Một số giải pháp nâng cao chất lượng nội dung nghiệp vụ lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan tại trường tiểu học

1 PHẦN I: ĐẶT VẤN ĐỀ I Lí chọn đề tài Hiện nay, lập hồ sơ cơng việc thường xun có vị trí quan trọng hoạt động quan, tổ chức Thực tốt công tác lập hồ sơ giúp cho việc quản lý, bảo quản tốt văn bản, giấy tờ hình thành trình hoạt động quan; mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho quan, đơn vị cán chuyên môn giải công việc; nâng cao chất lượng, hiệu suất làmviệc, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ việc bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng hồ sơ, tài liệu cần Qua nhiều năm thực nhiệm vụ công tác văn thư lưu trữ nhà trường, nhận thấy công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành quan, tổ chức Nội dung công tác bao gồm việc mở hồ sơ, thu thập tài liệu, kết thúc hồ sơ Giữa cơng tác văn thư lưu trữ khơng có tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với Mối quan hệ thể qua liên tục trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn đến việc lập hồ sơ đưa vào lưu trữ quan Khi thu thập văn bản, việc tìm hiểu thơng tin, tài liệu xử lý trước quan trọng để hình thành nên hồ sơ Các tài liệu lưu trữ tốt nguồn cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý, xác kịp thời cho người quản lý Qua thời gian làm công tác văn thư – lưu trữ trường Tiểu học, hiểu rõ vai trò tầm quan trọng việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ quan nên chọn đề tài “Một số giải pháp nâng cao chất lượng nội dung nghiệp vụ lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan trường Tiểu học” Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư – lưu trữ trường tiểu học kinh nghiệm mà tơi tích luỹ qua thực tiễn nhiều năm làm công tác văn thư- lưu trữ II Mục đích nghiên cứu Để phục vụ tốt công tác quản lý, giảng dạy học tập, kiểm tra Việc tìm kiếm văn lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, xác Mục đích đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ khó khăn vướng nêu trên, mặt khác giúp cho tất nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng công tác văn thư lưu trữ hoạt động nhà trường nói chung cơng tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan nói riêng III Đối tượng nghiên cứu Ở đơn vị hành nghiệp, dù lĩnh vực phải cần có phận văn thư lưu trữ Thực tế công tác văn thư - lưu trữ nhiều đơn vị chưa quan tâm mức mà coi công việc đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư - lưu trữ văn phòng quan đơn vị Cán viên chức văn phòng chưa đào tạo chuyên sâu kiến thức chun mơn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu đòi hỏi nghiệp đổi công tác văn thư - lưu trữ IV Phương pháp nghiên cứu Trong trình nghiên cứu để thực đề tài sáng kiến, vận dụng phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn; thu thập xử lý thông tin, tư logic, phương pháp phân tích tổng hợp để phân tích thực trạng quản lý công tác hoạt động văn thư trường V Phạm vi nghiên cứu - Đề tài sáng kiến tập trung nghiên cứu phạm vi văn thư – lưu trữ trường Tiểu học Nam Trung Yên VI Thời gian nghiên cứu Từ tháng 08/2020 đến tháng 03/2021 PHẦN II: GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ I CƠ SỞ LÝ LUẬN 1.1 Công tác văn thư: hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc nhà trường Công tác văn thư bao gồm nội dung: Soạn thảo, ký ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động nhà trường, quản lý sử dụng dấu; lập hồ sơ hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 1.2 Ý nghĩa Công tác văn thư: - Cung cấp kịp thời, đầy đủ nguồn thông tin văn để phục vụ hoạt động quản lý - Kiểm soát việc thực thi quyền lực quan, tổ chức - Góp phần nâng cao suất chất lượng công tác cán bộ, công chức, viên chức - Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có văn - Tạo tiền đề thuận lợi cho công tác lưu trữ (Khâu nghiệp vụ quản lý tốt văn lập hồ sơ) 1.3 Yêu cầu cơng tác văn thư Trong q trình thực nội dung công việc công tác văn thư nhà trường phải đảm bảo yêu cầu sau: - Yêu cầu nhanh chóng: thể khâu nghiệp vụ soạn thảo văn quản lý văn - Yêu cầu xác: Chính xác phần nội dung thể thức - Yêu cầu bí mật - Yêu cầu tập trung: Tất văn phải dc tập trung công tác Văn thư để thuận tiện cho việc theo dõi, tra tìm quản lý văn 1.4 Lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan * Hồ sơ: tập tài liệu có liên quan với vấn đề, việc, đối tượng cụ thể có đặc điểm chung, hình thành q trình theo dõi giải cơng việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ quan, tổ chức * Lập hồ sơ: việc tập hợp, xếp tài liệu hình thành trình giải công việc quan, tổ chức, cá nhân theo nguyên tắc phương pháp định * Các loại hồ sơ: gồm loại Hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc, hồ sơ nhân - Hồ sơ Nguyên tắc: Là hồ sơ bao gồm loại văn quy phạm pháp luật, văn hướng dẫn liên quan đến lĩnh vực dùng làm pháp lý để giải công việc hàng ngày - Hồ sơ công việc: tập hợp loại văn bản, tài liệu có liên quan đến vấn đề, việc hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc cá nhân hay tổ chức - Hồ sơ nhân sự: tập hợp văn bản, tài liệu có liên quan đến cá nhân cụ thể Hồ sơ mở nhận phân công nhiệm vụ lãnh đạo * Nội dung việc lập hồ sơ: - Xây dựng Danh mục hồ sơ (DMHS): Căn vào chức năng, nhiệm vụ, kế hoạch công tác năm, quy chế làm việc đơn vị thời hạn bảo quản hồ sơ để xây dựng Danh mục hồ sơ cho quan - Xây dựng quy trình lập hồ sơ: Mở hồ sơ; thu thập cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ; Kết thúc hồ sơ * Thời hạn nộp hồ sơ: Căn vào Luật Lưu trữ Nghị định 30 thời hạn nộp hồ sơ quy định sau: - Trong thời hạn năm kể từ cơng việc kết thúc hồ sơ hành - Trong thời hạn tháng kể từ công trình tốn: hồ sơ xây dựng * Thành phần nộp lưu: - Hồ sơ có thời hạn bảo quản từ năm trở lên phải nộp vào Lưu trữ quan (LTCQ) - Không phải nộp loại hồ sơ sau: Hồ sơ Nguyên tắc, hồ sơ chưa giải xong, hồ sơ phối hợp giải số tài liệu mang tính chất để biết, thơng báo - Nếu cán chun mơn muốn giữ lại hồ sơ phải làm biên thủ tục mượn, người đứng đầu quan phê duyệt Hồ sơ giữ lại không năm Một số văn quy phạm pháp luật quy định công tác Văn thư lưu trữ: - Luật Lưu trữ 2011 QH13; - Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày 05/03/2020 Chính phủ cơng tác Văn thư; - Nghị định 99/2006/NĐ-CP ngày 01/07/2016 việc quản lý sử dụng dấu; - Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành giáo dục;  - Thông tư 21/2012/TT-BCA ngày 13/04/2012 Bộ công an quy định dấu quan tổ chức, chức danh nhà nước; - Quyết định 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/06/2009 Cục VTLTNN việc Ban hành quy trình “Chỉnh lý tài liệu giấy” theo TCVN ISO 9001:2000; - Quyết định 7117/QĐ-UBND ngày 22/11/2013 UBND thành phố HN việc ban hành quy chế mẫu công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức thuộc TP Hà Nội; II THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH THỰC HIỆN NGHIỆP VỤ LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ TRƯỜNG TIỂU HỌC NAM TRUNG YÊN Trong trình hoạt động quan, tổ chức hoạt động nghiệp vụ hoạt động quản lý đóng vai trị quan trọng, ví kim nam cơng tác Văn thư-lưu trữ quan Vì vậy, quan tổ chức nói chung văn phịng nói riêng quan tâm trọng đến hoạt động quản lý song song với hoạt động nghiệp vụ 2.1 Hoạt động quản lý 2.1.1 Xây dựng, ban hành văn công tác văn thư – lưu trữ Trước nhà trường chưa ban hành văn đạo công tác văn thư lưu trữ, đặc biệt chưa ban hành danh mục hồ sơ hàng năm Do văn phương tiện thông tin chủ yếu hoạt động quản lí, nên nói quan, tổ chức cần phải ban hành văn hướng dẫn công tác Văn thư – lưu trữ Để công tác văn thư – lưu trữ hoạt động tốt, từ năm 2017 trở lại Ban giám hiệu nhà trường đạo sát việc thực theo văn quy định Ngoài văn cấp hướng dẫn cơng tác văn thư, nhà trường cịn ban hành số văn sau: - Kế hoạch số 11/KH-THNTY ngày 03 tháng năm 2021 công tác Văn thư – Lưu trữ năm 2020 (phụ lục 1) - Quyết định số 17/QĐ-THNTY ngày 03/02/2021 trường Tiểu học Nam Trung Yên việc ban hành Danh mục hồ sơ năm 2020 trường Tiểu học Nam Trung Yên (phụ lục 2, 3) - Quyết định số 16/QĐ-THNTY ngày 03/02/2021 việc ban hành quy chế công tác Văn thư – lưu trữ quan (Phụ lục 4) 2.1.2 Hoạt động phông lưu trữ quan Kể từ nhà trường thành lập từ năm 2008 đến nay, trường Tiểu học Nam Trung Yên có đủ điều kiện để thành lập phông lưu trữ quan Kho lưu trữ nhà trường lưu trữ bảo quản hồ sơ, tài liệu từ năm 2008 đến Hiện phông lưu trữ trường Tiểu học Nam Trung Yên phông mở 2.1.3 Tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu KHCN hoạt động lưu trữ quan Cùng với phát triển nhanh chóng khoa học kỹ thuật, cơng nghệ thông tin triển khai ứng dụng nhằm hỗ trợ cho việc quản lý nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ Việc tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ hoạt động văn thư lưu trữ việc làm cần thiết Văn phòng nhà trường tham mưu cho Ban giám hiệu nhà trường đạo triển khai ứng dụng tin học vào công tác văn thư, lưu trữ việc xử lý công văn đi, đến, phát hành công văn, chuyển phát công văn nội bộ, tiết kiệm thời gian, công sức đặc biệt xử lý kịp thời thông tin cần thiết Tuy nhiên với quy mô số lượng văn hàng năm tiếp nhận chuyển nhà trường không nhiều (Khoảng 400 văn đến, 150 văn Phụ lục 5) nhà trường khơng sử dụng phần mềm để quản lý mà sử dụng mạng Land nội để quản lý chuyển giao văn 2.1.4 Đào tạo bồi dưỡng nhân làm văn thư lưu trữ, cán chuyên môn, quản lý công tác thi đua, khen thưởng hoạt động lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ vào LTCQ Lãnh đạo nhà trường quan tâm tới công tác văn thư lưu trữ nên bố trí biên chế làm cơng tác này, cán thường xuyên cử tập huấn lớp nghiệp vụ quận, thành phố tổ chức Ngoài lớp tập huấn cấp tổ chức, nhà trường tạo điều kiện thuận lợi cho cán văn thư học Đại học trường Đại học Nội vụ Hà Nội để nâng cao kiến thức nghiệp vụ chuyên môn phục vụ hoạt động nghiệp vụ nhà trường, giúp công tác quản lý hồ sơ nhà trường ngày hoàn chỉnh vào nề nếp Với chuyên môn nghiệp vụ qua đợt tra chuyên ngành Phòng giáo dục, Sở giáo dục, tất hồ sơ lưu trữ nhà trường chuyên viên tra khen ngợi xếp khoa học, dễ tìm dễ tra Vì nhà trường Phòng Nội vụ đề xuất với ủy ban nhân dân quận Cầu Giấy khen thưởng mảng hoạt động công tác văn thư lưu trữ 2.2 Hoạt động lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Hồ sơ sản phẩm cuối công tác văn thư, phản ánh trực tiếp hoạt động quan, chứa đựng nhiều bí mật quốc gia, mặt khác tài liệu gốc, bị hư hỏng, mát thất lạc khơng làm lại gây nên tổn thất lớn Bởi vậy, hồ sơ, tài liệu cần làm tốt từ khâu nghiệp vụ bảo quản tốt phòng kho lưu trữ, nên đòi hỏi cán bộ, giáo viên, nhân viên phải có trách nhiệm với mảng cơng việc phân cơng để lập hồ sơ 2.2.1 Trách nhiệm việc lập hồ sơ hành giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ nhà trường a Trách nhiệm Hiệu trưởng Hiệu trưởng người đứng đầu nhà trường, có trách nhiệm đạo, kiểm tra hướng dẫn việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan b Trách nhiệm Phó hiệu trưởng giao nhiệm vụ phụ trách mảng cơng tác Văn thư Phó hiệu trưởng giao nhiệm vụ có trách nhiệm tổ chức thực việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan cụ thể sau: - Chỉ đạo việc xây dựng trình người đứng đầu ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm - Chỉ đạo việc hướng dẫn, kiểm tra lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan - Tham mưu cho Hiệu trưởng việc đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ phận nhà trường c Trách nhiệm Khối trưởng chuyên môn - Phân công trách nhiệm cho thành viên tổ lập hồ sơ việc mà tổ khối giao Ví dụ: Hồ sơ chun đề Tốn khối 1, hồ sơ học sinh (Phụ lục 5) - Tổ chức lựa chọn nộp lưu hồ sơ tổ khối vào lưu trữ quan thời hạn quy định d Trách nhiệm cá nhân nhà trường - Trong q trình theo dõi giải cơng việc, cá nhân phải lập hồ sơ công việc nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Ngồi việc lập hồ sơ cơng việc cịn phải lập hồ sơ ngun tắc để làm giải công việc hàng ngày - Mọi cá nhân nhà trường, trước nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội hay chuyển vị trí công tác, việc phải bàn giao đầy dủ hồ sơ, tài liệu cho Văn Phòng nhà trường người kế nhiệm e Trách nhiệm Văn thư quan - Xây dựng danh mục hồ sơ nhà trường (Phụ lục 2, 3) - Đầu năm cán văn thư gửi Danh mục hồ sơ cho phận nhà trường để làm lập hồ sơ - Giao bìa, kẹp file cho cá nhân phận có trách nhiệm lập hồ sơ - Phối hợp với Hiệu phó phụ trách hướng dẫn nghiệp vụ đôn đốc, kiểm tra việc lập hồ sơ nhà trường 2.2.2 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập 2.2.2.1 Nội dung việc lập hồ sơ * Xây dựng Danh mục hồ sơ (DMHS): - Căn để xây dựng danh mục hồ sơ: + Căn chức nhiệm vụ nhà trường với định phân công nhiệm vụ Hiệu trưởng từ đầu năm học (Phụ lục 8) + Căn vào Kế hoạch năm học Phòng giáo dục duyệt từ đầu năm + Căn vào Thông tư 09/2011/TT-BNV Thông tư 27/2016/TTBGD&ĐT ngày 30/12/2016 quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu - Xây dựng khung đề mục cho DMHS - Xây dựng khung đề mục hồ sơ theo cấu tổ chức trường - Xây dựng khung đề mục DMHS theo mảng hoạt động Hiệu trưởng phân công - Xác định hồ sơ cần lập dự kiến tiêu đề hồ sơ - Xác định người lập hồ sơ thời hạn bảo quản hồ sơ - Đánh số, kí hiệu cho đề mục hồ sơ * Xây dựng quy trình lập hồ sơ: 10 Lập hồ sơ công việc cuối công tác văn thư, thực sau vấn đề, việc giải Thực tế, trường Tiểu học Nam Trung Yên lập hồ sơ hành vào lần cơng việc hồn thành Tuy nhiên cuối năm học phận quan tiến hành thu thập thêm văn cịn thiếu hồ sơ cơng việc phụ trách để hoàn thiện hồ sơ trước nghỉ hè Việc lập hồ sơ hành trách nhiệm cán chuyên môn làm tốt khâu lập hồ sơ thuận lợi cho công tác lưu trữ Tại trường cán làm công tác văn thư kiêm nhiệm lưu trữ nên việc giải dễ dàng Kết thúc năm học cán văn thư yêu cầu phận liên quan nộp Hồ sơ vào lưu trữ Trước cán chuyên môn chưa biết cách lập hồ sơ nên tài liệu thành tập, bó gói chất đống lên tủ Trong có nhiều nháp, trùng thừa khơng có giá trị chưa loại (Phụ lục 9) Trong năm gần (từ 2017 đến nay), phận nhà trường lập hồ sơ công việc dựa danh mục hồ sơ đầu năm Tuy chưa hoàn chỉnh hồ sơ quan chuyên môn khác bước đầu xếp hồ sơ công việc theo năm học Hồ sơ nhà trường mở lấy tờ bìa theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9251:2012 theo QĐ 1678/QĐ-BKHCN mà tự đánh thông tin cần thiết cơng việc phải giải vào tờ bìa cứng, sau lập thành hồ sơ công việc hồ sơ đóng thành Ví dụ: 20 mà tập hợp văn có liên quan cho vào tập file thành hồ sơ Ví dụ: Hồ sơ tuyển sinh năm học 2019-2020 trường Tiểu học Nam Trung Yên (Phụ lục 7) - Nhà trường không biên mục hồ sơ ghi chứng từ kết thúc - Biên giao nộp hồ sơ không theo mẫu Nghị định 30/2020 mà cá nhân tự tạo để bàn giao - bàn giao hồ sơ, tài liệu: Mặc dù mục lục hồ sơ có thống kê đầy đủ hồ sơ hình thành năm, nhiên khơng phải bàn giao tất mà bàn giao số hồ sơ như: Học bạ học sinh, loại sổ sách chuyên môn, kiểm tra… - Các trang thiết bị phục vụ cho việc lập hồ sơ chưa có nhiều cặp, hộp, bìa hồ sơ (khơng theo TCVN) - Nhân làm công tác lưu trữ chủ yếu cán kiêm nhiệm công tác văn thư - lưu trữ thủ quỹ III MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG LẬP HỒ SƠ VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC NAM TRUNG YÊN Công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan là nhiệm vụ bắt buộc của mỗi công chức, viên chức, người lao động quá trình giải quyết công việc Từ Hiệu trưởng nhà trường đến viên chức làm nhiệm vụ nghiên cứu, viên chức làm chuyên mơn nghiệp vụ, nhân viên văn thư hành phải lập hồ sơ cơng việc làm Do đó, chính người giải cơng việc cần phải lập hồ sơ cơng việc, có người giải công việc hiểu rõ vấn đề phản ánh đầy đủ, xác q trình hình thành giải kết thúc công việc cụ thể Như vậy, việc lập hồ sơ công việc nhiệm vụ tất công chức, viên chức hợp đồng lao động nhiệm vụ riêng nhân viên văn thư, lưu trữ Vì tơi xin đề xuất số giải pháp sau: 3.1 Công tác tuyên truyền