và quyền hạn của Kế toán trưởng.
- Thực hiện các quy định của pháp luật về kế toán, tài chính trong đơn vị kế toán;
- Tổ chức điều hành bộ máy kế toán theo quy định của Luật Kế toán và phù hợp với hoạt động của công ty;
- Lập Báo cáo tài chính.
- Làm nhiệm vụ kế toán vật tư, hàng hoá, chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm, kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tổng hợp lên bảng biểu.
- Hàng tuần xuống kho thu nhận phiếu nhập, xuất vật tư về kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp cập nhật trên sổ kho cuối tháng lập bảng kê nhập- xuất vật tư, hàng hoá, bảng phân bổ số 2 (bảng phân bổ NVL, CCDC) và nhật ký chung.
Kế toán vốn và TSCĐ:
- Là các phần hành: Kế toán tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, kế toán lương, kế toán TSCĐ.
-Theo dõi các khoán nợ phải thu, nợ phải trả.
Kế toán hàng và xác định kết quả kinh doanh:
- Thực hiện phần hành kế toán kho hàng hoá chính của Công ty; theo dõi, đối chiếu tình hình nhập – xuất – tồn kho sản phẩm thờng xuyên và định kỳ đối chiếu với thủ kho Đồng thời thực hiện kế toán bán hàng, theo dõi doanh thu của Công ty, cung cấp thông tin cho kế toán tổng hợp Thực hiện theo dõi và xác định kết quả kinh doanh toàn doanh nghiệp Thực hiện báo cáo theo định kỳ, đúng hạn về các lĩnh vực công tác của phòng m×nh.
- Làm việc thu chi Căn cứ vào phiếu thu, phiếu chi, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ nhập xuất quỹ
- Hàng ngày lập báo cáo quỹ, kiểm kê tồn quỹ tiền mặt báo cáo kế toán trưởng.
2 Hình thức kế toán và chế độ kế toán tại công ty TNHH TM và DV Thành An 2.1 Hình thức kế toán
Hình thức kế toán mà công ty áp dụng là: “Nhật ký chung”
- Chứng từ kế toán sử dụng: Phiếu nhập kho, Phiếu xuất kho, hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng… các hóa đơn chứng từ tự in mang tính đặc thù của Bộ Tài chính
- Sổ chi tiết: Sổ chi tiết vật t hàng hóa, sổ chi tiết thanh toán với ngời bán, sổ chi tiết thanh toán với ngời mua.
- Sổ tổng hợp: Sổ Nhật ký chung, Sổ Cái các tài khoản.
Quy trình luân chuyển chứng từ:
Sơ đồ 3: Kế toán theo hình thức Nhật ký chung
Ghi cuối tháng Đối chiếu
Sổ nhật ký tiền mặt
Sổ chi tiết quỹ tiền mặt
Bảng cân đối kế toán
- Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc đã được kiểm lấy số liệu ghi trực tiếp vào các sổ quỹ, sổ nhật ký chung, sổ chi tiết có liên quan Đối với các loại chi phí sản xuất, kinh doanh phát sinh nhiều lần hoặc mang tính chất phân bổ, các chứng từ gốc trước hết được tập hợp và phân loại trong các bảng phân bổ, sau đó lấy số liệu kết quả của bảng phân bổ ghi vào sổ nhật ký chung. Đối với những chứng từ đựơc ghi căn cứ vào bảng kê, sổ chi tiết thì căn cứ vào số liệu tổng cộng của bảng kê, sổ chi tiết, cuối tháng chuyển số liệu vào nhật ký chung.
- Cuối tháng khoá sổ, cộng các số liệu trên nhật ký chung với các số liệu kế toán chi tiết, bảng tổng hợp các chi tiết liên quan và lấy số liệu tổng hợp của nhật ký chung ghi trực tiếp vào sổ cái. Đối với các chứng từ liên quan đến các sổ và thẻ kế toán chi tiết thì được ghi trực tiếp vào các sổ, thẻ có liên quan Cuối tháng, cộng các sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết và căn cứ vào sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết lập bảng tổng hợp chi tiết theo từng tài khoản để đối chiếu với sổ cái.
Số liệu tổng hợp ở sổ cái và một số chỉ tiêu trong nhật ký chung, bảng kê và các bảng số liệu chi tiết theo từng khoản được dùng để lập báo cáo tài chính.
Công ty TNHH Thơng Mại và Dịch Vụ Thành An là một đơn vị kế toán độc lập, có dấu và đặc điểm hạch toán kế toán riêng phù hợp với chế độ kế toán do Bộ Tài chính quy định.
- Chế độ kế toỏn: Công ty áp dụng chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ, ban hành theo Quyết định số 48/QĐ-BTC ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài Chính.
- Chuẩn mực kế toán công ty áp dụng: theo chuẩn mực kế toán Việt Nam.
- Niên độ kế toán: Tính theo năm dương lịch bắt đầu từ ngày 01/01 của năm và kết thúc vào ngày 31/12 của năm đó.
- Thuế GTGT (VAT): Tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
- Đơn vị tiền tệ sử dụng: Đồng tiền Việt Nam, ngoại tệ được quy đổi theo tỷ giá của ngân hàng Trung ương quy định.
- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Hạch toán theo phương pháp KKTX.
- Phương pháp tính giá vốn hàng xuất kho: Công ty áp dụng theo phương pháp tính giá bình quân gia quyền.
- Nguyên tắc đánh giá hàng tồn kho: Theo giá gốc.
- Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Áp dụng theo phương pháp đường thẳng.
- Chế độ báo cáo tài chính: Hiện nay theo quy định bắt buộc cuối mỗi quý, mỗi năm công ty lập những báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán; báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; thuyết minh báo cáo tài chính; báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
* Mặt hàng của Công ty : Tour du lịch
- Mục đích : Áp dụng cho trường hợp khách du lịch đặt tour nhưng công ty không thể tổ chức, phải nhờ sự hỗ trợ của các đơn vị khác
- Phạm vi : Áp dụng cho tất cả các văn phòng Tour của Công ty
* Đầu vào của quy trình Đầu vào của quy trình là khách du lịch đã book tour của công ty Điều hành tour đã sắp xếp cho khách theo các tour đã book, nhưng số lượng khách quá ít không thể thực hiện chuyến đi, điều hành tour liên hệ với các đơn vị đối tác trong danh mục đối tác của công ty để bán tour.
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ KINH DOANH CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THÀNH AN
Hệ thống sổ kế toán và báo cáo kế toán
Tùy theo hình thức kế toán doanh nghiệp áp dụng mà các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng, xác định kết quả kinh doanh trong doanh nghiệp được phản ánh trên các sổ kế toán phù hợp.
1 Doanh nghiệp áp dụng hình thức nhật ký chung.
* Các sổ kế toán sử dụng:
- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan như sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết phải thu của khách hàng, sổ chi tiết CPBH,CPQLDN,…
2 DN áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ
* Các sổ kế toán sử dụng:
Chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản liên quan, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết các tài khoản 511, 911, 642,…
3 DN áp dụng hình thức nhật ký chứng từ
* Các sổ kế toán sử dụng:
- Nhật ký chứng từ số 1,2,5,8,…
4 DN áp dụng hinh thức nhật ký sổ cái.
* Các sổ kế toán sử dụng
- Sổ nhật ký sổ cái
- Các sổ, thẻ ké toán chi tiết.
5 Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh trong điều kiện sử dụng kế toán máy.
5.1.Mã hóa các đối tượng. Để thực hiện tổ chức kế toán trên máy vi tính nhất thiết phải có sự mã hóa, khai báo và cài đặt các đối tượng có liên quan để đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa các luồng thông tin.
Mã hóa là hình thức để thực hiện phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp đối tượng cần quản lý Mã hóa cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách dễ dàng các đối tượng khi gọi mã.
Việc xác định đối tượng cần mã hóa là hoàn toàn tùy thuộc vào yêu cầu quản trị doanh nghiệp Thông thường các đối tượng sau cần được mã hóa trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng: Khách hàng, hàng hóa, chứng từ, tài khoản…Việc mã hóa này được thực hiện thông qua các danh mục.
Hệ thống tài khoản là sương sống của toàn bộ hệ thống Hầu hết các thông tin kế toán đều được phản ánh thông qua các tài khoản Vì vậy, việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý, khai thác thông tin tiếp theo, đặc biệt trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy.
Bằng việc khai thác và mã hóa có hệ thống kèm theo việc thiết kế các trạng thái và các kết nối (có th đặc điểm tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp), tài khoản bán hàng có thể khai báo thêm các tiểu khoản chi tiết thông qua việc thực hiện một số cách sau:
- Thông qua số hiệu tài khoản và các tài khoản liên quan theo danh mục tài khoản được nhà nước quy định để khai báo các biến mã nhận biết tương ứng tùy thuộc yêu cầu quản lý của doanh nghiệp kèm theo phần khai báo, diễn giải cụ thể.
- Thông qua việc khai báo các thông tin cụ thể về các tài khoản, khai báo mối quan hệ giữa các tài khoản chính và các tài khoản chi tiết.
Việc tổ chức, theo dõi, quản lý, cập nhật, luân chuyển, xử lý các loại chứng từ trên hệ thống máy vi tính cần phải thực hiện và tuân thủ chặt chẽ quy trình luân chuyển, cập nhật và xử lý chứng từ được doanh nghiệp quy định. Để quản lý, mỗi chứng từ gốc mang một mã hiệu xác định Với mã hiệu chứng từ, có thể tiến hành lọc, in ra các bản kê chi tiết, bảng tổng hợp theo từng loại chứng từ.
Danh mục này được dùng để theo dõi chi tiết bán thành phẩm, hàng hóa và các khoản phải thu của từng khách hàng Mỗi khách hàng được nhận diện bằng một mã hiệu gọi là mã khách hàng Tùy quy mô và phạm vi giao dịch mà quyết định phương pháp mã hóa cho phù hợp và hiệu quả:
- Nếu khách hàng lớn có thể sử dụng phương pháp đánh số ký hiệu tăng dần 1,
2, 3…song mã kiểu này không mang ý nghĩa gợi nhớ.
- Nếu khách hàng không nhiều, có thể mã hóa theo tên viết tắt hoặc ghép chữ cái đầu trong tên khách hàng Mã kiểu này mang tính gợi nhớ cao.
- Mã hóa theo kiểu khối: Mã gồm hai khối, khối nhóm khách hàng và khối số thứ tự tăng dần của khách hàng trong mỗi nhóm Việc tạo nhóm khách hàng có thể tiến hành theo tiêu thức địa lý hoặc tính chất tổ chức công việc.
- Ngoài ra, mỗi khách hàng còn được mô tả chi tiết thông qua các thuộc tính khác như địa chỉ, tài khoản, hạn thanh toán…
Việc quản lý nhập, xuất, tồn kho hàng hóa được thực hiện thông qua danh mục hàng hóa Mỗi hàng hóa mang mã hiệu riêng, bên cạnh mã hiệu là các thuộc tính mô tả khác như tên hàng hóa, đơn vị tính, tài khoản kho…
5.3.Tổ chức hệ thống sổ kế toán
Mỗi hình thức sổ kế toán có một hệ thống sổ kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán khác nhau Trên cơ sở hệ thống sổ kế toán tổng hợp, trình tự hệ thống hóa thông tin tương ứng với hình thức kế toán đã được quy định trong chế độ kế toán hiện hành, yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết của doanh nghiệp về quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh mà chương trình phần mềm kế toán sẽ được thiết kế để xử lý và hệ thống hóa thông tin kế toán tự động trên máy theo đúng yêu cầu Kế toán không phải lập các sổ kế toán, các báo cáo mà chỉ lọc và in ra theo yêu cầu sử dụng.
Trong trường hợp cần thiết có thể cải tiến, sửa đổi nội dung, mẫu biểu của các sổ kế toán cũng như các báo cáo kế toán quản trị, song phải đảm bảo tính hợp lý, thống nhất và đúng chế độ kế toán quy định.
5.4 Tổ chức bộ máy kế toán và quản trị người dùng
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THÀNH AN
Đặc điểm kinh doanh, tổ chức SXKD ảnh hưởng đến kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh
1 Đặc điểm của hàng hóa kinh doanh và thị trường tiêu thụ
- Yếu tố “ đầu vào”: Trong điều kiện phát triển của kinh tế- xã hội và khoa học kĩ thuật, thì giao thương, vận tải và các thiết bị điện tử được sản xuất ra thị trường là rṍt lớn Cú rṍt nhiều cỏc cụng ty, doanh nghiệp cũng kinh doanh vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách và cỏc mặt hàng thiết bị điện tử vỡ vậy thị trường “đầu vào” của công ty rất đa dạng và phong phú Tuy nhiên, để có được một công ty cung cấp sản phẩm đầu vào tốt, uy tín thì việc tìm hiểu các công ty cung cấp sản phẩm chính cho công ty là rất quan trọng Với việc tìm hiểu của mình công ty đã xác định cho mình nhà cung cấp sản phẩm chính cho công ty là Công ty xăng dầu khu vực I, Công ty TNHH Toyota Láng Hạ, Công ty TNHH thương mại điện tử Hà Nội, Công ty Cổ phần đầu tư phát triển công nghệ Thời Đại Mới.
- Yếu tố “đầu ra” : Việc tìm kiếm, tạo mối quan hệ tốt với khách hàng luôn luôn được đặt lên hàng đầu Thị trường đầu ra đối với công ty là rất tiềm năng. Công ty định hướng thị trường tiêu thụ là các công ty du lịch có nhu cầu vận chuyển cao và các công ty vừa và nhỏ rất cần ứng dụng khoa học kỹ thuật vào công việc hàng ngày Việc lựa chọn các công ty vừa và nhỏ là khách hàng chủ yếu của công ty để có thể đáp ứng được đủ yêu cầu của khách hàng sao cho phù hợp với khả năng hiện có của công ty
- Cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty: Trụ sở chính của công ty được đặt ở nơi thuận tiện với việc giao dịch của công ty Các phòng ban được trang bị máy móc tương đối ổn định phù hợp đáp ứng được yêu cầu của từng công việc được giao.
- Đối thủ cạnh tranh: Trong nền kinh tế thị trường mở cửa ngày nay có rất nhiều công ty, doanh nghiệp được thành lập hoạt động về lĩnh vực vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách và mua bán thiết bị điện tử Vì vậy mỗi công ty phải có hướng đi riêng cho mình điều này đòi hỏi các nhà lãnh đạo công ty phải có chính sách đúng đắn Các doanh nghiệp được thành lập với mục đích đạt lợi nhuận tối đa trên cơ sở phát huy tối đa các nguồn lực hiện có điều này cũng tạo nên môi trường cạnh tranh hết sức gay gắt và khốc liệt
2 Phương thức bán hàng và phương thức thanh toán tại công ty
Công ty có 2 hình thức bán hàng chính là: Bán buôn và bán lẻ.
- Bán buôn là việc bán hàng hóa với số lượng lớn cho các đơn vị, tổ chức kinh tế khác để các đơn vị tổ chức này chuyển bán hoặc sử dụng Công ty coi phương thức bán hàng này là chủ yếu vì bán được với số lượng lớn tiết kiệm được CPBH vì vậy đối tượng khách hàng này sẽ được hưởng rất nhiều ưu đãi như: giao hàng đến tận nơi người mua, chiết khấu thương mại…
- Bán lẻ là việc bán hàng với số lượng nhỏ, người mua thường là người tiêu dùng cuối cùng Vì vậy không cần lập chứng từ cho mỗi lần bán, cuối ngày hoặc cuối ca người bán lập báo cáo bán hàng để phản ánh số hàng đã bán Để thực hiện việc bán hàng công ty phải bỏ ra một khoản chi phí tiếp thị, bảo quản đóng gói, vận chuyển… gọi là CPBH.
Có 2 hình thức thanh toán chủ yếu tại công ty:
- Thanh toán trực tiếp: Theo hình thức này việc chuyển quyền sở hữu hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng và việc thu tiền được thực hiện đồng thời nên còn gọi là thanh toán trực tiếp tức là doanh thu được ghi nhận ngay khi chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm dịch vụ cho khách hàng.
- Hình thức trả chậm (nợ lại): Theo hình thức này việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ được thực hiện nhưng khách hàng mới chỉ chấp nhận thanh toán, chưa trả tiền hàng, tuy vậy đơn vị bán hàng vẫn ghi nhận doanh thu (nói cách khác doanh thu được ghi nhận trước kỳ thu tiền).
Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty có được là toàn bộ số tiền thu được từ hoạt động bán hàng hóa,cung cấp dịch vụ.
Khi xuất hàng hóa giao cho khách hàng thì đồng thời xuất hóa đơn GTGT.
Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm xuất hóa đơn GTGT Do Công ty nộp thuế TGTG theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán hàng hóa,cung cấp dịch vụ chưa có thuế GTGT.
2 Chứng từ kế toán công ty sử dụng:
- Hóa đơn GTGT (mẫu số 01 – GTKT)
- Phiếu thu, giấy báo có của Ngân hàng.
3 Tài khoản kế toán công ty sử dụng:
TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp được công ty sử dụng để hạch toán doanh thu bán hang và cung cấp dịch vụ.
* Mã hóa danh mục khách hàng tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thành An Để đáp ứng yêu cầu theo dõi chi tiết đối với từng khách hàng, và sự thuận tiện trong việc nhập dữ liệu vào phần mềm, kế toán tiến hành mã hóa đối với các khách hàng.
Ví dụ: Mã hóa khách hàng là Công ty XNK Hoa Lư mã số CTHLU Kế toán tiến hành các bước sau:
Từ giao diện nền AFSYS vào menu Tiện ích/ Chọn khai báo thông tin ban đầu. Sau đó màn hình sẽ hiện khai báo thông tin ban đầu phía tay phải màn hình:
Khai báo khách hàng, nhà cung cấp chọn mục 3: Khách hàng, nhà cung cấp xuất hiện giao diện khách hàng, nhà cung cấp Trên thanh công cụ chọn “Mới” xuất hiện hộp thoại “Thêm mới khách hàng, nhà cung cấp”
Thực tế tại công ty, thường khó thu thập đầy đủ tất cả các thông tin của khách hàng theo phần Thông tin chung Do vậy, phần lớn, kế toán chỉ nhập những thông tin vào ô cần thiết nhất, ví dụ như các ô: Mã, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, điện thoại.
- Tại ô “ Tên” nhập “Công ty XNK Hoa Lư”
- Tại ô “ Địa chỉ” nhập “ P204 Số nhà 118 Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Tân, Cầu Giấy, HN”
- Tại ô “Mã số thuế” nhập “0102648801”
- Tại ô “ Số điện thoại” nhập “0433840259”
Sau đó nhấn nút “Lưu” để lưu, công việc mã hóa hoàn thành Nếu không muốn lưu nhấn “Hủy”.Khi việc mã hóa khách hàng hoàn thành thì khách hàng được lưu tại danh mục khách hàng, nhà cung cấp của công ty.
*Mã hóa danh mục “Vật tư, hàng hóa” tại công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thành An Đối với khai báo mã vật tư, hàng hóa thực hiện tương tự: Chọn mục “Danh mục hàng hóa”, xuất hiện hộp thoại để khai báo danh mục “Vật tư, hàng hóa” rồi khai báo vào các ô.
Trình tự nhập chứng từ hóa đơn bán hàng vào phần mềm kế toán AFSYS:
Chứng từ: Hóa đơn GTGT
Sơ đồ 4: Trình tự nhập chứng từ hóa đơn bán hàng vào phần mềm
Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hoá của công ty thì giao dịch với phòng kinh doanh của Công ty thông qua đơn đặt hàng Căn cứ vào đơn đặt hàng, các nhân viên phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng Khi giao hàng cho khách hàng qua kho nhân viên phòng kinh doanh lập Hóa đơn giá trị gia tăng. Để xác định doanh thu bán hàng, làm 3 liên:
- Liên 1 ( màu tím ) : lưu làm cuống
- Liên 2 ( màu đỏ) : giao cho khách hàng
Có nhu cầu mua hàng
Phòng kế toán Phân hệ kế toán bán hàng và theo dõi công nợ nhập số liệu vào máy
TK 5111 Báo cáo bán hàng
TK 511 Sổ Nhật ký chung Các sổ liên quan khác
Chứng từ: hóa đơn GTGT
- Liên 3 ( màu xanh ) : dùng để luân chuyển làm cơ sở nhập liệu.
HÓA ĐƠN Mẫu 01/(GTKT-3LL)
GIÁ TRỊ GIA TĂNG 01AR/11P
Liên 1: Lưu Ngày 08 tháng 03 năm 2013 Số: 0074234 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thương mại và Dịch vụ Thành An. Địa chỉ: Số 30 ngách 16/1 Huỳnh Thúc Kháng, phường Láng Hạ, quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội.
Họ tên người mua hàng:
Tên đơn vị: Công ty XNK Hoa Lư Địa chỉ: P204, Số nhà 118 Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, HN
Hình thức thanh toán: Thanh toán bằng tiền mặt MST: 0102648801
STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính
Số lượng Đơn giá Thành tiền
1 Máy in Canon Pixma MX 328 Chiếc 01 2.150.000 2.150.000
2 Máy tính để bàn HP Pavilion Chiếc 02 7.027.560 14.055.120
Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.680.512
Tổng cộng tiền thanh toán: 18.485.632
Số tiền viết bằng chữ: Mười tám triệu bốn trăm tám mươi lăm nghìn sáu trăm ba mươi hai nghìn đồng chẵn.
Người mua hàng Kế toán trưởng Giám đốc
( ký, họ tên) ( ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu)
Lê Thị Phương Lê Thị Mỵ Phan Thị Bích Ngọc Để nhập hóa đơn trên vào phần mềm, kế toán tiến hành các thao tác sau:
Từ giao diện nền, chọn mục Kế toán sản phẩm hàng hóa, sẽ xuất hiện giao diện xuất khác:
Chọn mục “Bán hàng thu tiền ngay” xuất hiên hộp thoại “Bán hàng thu tiền ngay”.
- Tại ô “Phương thức thanh toán” nhấn F3 chọn “Tiền mặt”
+ Ô “Đối tượng” nhấn F3 để vào danh mục khách hàng, nhà cung cấp, chọn mã số “CTHLU” phần mềm sẽ tự động nhập tên công ty vào ô bên cạnh là “Công ty XNK Hoa Lư”.
+ Ô “Địa chỉ”, “Mã số thuế” phần mềm sẽ tự động nhập.
+ Ô “Người liên hệ” không cần nhập.
+ Ô “Diễn giải” ghi “Bán hàng thu tiền ngay”.
+ Ô “Ngày chứng từ”, “Ngày hạch toán”, “Số chứng từ” phần mềm sẽ tự động nhập.
+ Ô “Loại hóa đơn” chọn “Hóa đơn GTGT”.
+ Ô “Hình thức hóa đơn” chọn “Hóa đơn đặt in”.
+ Ô “Ngày hóa đơn” phần mềm sẽ tự động nhập.
+ Ô “Nhân viên bán hàng” nhấn F3 chọn “NV01”.
+ Ô “Mã hàng” nhấn F3 chọn mã hàng “MICPMX-328” khi đó ô “Diễn giải” phần mềm sẽ tự động nhập “Xuất kho Máy in Canon Pixma MX328”.
+ Ô “Kho”, “Tk nợ”, “TK Có”, “ĐVT” phần mềm sẽ tự động nhập.
- Thành tiền : Sẽ tự kết xuất ra theo công thức đã được mã hóa ở phần mềm
- Tỷ lệ chiết khấu : Tất cả các mã hàng đều là 0
- Tiếp tục nhập mã hàng hóa tiếp theo tương tự như trên
% thuế GTGT : chọn 10% cho tất cả các mã hàng
-Tiền thuế GTGT sẽ tự kết xuất ra khi ta chon xong % thuế GTGT
- TK thuế GTGT 33311: Tự kết xuất
- TK giá vốn 632 : Tự kết xuất
- Đơn giá vốn : cuối kỳ mới tính và kết xuất ra
- Tiền vốn : cuối kỳ mới tính và kết xuất ra
- Tổng tiền hàng : tự kết xuất ra: 16.805.120
- Tổng chiết khấu : tự kết xuất ra: 0
- Tiền thuế GTGT: tự kết xuất ra: 1.680.512
- Tổng tiền thanh toán: tự kết xuất ra: 18.485.632
Khi vào xong Hóa đơn ta tiếp tục nhập dữ liệu cho Phiếu thu , Phiếu xuất (cùng dòng với phần Hóa đơn ) Giao diện vào phiếu thu
Giống phần nhập dữ liệu cho Hóa Đơn chỉ khác phần thông tin chung và chứng từ Ở phiếu thu Số chứng từ : PT000189 Ở phiếu xuất Số chứng từ: PX000289
Sau đây là màn hình nhập hóa đơn bán hàng thu tiền ngay thành công:
Phần: Hàng tiền và thuế
Dưới đây là màn hình chụp được về giá vốn của hàng hóa bán ra:
Phần : Giá vốn Công ty TNHH TM và DV Thành An
Số 30 ngách 16/1 Huỳnh Thúc Kháng, P.Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN
PHIẾU THU Mẫu số 02 - TT
Ngày:08/03/2013 (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Số:PT000189 ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Ghi Nợ:1111 Ghi Có: 5111,33311 Người nộp tiền: Địa chỉ: Phòng kế toán bán hàng
Lý do: Thu tiền bán hàng cho Công ty CP bưu chính VNT
Số tiền bằng chữ: Mười tám triệu bốn trăm tám mươi sáu nghìn đồng
Kèm theo chứng từ gốc: HĐ GTGT 0074234
Ngày 08 tháng 03 năm 2013 Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ
(Ký,họ tên, đóng dấu) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ): Mười tám triệu bốn trăm tám mươi sáu nghìn đồng
+ Tỷ giá ngoại tệ( vàng, bạc , ngoại tệ)………
Màn hình giao diện của phiếu thu tiền trên phần mềm:
Giao diện vào phiếu thu
Tương tự đối với phiếu xuất kho kế toán cũng làm tương tự
Giao diện vào Phiếu xuất
Khi nhập xong số liệu Hóa đơn, Phiếu thu, Phiếu xuất ta ấn vào biểu tượng có từ “Lưu” để lưu chứng từ hoặc ấn tổ hợp phím Ctrl +S Nếu không muốn lưu ấn nút
Muốn nhập chứng từ mới ( Hóa đơn mới) : ta ấn vào biểu tượng có chữ
Muốn tìm kiếm chứng từ đã ghi ấn Ctrl + F
Muốn sửa chứng từ đã ghi : Ta chọn “Bỏ ghi” hoặc ấn Ctrl + B sau đó bấm
Khi kế toán lưu hóa đơn vào máy, chương trình sẽ tự động ghi giảm số lượng hàng hóa trong kho, ghi bút toán Nợ TK 632, Có TK 156 Công việc kế toán được giảm nhẹ do không phải nhập phiếu xuất kho vào chương trình, vì mỗi một hóa đơn được nhập và lưu vào phấn mềm, chương trình sẽ tự động lập phiếu xuất kho Đồng thời, chương trình sẽ ghi vào Nhật ký chung, sổ chi tiết và sổ cái các TK liên quan.Đối với bán hàng thu tiền ngay thì phiếu thu cũng tự động được nhập vào phần mềm.
Khách hàng có thể thanh toán tiền hàng ngay bằng tiền mặt, thanh toán qua chuyển khoản hoặc có thể mua chịu tùy theo thỏa thuận trong hợp đồng Tùy từng mặt hàng mà công ty có chính sách công nợ khác nhau, có lô hàng chấp nhận cho khách hàng nợ 7 ngày, 10 ngày, 14 ngày, 30 ngày,…
Kế toán vốn bằng tiền
Vốn bằng tiền là một bộ phận thuộc tài sản lu động của doanh nghiệp, là tài sản đợc sử dụng linh hoạt nhất, đợc tính vào khả năng thanh toán tức thời của doanh nghiệp, nó có vị trí quan trọng và cần thiết trong việc thúc đẩy sản xuất kinh doanh đạt hiệu quả cao.
Vốn bằng tiền giúp cho doanh nghiệp góp vốn, trao đổi, liên danh, liên kết với các doanh nghiệp khác, giúp cho doanh nghiệp có thể chủ động và tự tin hơn trong công việc phát triển sản xuất kinh doanh của mình.
- Giấy đề nghị tạm ứng, Giấy thanh toán tiền tạm ứng, Giấy đề nghị thanh toán
- Biên lai thu tiền, Bảng kiểm kê quỹ ,Bảng kê chi tiền.
- Giấy báo Nợ, giấy báo Có.
- Ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, séc chuyển khoản, séc bảo chi
TK sử dụng chủ yếu: TK 111, TK112, TK 113.
Ngoài ra còn sử dụng các TK khác: 131, 141, 133, 138, 211, 213, 311, 333,
2 Sơ đồ luân chuyển chứng từ.
* Đối với nghiệp vụ chi tiền.
Sơ đồ 5: Sơ đồ trình tự luân chuyển chứng từ chi ti ền
Giấy đề nghị chi tiền, lệnh chi Kế toán trưởng, thủ trưởng đơn vị ký duyệt
Kế toán ngân hàng lập phiếu chi
*Giải thích sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Căn cứ vào phiếu đề nghị chi tiền kèm theo tờ trình hoặc công văn, lệnh chi hoặc đề nghị thanh toán, giấy đề nghị tạm ứng…đã được thủ trưởng ký duyệt, kế toán tiền vào phần mềm lập thành hai phiếu chi( gọi là 2 liên), sau đó trình kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt, rồi chuyển cho thủ quỹ một liên để xuất tiền, cuối cùng thủ quỹ chuyển cho kế toán lưu và ghi sổ.
*Đối với nghiệp vụ thu tiền.
Sơ đồ 6: Sơ đồ luân chuyển chứng từ thu tiền
* Giải thích sơ đồ luân chuyển chứng từ:
Hàng ngày căn cứ vào hóa đơn GTGT, giấy đề nghị nộp tiền, kế toán lập thành hai liên phiếu sau đó chuyển cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt rồi gửi cho thủ quỹ giữ một bản để nhập quỹ tiền mặt, một bản chuyển cho người nộp tiền.
Giấy đề nghị thu tiền Kế toán lập phiếu thu T phòng kế toán, thủ trưởngđơn vị ký duyệt
Kế toán lưu Thủ quỹ nhập quỹ
Căn cứ vào: Phiếu thu số 02 ngày 01/09/2012
Phiếu chi số 05 ngày 05/09/2012. Để làm căn cứ ghi vào các sổ:
- Sổ chi tiết tiền mặt.
CTY TM&DV TA ĐC:30 ngách 16/1
Huỳnh Thúc Kháng- Đống Đa- Hà Nội
Họ tên ngời nộp tiền: Lê Đình Tuấn
Bộ phận công tác: Công ty TNHH DV TM SX Tân Việt TiÕn
Lý do nộp tiền: Thu tiền bán máy hút ẩm HITACHI, bóng điện
Viết bằng chữ: Chín triệu một trăm nghìn đồng
Kèm theo: 01 Chứng từ gốc:……
Lê Thị Mỵ Nguyễn Thị Mai Lê Đình Tuấn Trần Thị Hương
CTY TM&DV TA ĐC:30 ngách 16/1
Huỳnh Thúc Kháng- Đống Đa- Hà Nội
Họ tên ngời nộp tiền: Lê Ngọc Anh
Bộ phận công tác: Phòng TCHC
Lý do chi: Thanh toán tiền sửa chữa máy vi tính
Viết bằng chữ: Hai triệu ba trăm sáu t ngàn tám trăm đồng
Kèm theo: 01 Chứng từ gốc:……
(Ký, họ tên, đóng dấu)
Phan Thị Bích Ngọc Lê Thị Mỵ Lê Thị Phương Lê Ngọc Anh Trần Thị Hương
Bảng 3.1: Sổ quỹ tiền mặt
Sè tiÒn hu Thu Chi Tồn
Lê Đình Tuấn Công ty TNHH DV
TM SX Tân Việt TiÕn
Thu tiền bán máy hót Èm HITACHI, bóng điện
Lê Ngọc Anh Phòng TCHC Thanh toán tiền SC
* Thực tế công tác kế toán tiền gửi ngân hàng tại Công ty
TNHH TM và DV Thành An:
- Chứng từ sử dụng trong công tác hạch toán kế toán:
Sổ chi tiết tiền gửi ngân hàng
Bảng kê chi tiết nợ, có TK 112
Kế toán Giá vốn hàng bán
Giá vốn hàng bán của Công ty là trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho để bán bao gồm trị giá mua thực tế của hàng xuất kho để bán và chi phí mua phân bổ cho hàng đã bán đó Để tổng hợp giá vốn hàng xuất kho trong kỳ phải căn cứ vào phương pháp tính trị giá mua thực tế của hàng xuất kho phù hợp.
2 Phương pháp tính giá vốn hàng bán tại công ty:
Trị giá vốn hàng Trị giá mua thực tế + Chi phí mua phân xuất kho hàng xuất kho bổ cho hàng xuất kho
Tại công ty trị giá mua thực tế hàng xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền tháng.
Theo phương pháp này thì hàng hóa xuất kho chưa ghi sổ, cuối tháng căn cứ vào số tồn đầu kỳ và số nhập trong kỳ kế toán tính được giá bình quân của hàng hóa theo công thức:
Do ngân hàng lËp Đơn giá bình quân Trị giá mua thực tế của hàng tồn đầu kỳ
Trị giá mua thực tế của hàng nhập trong kỳ
Số lượng hàng tồn đầu kỳ Số lượng hàng nhập trong kỳ
Trị giá mua hàng xuất kho = Số lượng hàng xuất bán x Đơn giá bình quân
Còn chi phí mua phân bổ cho hàng xuất kho được tính theo công thức:
Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất kho Chi phí mua phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ + Chi phí mua phát sinh trong kỳ x
Trị giá mua của hàng xuất kho
Trị giá mua của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá mua của hàng nhập trong kỳ Trị giá mua hàng xuất kho = Số lượng hàng xuất bán x Đơn giá bình quân
Còn chi phí mua phân bổ cho hàng xuất kho được tính theo công thức:
Chi phí mua phân bổ cho hàng xuất kho Chi phí mua phân bổ cho hàng tồn đầu kỳ
+ Chi phí mua phát sinh trong kỳ x
Trị giá mua của hàng xuất kho
Trị giá mua của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá mua của hàng nhập trong kỳ
Kế toán sử dụng hóa đơn bán hàng (hóa đơn GTGT) để làm căn cứ hạch toán giá vốn hàng bán.
4 Tài khoản kế toán sử dụng: Để kế toán giá vốn hàng bán kế toán sử dụng:
- TK 632 – Giá vốn hàng bán hàng.
Trong đó TK 156 có mở 2 tài khoản cấp 2 là: TK 1561 – Giá mua hàng hóa
TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa.
* Quy trình nhập liệu và kết xuất:
Với mỗi hóa đơn GTGT được nhập và lưu vào AFSYS, thì chương trình sẽ tự động lập phiếu xuất kho kèm theo, nên kế toán không phải nhập phiếu xuất kho vào máy, và phần mềm ghi bút toán: Nợ TK 632, Có TK 156
Với hóa đơn bán hàng ngày 08/9 cho công ty XNK Hoa Lư kế toán nhập hóa đơn vào phần mềm kế toán sẽ có phiếu xuất kho kèm theo:
Cuối tháng ta tiến hành thao tác tính giá xuất kho khi đó phần mềm tự kết xuất ra trị giá xuất kho của từng mặt hàng và ghi bút toán trên vào sổ chi tiết, sổ nhật ký chung, sổ cái các TK liên quan như: TK632, TK156 theo trị giá vốn hàng hoá Sổ Cái
Từ màn hình giao diện / Bàn làm việc / Kho / Tính giá xuất kho.
GTGT bán hàng Kế toán - Sổ Cái TK 632
- Báo cáo xuất nhập tồn
- Sổ Nhật ký chung (cuối tháng kết chuyển tự động)
Khi đó ta chọn : Tính tất cả vật tư hàng hóa
Chọn kỳ tính giá: 1 tháng
Cuối cùng chọn ô “ Thực hiện”
Khi chọn thực hiện xong phần mềm tự cập nhật trị giá xuất kho cho từng mặt hàng hóa.
Tháng 03 năm 2013 Tên tài khoản: Giá vốn hàng bán
Số hiệu tài khoản: 632 Đơn vị tính: đồng
Số phát sinh trong kỳ
04/9 PXK000286 Xuất bán hàng cho khách
08/9 PXK000289 Xuất bán hàng cho khách
12/9 PXK000305 Xuất bán hàng cho khách
17/9 PXK000321 Xuất bán hàng cho khách
30/9 NVK195 Kết chuyển Giá vốn hàng bán
(ký, họ tên, đóng dấu)
Kế toán thuế giá trị gia tăng
Thuế phải nộp của Công ty đối với hoạt động bán hàng là thuế GTGT đầu ra phải nộp của hoạt động bán hàng Công ty vẫn đang nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, kê khai theo tháng.
Khi tiêu thu hàng hóa, dựa vào mức thuế giá trị gia tăng đã được xác định khi mua từng loại hàng hóa đó, chủ yếu là 5% và 10% thì khi xuất bán Công ty cũng phải chịu một khoản thuế giá trị gia tăng trên doanh thu bán ra
Phương pháp tính thuế GTGT Công ty áp dụng là phương pháp khấu trừ thuế.
Thuế GTGT đầu ra của Công ty được xác định theo công thức:
Số thuế giá trị gia Thuế suất thuế x Doanh thu bán hàng tăng đầu ra giá trị gia tăng chưa có thuế
Số thuế giá trị gia Số thuế giá trị _ Số thuế giá trị gia tăng tăng phải nộp gia tăng đầu ra đầu vào được khấu trừ
3 Chứng từ sử dụng: Để hạch toán thuế giá trị gia tăng, kế toán căn cứ trên hóa đơn Giá trị gia tăng do Bộ Tài chính phát hành.
*Tài khoản kế toán sử dụng : Để phản ánh số thuế giá trị gia tăng đầu ra và số thuế giá trị gia tăng phải nộp, kế toán sử dụng TK 3331 – Thuế giá trị gia tăng phải nộp
*Quy trình nhập liệu và trình tự hạch toán:
Sơ đồ 7: Sơ đồ quy trình nhập liệu và trình tự hạch toán
Khi nhập liệu Hóa đơn GTGT kế toán nhập thuế suất vào ô “ Tỷ lệ VAT ” trong “phiếu xuất kho” chương trình tự động định khoản bút toán thuế Số liệu từ“Phiều xuất kho” sẽ tự chạy vào Sổ Nhật ký chung ; Sổ cái TK 333; Bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra (Biểu 2.13) Đối với hàng hóa dịch vụ mua vào, khi nhập liệu cho phiếu nhập kho hoặc các chứng từ có liên quan khác, kế toán định khoản bút toán thuế giá trị gia tăng Số liệu từ các chứng từ này theo lập trình sẽ chạy vào Bảng kê chứng từ hàng hóa, dịch vụ mua vào và các sổ sách, báo cáo có liên quan khác.
Cuối tháng, kế toán thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng bằng cách:
Kích chuột vào phần “nghiệp vụ”, chọn “thuế”, chọn “kê khai thuế” thì phần mềm tự động lập và in Tờ khai thuế GTGT căn cứ vào Bảng kê khai thuế đầu vào và Bảng kê thuế đầu ra đã lập. Để xem in bảng kê hóa đơn, chứng từ hàng hóa, dịch vụ bán ra, Bảng kê hàng hóa dịch vụ mua vào, Tờ khai thuế giá trị gia tăng ta ấn vào nút “ In” ở dưới mỗi bảng kê, tờ khai.
Bảng kê hóa đơn hàng hóa bán ra
Sổ Nhật ký chung Sổ Cái TK 333 và sổ liên quan khác
Kế toán chi phí quản lý kinh doanh
Chi phí quản lý kinh doanh là tập hợp các khoản chi phí phát sinh liên quan tới hoạt động bán hàng và quản lý chung toàn doanh nghiệp.
Do doanh nghiệp muốn quản lý chi tiết đến từng khoản mục cụ thể trong chi phí quản lý kinh doanh mà kế toán trong doanh nghiệp hạch toán TK 642 - Chi phí quản lý kinh doanh theo 2 tài khoản cấp 2 là: TK6421 - Chi phí bán hàng và TK
6422 - Chi phí quản lý doanh nghiệp.
1 Kế toán Chi phí bán hàng:
Chi phí bán hàng là các khoản chi phí phát sinh liên quan tới việc tiêu thụ hàng hóa trong kỳ của Công ty Chi phí bán hàng của công ty bao gồm những khoản chủ yếu sau:
- Chi phí nhân viên bán hàng: Tiền lương trả cho nhân viên bán hàng, lương trả cho nhân viên kỹ thuật phục vụ cho việc bán hàng và bảo hành hàng hóa mà công ty cung cấp cho khách hàng các khoản trích theo lương của nhân viên bán hàng như: BHYT, BHXH, PKCĐ….
- Chí phí cho việc mua hóa đơn.
- Chí phí cho cán bộ đi công tác phục vụ bán hàng
- Chi phí nguyên vật liệu xuất dùng cho bán hàng.
- Chi phí dụng cụ, đồ dùng như: giấy viết, bút bi, giấy than….
- Các khoản chi phí bán hàng khác.
1.2 Các chứng từ sử dụng:
- Hóa đơn GTGT của người bán.
- Bảng tính và phân bổ khấu hao.
- Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương.
1.3 Tài khoản kế toán sử dụng: Để hạch toán được chi phí bán hàng trong kế toán sử dụng
TK 6421 – Chi phí bán hàng
*Sổ Kế toán sử dụng : Sổ nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản, sổ cái TK 6421
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh về chi phí bán hàng, căn cứ vào chứng từ hạch toán ban đầu, kế toán tiến hành nhập số liệu vào máy, máy sẽ tự động xử lý và ghi vào các sổ kế toán liên quan Khi kế toán thực hiện các bút toán kết chuyển cuối tháng, số dư TK 6421 sẽ được kết chuyển sang TK 911.
2 Kế toán Chi phí Quản lý kinh doanh.
Chi phí quản lý doanh nghiệp ở công ty:
- Chi phí về tiền lương và các khoản trích theo lương ( KPCĐ, BHXH, BHYT) cho nhân viên quản lý.
- Chi phí đồ dùng văn phòng: Giấy A4, kẹp giấy giấy than….
- Chi phí về thuế phí và lệ phí như: thuế môn bài, thuế nhà đất, …
- Chi phí về tiền điện, nước điện thoại phục vụ chung cho toàn công ty, tiền tiếp khách….
- Và các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp khác
- Hóa đơn giá trị gia tăng của người bán hàng.
- Bảng tính và phân bổ khấu hao.
- Bảng thanh toán tiền lương và các khoản trích theo lương.
- Các chứng từ khác liên quan khác.
2.3 Tài khoản kế toán sử dụng: TK 6422 – Chi phí quản lý doanh nghiệp
*Sổ kế toán sử dụng : Sổ Nhật ký chung, sổ chi tiết, sổ cái TK 6422.
Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh về chi phí quản lý doanh nghiệp, căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tiến hành nhập liệu vào máy, phần mềm sẽ tự động xử lý và kết chuyển vào các sổ kế toán có liên quan Khi kế toán thực hiện bút toán kết chuyển cuối tháng, số dư TK 6422 sẽ được kết chuyển sang TK 911.
Ví dụ: Phiếu chi tiền mặt số PC450 ngày 30/09/2012 trả lương nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý doanh nghiệp.
Công ty TNHH TM và DV Thành An
Số 30 ngách 16/1 Huỳnh Thúc Kháng, P.Láng Hạ, Q.Đống Đa, HN
PHIẾU CHI Mẫu số 02 - TT
Ngày: 30/09/2012 (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Số: PC450 ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)
Họ và tên người nhần tiền: Đào Thị Liên. Địa chỉ: Phòng kế toán
Lý do: Trả lương nhân viên
Số tiền bằng chữ: Sáu mươi triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.
Kèm theo chứng từ gốc: 01 chứng từ gốc
Giám đốc Kế toán trưởng Thủ quỹ Người lập phiếuNgười nhận tiền
(Ký,họ tên, đóng dấu) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) (Ký,họ tên) Đã nhận đủ số tiền ( viết bằng chữ): Sáu mươi triệu hai trăm năm mươi nghìn đồng chẵn.
+Tỷ giá ngoại tệ (vàng,bạc,đá quý):……….
Từ giao diện màn hình / Tổng hợp ( sổ cái) / Chứng từ nghiệp vụ khác
Thông tin chung : Diễn giải – Trả tiền lương nhân viên.
Chứng từ : Ngày chứng từ : 30/09/2012
Diễn giải TK Nợ TK Có Loại tiền Số tiền
Trả tiền lương nhân viên 6421 334 VND 32.750.000
Trả tiền lương nhân viên 6422 334 VND 27.500.000
- Khi nhập xong ta muốn lưu chứng từ lại thi ấn “ Lưu” Muốn ghi chứng từ khác ấn “Thêm” Muốn sửa thì trước hết ấn “ Bỏ ghi” sau đó ấn “ Sửa” Đang nhập số liệu mà muốn dừng lại thì ấn “ Hoãn” Khi “cất” chứng từ thì máy sẽ tự động xử lý và ghi vào các sổ kế toán liên quan và cuối kỳ khi thực hiện bút toán kết chuyển số dư TK6421 sẽ chuyển sang TK911
Ta tiến hành vào phiếu chi (Công ty trả lương bằng tiền mặt Cách vào phiếu chi như sau.
Từ giao diện phần mềm / Quỹ / Phiếu chi.
Loại đối tượng: Nhà cung cấp Đối tượng : Công ty TNHH TM và DV Thành An Địa chỉ: Số 30 ngách 16./1 Huỳnh Thúc Kháng, Láng Hạ, Đống Đa, Hà Nội.
Người nhận: Đào Thị Liên
Lý do chi: Chi tiền Trả lương tháng 09
Kèm theo : 01 chứng từ gốc
Diễn giải: Chi tiền trả lương tháng 09.
TK ngân hàng để trống
Số tiền : 60.250.000 Đối tượng , Mục chi, Đối tượng tập hợp chi phí, … bỏ trống.
Chương trình sẽ tự động lên sổ chi tiết, sổ Nhật ký chung, Sổ cái TK642
Tháng 03 năm 2013 Tên tài khoản: Chi phí quản lý doanh nghiệp
Số hiệu tài khoản: 642 Đơn vị tính: đồng
Số phát sinh trong kỳ
02/9 PC398 Tiền mua văn phòng phẩm phục vụ bán hàng
04/9 PC400 Chi tiền tiếp khách 1111 1.025.000
05/9 PC401 Chi tiền cho giám đốc đi công tác 1111 5.500.000
30/9 BPBLL09 Lương nhân viên bán hàng, nhân viên quản lý.
30/9 BPBLL09 Chi phí BHXH, BHYT, KPCĐ,
30/9 NVK195 Kết chuyển CP quản lý kinh doanh xác định KQKD
(ký, họ tên, đóng dấu)
Trích sổ Chi tiết TK 6421: Chi phí nhân viên quản lý
Từ ngày 01/03 đến ngày 30/03 năm 2013 Tên tài khoản: Chi phí nhân viên quản lý
Số hiệu tài khoản: 6421 Đơn vị tính: đồng
Số phát sinh trong kỳ
02/9 PC399 Tiền mua văn phòng phẩm phục vụ bán hàng 1111 520.000 04/9 PC400 Chi tiền tiếp khách 1111 1.025.000
30/9 BPBLL09 Lương nhân viên bán hàng 334 32.750.000
30/9 BPBLL09 Chi phí BHXH, BHYT,
KPCĐ, BHTT trích theo lương
30/9 NVK195 Kết chuyển CPBH xác định KQKD 911 45.351.850
(ký, họ tên, đóng dấu)
Trích sổ chi tiết TK6422: Chi phí vật liệu quản lý
Từ ngày 01/9 đến ngày 30/03 năm 2013
Tên tài khoản: Chi phí vật liệu quản lý
Số hiệu tài khoản: 6422 Đơn vị tính: đồng
Số phát sinh trong kỳ
05/9 PC401 Chi tiền cho giám đốc đi công tác
30/9 BPBLL09 Lương nhân viên bán hàng 334 27.500.00
30/9 BPBLL09 Chi phí BHXH, BHYT,
KPCĐ, BHTT trích theo lương
30/9 NVK195 Kết chuyển CPBH xác định KQKD
(ký, họ tên, đóng dấu
Lê Thị Phương Lê Thị Mỵ Phan Thị Bích Ngọc
MỘT SỐ Ý KIẾN NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG
Những ý kiến, giải pháp đề xuất
Qua thời gian thực tập tại Công ty TNHH Thương mại và dịch vụ Thành An,được tìm hiểu thực tế tại Công ty nói chung và phòng kế toán nói riêng Tuy thời gian chưa được nhiều để đi sâu nghiên cứu, xong em xin mạnh dạn đóng góp những ý kiến - kiến nghị sau:
Vì tầm quan trọng của bán hàng trong doanh nghiệp thương mại nên cần điều chuyển phần hành kế toán bán hàng cho nam giới Bản thân doanh nghiệp cũng nờn bố trớ thêm nhân viên kế toán nhằm giảm bớt công việc, đồng thời tạo điều kiện cho chuyên môn hoá kế toán được thuận tiện, góp phần nâng cao hiệu suất, hiệu quả công tác kế toán.
- Về công tác kế toán quản trị:
Muốn tổ chức tốt công tác kế toán quản trị thì công ty cũng phải cử cán bộ đi học chuyên môn về kế toán quản trị Thời gian đi học có thể ngắn hạn nhưng cùng với việc tìm tòi trên các tài liệu và trên mạng sẽ giúp cho cán bộ kế toán quản trị trau dồi năng lực của mình Cán bộ kế toán quản trị phải có chuyên môn về quản trị kinh doanh và kế toán Cán bộ kế toán quản trị đòi hỏi phải nhạy bén trong việc tìm kiếmvà xử lý thông tin đồng thời sáng tạo trong việc đưa ra các thông tin quan trọng cho nhà quản lý.
- Lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho.
- Lập dự phòng phải thu khó đòi.