Luận Văn Thạc Sĩ Tổ Chức Công Tác Kế Toán Bán Hàng Và Xác Định Kết Quả Bán Hàng Tại Công Ty Trách Nhiệm Hữu Hạn Thương Mại Và Dịch Vụ Thành An.doc

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Học viện tài chính Chuyên đề cuối khóa 1 Lê Thị Hải Yến Lớp LC14 21 23 Học viện tài chính Chuyên đề cuối khóa DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TSCĐ Tài sản cố định DT Doanh thu[.]

LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG CỦA DOANH NGHIỆP THƯƠNG MẠI

Sự cần thiết của việc tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp thương mại

1.1.1 Khái niệm cơ bản về bán hàng và xác định kết quả bán hàng

Trong nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa, các doanh nghiệp tiến hành hoạt động sản xuất, kinh doanh tạo ra các loại sản phẩm và cung cấp dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của thị trường với mục tiêu là lợi nhuận Để thực hiện mục tiêu đó, doanh nghiệp phải thực hiện được giá trị sản phẩm, hàng hóa thông qua hoạt động bán hàng.

Bán hàng là việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hoá gắn với phần lớn lợi ích và rủi ro cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán

Quá trình bán hàng là quá trình chuyển hóa vốn từ hình thái vốn sản phẩm, hàng hóa sang hình thái vốn tiền tệ hoặc vốn trong thanh toán và hình thái kết quả bán hàng Việc đẩy nhanh quá trình bán hàng đồng nghĩa với việc rút ngắn chu kì sản xuất kinh doanh, tăng nhanh vòng quay cuả vốn, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.

Kết quả bán hàng là kết quả cuối cùng của hoạt động bán hàng thông thường của doanh nghiệp sau một kỳ và được biểu hiện bằng “tiền” với chỉ tiêu “ lãi” hoặc “ lỗ” qua đó đánh giá được hiệu quả kinh doanh của doanh

+ Kết quả bán hàng thông thường là kết quả từ những hoạt động tạo ra doanh thu của doanh nghiệp, đây là hoạt động bán hàng và cung cấp dịch vụ

Kết quả từ hoạt động SXKD (bán hàng và cung cấp dịch vụ)

Tổng doanh thu thuần từ bán hàng và cung cấp dịch vụ

Giá vốn của hàng đã bán và CP thuế TNDN

Chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Trong đó: Doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp dịch vụ tính bằng tổng doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ trừ đi ( - ) các khoản giảm trừ

(chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, doanh thu hàng đã bán bị trả lại, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT phải nộp tính theo phương pháp trực tiếp).

1.1.2 Yêu cầu quản lý đối với tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.

* Yêu cầu quản lý đối với tổ chức công tác kế toán bán hàng. Để quản lý công các bán hàng, kế toán bán hàng cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Ghi chép đầy đủ, kịp thời khối lượng thành phẩm, hàng hoá, dịch vụ bán ra và tiêu thụ nội bộ, tính toán đúng đắn trị giá vốn của hàng đã bán.

- Kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện kế hoạch bán hàng.

- Cung cấp thông tin chính xác, trung thực và đầy đủ về tình hình bán hàng cho việc lập báo cáo tài chính và quản lý doanh nghiệp.

* Yêu cầu về quản lý công tác kế toán xác định kết quả bán hàng.

- Đối với công tác kế toán xác định kết quả bán hàng thì yêu cầu là phải chính xác trong việc xác định kết quả Tránh hạch toán sai trong các nghiệp vụ thực tế phát sinh.

- Kế toán dựa vào chi phí phát sinh thực tế trong bán hàng và doanh thu bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ để xác định kết quả bán hàng cuối kỳ, việc giám sát quản lý trong các khâu chi phí và xác định doanh thu là cần phải chặt chẽ.

1.1.3.Vai trò và nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

* Vai trò của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng.

Bán hàng là khâu cuối cùng trong một chu kỳ sản xuất kinh doanh Nó có mối quan hệ mật thiết với các khâu khác nhau như: Cung ứng, sản xuất trong quá trình lưu chuyển vốn, bán hàng là khâu giữ vai trò trực tiếp thực hiện nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, các khâu cung ứng và sản xuất đều phụ thuộc vào việc thành phẩm có tiêu thụ được không.

Quá trình bán hàng phản ánh hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh, thông qua quá trình bán hàng doanh nghiệp mới thu hồi được vốn có điều kiện quay vòng vốn, tiếp tục đầu tư mở rộng sản xuất kinh doanh thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nước, đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên Ngược lại, nếu hàng hóa của doanh nghiệp không tiêu thụ được sẽ dẫn đến tình trạng ứ đọng vốn, doanh thu không bù đắp được chi phí, doanh nghiệp sẽ bị thua lỗ và có nguy cơ phá sản.Có thể nói bán hàng là khâu có vai trò quyết định đối với toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp. Đối với người mua, thông qua quá trình bán hàng (thực chất là quá trình trao đổi) người mua sẽ mua được những hàng hóa phù hợp với nhu cầu của mình. Đối với toàn bộ nền kinh tế quốc dân, quá trình bán hàng là điều kiện tiền đề để tái sản xuất xã hội bao gồm các khâu : Sản xuất – phân phối – trao đổi – tiêu dùng, trong đó các khâu đều có quan hệ mật thiết với nhau Trong quá trình

* Nhiệm vụ của kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng Để đáp ứng được các yêu cầu quản lý về hàng hóa,công tác kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng và phân phối kết quả hoạt động thì kế toán phải thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

- Phản ánh và ghi chép đầy đủ, kịp thời, chính xác tình hình hiện có và sự biến động của từng loại thành phẩm, hàng hóa theo chỉ tiêu số lượng, chất lượng, chủng loại và giá trị.

Tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong

1.2.1 Các phương thức bán hàng chủ yếu và phương thức thanh toán.

Có hai phương thức bán hàng mà các doanh nghiệp áp dụng:

- Bán hàng trực tiếp: theo phương thức này khi doanh nghiệp giao hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ cho khách hàng đồng thời được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán đảm bảo các điều kiện ghi nhận doanh thu bán hàng.

- Bán hàng trực tiếp bao gồm các hình thức :

+ Bán hàng thu tiền ngay

+ Bán hàng trả góp có lãi

+ Bán hàng trả chậm có lãi

+ Bán hàng cho khách hàng chịu

- Bán hàng theo phương thức gửi bán: theo phương thức này, bên bán sẽ gửi hàng cho người mua theo hợp đồng đã thỏa thuận trước và giao hàng tại địa điểm đã quy ước trong hợp đồng Khi nào bên mua nhận đủ hàng và chấp nhận thanh toán hàng mới được coi là đã bán và được ghi nhận doanh thu bán hàng.

* Các phương thức thanh toán.

- Thanh toán bằng tiền mặt: doanh nghiệp thường áp dụng phương thức thanh toán này đối với người mua là những khách hàng nhỏ, mua hàng với khối lượng ít, chưa mở tài khoản tại ngân hàng

- Thanh toán không dùng tiền mặt: chuyển khoản, séc…

Phương thức này được doanh nghiệp áp dụng phổ biến đối với khách hàng lớn, đã mở tài khoản tại ngân hàng.

1.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

Doanh thu bán hàng

Doanh thu là tổng các lợi ích kinh tế doanh nghiệp thu được trong kỳ hạch toán, phát sinh từ hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu

Doanh thu thuẩn được xác định bằng tổng doanh thu sau đi trừ đi các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và hàng bán bị trả lại

Các loại doanh thu : Doanh thu tuỳ theo từng loại hình sản xuất kinh doanh và bao gồm:

- Doanh thu bán hàng là số tiền thu được do bán hàng Ở các doanh nghiệp áp

- Doanh thu cung cấp dịch vụ là toàn bộ số tiền thu được hoặc sẽ thu được từ việc thực hiện các công việc đã thỏa thuận trong một hoặc nhiều kỳ kế toán như cung cấp các dịch vụ vận tải, du lịch, cho thuê tài sản…

- Doanh thu từ tiền lãi, tiền bản quyền, cổ tức và lợi tức được chia

Ngoài ra còn các khoản thu nhập khác

* Quy định về hạch toán doanh thu bán hàng

(1) TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, chỉ phản ánh doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hoá dịch vụ đã cung cấp được xác định là tiêu thụ trong kỳ không phân biệt doanh thu đã thu tiền hay sẽ thu được tiền

(2) Kế toán Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp được thực hiện theo nguyên tắc kế toán

* Điều kiện ghi nhận doanh thu

Theo chuẩn mực kế toán Việt Nam số 14 – Doanh thu bán hàng và thu nhập khác quy định thì DTBH được ghi nhận khi đồng thời thảo mãn tất cả năm điều kiện sau:

- Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu sản phẩm hoặc hàng hóa cho người mua

- DN không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc như quyền kiểm soát hàng hóa

- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn

- DN đã thu hoặc sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng

- Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng hàng.

- Hóa đơn giá trị gia tăng( mẫu 01-GTKT-3LL)

- Hóa đơn bán hàng thông thường( mẫu 02-GTTT-3LL)

- Bảng thanh toán hàng đại lý, ký gửi( mẫu 01-BH)

- Thẻ quầy hàng( mẫu 02-BH)

- Các chứng từ thanh toán( phiếu thu, séc chuyển khoản, séc thanh toán, ủy nhiệm chi, giấy báo có, bảng sao kê của ngân hàng).

- Chứng từ kế toán liên quan khác như phiếu nhập kho hàng bị trả lại.

* Tài khoản kế toán sử dụng:

TK 511- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

TK 512 - Doanh thu nội bộ

TK 3331 - Thuế GTGT phải nộp

TK 3387- Doanh thu chưa thực hiện

* TK 511 -Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ có 5 tài khoản cấp 2:

TK 5111- Doanh thu bán hàng hóa.

TK 5112- Doanh thu bán thành phẩm.

TK 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ.

TK 5114- Doanh thu trợ cấp, trợ giá.

TK 5117- Doanh thu kinh doanh Bất động sản đầu tư

Trong đó: DN thương mại chủ yếu sử dụng TK 5111- Doanh thu bán hàng hóa.

 Trình tự kế toán một số nghiệp vụ chủ yếu về doanh thu bán hàng

+ Trường hợp bán hàng trực tiếp:

TK 3331 Doanh thu bán hàng

+Trường hợp hàng đổi hàng:

1.2.3.Kế toán các khoản giảm trừ doanh thu.

* Nội dung các khoản giảm trừ doanh thu:

Các khoản giảm trừ doanh thu bao gồm:

- Chiết khấu thương mại: Là khoản doanh nghiệp bán giảm giá niêm yết cho khách hàng mua hàng với khối lượng lớn.

- Giảm giá hàng bán: Là khoản giảm trừ cho người mua do hàng bán kém phẩm chất, sai quy cách hoặc lạc hậu thị hiếu.

DTBH (Giá bán trả ngay 1 lần chưa có thuế)

Số tiền còn phải thu Thuế GTGT đầu ra

Lãi trả chậm Định kỳ k/c lãi trả chậm

DT đổi hàng theo giá bán

Nhập kho hàng nhận về

Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Thuế GTGT phải nộp (nếu có)

Giá trị hàng đem trao đổi lớn hơn hàng nhận vềGiá trị hàng đem trao đổi nhỏ hơn hàng nhận về

- Hàng bán bị trả lại: Là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán.

- Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất nhập khẩu: Là khoản thuế gián thu đánh trên doanh thu bán hàng Các khoản này tính cho các đối tượng tiêu dùng hàng hoá, dịch vụ phải chịu Các cơ sở sản xuất kinh doanh chỉ là người nộp thuê thay cho người tiêu dùng hàng hoá, dịch vụ đó. + Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp là loại thuế gián thu đánh trên giá trị tăng thêm của hàng hoá, dịch vụ phát sinh trong quá trình sản xuất, lưu thông hàng hoá đó.

+ Thuế tiêu thụ đặc biệt được đánh trên doanh thu của các doanh nghiệp sản xuất một số mặt hàng đặc biệt mà Nhà nước không khuyến khích sản xuất, cần hạn chế mức tiêu thụ vì không phục vụ cho nhu cầu đời sống nhân dân: rượu, bia, thuốc lá, vàng mã…

+ Thuế xuất khẩu là thuế đánh trên hàng hoá khi hàng hoá xuất khỏi biên giới Việt Nam.

- Bảng kê thanh toán chiết khấu

- Chứng từ thuế xuất khẩu

- Hoá đơn hàng bán bị trả lại

* Tài khoản kế toán sử dụng: Để phản ánh các khoản giảm trừ doanh thu, kế toán sử dụng các tài khoản sau:

- TK 5211 “Chiết khấu thương mại”:

(1).Trình tự Kế toán chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán.

CKTM,GGHB được hưởng K/c CKTM,GGHB

(Chưa thanh toán) Thuế(Nếu có)

(2).Trình tự kế toán doanh thu hàng bán bị trả lại:

- Phản ánh doanh thu hàng bán bị trả lại:

Hàng bán bị trả lại K/c hàng bán bị trả lại

- Phản ánh giá vốn hàng trả lại.

Hàng trả lại nhập kho

Cp liên quan đến hàng trả lại

(3).Trình tự kế toán Thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp, thuế tiêu thụ đặc biệt,Thuế xuất nhập khẩu phải nộp

TK 111, 112 TK 333.1, 333.2,333.3 TK 511 TK 111, 112, 131 Khi nộp Thuế phải nộp Doanh thu bán

1.2.4 Kế toán giá vốn hàng bán.

1.2.4.1.Phương pháp xác định trị giá vốn hàng xuất bán

Trị giá vốn hàng bán là toàn bộ chi phí liên quan đến quá trình bán hàng bao gồm giá vốn hàng xuất kho để bán, CPQLKD( gồm CPBH, CPQLDN) phân bổ cho số hàng đã bán.

Trị giá vốn xuất kho để bán:

* Đối với DNTM, trị giá vốn hàng xuất kho để bán bao gồm trị giá mua thực tế và chi phí mua phân bổ cho hàng đã bán. Đối với DN hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp KKTX

Trị giá vốn hàng xuất kho có thể được tính theo một trong các phương pháp sau:

- Phương pháp thực tế đích danh;

- Phương pháp bình quân gia quyền;

- Phương pháp nhập trước xuất trước;

- Phương pháp nhập sau xuất trước.

 Phương pháp thực tế đích danh: Theo phương pháp này khi hàng nhập kho phải theo dõi riêng từng lô hàng về số lượng cũng như giá cả khi xuất ra sử dụng thuộc lô hàng nào thì tính theo giá của lô hàng đó.

 Phương pháp này được áp dụng đối với doanh nghiệp có ít loại mặt hàng hoặc mặt hàng ổn định và nhận diện được. tồn kho tương tự đầu kỳ và giá trị hàng tồn kho được mua hoặc sản xuất trong kỳ.

 Giá trị trung bình cũng có thể được tính theo thời kỳ hoặc mỗi khi nhập một lô hàng về phụ thuộc vào tình hình kinh doanh của doanh nghiệp. Đơn giá bình quân =

Trị giá mua thực tế của hàng tồn đầu kỳ + Trị giá mua thực tế của hàng nhập trong kỳ

Số lượng hàng tồn đầu kỳ + Số lượng hàng nhập trong kỳ

Trị giá vốn thực tế của hàng xuất kho = Số lượng hàng xuất kho x Đơn giá thực tế bình quân gia quyền

Hệ thống sổ sách kế toán và báo cáo kế toán

* Các sổ kế toán sử dụng:

- Các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan như sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết phải thu của khách hàng, sổ chi tiết CPBH,CPQLDN,…

1.3.2.DN áp dụng hình thức chứng từ ghi sổ

* Các sổ kế toán sử dụng:

Chứng từ ghi sổ, sổ cái tài khoản liên quan, sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, sổ chi tiết các tài khoản 511, 911, 642,…

1.3.3.DN áp dụng hình thức nhật ký chứng từ

* Các sổ kế toán sử dụng:

- Nhật ký chứng từ số 1,2,5,8,…

1.3.4.DN áp dụng hinh thức nhật ký sổ cái.

* Các sổ kế toán sử dụng

- Sổ nhật ký sổ cái

- Các sổ, thẻ ké toán chi tiết.

1.3.5 Tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng trong điều kiện sử dụng kế toán máy.

1.3.5.1 Mã hóa các đối tượng. Để thực hiện tổ chức kế toán trên máy vi tính nhất thiết phải có sự mã hóa,khai báo và cài đặt các đối tượng có liên quan để đảm bảo sự liên kết chặt chẽ giữa các luồng thông tin.

Mã hóa là hình thức để thực hiện phân loại, gắn ký hiệu, xếp lớp đối tượng cần quản lý Mã hóa cho phép nhận diện, tìm kiếm một cách dễ dàng các đối tượng khi gọi mã.

Việc xác định đối tượng cần mã hóa là hoàn toàn tùy thuộc vào yêu cầu quản trị doanh nghiệp Thông thường các đối tượng sau cần được mã hóa trong kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng: Khách hàng, hàng hóa, chứng từ, tài khoản…Việc mã hóa này được thực hiện thông qua các danh mục.

1.3.5.2.Xác định danh mục:

Hệ thống tài khoản là sương sống của toàn bộ hệ thống Hầu hết các thông tin kế toán đều được phản ánh thông qua các tài khoản Vì vậy, việc xây dựng hệ thống tài khoản sẽ quyết định đến toàn bộ khả năng xử lý, khai thác thông tin tiếp theo, đặc biệt trong việc xử lý số liệu kế toán trên máy.

Bằng việc khai thác và mã hóa có hệ thống kèm theo việc thiết kế các trạng thái và các kết nối (có th đặc điểm tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp), tài khoản bán hàng có thể khai báo thêm các tiểu khoản chi tiết thông qua việc thực hiện một số cách sau:

- Thông qua số hiệu tài khoản và các tài khoản liên quan theo danh mục tài khoản được nhà nước quy định để khai báo các biến mã nhận biết tương ứng tùy thuộc yêu cầu quản lý của doanh nghiệp kèm theo phần khai báo, diễn giải cụ thể.

- Thông qua việc khai báo các thông tin cụ thể về các tài khoản, khai báo mối quan hệ giữa các tài khoản chính và các tài khoản chi tiết. Để quản lý, mỗi chứng từ gốc mang một mã hiệu xác định Với mã hiệu chứng từ, có thể tiến hành lọc, in ra các bảng kê chi tiết, bảng tổng hợp theo từng loại chứng từ.

Danh mục này được dùng để theo dõi chi tiết bán thành phẩm, hàng hóa và các khoản phải thu của từng khách hàng Mỗi khách hàng được nhận diện bằng một mã hiệu gọi là mã khách hàng Tùy quy mô và phạm vi giao dịch mà quyết định phương pháp mã hóa cho phù hợp và hiệu quả:

- Nếu khách hàng lớn có thể sử dụng phương pháp đánh số ký hiệu tăng dần

1, 2, 3…song mã kiểu này không mang ý nghĩa gợi nhớ.

- Nếu khách hàng không nhiều, có thể mã hóa theo tên viết tắt hoặc ghép chữ cái đầu trong tên khách hàng Mã kiểu này mang tính gợi nhớ cao.

- Mã hóa theo kiểu khối: Mã gồm hai khối, khối nhóm khách hàng và khối số thứ tự tăng dần của khách hàng trong mỗi nhóm Việc tạo nhóm khách hàng có thể tiến hành theo tiêu thức địa lý hoặc tính chất tổ chức công việc.

- Ngoài ra, mỗi khách hàng còn được mô tả chi tiết thông qua các thuộc tính khác như địa chỉ, tài khoản, hạn thanh toán…

Việc quản lý nhập, xuất, tồn kho hàng hóa được thực hiện thông qua danh mục hàng hóa Mỗi hàng hóa mang mã hiệu riêng, bên cạnh mã hiệu là các thuộc tính mô tả khác như tên hàng hóa, đơn vị tính, tài khoản kho…

1.3.5.3.Tổ chức hệ thống sổ kế toán

Mỗi hình thức sổ kế toán có một hệ thống sổ kế toán và trình tự hệ thống hóa thông tin kế toán khác nhau Trên cơ sở hệ thống sổ kế toán tổng hợp, trình tự hệ thống hóa thông tin tương ứng với hình thức kế toán đã được quy định trong chế độ kế toán hiện hành, yêu cầu quản lý và sử dụng thông tin chi tiết của doanh nghiệp về quá trình bán hàng và xác định kết quả kinh doanh mà chương trình phần mềm kế toán sẽ được thiết kế để xử lý và hệ thống hóa thông tin kế toán tự động trên máy theo đúng yêu cầu Kế toán không phải lập các sổ kế toán, các báo cáo mà chỉ lọc và in ra theo yêu cầu sử dụng.

Trong trường hợp cần thiết có thể cải tiến, sửa đổi nội dung, mẫu biểu của các sổ kế toán cũng như các báo cáo kế toán quản trị, song phải đảm bảo tính hợp lý, thống nhất và đúng chế độ kế toán quy định.

1.3.5.4 Tổ chức bộ máy kế toán và quản trị người dùng

Quản trị người dùng là một vấn đề quan trọng khi tổ chức kế toán trong điều kiện sử dụng máy vi tính, giúp cho doanh nghiệp có tính bảo mật dữ liệu Do đó công tác KTBH và XĐKQBH phải thực hiện phân quyền nhập liệu cũng như phân quyền in sổ sách, báo cáo kế toán cho các nhân viên kế toán, quyền khai thác thông tin của giám đốc điều hành, các nhân viên khác trong doanh nghiệp một cách rõ ràng để có thể kiểm tra, quy trách nhiệm cho các nhân viên nhập liệu khi có sai sót và đảm bảo sự bảo mật về số liệu.

Như vậy, ngoài việc quản lý đối tượng liên quan trực tiếp đến chu trình bán hàng theo các danh mục đặc thù cũng như các phần hành kế toán khác, việc quản lý, sử dụng chứng từ, tài khoản, sổ kế toán trong kế toán máy cũng rất khác so với kế toán thủ công Tuy nhiên công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh vẫn phải tuân theo chế độ, thể lệ quản lý kinh tế, tài chính và chuẩn mực chế độ kế toán hiện hành.

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THÀNH AN

Thực trạng tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH TM và Dịch Vụ Thành An

Chứng từ kế toán ban đầu

Xử lý tự động theo chương trình

- Sổ kế toán chi tiết

- Sổ kế toán tổng hợp

- Báo cáo kế toán quản trị

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

Công ty có 2 hình thức bán hàng chính là: Bán buôn và bán lẻ.

- Bán buôn là việc bán hàng hóa với số lượng lớn cho các đơn vị, tổ chức kinh tế khác để các đơn vị tổ chức này chuyển bán hoặc sử dụng Công ty coi phương thức bán hàng này là chủ yếu vì bán được với số lượng lớn tiết kiệm được CPBH vì vậy đối tượng khách hàng này sẽ được hưởng rất nhiều ưu đãi như: giao hàng đến tận nơi người mua, chiết khấu thương mại…

- Bán lẻ là việc bán hàng với số lượng nhỏ, người mua thường là người tiêu dùng cuối cùng Vì vậy không cần lập chứng từ cho mỗi lần bán, cuối ngày hoặc cuối ca người bán lập báo cáo bán hàng để phản ánh số hàng đã bán Để thực hiện việc bán hàng công ty phải bỏ ra một khoản chi phí tiếp thị, bảo quản đóng gói, vận chuyển… gọi là CPBH.

Có 2 hình thức thanh toán chủ yếu tại công ty:

- Thanh toán trực tiếp: Theo hình thức này việc chuyển quyền sở hữu hàng hóa, sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng và việc thu tiền được thực hiện đồng thời nên còn gọi là thanh toán trực tiếp tức là doanh thu được ghi nhận ngay khi chuyển giao quyền sở hữu sản phẩm dịch vụ cho khách hàng.

- Hình thức trả chậm (nợ lại): Theo hình thức này việc chuyển quyền sở hữu sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ được thực hiện nhưng khách hàng mới chỉ chấp nhận thanh toán, chưa trả tiền hàng, tuy vậy đơn vị bán hàng vẫn ghi nhận doanh thu (nói cách khác doanh thu được ghi nhận trước kỳ thu tiền).

2.2.2 Thực trạng kế toán bán hàng và cung cấp dịch vụ tại Công ty TNHH

TM và Dịch Vụ Thành An.

2.2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

* Nội dung: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của Công ty có được là toàn bộ số tiền thu được từ hoạt động bán hàng hóa,cung cấp dịch vụ.

Khi xuất hàng hóa giao cho khách hàng thì đồng thời xuất hóa đơn GTGT. Thời điểm ghi nhận doanh thu là thời điểm xuất hóa đơn GTGT Do Công ty nộp thuế TGTG theo phương pháp khấu trừ nên doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là giá bán hàng hóa,cung cấp dịch vụ chưa có thuế GTGT.

* Chứng từ kế toán công ty sử dụng:

- Hóa đơn GTGT (mẫu số 01 – GTKT)

- Phiếu thu, giấy báo có của Ngân hàng.

* Tài khoản kế toán công ty sử dụng:

TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp được công ty sử dụng để hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

* Mã hóa danh mục khách hàng tại Công ty TNHH TM và Dịch Vụ Thành

An. Để đáp ứng yêu cầu theo dõi chi tiết đối với từng khách hàng, và sự thuận tiện trong việc nhập dữ liệu vào phần mềm, kế toán tiến hành mã hóa đối với các khách hàng.

Ví dụ: Mã hóa khách hàng là Công ty XNK Hoa Lư mã số CTHLU Kế toán tiến hành các bước sau:

Từ giao diện nền AFSYS vào menu Danh mục/ Chọn danh mục đối tượng pháp nhân Sau đó màn hình sẽ hiện khai báo thông tin ban đầu phía tay phải màn hình:

Khai báo khách hàng, nhà cung cấp chọn mục 3: Khách hàng, nhà cung cấp xuất hiện giao diện khách hàng, nhà cung cấp Trên thanh công cụ chọn “Mới” xuất hiện hộp thoại “Thêm mới khách hàng, nhà cung cấp”

Thực tế tại công ty, thường khó thu thập đầy đủ tất cả các thông tin của khách hàng theo phần Thông tin chung Do vậy, phần lớn, kế toán chỉ nhập những thông tin vào ô cần thiết nhất, ví dụ như các ô: Mã, tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, điện thoại.

- Tại ô “ Tên” nhập “Công ty XNK Hoa Lư”

- Tại ô “ Địa chỉ” nhập “ P204 Số nhà 118 Hoàng Quốc Việt, Nghĩa Tân, Cầu Giấy, HN”

- Tại ô “Mã số thuế” nhập “0102648801”

- Tại ô “ Số điện thoại” nhập “0433840259”

- Tại các ô: “Nhóm” nếu có đủ các thông tin này ta sẽ nhập vào Nếu không có, ta có thể bỏ trống và mọi liên lạc với khách hàng ta sẽ gọi vào số điện thoại của công ty đó.

Sau đó nhấn nút “Lưu” để lưu, công việc mã hóa hoàn thành Nếu không muốn lưu nhấn “thoát ra” Khi việc mã hóa khách hàng hoàn thành thì khách hàng được lưu tại danh mục khách hàng, nhà cung cấp của công ty.

*Mã hóa danh mục “Vật tư, hàng hóa” tại Công ty TNHH TM và Dịch Vụ Thành An. Đối với khai báo mã vật tư, hàng hóa thực hiện tương tự: Chọn mục “Danh mục hàng hóa”, xuất hiện hộp thoại để khai báo danh mục “Vật tư, hàng hóa” rồi khai báo vào

Trình tự nhập chứng từ hóa đơn bán hàng vào phần mềm kế toán AFSYS:

Khi khách hàng có nhu cầu mua hàng hoá của công ty thì giao dịch với phòng kinh doanh của Công ty thông qua đơn đặt hàng Căn cứ vào đơn đặt hàng, các nhân viên phòng kinh doanh sẽ lập hợp đồng Khi giao hàng cho khách hàng qua kho nhân viên phòng kinh doanh lập Hóa đơn giá trị gia tăng. Để xác định doanh thu bán hàng, làm 3 liên:

Có nhu cầu mua hàng

Phòng kế toán Phân hệ kế toán bán hàng và theo dõi công nợ nhập số liệu vào máy

Sổ Nhật ký chung Các sổ liên quan khác

Chứng từ: Hóa đơn GTGT

HÓA ĐƠN Mẫu 01/(GTKT-3LL)

GIÁ TRỊ GIA TĂNG TA/11P

Liên 1: Lưu Ngày 08 tháng 9 năm 2012 Số: 0074233 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH TM và Dịch Vụ Thành An. Địa chỉ: Số 30, Ngách 16/1, Đ Huỳnh Thúc Kháng, Q Đống Đa, TP Hà Nội.

Họ tên người mua hàng:

Tên đơn vị: Công ty XNK Hoa Lư Địa chỉ: P204, Số nhà 118, Hoàng Quốc Việt, Cầu Giấy, HN

Hình thức thanh toán: Thanh toán bằng tiền mặt MST: 0102648801

STT Tên hàng hóa dịch vụ Đơn vị tính

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Thuế suất thuế GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 1.680.512

Tổng cộng tiền thanh toán: 18.485.632

Số tiền viết bằng chữ: Mười tám triệu bốn trăm tám mươi lăm nghìn sáu trăm ba mươi hai nghìn đồng chẵn.

Người mua hàng Kế toán trưởng Giám đốc

( ký, họ tên) ( ký, họ tên) (ký, họ tên, đóng dấu) Để nhập hóa đơn trên vào phần mềm, kế toán tiến hành các thao tác sau:

Từ giao diện nền, chọn mục Kế toán sản phẩm hàng hóa, sẽ xuất hiện giao diện xuất khác:

Chọn mục “Bán hàng thu tiền ngay” xuất hiên hộp thoại “Bán hàng thu tiền ngay”.

- Tại ô “Phương thức thanh toán” nhấn F3 chọn “Tiền mặt”

+ Ô “Đối tượng” nhấn F3 để vào danh mục khách hàng, nhà cung cấp, chọn mã số “CTHLU” phần mềm sẽ tự động nhập tên công ty vào ô bên cạnh là

“Công ty XNK Hoa Lư”.

+ Ô “Ngày chứng từ”, “Ngày hạch toán”, “Số chứng từ” phần mềm sẽ tự động nhập.

+ Ô “Loại hóa đơn” chọn “Hóa đơn GTGT”.

+ Ô “Hình thức hóa đơn” chọn “Hóa đơn đặt in”.

+ Ô “Ngày hóa đơn” phần mềm sẽ tự động nhập.

+ Ô “Ký hiệu hóa đơn” nhập “TA/11P”.

+ Ô “Báo giá”, “Đơn đặt hàng” không cần nhập.

+ Ô “Nhân viên bán hàng” nhấn F3 chọn “NV01”.

+ Ô “Mã hàng” nhấn F3 chọn mã hàng “MICPMX-328” khi đó ô “Diễn giải” phần mềm sẽ tự động nhập “Xuất kho Máy in Canon Pixma MX328”.

+ Ô “Kho”, “Tk nợ”, “TK Có”, “ĐVT” phần mềm sẽ tự động nhập.

- Thành tiền : Sẽ tự kết xuất ra theo công thức đã được mã hóa ở phần mềm

- Tỷ lệ chiết khấu : Tất cả các mã hàng đều là 0

- Tiếp tục nhập mã hàng hóa tiếp theo tương tự như trên

% thuế GTGT : chọn 10% cho tất cả các mã hàng

-Tiền thuế GTGT sẽ tự kết xuất ra khi ta chon xong % thuế GTGT

- TK thuế GTGT 33311: Tự kết xuất

- TK giá vốn 632 : Tự kết xuất

- Đơn giá vốn : cuối kỳ mới tính và kết xuất ra

- Tiền vốn : cuối kỳ mới tính và kết xuất ra

- Tổng tiền hàng : tự kết xuất ra: 16.805.120

- Tổng chiết khấu : tự kết xuất ra: 0

- Tiền thuế GTGT: tự kết xuất ra: 1.680.512

- Tổng tiền thanh toán: tự kết xuất ra: 18.485.632

Khi vào xong Hóa đơn ta tiếp tục nhập dữ liệu cho Phiếu thu , Phiếu xuất (cùng dòng với phần Hóa đơn ) Giao diện vào phiếu thu

Giống phần nhập dữ liệu cho Hóa Đơn chỉ khác phần thông tin chung và chứng từ Ở phiếu thu Số chứng từ : PT000189 Ở phiếu xuất Số chứng từ: PX000289

Sau đây là màn hình nhập hóa đơn bán hàng thu tiền ngay thành công:

Tên công ty/ bộ phận: Công ty XNK Hoa Lư Địa chỉ: P 204, Số nhà 118, Hoàng Quốc Việt, Q Cầu Giấy, Hà nội

Lý do xuất: Xuất bán cho Cty XNK Hoa

STT Tên hàng hoá ĐVT

Số lượng Đơn giá Thành tiền

1 Máy in Canon Pixma MX 328 Chiếc 01 1,500,000 1,500,000

2 Máy tính để bàn HP Pavilion Chiếc 02 6,000,000 12,000,000

Ngày 08 tháng 09 năm 2012Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Thủ trưởng đơn vị

Từ phiếu xuất kho kế toán vào Chứng từ/ Cập nhật chứng từ xuất hàng hoá/ Xuất khác/ HHOA2 (Hoá đơn xuất hàng hoá) kiêm phiếu xuất kho

Công ty TNHH TM & DV Thành An

Số 30, Ngách 16/1, Huỳnh Thúc Kháng, HN

PHIẾU THU Mẫu số 02 - TT

Ngày: 08/09/2012 (Ban hành theo QĐ số 48/2006/QĐ-BTC Số: PT000189 ngày 14/9/2006 của Bộ trưởng BTC)

Ghi Nợ:1111 Ghi Có: 5111,3331 Người nộp tiền: Địa chỉ: Phòng kế toán bán hàng

Lý do: Thu tiền bán hàng của Công ty XNK Hoa Lư

Số tiền bằng chữ: Mười tám triệu bốn trăm tám mươi lăm nghìn sáu trăm ba mươi hai đồng.

Kèm theo chứng từ gốc: HĐ GTGT 0074233

Ngày 08 tháng 09 năm 2012 Giám đốc Kế toán trưởng Người nộp tiền Người lập phiếu Thủ quỹ

MỘT SỐ NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ THÀNH AN

Nhận xét chung về công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty TNHH TM và Dịch Vụ Thành An

Trên cơ sở lý thuyết đã được học kết hợp với tình hình thực tế tại công ty em xin trình bày một số nhận xét về công tác kế toán nói chung và công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh nói riêng như sau:

Thứ nhất, về tổ chức bộ máy kế toán :

Bộ máy kế toán của Công ty được bố trí theo đúng chủ trương là đơn giản, hiệu quả và gọn nhẹ Dưới sự chỉ đạo, phân công của Kế toán trưởng, các kế toán viên được bố trí đảm nhận những phần hành phù hợp với năng lực, chuyên môn của mình.

Thứ hai, về hình thức tổ chức kế toán tại công ty :

Công ty đã áp dụng hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung Việc lựa chọn hình thức công tác kế toán này, đảm bảo sự lãnh đạo tập trung, thống nhất trong công tác kế toán Đồng thời, thuận tiện cho công ty trong quá trìn kiểm tra, xử lý thông tin, giúp lãnh đạo quản lý và chỉ đạo các hoạt động tài chính của đơn vị trong từng tháng, quý, năm.Tại phòng kế toán công tác kế toán được phân công rõ ràng, phù hợp với trình độ và chuyên môn của mỗi nhân viên, phát huy được tính chủ động sáng tạo cũng như tinh thần trách nhiệm của từng người Đội ngũ nhân viên còn trẻ song nghiệp vụ vững vàng và làm việc rất chuyên nghiệp.

Ngoài ra công ty cũng trang bị cho phòng kế toán đầy đủ các thiết bị hỗ trợ đắc lực cho quá trình làm việc của nhân viên.

Thứ ba, về hình thức kế toán tại Công ty:

Công ty sử dụng hình thức kế toán nhật ký chung phù hợp với đặc điểm kinh doanh của công ty Công ty có nhiều nghiệp vụ kế toán phát sinh song loại nghiệp vụ không nhiều, sử dụng hình thức kế toán này giúp việc ghi chép được rõ ràng, dễ ghi chép, đối chiếu.

Thứ tư, phương pháp kế toán hàng tồn kho:

Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên và tính trị giá vốn hàng xuất kho theo phương pháp bình quân gia quyền là hợp lý, phù hợp với tình hình nhập xuất hàng diễn ra thường xuyên, liên tục.

Thứ năm, Về quá trình hạch toán, chứng từ, tài khoản:

- Khâu tổ chức hạch toán ban đầu, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thực hiện theo đúng chế độ do nhà nước quy định Trình tự luân chuyển chứng từ và ghi sổ kế toán khoa học, đầy đủ, ghi chép kịp thời.Việc lưu trữ chứng từ, tài liệu kế toán đã sử dụng cũng được sắp xếp, phân loại bảo quản theo đúng quy định, không để xảy ra việc mất chứng từ gốc.

- Về chứng từ: công ty đã xây dựng cho mình hệ thống mẫu biểu chứng từ tương đối phù hợp với chế độ chứng từ kế toán Nhà nước ban hành, quy định việc ghi chép các nghiệp vụ kinh tế vào từng biểu mẫu chứng từ kế toán cụ thể.

- Về tài khoản: Công ty đang sử dụng hệ thống tài khoản theo quyết định 48/2006/QĐ-BTC ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Việc sử dụng hệ thống tài khoản kế toán của công ty tương đối hợp lý và khoa học.

- Công ty đã sử dụng phầm mềm kế toán AFSYS là công cụ hỗ trợ đắc lực cho bộ máy kế toán, giúp giảm tải công việc trong quá trình tính toán, ghi chép vào hệ thống sổ sách kế toán, nâng cao hiệu quả làm việc, giúp cho việc hạch toán chính xác, ít xảy ra sai sót đối với kế toán thủ công.

Bên cạnh những mặt tích cực đó, trong công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng tại công ty còn tồn tại một số điểm chưa thực sự phù hợp, cụ thể:

Thứ nhất, Sai nguyên tắc kế toán:

- Trong phòng Tài chính – Kế toán thì kế toán tiền lương, thuế, TGNH kiêm thủ quỹ điều này là sai trong nguyên tắc kế toán Trong công tác kế toán thì kế toán và thủ quỹ phải là hai chủ thể khác nhau không thể là một người vừa làm kế toán lại làm cả thủ quỹ.

Thứ hai, sử dụng tài khoản và phương pháp hạch toán:

- Tại công ty có những tháng có phát sinh nghiệp vụ kế toán chiết khấu thương mại, nhưng kế toán không thực hiện hạch toán vào TK 521 mà trừ chiết khấu ngay trên số tiền phải trả của khách hàng trên hóa đơn (tính ngay doanh thu thuần) Điều đó chưa đảm bảo thực hiện đúng nguyên tắc hạch toán kế toán và công ty không thể theo dõi chi tiết được tên hàng, số hàng, khách hàng được thực hiện chiết khấu thương mại.

Thứ ba, về công nợ của khách hàng:

- Trong hoạt động kinh doanh, việc khách hàng mua chịu, trả chậm tiền hàng là rất nhiều, công ty bị chiếm dụng vốn, làm ảnh hưởng tới tình hình tài chính và khả năng thanh toán của công ty Vẫn tồn tại trường hợp khách hàng chiếm dụng vốn khá lâu, thu hàng tiền hàng chậm Đồng thời công ty chưa có hình thức nào động viên khách hàng thanh toán tiền hàng sớm như chiết khấu thanh toán.

Thứ tư, về mẫu sổ sách kế toán công ty sử dụng để hạch toán:

- Công ty áp dụng mẫu sổ cái và sổ nhật ký chung chưa đúng theo mẫu của

Bộ tài chính, gây nên những khó khăn nhất định trong việc đối chiếu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được phản ánh vào các sổ kế toán khi cần thiết Cụ thể công ty áp dụng hình thức kế toán là hình thức nhật ký chung nhưng trên Sổ cái không có cột “ trang sổ nhật ký chung”, và trên Sổ nhật ký chung lại cũng không có cột “ đã ghi sổ cái” ở trang và dòng nào Như thế sẽ không tiện cho việc kiểm tra đối chiếu xem nghiệp vụ kinh tế phát sinh đã được đưa vào các sổ kế toán liên quan đầy đủ và hợp lý hay chưa.

Thứ năm, về hạch toán doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ xác định kết quả bán hàng:

- Các tài khoản khác như doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ, phải thu khách hàng… đều mở các tài khoản chi tiết đối với hàng hóa, thành phẩm, dịch vụ Tuy nhiên đến tài khoản 911 lại không mở tài khoản chi tiết Điều này dẫn đến không xác định được tình hình lãi lỗ của từng mặt hàng mà công ty kinh doanh nên việc đưa ra các quyết định kinh doanh mặt hàng nào là rất khó khăn.

Thứ sáu, Về phân bổ chi phí quản lý kinh doanh (bao gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp).