bài giảng tin học đại cương chương 4 phần mềm soạn thảo văn bản ths nguyễn thị khiêm hòa

Thay đổi giao diện Word  Bổ sung các lệnh cho Quick Access  Ẩn/hiện Ribbon  Ẩn/hiện thước canh  Thay đổi đơn vị đo trên thước  Thay đổi kiểu xem tài liệu... Các nguyên tắc cơ bản tt

Nội dung (tt)

6 Thao tác với các đối tượng

7 In tài liệu

8 Một số chức năng khác

Khái niệm phần mềm STVB

 Soạn thảo văn bản: Công việc thường xuyên thực hiện tại các văn phòng

 Đặc điểm: Tốn thời gian, dễ sai sót

 Công cụ hỗ trợ: Máy đánh chữ, máy vi tính

 Phần mềm soạn thảo văn bản: phần

mềm hỗ trợ soạn thảo văn bản trên

máy tính

Soạn thảo văn bản: Sự khác biệt giữa máy

Các chức năng cơ bản

 Hiển thị nội dung văn bản

 Nhập, chỉnh sửa nội dung văn bản

 Định dạng văn bản

 Lưu trữ văn bản

 Hỗ trợ in ấn

Bộ phần mềm MS Office

 Bộ phần mềm văn phòng độc quyền

của Microsoft

 Chạy trên nền Windows, Mac OS

 Phiên bản mới nhất: MS Office 2010

(tháng 4/2010)

Bộ phần mềm OpenOffice

 Bộ phần mềm mã nguồn mở có các chức năng, giao diện tương tự như

MS Office

 Có thể chạy trên nền Windows và một

số hệ điều hành khác

Phần mềm MS Word

 Phần mềm STVB cao cấp, cho phép tạo ra nhiều loại văn bản với hình thức phong phú, đẹp mắt

 Giao diện trực quan WYSIWYG (What

You See Is What You Get)

Quick Access Thanh tiêu đề

Vùng văn bản Thước

Thước

Ribbon

Thanh cuốn File menu

Thay đổi giao diện Word

 Bổ sung các lệnh cho Quick Access

 Ẩn/hiện Ribbon

 Ẩn/hiện thước canh

 Thay đổi đơn vị đo trên thước

 Thay đổi kiểu xem tài liệu

Thay đổi đơn vị đo

 Công cụ: Lệnh File  Option 

Advanced  Display (Show

Thay đổi kiểu xem tài liệu

 Công cụ: Lệnh View  kiểu xem

 Các kiểu xem tài liệu:

◦ Print Layout: Dạng trang in

◦ Full Reading: Đọc toàn màn hình

◦ Web Layout: Dạng trang web

◦ Outline: Dạng khung dàn ý

◦ Draft: Dạng tài liệu nháp

Làm việc với tập tin

 Kiểu tập tin tài liệu: doc (Word 97 –

2003) hoặc .docx (Word 2007 – 2010)

 Các thao tác cơ bản:

◦ Tạo mới một tài liệu mới (New)

◦ Mở một tài liệu có sẵn (Open)

◦ Lưu tài liệu vào tập tin đã mở (Save)

◦ Lưu tài liệu vào tập tin mới (Save As)

◦ Đóng tập tin (

2 Nhập và hiệu chỉnh nội

dung văn bản

a Các nguyên tắc cơ bản

b Di chuyển con trỏ trong văn bản

c Thao tác trên khối văn bản

d Tìm kiếm và thay thế chuỗi ký tự

Các nguyên tắc cơ bản

 Nhấn phím Enter để kết thúc các

đoạn văn bản

 Không nhấn Enter để xuống dòng khi

chưa hết đoạn Trong trường hợp cần

xuống dòng giữa đoạn, nhấn Shift +

Enter

 Không nhấn Enter liên tiếp để tạo

khoảng cách giữa các đoạn

Các nguyên tắc cơ bản (tt)

 Không dùng chuỗi khoảng trắng để

tạo độ thụt đầu đoạn hoặc khoảng

trống dài giữa dòng

 Không dùng chuỗi dấu chấm hoặc

gạch để tạo các đường kẻ trong đoạn văn bản

Các nguyên tắc cơ bản (tt)

 Sử dụng các thao tác khối để sao

chép, di chuyển, xóa các khối văn bản trong tài liệu

 Sử dụng lệnh để tìm kiếm, thay thế

các từ (hoặc chuỗi văn bản) trong tài liệu

Di chuyển con trỏ trong văn

Thao tác trên khối văn bản

 Khối văn bản: khối dòng/ khối cột

Tìm kiếm và thay thế chuỗi kí

tự

 Các kiểu tìm kiếm và thay thế:

◦ Tìm kiếm nhanh (Find)

◦ Tìm kiếm nâng cao (Advanced

Find)

◦ Tìm kiếm và thay thế (Find and

Replace)

◦ Di chuyển con trỏ (Go To)

Các lựa chọn tìm kiếm

 Tìm đúng nội dung được gõ (Match

case)

 Tìm đúng tiếp đầu ngữ (Match prefix)

 Tìm đúng tiếp vị ngữ (Match suffix)

 Tìm từ nguyên (Find whole words

only)

 Dùng ký tự thay thế “?” và “*” (Use

wildcards)

Các lựa chọn tìm kiếm (tt)

 Tìm trong tài liệu chính (Main Document)

 Tìm trong các tiêu đề đầu và cuối trang (Header and Footer)

 Tìm trong các hộp văn bản trên tài liệu

chính (Text Boxes in Main Document)

d Tạo các điểm dừng Tab

e Tạo khung viền và tô màu nền

f Sử dụng kiểu định dạng (Style)

Hộp thoại

Bullets và

Tạo các điểm dừng Tab

 Điểm dừng Tab: vị trí con trỏ nhảy tới khi nhấn Tab

 Công dụng:

◦ Canh chuỗi ký tự

◦ Tạo các đường gạch trong văn bản

Tạo các điểm dừng Tab (tt)

 Công cụ: Sử dụng thước canh/ hộp

thoại Tabs

 Các tùy biến:

◦ Vị trí điểm dừng

◦ Kiểu canh chuỗi ký tự (trái, phải,

giữa, dấu thập phân, dấu gạch

đứng)

◦ Kiểu đường gạch

Tạo khung viền và tô màu nền

 Công cụ: Hộp thoại Border and

Shading

 Các loại khung viền:

◦ Khung viền bao quanh khối đoạn

◦ Khung viền bao từng đoạn

◦ Khung viền quanh trang

Sử dụng kiểu định dạng

 Kiểu định dạng (Style): Tập các tùy

biến định dạng được định nghĩa, có

Sử dụng kiểu định dạng (tt)

 Các thao tác cơ bản trên kiểu định

dạng:

◦ Định nghĩa kiểu định dạng mới

◦ Thay đổi các yếu tố của kiểu định

dạng

◦ Xóa kiểu định dạng

◦ Áp dụng kiểu định dạng cho đoạn

 Công cụ: Các lệnh Home | Styles

4 Bố cục văn bản

a Định dạng trang tài liệu

b Tạo tiêu đề đầu và cuối trang

Định dạng trang

 Các tùy biến định dạng trang:

◦ Lề trang (trái, phải, trên, dưới, gáy)

◦ Chiều trang (dọc, ngang)

Định dạng cột

 Thể hiện văn bản theo các cột

 Công cụ: Hộp thoại Columns (thẻ

Page Layout | Page Setup)

Tạo tiêu đề đầu và cuối trang

 Các thông tin được hiển thị tại đầu

hoặc cuối tất cả các trang tài liệu

 Công cụ: Lệnh Insert | Header &

Footer | Header (Footer).

Tạo chú thích

 Có thể chèn chú thích cho một từ vào cuối trang hoặc cuối tài liệu

 Các loại chú thích:

◦ Footnote: Chú thích cuối trang

◦ Endnote: Chú thích cuối tài liệu

 Công cụ: Lệnh Insert Footnote/

Endnote (thẻ References)

Làm việc với khung dàn ý

 Cho phép hiển thị các mục văn bản

với cấp độ chi tiết tùy ý

 Công cụ: Thanh công cụ Outline

 Các thao tác:

◦ Thay đổi cấp hiển thị

◦ Thay đổi cấp mục văn bản

◦ Xóa mục

◦ Di chuyển mục trong văn bản

5 Làm việc với bảng

a Tổng quan về bảng

b Các thao tác cơ bản

c Mẫu thiết kế bảng

Tổng quan về bảng

 Bảng: Tập hợp các ô được sắp xếp

thành hàng, cột

 Thường được sử dụng để chứa dữ

liệu dưới dạng các danh sách (list)

Thay đổi cấu trúc bảng

 Các thao tác:

◦ Thay đổi kích thước bảng

◦ Thay đổi kích thước hàng và cột

Định dạng bảng

 Các thao tác:

◦ Thay đổi thuộc tính bảng (kích

thước, vị trí, khung viền, chế độ Text wrapping)

◦ Thay đổi thuộc tính hàng, cột, ô (kích thước, chế độ canh lề, canh chữ,…)

 Công cụ: Hộp thoại Table Properties

Làm việc với dữ liệu

Mẫu thiết kế bảng

 Tập các mẫu bảng (Table Style) thiết

kế sẵn, có thể áp dụng cho các bảng

 Các thao tác:

◦ Tạo, sửa, xóa mẫu bảng

◦ Áp dụng mẫu thiết kế cho bảng

 Công cụ: Thanh công cụ Design

Tools

6 Thao tác với các đối tượng

 Các đối tượng trong tài liệu:

Thao tác với các đối tượng (tt)

Thao tác với các đối tượng (tt)

 Các thao tác:

◦ Chèn đối tượng

◦ Hiệu chỉnh (vị trí, kích thước, thuộc tính, nội dung)

◦ Xóa đối tượng được chèn

 Công cụ: Thẻ Insert (hoặc thực đơn

pop-up)

7 In ấn

 Công cụ: Lệnh Print (thực đơn File)

 Các thao tác:

◦ Xem trước trang in

◦ Đặt tham số in (Số bản in, loại máy

in, phạm vi trang được in, số trang/tờ, thứ tự in trang, …)

◦ In

e Xem thông tin về tài liệu

f Bảo vệ tài liệu

Trộn thư

 Kết hợp một tài liệu mẫu với các

thông tin lấy từ một danh sách trên

một tài liệu khác  loạt tài liệu mới

chứa tài liệu mẫu và các thông tin từ

danh sách

 Công cụ: Lệnh Mail Merge (thẻ

Mailings)

Tạo nền văn bản

 Các thành phần:

◦ Hình nền (Wartermark)

◦ Màu nền (Page Color)

◦ Khung viền trang (Page Borders)

 Công cụ: Ngăn lệnh Page Layout |

Page Background

Xem thông tin & Bảo vệ tài liệu

 Sử dụng lệnh File  Info

 Bảo vệ tài liệu: tạo mật khẩu cho phép

mở tài liệu

HẾT CHƯƠNG 4