Báo cáo thực tập tổng hợp GVHD Ts Lương Thu Hà TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH o0o CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên Đề Tài HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN[.]
Chuyên đề tốt nghiệp GVHD Ts Lương Thu Hà TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH -o0o - CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên Đề Tài: HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SỐT BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN CỦA CƠNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HẢI CUNG Sinh viên thực : NGUYỄN HOÀNG SƠN Mã sinh viên : CQ 11133391 Lớp : QTDN 55B Giáo viên hướng dẫn : Ts Lương Thu Hà HÀ NỘI, 5/2017 Chuyên đề tốt nghiệp GVHD Ts Lương Thu Hà LỜI MỞ ĐẦU Trước biến đổi sâu sắc kinh tế tồn cầu hóa, mức độ cạnh tranh hàng hóa, dịch vụ doanh nghiệp Việt Nam thị trường nước quốc tế ngày khốc liệt Để đứng vững mơi trường cạnh tranh nay, doanh nghiệp phải tự lực vươn lên trình sản xuất kinh doanh mà đòi hỏi doanh nghiệp phải hoản thiện tăng cường kiểm tra, kiểm soát nâng cao lực quản lý để hạn chế sai sót gian lận xảy đề phương hướng, mục tiêu nâng cao hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Kiểm soát nội phận quan trọng giúp cho nhà quản lý kiểm tra giám sát trình hoạt động doanh nghiệp Trong kiểm sốt chu trình bán hàng thu tiền hoạt động thường xuyên xảy dễ dàng xảy gian lận, sai sót Việc xây dựng hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu chu trình bán hàng đảm bảo thu tiền từ khách hàng, cung cấp cho khách hàng sản phẩm có chất lượng tốt… từ nâng cao hình ảnh, uy tín sức cạnh tranh doanh nghiệp thị trường Qua thời gian thực tập công ty TNHH thương mại dịch vụ Hải Cung, em định chọn đề tài: “hồn thiện hệ thống kiểm sốt bán hàng-thu tiền công ty TNHH thương mại dịch Hải Cung” để làm chuyên đề tốt nghiệp cho Chuyên đề gồm có ba phần Chương 1: Tổng quan công ty TNHH thương mại dịch vụ Hải Cung Chương 2: Thực trạng quản lý, kiểm soát bán hàng thu tiền công ty TNHH thương mại dịch vụ Hải Cung Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống bán hàng thu tiền công TNHH thương mại dịch vụ Hải Cung Chuyên đề hồn thành nhờ hướng dẫn nhiệt tình TS Lương Thu Hà đặc biệt giúp đỡ anh chị em công ty TNHH Hải Cung Mặc dù có nhiều cố gắng lực hạn chế, khả tiếp cận giải vấn đề chưa hệ thống Nên đề tài cịn nhiều thiếu xót mặt nội dung lần hình thức, mogn nhận ý kiến đóng góp quý thầy cô bạn Em xin chân thành cám ơn! SVTH Nguyễn Hoàng Sơn Lớp QTDN 55B Chuyên đề tốt nghiệp GVHD Ts Lương Thu Hà MỤC LỤC CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HẢI CUNG 1.1 Cơ cấu tổ chức nhiệm vụ phòng ban chức 1.1.1 Cơ cấu tổ chức công ty .1 1.1.2 Chức nhiệm vụ phòng ban, phận 1.1.3 Các đặc điểm sản xuất kinh doanh chủ yếu 1.2 Kết hoạt động sản xuất – kinh doanh giai đoạn 2012 – 2016 .7 1.2.1 1.3 Một số kết hoạt động kinh doanh chủ yếu Định hướng phát triển công ty TNHH Hải Cung giai đoạn 2017 – 2020 1.3.1 Định hướng phát triển ngành: Theo VCBS ( Vietcombank Securities) 1.3.2 Định hướng phát triển công ty TNHH thương mại dịch vụ Hải Cung giai đoạn 2017-2020 .9 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ, KIỂM SOÁT BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN CỦA CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HẢI CUNG .11 2.1 Đặc điểm thị trường khách hàng công ty 11 2.2 Đặc điểm phương thức bán hàng phương thức tốn cơng ty 12 2.3 Kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền công ty: 13 2.3.2 Quản lý khách hàng nợ 15 2.3.3 Tổ chức công tác thu hồi nợ 17 2.3.4 Xử lý khoản phải thu khó địi 17 2.4 kiểm soát nội khoản thu tiền 18 2.4.1 Kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền mặt .18 SVTH Nguyễn Hoàng Sơn Lớp QTDN 55B Chuyên đề tốt nghiệp 2.4.2 GVHD Ts Lương Thu Hà Kiểm soát nội nghiệp vụ thu tiền qua ngân hàng 18 Chương 3: Giải pháp hoàn thiện hệ thống bán hàng thu tiền công TNHH thương mại dịch vụ Hải Cung 19 3.1 Nhận xét chung cơng tác kiểm sốt nội công ty 19 3.1.1 Ưu điểm: 19 3.1.2 Nhược điểm: 21 3.2 Nhận xét chung cơng tác kiểm sốt bán hàng thu tiền công ty 22 3.2.1 Ưu điểm 22 3.2.2 Nhược điểm 22 3.3 Một số giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội công ty 23 3.3.1 Hoàn thiện mơi trường kiểm sốt 23 3.3.2 Áp dụng phần mềm kế toán 25 3.3.3 Hoàn thiện sách nhân .26 3.4 Hoàn thiện hệ thống bán hàng thu tiền công ty .27 3.4.1 Thực phân công phân nhiệm 27 3.4.2 Bổ sung chiết khấu thánh toán, thiết lập sách khuyến khích bán hàng mở rộng thị trường tiêu thụ .28 3.4.3 Chọn nhân viên chuyên tìm hiểu khách hàng 29 3.4.4 Tổ chức quản lý khoản phải thu 29 3.5 Một số thủ tục kiểm sốt cơng ty áp dụng cho chu trình bán hàng-thu tiền .32 Kết Luận 36 SVTH Nguyễn Hoàng Sơn Lớp QTDN 55B Chuyên đề tốt nghiệp GVHD Ts Lương Thu Hà CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HẢI CUNG 1.1 Cơ cấu tổ chức nhiệm vụ phòng ban chức 1.1.1 Cơ cấu tổ chức công ty CHỦ TỊCH HĐTV KIÊM GIÁM ĐỐC PHĨ GIÁM ĐỐC PHỊNG TÀI CHÍNH KẾ TỐN GIÁM ĐỐC ĐIỀU HÀNH MỎ Phân xưởng vận hành khai thác mỏ Tổ khí Tổ xúc Tổ xe PHỊNG HÀNH CHÍNH NHÂN SỰ PHỊNG KINH DOANH Phịng kỹ thuật Tổ nghiền Tổ khoan Sơ đồ 1.1.1 cấu tổ chức cơng ty Hải Cung ( Nguồn: Phịng Hành Chính Nhân Sự ) - Công ty Hải Cung công ty chuyển khai thác, sản xuất buôn bán loại đá xây dựng Quy mô công ty thuộc loại vừa so với công ty khác SVTH Nguyễn Hoàng Sơn Lớp QTDN 55B Chuyên đề tốt nghiệp GVHD Ts Lương Thu Hà ngành Công ty xây dựng cho cấu tổ chức gọn gàng, bám sát theo hoạt động khai thác bán hàng Để đảm bảo khối lượng khai thác hiệu quả, hoạt động bán hàng khơng xảy thất Hình 1.2.1 cấu máy tổ chức công ty TNHH thương mại dịch vụ Hải Cung - Từ sơ đồ ta thấy cơng ty TNHH thương mại dịch vụ Hải Cung tổ chức theo mơ hình trực tuyến Cơ cấu theo thực tuyến mơ hình tổ chức quản lý ,trong nhà quản trị định giám sát trực tiếp cấp ngược lại ,mỗi người cấp nhận điều hành chịu trách nhiệm trước người lãnh đạo trực tiếp cấp Cơ trực tuyến có ưu điểm tạo thuận lợi cho việc áp dụng chế độ thủ trưởng ,tập trung ,thống ,làm cho tổ chức nhanh nhạy linh hoạt với thay đổi mơi trường có chi phí quản lý doang nghiệp thấp Mặt khác theo cấu người chịu lãnh đạo đẽ thực mệnh lệnh có thống mệnh lệnh phát Tuy nhiên cấu theo trực tuyến lại hạn chế việc sử dụng chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao mặt quản lý địi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để đạo tất phận quản lý chuyên môn Nhưng thực tế khả người có hạn nên định đưa mang tính rủi ro cao Do cấu thường áp dụng cho đơn vị có quy mơ nhỏ việc quản lý không phức tạp 1.1.2 Chức nhiệm vụ phòng ban, phận Chủ tịch HĐTV kiêm Giám đốc: Là người quản lý điều hành cao công ty, đạo hoạt động SXKD, phương hướng phát triển vấn đề khác, chịu trách nhiệm trước pháp luật quan có thẩm quyền Phó giám đốc cơng ty: Là người thực chịu trách nhiệm công việc giám đốc giao phó ủy quyền Trợ giúp giám đốc công việc theo dõi, giám sát, đôn đốc Giám đốc điều hành mỏ: Là người trực tiếp điều hành, kiểm tra, giám sát tất hoạt động phân xưởng vận hành khai thác mỏ phòng kỹ thuật Là người chịu trách nhiệm việc an tồn vệ sinh lao động phịng chống cháy nổ cơng ty SVTH Nguyễn Hồng Sơn Lớp QTDN 55B Chuyên đề tốt nghiệp GVHD Ts Lương Thu Hà Phịng tài - Kế tốn: Cơng tác quản lý tài bao gồm: theo dõi, quản lý, tốn tài cơng ty Lập kế hoạch tài đảm bảo phục vụ tốt cho hoạt động sản xuất kinh doanh công ty Tham mưu cho lãnh đạo công ty công tác sử dụng vốn, tài sản, doanh thu, chi phí, lợi nhuận phân phối lợi nhuận công ty Về cơng tác hạch tốn kế tốn bao gồm: lập báo cáo tài chính, tình hình thực nghĩa vụ ngân sách nhà nước thuế Chịu trách nhiệm làm thủ tục liên quan đến vay vốn, tạm ứng, thu hồi công nợ….vv Đồng thời phải kiểm tra thực phân tích tài Phịng hành – Nhân : Có nhiệm vụ quản lý tồn nguồn nhân lực cơng ty, làm công tác liên quan đến tuyển dụng, tuyển mộ đạo tạo đội ngũ công nhân viên để nâng cao tay nghề, trình độ chun mơn cơng việc Quản lý hoạt động hành quản trị bao gồm tiếp nhận cơng văn thư tín gửi đến đồng thời gửi giấy tờ công văn công ty cho phòng ban, đối tác… Phòng kinh doanh: Tổng hợp chi phí sản xuất loại hàng hố, sản phẩm cơng ty Quyết định giá thành sản phẩm mặt hàng kinh doanh Khảo sát giá thị trường, tham mưu cho lãnh đạo công ty định giá mua bán loại vật tư vật liệu Phịng kĩ thuật thi cơng : Đưa tiêu,các bước kĩ thuật hướng dẫn cụ thể để cơng nhân thực thi công cách tốt Chịu trách nhiệm mặt kĩ thuật cơng trình thi cơng, chất lượng sản phẩm Góp phần đảm bảo an tồn cho người lao động 1.1.3 Các đặc điểm sản xuất kinh doanh chủ yếu Đặc điểm sản phẩm: Doanh nghiệp sản xuất loại đá phục vụ cho cơng trình xây dựng Các lại đá sản xuất gồm có: - Đá 1x2: Đá 1x2 loại đá xây dựng có kích cỡ 10x28 mm nhiều loại kích cỡ khác 10x25 mm, 10x22 mm, 10x16mm Sản phẩm đá xây dựng 1x2 thường dùng để đổ bê tông làm nhà cao tầng, đường băng sân bay, cầu cảng, đường quốc lộ, đặc biệt sử dụng phổ biến nhà máy bê tông tươi bê tơng nhựa nóng, v.v SVTH Nguyễn Hoàng Sơn Lớp QTDN 55B Chuyên đề tốt nghiệp GVHD Ts Lương Thu Hà - Đá 4x6: Đá 4x6 có kích cỡ từ 50 mm đến 70mm, sàng tách từ sản phẩm đá khác Loại đá dùng làm chân đế gạch bơng, gạch lót sàn, phụ gia cho công nghệ bê tông đúc ống cống thi cơng cơng trình giao thơng phụ gia cho loại VLXD khác v.v - Đá Mạt: Là mạt đá có kích thước khoảng từ 3mm đến 14 mm Sản phẩm đá mạt sản phẩm phụ tạo từ trình chế biến sản phẩm thành đá 1x2, 1x1 Sản phẩm dung bê tông nhựa nóng bê tơng nhựa nguội, rải trực tiếp lên mặt nhựa nóng, dùng để làm gạch BlOCK, làm đan bê tông, giải đường, nhà, san lấp cơng trình - Đá Base: Là hỗn hợp đá bụi đá dăm, có kích cỡ từ 0-5cm, dùng làm đá cấp phối cho đường, dùng để dặm vá làm đường, tạo độ bền có tính kết dính cao gặp nước Ngồi ra, loại cịn dùng để san lấp móng nhà cơng trình xây dựng Ngoài việc sản xuất loại đá phục vụ xây dựng, cơng ty cịn làm thêm dịch vụ tải, chở đá tới sở khách hàng Đặc điểm thị trường: - Công ty phân phối sản phẩm khắp tỉnh miền bắc, phục vụ chủ yếu cho cơng trình làm đường Do sản phẩm đá xây dựng nguyện liệu trực tiếp thiết yếu cho cơng trình xây dựng nên có thị trường rộng khắp, mức độ tăng trưởng chịu ảnh hưởng trực tiếp với tốc độ tăng dự án xây dựng, bất động sản Nhìn lại năm 2016 năm phát đạt với ngành sản xuất đá xây dựng nói chung với cơng ty nói riêng Nhu cầu đá xây dựng tiếp tục tăng theo Vietcombank Scurity: “Theo định số 1469/QD-TTG ban hành Thủ tướng Chính phủ quy hoạch tổng thể phát triển ngành vật liệu xây dựng đến năm 2020 định hướng đến năm 2030, tổng nhu cầu đá xây dựng nước năm 2016 ước tính đạt 135 triệu m3 tăng lên 181 triệu m3 vào năm 2020 Trong đó, nhu cầu tiêu thụ đá xây dựng tỉnh Đông Nam Bộ (thị trường tiêu thụ cơng ty KSB, C32, NNC DHA) năm 2016 ước tính đạt 35 triệu m3, SVTH Nguyễn Hồng Sơn Lớp QTDN 55B Chuyên đề tốt nghiệp GVHD Ts Lương Thu Hà dự báo cần khoảng 45 triệu m3 vào năm 2020.Bên cạnh đó, theo Đề án Tái cấu Ngành GTVT, đó, đề án yêu cầu lĩnh vực đường đến năm 2020 tập trung đầu tư xây dựng hoàn thành 2.000 km đường cao tốc Theo tính tốn Bộ GTVT, tổng nhu cầu vốn đầu tư phát triển kết cấu hạ tầng giao thông Việt Nam giai đoạn 2016-2020 ước tính khoảng 1.015.000 tỷ đồng (khoảng 48 tỷ USD, nhu cầu vốn đầu tư cho cơng trình giao thông Bộ GTVT, Tổng công ty nhà nước quản lý cơng trình chủ yếu Hà Nội, TP.HCM) Trong đó, đường có nhu cầu khoảng 651.000 tỷ đồng.Ngoài ra, theo định Thủ tướng Chính phủ phê duyệt điều chỉnh quy hoạch phát triển giao thông 2020, định hướng 2030, tổng giá trị đầu tư dự kiến cho đường cao tốc 392.379 tỷ đồng (tương đương 49.000 tỷ đồng năm) Với yếu tố đó, doanh nghiệp ngành đá xây dựng đánh giá cao với nhiều tiềm phát triển.” Đặc điểm khách hàng: - Khách hàng bao gồm cá nhân tổ chức, trực tiếp tới đặt mua hàng +Khách hàng cá nhân chủ yếu khu vực lân cận Tới mua đá phục vụ cơng trình dân sinh nhà cửa, cơng trình phụ Doanh thu đối tượng khách hàng mang lại chiếm tỉ trọng không cao tổng doanh thu +Khách hàng tổ chức, chủng loại sản phẩm đặt mua đa dạng, phục vụ chủ yếu cho cơng trình lớn Với khối lượng đặt hàng lớn đặt thời gian dài theo tiến độ dự án xây dựng Đối tượng khách hàng không vùng lân cận, mà phân bố rộng khắp tỉnh miền bắc Đây đối tượng khách hàng doanh nghiệp, tạo nguồn doanh thu đặn ổn định cho doanh nghiệp Vấn đề đối tượng khách hàng việc toán nợ Đặc điểm công nghệ sản xuất: - Quy trình khai thác đá xây dựng: Bước : Loại bỏ lớp đất đỏ phủ lên mỏ đa Khoan tạo lỗ mìn vỉa đá; Nạp thuốc mìn vào lỗ khoan, đấu nối mạng, nổ mìn phá đá vỉa thành đá hộc (Trường hợp đá hộc nổ phá có kích thước q lớn, tiếp tục phải nổ phá để có đá nhỏ hơn) Đây trình nguy hiểm muốn khoan lõ vỉa đá SVTH Nguyễn Hoàng Sơn Lớp QTDN 55B Chuyên đề tốt nghiệp GVHD Ts Lương Thu Hà người thợ khoan phải leo lên vỉa đá cao làm việc với độ rung lắc mạnh thời gian lâu, sơ suất nhỏ xảy tai nạn nguy hiểm Bước : Sau nổ mìn đá bị phá với lượng định, bị văng lung tung với kích cõ khác Lúc dùng máy với sức người bốc xúc đá xô bồ lên xe ô tô vận chuyển đổ vào dây chuyền nghiền sàng Bước 3: Sau đá với đủ kích cỡ đổ vào dây chuyền tiến hành xay nghiền sàng tách thành loại đá khác Công đoạn cần nhiều xác tỉ mỉ, phải điều chỉnh dây chuyền lưới sàng phù hợp cho loại đá Với loại đá nhỏ mi sàng, mi bụi, đá 0x4, đá 1x2 cần phải sàng lại lần Bước 4: Bước cuối bốc xúc lên ô tô theo loại riêng vận chuyển công trường mang bãi tập kết bảo quản Để đáp ứng quy trình trên, cơng ty liên tục cập nhật công nghệ để đảm bảo chất lượng sản phẩm theo tiêu chuẩn, đáp ứng nhu cầu khắt khe khách hàng Cơng ty có hệ thống thiết bị sản suất đồng lực thiết bị gồm xe vận chuyển từ 10 - 23 vận chuyển cung cấp sản phẩm đến tận chân cơng trình, máy xúc lật, máy đào…, lực lượng cán công nhân viên kỹ thuật có tay nghề cao đào tạo thường xuyên với hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 Đây chuyền máy móc theo cơng nghệ Hàn Quốc cho công suất 200T/h cho chất lượng sản phẩm tốt khối lượng lớn SVTH Nguyễn Hoàng Sơn Lớp QTDN 55B