1-Công tác lập hồ sơ điện tử tại Trường Mầm non Q11-v2

MỤC LỤC DANH MỤC VIẾT TẮT iii DANH MỤC HÌNH iv PHẦN MỞ ĐẦU CHƯƠNG MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH VỀ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ, LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ 1.1 Một số vấn đề lý luận hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử 1.1.1 Các khái niệm có liên quan đến hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử 1.1.2 Các yêu cầu hồ sơ điện tử 1.1.3 Đặc điểm hồ sơ điện tử 1.2 Công tác lập hồ sơ điện tử 1.2.1 Ý nghĩa lập hồ sơ điện tử .10 1.2.2 Trách nhiệm lập hồ sơ điện tử 10 1.3 Các quy định hướng dẫn hành liên quan đến lập hồ sơ điện tử 12 1.3.1 Các quy định hành lập hồ sơ điện tử cấp có thẩm quyền 12 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI TRƯỜNG MẦM NON Q11 15 2.1 Giới thiệu Trường Mầm non Q11 .15 2.1.1 Tổ chức máy trường Mầm non: 15 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ trường Mầm non: 16 2.1.3 Sơ đồ cấu tổ chức trường Mầm non 16 2.2 Thực trạng công tác lập hồ sơ điện tử Trường Mầm non Q11 17 2.2.1 Quy trình lập hồ sơ cơng việc phần mềm QLVB&HSCV .17 2.2.2 Tình hình lập hồ sơ điện tử Trường Mầm non Q11 19 2.3 Nhận xét, đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ điện tử Trường Mầm non Q11 23 2.3.1 Ưu điểm .23 2.3.2 Hạn chế 23 2.3.3 Nguyên nhân hạn chế 24 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI TRƯỜNG MẦM NON Q11 26 3.1 Nâng cao việc xây dựng quy trình lập hồ sơ điện tử 26 3.1.1 Xây dựng quy trình lập hồ sơ điện tử 26 3.2 Nâng cao nhận thức tập huấn, hướng dẫn cán bộ, giáo viên 27 3.2.1 Nâng cao nhận thức cán bộ, giáo viên 27 3.2.2 Tổ chức tập huấn trực tiếp cho cán công nghệ thông tin, VTCQ, LTCQ, CCVC 28 3.2.3 Thường xuyên hỗ trợ hướng dẫn CCVC 28 3.3 Tổ chức kiểm tra, đánh giá kết thực lập hồ sơ điện tử .29 KẾT LUẬN 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 DANH MỤC VIẾT TẮT Chữ viết tắt Các từ, cụm từ, văn CSDL Cơ sở liệu CBCCVC Cán bộ, công chức, viên chức QLVB&HSCV Quản lý văn hồ sơ công việc VTCQ Văn thư nhà trường MNQ1 Trường Mầm non Q11 CNTT Công nghệ thông tin HTMNQ1 Hiệu trưởng Trường Mầm non Q11 DANH MỤC HÌNH Hình Cơ cấu tổ chức Trường Mầm non Q11 17 Hình 2 Cập nhật tạo hồ sơ công việc Phần mềm QLVB&HSCV Trường Mầm non Q11 18 Hình 3: Nhập thông tin hồ sơ văn bản; Chọn file đính kèm liên quan đến hồ sơ; Phân công cán lập hồ sơ công việc; Chọn “Ghi nhận” để cập nhật hồ sơ lên hệ thống (Trên Phần mềm QLVB&HSCV Trường Mầm non Q11) 19 Hình 4: Gắn văn với văn đến Phần mềm QLVB&HSCV Trường Mầm non Q11 20 Hình 5: Đính kèm dự thảo tài liệu kèm theo Giấy mời họp Phần mềm QLVB&HSCV Trường Mầm non Q11 21 Hình 6: Số hóa văn tồn tài liệu có liên quan Phần mềm QLVB&HSCV Trường Mầm non Q11 22 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Chúng ta sống thời đại với phát triển mạnh mẽ khoa học kỹ thuật đặc biệt ngành công nghệ thông tin Đây coi ngành cơng nghệ trí tuệ, tảng để phát triển tăng cường sức mạnh quốc gia, đóng vai trò quan trọng hoạt động đời sống xã hội Những ứng dụng CNTT hoạt động quản lý nhà trường dẫn đến hình thành gia tăng liệu điện tử, phổ biến tài liệu điện tử, văn điện tử Chúng ta phủ nhận mức độ phổ biến ngày tăng việc sử dụng tài liệu điện tử hoạt động quản lý quan, tổ chức giới nói chung Việt Nam nói riêng Trên thực tế, tài liệu điện tử với ưu điểm giúp rút ngắn thời gian, thu gọn khoảng cách, tiết kiệm chi phí tăng hiệu hoạt động quản lý, lý loại tài liệu sản sinh sử dụng ngày nhiều Tại Việt Nam, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tổ chức Hội nghị khoa học với chủ đề “Lưu trữ tài liệu điện tử” vào năm 1997 Hội nghị bước mở đầu cho lưu trữ Việt Nam việc thừa nhận khẳng định hình thành loại tài liệu mới, khởi đầu cho vấn đề liên quan đến tìm hiểu, nghiên cứu, ứng dụng tài liệu điện tử tất cấp, ngành Tại Trường Mầm non Q11 việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý nhà trường dẫn đến hình thành, gia tăng tài liệu điện tử, văn điện tử với số lượng lớn có giá trị Tuy nhiên, việc quản lý tài liệu điện tử lập hồ sơ điện tử quan nhiều điểm cần hoàn thiện Các văn điện tử, tài liệu điện tử hình thành hoạt động quan chưa đưa vào hồ sơ công việc Việc lập hồ sơ thực thơng qua đính kèm file văn theo vấn đề, công việc Để văn bản, tài liệu điện tử Trường Mầm non Q11 lập hồ sơ việc cơng tác lập hồ sơ điện tử việc cần làm Từ lý trên, em chọn đề tài: “Công tác lập hồ sơ điện tử Trường Mầm non Q11” làm đề tài tiểu luận Mục tiêu đề tài Thứ nhất, làm rõ cần thiết phải lập hồ sơ điện tử Trường Mầm non Q11; Thứ hai, nghiên cứu công tác lập hồ sơ điện tử Trường Mầm non Q11 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp phân tích, tổng hợp: tác giả sử dụng phương pháp để đánh giá thực trạng đưa đề xuất công tác lập hồ sơ điện tử Trường Mầm non Q11 - Phương pháp thống kê: tác giả sử dụng phương pháp để tổng hợp quy định hành Nhà nước liên quan đến lập hồ sơ điện tử - Phương pháp so sánh: Phương pháp tác giả sử dụng để tìm điểm khác biệt hồ sơ điện tử hồ sơ truyền thống, lập hồ sơ điện tử lập hồ sơ truyền thống Trên sở só sánh ý kiến, quan điểm khác vấn đề này, tác giả đưa nhận định khách quan, khoa học Đối tượng phạm vi nghiên cứu 4.1 Đối tượng nghiên cứu Trong đề tài này, tác giả nghiên cứu công tác lập hồ sơ điện tử để áp dụng Trường Mầm non Q11 4.2 Phạm vi nghiên cứu đề tài Trong khuôn khổ tiểu luận, tác giả tiến hành nghiên cứu vấn đề chung công tác lập hồ sơ điện tử từ năm 2018 đến năm 2020 Trường Mầm non Q11 Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, phần kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phần phụ lục, phần nội dung tiểu luận bao gồm 03 chương, cụ thể sau: Chương Một số vấn đề lý luận quy định hành hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử Chương Thực trạng công tác lập hồ sơ điện tử Trường Mầm non Q11 Chương Giải pháp nâng cao công tác lập hồ sơ điện tử Trường Mầm non Q11 1.1.1.1.1.1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VÀ QUY ĐỊNH HIỆN HÀNH VỀ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ, LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ 1.2 Một số vấn đề lý luận hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử 1.2.1 Các khái niệm có liên quan đến hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử 1.2.1.1 Tài liệu Hiện khái niệm tài liệu giải thích phổ biến Theo nghĩa thông thường, tài liệu hiểu thông tin ghi lại vật liệu định Tài liệu văn bản, phim, ảnh, băng hình, đĩa hình băng âm thanh, đĩa âm hay loại vật liệu mang tin khác Tại khoản 2, Điều Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 giải thích: “Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, vẽ thiết kế, đồ, cơng trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ cơng tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác” [3] 1.2.1.2 Tài liệu điện tử Cùng với phát triển công nghệ thông tin xuất tài liệu điện tử Có thể nói thuật ngữ “tài liệu điện tử” giải thích theo nhiều cách khác cơng trình, viết, văn Việt Nam nước Trong tài liệu hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử tiểu bang Minnesota (Mỹ) giải thích: “Tài liệu điện tử tài liệu tạo ra, gửi, truyền nhận lưu trữ phương tiện điện tử” [8] Trong “điện tử” thuật ngữ công nghệ sử dụng kỹ thuật số (digital) kỹ thuật tương tự (analog) khả tương tự (Theo điều 106 Bộ luật ESIGN điều luật UETA, Hoa Kỳ); “Phương tiện điện tử phương tiện hoạt động dựa công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn khơng dây, quang học, điện từ công nghệ tương tự” [Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11] Tại khoản 2, Điều Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 đề cập đến tài liệu điện tử “…Tài liệu bao gồm văn bản,… tài liệu điện tử ” [33] 1.2.1.3 Văn điện tử Hiện Việt Nam, có nhiều cách giải thích khác “văn điện tử” Tại khoản 8, Điều Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 Chính phủ giải thích: “Văn điện tử văn thể dạng thông điệp liệu” [5] Tại Khoản 1, Điều Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg, ngày 12/7/2018 Sở giáo dục TP Hồ Chí Minh giải thích: “Văn điện tử văn dạng thông điệp liệu, theo thể thức, định dạng quan nhà nước có thẩm quyền quy định, tạo lập số hóa từ văn giấy” [5] Dưới góc độ quản lý nhà trường, tương tự văn thông thường, “Văn điện tử quan, đơn vị” phân làm hai loại gồm: “Văn điện tử đến” tất loại văn bản, hồ sơ, đơn, thư gửi đến quan, đơn vị qua hệ thống liên thông [Công văn số 4089/VPSGD-TTĐT ngày 21/4/2017 Sở giáo dục TP Hồ Chí Minh] “Văn điện tử đi” tất loại văn bản, hồ sơ quan, đơn vị phát hành qua hệ thống liên thông [Công văn số 4089/VPSGD-TTĐT ngày 21/4/2017 Sở giáo dục TP Hồ Chí Minh] 1.2.1.4 Hồ sơ điện tử “Hồ sơ điện tử tập hợp tài liệu điện tử có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức, cá nhân” (Điều 2, khoản Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ) [9] Phân tích cách giải thích hồ sơ điện tử cho thấy, khái niệm hồ sơ điện tử, xét chất, không khác so với hồ sơ thông thường quy định Khoản 10, Điều –Luật Lưu trữ, khác hình thức tạo lập, trì, bảo quản, truy cập…Hồ sơ điện tử tập tài liệu giấy thông thường mà “một tập tài liệu điện tử” “tập hợp” lại với nhờ phương tiện điện tử Như vậy, hồ sơ điện tử tồn tại, sử dụng thông qua phương tiện điện tử 1.2.1.5 Lập hồ sơ lập hồ sơ tài liệu điện tử Khái niệm “Lập hồ sơ” giải thích thống mang tính quy phạm pháp luật khoản 10 khoản 11 Điều -Luật Lưu trữ 2011: “Lập hồ sơ : Lập hồ sơ việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định” [3] Khái niệm “Lập hồ sơ tài liệu điện tử” : “Lập hồ sơ điện tử việc áp dụng công nghệ thông tin nhằm liên kết tài liệu điện tử hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ điện tử” (Điều 2, khoản 2, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 Chính phủ) [9] “Lập hồ sơ điện tử ” trình áp dụng cơng nghệ thơng tin nhằm tập hợp (tích hợp), liên kết , xếp tài liệu điện tử với liệu đặc tả hay cịn gọi thơng tin liệu đầu vào tài liệu điện tử tương ứng hình thành trình theo dõi, giải công việc quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo danh mục hồ sơ sở nguyên tắc phương pháp quy định hệ thống quản lý văn điện tử hồ sơ điện tử Với cách giải thích lập hồ sơ điện tử, điều khác biệt lập hồ sơ điện tử so với lập hồ sơ thông thường áp dụng công nghệ thông tin khơng để tập hợp hay cịn gọi tích hợp tài liệu điện tử kèm theo liệu đặc tả chúng có liên quan đến vấn đề, việc, đối tượng cụ thể mà liên kết, xếp chúng theo mã hồ sơ định sẵn Danh mục hồ sơ để hợp thành hồ sơ điện tử Như vậy, việc lập hồ sơ điện tử thiết phải có Danh mục hồ sơ lập trình Phần mềm quản lý văn điều hành cơng việc, có chức lập hồ sơ Để lập danh mục hồ sơ, trước hết phải lập khung phân loại hồ sơ vai trò Phụ trách Hồ sơ cơng việc; TD: vai trị theo dõi Hồ sơ cơng việc) (bước 3,4,5,6 hình 02) Bước Chọn “Ghi nhận” để cập nhật hồ sơ lên hệ thống (bước hình Hình 3: Nhập thơng tin hồ sơ văn bản; Chọn file đính kèm liên quan đến hồ sơ; Phân công cán lập hồ sơ công việc; Chọn “Ghi nhận” để cập nhật hồ sơ lên hệ thống (Trên Phần mềm QLVB&HSCV Trường Mầm non Q11) 1.6.2 Tình hình lập hồ sơ điện tử Trường Mầm non Q11 Mặc dù xây dựng quy trình hướng dẫn lập hồ sơ cơng việc phần mềm QLVB&HSCV, nhiên thực tế Trường Mầm non Q11 chưa triển khai để CCVC thực lập hồ sơ Hiện việc lập hồ sơ điện tử quan dựa sử dụng “chức quản lý văn đến văn đi” để liên kết file văn điện tử, gồm: văn điện tử đến, văn điện tử đi, ý kiến giải văn điện tử Lãnh đạo nhà trường phần mềm QLVB&HSCV 20 hình thành trình giải “từng/một” văn điện tử Việc thực lập hồ sơ điện tử theo cách thực chất dừng lại dạng hồ sơ văn Qua khảo sát Phần mềm QLVB&HSCV, tác giả khái quát số dạng hồ sơ, phần hồ sơ điện tử lập quan sau: Gắn văn với văn đến: thực trình đăng ký văn Phần mềm QLVB&HSCV, VTCQ đính kèm văn văn đến thông qua mục “Trả lời cho văn bản” phần mềm Việc đính kèm thực văn có nội dung góp ý, phúc đáp phải có văn đến yêu cầu kèm theo Mục đích việc gắn văn đến giúp quan thực chuyển liên thông văn sang Sở giáo dục TP Hồ Chí Minh số bộ, ngành, tỉnh triển khai hệ thống liên thông, đồng thời để theo dõi trạng thái văn đến xử lý hay chưa Ví dụ, tác giả khảo sát hồ sơ Báo cáo 186/BC-MNQ1, ngày 12/02/2020 Trường Mầm non Q11 gửi Sở giáo dục TP Hồ Chí Minh tình hình thực Nghị số 36a/NQ-CP Trường học điện tử quý IV/2020 gồm Công văn số 13275/VPSGD, ngày 13 tháng 12 năm 2020 Sở giáo dục TP Hồ Chí Minh việc gửi báo cáo quý IV/2020 tình hình triển khai kết thực Nghị 36a Trường học điện tử (hình 03) 21 Hình 4: Gắn văn với văn đến Phần mềm QLVB&HSCV Trường Mầm non Q11 Đính kèm Giấy mời tài liệu họp: Khi trình dự thảo Giấy mời, đơn vị soạn thảo đính kèm theo tài liệu mục “Tài liệu họp” Phần mềm QLVB&HSCV Khi dự thảo Giấy mời Hiệu trưởng ký duyệt, VTCQ phát hành gắn scan Giấy mời tài liệu họp Hồ sơ văn lập có kết hợp VTCQ đơn vị soạn thảo văn giấy mời hội thảo, hội nghị quan Mục đích việc đính kèm tài liệu họp để đơn vị, cá nhân nhận giấy mời Phần mềm QLVB&HSCV xem trước nội dung tài liệu họp, qua chủ động đóng góp ý kiến họp Ví dụ, tác giả khảo sát hồ sơ Giấy mời số 24/GM-MNQ1, ngày 14/4/2017 Trường Mầm non Q11 họp tổ soạn thảo xây dựng Quyết định Hình 5: Đính kèm dự thảo tài liệu kèm theo Giấy mời họp Phần mềm QLVB&HSCV Trường Mầm non Q11 VTCQ thực số hóa văn đi, đến tồn tài liệu có liên quan trình đăng ký văn đi, đến Phần mềm QLVB&HSCV Ví dụ, tác giả khảo sát hồ sơ Tờ trình số 33/TTr-MNQ1, ngày 28/12/2017 Trường Mầm 22 non Q11 trình Sở giáo dục TP Hồ Chí Minh phê duyệt danh sách giáo viên giỏi giai đoạn 2017-2020 gồm: dự thảo Quyết định Sở giáo dục TP Hồ Chí Minh kèm theo danh sách giáo viên giai đoạn 2017-2020; văn góp ý ngành, quan địa phương (hình 05) Hình 6: Số hóa văn tồn tài liệu có liên quan Phần mềm QLVB&HSCV Trường Mầm non Q11 Để hiểu rõ thực trạng lập hồ sơ điện tử Trường Mầm non Q11, tác giả rõ khác biệt 05 tên loại hồ sơ (hồ sơ điện tử, hồ sơ ban hành văn bản, hồ sơ trình ký, hồ sơ trình xin ý kiến, hồ sơ xử lý văn bản) sau: Hồ sơ điện tử gồm tất file hồ sơ ban hành văn bản, hồ sơ trình xin ý kiến, hồ sơ xử lý văn tài liệu có liên quan giải Phần mềm QLVB&HSCV vấn đề, việc có “file đính kèm” Ví dụ 01: Hồ sơ điện tử gồm tất hồ sơ ban hành văn thực tinh giản biên chế Trường Mầm non Q11, năm 2020 sau: - Hồ sơ ban hành Quyết định số 224/QĐ-MNQ1, ngày 28/04/2020 Hiệu trưởng Trường Mầm non Q11 phê duyệt Đề án thực sách tinh giản biên chế Trường Mầm non Q11 năm 2020 - Hồ sơ ban hành Quy chế số 545/MNQ1-QCHĐ, ngày 15/06/2020 Trường Mầm non Q11 việc quy chế dạy học dịp hè năm 2020 23 - Hồ sơ ban hành Quyết định số 535/QĐ-MNQ1, ngày 07/09/2020 việc chi trả trợ cấp cho giảng viên hưởng sách tinh giản biên chế năm 2020 1.7 Nhận xét, đánh giá thực trạng công tác lập hồ sơ điện tử Trường Mầm non Q11 1.7.1 Ưu điểm Văn điện tử Trường Mầm non Q11 chủ yếu hình thành từ việc số hóa (Scan) từ văn bản, tài liệu giấy VTCQ Văn đi, đến (điện tử) kèm theo ý kiến đạo Lãnh đạo nhà trường VTCQ chuyển tới phòng ban, cá nhân giải Trường Mầm non Q11 thiết lập quy trình lập hồ sơ cơng việc Phần mềm QLVB&HSCV, điều tạo sở cho lập hồ sơ cơng việc q trình giải công việc; Phần mềm QLVB&HSCV cho phép tạo file đính kèm văn bản, tài liệu có liên quan vào hồ sơ cơng việc; bên cạnh có số dạng hồ sơ phần hồ sơ điện tử lập để thực chuyển liên thông theo dõi tình trạng xử lý văn đến 1.7.2 Hạn chế Văn điện tử hình thành dạng số hóa, thơng điệp liệu chưa đầy đủ thể thức chưa đảm bảo tính pháp lý Hạn chế thể điểm đây: Tỷ lệ trao đổi, sử dụng văn điện tử nội vụ, phòng ban: phần lớn văn trao đổi dạng file “.doc” đồng thời gửi văn giấy để thuận lợi cho giải công việc Như vậy, hạn chế văn điện tử, tài liệu điện tử tạo từ số hóa (scan) tồn dạng file “.doc” khơng đảm bảo tính xác thực, tính pháp lý Khó khăn việc phân định chính, gốc, văn bản, tài liệu điện tử Nếu văn bản, tài liệu giấy, dễ dàng xác định gốc, chính, văn bản, tài liệu điện tử khơng 24 Quy trình quản lý văn đi, đến Phần mềm QLVB&HSCV bị gãy khúc Lãnh đạo Trường Mầm non Q11, Lãnh đạo Văn phòng, Lãnh đạo Vụ, phòng ban thực ký trực tiếp phiếu trình giải văn đến, phiếu trình ký văn bản, dự thảo văn trình ký Văn điện tử đi, đến, văn nội bộ: theo quy trình quản lý văn đi, đến, CCVC thực lưu thành tập lưu văn đi, đến CSDL phòng ban, chưa chuyển (di chuyển) vào hồ sơ công việc Chỉ lập hồ sơ văn văn đến cần giải Việc tập hợp file đính kèm văn bản, tài liệu có liên quan vào hồ sơ cơng việc phần mềm QLVB&HSCV: cho phép đính kèm file văn bản, tài liệu có liên quan CCVC tạo máy tính; khơng tập hợp ý kiến đạo Lãnh đạo; việc tạo file văn máy vi tính để đính kèm vào hồ sơ thao tác thủ công, tốn nhiều thời gian, không thuận tiện cho hoàn thiện hồ sơ Văn điện tử thường bị gửi chậm nhiều chưa thống với văn giấy, CCVC giải công việc xử lý hồ sơ môi trường mạng gặp khó khăn 1.7.3 Nguyên nhân hạn chế Do tài liệu hướng dẫn lập hồ sơ phần mềm QLVB&HSCV chưa chuẩn hóa Vì chưa tạo thống triển khai lập hồ sơ điện tử; Trường Mầm non Q11 chưa xây dựng Danh mục hồ sơ làm công cụ trợ giúp cho việc lập hồ sơ điện tử Bên cạnh đó, Trường Mầm non Q11 chưa ban hành văn quy định liên quan đến quản lý văn điện tử, tài liệu điện tử như: xây dựng Khung phân loại hồ sơ, đặt tên file văn số hóa, tiêu chuẩn file ảnh văn số hóa Sự phân tích nêu cho thấy rằng, Trường Mầm non Q11 chưa xây dựng quy trình, phương pháp lập hồ sơ điện tử, chưa xây dựng hướng dẫn thực quy trình lập hồ sơ điện tử Trong bao gồm áp dụng chữ ký số Thật vậy, chữ ký số chưa thực nhà trường Nếu thực loại tài liệu, văn điện tử đảm bảo tính xác thực (bằng chữ ký số) gửi qua mạng mà gửi thêm giấy 25 Theo quy định chữ ký số người có thẩm quyền, nhà trường, phịng ban thay chữ ký dấu văn giấy Trên thực tế, nhà trường có nhiều hình thức ký như: ký thay, ký thừa lệnh, ký ủy quyền hình thức dùng dấu đa dạng như: giáp lai, treo, khẩn…., cần phải giải vấn đề môi trường mạng Khi văn điện tử, tài liệu điện tử chưa ký số -một thành phần văn bản, văn bản, tài liệu chưa đảm bảo tính pháp lý, khơng coi phần hồ sơ điện tử Chức lập hồ sơ công việc phần mềm QLVB&HSCV chưa có phần mã hồ sơ để làm cho CCVC chuyển văn điện tử, tài liệu điện tử, ý kiến đạo vào hồ sơ điện tử Lãnh đạo nhà trường thiếu quan tâm việc lập hồ sơ điện tử nhà trường như: chưa kịp thời ban hành đầy đủ quy định, hướng dẫn, thiếu sở pháp lý để triển khai thực tế; chưa kiểm tra thường xuyên tình hình sử dụng văn điện tử, lập hồ sơ vụ, phòng ban nhà trường, chưa sâu sát thực quản lý, điều hành công việc qua mạng Nhiều CCVC nhà trường chưa sử dụng thành thạo phần mềm quản lý văn hồ sơ cơng việc, mặt khác q trình giải cơng việc có thói quen lệ thuộc vào văn giấy, xem văn điện tử để biết thơng tin 26 1.7.3.1.1.1 GIẢI PHÁP NÂNG CAO CƠNG TÁC LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TẠI TRƯỜNG MẦM NON Q11 1.8 Nâng cao việc xây dựng quy trình lập hồ sơ điện tử 1.8.1 Xây dựng quy trình lập hồ sơ điện tử Quy trình lập hồ sơ điện tử Trường Mầm non Q11 mà tác giả đề xuất bao gồm có 03 bước Cụ thể bước sau: (1) Chuẩn bị lập hồ sơ điện tử; (2) Tổ chức lập hồ sơ điện tử; (3) Kết thúc hồ sơ Trong luận văn này, tác giả trình bày rõ khác biệt tính tương đồng quy trình lập hồ sơ điện tử so với quy trình lập hồ sơ truyền thống sau: * Bước 1: Chuẩn bị lập hồ sơ Xây dựng Khung phân loại hồ sơ: Cán Lưu trữ nhà trường “Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động nhà trường, tổ chức” ban hành kèm theo Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ để xây dựng “Khung phân loại hồ sơ” bổ sung, điều chỉnh đầy đủ nhóm hồ sơ hình thành trình hoạt động nhà trường theo ngành, lĩnh vực theo bảng thời hạn bảo quản hồ sơ Quyết định số 63/QĐ-MNQ1, ngày 27/02/2018 Bộ trưởng, Chủ nhiệm Trường Mầm non Q11 ban hành quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động Trường Mầm non Q11 Xây dựng Mã hồ sơ Khung phân loại hồ sơ: Cán Lưu trữ nhà trường xây dựng trình Hiệu trưởng Trường Mầm non Q11 phê duyệt Mã hồ sơ Khung phân loại hồ sơ gồm “17 ký tự số tối đa 06 ký tự chữ viết” để thể hiện: mã số nhà trường, mã số năm cơng việc bắt đầu, mã số nhóm tài liệu thuộc lĩnh vực quản lý, mã số nhóm nhỏ tài liệu thuộc lĩnh vực quản lý; mã số, ký hiệu hồ sơ (tạm thời) danh mục hồ sơ nhà trường Văn phòng xây dựng văn hướng dẫn lập hồ sơ điện tử trình Hiệu trưởng Trường Mầm non Q11 ký ban hành 27 Cán Trung tâm Thông tin nhập Khung phân loại hồ sơ có Mã hồ sơ vào Phần mềm QLVB&HSCV Cán Văn thư nhà trường chủ trì, phối hợp CCVC nhà trường xây dựng trình Hiệu trưởng Trường Mầm non Q11 phê duyệt Danh mục hồ sơ Cán Văn thư nhà trường chủ trì, phối hợp với Cán Trung tâm Thông tin nhập danh mục hồ sơ vào Phần mềm QLVB&HSCV lập Mã hồ sơ Trung tâm Thông tin chuẩn bị hạ tầng công nghệ thông tin phần mềm chuyên dụng lập hồ sơ điện tử Trung tâm Thông tin triển khai ứng dụng chữ ký số nhà trường, đơn vị văn điện tử Vụ Tổ chức Cán chủ trì, phối hợp Văn phịng Trung tâm Thơng tin tổ chức đào tạo, tập huấn CCVC nhà trường, đơn vị thực lập hồ sơ * Bước 2: Tổ chức lập hồ sơ điện tử Căn vào Danh mục hồ sơ năm Phần mềm QLVB&HSCV; q trình giải cơng việc, CCVC có trách nhiệm xác định Mã hồ sơ cho văn đi, văn đến tài liệu điện tử liên quan khác như: ý kiến đạo, ý kiến đóng góp, báo cáo giải trình nội dung khác liên quan q trình giải cơng việc, sau tích hợp (di chuyển) văn bản, tài liệu điện tử vào hồ sơ VTCQ, LTCQ chủ trì, phối hợp Trung tâm Thơng tin hướng dẫn CCVC lập hồ sơ điện tử Bước Kết thúc hồ sơ CCVC xác định công việc kết thúc: Khi công việc hoàn thành, CCVC giao nhiệm vụ giải cơng việc có trách nhiệm hồn thiện kết thúc hồ sơ Tất hồ sơ hoàn thiện giáo viên chuyển sang sở liệu “hồ sơ vụ, đơn vị” để lưu tạm thời 28 1.9 Nâng cao nhận thức tập huấn, hướng dẫn cán bộ, giáo viên 1.9.1 Nâng cao nhận thức cán bộ, giáo viên Đối với Hiệu trưởng nhà trường cần phải xác định rõ tầm quan trọng việc lập hồ sơ điện tử, để có tâm hành động cụ thể Hành động người đứng đầu nhà trường thể thông qua việc xây dựng, ban hành quy định lập hồ sơ điện tử; đầu tư sở hạ tầng kinh phí để mua sắm phương tiện, trang thiết bị công nghệ thơng tin; đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ, kỹ công nghệ thông tin cho giáo viên; thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình lập hồ sơ điện tử đơn vị nhà trường; xác định việc sử dụng văn điện tử, lập hồ sơ điện tử trách nhiệm, quyền hạn cán bộ, giáo viên việc nâng cao hiệu hoạt động, thực hành tiết kiệm, cải cách hành nhà trường tiêu chí đánh giá mức độ hồn thành cơng việc Đối với cán bộ, giáo viên cần tuyên truyền, phổ biến đầy đủ quy định nhà nước Trường Mầm non Q11 để họ nâng cao ý thức, trách nhiệm việc quản lý văn điên tử, lập hồ sơ điện tử 1.9.2 Tổ chức tập huấn trực tiếp cho cán công nghệ thông tin, VTCQ, LTCQ, CCVC Vụ Tổ chức Cán đề xuất Hiệu trưởng Trường Mầm non Q11 tổ chức tập huấn nghiệp vụ liên quan đến quản lý văn điện tử, lập hồ sơ điện tử cho cán công nghệ thông tin, VTCQ, LTCQ, CCVC nhà trường, cụ thể là: - Tập huấn cho cán Trung tâm Thông tin tiêu chuẩn kỹ thuật công nghệ thông tin quản lý văn điện tử chức cách sử dụng - Tập huấn cho VTCQ, LTCQ thực xây dựng Khung phân loại hồ sơ, Mã hồ sơ bản, Danh mục hồ sơ, Mã hồ sơ, thành phần hồ sơ, tài liệu Phần mềm QLVB&HSCV - Tập huấn cho Hiệu trưởng, CCVC quy trình tác nghiệp cơng tác văn thư điện tử như: soạn thảo văn điện tử, quản lý văn đi, quản lý văn đến, sử dụng chữ ký số, lập hồ sơ điện tử Phần mềm QLVB&HSCV 29 1.9.3 Thường xuyên hỗ trợ hướng dẫn CCVC Trong trình ứng dụng Phần mềm QLVB&HSCV vào quản lý văn bản, lập hồ sơ điên tử phát sinh nhiều vướng mắc thường gặp như: phát sinh loại văn bản, phát sinh loại hồ sơ chưa có Khung phân loại Danh mục hồ sơ, chưa nắm hết chức ứng dụng, lo lắng sở liệu khơng an tồn, chức chưa phù hợp cần điều chỉnh… vậy, Trung tâm Thơng tin cần phải thường xuyên hỗ trợ hướng dẫn CCVC nhà trường; cụ thể là: - Hỗ trợ hướng dẫn trực tiếp: Trung tâm Thông tin phân công cán đến hướng dẫn trực tiếp CCVC thuộc Vụ, đơn vị có vướng mắc q trình lập hồ sơ điện tử - Hỗ trợ hướng dẫn gián tiếp: Ngoài việc hỗ trợ trực tiếp, cán Trung tâm Thơng tin hướng dẫn qua email, điện thoại, tạo video thực tác nghiệp lập hồ sơ điện tử Phần mềm QLVB&HSCV để CCVC truy cập vào tìm hiểu 1.10 Tổ chức kiểm tra, đánh giá kết thực lập hồ sơ điện tử Để đánh giá xác kết thực lập hồ sơ điện tử kịp thời khắc phục phát sinh vướng mắc, Văn phịng chủ trì, phối hợp Trung tâm Thơng tin tham mưu Hiệu trưởng Trường Mầm non Q11 ban hành văn kèm theo hướng dẫn, đề cương, biểu mẫu, số liệu yêu cầu vụ, đơn vị báo cáo kết thực định kỳ 06 tháng, năm, đồng thời kiến nghị đề xuất biện pháp khắc phục hạn chế, khó khăn Bên cạnh tổ chức báo cáo, Hiệu trưởng Trường Mầm non Q11 cần thành lập Đoàn kiểm tra để kiểm tra thực tế kết vụ, đơn vị Kiểm tra thực tế đánh giá xác hiệu quy trình quản lý văn chất lượng hồ sơ điện tử lập Để việc kiểm tra thực chất, cần phải thành lập đoàn kiểm tra với chương trình, nội dung cụ thể; xác nhận kết kiểm tra biên để có sở tổng hợp, đề xuất giải hợp lý, báo cáo Hiệu trưởng nhà trường Trên sở kết tổng hợp đồn kiểm tra tổng hợp tình hình thực lập hồ sơ điện tử từ báo cáo vụ, đơn vị Văn phịng, Trung tâm 30 Thơng tin phối hợp tổng hợp, nghiên cứu, tham mưu Hiệu trưởng Trường Mầm non Q11 ban hành kế hoạch, chương trình tiếp tục triển khai thực hiện; đồng thời điều chỉnh, bổ sung quy trình phương pháp thực phù hợp, quy định 31 KẾT LUẬN Sự phát triển công nghệ thông tin tác động đến hoạt động nhà trường hành nhà nước rõ rệt Hoạt động giao dịch nhà trường có thay đổi từ giao dịch văn bản, tài liệu giấy sang giao dịch văn bản, tài liệu điện tử thông qua mạng Internet phần mềm quản lý văn điều hành công việc Khi công nghệ thông tin phát triển văn bản, tài liệu điện tử chiếm đa số đến lúc có khả thay hoàn toàn văn bản, tài liệu giấy Cùng với đó, việc quản lý văn bản, tài liệu điện tử đỏi hỏi chặt chẽ giống quản lý văn truyền thống Để thực việc cơng tác lập hồ sơ điện tử đóng vai trị quan trọng, phủ nhận Để công tác lập hồ sơ điện tử triển khai thực tốt nhà trường nhà trường hành nhà nước nói chung, nhà trường nhà nước có thẩm quyền cần sớm xây dựng hoàn thiện hệ thống pháp luật lập hồ sơ điện tử để tạo hành lang pháp lý cho nhà trường thực thống Đối với Trường Mầm non Q11, lập hồ sơ điện tử cơng việc có tính cấp thiết quan trọng giai đoạn nhằm đảm bảo giá trị hồ sơ điện tử hình thành trình hoạt động nhà trường Nghiên cứu cụ thể công tác lập hồ sơ điện tử nội dung đề tài “Công tác lập hồ sơ điện tử Trường Mầm non Q11” Các mục tiêu Đề tài giải qua chương Đề tài Với kết nghiên cứu Đề tài, tác giả hy vọng giúp nhà trường nắm bắt cụ thể thực trạng lập hồ sơ điện tử nay, thuận lợi, khó khăn thách thức để có sách, hành động phù hợp thời gian tới góp phần nâng cao hiệu cơng tác lập hồ sơ điện tử nói riêng cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung Trên số kết nghiên cứu Đề tài “Công tác lập hồ sơ điện tử Trường Mầm non Q11” Với Đề tài cần kết hợp chặt chẽ lý luận thực tiễn lập hồ sơ điện tử, công nghệ thông tin, công tác văn thư hạn chế, thiếu sót khơng tránh khỏi, tác giả mong nhận 32 quan tâm, đóng góp ý kiến thầy cô đồng nghiệp để Đề tài hoàn thiện TÀI LIỆU THAM KHẢO Báo cáo Hội nghị khoa học Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Hà Nội, ngày 9-10/11 năm 2005 Cảnh Đương-Đức Mạnh (2008): Bàn khái niệm “Tài liệu điện tử”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số Cẩm nang quản lý tài liệu điện tử nhìn từ góc độ quản lý, Nhà trường Tài liệu điện tử-Hội đồng lưu trữ quốc tế, năm 1997 (bản dịch Hoàng Minh Cường năm 2002) Dương Mạnh Hùng (2007): Một vài ý kiến việc xây dựng danh mục hồ sơ, hồ sơ tập lưu Cơng văn điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 10 Dương Mạnh Hùng Phí Thị Nhung (2011): Lập hồ sơ từ nguồn liệu đăng ký văn đi, đến, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 6 Đỗ Duy Việt nhóm cơng tác (1998), Từ điển Công nghệ Thông tin, Nhà xuất Thống kê Đỗ Văn Học (2013): Lập hồ sơ điện tử-xu hướng có tính tất yếu cơng tác văn thư, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 12 Hướng dẫn quản lý tài liệu điện tử tiểu bang Minnesota, Mỹ, Nguyễn Lê Hà Thảo Hà (2011): Tổ chức quản lý văn mạng 2004 diện rộng với văn điện tử, số hóa, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 10 Nguyễn Thị Chinh (2009): Xây dựng yêu cầu giải pháp quản lý hồ sơ, tài liệu điện tử, đề tài nghiên cứu khoa học cấp 11 Nguyễn Thị Chinh (2011): Một vài quan niệm tài liệu điện tử, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 01 33 12 Kỷ yếu Hội thảo khoa học (2013): Quản lý tài liệu lưu trữ điện tử lưu trữ điện tử, thực tiễn Việt Nam kinh nghiệm quốc tế, trường Đại học Nội vụ Hà Nội 34 ... luận quy định hành hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử Chương Thực trạng công tác lập hồ sơ điện tử Trường Mầm non Q11 Chương Giải pháp nâng cao công tác lập hồ sơ điện tử Trường Mầm non Q11 1.1.1.1.1.1... ĐỊNH HIỆN HÀNH VỀ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ, LẬP HỒ SƠ ĐIỆN TỬ 1.2 Một số vấn đề lý luận hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử 1.2.1 Các khái niệm có liên quan đến hồ sơ điện tử, lập hồ sơ điện tử 1.2.1.1 Tài liệu... QLVB&HSCV Trường Mầm non Q11 Để hiểu rõ thực trạng lập hồ sơ điện tử Trường Mầm non Q11, tác giả rõ khác biệt 05 tên loại hồ sơ (hồ sơ điện tử, hồ sơ ban hành văn bản, hồ sơ trình ký, hồ sơ trình