Ngoài chức năng như chuyên viên thực hiện ở trên, lãnh đạo đơn vị hoặc người được ủy quyền có thể nhận văn bản đến đơn vị, phân công xử lý văn bản cho các chuyên viên, kiểm duyệt văn bản đi ra từ đơn vị.
+ Văn bản đến đơn vị: Click TAB chức năng “văn bản đến” tại mục home khi
đăng nhập vào phần mềm
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG,
Trang danh sách chứa các văn bản đến của một đơn vị, trong đó có các màu sắc:
Màu hồng (chủ trì) chỉ ra rằng văn bản tương ứng là văn bản mà đơn vị được nhận có trách nhiệm xử lý chủ trì văn bản đó.
Màu xanh nhạt (phối hợp) chỉ ra rằng văn bản tương ứng là văn bản mà đơn vị
được nhận có trách nhiệm xử lý phối hợp văn bản đó.
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG,
+ Nhận Văn bản đơn vị: Chọn một dòng cần nhận để thực hiện việc xem nội dung văn bản. Sau khi chọn văn bản đến cá nhân, màn hình nhận văn bản hiển thị
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG,
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
+ Gửi văn bản từ đơn vị:
Sau khi chuyên viên soan thảo và cập nhật một văn bản cần gửi đi từ đơn vị nó sẽ hiện lên trong danh sách văn bản đi của đơn vị ở trạng thái chờ duyệt. Lãnh đạo đơn vị có thể vào từ danh sách văn bản này và kiểm duyệt ban hành văn bản.
- Văn bản được ban hành đi ngay sau khi duyệt nếu nó được lấy số từ đơn vị. - Văn bản lấy số của công ty, chi nhánh sau khi lãnh đạo duyệt nó sẽ chuyển qua danh sách văn bản chờ cấp số ban hành của văn thư công ty.
Lãnh đạo đơn vị có thể tạo mới một văn bản, phân công tới cá nhân trong đơn vị xử lý và ban hành nếu nó không có trong danh sách các văn bản chờ ban hành của đơn vị.
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG,
+ Gửi văn bản Trình từ đơn vị:
Trong trường hợp chuyên viên soan thảo một văn bản trình chưa được kiểm
duyệt nó sẽ nằm trong danh sách văn bản trình của đơn vị ở trạng thái chờ duyệt và khi lãnh đạo đơn vị vào chọn gửi lúc đó sẽ là văn bản trình ký lãnh đạo công ty, chi nhánh.
- VB trình lấy số ký hiệu của đơn vị: Sau khi duyệt nó sẽ chuyển tới đơn vị được chỉ định khi trình.
- VB trình lấy số ký hiệu của Công ty, chi nhánh: Sau khi duyệt nó sẽ chuyể qua danh sách văn bản chờ ban anh của công ty, chi nhánh và chờ văn thư cấp số ban hành.
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG,
+ Hồ sơ văn bản đơn vị: Là nơi tạo lập hồ sơ để lưu trữ tất cả các văn bản liên
quan đến một dự án, hợp đồng…của đơn vị.
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG
CHI TIẾT SỬ DỤNG CÁC CHỨC NĂNG