SU’ CAN THIET PHAI DONG HO SO’
TRONG CAC LUU TRU’ CO’ QUAN VA LU'U TRU’ QUOC GIA
heo Điều 14, Pháp
lệnh Lưu trữ Quốc gia
ban hành năm 2001, thời hạn giao nộp tài liệu từ lưu trữ hiện hành (lưu trữ cơ quan) vào lưu trữ lịch sử
đối với cơ quan, tổ chức ở Trung ương là 10 năm, đối với cơ quan, tỗổ chức ở địa
phương là 05 năm Điêu 20
của Pháp lệnh nói trên giao quyền cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho phép
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ bảo quản tại lưu trữ cơ quan, tổ chức do mình quản lý 1 Sự cần thiết phải đóng hồ sơ lưu trữ - Do chưa có quy định hồ
sơ lưu trữ trong các lưu trữ
cơ quan, có giá trị vĩnh viễn và lâu dài phải khâu lại (từ đây về sau gọi là đóng lại)
nên gây khó khăn trong quá trình sử dụng Những khó khăn đó là: 1 Tài liệu trong hỗ sơ dễ bị thẤt lạc trong quá trình phục vụ khai thác Không phải bao giờ nhân viên phòng đọc cũng có đủ thời
gian để kiểm tra kỹ từng tai
liệu sau khi độc giả trả lại,
2 Thực té phục vụ khai
thác, sử dụng tài liệu cho
4
thấy, đã có không ít độc giả lợi dụng việc hỗ sơ không được đóng, lấy đi một số tờ
tài liệu rời lẻ
3 Khi giao nộp vào lưu trữ lịch sử do tài liệu chưa
được đóng nên tiếp tục gây
khó khăn cho quá trình khai thác, sử dụng tài liệu tại các lưu trữ lịch sử
Ở nhiều nước (Nga, Trung Quốc ) việc đóng hồ Sơ trong lưu trữ cơ quan và
lưu trữ quốc gia là quy định
bắt buộc
2 Cách khâu (đóng) hồ so
Dưới sự chỉ đạo nghiệp vụ của lưu trữ cơ quan, hàng năm cán bộ văn thư
cùng với Hội đồng xác định giá trị tài liệu (HĐXĐGTTL) lựa chọn từng trang của hồ
sơ (không cho phép lựa chọn mà chỉ dựa vào tiêu đê
hồ sơ)
Hồ sơ lập xong được khâu (đóng) lại chỉ sau khi
hoàn thành việc xác định giá
trị tài liệu Khâu (hoặc đóng)
hồ sơ là yêu cầu bắt buộc
trong quy trình trình bày hồ
sơ giao nộp vào lưu trữ cơ
quan Việc trình bày hồ sơ
do cán bộ văn thư hoặc cán bộ các đơn vị, bộ phận có
T.H
nhiệm vụ lập hồ sơ thực hiện với sự giúp đỡ và kiểm
tra nghiệp vụ của cán bộ lưu trữ cơ quan
a) Tài liệu lập hồ sơ được khâu (đóng) bằng 04
lỗ để cố định trật tự các tài
liệu trong hồ sơ, nhưng có thể đọc được nội dung của tài liệu, kể cả ngày tháng, dấu phê nhận và chỉ đạo giải quyết trên những tài liệu
đó Khi chuẩn bị khâu
(đóng) hồ sơ cần loại bỏ khỏi hồ sơ những gim, kim găm bằng kim loại
b) Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn bao gồm tài liệu có giá trị đặc biệt quý hiếm hoặc
tài liệu không đúng cỡ được
bảo quản trong các cặp
cứng có dây buộc hoặc hộp
c) Nếu trong hồ sơ có tài
liệu cá nhân không có người
nhận (chứng minh thư, số lao động, thẻ quân nhân )
thì những tài liệu này đưa
vào phong bì đính vào hồ sơ, nếu chúng có khối lượng lớn thì tách ra khỏi hồ sơ và lập bảng kê riêng
d) Tất cả các tài liệu
Trang 2và đánh số ở phần bên phải phía trên tờ giấy Tài liệu có bất kỳ khổ giấy nào cũng khâu ở một cạnh, đánh số như một tờ Tài liệu có khổ lớn thì khâu ở giữa và đánh số như một tờ Tờ giấy có dán kin các tài liệu khác (ảnh, các mẫu
Đầu tiên xỏ kim chỉ qua lỗ 0 sau đó xâu qua lỗ 1, xâu tiếp qua lỗ 0, lại xâu tiếp qua lỗ 3, xâu tiếp qua lỗ 4
sao cho trước khi kim chỉ đi
xuống phía dưới phải ôm
được sợi chỉ phía triên ở lỗ
4 và sau đó xâu ngược lên
lỗ 0 Bây giờ chúng ta buộc hai đầu sợi chỉ ôm qua dây chỉ có trước, kéo cho căng
chỉ ở cả 4 lỗ, buộc thất nút
lại, sao cho mỗi đầu chỉ dài
khoảng 2 cm
Lưu ý nên dùng chỉ gai,
khi cắt chỉ đầu chỉ không bị
làm thành tua rua Trong khi
cắt ) được đánh số như một tờ Phong bì có chứa tài liệu bên trong thì phong bì cũng được đánh số Sau đó theo trình tự đánh số cho từng tờ bên trong Tài liệu được khâu trong hồ sơ đã có số riêng (kể cả tài liệu đánh máy) có thể đóng, cần chú ý sao cho mỗi tờ giây dù nhỏ cũng có 2/4 lỗ kim được khâu đề cố định tờ giây 3 Kiến nghị
Theo chúng tôi, không chỉ ở các lưu trữ cơ quan
mới cần đóng hồ sơ mà đương nhiên trong các lưu
trữ quốc gia cũng cần làm
việc này Để cố định trật tự các tài liệu trong hồ sơ, Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước nên sớm có hướng dẫn thống nhất trong cả nước cách đóng hồ sơ bằng đánh số theo thứ tự chung và giữ nguyên số thứ tự cũ nêu nó phù hợp với trật tự sắp xếp các tờ trong hồ sơ, Việc khâu (đóng) 04 lỗ được thực, hiện như sau (xem hình vẽ): cách ban hành Những
nguyên tắc cơ bản trong
hoạt động của các lưu trữ cơ quan và Những nguyên
Trang 3NGO ĐÌNH NHU - NHÀ LƯU TRỮ VIỆT NAM THỜI KỲ 1938-1946
ừ trước tới nay, chúng
ta chỉ biết đến nhân vật
Ngô Đình Nhu với
những hoạt động của ông
trong lĩnh vực chính trị Cuộc
đảo chính cuỗi năm 1963 của Mỹ ở miền Nam Việt Nam đã chấm dứt chế độ “gia đình trị”
của anh em nhà họ Ngô Đã
có nhiều bài phóng sự, nghiên cúu, sách, phim truyền hình của các tác giả Việt Nam và
nước ngoài lột tả nhân vật này
dưới vai trò của một “cố vấn
chính trị” Nhưng ngoài vai trò
đó, rất ít người biết rằng Ngô
Dinh Nhu con là người Việt
Nam đầu tiên, và tính đến năm
2007, là người Việt Nam duy
nhất tốt nghiệp tại một trường danh tiếng của Pháp chuyên đào tạo các Lưu trữ viên - Cổ
tự, đó chính là trường Cổ tự
học Quốc gia (Ecole Nationale des Chartes) Cái tên Ngô Đình Nhu vẫn còn gắn với lịch sử lưu trữ Việt Nam đến tận hôm nay Trong khuôn viên
đẹp đề, sang trọng của Trung
tâm Lưu trữ Quốc gia IV tai
thành phố Đà Lạt, có 01 biệt thự kiêu sa hiện đang dùng làm nhà kho lưu trữ trung chuyễn, chính là biệt thự nghỉ cuối tuần của 02 vợ chồng
Ngô Đình Nhu — Trần Lệ Xuân
thuở nào Lịch sử sẽ đánh giá
đầy đủ hơn về Ngô Đình Nhu
TS Dao Thi Diễn
Trung tam Luu triv Quéc gia!
với tư cách là
người hoạt động
chính trị phản
động, hại dân, hại nước, còn bài viết
này chỉ xin được
cung cấp một số
thông tin về Ngô
Dinh Nhu qua những hoạt động thực tế của Ông trong lĩnh vực lưu trữ của Việt Nam thời kỳ 1938 ~ 1946" Ngô Đình Nhu sinh ngày 7/10/1910 tại xã Phước Qua, tổng Cự Chánh, huyện Hương Thuỷ, tỉnh
Thừa Thiên trong một gia đình quan lại theo đạo Thiên chúa Là con trai út của Ngô Đình
Khả, Bộ trưởng Bộ Lễ dưới
triều vua Thành Thái, sau
những năm tháng học tập
dưới sự dậy dỗ của cha và của giáo hội ở Huế, Ngô Đình
Nhu sang Paris theo hoc tai
các trường Đại học Văn khoa
và trường Ngơn ngữ phương
Đơng Ơng là người Việt Nam đầu tiên thi đỗ vào trường Cổ tự học Quốc gia vào năm 1935 Ông tốt nghiệp năm
1938 với luận án lần đầu tiên
được bảo vệ tại Pháp về lịch a a) a fF ARS ge x6 tect
sử Việt Nam có nhan đề
"Phong tục và tập quán của
người Bắc Kỳ từ thê kỷ 17 đến thế kỷ 18 theo các du khách và các nhà truyền giáo” Luận án của Ngô Đình Nhu đã gây được sự chú ý của Bộ Trưởng Bộ Giáo dục Quốc gia, vì thế, ông đã được nhận giải thưởng xuất sắc
Trở về Việt Nam với hai bằng Lưu trữ - Cổ tự và Cử nhân khoa học, Ngô Binh Nhu
được bổ nhiệm Lưu trữ viên -
Cổ tự tại Sở Lưu trữ và Thư
viện Đông Dương ở Hà Nội