Cán bộ được phân công công tác văn thư được phép xem toàn bộ các văn bản đến của Chi nhánh, xử lý các văn bản đi lấy số của Chi nhánh, được phân phối các văn bản theo sự chỉ đạo của lãnh đạo Chi nhánh, được xem nội dung xử lý văn bản của các đơn vị cấp dưới Chi nhánh (phòng, ban)…, cập nhật văn bản đến từ bên ngoài hệ thống MIC.
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
3. Vai trò lãnh đạo Chi nhánh, văn thư:
+ Nhận văn bản đến từ nội bộ các đơn vị thuộc MIC
Click TAB chức năng “Văn bản đến từ trong Công ty”
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
Chọn một dòng cần nhận để thực hiện việc xem nội dung văn bản rồi thực hiện vào sổ văn bản đến, sau đó điều chuyển cho các đối tượng nhận văn bản theo nội dung “Kính gửi” ghi trong văn bản
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
Sau khi chọn văn bản, màn hình nhận văn bản hiển thị
+ Sau khi nhận văn bản và đọc nội dung ở file đính kèm. Văn thư thực hiện việc phân phối văn bản đến các đối tượng nhận văn bản.
+ Trong trường hợp văn thư được lãnh đạo ủy quyền điều chuyển văn bản tới các phòng ban, văn thư cập nhật ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo và trực tiếp phân phối văn bản theo chỉ đạo của lãnh đạo Chi nhánh
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
Sau khi chọn văn bản, màn hình nhận văn bản hiển thị
+ Tùy theo cấp đơn vị, thì màn hình của Văn thư sẽ hiển thị các đối tượng nhận khác nhau (Ví dụ Văn phòng Công ty sẽ hiển thị các phòng ban, ban lãnh đạo của Công ty; Các chi nhánh sẽ hiển thị lãnh đạo Chi nhánh và các phòng ban thuộc Chi nhánh).
+ Click vào các đối tượng nhận để thực hiện phân phối. Có 03 mức xử lý là “Chủ trì” (chỉ có 1 đối tượng chủ trì, “Phối hợp”, “Để biết”.
Sau khi chọn click nút “Phân công”
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
3. Vai trò lãnh đạo Chi nhánh, văn thư:
+ Nhận văn bản đến từ bên ngoài hệ thống MIC
Là những văn bản có nguồn gốc từ các đơn vị không thuộc hệ thống MIC (Thông báo tổn thất, công văn của khách hàng,…)
Click vào TAB “Văn bản đến từ ngoài Công ty”
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
+ Click nút “Tạo mới” để thực hiện nhập văn bản mới đến từ bên ngoài đơn vị. + hoặc chọn 01 dòng văn bản đã cập nhật để thực hiện việc phân phối theo nội dung kính gửi
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
“Tạo mới văn bản đến từ ngoài MIC
+ Lựa chọn và cập nhật đầy đủ các thông tin,
+ upload file văn bản đến (đã thực hiện scan và lưu ra file dạng pdf)
+ Sau đó thực hiện phân phối văn bản đến các đối tượng nhận (thực hiện giống phân phối văn bản đến trong nội bộ MIC);
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
+ Cấp số, ban hành văn bản
Thực hiện trong trường hợp lãnh đạo Chi nhánh hoặc các phòng ban trong Chi nhánh thực hiện việc soạn văn bản lấy số của Chi nhánh và ban hành ra bên ngoài Chi nhánh (có thể gửi trong nội bộ MIC hoặc ra các đơn vị ngoài hệ thống MIC)
Click menu “Văn bản chờ cấp số”
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
+ Cấp số, ban hành văn bản
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
+ Cấp số, ban hành văn bản
+ Lựa chọn “loại văn bản” và lưu trữ vào “sổ văn bản” phù hợp để chương trình tự động sinh ra số văn bản;
+ Đặt “trạng thái văn bản” là “Đã ban hành” nếu thực hiện ban hành ngay văn bản hoặc là để “Chưa ban hành” tròng trường hợp cấp số nhưng không ban hành ngay
Sau đó Kiểm tra hoặc thực hiện phân phối văn bản và Click nút cập nhật để ban hành văn bản
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
+ Cấp số, ban hành văn bản
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
+ Sổ trình ký văn bản
Theo dõi danh sách các văn bản trình ký trong nội bộ Chi nhánh hoặc từ Chi nhánh trình lên Công ty
Click menu “VB Công ty/Chi nhánh-> Văn bản trình ký” Click chuột vào 01 dòng văn bản cần xem nội dung
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
+ Sổ trình ký văn bản
Trong trường hợp Lãnh đạo công ty, chi nhánh không trực tiếp vào duyệt mà ủy quyền cho Văn thư duyệt thì Văn thư có thể vào và duyệt Văn bản trình đó.
Sau khi Văn bản trình được duyệt nó sẽ chuyển qua vùng chờ của Văn bản chờ cấp số và ban hành.