Đang tải... (xem toàn văn)
Pham Minh Thuy I MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT IV DANH MỤC BẢNG BIỂU V LỜI MỞ ĐẦU 1 1 Lý do chọn đề tài 1 2 Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài 3 3 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu 8 4 Đối tượng, ph[.]
I MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT IV DANH MỤC BẢNG BIỂU V LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài 3 Mục tiêu, nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp Luận văn 10 Nội dung chi tiết 11 CHƯƠNG 1.CƠ SỞ KHOA HỌC VỀ PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TRONG DOANH NGHIỆP 12 1.1 Bản chất phân tích công việc 12 1.1.1 Một số khái niệm liên quan 12 1.1.2 Khái niệm Phân tích cơng việc sản phẩm PTCV 13 1.1.3 Ý nghĩa phân tích công việc 16 1.1.4 Tầm quan trọng phân tích cơng việc 17 1.2 Nội dung phân tích cơng việc 20 1.2.1 Chuẩn bị phân tích công việc 20 1.2.2 Tiến hành phân tích cơng việc 23 1.2.3 Ban hành áp dụng kết PTCV quản lý điều hành 26 1.2.4 Điều chỉnh kết phân tích cơng việc q trình áp dụng 27 1.3 Các yêu cầu sản phẩm Phân tích cơng việc 27 1.3.1 Yêu cầu đối với“Bản mô tả công việc” 27 1.3.2 Yêu cầu “Bản tiêu chuẩn người thực công việc” 28 1.3.3 Yêu cầu “Bản tiêu chuẩn thực công việc” 30 1.4 Các yếu tố ảnh hưởng đến phân tích cơng việc 31 1.4.1 Các yếu tố thuộc môi trường bên Công ty 31 1.4.2 Các yếu tố thuộc môi trường bên ngồi Cơng ty 33 1.5 Kinh nghiệm công tác PTCV học rút cho Công ty 34 1.5.1 Kinh nghiệm phân tích cơng việc số doanh nghiệp 34 1.5.2 Một số học áp dụng cho Công ty 37 Tiểu kết chương 38 II CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VĂN PHÒNG PHẨM HỒNG HÀ 39 2.1 Giới thiệu chung Công ty 39 2.1.1 Thông tin chung 39 2.1.2 Đặc điểm tổ chức sản xuất hiệu sản xuất-kinh doanh 40 2.1.3 Thực trạng Nguồn nhân lực Công ty 41 2.1.4 Sơ đồ cấu tổ chức cấu chức danh 42 2.2 Thực trạng số nhân tố chủ yếu ảnh hưởng đến phân tích cơng việc Cơng ty 45 2.2.1 Thực trạng công tác thiết kế công việc 45 2.2.2 Chức nhiệm vụ đơn vị 46 2.2.3 Năng lực người tham gia phân tích cơng việc 47 2.2.4 Hệ thống quy trình nghiệp vụ Cơng ty 51 2.2.5 Quan điểm Ban lãnh đạo Công ty 52 2.3 Thực trạng thực nội dung PTCV Công ty 53 2.3.1 Thực trạng chuẩn bị phân tích cơng việc 53 2.3.2 Thực trạng tiến hành phân tích cơng việc 58 2.3.3 Thực trạng kết phân tích cơng việc ứng dụng kết quản lý, điều hành 62 2.3.4 Thực trạng công tác đánh giá điều chỉnh kết phân tích công việc 65 2.4 Đánh giá chung cơng tác phân tích cơng việc 65 2.4.1 Ưu điểm 65 2.4.2 Hạn chế 66 2.4.3 Nguyên nhân 66 Tiểu kết chương 68 CHƯƠNG 3:GIẢI PHÁP HỒN THIỆN PHÂN TÍCH CƠNG VIỆC TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VĂN PHỊNG PHẨM HỒNG HÀ 69 3.1 Giải pháp phát triển nguồn nhân lực quan điểm hồn thiện phân tích cơng việc Công ty VPPHH 69 3.1.1 Chiến lược nguồn nhân lực 69 3.1.2 Quan điểm hồn thiện phân tích cơng việc Cơng ty 69 3.2 Các giải pháp tạo sở cho hiệu Phân tích cơng việc 72 3.2.1 Hồn thiện Cơng tác Thiết kế cơng việc 72 3.2.2 Nhóm giải pháp thuộc chuẩn bị phân tích cơng việc 74 3.2.3 Giải pháp hồn thiện cơng tác soạn thảo sản phẩm PTCV 82 III 3.2.4 Xây dựng cấu tổ chức-cơ cấu chức danh phù hợp chiến lược nhân kế hoạch sản xuất kinh doanh 88 3.3 Các giải pháp hồn thiện phân tích công việc Công ty 88 3.3.1 Nâng cao lực người tham gia phân tích cơng việc 88 3.3.2 Xây dựng quy trình Phân tích cơng việc 91 3.3.3 Hồn thiện việc ứng dụng kết Phân tích công việc vào hoạt động Quản trị nhân lực 97 Tiểu kết chương 100 KẾT LUẬN 101 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 102 PHỤ LỤC 104 Phụ lục 1.1: Chương trình khảo sát Cán nhân viên 104 Phụ lục 1.2: Phiếu khảo sát nhân viên Công ty VPPHH 105 Phụ lục 1.3: Báo cáo kết khảo sát nhân viên Công ty VPPHH 106 Phụ lục 2: Minh hoạ “Bản mô tả công việc NV.Kỹ thuật” 107 Phụ lục 3: Chức nhiệm vụ Phòng/Ban 111 Phụ lục 4: Mơ hình mẫu phục vụ Thiết kế công việc 116 Phụ lục 5: Quy trình hoạt động khắc phục – phịng ngừa & Cải tiến áp dụng tai Cơng ty 117 IV DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT NỘI DUNG ĐẦY ĐỦ CBNV Cán nhân viên BMTCV Bản mô tả công việc ĐGTHCV Đánh giá thực công việc ĐT PTNNL Đào tạo phát triển nguồn nhân lực HCNS Hành nhân KHHNNL Kế hoạch hóa nguồn nhân lực NLĐ Người lao động NNL Nguồn nhân lực PTCV Phân tích cơng việc PTNNL Đào tạo nguồn nhân lực QTNNL Quản trị nguồn nhân lực TCĐVNTH Bản yêu cầu người thực cơng việc TCTHCV Bản tiêu chuẩn hồn thành cơng việc VPPHH Cơng ty Cổ phần văn phịng phẩm Hồng Hà V DANH MỤC BẢNG BIỂU DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 1.1 So sánh cách định lượng tiêu chí đánh giá………………… …… Bảng 2.1 Cơ cấu vốn công ty năm từ năm 2011 đến 2015……………… 40 Bảng 2.2 Tình hình thu nhập bình quân lao động năm 2011-2015… 41 Bảng 2.3 Cơ cấu lao động tồn cơng ty theo trình độ chun mơn………… … 42 Bảng 2.4 Phân công trách nhiệm công tác PTCV…………………… … 48 Bảng 3.1 Hướng dẫn soạn thảo Mô tả cơng việc……………………… …… 82 Bảng 3.2 Quy trình Phân tích cơng việc…………………………………… … 25 92 DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức Công ty……………………………………………… 43 Sơ đồ 2.2 Cơ cấu chức danh đơn vị tồn Cơng ty……….…… 44 DANH MỤC CÁC BIỂU ĐỒ Biểu đồ 2.1 Mức độ nhận biết cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ đơn vị 47 Biểu đồ 2.2 Tỷ lệ ý kiến hiệu Hệ thống quản lý chất lượng…… 52 Biểu đồ 2.3 Mức độ phù hợp MTCV với thực tế……………………… 63 DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 2.1 Biểu ghi chép cơng việc tuần……………………………… 57 Hình 2.2 Bảng thu thập thơng tin Phân tích cơng việc………………… 57 Hình 2.3 Mẫu Mơ tả cơng việc Cơng ty VPPHH………………… 60 Hình 3.1 Mẫu bảng mơ tả cơng việc đề xuất…………………………….… 75 Hình 3.2 Mẫu bảng hỏi phân tích cơng việc đề xuất………………… … 77 Hình 3.3 Mẫu bảng Phỏng vấn phân tích cơng việc đề xuất……… … 81 Hình 3.4 Mẫu phiếu Đề xuất Phân tích cơng việc đề xuất………………… 95 Hình 3.5 Mẫu Kế hoạch phân tích cơng việc đề xuất……….………… … 96 Lý chọn đề tài Ngày nay, nhân lực trở thành nguồn lực thiếu quản trị nhân lực lĩnh vực quan trọng quản lý tổ chức, doanh nghiệp Qua học thành công công ty hàng đầu giới HONDA, APPLE, GOOGLE…cho thấy tài sản quý giá doanh nghiệp công nghệ tiền vốn mà tài sản người “Đúng người, việc” mục tiêu Quản trị nhân lực đại Với mục đích làm rõ trách nhiệm, quyền hạn, yêu cầu người thực cơng việc phân tích cơng việc công cụ Quản trị nhân lực (QTNL) trở thành xu hướng tất yếu hệ thống quản trị nhân lực Công tác Quản trị nhân lực Việt Nam khơng nằm ngồi xu hướng này, doanh nghiệp thuộc lĩnh vực tư nhân mà tổ chức thuộc khối hành cơng, khu vực nhà nước đồng loạt triển khai phân tích cơng việc để chuyên nghiệp hóa máy quản trị nhân Một số Tổng cơng ty nhà nước triển khai phân tích cơng việc bao gồm: Tổng công ty Đầu tư phát triển Nhà Hà Nội (HANDICO), Tổng Công ty Dược Việt Nam, Tổng Công ty Bảo đảm hoạt động bay Việt Nam (thuộc VIETNAM AIRLINE), Tổng cơng ty Dung dịch khoan Hóa chất dầu khí (thuộc PETROLIMEX), Cơng ty Cổ phần Cồn rượu Hà Nội (HALICO)…Khơng năm 2013, Chính phủ ban hành nghị định 36/2013/CĐ-CP ngày 22/04/2013 quy định việc xây dựng vị trí việc làm, ngạch cơng chức đơn vị hành chínhsự nghiệp cho thấy cơng tác phân tích cơng việc khơng quan tâm doanh nghiệp sản xuất kinh doanh mà quan tâm đối nhận lĩnh vực sản xuất, lắp ráp cung cấp sản phẩm văn phịng phẩm Thương hiệu VPPHH ln nằm Top thương hiệu mạnh Việt Nam, sản phẩm thường xuyên đạt danh hiệu “Hàng Việt Nam người tiêu dùng ưa thích” Trong bối cảnh tồn cầu hóa, VPPHH đối mặt với nhiều áp lực cạnh tranh kinh doanh, có cạnh tranh nhân lực từ đối thủ Sự phát triển nhanh chóng quy mơ hoạt động, người lao động có trình độ kỹ tay nghề cao mong muốn biết xác nhiệm vụ, trách nhiệm quyền hạn q trình làm việc để hồn thiện cơng việc tốt hơn, khẳng định thân vai trò tổ chức Tuy nhiên, yếu tố đến từ chủ quan khách quan, công tác phân tích cơng việc Cơng ty Cổ phần Văn phòng phẩm Hồng Hà chưa thực phát huy vai trị lợi ích người lao động doanh nghiệp Để đáp ứng chiến lược phát triển Công ty trung hạn-dài hạn, cơng tác phân tích cơng việc cần trọng, hoàn thiện ứng dụng đồng với hoạt động quản trị nhân lực khác Chính vậy, tác giả lựa chọn đề tài “Phân tích cơng việc Cơng ty Cổ phần Văn phịng phẩm Hồng Hà” làm đề tài nghiên cứu tốt nghiệp chương trình Thạc sĩ nhằm đáp ứng nhu cầu thực tiễn doanh nghiệp tác giả công tác nhiều nhà quản trị, tổ chức giới nước quan tâm nghiên cứu với nhiều cơng trình khoa học, đề tài nghiên cứu lý luận thực tiễn áp dụng theo xu hướng khác nhau, quan điểm đặc trưng riêng 2.1 Tình hình nghiên cứu Thế giới Bản chất hoạt động phân tích công việc khái quát hai nhân vật tiếng giới khoa học quản lý Frederick Winslow Taylor Lilian Gilbreth Moller năm đầu kỷ 20 Nhưng năm 1922 thuật ngữ “Job Analysis” hay “Phân tích cơng việc” giới thiệu lần Morris Viteles, ông sử dụng cơng cụ phân tích cơng việc áp dụng cho nhân viên công ty sản xuất xe Sau đó, kỹ thuật phân tích cơng việc Morris Viteles ứng dụng cho nhiều tổ chức, doanh nghiệp thời [21] Cho đến ngày nay, đề tài PTCV nhiều nhà nghiên cứu quan tâm cho đời tác phẩm nghiên cứu ấn tượng “Job Alanysis: Form Technique to Theory” Frederick P Morgeson Erich C.Dierdorff xuất năm 2011, nghiên cứu “Impact of Job analysis on Job Performance”-năm 2010 Trường đại học ngôn ngữ quốc gia Islamabad-Pakistan… cịn có nhiều nghiên cứu có giá trị tác giả nước đề tài Đa dạng đề tài nghiên cứu, tính mục đích nguyên gốc làm rõ trách nhiệm công việc, yêu cầu người thực công việc tiêu chuẩn thực công việc phân tích cơng việc khơng thay đổi nhiều qua 95 năm kể từ “Job Alanysis” lần đầu xuất Về “Mơ tả cơng việc”: Với mục đích làm rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, điều kiện làm việc công việc, giới có trường phái đa dạng hóa cơng việc chun mơn hóa cơng việc Trường phái thứ đa dạng hóa công việc tiếp cận theo hướng mô tả trách nhiệm công việc sở phối hợp với công việc chức danh khác có liên quan Mơ tả đa dạng công việc giúp nhà quản trị phát huy khả linh hoạt nhân viên cho phép mở rộng phạm vi chức tổ chức cần thiết Trường phái thường doanh nghiệp Nhật Bản, Trung Quốc sử dụng đặc biệt phù hợp với tổ chức có quy mơ nhỏ, thành lập nguồn lực hạn chế Trường phái thứ hai chun mơn hóa cơng việc tiếp cận theo cách mô tả công việc hướng đến làm rõ, chi tiết trách nhiệm công việc chuyên môn tương đối độc lập với trách nhiệm chức danh khác Mô tả công việc theo cách giúp người lao động nhanh chóng tiếp cận cơng việc, rút ngắn thời gian trở thành chuyên gia lĩnh vực chun mơn, nhiên linh hoạt luân chuyển nhân Trường phái thường áp dụng ngành kỹ thuật đặc thù, doanh nghiệp lớn với nguồn lực dồi quốc gia phát triển Mỹ, Úc, Anh quốc Một số tác phẩm đại diện cho trường phái “Job descriptions and job analyses” Giáo sư Kendra Palmer Roye – trường Đại học Depaul – Chicago –Mỹ, cơng trình nghiên cứu số nhà khoa học theo trường phái soạn Từ điển danh mục nghề nghiệp (Dictionary of Occupation Titles- DOT) cho Bộ lao động Hoa Kỳ Đây từ điển mơ tả tồn diện 20.000 chức danh cơng việc viết theo hướng chun mơn hóa động quốc tế (ILO) với khoảng 1300 nghề thông lệ quốc gia mô tả với trách nhiệm đặc thù yếu Tất sản phẩm nghiên cứu trên, cho thấy mô tả công việc theo hướng chun mơn hóa cơng việc trở thành xu hướng tất yếu phổ biến tổ chức, quốc gia trình phát triển Về “Tiêu chuẩn với người thực cơng việc”: Mục đích làm rõ yêu cầu kiến thức, kỹ năng, khả người thực công việc theo MTCV Về tiêu chuẩn với người thực cơng việc có trường phái tiêu chuẩn khung cứng tiêu chuẩn khung mở rộng Trường phái thứ cách tiếp cận khung tiêu chuẩn cứng cách thức quy định tiêu chuẩn chung cho tất chức danh công việc, phân theo lĩnh vực cấp độ chức danh, cách tiếp cận phổ biến Nhật Bản quốc gia Châu Á Trường phái thứ hai tiêu chuẩn khung mở rộng, hệ thống tiêu chuẩn hướng đến đa kỹ Với nhận định chức danh cơng việc khác có yêu cầu tiêu chuẩn người thực công việc khác nhau, khung đưa khung tiêu chuẩn sàn chung tất người lao động Đây cách tiếp cận không mâu thuẫn với cách thứ chi tiết hơn, có tính ứng dụng cao hơn, đồng thời giúp NLĐ đạt tiêu chuẩn lực xác theo yêu cầu công việc Cách tiếp cận đa kỹ coi bước phát triển lý luận phân tích cơng việc Một số nhà nghiên cứu ứng dụng Mỹ theo trường phái xây dựng danh mục yêu cầu công việc chung ứng dụng cho tồn cơng việc kinh tế công bố Hệ thống O*NET Bộ lao động 103 13.Paul R.Niven-Dịch giả:Dương Thị Thu Hiền (2009), “Thẻ điểm cân bằng”, Nhà xuất tổng hợp TP.HCM 14.PGS.TS Nguyễn Tiệp (2007), Giáo trình Nguồn nhân lực, NXB Lao động – Xã hội 15.PGS.TS Nguyễn Tiệp (2004), “Xây dựng tiêu chuẩn chức danh nghiệp vụ giáo viên bậc đại học Lao động xã hội” 16 “Từ điển quản trị doanh nghiệp”, NXB Thống kê Tiếng Anh 17.David Dinesh Elaince Palmer Management (2011), “Objectives and The Balanced Scorecard”, MCB University Press, 363-369 18.Kendra Palmer Roye (2011), “Job descriptions and job analyses”, Trường Đại học Depaul – Chicago 19.Muhammad Safdar Rehman (2010), “Impact of Job analysis on Job Performance”, Trường đại học nguôn ngữ quốc gia Islamabad-Pakistan 20.P Morgeson Erich C.Dierdorff (2011), “Job Alanysis: Form Technique to Theory” 21.Wikipedia, Job analysis, Địa chỉ: https://en.wikipedia.org/wiki/Job_analysis 104 PHỤ LỤC Phụ lục 1.1: Chương trình khảo sát Cán nhân viên I § § II - III - MỤC ĐÍCH Xác định vấn đề trọng tâm tồn tại, vướng mắc cần xử lý/cải tiến sách quản lý, điều kiện/mơi trường làm việc CBNV từ đưa biện phát ngăn ngừa/ khắc phục phù hợp Không nhằm mục đích đánh giá chất lượng NNL, mà nguồn thơng tin phục vụ mục đích nghiên cứu học viên thực hành nghiên cứu Công ty NỘI DUNG VÀ PHẠM VI KHẢO SÁT Nội dung khảo sát: bao gồm nội dung sau Vấn đề 1: Mức độ am hiểu chiến lược Công ty, mục tiêu đơn vị Vấn đề 2: Mức độ phù hợp am hiểu Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ Công ty Vấn đề 3: Mức độ phù hợp am hiểu Hệ thống mô tả cơng việc, phân tích cơng việc Vấn đề 4: Mức độ phù hợp Hệ thống quản lý chất lương Phạm vi đối tượng khảo sát Phạm vi khảo sát : Các phòng ban thuộc khối gián tiếp Công ty Đối tương khảo sát: Bao gồm tất CBNV ký HĐLĐ thức có thời hạn từ năm với Công ty (không bao gồm Ban GĐ Công ty, NLĐ làm việc theo chế độ hợp đồng thời vụ/giao khốn) PHƯƠNG PHÁP KHẢO SÁT Cơng cụ khảo sát: Thông qua điền phiếu khảo sát (bản giấy) Thời gian điền phiếu: Từ ngày 05 – 11/05/2015 Số lượng phiếu hỏi: Tổng số phiếu phát hành: 150 phiếu Tổng số phiếu thu : 123 phiếu Số phiếu hợp lệ : 110 phiếu 105 Phụ lục 1.2: Phiếu khảo sát nhân viên Công ty VPPHH 106 Phụ lục 1.3: Báo cáo kết khảo sát nhân viên Công ty VPPHH Nội dung Kết tuyệt đối Đồng ý Chưa đồng ý Kết tương đối Đồng ý Chưa đồng ý Câu 1: Anh/Chị có biết cấu tổ chức Công ty không? Biết rõ Biết chung chung Khơng biết Câu 2: Anh/Chị có biết cấu tổ chức, chức nhiệm vụ đơn vị làm việc? Biết rõ Biết chung chung Khơng biết Câu 3: Anh/Chị nhận xét yêu cầu cải tiến cấu tổ chức, chức nhiệm vụ đơn vị làm việc? Giữ nguyên Cần cải tiến Không biết Câu 4: Anh/chị cho ý kiến nhận xét mức độ phù hợp Bản mô tả công việc chức danh mà Anh/chị đảm nhiệm? Phù hợp Chưa phù hợp Chưa có 50 57 60 53 107 45.32% 52.01% 2.67% 54.68% 47.99% 97.33% 43 55 12 67 55 98 39.09% 50.00% 10.91% 60.91% 50.00% 89.09% 22 73 15 88 37 95 20.00% 66.36% 13.64% 80.00% 33.64% 86.36% 37 55 18 73 55 92 33.33% 50.00% 16.67% 66.67% 50.00% 83.33% 13 22 75 97 88 35 12.01% 20.17% 67.82% 87.99% 79.83% 32.18% 18 86 104 92 24 5.56% 16.67% 77.78% 94.44% 83.33% 22.22% Câu Anh/chị cho ý kiến nhận xét Bản mô tả công việc chức danh mà Anh/chị đảm nhiệm? Giữ nguyên Không ý kiến Cần cải tiến Câu Anh/Chị có hài lịng tính hiệu Hệ thống quản lý chất lượng nay? Hài lịng Khơng ý kiến Khơng hài lịng 107 Phụ lục 2: Minh hoạ “Bản mơ tả công việc NV.Kỹ thuật” theo đề xuất tác giả 108 109 110 111 Phụ lục 3: Chức nhiệm vụ Phòng/Ban - - - - - - - - Phịng Marketing Chủ trì tổ chức nghiên cứu thị trường, tham mưu Ban Lãnh đạo Công ty định hướng phát triển Công ty chiến lược thị trường – sản phẩm, phát triển thương hiệu, truyền thông quảng cáo, tổ chức kênh phân phối bán hàng, … Chủ trì đề xuất quy hoạch sản phẩm, tổ chức nghiên cứu phát triển sản phẩm đáp ứng chiến lược thị trường – sản phẩm Lên Phương án phối hợp với đơn vị sản xuất thử sản phẩm đưa sản phẩm vào thị trường thành công Tổ chức thiết lập quản lý hệ thống thông tin marketing, nghiên cứu phát triển website, ứng dụng thương mại điện tử triển khai hoạt động marketing online Xây dựng phối hợp với đơn vị kinh doanh tổ chức triển khai chương trình truyền thơng, quảng cáo, … nhằm quảng bá hình ảnh, phát triển thương hiệu Cơng ty đánh giá hiệu Chủ trì tổ chức nghiên cứu đề xuất phương án, giải pháp; phối hợp phận Kinh doanh thực chiến lược tổ chức kênh phân phối, triển khai sách bán hàng, chương trình xúc tiến bán hàng (khuyến mãi, tặng quà, …) giám sát, đánh giá hiệu thực Phòng kinh doanh Tham gia nghiên cứu, tham mưu cho Ban Lãnh đạo Công ty chiến lược kinh doanh Chủ trì tổ chức phát triển thị trường, thiết lập kênh phân phối, phát triển khách hàng theo định hướng chiến lược đề Tham gia nghiên cứu, đề xuất tổ chức thực thi sách bán hàng, chương trình xúc tiến bán hàng, quảng cáo toàn hệ thống kênh phân phối, đảm bảo thống Tổ chức bán hàng điều phối, vận chuyển hàng hóa hệ thống kênh phân phối đến đại lý, cửa hàng, nhà sách, siêu thị, doanh nghiệp trường học Phối hợp nghiên cứu thị trường theo yêu cầu Công ty tham gia nghiên cứu đề xuất ý tưởng sản phẩm mới, góp ý hồn thiện sản phẩm triển khai đưa vào thị trường Tổ chức xây dựng quản lý hệ thống liệu khách hàng, chăm sóc, xử lý thắc mắc khiếu nại khách hàng Phòng Kỹ thuật Quản lý hồ sơ máy móc thiết bị tồn Cơng ty hướng dẫn, giám sát công tác sửa chữa, bảo dưỡng máy móc thiết bị đảm bảo nguyên tắc, quy định đáp ứng yêu cầu sản xuất Tổ chức quản lý, xây dựng, nâng cấp, bảo dưỡng sửa chữa sở hạ tầng hệ thống điện, nước tồn Cơng ty Nghiên cứu, xây dựng triển khai thực quy trình, hướng dẫn kỹ thuật cơng nghệ sản xuất sản phẩm tồn Cơng ty (thiết kế kỹ thuật, quy trình sản xuất, tiêu chuẩn chất lượng, tiêu hao vật tư) Tham gia nghiên cứu phát triển sản phẩm mặt công nghệ sản xuất Tổ chức giám sát kỹ thuật công nghệ, sử dụng vật tư chất lượng sản phẩm nhà máy, đảm bảo tn thủ quy trình cơng nghệ, tiêu chuẩn chất lượng, tiêu hao vật tư, … 112 - Quản lý cơng tác An tồn lao động, vệ sinh môi trường, PCCC Công ty Tổ chức đào tạo nâng cao lực kỹ thuật cho cán nhân viên theo yêu cầu Quản lý hệ thống chất lượng Cơng ty Phịng Kế hoạch vật tư Tham mưu Ban Lãnh đạo chiến lược, kế hoạch sản xuất kinh doanh ngắn dài hạn Theo dõi, kiểm tra, lập báo cáo kết thực hiện, đề xuất biện pháp xử lý vấn đề ảnh hưởng đến mục tiêu, kế hoạch điều chỉnh mục tiêu phù hợp Lập kế hoạch sản xuất định kỳ tháng, q năm kiểm sốt, đơn đốc đơn vị thực Xây dựng kế hoạch mua vật tư, nguyên vật liệu, đặt hàng gia công, khai thác Tổng hợp, báo cáo Ban Lãnh đạo kết thực Chủ trì tổ chức mua vật tư, nguyên vật liệu nội địa Tiếp nhận quản lý toàn vật tư, nguyên vật liệu, hàng gia công tổ chức cung ứng phục vụ sản xuất Tổng hợp, tính giá thành giá bán sản phẩm sản xuất cơng ty Phối hợp tính giá bán mặt hàng gia cơng, khai thác bên ngồi Quản lý kho vật tư thành phẩm tồn Cơng ty định kỳ báo cáo - - - - - Phòng Khai thác – Xuất nhập Tham mưu cho Tổng Giám đốc việc lập kế hoạch, quản lý việc thực kế hoạch mặt hàng gia cơng xuất nhập vật tư, hàng hóa Cơng ty Tìm kiếm chủng loại vật tư, nhà cung cấp vật tư nước Lập kế hoạch tiển khai nhập vật tư, thiết bị, hàng hóa phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh Công ty Tham gia khảo sát thị trường phối hợp với Khối Marketing đơn vị liên quan nghiên cứu, phát triển sản phẩm gia công Lập kế hoạch theo dõi, quản lý đơn vị gia công đảm bảo tiến độ, chất lượng sản phẩm (giấy vở, đồng phục học sinh, ba lô…) theo yêu cầu Theo dõi, quản lý, đối chiếu số liệu hàng khai thác cho hệ thống cửa hàng trung tâm thương mại Hỗ trợ TTTM thực thủ tục toán cho nhà cung cấp Tổ chức thực nghiệp vụ xuất mặt hàng Công ty cho đối tác, khách hàng nước Hỗ trợ Ban lãnh đạo tiếp đón, giao dịch, làm việc với đối tác, nhà cung cấp nước ngồi Phịng Hành – Nhân a Cơng tác quản trị hành - Tổ chức thực cơng tác quản trị hành chính, văn thư lưu trữ, lễ tân khánh tiết, bảo vệ an ninh - Thực công tác đối ngoại với quan nhà nước, tăng cường hình ảnh Cơng ty trước cộng đồng - Tổ chức chăm sóc sức khỏe, khám chữa bệnh cho người lao động - Quản trị hệ thống máy tính, đường truyền phần mềm quản lý - Quản lý, sử dụng khai thác phương tiện, trang thiết bị văn phòng, sử dụng văn phịng phẩm 113 b Cơng tác Hành nhân - Xây dựng chiến lược, kế hoạch phát triển nguồn nhân lực đáp ứng mục tiêu, chiến lược kinh doanh Công ty ngắn dài hạn - Tham mưu tổ chức xây dựng máy tổ chức (sơ đồ tổ chức, chức nhiệm vụ, phân quyền quản lý, mối quan hệ, mô tả công việc) - Chủ trì xây dựng triển khai áp dụng quy trình, quy định, sách quản trị nguồn nhân lực, triển khai áp dụng xuống đơn vị theo dõi, giám sát áp dụng - Thiết lập thực chế độ sách tiền lương, đãi ngộ cho người lao động đảm bảo tính cơng bằng, cạnh tranh, khuyến khích Tổ chức thực công tác định mức lao động – tiền lương áp dụng cho khối sản xuất - Tổ chức thực công tác tuyển dụng, đào tạo phát triển nguồn nhân lực - Tham mưu thực công tác tổ chức lao động (bố trí, xếp) đảm bảo sử dụng hiệu nguồn nhân lực - Xây dựng thực hệ thống quản trị đánh giá kết thực cơng việc phịng ban/đơn vị a b - - - Phịng Tài – Kế tốn Quản trị Tài chính: Chủ trì phân tích, xây dựng, thẩm định kế hoạch tài chính, phương án huy động sử dụng vốn cho dự án hoạt động sản xuất kinh doanh Công ty hàng năm Phối hợp với phòng ban liên quan việc xây dựng, thẩm định phương án kinh doanh, đầu tư nhằm thu hồi vốn, tối đa hoá lợi nhuận Tham mưu, đề xuất, tổ chức thực phương án mua bán, tăng cổ phần cổ phiếu, phát hành trái phiếu; phương án quản lý, sử dụng đất đai, nguồn lực khác cơng ty Hạch tốn Kế toán: Nghiên cứu, xây dựng quy định chế độ, quy trình nghiệp vụ hạch tốn kế tốn áp dụng Công ty phù hợp hoạt động kinh doanh quy định pháp luật Tổ chức theo dõi, cập nhật xử lý thông tin, số liệu, hạch toán kế toán theo đối tượng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh đảm bảo tuân thủ nguyên tắc, chuẩn mực kế toán quy định pháp luật Lập báo cáo kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo yêu cầu quan quản lý Nhà nước Thanh toán loại thuế theo quy định hành Quản lý, lưu trữ hồ sơ, chứng từ, thơng tin tài kế tốn Công ty theo chế độ quy định Trung tâm thương mại Tham mưu, đề xuất Ban lãnh đạo chiến lược, kế hoạch kinh doanh Trung tâm thương mại triển khai kế hoạch kinh doanh tháng, quý, năm Duy trì phát triển hệ thống cửa hàng bán giới thiệu sản phẩm Công ty sản xuất khai thác nhằm tăng cường quảng bá hình ảnh, thương hiệu cơng ty tăng trưởng doanh số bán lẻ toàn hệ thống Tổ chức, quản lý hoạt động bán hàng toàn hệ thống cửa hàng Trung tâm VPP 25 Lý Thường Kiệt Nghiên cứu thị trường, nhu cầu khách hàng tìm kiếm, khai thác mặt hàng văn 114 - - - 10 - - - phòng phẩm cung cấp cho hệ thống cửa hàng bán lẻ nhằm đa dạng hóa mặt hàng, đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng Triển khai chương trình khuyến mại, biện pháp xúc tiến thương mại nhằm tăng doanh thu trung tâm Xây dựng phát triển khách hàng thường xuyên, xây dựng hệ thống quản lý thông tin khách hàng chủ trì thực cơng tác chăm sóc khách hàng Quản lý tài chính, tài sản công ty giao Quản lý, phát triển đội ngũ nhân thực sách/ chế độ đãi ngộ theo quy định Công ty Nhà máy Giấy 1/Giấy Lập kế hoạch tổ chức sản xuất sản phẩm giấy, vở, sổ theo kế hoạch sản xuất Công ty, đảm bảo tiến độ, quy trình cơng nghệ đảm bảo chất lượng Chủ động việc điều tiết nguồn lực đảm bảo hồn thành kế hoạch sản xuất Cơng ty giao Tổ chức giám sát trình sản xuất đảm bảo tn thủ quy trình cơng nghệ, tiêu chuẩn chất lượng tiêu hao vật tư định mức Lập kế hoạch, đề xuất vật tư/nguyên vật liệu đáp ứng yêu cầu sản xuất giám sát, báo cáo sử dụng vật tư Nhà máy; Chủ động mua sắm loại vật tư nhỏ lẻ đảm bảo đáp ứng nhu cầu kế hoạch sản xuất (theo danh mục Công ty ủy quyền) Quản lý máy móc, thiết bị, sở hạ tầng nhà máy Chủ trì tổ chức bảo dưỡng, sửa chữa, khắc phục cố sản xuất Quản lý tài chính, tài sản đảm bảo hiệu trình sử dụng; định kỳ báo cáo sử dụng tn thủ sách Cơng ty Quản lý, sử dụng lao động nhà máy theo phân quyền giao; Phối hợp đơn vị chức thực công tác tiền lương, đãi ngộ, tuyển dụng, đào tạo, kỷ luật, khen thưởng….Đảm bảo sử dụng hiệu đội ngũ lao động giao cho Nhà máy Tham gia góp ý xây dựng, hồn thiện quy định áp dụng Nhà máy nghiên cứu phát triển sản phẩm (tổ chức sản xuất thử) Tổ chức phối hợp với phận chức thực cơng tác an tồn lao động, phịng chống cháy nổ vệ sinh công nghiệp nhà máy Nhà máy Nhựa – lắp ráp Lập kế hoạch tổ chức sản xuất sản phẩm bút bi, bút máy, thước kẻ, eke theo kế hoạch sản xuất Cơng ty, đảm bảo tiến độ, quy trình công nghệ đảm bảo chất lượng Chủ động việc điều tiết nguồn lực đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất Công ty giao Tổ chức giám sát trình sản xuất đảm bảo tuân thủ quy trình cơng nghệ, tiêu chuẩn chất lượng tiêu hao vật tư định mức Lập kế hoạch, đề xuất vật tư/nguyên vật liệu đáp ứng yêu cầu sản xuất giám sát, báo cáo sử dụng vật tư Nhà máy; Chủ động mua sắm loại vật tư nhỏ lẻ đảm bảo đáp ứng nhu cầu kế hoạch sản xuất (theo danh mục Công ty ủy quyền) Quản lý máy móc, thiết bị, sở hạ tầng nhà máy Chủ trì tổ chức bảo dưỡng, sửa chữa, khắc phục cố sản xuất Quản lý tài chính, tài sản đảm bảo hiệu q trình sử dụng; định kỳ báo cáo sử 115 - 11 - - - - dụng tuân thủ sách Công ty Quản lý, sử dụng lao động nhà máy theo phân quyền giao; Phối hợp đơn vị chức thực công tác tiền lương, đãi ngộ, tuyển dụng, đào tạo, kỷ luật, khen thưởng….Đảm bảo sử dụng hiệu đội ngũ lao động giao cho Nhà máy Tham gia góp ý xây dựng, hoàn thiện quy định áp dụng Nhà máy nghiên cứu phát triển sản phẩm (tổ chức sản xuất thử) Tổ chức phối hợp với phận chức thực công tác an tồn lao động, phịng chống cháy nổ vệ sinh công nghiệp nhà máy Nhà máy Kim loại Lập kế hoạch tổ chức sản xuất sản phẩm Compa, kệ chắn sách, giá hàng loại, bảng học sinh, đèn học sinh… theo kế hoạch sản xuất Cơng ty, đảm bảo tiến độ, quy trình cơng nghệ đảm bảo chất lượng Chủ động việc điều tiết nguồn lực đảm bảo hoàn thành kế hoạch sản xuất Công ty giao Tổ chức giám sát trình sản xuất đảm bảo tuân thủ quy trình công nghệ, tiêu chuẩn chất lượng tiêu hao vật tư định mức Lập kế hoạch, đề xuất vật tư/nguyên vật liệu đáp ứng yêu cầu sản xuất giám sát, báo cáo sử dụng vật tư Nhà máy; Chủ động mua sắm loại vật tư nhỏ lẻ đảm bảo đáp ứng nhu cầu kế hoạch sản xuất (theo danh mục Công ty ủy quyền) Quản lý máy móc, thiết bị, sở hạ tầng nhà máy Chủ trì tổ chức bảo dưỡng, sửa chữa, khắc phục cố sản xuất Quản lý tài chính, tài sản đảm bảo hiệu trình sử dụng; định kỳ báo cáo sử dụng tuân thủ sách Cơng ty Quản lý, sử dụng lao động nhà máy theo phân quyền giao; Phối hợp đơn vị chức thực công tác tiền lương, đãi ngộ, tuyển dụng, đào tạo, kỷ luật, khen thưởng….Đảm bảo sử dụng hiệu đội ngũ lao động giao cho Nhà máy Tham gia góp ý xây dựng, hoàn thiện quy định áp dụng Nhà máy nghiên cứu phát triển sản phẩm (tổ chức sản xuất thử) Tổ chức phối hợp với phận chức thực công tác an tồn lao động, phịng chống cháy nổ vệ sinh công nghiệp nhà máy 116 Phụ lục 4: Mơ hình mẫu phục vụ Thiết kế cơng việc Job family Model-JPM-Nhóm nghề Hành O*NET -Chức danh chuyên gia quan hệ lao động 117 Phụ lục 5: Quy trình hoạt động khắc phục – phịng ngừa & Cải tiến áp dụng tai Công ty