Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC PHẦN I THU THẬP TÀI LIỆU VỀ QUẢN TRỊ THỜI GIAN 2 1 Xác định mục tiêu ưu tiên trong công việc và cuộc sống cá nhân 2 1 1 Theo tác giả Harvard – Cẩm nang kinh doanh và quản lý thời gian – xuất b.
MỤC LỤC PHẦN I THU THẬP TÀI LIỆU VỀ QUẢN TRỊ THỜI GIAN .2 Xác định mục tiêu ưu tiên công việc sống cá nhân .2 1.1 Theo tác giả Harvard – Cẩm nang kinh doanh quản lý thời gian – xuất năm 2017 – Nhà xuất Tổng hợp TP Hồ Chí Minh xác định mục tiêu ưu tiên công việc sống cá nhân sau: 1.2 Theo tác giả Brian Tracy – Thuật quản lý thời gian – xuất năm 2014 – Nhà xuất alpha book xác định mục tiêu ưu tiên cơng việc sống cá nhân sau: 1.3 Theo tác giả Greg McKeown – Nghệ thuật theo đuổi tối giản – Năm 2017 – Nhà xuất Hồng Đức xác định mục tiêu công việc sống cá nhân là: 1.4 Theo tác giả Alpha Book – 101+ Ý tưởng quản lý thời gian – xuất năm 2012 – Nhà xuất Lao động – Xã hội xác định mục tiêu ưu tiên công việc sống cá nhân sau: 11 Phân bổ thời gian cho công việc sống cá nhân 12 2.1 Theo Harvard - Cẩm Nang Kinh Doanh – Quản Lý Thời Gian – Năm 2017Nhà xuất Tổng hợp thành phố Hồ Chí Minh phân bổ thời gian cho cơng việc sống cá nhân là: 12 2.2 Theo Brian tracy- Thuật quản lý thời gian – Năm 2014 phân bổ thời gian cho công việc sống cá nhân là: 14 2.3 Theo Stewart D.Fried - Kỹ để cân công việc sống – Năm 2019- Nhà xuất Hồng Đức cân cơng việc sống cá nhân là: 16 2.4 Theo Alpha Book - 101 + Ý tưởng quản lý thời gian – Nhà xuất Lao động xã hội phân bổ thời gian cho công việc sống cá nhân là: .17 PHẦN II: CÁC DẠNG THỰC HÀNH: XÂY DỰNG MỤC TIÊU 19 Tin học 19 Tiếng anh 22 Nghề nghiệp 24 Học tập 26 Cân sống cá nhân công viêc 28 PHẦN I THU THẬP TÀI LIỆU VỀ QUẢN TRỊ THỜI GIAN Xác định mục tiêu ưu tiên công việc sống cá nhân 1.1 Theo tác giả Harvard – Cẩm nang kinh doanh quản lý thời gian – xuất năm 2017 – Nhà xuất Tổng hợp TP Hồ Chí Minh xác định mục tiêu ưu tiên cơng việc sống cá nhân sau: a Xác định mức độ ưu tiên cho mục tiêu công việc sống cá nhân cá nhân Phương pháp quản lý thời gian thực bước sau: - Đọc rõ ràng mục tiêu bổ trợ - Ưu tiên mục tiêu phân chia thành nhiệm vụ - Dùng nhật kí cơng tác để xem bạn đnag sử dụng thời gian mức độ mà việc thật quan trọng bạn - Lên lịch trình nhiệm vụ ưu tiên, dành khoảng thời gian dự phòng cho cá nhân cho tình hội bất ngờ Phương pháp khơng phức tạp mà đơn giản áp dụng để kiểm soát sống riêng tư bạn Cũng công việc, bạn mục tiêu, mục tiêu cá nhân bạn bạn quan trọng Thường bạn nhiều thời gian hơ để trả lời câu hỏi đặt muc tiêu công việc lẽ mục tiêu công việc ăn sâu vào đầu óc Hầu hết người tỏ bị động cách sử dụng thời gian cá nhân Thay phân bố thời gian cho mục cụ thể họ phải phản ứng có vấn đề thay đổi Bạn nên thực mục tiêu theo: + Xác định mục tiêu cá nhân bạn + Xác định mức ưu tiên cho mục tiêu bạn Có lẽ bạn có nhiều mục tiêu, bạn phải dành ưu tiên Mỗi người nên bỏ 4-5 tiếng/ tuần để àm sống phong phú mục tiêu “nên có” khơng nằm danh sách ưu tiên + Quyết định bạn làm (các mục tiêu hỗ trợ) để thực ưu tiên hàng đầu củ bạn Trong nhiều trường hợp, bạn phải thay đổi công việc để đạt mục tiêu cá nhân b Dành thời gian cho điều quan trọng: Sau xác định ưu tiên cho mục tiêu cá nhân, dành nhiều thời giancho chúng thời khóa biểu bạn c Sắp xếp lại công việc cá nhân: Đồ đạc, lời cam kết mối quan hệ sống cá nhân bạn làm bạn tốn thời gian Một số đáng để dành cho bạn số khác không Thời gian cá nhân bạn tăng lên bạn tự giải phóng khỏi việc, lời cam kết mối quan hệ không khơng mang lại lợi ích cho bạn d Giảm bớt thức bạn có: Loại bỏ thứ láng phí thời gian gia đình: Tìm loai bỏ thứ bạn làm cho bạn hài lòng bạn nhận khoảng thời gian tương đương với thứ bạn muốn làm Sua việc bạn phải làm để có thêm thời gian: - Làm việc nhiều lúc - Hãy kết hợp chuyến - Giảm thời gian xem tivi - Mua hàng theo catalog loặc mua mạng - Thuê người khác làm => Thiết lập mục tiêu: từ việc thiết lập mục tiêu bạn có thể: + Tập trung vào việc quan trọng + Đưa hướng dẫn thống cho nhóm bạn + Dành công sức cho việc không quan trọng + Tránh lãng phí thời gian + Tự thúc đẩy thân + Tăng hài lịng với cơng việc cụ thể Các mục tiêu khác khác thười gian tầm quan trọng Một số mục tiêu ngắn hạn, số mục tiêu khác đạt với thười gian tính tháng năm, 1.2 Theo tác giả Brian Tracy – Thuật quản lý thời gian – xuất năm 2014 – Nhà xuất alpha book xác định mục tiêu ưu tiên công việc sống cá nhân sau: Quản lý thời gian thực chất quản lý sống, nên việc nâng cao hiệu suất cá nhân việc xem xét giá trị mà bạn coi trọng Một Định luật Murphy nói trước làm việc gì, bạn phải làm việc khác Bạn quản lý thời gian hợp lý khơng biết xác tơn thân Việc quản lý thời gian hiệu đòi hỏi bạn phải hài hịa cách kiểm sốt biến cố điều mà bạn coi trọng Nếu không coi trọng điều đó, bạn khơng cảm thấy có động lực tâm kiểm sốt thời gian Hãy tự hỏi: “Tại lại làm việc này?” Tại bạn thức dậy vào buổi sáng? Tại bạn lại làm công việc tại? Lý bạn làm việc gì? Sau nghĩ tầm nhìn sứ mệnh Mục tiêu bạn có phải xây dựng sống tuyệt vời hay không? Bạn cố gắng tạo dựng nghiệp vĩ đại hay hoàn thành tác phẩm vĩ đại? Khả dừng lại để tự phân tích tự vấn—tức tư chậm— điều cần thiết giúp bạn quản lý thời gian để đạt hiệu suất cao niềm vui, hài lịng hạnh phúc từ việc làm Từ viết kế hoạch lập danh sách công việc phải làm ngày, cuối thiết lập mục tiêu ưu tiên nhằm nâng cao hiệu công việc quản lý thời gian Phương pháp ABCDE phương pháp thiết lập ưu tiên hiệu tìm Ngồi cịn có kỹ thuật khác mà bạn sử dụng để thiết lập ưu tiên a Phương pháp ABCDE Khi viết xong danh sách việc cần làm vào ngày hôm sau, xếp danh sách cách áp dụng phương pháp ABCDE với hoạt động bạn Từ quan trọng quản lý thời gian hậu Một nhiệm vụ quan trọng hay không phụ thuộc vào kết xảy việc thực hay khơng thực Khi thiết lập ưu tiên, áp dụng nguyên tắc với nhiệm vụ luôn bắt đầu với nhiệm vụ có hậu lớn Đó phương pháp ABCDE đặc biệt hữu ích Hãy bắt đầu việc lập danh sách tất việc bạn phải làm ngày hơm sau Sau viết A, B, C, D, E bên cạnh đề mục danh sách trước bắt đầu làm việc Một mục đánh dấu A việc bạn phải làm Đó việc quan trọng có hệ nghiêm trọng từ việc thực hay không thực Hãy viết A vào bên cạnh nhiệm vụ hoạt động mà bạn phải thực ngày để hồn thành chúng Các mục đánh dấu B việc bạn nên làm Có hậu nhẹ từ việc làm (hay không làm) nhiệm vụ nhóm B, chúng khơng quan trọng hoạt động thuộc nhóm A Quy tắc đừng làm hoạt động nhóm B cịn hoạt động nhóm A chưa hồn thành Những hoạt động nhóm C việc làm tốt, chúng khơng có hậu dù tích cực hay tiêu cực Việc tán gẫu với đồng nghiệp, uống thêm ly cà phê hay kiểm tra email việc làm tốt, thường mang lại cảm giác vui vẻ thú vị, việc bạn có làm hay khơng khơng để lại hậu hiệu làm việc bạn b Nguyên lý Pareto Vào năm 1895, nhà kinh tế học người Ý Vilfredo Pareto kết luật quy tắc 80/20 với tiền bạc, tài sản tích lũy cải xã hội Sau nhiều năm nghiên cứu, ông phát 20% cá nhân gia đình mà ông gọi “số quan yếu” nắm giữ 80% tất cải tài sản châu Âu Quy tắc 80/20 dường với hầu hết lĩnh vực đời sống người, cơng việc trách nhiệm Điều nghĩa 20% việc bạn làm chiếm 80% giá trị mà bạn tạo Peter Drucker cho thực tế, tỷ lệ phổ biến “quy tắc 90/10” Có 10% công việc bạn làm chiếm tới 90% giá trị Khi bạn khởi động ngày với danh sách công việc trách nhiệm, trước bắt đầu làm việc, xem qua danh sách chọn 20% công việc hàng đầu có đóng góp lớn tới việc đạt mục tiêu quan trọng bạn Nếu bạn có danh sách 10 đầu việc cần hoàn thành ngày, số đầu việc có giá trị tất đầu việc khác cộng lại Khả xác định rõ ràng hai đầu việc thực chúng trước tiên đóng vai trị chủ chốt định thành cơng bạn nghiệp c Đặt áp lực Đây kỹ thuật khác mà bạn dùng để thiết lập ưu tiên Hãy lập danh sách việc cần làm hàng ngày tự hỏi: “Nếu cử khỏi thành phố tháng kể từ ngày mai, tơi muốn chắn hồn thành việc danh sách trước đi?” Kẻ thù lớn việc quản lý thời gian hiệu suất cá nhân ngày “tập trung vào việc nhỏ nhặt” Do người có khuynh hướng chọn lối bị cản trở hài lịng với vùng an tồn mình, lẽ bình thường tự nhiên người ta thường bắt đầu ngày với nhiệm vụ hoạt động nhỏ nhặt, dễ dàng, vui vẻ, thú vị thường không quan trọng Nhưng than ôi, điều bạn bắt đầu làm vào đầu ngày nhanh chóng trở thành khuynh hướng mà bạn tuân theo Đến cuối ngày, bạn nhận dành tồn thời gian vào công việc nhỏ nhặt vô nghĩa, khơng đạt điều có giá trị thực d Hoàn thành nhiều việc quan trọng Một kỹ thuật khác bạn dùng tưởng tượng làm vào buổi sáng thứ Hai sếp bạn thơng báo tình khó xử Ơng vừa trúng kỳ nghỉ miễn phí cho hai người khu nghỉ dưỡng tuyệt đẹp với vé máy bay hạng Vấn đề ông bận để sử dụng giải thưởng này, lại bị giới hạn thời gian cần phải sử dụng từ sáng ngày hôm sau Sếp bạn đưa thỏa thuận: bạn hồn thành tất việc quan trọng vào cuối ngày thứ Hai, ông ta tặng vợ chồng bạn kỳ nghỉ tuyệt vời miễn phí Nếu bạn nhận phần thưởng hay động vậy, bạn làm gì? Có thể bạn thấy kinh ngạc khối lượng cơng việc hồn thành ngày hơm Có thể bạn hồn thành 20% quan trọng công việc mà bạn lên kế hoạch cho tuần Với hình thức khuyến khích vậy, bạn khơng để lãng phí phút Bạn khơng tốn thời gian buôn chuyện với đồng nghiệp mà bắt tay vào việc từ sớm, làm việc qua nghỉ tập trung tâm trí vào việc giải cơng việc tồn đọng cách hoàn thành nhiệm vụ quan trọng Bạn trở thành người có suất cao quan phút chốc Đây tập tuyệt vời mà bạn áp dụng với thân Bài tập minh họa cho thực tế hiệu suất bạn chủ yếu phụ thuộc vào lựa chọn Với động lực đủ lớn, bạn thấy kinh ngạc hiệu suất gần sau vài phút Với động lực đủ lớn định thân, bạn gần trở thành người đáng giá tổ chức e Quy luật số ba Đây có lẽ ngun lý xứng đáng với chi phí thời gian mà bạn bỏ để đọc sách Nó dựa phát kỳ diệu sau nhiều năm làm việc với hàng ngàn lãnh đạo chủ doanh nghiệp Nguyên lý cho biết dù bạn có làm việc khác tuần hay tháng, có nhiệm vụ hoạt động chiếm tới 90% giá trị công việc bạn Nếu bạn lập danh sách tất việc làm tháng, bao gồm 20, 30 hay chí 40 nhiệm vụ trách nhiệm khác Nhưng bạn xem xét danh sách cách kỹ lưỡng đề mục một, bạn thấy có đề mục danh sách chiếm 90% đóng góp bạn cơng ty Làm để bạn xác định “bộ ba chủ chốt” này? Rất đơn giản Hãy lập danh sách nhiệm vụ trách nhiệm bạn từ đầu tháng đến cuối tháng năm Sau đó, trả lời câu hỏi kỳ diệu sau: - Nếu tơi làm việc danh sách ngày, hoạt động có đóng góp lớn cho cơng việc tơi? Nhiệm vụ quan trọng – điều có đóng góp lớn với cơng việc bạn lên rõ ràng trước mắt bạn từ danh sách Thường điều hiển nhiên với bạn với người xung quanh Hãy khoanh tròn mục lại - Nếu tơi làm hai việc danh sách ngày, đâu hoạt động có đóng góp lớn thứ hai cơng việc tơi? Thường đề mục rõ ràng bạn Có thể bạn phải suy nghĩ nhiều chút, thường sớm - Nếu tơi làm ba việc danh sách ngày, đâu hoạt động có đóng góp lớn thứ ba cơng việc tơi? Khi phân tích câu trả lời mình, bạn thấy rõ có ba việc làm chiếm gần tất giá trị mà bạn tạo Việc bắt đầu hoàn thành nhiệm vụ quan trọng tất việc khác bạn làm Có điểm quan trọng là: bạn câu trả lời cho câu hỏi này, bạn gặp rắc rối nghiêm trọng Bạn gặp rủi ro lớn việc lãng phí thời gian sống cơng việc Nếu bạn khơng biết câu trả lời cho câu hỏi kỳ diệu này, bạn ln ln làm việc có giá trị thấp khơng có giá trị Nếu bạn khơng nắm rõ lý nào, đến gặp sếp Hãy hỏi xem ơng ta nghĩ việc quan trọng mà bạn làm có đóng góp lớn cơng việc Hãy hỏi đồng nghiệp bạn Hãy hỏi vợ hay chồng bạn Nhưng cách bạn phải biết câu trả lời cho câu hỏi f Truyền đạt lại Khi bạn nắm rõ “bộ ba chủ chốt”, bạn phải giúp nhân viên bạn nắm “bộ ba chủ chốt” họ Khơng có việc mà bạn làm cho nhân viên tốt hào phóng giúp họ hiểu biết cặn kẽ việc quan trọng mà họ làm có đóng góp lớn với công ty Trong phận tổ chức quản lý hiệu quả, nhân viên biết xác việc quan trọng họ làm để đạt thành lớn Đồng thời nhân viên cần biết ba việc chủ chốt người khác Mọi người cần ln làm việc độc lập theo nhóm để hồn thành nhiệm vụ chủ chốt Những người có thiên hướng “tư nhanh” thường phản hồi lại yêu cầu áp lực thời điểm Họ liên tục lệch hướng khỏi nhiệm vụ có ưu tiên cao Nhưng phong cách dành cho bạn Trước bạn bắt đầu vào việc, dành thời gian để suy nghĩ cách chậm rãi, chọn nhiệm vụ quan trọng bắt đầu làm việc mà khơng bận tâm đến việc khác 1.3 Theo tác giả Greg McKeown – Nghệ thuật theo đuổi tối giản – Năm 2017 – Nhà xuất Hồng Đức xác định mục tiêu công việc sống cá nhân là: a Phương pháp ABCDE Một kỹ yếu để gặt hái kết biết cách xác lập ưu tiên Việc xác định hoạt động có giá trị cao thơi khơng đủ Các nhà lãnh đạo không ngừng đặt ưu tiên cho lúc họ làm công việc giá trị cao quan trọng Một phương pháp hiệu để xác lập mức độ ưu tiên cho công việc sử dụng phương pháp ABCDE phương thức đòi hỏi bạn phải lên danh sách công việc, sau xét thứ hạng ưu tiên cho chúng Cơng việc loại A công việc quan trọng, công việc bạn phải Nếu hậu lớn xảy Bạn có cơng việc loại A Trong trường hợp có nhiều công việc loại A Hãy gắn nhãn cho cơng việc A-1, A-2, A-3….Trong đó, A-1 công việc quan trọng nhất, A-2 Một công việc loại B việc nên thực bạn để mặc nó, hệ xảy Tuy nhiên, hệ không tồi tệ hay nguy hiểm công việc loại A không thực Đừng chuyển sang cơng việc loại B, Khi bạn cịn cơng việc loại A phải làm Công việc loại C công việc làm tốt, chẳng có hệ xảy bạn khơng làm Đọc tạp chí hay tờ báo thú vị giúp bạn theo kịp tình hình trị hay tin tức thể thao, khơng phải nhiệm vụ đóng góp cho cơng việc bạn Đừng chuyển sang công việc loại C công việc loại B cịn dang dở Cơng việc loại D việc mà bạn ủy quyền thực cho người khác Một quy tắc lãnh đạo quan trọng bạn nên ủy quyền cho người khác thực cơng việc ủy quyền Những việc mà có bạn đảm nhiệm chiếm trọn thời bạn; Vì bạn khơng nên dành thời cho công việc loại D Công việc loại E cơng việc cần loại bỏ Nó chí khơng nên nhắc tới Nó khơng gây hậu gì, khơng mang lại lợi lộc Có lẽ cơng việc có ý nghĩa quan trọng khứ, trở nên lỗi thời Hoặc có lẽ cơng việc khơng nên thực chút Đây thời điểm để loại bỏ Chìa khóa để thực phương thức ABCDE phát huy tác dụng không làm cơng việc có độ ưu tiên thấp cơng việc có độ ưu tiên cao cịn dang dở b Thiết mục tiêu cá nhân thực hiện: Đầu tiên, xem xét điều bạn muốn đạt sau cam kết với Thiết lập mục tiêu SMART (cụ thể, đo lường được, đạt được, liên quan, thời hạn) thúc đẩy bạn viết chúng Sau đó, lập kế hoạch bước bạn cần thực để đạt mục tiêu và xóa mỗi đạt Thiết lập mục tiêu trình mạnh mẽ để suy nghĩ tương lai lý tưởng bạn thúc đẩy thân biến tầm nhìn tương lai thành thực Quá trình thiết lập mục tiêu giúp bạn chọn điểm đến bạn muốn Khi biết xác điều bạn muốn đạt được, bạn biết cần tập trung nỗ lực đâu Bạn nhanh chóng bị ảnh hưởng bởi nhiều phiền nhiễu, vì vậy bạn dễ dàng lạc lối Lập mục tiêu cá nhân: - Tạo “bức tranh lớn” bạn muốn làm với sống mình, xác định mục tiêu quy mơ lớn mà bạn muốn đạt - Sau đó, bạn phá vỡ thành mục tiêu nhỏ nhỏ mà bạn phải đạt để đạt mục tiêu đời - Cuối cùng, có kế hoạch, bạn bắt đầu làm việc để đạt mục tiêu Bước 1: Thiết lập mục tiêu trọn đời Xem xét bạn muốn đạt đời (hoặc nhất, ở tuổi lớn xa xôi tương lai) Thiết lập mục tiêu đời mang đến cho bạn nhìn tổng thể định hình tất khía cạnh khác việc định Hãy dành chút thời gian brainstorming điều này, sau chọn nhiều mục tiêu thể loại mà phản ảnh tốt nhất những gì bạn muốn làm Sau xem xét cắt tỉa lần để bạn có số lượng nhỏ mục tiêu thực có ý nghĩa mà bạn tập trung vào Khi bạn làm điều này, chắn mục tiêu mà bạn thiết lập thứ mà bạn thật muốn đạt được, cha mẹ, gia đình, quản lý bạn ḿn Bước 2: Thiết lập mục tiêu nhỏ Một bạn thiết lập mục tiêu đời, thiết lập kế hoạch năm năm mà bạn cần phải hoàn thành bạn muốn đạt kế hoạch đời Sau tạo kế hoạch năm, kế hoạch sáu tháng, và kế hoạch tháng từng bước để đạt mục tiêu đời Mỗi bản kế hoạch nên dựa kế hoạch trước Sau tạo danh sách công việc hàng ngày điều bạn nên làm ngày hôm để hướng tới mục tiêu đời Ở giai đoạn đầu, mục tiêu nhỏ đọc sách thu thập 10