Chương trình phần mềm quản lí văn bản

Trang 1

GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH

I GIỚI THIỆU CHƯƠNG TRÌNH

1 Định nghĩa

2 Các chức năng cơ bản

3 Cách đăng nhập, đổi mật khẩu

4 Các menu chức năng

II CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG

1 Vai trò chuyên viên

2 Vai trò trưởng phòng

3 Vai trò lãnh đạo Chi nhánh, văn thư

4 Các chức năng khác (Lịch tuần, danh bạn, tin tức, thư viện văn bản)

Trang 2

1 Định nghĩa: Chương trình phần mềm quản lý văn bản là chương trình để

thực hiện việc quản lý luân chuyển văn bản nội bộ, thay thế phần lớn quy trình thực hiện luân chuyển công văn theo phương pháp thủ công, trợ giúp việc gửi nhận văn bản trong nội bộ nhanh chóng, tiết kiệm tối đa chi phí cho đơn vị (Fax, chuyển phát nhanh,…); Đồng thời chương trình quản lý văn bản còn là nơi lưu trữ, thư viện tra cứu các văn bản thuận tiện và nhanh chóng;

Chương trình được thiết kế thực hiện trên giao diện web, phù hợp với mọi trình duyệt (Internet Explorer, Google chrome, Mozilla Firefox…);

Được thiết kế theo mô hình Tổng Công ty với các quy trình luân chuyển chuẩn của các cơ quan hành chính và các yêu cầu quản lý riêng của Công ty;

Chương trình được áp dụng cho tất cả các đối tượng là lãnh đạo đơn

vị, văn thư đơn vị, lãnh đạo phòng ban và chuyên viên; mỗi vị trí chức vụ khác nhau sẽ thực hiện các công việc khác nhau trên chương trình phần mềm

Trang 3

2 Các chức năng cơ bản

- Nhận và gửi văn bản tới các đơn vị trong nội bộ Công ty, cập nhật văn bản đến đi từ ngoài Công ty (các đơn vị khác không thuộc hệ thống MIC).Kiểm duyệt và phân công xử lý các loại văn bản

- Theo dõi tình trạng xử lý của văn bản

- Trình, duyệt Văn bản

- Quản lý lịch công tác tuần của từng đơn vị;

- Theo dõi danh bạ liên lạc của các cán bộ trong toàn hệ thống MIC;

- Thư viện văn bản: lưu trữ, cập nhật các văn bản

Trang 4

3 Cách đăng nhập chương trình

Mở trình duyệt web, nhập địa chỉ http://qlvb.mic.vn Tài khoản đăng nhập: là email cá nhân của cán bộ, nhập phần trước của ký tự “@”

Ví dụ: “binhdt@mic.vn” thì chỉ nhập là “binhdt”

hoặc

“huongdv.bsg@mic.vn” thì chỉ đăng nhập là “huongdv.bsg”

Trang 5

3 Cách đổi mật khẩu chương trình

Click vào "Tài khoản“ => Chọn dòng “Đổi mật khẩu”

Trang 6

3 Cách đổi mật khẩu chương trình

Trang 7

3 Giao diện chính của chương trình

Trang 8

+ Menu chương trình: Tùy theo chức năng nhiệm vụ được phân công và khai báo trên hệ thống phần mềm thì mỗi người đăng nhập sẽ có các menu chức năng khác nhau

+ Menu "Văn bản Công ty/Chi nhánh": Dành cho các đối tượng sử dụng là

VĂN THƯ CHI NHÁNH, hoặc Giám đốc Chi nhánh

Trang 9

+ Văn bản đến:

Từ bên ngoài: Cập nhật những văn bản đến đơn vị có nguồn gốc từ ngoài

hệ thống MIC (ví dụ: văn bản thông báo tổn thất của khách hàng,…)

Từ trong Công ty: là những văn bản có nguồn gốc từ các đơn vị trong nội

bộ hệ thống MIC gửi cho đơn vị (Ví dụ: Chi nhánh NSG gửi cho BSG hoặc Công

ty gửi cho toàn bộ các Chi nhánh…)

+ Văn bản đã ban hành: Là những văn bản lấy số ký hiệu của Chi nhánh ĐÃ

được văn thư cấp số ký hiệu ban hành và gửi ra ngoài Chi nhánh(văn bản được

soạn thảo từ các phòng ban hoặc từ thủ trưởng Chi nhánh gửi ra khỏi đơn vị)

Trang 10

+ Văn bản chờ ban hành:

Là các văn bản các phòng ban soạn hoặc thủ trưởng đơn vị soạn nhưng

CHƯA được văn thư lấy số ký hiệu để ban hành ra ngoài đơn vị;

+ Sổ trình ký văn bản: Là những văn bản trình trong nội bộ Chi nhánh hoặc trình lãnh đạo chi nhánh duyệt gửi ra ngoài;

+ Hồ sơ văn bản Công ty: là nơi tạo lập hồ sơ để lưu trữ tất cả các văn bản liên quan đến 1 dự án nào đó

Trang 11

+ Văn bản đi: là nơi lưu trữ, soạn thảo các văn bản ban hành (có thể ban hành với

vai trò của là văn bản lấy số ký hiệu của phòng ban hoặc lấy sô ký hiệu của Chi nhánh khi ban hành ra bên ngoài);

Lưu ý: Văn bản đi có thể gửi các phòng ban trong nội bộ cùng Chi nhánh

Trang 12

+ Văn bản trình: Là nơi lưu trữ, soạn thảo các văn bản trình của phòng ban để

lãnh đạo duyệt (VD: trình trang bị máy xách tay, trang bị máy ảnh giám định…) hoặc trình văn bản để lãnh đạo ký gửi ra ngoài Chi nhánh (VD: Thông báo nhờ giám định bồi thường hộ,…);

+ Văn bản cá nhân: Là nơi lữu trữ văn bản của người đăng nhập chương trình

được lãnh đạo phòng ban (lãnh đạo trực tiếp, ví dụ: trưởng phòng) phân công;

Trang 13

+ Vị trí lưu trữ VB: là nơi tạo lập các sổ văn bản để quản lý Ví dụ: Sổ văn bản

đến, sổ văn bản đi, sổ văn bản trình, sổ văn bản thông báo tổn thất…;

+ Hồ sơ văn bản đơn vị: Lưu trữ các văn bản liên quan đến cùng 1 vụ việc giải

quyết trong thời gian dài Ví trụ triển khai 1 dịch vụ A nào đó, có rất nhiều các văn bản trao đổi giữa MIC và khách hàng thì tạo 1 hồ sơ đặt tên là "Hồ sơ dịch vụ A", toàn bộ các văn bản liên quan này khi nhận hoặc ban hành sẽ lưu trữ vào "Hồ

sơ dịch vụ A";

+ Hồ sơ văn bản cá nhân: ý nghĩa giống hồ sơ văn bản đơn vị, nhưng vụ việc là

thuộc giải quyết của cá nhân cần lưu trữ vào 1 tập hồ sơ riêng biệt;

Trang 14

+ Lịch tuần: Là nơi đăng ký lịch công tác hàng tuần của đơn vị chức năng này

giúp lãnh đạo đơn vị kiểm soát được các công việc hoặc lịch họp mà các phòng ban dự kiến thực hiện;

+ Duyệt lịch tuần: Là chức năng dành cho người được phân công duyệt các lịch

tuần của các đơn vị đăng ký (thông thường phân công cho phòng Tổng hợp);

+ Đăng ký lịch: là chức năng để đăng ký lịch công tác

+ Quản lý lịch tuần: Theo dõi lịch công tác của tuần hiện tại hoặc các tuần trước

đó;

+ Quản lý phòng họp: Thực hiện cập nhật các phòng họp của đơn vị;

+ Quản lý máy chiếu: Cập nhật danh sách các máy chiếu phục vụ hội họp;

Trang 15

+ Danh bạ: tra cứu danh bạ số điện thoại liên lạc, email của toàn hệ thống

MIC, chức năng này cho phép cá nhân tự khai báo các thông tin cá nhân (số điện thoại nhà riêng, di động, cơ quan,….)

+ Tin tức/Thông báo: là nơi cập nhật và đọc các tin tức nội bộ của Công ty

(tin thể thao, tin hoạt động Công đoàn,…)

+ Thư viện: Là nơi lưu trữ các văn bản, quy tắc, biểu phí khai thác, hướng dẫn

khai thác, các văn bản pháp luật nhà nước để thuận tiện cho việc tra cứu

Trang 16

Xử lý văn bản theo quy trình

Trang 18

Xử lý văn bản theo quy trình

Trang 20

CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG

1 Vai trò chuyên viên:

Chuyên viên được xem những văn bản do lãnh đạo phân công tới cá nhân

Trong trường hợp cá nhân đó được lãnh đạo trực tiếp ủy quền xử lý văn bản của toàn đơn vị thì cá nhân đó được xem các văn bản của đơn vị mình

+ Văn bản đến của cá nhân

Click TAB chức năng “văn bản đến cá nhân” tại mục home khi đăng nhập vào

Hoặc Click menu VB đơn vị -> Văn bản cá nhân

Trang 21

Chú ý: Nếu bạn được phân công với vai trò chủ trì văn bản đó thì nó sẽ chuyển

màu hồng, phối hợp nàu xanh, để biết màu trắng

Trang 22

+ Nhận Văn bản của cá nhân: Chọn một dòng cần nhận để thực hiện việc xem

nội dung văn bản Sau khi chọn văn bản đến cá nhân, màn hình nhận văn bản hiển thị

Trang 23

Thể hiện các vai trò được lãnh đạo phòng phân công cho các cá nhân

Trang 24

+ Xử lý văn bản: Mặc định khi cá nhân nhận văn bản (mở ra xem) sẽ được

coi như là đang xử lý do vậy cột trạng thái xử lý sẽ có giá trị là DANG_XU_LY Sau khi cá nhân xử lý xong có thể cập nhật trạng thái là HOAN_THANH.

Trang 25

Để thực hiện bạn bấm chuột

Chú ý: Tùy thuộc vào vai trò xử lý văn bản của cá nhân mà trạng thái xử lý

được tính như sau: Nếu là cá nhân xử lý văn bản chủ trì thì trạng thái xử lý văn bản của cá nhân được coi là trạng thái xử lý cuối cùng của văn bản tại đơn vị

Trang 26

+ Gửi văn bản của cá nhân từ đơn vị:

Trang 27

Chuyên viên sau khi soạn thảo văn bản trên Word/Excel có thể tạo văn bản và gắn kèm tệp đã soạn

để gửi cho đơn vị khác trên phần mềm Thông thường chuyên viên không có quyền phê duyệt văn bản để gửi ra bên ngoài đơn vị mà chức năng duyệt này do lãnh đạo đơn vị hoặc người được ủy quyền thực hiện.,

Trang 28

CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG,

Trang 29

+ Trình văn bản: VB đơn vị -> văn bản trình

Liệt kê danh sách các văn trình của đơn vị

Để tạo mới văn bản trình chọn biểu tượng tạo mới

Trang 30

Trang 31

Sau khi cập nhật nó sẽ chuyển sang trạng thái chờ duyệt và khi lãnh đạo đơn vị vào gửi lúc đó sẽ là văn bản trình ký lãnh đạo công ty, chi nhánh

- VB trình lấy số ký hiệu của đơn vị: Sau khi duyệt nó sẽ chuyển tới đơn

vị được chỉ định khi trình

- VB trình lấy số ký hiệu của Công ty, chi nhánh: Sau khi duyệt nó sẽ

chuyể qua danh sách văn bản chờ ban anh của công ty, chi nhánh và chờ văn thư cấp số ban hành

Trang 32

+ Hồ sơ văn bản cá nhân: Là nơi tạo lập hồ sơ để lưu trữ tất cả các văn bản liên

quan cá nhân

Để tạo mới một hồ sơ ta chon biểu tượng tảo mới

Trang 33

+ Hồ sơ văn bản cá nhân:

Trang 34

2 Vai trò lãnh đạo dơn vị

Ngoài chức năng như chuyên viên thực hiện ở trên, lãnh đạo đơn vị hoặc người được ủy quyền có thể nhận văn bản đến đơn vị, phân công xử lý văn bản cho các chuyên viên, kiểm duyệt văn bản đi ra từ đơn vị

+ Văn bản đến đơn vị: Click TAB chức năng “văn bản đến” tại mục home khi

đăng nhập vào phần mềm

Hoặc Click menu VB đơn vị -> Văn bản đến

Trang 35

Trang danh sách chứa các văn bản đến của một đơn vị, trong đó có các màu sắc:

Màu hồng (chủ trì) chỉ ra rằng văn bản tương ứng là văn bản mà đơn vị được nhận

có trách nhiệm xử lý chủ trì văn bản đó

Màu xanh nhạt (phối hợp) chỉ ra rằng văn bản tương ứng là văn bản mà đơn vị

được nhận có trách nhiệm xử lý phối hợp văn bản đó

Màu trắng chỉ ra rằng các văn bản tương ứng là văn bản mang tính để biết.

Trang 36

+ Nhận Văn bản đơn vị: Chọn một dòng cần nhận để thực hiện việc xem nội

dung văn bản Sau khi chọn văn bản đến cá nhân, màn hình nhận văn bản hiển thị

Trang 37

+ Xử lý văn bản của đơn vị:

Trang 38

+ Gửi văn bản từ đơn vị:

Sau khi chuyên viên soan thảo và cập nhật một văn bản cần gửi đi từ đơn vị nó sẽ hiện lên trong danh sách văn bản đi của đơn vị ở trạng thái chờ duyệt Lãnh đạo đơn vị có thể vào từ danh sách văn bản này và kiểm duyệt ban hành văn bản

- Văn bản được ban hành đi ngay sau khi duyệt nếu nó được lấy số từ đơn vị

- Văn bản lấy số của công ty, chi nhánh sau khi lãnh đạo duyệt nó sẽ chuyển qua danh sách văn bản chờ cấp số ban hành của văn thư công ty

Lãnh đạo đơn vị có thể tạo mới một văn bản, phân công tới cá nhân trong đơn vị xử lý và ban hành nếu nó không có trong danh sách các văn bản chờ ban hành của đơn vị

Trang 39

Trang 40

+ Gửi văn bản Trình từ đơn vị:

Trong trường hợp chuyên viên soan thảo một văn bản trình chưa được kiểm

duyệt nó sẽ nằm trong danh sách văn bản trình của đơn vị ở trạng thái chờ duyệt

và khi lãnh đạo đơn vị vào chọn gửi lúc đó sẽ là văn bản trình ký lãnh đạo công ty, chi nhánh

- VB trình lấy số ký hiệu của đơn vị: Sau khi duyệt nó sẽ chuyển tới đơn

vị được chỉ định khi trình

- VB trình lấy số ký hiệu của Công ty, chi nhánh: Sau khi duyệt nó sẽ

chuyể qua danh sách văn bản chờ ban anh của công ty, chi nhánh và chờ văn thư cấp số ban hành

Trang 41

+ Hồ sơ văn bản đơn vị: Là nơi tạo lập hồ sơ để lưu trữ tất cả các văn bản liên

quan đến một dự án, hợp đồng…của đơn vị

Để tạo mới một hồ sơ ta chon biểu tượng

Trang 42

3 Vai trò lãnh đạo Chi nhánh, văn thư:

Cán bộ được phân công công tác văn thư được phép xem toàn bộ các văn bản đến của Chi nhánh, xử lý các văn bản đi lấy số của Chi nhánh, được phân phối các văn bản theo sự chỉ đạo của lãnh đạo Chi nhánh, được xem nội dung xử lý văn bản của các đơn vị cấp dưới Chi nhánh (phòng, ban)…, cập nhật văn bản đến từ bên ngoài hệ thống MIC

Trang 43

+ Nhận văn bản đến từ nội bộ các đơn vị thuộc MIC

Click TAB chức năng “Văn bản đến từ trong Công ty”

Hoặc Click menu VB Công ty/Chi nhánh -> Văn bản đên -> Từ trong Công ty

Trang 44

Chọn một dòng cần nhận để thực hiện việc xem nội dung văn bản rồi thực hiện vào sổ văn bản đến, sau đó điều chuyển cho các đối tượng nhận văn bản theo nội dung “Kính gửi” ghi trong văn bản

Trang 45

Sau khi chọn văn bản, màn hình nhận văn bản hiển thị

+ Sau khi nhận văn bản và đọc nội dung ở file đính kèm Văn thư thực hiện việc phân phối văn bản đến các đối tượng nhận văn bản

+ Trong trường hợp văn thư được lãnh đạo ủy quyền điều chuyển văn bản tới các phòng ban, văn thư cập nhật ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo và trực tiếp phân phối văn bản theo chỉ đạo của lãnh đạo Chi nhánh

Trang 46

Sau khi chọn văn bản, màn hình nhận văn bản hiển thị

+ Tùy theo cấp đơn vị, thì màn hình của Văn thư sẽ hiển thị các đối tượng nhận khác nhau (Ví dụ Văn phòng Công ty sẽ hiển thị các phòng ban, ban lãnh đạo của Công ty; Các chi nhánh sẽ hiển thị lãnh đạo Chi nhánh và các phòng ban thuộc Chi nhánh)

+ Click vào các đối tượng nhận để thực hiện phân phối Có 03 mức xử

lý là “Chủ trì” (chỉ có 1 đối tượng chủ trì, “Phối hợp”, “Để biết”

Sau khi chọn click nút

“Phân công”

Trang 47

+ Nhận văn bản đến từ bên ngoài hệ thống MIC

Là những văn bản có nguồn gốc từ các đơn vị không thuộc hệ thống MIC

(Thông báo tổn thất, công văn của khách hàng,…)

Click vào TAB “Văn bản đến từ ngoài Công ty”

Hoặc Click menu VB Công ty/Chi nhánh -> Văn bản đến -> Từ bên ngoài

Trang 48

+ Click nút “Tạo mới” để thực hiện nhập văn bản mới đến từ bên ngoài đơn vị.+ hoặc chọn 01 dòng văn bản đã cập nhật để thực hiện việc phân phối theo nội dung kính gửi

Trang 49

“Tạo mới văn bản đến từ ngoài MIC

+ Lựa chọn và cập nhật đầy đủ các thông tin,

+ upload file văn bản đến (đã thực hiện scan và lưu ra file dạng pdf)

+ Sau đó thực hiện phân phối văn bản đến các đối tượng nhận (thực hiện giống phân phối văn bản đến trong nội bộ MIC);

Trang 50

+ Cấp số, ban hành văn bản

Thực hiện trong trường hợp lãnh đạo Chi nhánh hoặc các phòng ban trong Chi nhánh thực hiện việc soạn văn bản lấy số của Chi nhánh và ban hành ra bên ngoài Chi nhánh (có thể gửi trong nội bộ MIC hoặc ra các đơn vị ngoài hệ thống MIC)

Click menu “Văn bản chờ cấp số”

Hoặc Click menu VB Công ty/Chi nhánh -> Văn bản chờ ban hành

Trang 51

Click vào 01 dòng văn bản để thực hiện cấp số và ban hành

Trang 52

+ Lựa chọn “loại văn bản” và lưu trữ vào “sổ văn bản” phù hợp để chương trình tự động sinh ra số văn bản;

+ Đặt “trạng thái văn bản” là “Đã ban hành” nếu thực hiện ban hành ngay văn bản hoặc là để “Chưa ban hành” tròng trường hợp cấp số nhưng không ban hành ngay

Sau đó Kiểm tra hoặc thực hiện phân phối văn bản và Click nút cập nhật để ban hành văn bản

Định dạng
Số trang	60
Dung lượng	2,97 MB