TỔNG QUAN VỀ NGHIÊN CỨU
Lý do chọn đề tài
Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử (EDRMS) đã trở thành một chiến lược quan trọng trong phát triển Chính phủ điện tử toàn cầu Tại Đức, hệ thống "Quản lý tài liệu và lưu trữ điện tử" đã được triển khai thành công ở cả ba cấp hành chính, thúc đẩy văn phòng không giấy tờ Estonia cũng đã đạt giải thưởng dự án thực hành tốt nhất về quản trị điện tử châu Âu vào năm 2009 nhờ chuyển sang quản lý hồ sơ không giấy tờ Hàn Quốc đã áp dụng EDRMS qua các cổng thông tin tích hợp, giúp công dân dễ dàng truy cập dịch vụ chính phủ từ nhà và văn phòng Nhiều nghiên cứu quốc tế đã được thực hiện về EDRMS, như nghiên cứu của An và cộng sự (2011) về xu hướng hiện tại và định hướng tương lai, Asma'Mokhtar (2009) về quản lý hồ sơ điện tử tại Malaysia, và Asogwa (2012) về thách thức ở các nước đang phát triển tại Châu Phi Nghiên cứu của Nguyen và Swatman (2009) cũng phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của EDRMS tại Úc.
Tại Việt Nam, cải cách thủ tục hành chính đã được đưa vào kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội giai đoạn 2016 – 2020 theo Nghị quyết số 142/2016/QH13 Chủ đề này thường xuyên được thảo luận và phân tích nhằm đạt được mục tiêu cải cách Tuy nhiên, thực tế cho thấy việc triển khai cải cách hành chính chưa chú trọng đến hiệu quả, chủ yếu mang tính hình thức Nhận thức được những bất cập hiện tại, vào ngày 14/5/2018, Thủ tướng Nguyễn Xuân Phúc và Phó Thủ tướng đã có những chỉ đạo nhằm cải thiện tình hình.
Vũ Đức Đam đã chủ trì cuộc họp với lãnh đạo các bộ, ngành và thành viên Ủy ban quốc gia ứng dụng CNTT để thảo luận về xây dựng chính phủ điện tử Tại cuộc họp, Thủ tướng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thiết lập hệ thống thông tin Chính phủ nhằm giảm thiểu giấy tờ và thời gian họp, đồng thời triển khai các ứng dụng di động để cung cấp thông tin kịp thời cho lãnh đạo, giúp họ đưa ra quyết định nhanh chóng Việc gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính Nhà nước cũng được nhấn mạnh nhằm tiết kiệm nguồn lực.
Hành lang pháp lý cho việc triển khai hệ thống thông tin Chính phủ phi giấy tờ đã cơ bản đầy đủ, với Thông tư 41/2017-BTTT có hiệu lực từ ngày 5/2/2018 quy định sử dụng chữ ký số cho văn bản điện tử trong cơ quan nhà nước Đồng thời, Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg quy định việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, yêu cầu các bộ, ngành, địa phương hoàn thành việc kết nối và liên thông hệ thống văn bản điện tử với trục liên thông văn bản quốc gia trước ngày 31/12/2018, chính thức áp dụng từ ngày 1/1/2019.
Vấn đề chính phủ điện tử đã được Chính phủ chú trọng từ lâu, không chỉ đến thời điểm hiện tại Cụ thể, vào ngày 25/7/2001, Thủ tướng Phan Văn Khải đã ký quyết định số 112/2001/QĐ-TTg phê duyệt “Đề án tin học hóa quản lý hành chính Nhà nước giai đoạn 2001 – 2015”, đánh dấu bước khởi đầu quan trọng cho quá trình hiện đại hóa quản lý hành chính.
Dự án 112” hướng tới cải cách thủ tục hành chính và tin học hóa hành chính nhà nước, góp phần xây dựng chính phủ điện tử tại Việt Nam Mục tiêu là nâng cao năng lực của cơ quan hành chính trong việc cung cấp dịch vụ công một cách thuận tiện, nhanh chóng và chất lượng Tuy nhiên, thực tế hiện nay vẫn còn nhiều thách thức cần khắc phục.
Năm 2007, Thủ tướng Nguyễn Tấn Dũng đã chỉ đạo ngừng thực hiện đề án "Tin học hóa quản lý hành chính" sau hơn 5 năm triển khai Tổng chi phí của đề án 112 ước tính lên đến hơn 3 ngàn tỷ đồng, theo kết luận từ báo cáo kiểm toán Nhà nước.
Nhà nước giai đoạn 2001-2005” (Đề án 112, Báo Thanh niên, 28/10/2007)
Thất bại của Đề án 112 được các chuyên gia đánh giá là do nhiều nguyên nhân, trong đó có việc hiểu sai về tin học hóa Mặc dù việc thay đổi công nghệ, thiết bị và ứng dụng phần mềm là cần thiết, nhưng nếu không cải cách các thủ tục hành chính phức tạp, tình trạng ì ạch vẫn sẽ tồn tại Công nghệ thông tin chỉ là công cụ hỗ trợ cho việc cải cách thủ tục hành chính, trong khi điều cốt lõi là phải thay đổi quy trình và thủ tục Mục tiêu của cải cách là phục vụ nhân dân tốt hơn, cập nhật thông tin nhanh chóng đến các cơ quan chủ quản và giảm chi phí hoạt động Các cơ quan nhà nước cần nhận thức rằng cải cách thủ tục hành chính là công việc cần thiết, ngay cả khi không có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin Tuy nhiên, có công nghệ thông tin sẽ giúp quá trình cải cách diễn ra hiệu quả hơn.
Tin học hóa không chỉ đơn thuần là ứng dụng công nghệ thông tin vào công việc hiện tại, mà còn đòi hỏi sự thay đổi trong quản lý hành chính và cải cách thủ tục hành chính theo hướng CNTT Sự kết hợp hài hòa giữa cải cách hành chính và tin học hóa là yếu tố quyết định đến hiệu quả của dự án Chính phủ phi giấy tờ Một trong những nguyên nhân chính dẫn đến thất bại của đề án 112 là tính không sẵn sàng của quy trình đã được chuẩn hóa để áp dụng văn bản điện tử.
Các yếu tố tác động đến việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử đã được phân tích và đánh giá tại các đơn vị, tổ chức công Liệu rằng những thất bại và bài học từ đề án 112 đã được các cơ quan nhà nước ghi nhận và có những biện pháp cụ thể để vượt qua các thách thức này?
UBND quận Bình Thạnh đang từng bước ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử để nâng cao hiệu quả công tác quản lý và điều hành Hệ thống này được áp dụng cho nhiều loại văn bản hành chính như công văn, thông báo, và các dịch vụ công trực tuyến Tuy nhiên, thực tế cho thấy vẫn còn tồn tại một số bất cập, như thói quen làm việc cũ của cán bộ công chức và quy trình xử lý chưa hoàn toàn chuyển đổi từ văn bản giấy sang điện tử Việc này không chỉ gây khó khăn cho người dân và doanh nghiệp mà còn làm phức tạp thêm quy trình xử lý thủ tục hành chính, ảnh hưởng đến hiệu quả triển khai văn bản điện tử.
Khi tổ chức triển khai hệ thống CNTT mới, người dùng cuối là những người chịu ảnh hưởng lớn nhất, không chỉ trong việc thay đổi thói quen làm việc mà còn trong quy trình nghiệp vụ và hợp tác với các phòng ban khác Tâm lý ngại thay đổi khiến người dùng thường không muốn từ bỏ thói quen cũ, tạo ra rào cản lớn cho bất kỳ dự án CNTT nào Để việc chuyển đổi diễn ra suôn sẻ, cần giúp người dùng nhận thức được giá trị của sự thay đổi và có sự chỉ đạo quyết liệt từ lãnh đạo Do đó, việc thay đổi hành vi và thói quen của nhân viên đóng vai trò quan trọng trong thành công hay thất bại của các dự án CNTT.
Tại Việt Nam, nhiều tác giả đã nghiên cứu về chính quyền điện tử, bao gồm Đinh Hoàng Long với đề tài đánh giá mức độ sẵn sàng của Chính quyền Điện tử cấp địa phương (2011), Nguyễn Thùy Trang với nghiên cứu về công tác văn thư trong xây dựng chính phủ điện tử (2015), và Nguyễn Thị Thuận nghiên cứu công nghệ tích hợp ứng dụng Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc của Bộ với Hệ thống Quản lý văn bản và cơ sở dữ liệu theo dõi của Văn phòng Chính phủ.
Nghiên cứu về ứng dụng công nghệ thông tin (CNTT) trong quản lý tại UBND quận Bình Thạnh còn hạn chế, đặc biệt là việc phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến thành công của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử Đề tài “Các yếu tố ảnh hưởng sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử: Trường hợp UBND quận Bình Thạnh” được chọn nhằm đưa ra những khuyến nghị thực tiễn Mục tiêu là cung cấp ý kiến đóng góp tích cực, nâng cao hiệu quả ứng dụng CNTT trong quản lý, thay đổi nhận thức và thúc đẩy phát triển Chính phủ điện tử, từ đó cải thiện chất lượng phục vụ người dân và doanh nghiệp tại quận Bình Thạnh.
Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu là xác định các yếu tố ảnh hưởng đến việc áp dụng và triển khai hiệu quả hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử mà UBND quận Bình Thạnh có thể điều chỉnh.
- Xác định các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
Nghiên cứu này nhằm xác định mức độ ảnh hưởng của các yếu tố đến sự thành công trong việc triển khai hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh Việc đánh giá các yếu tố tác động sẽ giúp nâng cao hiệu quả áp dụng hệ thống, từ đó cải thiện quy trình quản lý và phục vụ công dân tốt hơn.
Để cải thiện việc ứng dụng hệ thống văn bản điện tử, UBND quận Bình Thạnh cần xem xét một số hàm ý quan trọng Những đề xuất này nhằm đáp ứng mục tiêu cải cách hành chính và hướng tới xây dựng chính phủ điện tử hiệu quả hơn Việc áp dụng công nghệ thông tin trong quản lý sẽ không chỉ nâng cao tính minh bạch mà còn tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả cơ quan nhà nước và người dân.
Câu hỏi nghiên cứu
Đề tài được thực hiện nhằm trả lời các câu hỏi:
- Các yếu tố nào ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử?
- Mức độ tác động của các yếu tố này đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử?
- Những đề xuất nào được đưa ra nhằm cải thiện việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh?
Đối tượng nghiên cứu
Sự thành công trong việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh phụ thuộc vào nhiều yếu tố quan trọng Đối tượng khảo sát là đội ngũ cán bộ công chức đang làm việc tại đây, những người trực tiếp sử dụng hệ thống này Các yếu tố như mức độ đào tạo, sự hỗ trợ kỹ thuật, và khả năng tiếp cận công nghệ đóng vai trò then chốt trong việc nâng cao hiệu quả của hệ thống Việc hiểu rõ nhu cầu và thói quen làm việc của cán bộ công chức cũng là điều cần thiết để tối ưu hóa quy trình quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.
Phạm vi nghiên cứu
Nghiên cứu này tập trung vào việc phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công trong việc triển khai hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh Các yếu tố này bao gồm hạ tầng công nghệ, năng lực nhân sự, quy trình làm việc và sự hỗ trợ từ lãnh đạo Việc áp dụng hiệu quả hệ thống này không chỉ nâng cao công tác quản lý mà còn cải thiện khả năng điều hành tại địa phương.
Hạ tầng thiết bị CNTT là một yếu tố quan trọng, nhưng nghiên cứu này sẽ không tập trung vào các yếu tố kỹ thuật như phương pháp mã hóa chữ ký số hay cấu hình phần cứng của cơ sở hạ tầng, bao gồm phần mềm trung gian và phần cứng mã hóa.
Phương pháp nghiên cứu
Đề tài vận dụng phương pháp nghiên cứu định tính và nghiên cứu định lượng
Nghiên cứu định tính được thực hiện qua phỏng vấn trực tiếp với hai nhóm đối tượng, bao gồm nhóm lãnh đạo và quản lý (5 người) cùng nhóm cán bộ công chức (5 người), nhằm tìm hiểu các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại UBND quận Bình Thạnh Mục đích của nghiên cứu là điều chỉnh và bổ sung các thành phần cũng như thang đo cho phù hợp với nội dung nghiên cứu và ngôn ngữ sử dụng tại UBND quận Bình Thạnh.
- Nghiên cứu định lượng được thực hiện thông qua khảo sát bằng bảng câu hỏi
Dữ liệu được kiểm định bằng phân tích Cronbach’s Alpha, phân tích nhân tố khám phá (EFA), phân tích tương quan và hồi quy bội.
Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
Nghiên cứu này cung cấp thông tin thiết yếu cho lãnh đạo UBND quận Bình Thạnh về tình hình thực tế và các yếu tố ảnh hưởng đến việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.
Nghiên cứu này đề xuất các giải pháp cho UBND quận Bình Thạnh nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong cải cách hành chính Mục tiêu hướng đến là xây dựng chính phủ điện tử, Chính phủ số, nền kinh tế số và xã hội số, nhằm bắt kịp xu thế đổi mới nhanh chóng của Cách mạng công nghiệp 4.0.
Kết cấu của báo cáo nghiên cứu
Báo cáo nghiên cứu được thiết kế theo kết cấu 5 chương, trong đó:
Chương 1: Tổng quan về nghiên cứu - Trình bày khái quát về bối cảnh và lý do chọn đề tài, mục tiêu nghiên cứu, câu hỏi nghiên cứu, đối tượng và phạm vi nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu, ý nghĩa thực tiễn của đề tài và bố cục của đề tài nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý thuyết và mô hình nghiên cứu - Trình bày khái niệm đối tượng nghiên cứu, các lý thuyết về hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, lợi ích của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, một số chức năng chính của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử và tóm tắt các nghiên cứu liên quan về việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
Chương 3: Phương pháp nghiên cứu - Trình bày quy trình nghiên cứu bao gồm phương pháp nghiên cứu định tính, định lượng, cách thức xây dựng thang đo, thiết kế mẫu, bảng câu hỏi, thu thập số liệu, phương pháp lấy mẫu và xác định mẫu
Chương 4: Kết quả nghiên cứu - Trình bày tổng quan về UBND quận Bình Thạnh, thực trạng về hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, kết quả thống kê mô tả mẫu, kiểm định độ tin cậy của thang đo các biến, phân tích nhân tố khám phá, phân tích tương quan và hồi quy bội
Chương 5: Kết luận và hàm ý quản trị - Trình bày các kết quả chính được tìm thấy thông qua quy trình nghiên cứu, đề xuất các hàm ý quản trị nâng cao việc ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử trong công tác cải cách hành chính, một trong những mục tiêu hướng đến xây dựng chính phủ điện tử, hạn chế của nghiên cứu và đề xuất hướng nghiên cứu tiếp theo.
CƠ SỞ LÝ THUYẾT VÀ MÔ HÌNH NGHIÊN CỨU
Các khái niệm
2.1.1 Văn bản và hồ sơ
Tài liệu/văn bản được định nghĩa là “vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân” (Luật lưu trữ, 2011) Chúng có dạng vật chất cụ thể và hiện hữu, với thông tin đa dạng bao gồm văn bản, đồ họa, dữ liệu, bảng tính, bản vẽ CAD, hình ảnh, video và âm thanh (Enlightened, 2000, tr.4).
Hồ sơ được định nghĩa là tập hợp các văn bản và tài liệu liên quan đến một vấn đề, sự việc hoặc đối tượng cụ thể, có chung đặc điểm về thể loại hoặc tác giả Các tài liệu này được hình thành trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân theo quy định của Luật lưu trữ năm 2011.
Theo Tổ chức Quốc tế về tiêu chuẩn hóa (ISO), hồ sơ được định nghĩa là một văn bản thông tin được tạo ra, nhận và duy trì nhằm làm bằng chứng và thông tin cho tổ chức hoặc cá nhân trong việc thực hiện nghĩa vụ pháp lý hoặc trong các giao dịch.
Theo Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ban hành ngày 12/7/2018, văn bản điện tử được định nghĩa là thông điệp dữ liệu theo định dạng quy định bởi cơ quan nhà nước có thẩm quyền, có thể được tạo lập hoặc số hóa từ văn bản giấy.
Theo dự thảo Thông tư Quy định quản lý văn bản và hồ sơ điện tử của Bộ Nội
Văn bản điện tử của cơ quan, tổ chức là thông điệp dữ liệu được xác thực thông qua chữ ký số của người có thẩm quyền và chữ ký số của cơ quan ban hành.
2.1.3 Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
Theo dự thảo Thông tư Quy định quản lý văn bản và hồ sơ điện tử của Bộ Nội
Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là phần mềm ứng dụng giúp quản lý và xử lý văn bản điện tử, theo dõi tình hình giải quyết văn bản trong các cơ quan, tổ chức trên môi trường mạng Nó còn đảm nhiệm việc quản lý hồ sơ điện tử và dữ liệu đặc tả liên quan đến văn bản, hồ sơ điện tử cùng các tài liệu khác Hiện tại, chưa có định nghĩa chính thức cho hệ thống này trong các tài liệu nghiên cứu quốc tế.
Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, được biết đến với các tên gọi như ERMS (Hệ thống Quản lý Hồ sơ Điện tử), EDMS (Hệ thống Quản lý Tài liệu Điện tử) và EDRMS (Hệ thống Quản lý Tài liệu và Hồ sơ Điện tử), đóng vai trò quan trọng trong việc tổ chức và lưu trữ thông tin.
Báo cáo kỹ thuật AIIM/ARMA TR48-2004 định nghĩa EDRMS là bộ ứng dụng phần mềm và phần cứng dùng để quản lý tài liệu điện tử trong hệ thống CNTT, cho phép kiểm soát, định vị và truy xuất thông tin Tiêu chuẩn DoD 5015.2 của Bộ Quốc phòng Mỹ mô tả EDRMS như một hệ thống giúp người dùng lưu trữ, truy xuất và chia sẻ tài liệu với tính bảo mật và kiểm soát phiên bản Các chuyên gia công nghệ nhận định EDRMS là hệ thống tự động tích hợp chức năng của cả hệ thống lưu trữ hồ sơ và quản lý văn bản.
Các lý thuyết về hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
2.2.1 Tác động của công nghệ thông tin đến các tổ chức
Le Grand (1997), Fisher và Wesolkowski (1998), Beaumaster (2002), Sanchez
Năm 2003, các nghiên cứu của Chircu và Hae-Dong Lee, Gunes, Anderson cùng các cộng sự, và Byrd và Davidson đã tập trung vào tác động của công nghệ thông tin (CNTT) đến hiệu suất tổ chức Những nghiên cứu này đã chỉ ra rằng CNTT ảnh hưởng đến đầu tư, cơ cấu tổ chức, sự thay đổi, văn hóa doanh nghiệp, cũng như khả năng đạt được lợi thế cạnh tranh và năng suất của nhân viên Ngoài ra, CNTT còn góp phần cải thiện chất lượng và tăng lợi nhuận cho tổ chức Các tài liệu từ những nghiên cứu này đã quy định các tiêu chuẩn quan trọng trong lĩnh vực này.
Đổi mới trong tổ chức để thích ứng với việc áp dụng CNTT là yếu tố thiết yếu, mang lại cả tác động tích cực và tiêu cực Để giảm thiểu các tác động tiêu cực, Fisher và Wesolkowski (1998) khuyến nghị xác định các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng CNTT, bao gồm quản lý thay đổi, quản lý hệ thống, tái cấu trúc quy trình nghiệp vụ, thiết kế lại quy trình, hỗ trợ kỹ thuật và đào tạo người dùng Quan trọng hơn, tổ chức cần xác định đúng các đối tượng bị ảnh hưởng bởi việc áp dụng CNTT, từ đó giúp người chịu trách nhiệm nhận thức rõ ràng về sự cần thiết và giá trị của việc này, nhằm đảm bảo khả năng thành công và khai thác hiệu quả ứng dụng CNTT.
2.2.2 Tiêu chuẩn hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
TCVN 7420 là tiêu chuẩn về quản lý hồ sơ, được biên dịch từ ISO 15489:2001, cung cấp hướng dẫn cho các tổ chức và cá nhân trong việc quản lý hồ sơ liên quan đến các bên hữu quan cả nội bộ lẫn bên ngoài Tiêu chuẩn này đưa ra các thực hành tốt nhất để quản lý tài sản thông tin và bộ nhớ của tổ chức, bao gồm cả tài liệu giấy và các ứng dụng điện tử ISO 15489 được chia thành hai phần, giúp người dùng hiểu rõ hơn về quy trình quản lý hồ sơ hiệu quả.
Phần 1 – Chung: cung cấp khung tổng quan cho quản lý hồ sơ, nhấn mạnh vào các yêu cầu thiết kế hệ thống quản lý hồ sơ, lợi ích của quản lý hồ sơ đối với tổ chức, yêu cầu tuân thủ pháp luật và sự cần thiết phải phân công vai trò, trách nhiệm về các chính sách và thủ tục đầy đủ của quản lý hồ sơ Phần 1 đồng thời xác định các yêu cầu cho các hệ thống đào tạo và hỗ trợ của quản lý hồ sơ
Phần 2 - Hướng dẫn: cung cấp hướng dẫn thực tế về cách triển khai hệ thống quản lý hồ sơ hiệu quả như được mô tả trong Phần 1 Phần này hướng dẫn các bước thưc hiện cho việc thiết kế, phát triển một quy trình quản lý hồ sơ, quá trình xử lý hồ sơ và biện pháp kiểm soát, các công cụ chính sử dụng trong quản lý hồ sơ, thời gian lưu giữ hồ sơ, khung phân loại việc tiếp cận và bảo mật
Hình 2.1: Quy trình thiết kế hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
Nguồn: TCVN 7420 Thông tin và tư liệu – Quản lý hồ sơ
VERS, hay Chiến lược hồ sơ điện tử Victoria, là tiêu chuẩn PROV 'Quản lý Hồ sơ Điện tử (PROS 99/007)', được phát triển bởi Văn phòng hồ sơ công Victoria Tiêu chuẩn này nhằm mục đích lưu giữ hồ sơ điện tử lâu dài, lần đầu được xuất bản vào năm 2000 và được sửa đổi gần nhất vào tháng 4/2019 Bản sửa đổi này bao gồm các tiêu chuẩn, giới thiệu về nền tảng tiêu chuẩn và các thông số kỹ thuật cần thiết.
MoReq, được phát hành lần đầu vào năm 2001, là yêu cầu mẫu cho quản lý hồ sơ điện tử, tạo ra bộ yêu cầu chức năng chung cho hồ sơ tại châu Âu dưới sự bảo trợ của Ủy ban Châu Âu và Diễn đàn DLM Phiên bản MoReq 2010 đã cập nhật MoReq 2 thành một đặc tả hợp lý hơn, bao gồm một thành phần cốt lõi bắt buộc và các thành phần mô-đun có thể mở rộng, đóng vai trò quan trọng trong thị trường châu Âu.
Tiêu chuẩn thiết kế cho ứng dụng phần mềm quản lý hồ sơ điện tử DoD 5015.2 của Bộ Quốc phòng Mỹ quy định các nguyên tắc và yêu cầu chức năng cho hồ sơ trong môi trường văn phòng điện tử 2.0 Mô-đun ICA 3 tập trung vào việc phát triển các tiêu chuẩn thiết kế phù hợp với phương pháp quản lý thông tin doanh nghiệp, đồng thời áp dụng phương pháp mã nguồn mở để đảm bảo hiệu quả trong quản lý hồ sơ điện tử theo yêu cầu của Ủy ban châu Âu và Diễn đàn DLM.
2.2.3 Một số chức năng chính của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
Theo Ávila và cộng sự (2015), Nguyen và Swatman (2009), một số các chức năng chính của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, bao gồm:
- Hỗ trợ tạo văn bản thông qua tích hợp với ứng dụng phần mềm tạo văn bản (như
Quản lý lưu trữ tích hợp các ứng dụng phần cứng và phần mềm thông qua một giao diện người dùng duy nhất, cho phép xử lý và kết nối lưu trữ trên nhiều cơ sở dữ liệu Hệ thống này quản lý hồ sơ trên các máy chủ, đồng thời kiểm soát việc đăng nhập và đăng xuất vào kho hồ sơ lưu trữ điện tử.
- Cung cấp truy xuất hồ sơ và chia sẻ thông tin thông qua tích hợp với các ứng dụng phần mềm tìm kiếm;
Ứng dụng quản lý văn bản và hồ sơ điện tử cung cấp khả năng xem và chỉnh sửa hồ sơ, kiểm soát truy cập, phiên bản và lịch sử kiểm toán một cách hiệu quả.
Quản lý đa dạng các loại văn bản và hồ sơ, bao gồm cả hồ sơ từ thiết bị kỹ thuật số và tài liệu được số hóa từ định dạng giấy, là một quy trình quan trọng Các hồ sơ này thường được chuyển đổi sang định dạng kỹ thuật số thông qua phương pháp quét, giúp tối ưu hóa việc lưu trữ và truy xuất thông tin.
Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tích hợp nhiều tính năng như quản lý luồng công việc, mẫu biểu và báo cáo kỹ thuật số, giúp tiết kiệm thời gian tìm kiếm thông tin và đảm bảo tính chính xác thông qua các quy trình kiểm tra và xác thực dữ liệu Thông tin điện tử bao gồm các văn bản và hồ sơ được tạo ra từ thiết bị kỹ thuật số như máy ảnh, máy tính bảng và điện thoại thông minh, cũng như từ các ứng dụng công nghệ như Microsoft Office và Autocad Đặc biệt, các tài liệu giấy được số hóa thông qua quy trình quét, chuyển đổi thành định dạng kỹ thuật số để dễ dàng quản lý và truy cập.
Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử mang lại nhiều ưu điểm nổi bật, bao gồm kho lưu trữ cơ sở dữ liệu tập trung cho tất cả tài liệu điện tử, khả năng tìm kiếm hiệu quả, kiểm soát phiên bản tài liệu và ứng dụng từ ngữ chuyên môn nhất quán Ngoài ra, các tính năng như giao thức kiểm soát bảo mật, quyền chỉnh sửa tài liệu, chính sách lưu giữ và xóa tự động, cùng với cấu trúc phân loại tiêu chuẩn hóa và truy vết kiểm toán cũng rất quan trọng Việc sử dụng tài liệu kỹ thuật số yêu cầu thay đổi trong cách thức ký kết, với sự thay thế chữ ký truyền thống bằng chữ ký điện tử, đảm bảo tính toàn vẹn, xác thực và không thể từ chối, theo quy định của Thông tư 41/2017.
2.2.4 Mối quan hệ giữa quản lý quy trình công việc và quản lý văn bản, hồ sơ điện tử
Quy trình công việc được định nghĩa bởi Mentzas và cộng sự (2001) cũng như Hollingsworth (1995) là một tập hợp các nhiệm vụ được tổ chức theo một trình tự nhất định để xử lý công việc Mỗi tác vụ có thể được thực hiện bởi một hoặc nhiều hệ thống phần mềm, hoặc thông qua sự hợp tác của nhiều đối tượng liên quan Quy trình công việc không chỉ bao gồm trình tự các tác vụ mà còn xác định điều kiện thực hiện, tiến hành xử lý, đồng bộ hóa dữ liệu và luồng thông tin liên quan.
Công nghệ quy trình công việc giúp tổ chức tự động hóa quy trình một cách hiệu quả, phân phối công việc dựa trên vai trò và nhiệm vụ của người dùng Nó cung cấp hướng dẫn thực hiện nhiệm vụ, theo dõi tiến trình công việc, và cung cấp số liệu thống kê về tình trạng hiện tại, bao gồm tiến độ, số lượng nghiệp vụ đã xử lý và số lượng nghiệp vụ đang chờ xử lý.
Sự cần thiết của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức công
2.3.1 Chính phủ điện tử đòi hỏi các chức năng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử có sự cải tiến tương ứng
"Chính phủ điện tử" là một từ được ra đời những năm 50, được ghép từ hai từ
Chính phủ điện tử, một khái niệm bắt đầu phổ biến từ những năm 90, được định nghĩa bởi Liên Hiệp Quốc là việc các cơ quan chính phủ sử dụng công nghệ thông tin, bao gồm mạng diện rộng và internet, để tương tác với người dân và doanh nghiệp Ngân hàng Thế giới bổ sung rằng chính phủ điện tử là việc sử dụng hệ thống công nghệ thông tin - truyền thông để cải thiện quan hệ giữa chính phủ, người dân và các tổ chức xã hội, từ đó nâng cao chất lượng giao dịch và giảm thiểu tham nhũng Những lợi ích này bao gồm tăng cường tính công khai, sự tiện lợi, góp phần vào tăng trưởng kinh tế và giảm chi phí cho các bên liên quan.
Chính phủ điện tử đang trở thành chiến lược cấp quốc gia được nhiều nước, bao gồm Việt Nam, áp dụng để chuyển đổi mô hình quản trị từ cai trị sang phục vụ, cung cấp dịch vụ công cho người dân và doanh nghiệp Khái niệm này liên quan đến việc chính phủ sử dụng công nghệ thông tin, như mạng diện rộng và internet, để trao đổi thông tin và dịch vụ với cộng đồng Các hoạt động của chính phủ diễn ra qua các quy trình kỹ thuật số, cho phép trao đổi thông tin điện tử như biểu mẫu và giấy phép lái xe Mục tiêu chiến lược của quản lý Chính phủ điện tử không chỉ là xây dựng website mà còn là hỗ trợ và đơn giản hóa quản trị cho chính phủ, công dân và doanh nghiệp thông qua việc kết nối và hỗ trợ quy trình giữa ba bên này.
Chính phủ điện tử là công cụ quan trọng hỗ trợ quản lý hành chính hiệu quả, giúp cải thiện quản lý quốc gia ở mọi cấp độ Người dân ở các nước phát triển có thể dễ dàng tưởng tượng việc tương tác với chính phủ 24/7 mà không cần xếp hàng Để đạt được hiệu quả tương tự, các chính phủ cần phân cấp trách nhiệm và áp dụng công nghệ điện tử Sự cam kết từ các nhà lãnh đạo quốc gia trong việc triển khai chính phủ điện tử cho thấy rằng việc kết hợp công nghệ với phương thức hoạt động mới có thể nâng cao tính hiệu quả, minh bạch và khả năng phản ứng của chính phủ.
Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử truyền thống chỉ đáp ứng chức năng quản lý cơ bản, không đủ khả năng phục vụ yêu cầu của chính phủ điện tử Sự đa dạng về thông tin, văn bản và hồ sơ điện tử với nhiều định dạng và thiết bị lưu trữ khác nhau như email, thông tin trên Web và báo cáo của cơ quan nhà nước tạo ra nhu cầu cấp thiết cho một hệ thống quản lý hiệu quả hơn Các mô hình giao dịch G2C (Chính phủ đến Công dân) yêu cầu cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người dân, bao gồm hóa đơn, tư vấn, giải quyết khiếu nại trực tuyến và thông tin giám sát 24/7, dẫn đến việc tạo ra nhiều văn bản điện tử khác nhau Do đó, cần có những cải tiến đột phá trong hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử để đáp ứng chiến lược triển khai Chính phủ điện tử.
2.3.2 Lợi ích của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử tại các cơ quan, tổ chức công
Tiêu chuẩn ISO 15489 nhấn mạnh tầm quan trọng của việc quản lý văn bản và hồ sơ, coi đây là một phương pháp hệ thống cần thiết cho các tổ chức và xã hội Việc này giúp bảo vệ và lưu giữ hồ sơ, đóng vai trò quan trọng như bằng chứng cho các giao dịch.
Quản lý hồ sơ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo trách nhiệm công, ngăn chặn tham nhũng, bảo vệ quyền dân sự và nhân quyền Nó cũng thúc đẩy việc thực thi pháp luật, phát triển thể chế và xã hội, quản lý tài nguyên hiệu quả, đồng thời góp phần vào sự ổn định kinh tế toàn cầu (World Bank 2013).
Quản lý hồ sơ hiệu quả củng cố quản trị mở vì thông tin chính phủ được quản lý tốt và có sẵn để người dân truy cập (IRMT, 2015)
Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử là công cụ quan trọng giúp tổ chức nâng cao chất lượng và hiệu quả thông tin Theo nghiên cứu của Johnston và Bowen (2005), hệ thống này mang lại nhiều lợi ích như quy trình làm việc đơn giản hơn, nhanh chóng hơn, chất lượng tốt hơn và dễ dàng hơn trong việc nắm bắt thông tin công việc Việc áp dụng hệ thống này không chỉ cải thiện hiệu quả quản lý hồ sơ mà còn gia tăng năng suất cho các chuyên viên trong tổ chức.
Việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử không chỉ tạo điều kiện thuận lợi cho văn hóa chia sẻ thông tin trong tổ chức mà còn nâng cao năng lực của từng nhân viên Theo Julibert (2008), "DARWIN có thể cân bằng giữa yêu cầu bảo mật thông tin và lợi ích của việc chia sẻ kiến thức không nhạy cảm, từ đó tăng cường hiệu quả và tính minh bạch của tổ chức, cũng như phát triển năng lực cá nhân" (tr.195).
Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử cung cấp kho lưu trữ tập trung cho tổ chức, cho phép truy cập và kiểm soát dữ liệu dễ dàng Theo Gunnlaugsdottir (2012), các tính năng thiết yếu của hệ thống này bao gồm kiểm soát phiên bản, lưu trữ an toàn và khả năng theo dõi nguồn gốc dữ liệu, điều này trở nên quan trọng trong bối cảnh số hóa hiện nay Bên cạnh đó, hệ thống còn hỗ trợ các nhà quản lý hồ sơ kết hợp sơ đồ phân loại thông tin với cấu trúc thư mục dựa trên nhu cầu người dùng, thông qua việc cung cấp các tùy chọn chế độ xem khác nhau nhờ phân tích dữ liệu lớn.
Maguire (2005) chỉ ra rằng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử giúp giảm trùng lặp dữ liệu trong tổ chức, từ đó nâng cao độ chính xác thông tin Việc này không chỉ cải thiện khả năng khai thác thông tin mà còn tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực của tổ chức một cách hiệu quả.
Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử không chỉ giúp tổ chức duy trì kho tri thức hiệu quả mà còn hỗ trợ cán bộ mới tiếp nhận công việc một cách dễ dàng khi có sự thay đổi nhân sự Thông tin được lưu trữ trong hệ thống này đảm bảo rằng quá trình chuyển giao công việc diễn ra suôn sẻ và liên tục.
Một số các nghiên cứu trước có liên quan
2.4.1 Nghiên cứu của Nguyen và Swatman (2009)
Nguyen và Swatman đã tiến hành nghiên cứu về việc triển khai hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử (EDRMS) tại các cơ quan công ở Úc, từ cấp Chính phủ đến cấp địa phương Theo Chiến lược quản lý hồ sơ toàn chính phủ, Chính phủ Úc yêu cầu tất cả các cơ quan thực hiện EDRMS vào năm 2009 (Hồ sơ nhà nước Nam Úc, 2007) Nghiên cứu đã chỉ ra các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của việc triển khai hệ thống này.
Bảng 2.1: Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc triển khai hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc triển khai hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo Đào tạo đầy đủ và hỗ trợ liên tục
Nhận thức và thực hành của văn thư, chuyên viên trong việc tạo và quản lý văn bản, hồ sơ là rất quan trọng Việc áp dụng các chiến lược hiệu quả trong quản lý sự thay đổi không chỉ giúp nâng cao năng suất làm việc mà còn đảm bảo tính chính xác và an toàn cho thông tin Các chuyên viên cần chủ động cập nhật kỹ năng và kiến thức mới để thích ứng với những thay đổi trong môi trường làm việc.
Quản lý dự án tốt Đội ngũ triển khai tuyệt vời
Tầm nhìn và kế hoạch hoạt động rõ ràng
Quản lý và giám sát hiệu suất hệ thống
Kế hoạch quản lý hồ sơ tốt
Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo và đào tạo đầy đủ cùng hỗ trợ liên tục là những yếu tố quan trọng nhất cho việc áp dụng thành công hệ thống văn bản và hồ sơ điện tử Bên cạnh đó, nhận thức và thực hành, cùng với chiến lược quản lý thay đổi hiệu quả, cũng đóng vai trò quan trọng trong các tổ chức mà nhân viên coi sự chấp nhận hệ thống là một thách thức lớn.
Sự ủng hộ của lãnh đạo là yếu tố quyết định cho sự thành công của hệ thống EDRMS, giúp phá vỡ rào cản và nâng cao nhận thức của nhân viên về tầm quan trọng của hệ thống này trong quản lý Để đảm bảo việc áp dụng EDRMS hiệu quả, cần cung cấp đào tạo đầy đủ và hỗ trợ liên tục cho nhân viên, trang bị cho họ kỹ năng và kiến thức cần thiết để sử dụng hệ thống một cách thành thạo.
Việc áp dụng hệ thống EDRMS là rất quan trọng và cần được nhấn mạnh với nhân viên, nhằm thay đổi quan điểm cho rằng quản lý văn bản và hồ sơ chỉ là công việc hành chính đơn giản Thiếu kỷ luật trong quản lý hồ sơ có thể dẫn đến việc các thói quen xấu nhanh chóng lan rộng trong môi trường làm việc mới (Di Biagio và Ibiricu, 2008) Khi nhận thức và thực hành của người dùng được cải thiện, sự chống đối từ phía họ sẽ không còn là vấn đề (Davis, 1993) EDRMS đóng vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả quản lý tài liệu.
Việc thay đổi nhận thức về văn bản, hồ sơ điện tử và thói quen làm việc của cán bộ là rất cần thiết (Jeffrey-Cook, 2005) Tuy nhiên, việc áp dụng hệ thống mới thường gặp phải sự chống đối từ nhân viên (Miller, 2005) Để thành công trong việc triển khai EDRMS, chiến lược quản lý thay đổi cần tập trung vào công tác truyền thông, điều này được coi là một yếu tố cốt lõi (Wilkins, 2007).
2.4.2 Nghiên cứu của McLeod và cộng sự (2010)
McLeod và cộng sự (2010) đã nghiên cứu các khó khăn trong việc triển khai hệ thống EDRMS, tổng hợp và phân tích hơn 1.700 nghiên cứu từ năm 1996 đến 2009, trong đó có hơn 500 nghiên cứu được phân tích chi tiết Tác giả đã tiến hành khảo sát và tổ chức hội thảo với các tổ chức áp dụng EDRMS để thu thập thông tin thực tế Qua đó, họ đã đúc kết được những yếu tố quan trọng dẫn đến thành công trong việc áp dụng hệ thống EDRMS.
Ba nhóm yếu tố chính ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống EDRMS bao gồm yếu tố con người, quy trình và công nghệ McLeod và cộng sự nhấn mạnh rằng ba yếu tố này có mối liên kết chặt chẽ, trong đó yếu tố con người đóng vai trò quyết định nhất Sự thành công của hệ thống EDRMS phụ thuộc vào những thách thức liên quan đến văn hóa tổ chức, nhận thức, kiến thức, kỹ năng và khả năng chấp nhận sự thay đổi của con người.
Theo nghiên cứu của Nolan và Brown (2002), người dùng chỉ sử dụng hệ thống thông tin một cách hiệu quả khi họ cảm thấy rằng các hệ thống đó được thiết kế vì lợi ích của họ và có sự tham gia của họ Nghiên cứu của Anderson và các cộng sự cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của việc thu hút người dùng trong quá trình phát triển hệ thống.
Nghiên cứu năm 2011 xác nhận rằng sự tương tác giữa con người, quy trình và công nghệ có vai trò quan trọng trong việc hỗ trợ các quy trình nghiệp vụ và quản lý Điều này yêu cầu con người phải thay đổi nhận thức và thói quen để làm quen với các quy trình điện tử mới Để tích hợp hệ thống EDRMS vào các quy trình quản lý, cần phải phân tích lại nghiệp vụ và thực hiện tái cấu trúc quy trình Do đó, tổ chức cần ban hành các chính sách và quy định mới phù hợp với môi trường công nghệ điện tử.
Bảng 2.2: Các yếu tố chủ chốt ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống EDRMS tại chính phủ các nước
STT Yếu tố Thang đo
1 Con người Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo
2 Sự hợp tác, cộng tác của các đối tượng hữu quan có liên quan, sự tham gia của người dùng
3 Các cán bộ cần có kiến thức, kỹ năng phù hợp với môi trường làm việc trên nền tảng công nghệ điện tử
4 Huấn luyện và đào tạo
5 Nguồn lực cần thiết cho việc triển khai và vận hành hệ thống
6 Quy trình Các chính sách, quy định, hướng dẫn, thủ tục phù hợp với phương thức quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
7 Phân công vai trò, trách nhiệm rõ ràng
8 Kiểm soát nhân viên: Ngăn chặn cách làm việc đối phó; yêu cầu / thực thi tuân thủ các quy trình / hệ thống mới
9 Các yêu cầu quản lý sự chuyển đổi về quy trình, cách thức, phương thức làm việc
10 Công nghệ Thiết kế tốt kiến trúc hạ tầng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử
11 Tích hợp hệ thống và công nghệ
12 Lập kế hoạch và quản lý dự án
13 Nguồn lực cần thiết cho vận hành hệ thống
Nguồn: McLeod và cộng sự (2010)
Nghiên cứu của Alshibly và cộng sự (2016) chỉ ra rằng các yếu tố quan trọng như tính sẵn sàng của công nghệ, chức năng, hiệu quả thân thiện với người dùng, tiện ích, tích hợp hệ thống, sự ủng hộ của lãnh đạo, đào tạo, tham gia của người dùng, tính khả dụng của trang thiết bị, cũng như chính sách và thủ tục quản lý EDRMS đều góp phần quyết định đến sự thành công trong việc áp dụng hệ thống EDRMS Hơn nữa, việc chỉ ra hiệu quả và lợi ích của EDRMS cho người dùng là cần thiết để thay đổi nhận thức và giảm thiểu sự phản đối, từ đó nâng cao khả năng thành công trong việc triển khai hệ thống này.
2.4.3 Nghiên cứu của Abdulkadhim và cộng sự (2015)
Tác giả Abdulkadhim và cộng sự (2015) đã tổng hợp và phân tích hơn 600 nghiên cứu trước đây về việc áp dụng hệ thống EDRMS trong chính phủ, từ lý thuyết đến thực tiễn, và chỉ ra 14 yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống này.
Bảng 2.3: Các yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống
STT Yếu tố Thang đo
1 Tổ chức Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo
2 Kế hoạch ngân sách dành cho việc áp dụng hệ thống EDRMS
3 Kế hoạch chiến lược bảo đảm của việc áp dụng thành công hệ thống EDRMS
4 Các quy định EDRMS về việc lưu hành văn bản, quy tắc lưu trữ, chính sách an toàn và vai trò trách nhiệm trách nhiệm của các bên
5 Sự hợp tác, tham gia của các đối tượng hữu quan có liên quan
Hạ tầng CNTT (ví dụ phần cứng, phần mềm, hệ thống mạng) bảo đảm việc việc hành hệ thống EDRMS một cách hiệu quả
7 Nguồn lực nhân sự CNTT
8 Các chức năng của văn bản, hồ sơ trong hệ thống EDRMS phải bảo đảm không bị thay đổi hay sử dụng trái phép
9 Các yêu cầu của người dùng
11 Tích hợp hệ thống EDRMS với các hệ thống hiện hành của tổ chức
Sự nhận thức, thực hành của cán bộ
14 Sự chống đối của nhân viên từ việc thay đổi hệ thống từ định dạng giấy sang hệ thống văn bản, hồ sơ điện tử EDRMS
Nguồn: Abdulkadhim và cộng sự (2015)
Nghiên cứu của Abdulkadhim và cộng sự (2015) nhấn mạnh tầm quan trọng của sự ủng hộ từ cấp lãnh đạo trong quá trình chuyển đổi quy trình làm việc và hợp tác giữa các bên liên quan, đặc biệt là trong việc áp dụng hệ thống EDRMS Cấp lãnh đạo thể hiện sự hỗ trợ thông qua việc chỉ đạo ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, khuyến khích sự tham gia của toàn thể cán bộ, nhân viên và nâng cao ý thức chia sẻ kiến thức về EDRMS trong tổ chức Nghiên cứu này tương đồng với các kết quả từ Nguyen và Swatman (2009), McLeod và cộng sự (2010), và Yaacob và Mapong (2011) Abdulkadhim cũng chỉ ra rằng ngân sách cho hệ thống EDRMS, hạ tầng CNTT và nguồn lực nhân sự là những yếu tố quan trọng cho sự thành công trong việc áp dụng hệ thống này, điều này được củng cố bởi các nghiên cứu của Studer (2004), Krabina và Stoeckler (2010), và Asogwa và Brendan (2012) Việc phân bổ kinh phí cho việc triển khai EDRMS và đào tạo nhân viên là cần thiết để đảm bảo hiệu quả hoạt động.
Theo nghiên cứu của Tough và Mohammad (2009), hạ tầng và nhân sự CNTT đóng vai trò quan trọng trong việc áp dụng thành công hệ thống EDRMS Đây là những yếu tố nền tảng cần thiết để thiết lập và duy trì hoạt động hiệu quả của hệ thống CNTT, đồng thời hỗ trợ lộ trình và sáng kiến cải tiến chức năng, dịch vụ của EDRMS.
Tác giả Abdulkadhim và cộng sự (2015) chỉ ra rằng để đảm bảo việc áp dụng thành công hệ thống EDRMS, cần có các yếu tố quan trọng như kế hoạch hỗ trợ người dùng, nâng cao chuyên môn phù hợp với hệ thống mới, và kế hoạch tuyên truyền về EDRMS Ngoài ra, sự thay đổi trong vai trò và trách nhiệm của các phòng ban, yêu cầu người dùng, cũng như chất lượng dữ liệu đều ảnh hưởng đến thành công của hệ thống Các quy định liên quan đến lưu hành văn bản, hồ sơ điện tử, quy tắc lưu trữ, chính sách an toàn và vai trò trách nhiệm của các bên, cùng với các chương trình đào tạo và kế hoạch hành động nhằm nâng cao nhận thức và giảm sự chống đối của người dùng, cũng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự thành công của việc áp dụng EDRMS.
2.4.4 Nghiên cứu của Haslinda và cộng sự (2014)
Mô hình nghiên cứu đề xuất
Dựa trên lý thuyết quản lý hồ sơ điện tử và các nghiên cứu trước đây, tác giả đề xuất mô hình nghiên cứu năm yếu tố ảnh hưởng đến sự thành công của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử, bao gồm: (1) Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo; (2) Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử; (3) Sự hợp tác tham gia của các phòng ban; (4) Nhận thức và thực hành của cán bộ công chức; và (5) Công nghệ Tác giả sẽ trình bày chi tiết về các yếu tố này và mối quan hệ của chúng với sự thành công trong việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử.
2.5.1 Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo
Theo Paarlberg (2008), vai trò của người lãnh đạo rất quan trọng trong việc đưa ra quyết định và tạo môi trường làm việc thuận lợi cho cán bộ Khi cán bộ nhận thấy sự tận tụy và ủng hộ của lãnh đạo trong việc triển khai các dự án CNTT phục vụ mục tiêu của Chính phủ, họ sẽ tự giác nâng cao động lực làm việc Một trong những nhiệm vụ của người lãnh đạo là truyền đạt và xây dựng niềm tin, giúp nhân viên có động lực hoàn thành các hoạt động phục vụ mục tiêu tổ chức (Moynihan và Pandey).
Sự ủng hộ của cấp lãnh đạo là yếu tố quyết định đến thành công của việc triển khai hệ thống EDRMS, như đã được chứng minh trong nhiều nghiên cứu (Ellis, 2005; Dịch vụ dân sự Bắc Ireland 2006; Wilkins, 2007) Khi sự ủng hộ này được thể hiện ngay từ đầu, lãnh đạo không chỉ định hướng cho dự án mà còn kích thích sự quan tâm của nhân viên, từ đó cải thiện văn hóa lưu trữ và nâng cao hiệu quả thực hiện dự án.
Nghiên cứu của Nguyen (2009), McLeod và cộng sự (2010), cũng như Haslinda và cộng sự (2014) đã chỉ ra rằng sự ủng hộ từ cấp lãnh đạo là yếu tố quyết định cho sự thành công trong việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử Do đó, có thể khẳng định rằng sự ủng hộ của lãnh đạo có tác động tích cực đến hiệu quả triển khai các hệ thống này.
Sự ủng hộ từ cấp lãnh đạo đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử Khi lãnh đạo cam kết và khuyến khích, tổ chức sẽ dễ dàng hơn trong việc triển khai và duy trì hệ thống này Điều này không chỉ tăng cường sự chấp nhận của nhân viên mà còn tạo ra môi trường thuận lợi cho việc tối ưu hóa quy trình làm việc.
2.5.2 Quy trình quản lý văn bản, hồ sơ điện tử
Phân tích các quy trình quản lý và điều hành giúp phát hiện các lĩnh vực phân mảnh quan trọng, từ đó chỉ ra tiềm năng hợp lý hóa và thay đổi Việc tiến hành phân tích quy trình hoạt động và quy trình công việc, cùng với việc đánh giá các hệ thống CNTT, là cần thiết vì chúng có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Đặc biệt, trong các cơ quan nhà nước, phân tích quy trình công việc chi tiết còn giúp xác định rõ ràng các dòng kiểm soát và quyền sở hữu của từng quy trình cụ thể.
Theo Aalst và Hee (2009), quy trình quản lý văn bản và hồ sơ điện tử bao gồm các nguyên tắc từ khởi tạo, ghi nhận, xử lý, lưu trữ đến bảo quản tài liệu Các nguyên tắc này xác định các loại văn bản, hồ sơ điện tử như văn bản định dạng Word, email, thông tin trên web và bản ghi trong cơ sở dữ liệu Quy định nhấn mạnh rằng các văn bản, hồ sơ điện tử đã được ký duyệt cần được coi là bằng chứng tài liệu quan trọng cho công tác quản lý và hoạt động của đơn vị.
Việc áp dụng công nghệ thông tin vào tổ chức yêu cầu thay đổi quy trình, theo Fisher và Wesolkowski (1998) Nguyen (2009) chỉ ra rằng kế hoạch quản lý hồ sơ không bài bản có thể gây ảnh hưởng tiêu cực đến quá trình áp dụng, do cán bộ cần thời gian để thích nghi với hệ thống mới Hans (2003) nhấn mạnh rằng quy trình là yếu tố chủ chốt để thành công trong việc triển khai hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử Ông cũng cho rằng việc thay đổi quy trình hoạt động và làm việc trong chính phủ điện tử sẽ nâng cao tỷ lệ thành công Do đó, có thể khẳng định rằng quy trình quản lý văn bản và hồ sơ điện tử có ảnh hưởng tích cực đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống này.
Quy trình quản lý văn bản và hồ sơ điện tử có ảnh hưởng tích cực đến sự thành công trong việc áp dụng hệ thống này Việc tổ chức và quản lý hiệu quả các tài liệu điện tử không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn nâng cao độ chính xác và tính minh bạch trong công việc Hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ điện tử nếu được triển khai đúng cách sẽ tạo ra sự thuận lợi cho người dùng và cải thiện quy trình làm việc, từ đó góp phần vào sự phát triển bền vững của tổ chức.
2.5.3 Sự hợp tác, tham gia của các phòng ban
Quản lý thay đổi là yếu tố quan trọng trong việc triển khai EDRMS, vì hệ thống này không chỉ thay đổi cách thức làm việc của mọi người mà còn là công nghệ thực thi những thay đổi đó.
Để quản lý sự thay đổi hiệu quả, cần phát triển các chiến lược trong các lĩnh vực như thay đổi văn hóa, quy trình, tham vấn và hợp tác về phương thức làm việc mới Việc áp dụng một cách tiếp cận chiến lược trong quản lý thay đổi sẽ tăng khả năng chấp nhận hệ thống của các phòng, ban Điều này giúp các phòng, ban nhận thức được lợi ích của hệ thống, thay vì xem nó như một nhiệm vụ bổ sung không mong muốn.
Mặc dù việc triển khai các hệ thống có ảnh hưởng lớn đến toàn bộ tổ chức liên quan đến thay đổi quy trình công tác, quản lý và tinh thần nhân viên (Bingi, Sharma, 1999), nhưng yếu tố quan trọng nhất cần chú ý trong các dự án là
Hệ thống quản lý hồ sơ điện tử (EDRMS) đóng vai trò quan trọng trong việc thay đổi thói quen làm việc của các phòng, ban, đặc biệt khi việc lưu trữ hồ sơ đã bị quản lý kém trong thời gian dài hoặc bị xem là nhàm chán bởi những người có quyền lực Thành công của việc áp dụng EDRMS phụ thuộc vào việc quản lý nhận thức và hành vi của những người liên quan đến quy trình khởi tạo, ghi nhận, xử lý và lưu trữ tài liệu, hơn là vào công nghệ hay các yếu tố khác trong triển khai hệ thống.
Hệ thống thông tin được tạo ra bởi con người và chỉ có giá trị khi phục vụ đúng mục đích người dùng (Nolan & Brown, 2002; Anderson et al., 2011) Trong các tổ chức, hệ thống thường phục vụ nhiều phòng ban với các mục đích khác nhau, do đó, sự tham gia của các phòng ban là yếu tố quan trọng cho sự thành công của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử Nghiên cứu của McLeod et al (2010) cũng nhấn mạnh rằng sự hợp tác giữa các phòng ban liên quan ảnh hưởng tích cực đến việc áp dụng hệ thống EDRMS trong chính phủ Vì vậy, có thể đề xuất giả thuyết rằng sự tham gia của các phòng ban có tác động tích cực đến sự thành công của việc áp dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử.
Sự tham gia tích cực của các phòng ban đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo thành công của hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ điện tử Khi các bộ phận cùng nhau hợp tác và chia sẻ thông tin, quy trình làm việc trở nên hiệu quả hơn, từ đó nâng cao chất lượng và tính khả thi của hệ thống Việc này không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình quản lý mà còn tạo ra sự đồng thuận trong tổ chức, góp phần vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.
2.5.4 Nhận thức, thực hành của cán bộ công chức
