DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU VIẾT TẮT PAGE Chuyên đề thực tập chuyên ngành DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU VIẾT TẮT CP Cổ phần CN Chi nhánh ĐVT Đơn vị tính GTGT Giá trị gia tăng TK Tài khoản XĐKQ Xác định kết quả KTT Kế[.]
DANH MỤC CÁC KÍ HIỆU VIẾT TẮT CP : Cổ phần CN : Chi nhánh ĐVT : Đơn vị tính GTGT : Giá trị gia tăng TK : Tài khoản XĐKQ : Xác định kết KTT : Kế toán trưởng TNDN : Thu nhập doanh nghiệp TSCĐ : Tài sản cố định QLKD : Quản lí kinh doanh Chuyên đề thực tập chuyên ngành LỜI NÓI ĐẦU Qua nhiều năm đổi ,dưới quản lý điều tiết vĩ mô nhà nước, kinh tế nước ta có bước chuyển biến rõ rệt Các đơn vị sản xuất kinh doanh thuộc thành phần kinh tế cạnh tranh bình đẳng trước phát luật phải thực vận động để tồn lên thực lực Với mục đích lợi nhuận, doanh nghiệp, việc tiêu thụ hàng hóa vấn đề tối quan trọng Sự quan tâm hàng đầu doanh nghiệp chế thị trường làm để sản phẩm hàng hố tiêu thụ thị trường thị trường chấp nhận đảm bảo thu hồi vốn, bù đắp chi phi phí bỏ ra, doanh nghiệp làm ăn có lãi Với doanh nghiệp thương mại đóng vai trị mạch máu kinh tế quốc dân, bỏn hàng vũ khí sắc bén để đạt hiệu Việc xác định xác doanh thu kết bán hàng kỳ cần thiêt doanh nghiệp Bởi thơng tin khơng có ý nghĩa doanh nghiệp mà ý nghĩa với quan quản lý cấp có liên quan Chính việc tổ chức hạch tốn kế tốn bán hàng có vai trị đặc biệt quan trọng.Để kế tốn tiêu thụ sản phẩm phát huy hết vai trò chức nó, doanh nghiệp cần phải biết tổ chức công tác cách hợp lý, khoa học thường xuyên hoàn thiện cho phù hợp với yêu cầu điều kiện doanh nghiệp Nhận thức tầm quan trọng hoạt động quản lý tiêu thụ doanh nghiệp Trong trình thực tập nghiên cứu hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty cổ phần Việt Kim chi nhánh Hà Nội,em nhận thấy vấn đề quản lý tiêu thụ vấn đề tồn thể cơng ty quan tâm đến Vì em chọn chuyên đề : “Hồn thiện kế tốn bán hàng Công ty TNHH thành viên cung ứng vật tư thiết bị y tế văn phòng Thăng Long ” Với mục đích khảo sát thực trạng cơng tác quản lý tiêu thụ sản phẩm hàng hố Cơng ty Trên sở phân tích thực trạng , em rút tồn khó khăn Cơng ty để từ đưa số kiến nghị phía doanh nghiệp phía Nhà nước nhằm đẩy mạnh công tác quản lý tiêu thụ sản phẩm hàng hố Cơng ty, góp phần nâng cao hiệu Chuyên đề thực tập chuyên ngành hoạt động kinh doanh Công ty.Nội dung chuyên đề phần mở đầu phần kết luận chia thành phần sau: CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA CƠNG TY CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG KẾ TỐN BÁN HÀNG TẠI Công ty TNHH thành viên cung ứng vật tư thiết bị y tế văn phòng Thăng Long CHƯƠNG 3: HỒN THIỆN KẾ TỐN BÁN HÀNG Cơng ty TNHH thành viên cung ứng vật tư thiết bị y tế văn phịng Thăng Long Qua q trình thực tập Công ty TNHH thành viên cung ứng vật tư thiết bị y tế văn phòng Thăng Long, với hướng dẫn nhiệt tình Ths Trương Thúy Vinh – Khoa Kế Toán –Đai học Điện Lực anh chị kế toán viên phịng kế tốn Cơng ty TNHH thành viên cung ứng vật tư thiết bị y tế văn phịng Thăng Long ,đã giúp em hồn thiện chun đề Em xin chân thành cảm ơn! Chuyên đề thực tập chuyên ngành CHƯƠNG 1: ĐẶC ĐIỂM VÀ TỔ CHỨC QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG BÁN HÀNG CỦA Công ty TNHH thành viên cung ứng vật tư thiết bị y tế văn phòng Thăng Long 1.1 Đặc điểm hoạt động bán hàng Công ty TNHH thành viên cung ứng vật tư thiết bị y tế văn phòng Thăng Long 1.1.1.Danh mục sản phẩm ,dịch vụ Công ty TNHH thành viên cung ứng vật tư thiết bị y tế văn phòng Thăng Long Ngày 17/11/2000 cơng ty cổ phần Việt Kim thức khai trương chi nhánh Hà Nội - Địa chỉ: Số 65 Trần Nhân Tông - Quận Hai Bà Trưng - Thành Phố Hà Nội - Số điện thoại: (04)9433706 - Số Fax : (04)99433707 - Mã số thuế : 0301450108-001 Ngày 20/10/2004 Chi nhánh Hà Nội chuyển địa 55C - Ngõ 228 - Phố Lê Trọng Tấn - Quận Hoàng Mai - Thành Phố Hà Nội Ngày 01/01/2010 chi nhánh Hà Nội chuyển tầng 12 tòa nhà số phố Đào Duy Anh, Phương Mai, Hà Nội Tuy quãng thời gian phát triển chưa phải lâu song năm qua công ty vào hoạt động cách ổn định kết mà công ty đạt ngày khả quan Là chi nhánh cơng ty mẹ Thăng Long, hàng hóa mà công ty kinh doanh chuyển từ công ty mẹ Sài Gòn để tiêu thụ Mặt hàng công ty kinh doanh sản phẩm máy điều hịa nhiệt độ nhãn hiệu DaiKin * Hiện cơng ty kinh doanh nhiều chủng loại máy điều hịa,trong có loại sản phẩm sau: + Sản phẩm loại mảnh: - Gồm Máy điều hòa Model FT25,FT35,FT50,FT60 + Sản phẩm loại nhiều mảnh: - Máy điều hòa Super Multi Split + Sản phẩm loại packaged: Chuyên đề thực tập chuyên ngành - Máy điều hòa trung tâm giải nhiệt gió - UAT(Y) series - Máy điều hòa trung tâm giải nhiệt nước – UC(P) J sẻries - …… + Sản phẩm loại Chiller: - Máy điều hòa trung tâm giải nhiệt nước –Chiller UWA-UWY series - Máy điều hòa trung tâm giải nhiệt nước – Chiller UWJ-UWF series - …… + Sản phẩm loại VRT: - Máy điều hòa VRT System - Máy điều hòa VRT System - Máy điều hịa Wall Mount B Series - …… * Ngồi ra,Công ty hoat động dịch vụ kèm như: - Tư vấn, thiết kế hệ thống thơng khí,thơng gió - Cung cấp thiết bi, phụ tùng thương hiệu DAIKIN - Bảo trì, lắp đặt, sửa chữa máy điều hịa 1.1.2.Thị trường Cơng ty TNHH thành viên cung ứng vật tư thiết bị y tế văn phòng Thăng Long Tiêu thụ sản phẩm nhiệm vụ quan trọng, định đến tồn tại, phát triển hay suy vong doanh nghiệp.Những doanh nghiệp có hiệu sản xuất kinh doanh tốt phải doanh nghiệp tiêu thụ sản phẩm tốt có thị trường tốt,nhất giai đoạn tất doanh nghiệp hoạt động theo quy luật chế thị trường biện pháp sách để tiêu thụ sản phẩm doanh nghiệp phức tạp cần cụ thể tăng cường thường xuyên Sản phẩm máy điều hịa Cơng ty hàng hóa phục vụ nhu cầu làm mát người,cho nên việc tiêu thụ máy điều hoà chịu ảnh hưởng theo mùa, thường gia tăng mua bán thời tiết nóng lên vào mùa hè,chính mà doanh thu Cơng ty tháng hè cao.Hiện Công ty chọn Hà Nội thị trường mục tiêu, ngồi Cơng ty cịn cung cấp cho nhiều Cơng ty, đại lý khác Chuyên đề thực tập chuyên ngành tỉnh thành như: Nam Định, Hà Tây, Bắc Ninh, Bắc Giang, Quảng Ninh, Hưng Yên, Lạng Sơn, Thanh Hoá, Vinh, … Trong năm qua, với uy tín chất lượng sản phẩm, Công ty TNHH thành viên cung ứng vật tư thiết bị y tế văn phịng Thăng Long tạo lập trì mối quan hệ tốt khách hàng có tên tuổi nước Vinaconex,Viettel… điều khẳng định động công ty môi trường cạnh tranh gay gắt thành phần kinh tế Để đáp ứng yêu cầu khách hàng mở rộng thị trường tiêu thụ sản phẩm, công ty không ngừng nhập nhiều mẫu mã từ Công ty mẹ, đa dạng hoá chủng loại sản phẩm, đầu tư vào khoa học công nghệ đại nhằm tăng chất lượng dịch vụ khách hàng Thực chủ trương đó, cơng ty đầu tư, mua sắm máy móc thiết bị phục vụ kinh doanh tốt nhằm tạo ấn tượng tốt người tiêu dung toàn miền Bắc vùng đồng 1.1.3.Phương thức bán hàng Công ty TNHH thành viên cung ứng vật tư thiết bị y tế văn phịng Thăng Long Cơng ty TNHH thành viên cung ứng vật tư thiết bị y tế văn phịng Thăng Long với chức ln chuyển hàng hoá, phục vụ nhu cầu tiêu dùng tất tổ chức cá nhân, Cơng ty coi trọng phương thức bán hàng đến tay người tiêu dùng với thủ tục chi phí hợp lý Hiện Cơng ty có phương thức bán hàng sau: * Bán cho khách hàng lẻ Là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng cho tổ chức kinh tế, đơn vị kinh tế tập thể mua hàng mang tính chất tiêu dùng nội Khi giao hàng cung cấp dịch vụ cho người mua, doanh nghiệp nhận tiền có quyền thu tiền người mua, giá trị hàng hố thực q trình bán hàng hồn thành * Bán hàng hình thức cung cấp đầu vào cho nhà thầu triển khai dự án Cụ thể phòng kinh doanh chịu trách nhiệm tìm kiếm nhà thầu dự án lắp đặt máy điều hịa cho cơng trình,tiếp cận ký kết hợp đồng kinh tế cung cấp Chuyên đề thực tập chuyên ngành đầu vào lơ máy điều hịa cho họ.Đây hình thức bán hàng chủ yếu chiếm tỉ trọng doanh thu lớn Công ty * Bán qua đại lý Chính sách chung bán hàng đại lý Công ty cụ thể qua chủ trương sau: - Tạo dựng mối quan hệ đối tác dài hạn sở cam kết hợp tác chia sẻ mục tiêu - Hợp tác cở sở lợi ích bên - Thường xuyên chia sẻ thơng tin hỗ trợ kịp thời - Chính sách hỗ trợ cơng hợp lý tồn kênh phân phối - Cam kết bảo vệ tối đa cho Quý đại lý trước biến động thị trường cạnh tranh Công ty TNHH thành viên cung ứng vật tư thiết bị y tế văn phịng Thăng Long có mạng lưới đại lý khắp Miền Bắc Trường hợp Công ty không cần tư vấn mà bán theo yêu cầu bên đại lý.Các đại lý nhận số lượng hàng Công ty theo mức cam kết bán tháng đại lý.Cuối tháng vào mức cam kết bán số lượng máy điều hòa số lường máy điều hòa bán được,đại lý hưởng triêt khấu tính theo doanh số bán 1.2.Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng Công ty TNHH thành viên cung ứng vật tư thiết bị y tế văn phòng Thăng Long 1.2.1.Tổ chức quản lý hoạt động bán hàng Công ty TNHH thành viên cung ứng vật tư thiết bị y tế văn phòng Thăng Long Qua thời gian thực tập, em tìm hiểu quy trình bán hàng hóa Cơng ty Bán hàng nghiệp vụ Cơng ty tất phòng ban tham gia vào trình bán hàng Hiện nhân Cơng ty gồm 55 người tổ chức phân công cụ thể cho phận sau: + Giám đốc: Chịu trách nhiệm đạo chung toàn hoạt động kinh doanh công ty, cụ thể là: Chuyên đề thực tập chuyên ngành - Giám đốc công ty chịu trách nhiệm lãnh đạo chung toàn bộ máy quản lí hoạt động kinh doanh,nhằm bảo đảm kinh doanh có hiệu - Quyết định phương hướng kinh doanh, chiến lược phát triển mơ hình bán hàng, định việc đầu tư, mua sắm TSCĐ, nhằm phục vụ cho hoạt động bán hàng - Ký kết hợp đồng kinh tế, hợp đồng lao động + Phòng kinh doanh: - Phòng kinh doanh phải lên kế hoạch kinh doanh cho giai đoạn, tiếp cận thị trường, thực giao dịch thương mại tổng hợp,xác định kế hoạch tìm kiếm khách hàng,các nhà thầu,đại lý hợp đồng kinh tế cho Công ty - Phòng kinh doanh chịu trách nhiệm tiếp nhận yêu cầu, đơn đặt hàng khách hàng fax, e-mail, điện thoại Trường hợp khách hàng yêu cầu miệng, phận kinh doanh có trách nhiệm ghi lại tồn yêu cầu khách hàng Việc ghi chép tương đương với đặt hàng văn khách hàng - Sắp xếp, lên kế hoạch lựa chọn cách thức quảng cáo, tiếp thị nhằm đưa mặt hàng công ty đến với đối tượng khách hàng - Bên cạnh phịng kinh doanh có kế hoạch dự trữ cần thiết mặt hàng, kế hoạch tiêu thụ cho địa bàn với mức giá thích hợp + Phịng kế tốn Trên sở phịng kinh doanh ký kết hợp đồng kinh tế, phận kế toán có nhiệm vụ lập hóa đơn GTGT kèm theo phiếu xuất hàng hóa để gửi cho thủ kho xuất hàng hóa.Ngồi phận kế tốn cịn có nhiệm vụ khác như: - Thực việc ghi chép, phản ánh nghiệp vụ phát sinh vào tài khoản liên quan - Theo dõi, ghi chép tình hình biến động vật tư, tiền vốn công ty - Thực việc kiểm tra, giám sát, đôn đốc việc thực tiêu, kế hoạch công ty đề ra, giám sát việc chấp hành sách, chế độ, thể lệ kế tốn - Tính tốn, tập hợp chi phí, tính giá vốn hàng bán, doanh thu, lợi nhuận, thuế + Phòng thiết kế: Được phân chia thành phận nhỏ phận thiết kế phận thi công giám sát Chuyên đề thực tập chuyên ngành * Bộ phận thiết kế Khi có khách hàng,bộ phận thiết kế thực nhiệm vụ vào điều kiện kiến trúc nhà cửa,sẽ tư vấn cho khách hàng hay cơng trình dự án cách lắp đặt máy điều hịa, tư vấn cơng suất máy điều hòa cho hợp lý.Tùy vào nhu cầu khách hàng, phận thiết kế tư vấn cho khách hàng trước sau khách hàng ký kết hợp đồng mua bán hàng hóa với Cơng ty * Bộ phận thi cơng, giám sát - Sau có thiết kế lắp đặt phận thiết kế,bộ phận thi cơng,giám sát có nhiệm vụ thi cơng lắp đặt sản phẩm hàng hóa theo vẽ - Trong trường hợp cung cấp máy điều hòa cho nhà thầu dự án,bộ phận thi cơng có nhiệm vụ giám sát cơng trình thi cơng đơn vị nhà thầu lắp đặt.Đảm bảo đơn vị thầu thi công lắp đặt theo sơ đồ yêu cầu phận thiết kế,để tránh xảy trường hợp công suất lắp đặt khơng phù hợp với u cầu đề ra,có thể gây hỏng hóc thiết bị,gây khó khăn cho cơng tác bảo hành sau + Phòng dịch vụ Được phân chia thành phận nhỏ để phục vụ mục đích kinh doanh thuận tiện phận nghiệp vụ, phận bảo hành phận kho * Bộ phận nghiệp vụ Thực hoạt động sau ký kết hợp đồng kinh tế sau: - Chuẩn bị chứng từ chất lượng hàng hóa như: giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (Certificate of Oirgin-C/O), giấy chứng nhận chất lượng sản phẩm (Certificate of quality).Với dự án cung cấp máy điều hòa cho nhà nước phận nghiệp vụ chuẩn bị thêm chứng từ giám định sản phẩm - Phịng nghiệp vụ thơng báo cho khách hàng tiến độ giao hàng thoả thuận hợp đồng Tel, Fax, Email cho khách hàng biết để có kế hoạch nhận hàng - Bố trí phương tiện vận chuyển theo yêu cầu khách hàng,hẹn thời gian giao nhận lắp đặt hàng hóa cho khách hàng Có thể xảy trường hợp xuất hàng kho xuất hàng đến địa điểm lắp đặt nhà thầu đại lý Trường hợp giao hàng kho Công ty: Chuyên đề thực tập chuyên ngành Phòng nghiệp vụ chuẩn bị xe chở hàng theo thời gian, địa điểm nhận hàng kho Công ty Giám sát, kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại theo hợp đồng trước bốc hãng lên xe người mua Làm biên bàn giao có chữ ký người mua, bảo vệ nhân viên phận nghiệp vụ Trường hợp giao hàng chân cơng trình đại lý: Phịng nghiệp vụ trực tiếp liên hệ thuê xe chở hàng trước ngày để đảm bảo tiến độ giao hàng theo đơn đặt hàng Đồng thời phải thông báo cho bên mua ( văn bản, Fax, Tel ) nhận hàng Giám sát, kiểm tra số lượng, chất lượng, chủng loại theo phiếu hợp đồng trước bốc hãng lên xe Nhân viên phận nghiệp vụ trực tiếp nhận phiếu xuất kho từ thủ kho, áp tải hàng đến nơi yêu cầu bên mua.Sau dỡ hàng, làm Biên bàn giao kèm phiếu xuất kho yêu cầu người mua ký nhận Chuyển lại toàn gốc cho phịng kế tốn làm sở xuất hoá đơn để toán Trường hợp theo yêu cầu từ phía người mua khơng xuất hố đơn theo đợt giao hàng mà xuất gộp Nhân viên bán hàng phải làm Biên đối chiếu tổng hợp, kết hợp với phiếu xuất kho gửi Phịng kế tốn làm sở xuất hoá đơn - Căn điều khoản toán ghi hợp đồng, phận nghiệp vụ có trách nhiệm đơn đốc khách hàng tốn - Bộ phận nghiệp vụ có trách nhiệm đơn đốc khách hàng toán.Thực việc lên kế hoạch thu tiền khách hàng hợp đồng kinh tế có quy định thời hạn trả tiền theo bước cụ thể.Ví dụ như:khi ký kết hợp đồng khách hàng trả trước 20% tổng số toán.Sau thời gian định kể từ ký kết hợp đồng,khách hàng phải trả thêm 50% số tiền hợp đồng kết thúc,máy móc lắp đặt ổn định tốn nốt 30% số tiền cịn lại.Như sau thời hạn,bộ phận nghiệp vụ có trách nhiệm thu tiền hàng theo kế hoạch - Bộ phận nghiệp vụ có trách nhiệm kiểm tra tài khoản từ ngân hàng, uỷ nhiệm chi giấy tờ liên quan để xác thực người mua thực đầy đủ