BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI TÌM HIỂU CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ LIÊN HỆ THỰC TIỄN MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐANG ĐƯỢC SỬ DỤNG TẠI MỘT CƠ QUAN Ở VIỆT NAM TIỂU LUẬN KẾT TH.
BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI TÊN ĐỀ TÀI: TÌM HIỂU CÁC HỆ THỐNG THƠNG TIN QUẢN LÝ LIÊN HỆ THỰC TIỄN MỘT HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ ĐANG ĐƯỢC SỬ DỤNG TẠI MỘT CƠ QUAN Ở VIỆT NAM TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Thông Tin Phục Vụ Lãnh Đạo Quản Lý Mã phách:.…………………………………… Hà Nội – 2021 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài em làm thời gian qua Những số liệu kết nghiên cứu trung thực, hồn tồn tìm hiểu, nghiên cứu nguồn tài liệu khác có trích dẫn rõ ràng Ngồi ra, khơng có chép người khác Em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước môn, khoa nhà trường cam đoan Hà Nội, ngày 17 tháng năm 2021 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin gửi lời tri ân sâu sắc đến thầy cô giảng viên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trình tìm hiểu học tập mơn “Thơng Tin Phục Vụ Lãnh Đạo Quản Lý” Em nhận giảng dạy hướng dẫn tận tình, tâm huyết thầy Thầy giúp em tích lũy thêm nhiều kiến thức hay bổ ích Từ đó, để em hồn thành đề tài Tuy nhiên, kiến thức em hạn chế định Do đó, khơng tránh khỏi thiếu xót q trình hồn thiện đề tài Mong thầy xem góp ý đề tài cho em hoàn thiện Em chúc thầy sức khỏe hạnh phúc, thành công nghiệp trồng người Để dìu dắt nhiều hệ mai sau đến với tri thức Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 17 tháng năm 2021 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1 Các khái niệm 1.1.1 Hệ thống thông tin quản lý 1.1.2 Cơ cấu tổ chức & cấu trúc Hệ thống thông tin quản lý 1.1.3 Phân loại Hệ thống thông tin quản lý Tổ chức thông tin tổ chức 1.1.1 Khái niệm thông tin 1.1.2 Cách biểu diễn thông tin .5 1.3 Hệ thống thông tin quản lý 1.3.1 Định nghĩa hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System) 1.3.2 Những yếu tố cấu thành hệ thống thông tin quản lý 1.3.3 Vai trò, nhiệm vụ chức hệ thống thông tin quản lý6 CHƯƠNG II: CƠ SỞ HỆ THỐNG THÔNG TIN CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 2.1 Phần cứng hệ thống thông tin quản lý 2.1.1 Máy tính điện tử 2.1.2 Các dạng máy tính 2.2 Phần mềm hệ thống thông tin quản lý 2.2.1 Phần mềm hệ thống .9 2.2.2 Phần mềm ứng dụng 2.2.3 Những đặc tính chung phần mềm đại 11 2.3 Mạng máy tính truyền thống .12 2.3.1 Khái niệm hệ thống truyền thông 12 2.3.2 Mạng máy tính cục LAN .12 2.3.4 Mạng MAN 13 2.3.5 Mạng INTERNET .13 2.4 Cơ sở liệu tổng kho liệu Data warehouse 14 2.4.1 Một số khái niệm sở liệu .14 2.4.2 Những hoạt động Cơ sở liệu 16 2.4.3 Mơ hình liệu 18 2.4.4 Một số kỹ thuật CSDL đại 19 CHƯƠNG III: THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 21 3.1 Tệp sở liệu 21 3.1.1 Tệp hệ thống tệp liệu .21 3.1.2 Hệ thống quản lý sở liệu 22 3.2 Mơ hình sở liệu 23 3.2.1 Mơ hình khái niệm 23 3.2.2 Mơ hình thực 24 3.3 Thiết kế sở liệu 24 3.3.1 Chuyển đổi liệu thành thông tin 24 3.3.2 Chu kỳ phát triển sở liệu 25 3.3.3 Kho liệu khai phá liệu 25 3.4 Ví dụ hệ thống thơng tin quản lý sử dụng quan Việt Nam 26 KẾT LUẬN .27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 LỜI NÓI ĐẦU Trong bối cảnh tự hóa thương mại quốc tế trình hội nhập kinh tế quốc tế ngày sâu rộng Việt Nam, doanh nghiệp ngày gặp nhiều áp lực cạnh tranh Chính vậy, doanh nghiệp ln cần phải nắm bắt xác kịp thời xu hướng xã hội để tránh thụt lùi, lạc hậu Trong đó, hệ thống thơng tin quản lý đóng vai trị lớn vào việc giúp doanh nghiệp tồn tại, phát triển bền vững tạo lợi cạnh tranh thị trường Hệ thống thông tin quản lý công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp nghiệp vụ, hoạt động kinh doanh, hỗ trợ việc định doanh nghiệp hỗ trợ cải thiện khả cạnh tranh cho doanh nghiệp Tuy nhiên, việc ứng dụng thành tựu công nghệ thông tin đơn giản doanh nghiệp tầm cỡ quốc gia dồi kinh nghiệm, nguồn tài lực nhân lực Hơn nữa, ứng dụng thành công doanh nghiệp chưa đem lại thành công tương tự cho doanh nghiệp khác Là sinh viên ngành Quản lý nhà nước, em mong muốn vận dụng kiến thức học giảng đường để áp dụng vào thực tế sống Trên tinh thần đó, em định chọn đề tài “Phân tích hệ thống thơng tin quản lý? Cho ví dụ hệ thống thông tin quản lý sử dụng quan Việt Nam” làm đề tài nghiên cứu CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 1.1 Các khái niệm 1.1.1 Hệ thống thông tin quản lý * Hệ thống (System) Hệ thống tập hợp phần tử có liên hệ với nhau, xếp theo trật tự định, hoạt động hướng tới mục tiêu chung * Hệ thống thông tin (Information System – IS) Hệ thống thông tin tập hợp phần tử có liên hệ với nhau, xếp theo trật tự định, có chức thu thập, xử lý, lưu trữ cung cấp thông tin * Hệ thống thông tin quản lý (Management Information System – MIS) Hệ thống thông tin quản lý tập hợp phần tử có liên hệ với nhau, xếp theo trật tự định, có chức thu thập xử lý, lưu trữ, cung cấp thơng tin nhằm hỗ trợ q trình định, điều hành, giám sát & đánh giá quan tổ chức 1.1.2 Cơ cấu tổ chức & cấu trúc Hệ thống thông tin quản lý * Cơ cấu tổ chức Hệ thống thông tin quản lý gồm cấp quản lý tương ứng với mức sau: - Mức A: Cấp phủ - Mức B: Cấp bộ, tỉnh - Mức C: Cấp sở ban ngành, huyện, thị xã đơn vị thuộc - Mức D: Cấp xã, phường * Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý Gồm cấu trúc vật lý cấu trúc nội dung - Cấu trúc vật lý: gồm yếu tố + Phần cứng: Là thiết bị kĩ thuật phục vụ thu thập, xử lý, lưu trữ & truyền thơng tin (Hệ thống máy tính, mạng, thiết bị đầu vào / ra) + Phần mềm: Là chương trình hệ thống & chương trình ứng dụng cung cấp giao diện hệ thống & người dung + Nguồn lực thông tin: Các sở liệu, kênh cung cấp thông tin (Đầu vào / hệ thống) + Nhân lực: Các cán chuyên môn nghiệp vụ hệ thống + Các thủ tục chun mơn hóa: Là chuỗi quy trình để thực chức hệ thống (gồm thủ tục, quy định, quy chế cho việc sử dụng, điều hành, bảo dưỡng, trì hoạt động hệ thống) - Cấu trúc nội dung yếu tố + Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp số liệu thời hoạt động quan tổ chức + Hệ thống tình báo: Cung cấp thông tin hàng ngày diễn biến môi trường bên ngồi + Hệ thống nghiên cứu thơng tin: Thu thập thông tin liên quan đến vấn đề cụ thể đặt trước tổ chức + Hệ thống hỗ trợ định: Gồm phương pháp & mô hình định, hỗ trợ nhà quản lý việc định 1.1.3 Phân loại Hệ thống thông tin quản lý * Phân loại theo cấp quản lý - Hệ thống thông tin quản lý cấp chiến lược (Nhóm sử dụng cấp quản lý vĩ mơ) - Hệ thống thơng tin quản lý cấp chiến thuật (Nhóm sử dụng cấp quản lý trung gian) - Hệ thống thơng tin quản lý tác nghiệp (Nhóm sử dụng cấp quản lý điều hành) - Hệ thống thông tin quản lý cấp chuyên gia (Nhóm sử dụng nhà nghiên cứu, nhà khoa học) * Phân loại theo lĩnh vực quản lý - Hệ thống thông tin quản lý kinh tế - Hệ thống thông tin quản lý giáo dục – đào tạo - Hệ thống thông tin quản lý văn hóa – xã hội - Hệ thống thơng tin quản lý tài - Hệ thống thơng tin quản lý sản xuất – kinh doanh * Phân loại theo chức quản lý - Hệ thống thông tin quản lý nhân - Hệ thống thông tin quản lý tiếp thị - Hệ thống thông tin quản lý kế tốn - Hệ thống thơng tin quản lý hành nhà nước (Chính phủ điện tử) * Phân loại theo mục đích thơng tin đầu Hệ thống xử lý giao dịch Transaction Processing TPS System Hệ thống thông tin điều chỉnh Excutive Information EIS System Hệ thống thông tin hỗ trợ định Declslon Support System DSS Hệ chuyên gia & trí tuệ nhân tạo Expert System & Artificial EASI Intelligence Hệ thống tự động hóa văn phịng Office Automation System OAS Tổ chức thông tin tổ chức 1.1.1 Khái niệm thông tin Thông tin liệu xử lý cho thực có ý nghĩa người sử dụng Ví dụ: Một doanh nghiệp bán lơ hàng sinh nhiều liệu về: - Số lượng hàng hoá bán - Nơi bán hàng - Thời gian bán hàng - Địa điểm bán hàng - Phương thức tốn Thơng tin coi sản phẩm hồn chỉnh thu sau q trình xử lý liệu 1.1.2 Cách biểu diễn thông tin Cách biểu diễn thơng tin có hai cách: Cách biểu diễn thông tin tự nhiên cách biểu diễn thông tin có cấu trúc - Cách biểu diễn thơng tin tự nhiên bao gồm thơng tin viết, hình ảnh, lời nói, xúc giác, khứu giác, thính giác - Cách biểu diễn thơng tin có cấu trúc việc chắt lọc từ thông tin tự nhiên cách cấu trúc hố lại làm cho đọng hơn, chặt chẽ Ví dụ: Thơng tin loại sổ sách, tệp cách bố trí thơng tin theo cách không tự nhiên hiểu theo cách giải thích 1.3 Hệ thống thơng tin quản lý 1.3.1 Định nghĩa hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System) Hệ thống thông tin quản lý MIS hệ thống thông tin trợ giúp hoạt động quản lý tổ chức, hoạt động nằm mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý lập kế hoạch chiến lược Chúng dựa chủ yếu vào sở liệu tạo hệ xử lý giao dịch từ nguồn liệu ngồi tổ chức Vì hệ thống thông tin quản lý phần lớn dựa vào liệu sản sinh từ hệ xử lý giao dịch chất lượng thơng tin mà chúng sản sinh phụ thuộc nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu hệ xử lý giao dịch Ví dụ: Hệ thống phân tích lực bán hàng, theo dõi chi tiêu, theo dõi suất vắng mặt nhân viên, nghiên cứu thị trường 1.3.2 Những yếu tố cấu thành hệ thống thông tin quản lý Cầu nối Công cụ Nhân lực Phần mềm Phần cứng Thủ tục Dữ liệu Phần mềm Con người Mạng xương sống cấp độ quốc tế nối kết với Các mạng truy cập/chuyển giao thông tin Hàng ngàn mạng riêng tổ chức nối với nhiều máy chủ tổ chức Các mạng chứa nhiều thông tin thú vị Các mạng xương sống kiểm soát Nhà cung cấp dịch vụ mạng (Network Service Providers - NSPs) MCI, Sprint, UUNET/MIS… Mỗi mạng xương sống xử lý 300 terabytes/tháng Các mạng đến từ Nhà cung cấp dịch vụ Internet (Internet Service Provider - ISPs) trao đổi liệu với NSP điểm truy cập mạng (Network Access Points - NAPs) Khi người sử dụng gửi yêu cầu lên Internet từ máy tính mình, theo mạng ISP, di chuyển qua hay nhiều mạng xương sống băng qua mạng ISP khác đến máy tính chứa thông tin quan tâm Câu trả lời cho yêu cầu theo thứ tự lộ trình tương tự Bất kỳ yêu cầu kết trả lời khơng theo lộ trình định sẵn Thật vậy, chúng bị tách thành gói gói lại theo lộ trình khác Những lộ trình xác định máy tính đặc biệt gọi Router Các Router có đồ mạng Internet cập nhật cho phép chúng xác định đường cho gói tin 2.4 Cơ sở liệu tổng kho liệu Data warehouse Những nhà quản lý luôn phải lưu trữ xử lý liệu phục vụ cho công việc quản lý kinh doanh Những danh sách khách hàng, danh sách nhà cung cấp, sổ sách bán hàng, hồ sơ nhân viên … ví dụ cần thiết quản trị liệu Trong tổ chức liệu lưu trữ sở liệu mà dung lượng chúng lên tới hàng tỷ hàng ức (trillions) bytes Nếu liệu tổ chức gặp khó khăn lớn khâu định giá, bán sản phẩm dịch vụ, tính lương cho nhân viên, điều hành hoạt động tổ chức… Rõ ràng liệu tổ chức có vai trị sống cịn 2.4.1 Một số khái niệm sở liệu Trước có máy tính, tất thơng tin kể thu thập, lưu trữ, xử lý, phân tích cập nhật Chúng ghi bảng, ghi sổ 14 sách, phích bìa cứng, hộc catalog chí trí não nhân viên làm việc Làm cần nhiều người, cần nhiều không gian nhớ vất vả tìm kiếm tính tốn Thời gian xử lý lâu, quy trình mệt mỏi nặng nhọc kết báo cáo thường không đầy đủ khơng xác Ngày người ta sử dụng máy tính hệ quản trị sở liệu (HQTCSDL) để giao tác với liệu sở liệu HQTCSDL phần mềm ứng dụng giúp tạo ra, lưu trữ, tổ chức tìm kiếm liệu từ sở liệu đơn lẻ từ số sở liệu Mircrosoft Access, Foxpro ví dụ HQTCSDL thơng dụng máy tính cá nhân Cơ sở liệu khái niệm sở sau đây: Thực thể (Entity) Thực thể đối tượng mà nhà quản lý muốn lưu trữ thơng tin Chẳng hạn nhân viên, máy móc thiết bị, hợp đồng mua bán, khách hàng Điều quan trọng nói đến thực thể cần hiểu rõ nói đến tập hợp thực thể loại Ví dụ: Thực thể khách hàng bao gồm khách hàng Thực thể máy móc thiết bị bao gồm máy móc thiết bị Còn thực thể cụ thể khách hàng “Nguyễn Văn A”, hay “ Máy cán thép LZ 5600 “ gọi phần tử thực thể, hay lần xuất thực thể Trường liệu (Field) Để lưu trữ thông tin thực thể người ta thiết lập cho thuộc tính để ghi giá trị cho thuộc tính Ví dụ thuộc tính cho thực thể “Nhân viên” - Mã nhân viên - Họ tên nhân viên - Ngày sinh - Mức lương - Địa - Số điện thoại 15 Mỗi thuộc tính gọi trường Nó chứa mẩu tin thực thể cụ thể Nhà quản lý kết hợp với chuyên viên HTTT để xây dựng lên thuộc tính cho thực thể Khoá (Key) nhiều trường kết hợp lại mà giá trị trường trường xác định cách thực thể mà mơ tả Ví dụ: Mã nhân viên khoá Bản ghi (Record) Tập hợp giá trị trường thực thể cụ thể làm thành ghi Bảng (Tables) Toàn ghi lưu trữ thông tin cho thực thể tạo bảng mà dòng ghi cột trường Ví dụ: Bảng theo dõi lần bán hàng quầy hàng Mỗi lần bán thực thể cụ thể Lần bán, Tên hàng, Số lượng, Đơn giá, Ngày bán, Người bán trường Thông tin lần bán ghi Ta có bảng liệu bán hàng sau: Lần bán Tên hàng Số lượng Đơn giá Ngày bán Người bán Bút bi 3000 19/08/2020 Minh Thu Thước kẻ 10 2000 20/08/2020 Khánh Thi Vở học sinh 20 5000 20/08/2020 Minh Anh … …… ……… … …… …… … …… …… …… …… Cơ sở liệu hiểu tập hợp bảng có liên quan với tổ chức lưu trữ thiết bị đại tin học, chịu quản lý hệ thống chương trình máy tính nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người sử dụng khác với mục đích khác 2.4.2 Những hoạt động Cơ sở liệu Cập nhật liệu Có nhiều nhiệm vụ phải thực sử dụng sở liệu Một số nhiệm vụ trực tiếp nhân viên nhà quản lý, số khác phải quản trị viên sở liệu lập trình viên có lực thực 16 Xu HQTCSDL làm dễ dàng việc tạo nhập liệu, quản trị ứng dụng sở liệu cho người sử dụng Dữ liệu nhập vào sở liệu qua việc nhập liệu Dữ liệu đến từ gọi điện thoại, từ phiếu mẫu in sẵn có điền mục, từ ghi lịch sử, từ tệp tin máy tính từ nhiều thiết bị mang tin khác Thể thức liệu nhập vào sở liệu không giống thể thức liệu nhìn thấy nhập Ngày phần lớn phần mềm ứng dụng cho phép sử dụng giao diện đồ hoạ (GUI graphical user interface) hình thức form điền biểu ghi sở liệu với ô trắng để người sử dụng nhập thông tin hay đánh dấu mục chọn Truy vấn liệu Truy vấn liệu làm để lấy liệu từ sở liệu Để thực nhiệm vụ ta phải có cách thức giao tác với sở liệu Thông thường thông qua dạng ngơn ngữ truy vấn Ngơn ngữ truy vấn có cấu trúc (Structured Query Language - SQL) ngôn ngữ phổ dụng dùng để truy vấn sở liệu Ngơn ngữ có gốc từ tiếng Anh Ví dụ: SELECT DISTINCTROW MA_SINH_VIEN, DIEM FROM DIEM_THI WHERE DIEM=9 ORDER BY MA_SINH_VIEN Là lệnh dùng để tìm sinh viên đạt điểm mơn học tệp DIEM_THI xếp theo MAI_SINH_VIEN Việc viết lệnh SQL đòi hỏi nhiều thời gian kỹ truy vấn phức tạp sở liệu lớn có nhiều thực thể Truy vấn ví dụ (Query by Example -QBE) Nhiều HQTCSDL co cách thức đơn giản để giao tác với sở liệu dựa vào khái niệm Truy vấn ví dụ QBE tạo cho người sử dụng lưới điền mẫu để xây dựng cấu trúc mẫu mơ tả liệu mà họ muốn tìm kiếm HQTCSDL đại sử dụng giao diện đồ hoạ kỹ thuật rê chuột (Drag and Drop) để tạo truy vấn cách dễ dàng nhanh chóng 17 Lập báo cáo từ sở liệu Thường HQTCSDL bổ sung tính lập báo cáo cho việc truy vấn liệu Báo cáo (Report) liệu kết xuất từ sở liệu, tổ chức xếp đưa dạng in ấn Tuy nhiên báo cáo thể hình Lập báo cáo (Report Writers) phận đặc biệt HQTCSDL dùng để lấy liệu từ sở liệu để xử lý (tổng hợp, chế biến phân nhóm) đưa cho người sử dụng thể thức sử dụng Phát triển khả CSDL Hệ quản trị sở liệu cho phép phát triển khả quản trị liệu cách viết thêm chương trình bổ sung cho chương trình có Ngơn ngữ lập trình HQTCSDL thường mạnh hướng vấn đề tương đối dễ sử dụng 2.4.3 Mơ hình liệu Dữ liệu cần phải tổ chức theo cách để khơng dư thừa dễ dàng tìm kiếm, phân tích hiểu chúng Vì sở liệu tổ chức cần phải cấu trúc lại Đối với thực thể việc xác định tên gọi, xác định trường, Độ rộng trường, loại trường Toàn tên gọi, số lượng trường, tên trường, độ rộng trường, loại trường gọi cấu trúc tệp Để lưu trữ liệu cần chế để gắn kết thực thể mà chúng có mối quan hệ tự nhiên với Ví dụ có số mối quan hệ thực thể “Cửa hàng”, “ Khách Hàng”, “ Nhà cung cấp” “Hàng hoá” Cửa hàng bán Hàng hoá Khách hàng mua hàng từ Cửa hàng Nhà cung cấp cung cấp Hàng hoá cho Cửa hàng Làm để theo dõi mối quan hệ HQTCSDL thường sử dụng mô hình để chế ngự mối quan hệ Mơ hình phân cấp (Hierarchical Model) thể mối quan hệ Cha - Một thực thể cha có nhiều thực thể thực thể có thực thể cha Quan hệ gọi quan hệ Một - Nhiều Mơ hình mạng lưới (Network Model) tỏ mềm dẻo nhiều so với mơ hình phân cấp Theo sơ đồ thực thể cha có nhiều thực thể ngược lại Quan hệ gọi 18 quan hệ Nhiều - Nhiều Mơ hình mềm dẻo có điểm yếu Kích thước phức tạp mối quan hệ làm cho sở liệu trở thành lớn cồng kềnh, dễ nhầm lẫn Mơ hình quan hệ (Relational Model) mơ hình dùng nhiều Theo mơ hình HQTCSDL xem xét thể thực thể bảng hai chiều với ghi hàng trường cột Có cột đóng vai trị trường khóa hay cịn gọi trường định danh Mỗi giá trị xác định ghi Bảng chứa trường liên kết, chúng trường mô tả thực thể mà móc xích liên kết với nhiều ghi bảng khác Cấu trúc có nhiều thuận lợi cho việc thao tác với liệu bảng Một bảng coi tập hợp tích đề các tập hợp mà phần tử tập hợp giá trị nhận trường Vì bảng cịn gọi theo gốc tốn học quan hệ (tập hợp tích đề tập hợp) Mơ hình tạo thuận lợi lớn cho tháo có gốc dễ từ toán học lọc, trừ, liên kết, chiếu quan hệ 2.4.4 Một số kỹ thuật CSDL đại Cơ sở liệu kỹ thuật Client/Server Những ứng dụng sở liệu tổ chức ngày lớn ngày phức tạp phục vụ cho nhiều mục đích, cho nhiều người khó thực chúng cách có hiệu máy tính Kiến trúc Client/Server thiết kế để giải vấn đề Trong kiến trúc Client/Server ứng dụng chia làm hai phần Cơ sở liệu nằm máy tính mạnh gọi máy chủ sở liệu (Database Server) Những chương trình xử lý liệu nằm máy tính bàn người sử dụng-gọi máy khách (Client) Nói cách khác ta truy tìm liệu máy chủ cách chạy chương trình ứng dụng máy tính bàn Cơ sở liệu hướng đối tượng Một số sở liệu bắt đầu bao chứa kỹ thuật thiết kế hướng đối tượng dùng kỹ thuật lập trình Cũng kỹ thuật lập trình hướng đối 19 tượng có sở đối tượng (Object tập hợp gồm liệu thao tác thực liệu đó), sở liệu hướng đối tượng (OODB-Object Oriented Database) xử lý bảng, truy vấn đối tượng Khả mơ đun hố việc sử dụng lại nhanh dễ dàng đối tượng xuất tổ chức làm giảm chi phí thời gian tiền bạc cho sở liệu Ngôn ngữ C++ Smalltalk thường dùng để thiết kế sở liệu hướng đối tượng Cơ sở liệu hướng đối tượng không thay sở liệu quan hệ mà dùng bổ trợ cho sở liệu quan hệ Đối tượng liên kết với đối tượng giống thực thể liên kết với thực thể Tuy nhiên sở liệu hướng đối tượng thao tác với liệu loại người sử dụng định nghĩa phức tạp hơn, phải tốt sở liệu quan hệ mà liệu hạn chế loại Văn bản, Số dấu phẩy động, Số nguyên Ngày tháng Cơ sở liệu hướng đối tượng xử lý gói{dữ liệu + phương pháp xử lý liệu } không chia đôi tuý liệu xử lý sở liệu quan hệ Hơn đối tượng lại kế thừa liệu + phương pháp từ đối tượng khác mà sở liệu truyền thống khơng thể có Trong thực tế có số HQTCSDL tiếng có đặc trưng hướng đối tượng, sở liệu hướng đối tượng đầy đủ theo nghĩa cịn giai đoạn thử nghiệm Các công ty sở liệu hướng đối tượng chiếm thị phần khiêm tốn, Illustra, MATISSE Total ORDB Để sở liệu hướng đối tượng thành cơng phải tương thích với SQL - chuẩn xử lý sở liệu từ năm 1970 Bất kỳ cơng nghệ địi hỏi lập trình viên phải học cách thức hoàn toàn việc giao tác với sở liệu khó chấp nhận Cơ sở liệu hướng đối tượng thực đòi hỏi khác biệt lập trình khó khăn bắt nhà phát triển ơm ấp cơng nghệ Mặc dù có nhiều lợi thấy sở liệu hướng đối tượng có thành cơng Về mặt lý thuyết điều ấn tượng nhiên thực tế chưa chấp nhận rộng rãi sở liệu quan hệ 20 CHƯƠNG III: THIẾT KẾ CƠ SỞ DỮ LIỆU CỦA HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ 3.1 Tệp sở liệu Chúng ta nói nhiều tới việc sử dụng HTTT quản lý vũ khí chiến lược doanh nghiệp thời đại bùng nổ thông tin Vậy, làm để xây dựng HTTT phục vụ kịp thời mục đích doanh nghiệp? Trước nói tới vấn đề sử dụng hệ thống thông tin nào, ta cần nói tới khía cạnh làm để ta có HTTT hiệu quả, nghĩa nói tới gốc HTTT – sở liệu Tuy vậy, đứng phương diện người quản lý doanh nghiệp, hiểu biết đắn sở liệu giúp nhiều bước - bước xây dựng sở liệu 3.1.1 Tệp hệ thống tệp liệu Những ứng dụng ban đầu HTTT mà nhận thấy ứng dụng cho người làm công việc thư ký hoạch toán sổ sách doanh nghiệp Những ứng dụng chủ yếu tập trung vào việc thực việc đặt hàng, xuất hàng, lập kế hoạch làm việc, lập bảng trả lương hàng tháng… Tất thông tin phục vụ cho ứng dụng này, trước đây, ghi vào sổ sách với thứ tự xác định để giúp người sử dụng có khả lập báo cáo tổng hợp tình hình cách nhanh Ngày nay, khả cơng nghệ thơng tin với việc sử dụng máy tính trở lên phổ biến, tất liệu bắt đầu hệ thống lại ghi dạng tệp liệu máy tính Các dạng tệp với số chương trình phần mềm trợ giúp, giúp cho người sử dụng có khả ghi liệu không cần theo thứ tự có khả tạo báo cáo xác nhanh chóng Hơn nữa, việc tổ chức tệp cách khoa học giúp cho việc tạo sở liệu chương trình phân tích tổng hợp liệu từ tệp chứa liệu có sẵn trở nên dễ dàng hiệu Theo cách quản lý trước đây, người ta thường tổ chức tệp liệu thành hệ thống tạo mối liên hệ tệp để dễ dàng truy tìm thơng tin tạo báo cáo Việc tổ chức file theo dạng hệ thống file 21 logic dễ hiểu thực tế, phức tạp đặc biệt số tệp lên tới 20 tệp cần kết nối với Hơn nữa, tệp chương trình giúp người sử dụng làm việc với tệp thường chịu ảnh hưởng lớn từ cấu trúc tệp Mỗi tệp bị thay đổi cấu trúc, chương trình liên quan buộc phải thay đổi theo cho phù hợp với cấu trúc Đôi việc thay đổi nhỏ, khơng đáng kể, làm phức tạp, thời gian người sử dụng Nhất xét tới chậm trễ để thay đổi chương trình điều khiển làm ảnh hưởng tới công việc khác doanh nghiệp Chính hạn chế này, ngày nay, người ta tiến tới thiết kế sở liệu khơng cịn thiết kế hệ thống tệp liệu trước 3.1.2 Hệ thống quản lý sở liệu Hiện nay, cấu trúc chung liệu lưu giữ vùng trung tâm mà mối quan hệ thành phần sở liệu đường truy cập tới cấu tử lưu giữ nơi Một hệ thống quản lý liệu có ba thành phần: (1) ngơn ngữ định nghĩa liệu, (2) ngôn ngữ xử lý liệu, (3) từ điển liệu Ngôn ngữ định nghĩa liệu, ngơn ngữ thức mà lập trình viên sử dụng để định nội dung cấu trúc liệu Nó định nghĩa phần tử liệu xuất sở liệu trước phần tử liệu chuyển thành dạng trình ứng dụng địi hỏi Ngơn ngữ xử lý liệu ngôn ngữ chuyên dụng kết hợp chung với ngơn ngữ lập trình ứng dụng thơng thường khác để xử lý liệu sở liệu Ngôn ngữ chứa lệnh cho phép người dùng cuối chuyên viên lập trình lấy liệu thỏa mãn yêu cầu thông tin phát triển ứng dụng từ sở liệu Ngôn ngữ xử lý liệu bật ngơn ngữ truy vấn liệu có cấu trúc SQL Từ điển liệu tệp tin viết tay tự động chứa định nghĩa phần tử liệu đặc điểm liệu cách sử dụng, trình bày vật lý, quyền sở hữu, giấy phép tính bảo mật Một phần tử liệu thể trường liệu 22 3.2 Mơ hình sở liệu Mơ hình sở liệu tập hợp cấu trúc logic sử dụng để diễn tả cấu trúc liệu mối quan hệ liệu tìm thấy sở liệu Một cách bản, ta chia mơ hình sở liệu thành hai nhóm: mơ hình khái niệm mơ hình thực 3.2.1 Mơ hình khái niệm Mơ hình khái niệm tập trung vào chất logic việc biểu diễn liệu Do đó, mơ hình khái niệm liên quan tới vấn đề biểu diễn sở liệu làm để biểu diễn Mơ hình khái niệm bao gồm ba dạng quan hệ mô tả liên hệ liệu Đó dạng quan hệ - nhiều, nhiều - nhiều, quan hệ - a) Quan hệ - Quan hệ - mối quan hệ tồn hai thực thể Từ thực thể có đường dẫn tới thực thể ngược lại Chẳng hạn ổ khố mở chìa chìa khố mở ổ khố mà khơng mở ổ khố khác b) Quan hệ - nhiều Đây mối quan hệ mà từ gốc tới nhiều điểm mới, điểm có gốc Những mối quan hệ dạng thường có nhiều tổ chức doanh nghiệp Một khách hàng có nhiều lần mua hàng với doanh nghiệp, vậy, hồ sơ lưu trữ tồn nhiều hoá đơn toán khách hàng Tuy nhiên, ngược lại, hố đơn lại có liên quan tới khách hàng doanh nghiệp c) Quan hệ nhiều - nhiều Dạng quan hệ dạng mà gốc có quan hệ đa phương Từ gốc, có nhiều khác nhau, ngược lại, từ ngọn, có nhiều điểm gốc dẫn tới Trong trường học, sinh viên học nhiều môn học khác Nhưng ngược lại, mơn học lại có nhiều sinh viên theo học 23 3.2.2 Mơ hình thực Khác với mơ hình khái niệm, mơ hình thực quan tâm với vấn đề làm để biểu diễn liệu sở liệu Mơ hình thực bao gồm ba loại: (1) mơ hình liệu thứ bậc, (2) mơ hình sở liệu dạng mạng lưới, (3) mơ hình sở liệu dạng quan hệ 3.3 Thiết kế sở liệu Thiết kế bước quan trọng trình xây dựng sở liệu Trong hệ thống quản lý liệu, công việc chủ yếu thực không thu thập liệu, lưu trữ liệu, khôi phục liệu mà quan trọng chuyển đổi liệu thành thơng tin Các thơng tin thu từ liệu nhanh chóng, gần gũi với tình trạng thực tiễn việc tạo định xác có nhiều ý nghĩa HTTT khơng phải xuất mà sản phẩm trình phát triển bước Để xác định nhu cầu liệu thiết kế nó, trước hết ta cần phải phân tích liệu mà doanh nghiệp thường xuyên thu thập từ liệu Do chất thơng tin thay đổi biến động nên HTTT xây dựng ngày hơm nay, khơng cịn thích hợp ngày mai Trong tương lai, lưu ý tới thông tin hồn tồn khác với mà ngày coi quan trọng Vì vậy, nói tới thiết kế HTTT, ta cần hình dung q trình khơng ngừng nghỉ, bước sau coi bước trước tiền đề để xây dựng tạo vịng sống hệ thống Do tính chất HTTT, nên hệ sở liệu phục vụ cần phải đánh giá xây dựng sở trình liên tục cần lưu ý tới chu kỳ sống sở liệu, nghĩa lưu ý tới khơng cịn đáp ứng cho nhu cầu địi hỏi thơng tin cần thiết Như vậy, vấn đề quan trọng hệ sở liệu cung cấp thơng tin cho người sử dụng có phù hợp với yêu cầu người sử dụng không 3.3.1 Chuyển đổi liệu thành thông tin Dữ liệu tất xuất cách tự nhiên sống Tất kiện tự nhiên thu thập lưu trữ 24 hệ sở liệu Chẳng hạn như: ngân hàng muốn thu thập thơng tin khách hàng, cần liệu tuổi khách, giới tính, khoản nợ lâu dài sẵn có khách, khoản nợ ngắn hạn mà khách chưa trả cho ngân hàng cho chủ nợ khác, mức độ học vấn khách, trình hoạt động khách, v v… Những liệu thu thập rõ ràng việc phân tích dễ dàng nhiêu Một vấn đề quan trọng liệu thường trực tiếp có ích cho định người sử dụng chúng Nói cách khác, người tạo định thường cần dung thông tin kết trình xử lý phân tích liệu để đưa chúng dạng có ý nghĩa Quá trình chuyển đổi liệu thành thơng tin dựa bảng tổng hợp liệu, dựa báo cáo chi tiết, dựa số liệu thống kê phức tạp từ liệu sẵn có Bất sử dụng phương pháp việc tạo định dựa vài dạng chuyển đổi liệu Nếu khơng có liệu, ta khơng thể chuyển đổi thành thông tin cần thiết 3.3.2 Chu kỳ phát triển sở liệu Trong hệ thông tin lớn sở liệu thường xuyên xây dựng thơng qua q trình liên tục có lặp lại mà người ta thường gọi vòng đời sở liệu 3.3.3 Kho liệu khai phá liệu * Kho liệu (Data warehouse) Một data warehouse sở liệu, với công cụ báo cáo truy vấn, lưu trữ liệu thời trước lĩnh vực công ty mà nhà quản lý quan tâm Dữ liệu thu thập từ nhiều hệ thống then chốt công ty nguồn từ bên ngoài, kể giao dịch trang web Các nguồn liệu ứng dụng vào hệ thống quản lý sở liệu quan hệ hướng đối tượng, hay tài liệu HTML XML Sau thu thập được, liệu chuẩn hoá thành dạng liệu chung, hợp để phục vụ phân tích định toàn doanh nghiệp Kho liệu phải thiết kế 25 cách cẩn thận chuyên viên kỹ thuật kinh doanh để đảm bảo cung cấp thông tin cho định kinh doanh quan trọng * Khai phá liệu (Data Mining) Một hệ thống kho liệu cung cấp loạt công cụ truy vấn, phân tích lập báo cáo đồ hoạ, gồm cơng cụ hỗ trợ phân tích liệu đa chiều khai phá liệu Data mining sử dụng số kỹ tìm kiếm mơ hình mối liên hệ ẩn chứa lượng liệu lớn, rút quy luật để định hướng định phán đốn tương lai Có nhiều ứng dụng khai phá liệu dùng cho lĩnh vực khoa học kinh doanh, đặc biệt marketing 3.4 Ví dụ hệ thống thông tin quản lý sử dụng quan Việt Nam Tại trường Đại Học Nội Vụ thư viện cần quản lý thông tin sinh viên mượn sách, thơng tin sách có, thông tin nhà xuất Mỗi nhà xuất nhiều tạp chí sách báo khác Thông tin lưu trữ sách bao gồm thông tin: Mã sách, tên sách, tên tác giả, nhà xuất Thông tin nhà xuất bao gồm: Mã xuất bản, tên nhà xuất Mỗi loại sách thuộc thể loại, thông tin bao gồm: Mã thể loại, tên thể loại sách Khi muốn mượn sách thư viện, sinh viên làm thẻ đọc lưu thông tin độc giả: Số thẻ, họ tên sinh viên, lớp, khoa, số điện thoại, ngày làm thẻ Mỗi lần mượn sách thủ thư lập phiếu mượn gồm thông tin: Mã phiếu, ngày mượn trả, thông tin sách cần mượn 26 KẾT LUẬN - Qua kiến thức học trường lớp tìm tịi khám phá Đề tài cho em hiểu thêm học phần: “Thông tin phục vụ lãnh đạo quản lý ” Hệ thống thông tin quản lý, với cấu trúc vai trị quan trọng liệu Đối với với doanh nghiệp sử dụng Hệ thống thông tin, giúp gia tăng suất doanh nghiệp tạo lên doanh thu cao & thu hút khách hàng Tiết kiệm thời gian, chi phí Giảm mắc lỗi với cơng nghệ tự động hóa nhanh hơn, thay thủ tục giấy tờ dài dịng Thu thập thơng tin nhanh chóng với liệu khổng lồ từ đại lý bán hàng đến khách hàng tiềm Song bên cạnh cịn số nhược điểm cần khắc phục Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống bị lỗi hỏng, đường truyền làm cho thông tin liệu sai lệch dẫn đến không an toàn cho doanh nghiệp Về vấn đề bảo mật bị kẻ gian truy cập, tung tin với nội dung xấu đến doanh nghiệp Chi phí triển khai cao Hệ thống thông tin Không phải công ty doanh nghiệp đủ chi trả phần mềm Hệ thống thông tin 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO Phạm Thị Thanh Hồng Phạm Minh Tuấn (2007), Hệ thống Thông tin Quản lý, NXB Khoa Học Kỹ Thuật Trương Văn Tú Trần Thị Song Minh (2000), Hệ thống Thông tin Quản Lý, NXB Thống Kê Võ Văn Huy Huỳnh Ngọc Liễu (2001), Hệ thống Thông tin Quản lý, NXB Khoa Học Kỹ Thuật 28