TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ –LƯU TRỮ TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN TÊN ĐỀ TÀI ĐẦU TƯ CƠ SỞ VẬT CHẤT THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG MẦM NON PHƯỜNG 9, QUẬN 11, THÀNH PHỐ HỒ CH[.]
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA VĂN THƯ –LƯU TRỮ TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN TÊN ĐỀ TÀI : ĐẦU TƯ CƠ SỞ VẬT CHẤT THỰC HIỆN CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ TẠI TRƯỜNG MẦM NON PHƯỜNG 9, QUẬN 11, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH Học phần : Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Họ tên SV: Mã SV : Lớp : Hà nội, Năm 2022 DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 2.1 : Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư……….….10 MỤC LỤC DANH MỤC BẢNG BIỂU MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1.Lý lựa chọn đề tài Mục đích nghiên cứu đề tài 3.Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu 5.Phạm vi nghiên cứu 6.Phương pháp nghiên cứu 7.Cấu trúc tiểu luận Chương 1: CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CƠ SỞ VẬT CHẤT PHỤC VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái quát công tác văn thư .3 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2 Khái niệm văn .3 1.1.3 Khái niệm văn đến .4 1.1.4 Quản lý văn 1.1.5 Giải văn .4 1.1.6 Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ, danh mục hồ sơ 1.1.7 Nội dung công tác văn thư 1.2 Khái quát sở vật phục vụ công tác văn thư Chương ĐẦU TƯ CƠ SỞ VẬT CHẤT PHỤC VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG MẦM NON PHƯỜNG 9, QUẬN 11, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1 Khái quát Trường Mầm non Phường 9, Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh .7 2.1.1 Khái quát nhà trường .7 2.1.2.Cơ cấu tổ chức 2.1.3 Nhiệm vụ chức Nhà trường 2.2 Thực trạng đầu tư sở vật chất phục vụ công tác văn thư Nhà trường10 2.2.1.Thiết bị truyền thông: 11 2.2.2 Thiết bị chụp, in ấn, hủy tài liệu: .11 2.2.3 Các trang thiết bị khác 12 2.3 Đánh giá .14 2.3.1.Ưu điểm : 14 2.3.2.Hạn chế: 14 2.3.3.Nguyên nhân hạn chế 15 Chương 16 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG MẦM NON PHƯỜNG 9, QUẬN 11 .16 3.1 Giải pháp quản lý trang thiết bị, sở vật chất phục vụ công tác văn thư Nhà trường 16 3.2 Ban hành nội quy, quy định kiểm tra, bảo dưỡng sở vật chất, trang thiết bị , thay bổ sung theo quy định 16 3.3 Ứng dụng phần mềm vào làm văn thư 17 3.4 Bồi dưỡng, nâng cao trình độ chun mơn cán văn thư 18 3.4 Đầu tư kinh phí cho sở vật chất phục vụ cơng tác văn thư 18 3.5 Mua thêm tủ đựng hồ sơ cho văn phòng văn thư 18 KẾT LUẬN 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO 21 MỞ ĐẦU 1.Lý lựa chọn đề tài Ngày ,cùng với phát triển khoa học công nghệ ,mỗi lĩnh vực đại hóa ,nền hành nhà nước có phát triển phù hợp Với vai trò quan trọng công tác Văn thư –lưu trữ lĩnh vực quản lý hành Đảng Nhà nước ta ln quan tâm, có chủ trương sách ngày đại công tác nhằm phục vụ tốt cho hoạt động quản lý nhà nước quan Vì vậy, vấn đề đầu tư sở vật chất, trang thiết bị cho công tác văn thư – lưu trữ ngày quan tâm vấn đề cần thiết Trường Mầm non Phường 9, quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh quan hoạt động lĩnh vực giáo dục mầm non Công tác nghiệp vụ văn thư hồ sơ cần đảm bảo cho hoạt động khai thác sử dụng sau này.Từ kiến thức học học phần tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ trường Đại Học Nội Vụ Hà Nội Tơi tiến hành tìm hiểu : “ Đầu tư sở vật chất phục vụ công tác văn thư Trường Mầm non Phường 9, Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh” để làm đề tài cho tiểu luận Mục đích nghiên cứu đề tài Đề tài nghiên cứu thực trạng đầu tư sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư Trường Mầm non Phường 9, Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh từ đưa kiến nghị hoàn thiện 3.Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu đề tài trước tiên nghiên cứu sở lý luận chung vấn đề cần nghiên cứu Nghiên cứu thực trạng đầu tư sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư Trường Mầm non Phường 9, Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh từ đưa kiến nghị hồn thiện Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài : sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư 5.Phạm vi nghiên cứu Đề tài thực nghiên cứu đầu tư sở vật chất phục vụ công tác văn thư Trường Mầm non Phường 9, Quận 11, Tp Hồ Chí Minh 6.Phương pháp nghiên cứu +Phương pháp nghiên cứu tài liệu tham khảo, từ tài liệu tham khảo đưa sở lý luận xây dựng quy trình quản lý, giải văn đến cho đề tài +Phương pháp phân tích, tổng hợp để đưa kết luận, hướng dẫn xác phù hợp 7.Cấu trúc tiểu luận Đề tài nghiên cứu phần mở đầu, kết luận, mục lục, tài liệu tham khảo cịn phần nội dung gồm có chương sau : Chương 1:Cơ sở lý luận công tác văn thư sở vật chất phục vụ công tác văn thư Chương 2: Thực trạng đầu tư sở vật chất phục vụ công tác văn thư Trường mầm non Phường 9, Quận 11 Chương 3: Giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động văn thư Trường Mầm non Phường 9, Quận 11 Chương 1: CỞ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ CƠ SỞ VẬT CHẤT PHỤC VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Khái quát công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm cơng tác văn thư Theo giáo trình Lý luận phương pháp công tác văn thư - PGS Vương Đình Quyền đưa khái niệm cơng tác văn thư sau: “Công tác văn thư khái niệm dùng để tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm bảo đảm thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức”.[1] 1.1.2 Khái niệm văn Hiện có nhiều quan điểm khác văn Theo giáo trình “Văn học Lưu trữ học đại cương” – NXB Giáo dục ấn hành năm 1996, khái niệm văn hiểu theo hai nghĩa sau: Hiểu theo nghĩa rộng: Văn vật mang tin ghi ký hiệu ngôn ngữ Hiểu theo nghĩa hẹp: Văn khái niệm dùng để cơng văn, giấy tờ hình thành hoạt động quan, đoàn thể xí nghiệp Có nhiều cách hiểu khác văn Song, chung lại có đặc điểm sau: - Đều vật mang tin ghi lại ký hiệu ngôn ngữ - Đều công văn, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức - Được dùng để ghi chép truyền đạt thông tin 1.1.3 Khái niệm văn đến “Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng, văn mật) đơn, thư gửi đến quan, tổ chức.”[2] (Theo điều Thông tư 07/2012/TT-BNV) 1.1.4 Quản lý văn Văn tài sản, phương tiện hoạt động đặc biệt quan, tổ chức nên phải quản lý chặt chẽ Quản lý văn việc áp dụng biện pháp khoa học, nghiệp vụ để nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an tồn văn hình thành hoạt động hàng ngày quan, tổ chức; lưu giữ văn phục vụ cho nhu cầu khai thác sử dụng 1.1.5 Giải văn Trong trình thực chức năng, nhiệm vụ, quan, tổ chức cần phải giải văn nhanh chóng, kịp thời, pháp luật nhằm đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, nâng cao suất, hiệu giữ uy tín quan Giải văn khái niệm dùng để việc nghiên cứu, đề xuất chủ trương, biện pháp văn nhằm xử lý thực vấn đề, việc đề cập văn mà quan nhận 1.1.6 Khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ, danh mục hồ sơ Theo PGS Vương Đình Quyền: “Hồ sơ tập văn bản, tài liệu có liên quan với vấn đề, việc hay đối tượng cụ thể hình thành trình giải vấn đề, việc kết hợp lại có đặc điểm giống hình thức tên loại văn bản, tác gia, thời gian ban hành”.[3] “Lập hồ sơ tập hợp văn hình thành q trình giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân theo vấn đề, việc theo đặc điểm khác văn bản, đồng thời xếp biên mục chúng theo phương pháp khoa học.” Theo Điều Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ giải thích từ ngữ: “Danh mục hồ sơ kế hệ thống hồ sơ dự kiến hình thành trình hoạt động quan, tổ chức năm kèm theo ký hiệu, đơn vị lập thời hạn bảo quản hồ sơ.” [3] Danh mục hồ sơ dùng để hướng dẫn việc lập hồ sơ hành, giúp quan, đơn vị lập hồ sơ chủ động, xác, quản lý công văn giấy tờ chặt chẽ, tạo thuận lợi cho việc giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Ngồi danh mục hồ sơ cịn công cụ hướng dẫn xác định giá trị nộp lưu tài liệu 1.1.7 Nội dung công tác văn thư - Đánh máy soạn thảo văn ; -Tiếp nhận giải văn đến; -Tổ chức giải quản lý văn đi; Chương ĐẦU TƯ CƠ SỞ VẬT CHẤT PHỤC VỤ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG MẦM NON PHƯỜNG 9, QUẬN 11, THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH 2.1 Khái quát Trường Mầm non Phường 9, Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh 2.1.1 Khái quát nhà trường Trường Mầm non Phường 9, Quận 11, Thành Phố Hồ Chí Minh có mã số thuế 0306401584, ơng/bà Lê Thanh Hà làm đại diện pháp luật, cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh ngày 27/12/2008 Địa : 181/31/7 Bình Thới Phường 9, Quận 11, Thành phố Hồ Chí Minh Điện thoại : 028.39633840 Trường thành lập cách 21 năm Hiện trường có phịng học cho lớp học với 150 học sinh Khu hành chính, khu phục vụ học tập, nhà để xe giáo viên, nhà ăn cho học sinh bán trú, phòng họp, nhà đa năng, hệ thống thoát nước sân trường đầu tư xây dựng đảm bảo Các hạng mục tường rào, cổng ngõ, phòng thường trực, nhà vệ sinh học sinh, lối bê tông; bồn hoa; bóng mát, hệ thống nước đầu tư xây dựng Các lớp học trang bị ti vi 42 in máy vi tính, tất kết nối mạng internet Các phương tiện làm việc văn phòng trang bị đầy đủ Bàn ghế chỗ ngồi, giường ngủ, kệ góc để đồ dùng, đồ chơi, rèm cửa che nắng cho phòng học đầu tư mức Chi đoàn nhà trường nhiều năm liền cơng nhận chi đồn xuất sắc Cơng đồn nhà trường ln đạt danh hiệu Vững mạnh xuất sắc Tập thể trường đạt Tập thể Lao động xuất sắc, UBND huyện tặng giấy khen; đạt Cơ quan văn hóa tiêu biểu giai đoạn 2016-2021.Chi lãnh đạo nhà trường thực hiệu việc quản lí, tổ chức dạy học đánh giá kết học tập học sinh theo chuẩn kiến thức, kĩ năng; điều chỉnh nội dung dạy học đánh giá, xếp loại phù hợp đặc điểm tâm sinh lý học sinh tiểu học; tổ chức thực đổi phương pháp dạy học cách cụ thể, thiết thực, hiệu Lãnh đạo nhà trường tập trung kiểm tra có hiệu cơng tác hành chính, tài chính, chun môn; tăng cường công tác kiểm tra nội Thực công tác bán trú cho học sinh bảo đảm chất lượng dạy học ngày 2.1.2.Cơ cấu tổ chức Hiệu trưởng Nhà trường : Trương Thị Thanh Duyên ; Trình độ Đại Học có nhiều năm cơng tác ngành giáo dục sư phạm Mầm non Phó hiệu trưởng : Mai Thị Trà My; Hồ Thị Phương Loan Kế toán : Nguyễn Thị Thúy Hằng Văn thư : Nguyễn Ngọc Thanh Hương Thủ quỹ : Đỗ Thị Kim Liên Nhân viên phục vụ : Nguyễn Thị Kim Phụng; Nguyễn Thị Thu Thủy Nhân viên bảo vệ: Trương Tô Hà; Nguyễn Thắng Đông Giang Cấp dưỡng : Huỳnh Thị Bích Ngọc 2.1.3 Nhiệm vụ chức Nhà trường Nhiệm vụ: + Tổ chức thực việc ni dưỡng, chăm sóc, giáo dục trẻ em từ ba tháng tuổi đến sáu tuổi theo chương trình giáo dục mầm non Bộ trưởng Bộ Giáo dục Đào tạo ban hành +Huy động trẻ em lứa tuổi mầm non đến trường; Tổ chức giáo dục hoà nhập cho trẻ em có hồn cảnh khó khăn, trẻ em khuyết tật + Quản lý cán bộ, giáo viên, nhân viên để thực nhiệm vụ ni dưỡng, chăm sóc giáo dục trẻ em +Huy động, quản lý, sử dụng nguồn lực theo quy định pháp luật + Xây dựng sở vật chất theo yêu cầu chuẩn hoá, đại hoá theo yêu cầu tối thiểu vùng đặc biệt khó khăn +Phối hợp với gia đình trẻ em, tổ chức cá nhân để thực hoạt động ni dưỡng, chăm sóc giáo dục trẻ em +Tổ chức cho cán quản lý, giáo viên, nhân viên trẻ em tham gia hoạt động xã hội cộng đồng +Thực kiểm định chất lượng ni dưỡng, chăm sóc giáo dục trẻ em theo quy định +Thực nhiệm vụ quyền hạn khác theo quy định pháp luật Chức : Giáo dục mầm non cấp học hệ thống giáo dục quốc dân, đặt móng cho phát triển tồn diện người Việt Nam, thực việc ni dưỡng, chăm sóc, giáo dục trẻ em từ 03 tháng tuổi đến 06 tuổi Trường mầm non sở giáo dục mầm non hệ thống giáo dục quốc dân, có tư cách pháp nhân, có tài khoản dấu riêng Trường mầm non Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp huyện định thành lập, Ủy ban nhân dân cấp huyện quản lý 2.2 Thực trạng đầu tư sở vật chất phục vụ công tác văn thư Nhà trường Ngày nay, với phát triển nhanh chóng cách mạng khoa học công nghệ tạo nhiều thay đổi quản lý hành quản lý văn thư quan tổ chức nước Để áp ứng với yêu cầu đòi hỏi tổ chức, quan cần trang bị đầy đủ sở vật chất, trang thiết bị để phục vụ cho công tác văn thư lưu trữ quan Trường Mầm non Phường có ứng dụng cơng nghệ thơng tin, đầu tư sở vật chất trình hoạt động quản lý văn thư trường cụ thể sau: Bộ phận văn thư Nhà trường bố trí 01 phòng làm việc chung cho nhà trường cô Nguyễn Ngọc Thanh Hương phụ trách Nhà trường trang bị trang thiết bị , sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư sau: Bảng 2.1 : Trang thiết bị phục vụ công tác văn thư STT Tên thiết bị Đơn vị tính Số lượng Tình trạng sử dụng Máy vi tính kết Chiếc nối internet 02 01 sử dụng tốt, 01 bị hỏng Máy in Chiếc 01 Hoạt động tốt Máy photocoppy Chiếc 01 Hoạt động tốt Máy Fax Chiếc 01 Hoạt động tốt, cũ Máy scan Chiếc 01 Hoạt động tốt Điện thoại bàn Chiếc 01 Hoạt động tốt Máy hủy tài liệu Chiếc (Nguồn số liệu báo cáo từ Nhà trường tính đến hết năm 2021) 10 2.2.1.Thiết bị truyền thông: + Điện thoại bàn : Dùng để liên hệ giao dịch trực tiếp với người nghe Ngày có nhiều loại điện thoại khác như: điện thoại để bàn, điện thoại cầm tay (điện thoại di động) Đây thiết bị dùng để giúp cho hoạt động giao tiếp thuận lợi, thiết bị dùng phổ biến cơng sở, văn phịng Vì vậy, địi hỏi người làm cơng tác văn phịng nói riêng cán bộ, cơng chức, viên chức nói chung phải rèn luyện kỹ giao tiếp qua điện thoại +Máy fax :Dùng để liên hệ giao dịch trực tiếp với người nghe Ngày có nhiều loại điện thoại khác như: điện thoại để bàn, điện thoại cầm tay (điện thoại di động) Đây thiết bị dùng để giúp cho hoạt động giao tiếp thuận lợi, thiết bị dùng phổ biến cơng sở, văn phịng Vì vậy, địi hỏi người làm cơng tác văn phịng nói riêng cán bộ, cơng chức, viên chức nói chung phải rèn luyện kỹ giao tiếp qua điện thoại +Máy tính kết nối mạng : Được thiết lập có từ máy vi tính trở lên kết nối với để chia sẻ tài nguyên: máy in, máy fax, tệp tin, liệu…Tùy thuộc vào nhu cầu sử dụng mức độ đại hóa văn phịng ngành, lĩnh vực, địa phương, quan mà sử dụng mạng máy tính nối mạng diện rộng (WAN) mạng nội (LAN) để phục vụ nhu cầu chia sẻ, khai thác truyền nhận thông tin 2.2.2 Thiết bị chụp, in ấn, hủy tài liệu: Để có in, để nhân số lượng văn bản, tài liệu người ta sử dụng nhóm: 11 – Các phương tiện chụp nhân bản: Để truyền văn với nguyên mẫu (dấu, chữ ký, sơ đồ…) xa dùng máy Fax truyền qua mạng Máy in : Máy in dùng văn phòng bao gồm nhiều thể loại công nghệ khác Thông dụng chiếm phần nhiều giới máy in giấy sử dụng công nghệ laze Đa phần máy in sử dụng cho văn phịng nối với máy tính máy chủ dùng in chung Một phần khác máy in nối với thiết bị công nghiệp dùng để trang trí hoa văn sản phẩm, in nhãn mác chất liệu riêng Máy in sử dụng công nghệ laze (Tiếng Anh: laser) máy in dùng in giấy, hoạt động dựa nguyên tắc dùng tia laze để chiếu lên trống từ, trống từ quay qua ống mực (có tính chất từ) để mực hút vào trống, giấy chuyển động qua trống mực bám vào giấy, công đoạn cuối sấy khô mực để mực bám chặt vào giấy trước Máy in laze có tốc độ in thường cao loại máy in khác, chi phí cho in thường tương đối thấp.Máy in laze in đơn sắc (đen trắng) có màu sắc – Máy hủy tài liệu: Dùng để cắt tài liệu cần hủy thành dải nhỏ đến mức khôi phục lại nội dung nhằm mục đích bảo mật Hiện nhà trường khơng có máy hủy tài liệu 2.2.3 Các trang thiết bị khác Ngồi nhóm thiết bị truyền thơng, thiết bị sao, in, hủy tài liệu cịn có thiết bị đồ dùng văn phòng khác như: 12 – Máy qt hình ảnh hay cịn gọi máy scan (scanner) Đây thiết bị có khả số hóa hình ảnh, tài liệu, đưa vào máy tính để lưu xử lý chúng.Thiết bị dần trở nên thơng dụng cho người dùng máy tính cá nhân thông thường Cấu tạo máy Scan gồm ba phận chính: thấu kính nhạy quang, cấu đẩy giấy mạch logic điện tử – Máy chiếu đa (projector) Dùng kết hợp với máy vi tính, sử dụng phần mềm trình chiếu để tạo nhiều hiệu ứng sinh động, nhờ làm tăng sức thu hút buổi họp, hội nghị, hội thảo, thuyết trình Đây loại máy chiếu dùng nguồn sáng bên chiếu ánh sáng xuyên qua hình vi tính nhỏ qua hệ thống thấu kính để chiếu lên hình bên ngồi Nói cách đơn giản đóng vai trị hình vi tính to để người xem từ xa Ngồi phịng làm việc phận văn thư nhà trường trang bị sở vật chất sau: Bàn ghế làm việc cán văn thư bàn dài có vách ngăn nhằm đảm bảo an toàn trật tự Tủ đựng tài liệu thiết kế nhiều ngăn để bên bàn thuận tiện cho việc tìm kiếm văn bản, đựng dấu tiết kiệm khơng gian Đồ dùng văn phịng phẩm trang bị đầy đủ dập ghim, keo dán, giấy, bút Bên cạnh phịng làm việc trang bị đầy đủ đèn điện, máy điều hòa, đồng hồ đảm bảo không gian làm việc tốt 13 Các trang thiết bị sử dụng cách hiệu quả, năm Văn phịng ln kiểm tra, bảo trì máy móc, trang thiết bị góp phần đại hóa văn phịng Việc đảm bảo sở vật chất cho phòng làm việc phận văn thư đem lại hình ảnh văn minh đại cho quan góp phần vào thực tốt nhiệm vụ nhà trường đề 2.3 Đánh giá 2.3.1.Ưu điểm : Nhà trường trọng đầu tư sở vật chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư, sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư Trường Mầm non Phường khác đầy đủ ban lãnh đạo nhà trường quan tâm Cơ sở vật chất, trang thiết bị, đồ dùng công tác văn thư đáp ứng đầy đủ nhất, điều kiện làm việc ánh sáng, nhiệt độ, môi trường… trọng phù hợp đảm bảo cho hoạt động làm việc nhân viên Ứng dụng phần mềm quản lý văn đến đi, giúp tiết kiệm thời gian, chuyển giao văn hạn Thực kết nối mạng LAN mạng wifi toàn nhà trường giúp lãnh đạo cán nhân viên nhanh chóng nắm bắt thơng tin cách xác nhanh chóng 2.3.2.Hạn chế: Cơ sở vật chất, trang thiết bị, đồ dùng cho công tác văn thư Trường Mầm non Phường đầu tư đầy đủ đáp ứng yêu cầu hoạt động văn thư Tuy nhiên, tồn bất cập tình trạng trang thiết bị bị hỏng chưa kịp thời sửa chữa (01 máy tính bị hỏng) Cán văn thư cịn cơng tác kiêm nhiệm, chưa chun mơn hóa cơng việc Đồng thời việc lưu giữ hồ sơ Nhà trường nhiều bất cập xếp, lưu trữ hồ sơ phục vụ trình kiểm tra Hồ sơ cịn lộn xộn, chưa 14 có hộp xếp quy định, tủ hồ sơ có tình trạng q tải khiến hồ sơ cịn xếp bên ngồi làm mỹ quan văn phòng, đồng thời dễ gây hư hỏng, mát, thất lạc 2.3.3.Nguyên nhân hạn chế Nguyên nhân tồn hạn chế máy móc hoạt động lâu ngày không kiểm tra, sửa chữa kịp thời Việc tiến hành sửa chữa phải thông qua văn hành để báo hỏng, lập phiếu yêu cầu sửa chữa, duyệt tiến hành lấy báo giá đơn vị sửa chữa Vì vậy, việc tiến hành sửa chữa nhiều thời gian ảnh hưởng tới hoạt động công việc ngày Do cán văn thư ban lãnh đạo thiếu sâu sát hoạt động quản lý, bảo dưỡng sở vật chất Kinh phí đầu tư sở vật chất cho cơng tác văn thư cịn xem nhẹ, chưa trọng vào thay đổi, nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư 15