Giới thiệu phần mềm Quản lý văn bản

Giới thiệu phần mềm Quản lý văn Chương trình Quản lý văn (được viết ngôn ngữ VISUAL FOXPROversion 9.0), thiết kế chạy máy cá nhân môi trường mạng (LAN) Sau cài đặt xong phần mềm hệ thống FoxPro xong, thực bước sau: Sao chép toàn thư mục QLVB thư mục Thuvien sang ổ đĩa cứng (C: D:), bỏ tất thuộc tính (Read Only), sau mở QLVB, kích chuột phải vào QLVB.EXE tạo biểu tượng (Shortcut) hình (Desktop) để thuận tiện cho chạy chương trình Tiếp theo, mở thư mục Thuvien\Hethong, chép tất tệp liệu có thư mục vào ổ C:\WINDOWS\SYSTEM Phần mềm Quản lý văn Trung tâm Tin học -Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiên cứu phát triển sở Văn hướng dẫn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành Phần mềm trường Đại học Nội vụ Hà Nội cung cấp giữ quyền Trong trình triển khai ứng dụng, phát sinh yêu cầu đuợc Nhà trường tiếp nhận nâng cấp theo yêu cầu người sử dụng III HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN Tổng quan chương trình Quản lý văn Chương trình Quản lý văn viết ngôn ngữ Visual FoxPro-version 9.0 Phần mềm thiết kế chạy máy tính cá nhân (PC) hệ thống mạng (LAN), môi trường WINDOWS Cấu trúc sở liệu thiết kế theo mô hình tập trung máy chủ, xử lý thông tin theo mô hình phân tán (xử lý thông tin máy cá nhân) Với phương pháp thiết kế mô hình sở liệu tập trung kết hợp với phân tán khắc phục yếu tố chủ quan dẫn đến hoạt động hệ thống (mạng không thông) Do chương trình chạy môi trường mạng, nên đồng thời có nhiều người thao tác sở liệu Điều đặc biệt hữu ích việc quản lý cách thống văn đến đơn vị Với giao diện thuận tiện, nhiều chức năng, nhằm giúp cho người sử dụng giảm thiểu thời gian cập nhật thông tin quản lý văn bản.Bên cạnh đó, chức hướng dẫn sử dụng (Help) gắn vào chương trình, giúp người sử dụng thời điểm nào, mục tra cứu hướng dẫn sử dụng phím (F1) Cơ sở liệu Văn phân quyền truy cập, để đăng nhập vào CSDL yêu cầu người sử dụng phải phân quyền Khởi động chương trình, hình hiển thị cửa sổ, yêu cầu người sử dụng vào mã hiệu, mật Trong trường hợp vào mã hiệu mật không xác (cho phép nhập lần), chương trình ngừng khởi động thoát Việc cung cấp quyền truy cập vào hệ thống cán quản trị mạng cấp Khi người quản trị mạng cấp mã hiệu, mật cho người dùng, chương trình cho phép người sử dụng đổi mật cấp, không đổi mã hiệu (tên người dùng) Khi thay đổi mật cần ghi lại riêng người sử dụng biết mật (người quản trị mạng không biết) Tại thời điểm, có mã hiệu dùng hệ thống (không trùng mã hiệu) Trong chương trình, hệ thống cảnh báo thông báo để người sử dụng biết Mã hiệu bị người sử dụng khác chiếm dụng Phương pháp thay đổi mật thực sau: Bước một: Vào mã hiệu cấp Bước hai: Vào mật cấp Bước ba: Bấm phím Tab vào cửa sổ Đổi mật Bước bốn: Kích chuột vào nút Đổi mật khẩu, hình xuất cửa sổ để vào mật Vào mật cửa sổ Mật mới, sau vào lại mật cửa sổ Xác nhận (Nhớ mật hai lần phải giống nhau), sau bấm nút OK Sau thực xong việc đổi mật khẩu, bấm vào nút Bắt đầu để thực chương trình Quản trị hệ thống 2.1 Phân quyền truy cập hệ thống Do tính chất công tác văn thư, liên quan đến vấn đề bảo mật thông tin, nên đòi hỏi phân quyền truy cập Việc phân quyền lãnh đạo đơn vị, phân quyền cho thành viên tham gia mạng Tuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ thành viên mà phân quyền theo mức khác Quyền cao dành cho cán làm công tác quản trị mạng Quản trị mạng có quyền tạo lập thành viên mới, đổi quyền truy cập thành viên (không làm thay đổi mật khẩu) Hệ thống phân quyền tạo lập theo cách phân quyền Hệ điều hành mạng Windows từ phần mềm Mức phân quyền hệ thống phân thành mức Mức 1: Có đầy đủ quyền Mức 2: Có quyền cập nhật thông tin Mức 3: Có quyền khai thác thông tin (tra tìm, luân chuyển văn bản) Phương pháp thực hiện: thiết kế, cài đặt chương trình, hệ thống khởi tạo mã hiệu mật mức Quản trị mạng kèm Khi chuyển giao công nghệ, người giao nhiệm vụ trao quyền Khởi động chương trình, vào mã hiệu mật cấp Các bước khởi tạo thành viên, phân quyền truy cập hệ thống Sau khởi động chương trình, bước tiến hành sau: Bước 1: Từ hình chính, vào Quản trị mạng/ Phân quyền Bước 2: Tại cửa sổ khai báo người sử dụng, cập nhật thông tin theo mục: - Vào mã hiệu người sử dụng (mã nhân viên, viết tắt) Bước 3: Khai báo quyền truy cập hệ thống - Trong trường hợp xác lập quyền Người quản trị tất thông tin cửa sổ mờ đi, có nghĩa có toàn quyền - Trường hợp khai báo Người sử dụng, cần phải xác định người sử dụng cán trực tiếp làm công tác văn thư chuyên viên Phụ thuộc vào chức giải công việc để phân quyền cụ thể + Đối với người sử dụng làm công tác văn thư, kích chuột đánh dấu vào tất ô bảng (văn đến, văn đi, hệ thống) + Đối với người sử dụng chuyên viên, cần đánh dấu vào ô Xem Cập nhật vòng luân chuyển, có nghĩa người sử dụng có quyền xem, tổng hợp liệu, mà quyền làm thay đổi liệu Phụ thuộc vào phân công nhiệm vụ thành viên, phân quyền mức nhỏ cấp Văn đến, Văn đi, Hệ thống riêng Khai báo mật cho thành viên.Tiếp theo, đặt mật xác nhận mật Trong trường hợp chưa khởi tạo mật khởi động chương trình khởi tạo mật đổi mật cấp - Vào họ tên đầy đủ nhân viên Bước 4: Bấm vào mục Thêm để ghi lại thông tin cập nhật vào Danh sách thành viên tham gia hệ thống Nếu danh sách mà tên không truy cập vào hệ thống Bước 5: Sau khởi tạo xong thành viên tham gia hệ thống, bấm vào Quay lại thoát khỏi chương trình Tiếp theo khởi động lại chương trình, thành viên có quyền truy cập vào hệ thống Hệ thống cho phép sửa thông tin, đổi quyền truy cập, xoá thành viên tham gia vào hệ thống Chọn Tên thành viên bảng Danh sách, bấm vào mục tương thích để thực Để hiển thị toàn Danh sách thành viên tham gia vào hệ thống, vào mục Xem tất người sử dụng 2.2 Giám sát hệ thống Một hệ thống thông tin hoạt động tốt, đòi hỏi phải có chế kiểm tra, giám sát Mục đích công cụ giám sát dùng cho người quản trị mạng lưu lại thông tin thành viên truy cập vào hệ thống Với công cụ Giám sát, người quản trị phát truy cập trái phép thành viên không phân quyền sử dụng mã hiệu, mật thành viên khác truy cập vào hệ thống Từ cửa sổ hình chính, vào Quản trị mạng/Giám sát Trên hình hiển thị danh sách thành viên truy cập thông tin hệ thống Trên hình ta thấy, thời điểm này, có hai thành viên truy cập thông tin hệ thống Các chức hệ thống 3.1 Tạo hồ sơ đầu năm Cơ sở liệu Quản lý văn - đến thiết kế theo phương pháp cập nhập liệu theo năm, bắt đầu năm cần phải thực việc tạo sở liệu cho năm tương ứng (mở sổ mới) Chức tạo cấu trúc tệp CSDL (sổ đăng nhập văn đi, đến) Từ hình chính, vào mục Hệ thống/Tạo hồ sơ đầu năm Tại cửa sổ khai báo năm bấm chuột vào mũi tên  để hiển thị danh sách năm, trỏ chuột vào năm cần tạo để chọn Trong trường hợp năm cần chọn danh sách hiển thị, đánh trực tiếp vào ô cửa sổ bấm OK để chọn Trong trường hợp năm cần tạo có bấm Cancel để huỷ bỏ lựa chọn Trong chương trình, công cụ kiểm tra chế độ khởi tạo tệp liệu, CSDL tồn tệp liệu năm cần tạo, chương trình thông báo cho biết tệp liệu tạo lập (cả hai tệp liệu văn đi, văn đến) không cho phép tạo hồ sơ Với chế kiểm soát này, chương trình không cho phép người dùng tạo nhiều lần khởi tạo mới, tệp liệu ghi đè lên tệp liệu cũ dẫn đến bị thông tin Sau thực CSDL (DATA), chương trình tạo thêm hai tệp liệu có cấu trúc tương tự tệp ban đầu, cho phép người dùng nhập liệu vào Việc khởi tạo tệp liệu hồ sơ đầu năm thực lần năm 3.2 Khai báo năm - Mục đích chức khai báo với hệ thống biết cần xử lý thông tin với tệp liệu nào, để từ chương trình gọi đến tệp liệu tương thích Mô hình tổ chức liệu CSDL thiết kế theo năm, nên việc khai báo năm cần thiết, hệ thống xác lập xác môi trường làm việc Chỉ thực chức thao tác xử lý tệp liệu khác với năm hiên tại, ví dụ năm năm 2013, cần liệu năm 2012, cần khai báo năm 2012 - Từ hình chính, vào mục Hệ thống/Khai báo năm - Tại cửa sổ khai báo năm, bấm chuột vào mũi tên  để hiển thị danh sách năm, trỏ chuột vào năm cần khai báo để chọn nhập trực tiếp năm cần chọn vào cửa sổ, bấm OK để thực Nếu tệp liệu không tồn tại, hệ thống thông báo hồ sơ năm chưa có, đề nghị chọn lại Để hủy lệnh thoát bấm vào Cancel năm khai báo vừa xong bị huỷ bỏ, chương trình thực năm hành 3.3 Tạo lập dự phòng Mục đích chức công cụ tiện ích giúp người sử dụng thuận tiện việc lưu liệu, tạo tệp liệu dự phòng, mà không cần thoát khỏi chương trình để thực lệnh chép Công việc tạo lập dự phòng cần thực thường xuyên sau lần cập nhật thông tin cần đề phòng thông tin cố kỹ thuật virus gây nên Bước một: Từ hình chính, vào mục Hệ thống/Tạo lập dự phòng Khi xuất hộp thoại, kích chuột vào mục Chọn năm, hình hiển thị danh sách năm, bấm chuột vào năm cần chọn, (ví dụ hình chọn cần chép liệu cho năm 2002) Bước hai: Di trỏ xuống mục Chọn ổ đĩa để chọn ổ đĩa cần chép Bấm chuột vào biểu tượng để chọn ổ đĩa thư mục Sau vào đầy đủ tham số bấm OK để thực Chờ trình chép liệu xong thực công việc Để huỷ bỏ trình chép bấm vào Cancel Chú ý: Nếu đĩa tồn tệp liệu chép từ trước, lần chép đữ liệu ghi đè lên liệu cũ 3.4 Khôi phục dự phòng Mục đích chức công cụ tiện ích giúp người sử dụng thuận tiện việc khôi phục lại liệu từ địa lưu giữ chương trình máy tính bị cố mà không cần thoát khỏi chương trình để thực lệnh chép Công việc khôi phục dự phòng thực CSDL bị thông tin Bước một: Từ hình chính, vào mục Hệ thống/Khôi phục dự phòng Khi xuất hộp thoại, kích chuột chọn năm địa nơi lưu giữ liệu, hình hiển thị danh sách địa chỉ, bấm chuột địa cần chọn Bước hai: Di trỏ xuống mục Chọn ổ đĩa để chọn ổ đĩa cần chép sang Bấm chuột vào biểu tượng để chọn ổ đĩa thư mục Sau vào đầy đủ tham số bấm OK để thực Chờ trình chép liệu xong thực công việc Để huỷ bỏ trình chép bấm vào Cancel 3.5 Cập nhật danh mục Chức dùng để cập nhật thông tin phục vụ công việc nhập liệu thuận tiện, nhanh chóng xác Ngoài ra, công cụ giúp cho người nhập liệu theo chuẩn thống thuộc tính quản lý (Phân loại, Tên loại văn .) Việc chuẩn hóa thông tin CSDL yêu cầu quan trọng nhằm phục vụ cho việc nhập liệu, thống kê, tìm kiếm thông tin Vì làm việc với chương trình, bước đầu cần thực việc thiết lập bảng Cập nhật danh mục, gồm mục bản, phù hợp với đơn vị, sau bổ sung thêm phát sinh thay đổi Trong Modul Cập nhật danh mục gồm phần sau: - Danh mục Đơn vị Nhận, Soạn văn - Danh mục Nơi gửi văn - Danh mục Nơi nhận văn - Danh mục Phân loại văn - Danh mục Tên loại văn - Danh mục Người ký văn - Danh mục Hồ sơ - Danh mục Sổ phân loại - Từ hình chính, vào Hệ thống/ Cập nhật Danh mục, chọn mục tương thích, bấm chuột ghi, bảng lên Tiêu mục để lựa chọn Trong phần này, toàn danh mục thể ghi Muốn cập nhật mục nào, kích chuột vào tên mục ghi Màn hình Cập nhật bố trí thành hai cột Cột Mã (cột 1) dùng để cập nhật Tên viết tắt hay Mã (theo chuẩn từ khoá, gồm 02 ký tự âm tiết cùng) Bấm phím Tab để chuyển sang cột 2, cột dùng để cập nhật thông tin đầy đủ mục (tên đầy đủ) - Nhấn vào nút ấn Thêm để cập nhật thêm mục - Nhắp chuột vào mục cần sửa sửa liệu hình - Huỷ bỏ mục nút Xoá - Thoát khỏi ghi lại nút Thoát - Muốn in bảng Mã bấm vào In danh mục - Di chuyển chuột lên xuống để xem phần khuất -Ví dụ: Để cập nhật thêm Đơn vị Nhận, Soạn bấm vào Đơn vị nhận ghi Trên bảng lên danh sách đơn vị có Nếu cần thêm bấm vào mục thêm vào tên đơn vị - Khi thực xoá, chương trình thực đánh dấu mục cần xoá, không thực xóa hoàn toàn, cần khôi phục lại cần bấm vào mục Bỏ Xoá, mục đánh dấu xoá khôi phục lại 3.6 Phân loại thông tin Mục đích nhằm xây dựng chuẩn thống thông tin, sở để chuẩn hóa thôg tin sở liệu, thiết lập mối quan hệ, trao đổi thông tin hệ thống, CSDL Phân loại thông tin thành nhóm theo lĩnh vực hoạt động, theo vấn đề cách thống nhất, phục vụ cho việc tra tìm thuận lợi Mặt khác, ký hiệu thông tin cầu nối liên kết loại hình tài liệu Bằng ký hiệu thông tin thống nhất, chuyển tài liệu từ văn thư vào lưu trữ thống phương thức phân loại, xếp tài liệu theo hồ sơ công việc, theo lĩnh vực hoạt động Mặt khác, ký hiệu thông tin dùng để chuẩn hóa thông tin nhằm tăng độ xác việc thống kê tổng hợp liệu Ví dụ, tổng hợp sản lượng ngô nước, không thống thông tin số lượng bắp (Miền nam) không tổng hợp vào Thông thường cấp xã thông tin thường chia theo lĩnh vực, văn hóa, giáo dục, tư pháp, địa chính… Cấu trúc khung phân loại thông tin, tổ chức dạng thông tin, gồm các: Đề mục, Tiểu đề mục, Mục, Tiểu mục Phụ thuộc vào phân cấp tổ chức thông tin, tạo mức khác nhau, theo yêu cầu quản lý Từ hình chính, vào Hệ thống/Phân loại thông tin, hình xuất hệ thống phân loại thông tin Bấm vào dấu (+/-) để mở, đóng thông tin Chọn đề mục tương thích với đơn vị để tạo thêm mục nhỏ 3.7 Thiết lập chế độ ngầm định Chức dùng để thiết lập chế độ ngầm định dùng cho công việc nhập liệu thuận tiện, nhanh chóng xác Trong nhập liệu, có số trường thông tin lặp lại từ biểu ghi trước, ví dụ ngày văn đến, ngày văn gửi đi, mức độ mật, tên loại văn , nhập văn thông tin lại phải nhập lại Như người nhập liệu tốn thời gian bất tiện người, tên đơn vị luân chuyển văn đến Cửa sổ Vòng luân chuyển dùng để lưu lại thứ tự bước luân chuyển văn Từ cửa sổ Luân chuyển văn bản, vào tên người tên đơn vị cần luân chuyển, sau bấm phím Tab, thông tin cập nhật vào cửa sổ Vòng luân chuyển với thời gian chuyển Vòng luân chuyển thiết kế điểm khởi đầu thông tin lấy từ trường Trình lãnh đạo trường Đơn vị nhận, mũi tên trỏ đến đơn vị tiếp theo.Trong trường hợp văn luân chuyển đến đơn vị khác vào lại theo phương pháp nêu Điểm ưu việt lưu lại toàn trình thời gian xử lý, luân chuyển văn cụ thể Ví dụ- Vòng luân chuyển: Triệu Văn Cường (05/01/2014) -> Khoa đào tạo Tại chức (06/01/2014) -> Khoa Quản trị Văn phòng (06/01/2014) 19 Tình trạng xử lý: Trường định dạng theo kiểu Logic, thời điểm, nhận hai giá trị xử lý chưa xử lý (có, không) Mục đích trường đánh dấu văn giải văn chưa giải Trên sở để làm báo cáo tổng hợp tình hình xử lý văn Trong số loại văn đến/đi, mang tính chất thông báo để biết, người nhập phải đánh dấu vào trường để xem văn xử lý Nếu không đánh dấu, làm báo cáo tổng hợp, văn chưa đánh dấu xử lý xem văn chưa xử lý Kích chuột vào ô vuông để đánh dấu 20 Lưu hồ sơ số: Trường thiết kế theo dạng bảng Danh mục Thông tin trích từ Bảng Danh mục hồ sơ Thông tin lưu dạng mã hồ sơ Mục đích trường là, giúp chuyên viên lập theo dõi hồ sơ Từ CSDL Văn thư thực phân loại, xác định giá trị tài liệu để chuyển sang CSDL Lưu trữ Ví dụ - Lưu hồ sơ số: A011 (tập lưu định) 4.3 Xem thông tin toàn văn Với phiên 9.0, cho phép xem toàn thông tin văn bản, cần in lại, từ chương trình in Để có thông tin toàn văn, văn đến tương đối khó thực thời điểm tại, số đơn vị gửi qua mạng Để khắc phục có hai giải pháp Bằng chương trình nhận dạng văn bản, chuyển văn thành dạng Text, số văn quan trọng, phải đánh máy lại Về tương lai, đơn vị nối mạng với nhau, thông tin trao đổi với qua mạng, vấn đề trở thành đơn giản Đối văn đi, xuất phát từ đơn vị, cần có quy định, tất văn gửi đi, qua Văn thư đăng ký phát hành phải chuyển thông tin toàn văn xuống máy tính cán Văn thư (hoặc vào máy chủ) Để thuận tiện cho quản lý, tổ chức thông tin, chọn mô hình tập trung Với mô hình tổ chức thông tin tập trung có thuận lợi cho người quản lý, với yêu điểm sau: - Dữ liệu không bị phân tán, hạn chế thời gian truy cập đến máy Trong trường hợp chuyên viên vắng, máy không bật khai thác thông tin - Dữ liệu sau phát đi, chuyên viên thay đổi lại nội dung văn - Độ an toàn liệu cao Để xem thông tin toàn văn, cần phải có cách quản lý tệp cách thống Mỗi năm có hàng nghìn văn đến, văn đi, cách đặt tên tệp vấn đề Phương pháp quản lý hiêu lấy tên tệp văn trùng với số ký hiệu văn Bằng thuật toán nhận dạng, chương trình tự động tìm đến địa lưu giữ văn Bước 1: Tạo thư mục đặt tên VANBAN ổ đĩa (D:) Bước 2: Tạo tiếp hai thư mục thư mục VANBAN đặt tên là: VBDEN VBDI Bước 3: - Tất văn đi, tập trung vào thư mục VANBAN\VBDI - Tất văn đến, tập trung vào thư mục VANBAN\VBDEN - Đặt Tên tệp (File) theo số ký hiệu văn Do quy định cách đặt tên tệp máy tính, không chấp nhận dấu (/), nên số ký hiệu văn có dấu (/) đặt tên cần bỏ dấu (/) (chương trình hiển thị thông báo cần đặt tên tệp cho tương thích) Để thuận tiện, chương trình cho phép gán tệp địa lưu giữ thông tin người dùng quy định mà không cần đặt theo tsố ký hiệu văn Ví dụ- Số ký hiệu văn bản: 123/QĐ-ĐHNV-TCCB Tên tệp đặt là: 123QĐ-ĐHNV-TCCB - Khi cần xem thông tin toàn văn văn bản, bấm chuột vào mục Toàn văn, chương trình MicroSoft Word mở toàn văn văn Khi đóng lại, chương trình lại quay hình Cập nhật văn 4.4 Hiệu chỉnh thông tin Phần Cập nhật văn đến lấy Số đến làm khoá, nên cần hiệu chỉnh thông tin văn nào, cần vào số đến, thông tin văn hiển thị lên hình Muốn hiệu chỉnh thông tin gì, hiệu chỉnh hình nhập Sau hiệu chỉnh xong, bấm vào mục Ghi, để ghi lại thông tin hiệu chỉnh Một cách khác, không nhớ Số đến, bấm phím Trước, Tiếp để lật văn bản, tìm văn để hiệu chỉnh Phương pháp thực tương tự Cập nhật thông tin văn Tổ chức thông tin liệu văn đi, thiết kế theo mô hình phân cấp loại sổ tên loại văn Tuỳ theo mức độ quản lý đơn vị, phụ thuộc vào độ lớn thông tin để phân loại Ví dụ, phân loại sổ ghi công văn, định, thông tư, loại văn khác Chương trình cho phép khởi tạo sổ phân loại mới, theo lựa chọn người sử dụng Khi nhu cầu phân nhỏ sổ, người sử dụng để chung Mô hình tổ chức liệu phân cấp theo loại sổ, tạo điều kiện thuận tiện cho việc cập nhật, lọc liệu, lật văn hình Mặt khác thuận tiện cho việc tổng hợp để làm báo cáo Việc phân cấp theo loại sổ không làm ảnh hưởng đến việc phân tán liệu Bản chất việc phân cấp theo loại sổ bố trí cách quản lý cho phù hợp với người sử dụng, liệu tệp liệu Văn tập trung Do cần tra tìm thông tin theo cách tìm kiếm tổ hợp, thông tin tìm toàn tệp liệu Trên hình Cập nhật văn gồm chức sau: - Nhập - Cập nhật liệu - Hiệu chỉnh - Sửa đổi liệu - Xoá - Xoá ghi (văn bản) - Đầu - Về đầu tệp liệu - Trước - Lật trước biểu ghi - Tiếp - Lật sau biểu ghi - Cuối - Về cuối tệp liệu - Ghi - Ghi lại liệu - Tìm VB trả lời - Xem thông tin văn trả lời - Toàn văn - Xem toàn văn thông tin văn - Chọn sổ - Chọn sổ phân loại cấp gửi - Kết thúc - Thoát khỏi chức nhập - Bấm phím F1 - Xem thông tin hướng dẫn sử dụng 5.1 Phương pháp cập nhật thông tin Từ hình vào Văn đi/Cập nhật để vào hình nhập thông tin Phương pháp cập nhật thông tin tương tự phần Cập nhật văn đến Số Ký hiệu văn bản: Trường Số ký hiệu văn định dạng kiểu trường dạng Ký tự Số ký hiệu văn dùng làm khoá, để thực việc bắt lỗi trùng tự động, người sử dụng nhập lại văn nhập Bằng phương pháp này, không cho phép người sử dụng nhập lại văn nhiều lần, tránh gây dư thừa thông tin Trong trường hợp người dùng vào Số ký hiệu văn bản, trùng với số có tệp liệu, chương trình thông báo cho biết, Số ký hiệu văn có, sau hiển thị lên hình Trong trường hợp có nhu cầu cần sửa đổi thông tin sửa lại trực tiếp, sau bấm vào nút Ghi để ghi lại văn Do chương trình đặt ngầm định văn cuối cùng, nên người sử dụng cần nhập Số ký hiệu văn tiếp theo, sau bấm phím Tab, hình nhập hiển thị để cập nhật thông tin Số ký hiệu dùng làm khoá xếp (theo chiều tăng dần), nên nhập người dùng phải tuân thủ theo quy tắc toán học Do phải ước lượng xem số văn hàng năm khoảng bao nhiêu, để chọn số chữ số cho thích hợp Nếu loại sổ hàng năm, văn 1000 văn cần chọn số đủ Ví dụ: Số ký hiệu văn - 001/QĐ-BNV Ngày văn bản: (Xem Cập nhật văn đến) - Ngày văn ngầm định theo ngày hệ thống, ngày không xác, cần chỉnh lại lịch hệ thống cho phù hợp Thời hạn giải quyết: Trường định dạng theo kiểu ngày tháng, vào liệu tương tự theo trường Ngày văn Tuỳ thuộc vào cấp gửi để quy định thời hạn giải Ví dụ, huyện văn gửi xã, yêu cầu đến thời hạn phải giải vụ việc, làm báo cáo huyện Từ huyện quản lý, tổng hợp đơn vị giải quyết, báo cáo yêu cầu gửi huyện Đối với cấp gửi lên cấp trên, không cần mục này, thẩm quyền yêu cầu cấp đến thời hạn giải Mức độ khẩn: Xem cập nhật văn đến Mức độ mật: Xem cập nhật văn đến Tên loại văn bản: Xem cập nhật văn đến Phân loại văn bản: Xem cập nhật văn đến Trích yếu văn bản: Xem cập nhật văn đến Đơn vị soạn văn bản: Trường định dạng kiểu trường Ký tự, thiết kế theo kiểu nhập tên tắt chọn từ bảng Danh mục Phương pháp cập nhật thực giống trường thiết kế tương tự Trong trường hợp có đơn vị phối hợp soạn, vào thêm dấu (+) tương tự phần cập nhật văn đến 10 Người ký văn bản: Trường định dạng theo kiểu Ký tự, thiết kế theo dạng nhập tên tắt chọn từ bảng Danh mục Ví dụ- Người ký văn bản: Phạm Quang Nghị 11 Nơi nhận văn bản: Trường định dạng kiểu trường Ký tự, thiết kế theo kiểu nhập tên tắt chọn từ bảng Danh mục, nhập trực tiếp Nếu bảng Danh mục chưa có, mà thường gặp, vào mục Cập nhật danh mục/Nơi nhận để cập nhập thêm vào Trong trường hợp gửi cho nhiều đơn vị, chọn thêm tên đơn vị, chương trình tự động gắn thêm dấu (+) Nếu trực tiếp đánh vào phải vào dấu (+) sau tên nơi nhận Ví dụ - Nơi nhận: UBND phường Vĩnh Tân + UBND thị trấn Vinh Minh Sau thông tin lưu lại, thuật toán, chương trình tách đơn vị thành riêng biệt, để tránh việc xem UBND phường Vĩnh Tân + UBND thị trấn Vinh Minh chung hai đơn vị khác 12 Trả lời văn số: Xem cập nhật văn đến 13 Văn trả lời: Xem cập nhật văn đến 14.Tình trạng xử lý: Xem cập nhật văn đến 15 Lưu hồ sơ số: Xem cập nhật văn đến 5.2 Xem thông tin toàn văn Phần xem thông tin toàn văn thực tương tự phần Văn đến Phần hiệu chỉnh thông tin Cập nhật văn lấy Số ký hiệu văn làm khoá, nên cần hiệu chỉnh thông tin văn nào, cần vào Số ký hiệu văn bản, thông tin văn hiển thị lên hình, muốn hiệu chỉnh thông tin hiệu chỉnh hình nhập Sau hiệu chỉnh xong, bấm vào mục Ghi, để ghi lại thông tin hiệu chỉnh Một cách khác, không nhớ Số ký hiệu văn bản, bấm phím Trước, Tiếp để lật văn bản, tìm văn để hiệu chỉnh Phương pháp thực tương tự Cập nhật vòng luân chuyển 6.1 Mục đích, ý nghĩa Mục cập nhật vòng luân chuyển, dùng quản lý văn đến Đối với văn đi, việc theo dõi xử lý khó khăn hơn, nên chương trình không đề cập đến Do mục văn đi, mục chọn mờ Đây công cụ tiện ích, giúp người sử dụng quản lý trình luân chuyển văn 6.2 Phương pháp thực Từ hình chính, vào Văn đến/Cập nhật vòng luân chuyển Tại cửa sổ Danh sách văn có, bấm chuột vào Số ký hiệu văn cần luân chuyển, số ký hiệu văn cập nhật vào cửa sổ Cập nhật Bấm OK để thực Trên hình cập nhật liệu, có trường Luân chuyển văn bản, Vòng luân chuyển ý kiến giải cho phép người sử dụng cập nhật thông tin, thông tin khác trạng thái mờ, không cho phép người sử dụng thay đổi thông tin Vào tên người cần chuyển đến ý kiến giải (nếu có) Sau bấm vào nút Ghi để ghi lại thông tin, bấm vào Kết thúc để trở mục trước In mục lục văn 7.1 Giới thiệu chung Modul In mục lục dùng để in mục lục văn thay sổ Đăng ký văn đi, văn đến Do điều kiện phân cấp quản lý đơn vị, nên yêu cầu việc đăng ký văn đi, văn đến khác Có đơn vị đăng ký văn đến theo cấp gửi đến, ví dụ, từ quan Chính phủ, bộ, ngành, địa phương, quan theo ngành dọc Văn đăng ký theo tên loại văn bản, ví dụ theo công văn, định, báo cáo , có đơn văn đến vào sổ, văn vào sổ Để đáp ứng yêu cầu người sử dụng, chương trình cho phép người sử dụng, chọn theo yêu cầu khác Nguyên tắc việc in mục lục văn bản, tính theo yếu tố thời gian In mục lục ngày, in mục lục theo khoảng thời gian Khi khởi động, thời gian hiển thị cửa sổ Từ ngày, Đến ngày thời gian lấy từ ngày hệ thống máy Muốn chọn khoảng thời gian theo ý muốn, vào lại ngày, tháng, năm tự chọn theo quy định định dạng kiểu trường ngày tháng Sau chọn lại ngày tháng, chương trình ngầm định lại ngày tháng chọn lại ngày tháng quay ngày tháng hệ thống, sau kết thúc in mục lục khỏi chương trình Phần giới hạn (đến-ngày) luôn ngày thao tác, muốn in mục lục đến ngày vào lại ngày Nếu in mục lục ngày, cần vào mục (đến ngày), mục (từ ngày) bỏ trắng Ngược lại, bỏ trắng hai mục chương trình hiểu in tất mục lục từ đầu tệp CSDL thời gian 7.2 In mục lục văn đến Từ hình chính, vào Văn đến/In mục lục Modul in văn đến, cho phép in sổ theo tiêu chí:  In mục lục theo thời gian (In tất văn đến từ thời gian đến thời gian);  In mục lục theo sổ phân loại (In mục lục theo phân loại sổ từ cấp gửi đến);  In mục lục theo tên loại (Theo loại sổ khác nhau) Bước một: Vào thời gian cần in (từ ngày đến ngày) Bước hai: Kích chuột vào đầu Tiêu chí, tiêu chí chọn đổi màu Bước ba: Chọn loại sổ, tên loại (trừ tiêu chí theo thời gian) Bước bốn: Bấm OK để thực hiện, bấm Cancel để huỷ bỏ Bước năm: Nếu tệp liệu có chứa thông tin, chương trình gọi Menu in, cho phép người sử dụng lựa chọn:  Xem liệu nguồn (Plain)  Xem thông tin CSDL (Summary)  Điều kiện (For ) (Whille .) * Các lựa chọn sử dung đến  Xem thông tin hình (Print Preview), điều chỉnh cho phù hợp kích cỡ Bấm phím ESC kích chuột vào biểu tượng sách mở để đóng lại quay  Đưa thông tin máy in (Sent to Print), với điều kiện máy in chế độ sẵn sàng Việc chuẩn bị đưa thông tin máy in, phải chuẩn bị công việc cần thiết thiết lập chế độ in (tên loại máy in, độ phân giải, loại giấy kích cỡ trang giấy, in theo chiều nào) Khác với phiên trước đây, phiên 9.0 này, cho phép thiết lập chế độ in, giống Microsoft Word Đối với nơi chuyên dùng máy tính cho riêng công việc này, nên đặt chế độ ngầm định  Lưu thông tin vào đĩa từ (Save to File), cho phép mang chuyển nơi có máy in để in ra, lưu lại thành tập liệu nhỏ Trong thời điểm, cho phép chọn khả trên, sau chọn xong bấm vào mục OK để thực hiện, bấm vào mục Cancel để huỷ bỏ lệnh thoát 7.3 In mục lục văn Từ hình chính, vào Văn đi/ In mục lục Modul in văn đi, cho phép in sổ theo tiêu chí:  In mục lục theo thời gian (In tất văn đến từ thời gian đến thời gian);  In mục lục theo tên loại (Theo loại sổ khác nhau) - Phương pháp thực hiện, tương tự phần In mục lục văn đến, - Nếu chọn In giấy, chương trình hiển thị thông báo, nhắc bật máy in đặt giấy Sau gọi đến Hàm chuẩn in ấn, cho phép thiết lập tham số in Đây điều kiện thuận lợi cho người dùng, phiên trước đây, không cho phép thiết lập tham số in Tìm kiếm thông tin Phương pháp tìm kiếm thông tin chương trình, thiết kế tìm theo hai cách, tìm kiếm Tuần tự tìm kiếm Tổ hợp Do mô hình liệu tổ chức năm, theo nghiệp vụ truyền thống công tác văn thư, nên cần tìm kiếm thông tin, người sử dụng phải khai báo năm chứa thông tin Từ hình chính, vào Hệ thống/Khai báo năm, chọn năm cần tìm Nếu tìm năm tại, không cần phải khai báo báo năm, chương trình ngầm định năm thực năm Do cách tổ chức liệu theo sổ, Văn đến, Văn riêng, nên cần tìm văn bản, cần chọn mục tương ứng Phương pháp tìm kiếm thông tin văn đi, văn đến, thiết kế giống 8.1 Tìm kiếm Từ hình chính, vào Văn đến (Văn đi)/Cập nhật mới, hình hiển thị hình cập nhập văn Dữ liệu tổ chức theo phương pháp phân loại theo sổ (theo cấp gửi đến), ví dụ quan thuộc Chính phủ, bộ, ngành, địa phương Bằng mô hình tổ chức liệu theo cách phân nhỏ, giúp cho máy xử lý nhanh người sử dụng thao tác thuận tiện Tiếp theo bấm vào mục Chọn sổ để chọn sổ cần tìm Bấm vào mục (Đầu, Cuối, Trước, Sau) để tìm văn 8.2 Tìm kiếm tổ hợp Phương pháp tìm kiếm thông tin chương trình dựa thuật toán đại số quan hệ (tuyển, hội, ) cho phép tìm theo biểu thức logic động Người sử dụng tìm theo tổ hợp tiêu mà có thông tin đầu vào Trong phần này, để chuẩn hoá thông tin, từ biểu thức tìm kiếm, dạng khác nhau, đưa số dạng chuẩn Quy định cho trường định dạng ký tự (Text) lấy theo dạng bao hàm, dạng số, logic, ngày tháng lấy theo toán tử đại số quan hệ Ví dụ: Để tìm tất văn đến ( năm tại), có Tên loại là: “ Quyết định” Phương pháp thực tiến hành sau: - Vào Văn đến/ Tìm kiếm - Kích chuột vào trường: Tên loại chọn Quyết định - Bấm đúp chuột vào Quyết định, để điều kiện tìm chuyển lên cửa sổ điều kiện tìm - Bấm vào Nút OK để thực tìm - Muốn huỷ bỏ biểu thức tìm, bấm vào mục Reset - Thoát khỏi huỷ bỏ lệnh vào mục Cancel Trong trường hợp cần tìm theo nhiều điều kiện khác nhau, phương pháp trên, vào thêm điều kiện tìm Sau thiết lập đầy đủ biểu thức tìm, bấm vào Nút OK để thực Cần lưu ý đến toán tử và, Ví dụ: Khi tìm ngày 11/09/2013, xem có văn đến, tất văn có ngày đến ngày 11/12/2013 hiển thị, thêm điều kiện từ quan Chính phủ gửi đến, liệu lọc dần có văn từ Chính phủ gửi đến hiển thi Như việc lọc dần liệu làm cho việc tìm kiếm thực nhanh hơn, người sử dụng thao tác đỡ phức tạp Khi thực tìm, CSDL có biểu ghi thoả điều kiện biểu thức tìm, chương trình thông báo cho người sử dụng biết số ghi thoả điều kiện tìm hiển thị liệu lên hình biểu ghi Để xem thông tin biểu ghi tiếp theo, bấm vào Nút Đầu, Trước, Tiếp, Cuối để lật biểu ghi Để triết xuất thông tin thành tệp liệu đĩa máy in chọn Nút In Sau vào Nút in có khả cho bạn lựa chọn: - Xem, kiểm tra lại kết trước in - In kết đĩa từ - In kết máy in (với điều kiện máy in chế độ READY) - Sau thực xong, để thoát quay mục trước bấm vào nút Kết thúc - Trong Mục tìm kiếm, sở thuật toán đại số quan hệ, giúp cho người sử dụng nhanh chóng lọc đối tượng cần tìm thu gọn đến kết xác Ví dụ: Tìm nhận Tư pháp nhận văn bản? - Thực theo bước sau: Bước 1: Vào Văn đến/Tìm kiếm Bước 2: Vào Trường Đơn vị nhận/chọn Tư pháp Bước 3: Bấm vào nút OK, điều kiện tìm chuyển vào cửa sổ Bước 4: Bấm vào nút OK để thực tìm Nếu tệp liệu tồn ghi thoả điều kiện hình thị thông báo số lượng văn tìm thấy định vị đến ghi đầu (trên hình hiển thị 70 văn thoả điều kiện tìm) Bấm vào nút Đầu, Trước, Tiếp, Cuối để lật biểu ghi Trong trường hợp không tìm thấy có văn thoả điều kiện, chương trình thông báo cho người tìm tin biết văn thoả điều kiện trở hình Tìm kiếm để người tìm tin tiếp tục thực Đối với việc tra tìm thông tin khoảng thời gian, việc đưa câu hỏi vào biểu thức tìm, phải đưa vào ngày bắt đầu, ngày kết thúc nên nhớ rằng, thông tin tìm khoảng thời gian năm lựa chọn Bước 5: Nếu cần in danh mục văn bản, bấm vào nút In, lựa chọn điều kiện in hiển thị hình Bước 6: Chọn điều kiện in, in trực tiếp giấy, hay in hình? Nếu chọn In giấy, chương trình hiển thị thông báo, nhắc bật máy in đặt giấy Sau gọi đến Hàm chuẩn in ấn, cho phép thiết lập tham số in (giống WinWord) Đây điều kiện thuận lợi cho người dùng, phiên trước đây, không cho phép thiết lập tham số in Thống kê tổng hợp Mục đích chức Thống kê - Tổng hợp dùng để phục vụ cho công tác quản lý, xử lý văn bản, nhằm giúp cán thuận tiện công tác tổng hợp, làm báo cáo công tác giao ban hàng tuần Khác với tìm kiếm, Thống kê - Tổng hợp, thiết lập theo số tiêu cố định, định dạng trước Tương tự chức khác khác, việc thống kê - tổng hợp thực theo năm, nên việc khai báo năm cần thống kê cần thiết, thời gian thống kê - tổng hợp năm Với mô hình liệu tổ chức phân cấp theo Sổ phân loại CSDL, việc thống kê - tổng hợp theo tiêu chí thực thuận tiện, nhanh chóng, phân loại cụ thể theo loại Khi có nhu cầu tổng hợp toàn văn bản, chương trình đáp ứng yêu cầu tổng hợp phương pháp chọn Tất Kết tổng hợp tổng hợp từ tất Sổ tệp liệu Do chức Thống kê - Tổng hợp thiết lập theo số tiêu cố định, nên có yêu cầu tổng hợp theo tiêu chí tổ hợp điều kiện khác nhau, cần sử dụng công cụ tìm kiếm tổ hợp chức Tìm kiếm 9.1 Thống kê tổng hợp văn đến Modul Thống kê - Tổng hợp văn đến bao gồm mục sau:  Thống kê theo ngày văn  Thống kê theo Đơn vị nhận giải  Thống kê theo Tên loại văn  Thống kê theo Tình hình xử lý văn  Thống kê văn hạn giải  Tổng hợp tình hình xử lý văn theo Đơn vị nhận  Tổng hợp tình hình xử lý văn theo Sổ phân loại Từ cửa sổ hình, vào Văn đi/ đến, chọn mục Thống kê, hình hiển thị khung cửa sổ tương ứng Nguyên tắc việc thống kê tính theo yếu tố thời gian, nên cửa sổ luôn hiển thị điều kiện thời gian Thời gian hiển thị lần xuất đầu, thời gian lấy từ hệ thống, muốn chọn khoảng thời gian xác vào lại ngày, tháng, năm theo quy định trường ngày tháng Sau chọn lại ngày, tháng, chương trình ngầm định lại ngày tháng chọn lại ngày, tháng, quay ngày tháng hệ thống sau kết thúc khỏi chương trình Phần giới hạn (đến ngày) luôn ngày thao tác, muốn thống kê đến ngày vào lại ngày Nếu thống kê ngày, cần vào mục (đến ngày), mục (từ ngày) bỏ trắng Ngược lại bỏ trắng hai mục chương trình hiểu thống kê toàn liệu có Để thống kê theo tiêu chí chương trình, bấm chuột vào ô tròn đầu tiêu chí, sau chọn điều kiện thống kê, bấm vào OK để thực Ví dụ: Thống kê từ ngày 01/03/2013 đến ngày 11/12/2013, xem có văn từ UBND gửi đến Thông báo, bước thực sau: Bước 1: Tại cửa sổ thời gian vào: 01/01/2014 22/01/2014 Từ ngày: Đến ngày: Bước 2: Chọn loại sổ UBND Bước 3: Bấm chuột vào ô Thống kê theo Tên loại, chọn Thông báo Bước 4: Bấm OK để thực Nếu tệp liệu tồn văn thoả theo điều kiện thống kê trên hình hiển thị dòng thông báo, số văn sau thị dạng khung nhìn (Preview) Chương trình cho phép người sử dụng xem kết hình in giấy cách thuận tiện Nếu cần in giấy (A4) bấn phím (F2) Khi xem hình thông tin bị che khuất dùng phím mũi tên lên, xuống, trái, phải để di chuyển Thoát khỏi chương trình quay mục trước bấm phím (ESC) 9.2 Thống kê - Tổng hợp văn Phần Thống kê - Tổng hợp văn đến Thống kê - Tổng hợp văn đi, phương pháp thực giống Modul Thống kê văn đi, bao gồm tiêu chí thống kê sau  Thống kê văn theo Thời gian  Thống kê văn theo Đơn vị soạn  Thống kê văn theo Tên loại  Thống kê văn theo Người ký văn  Thống kê văn Quá hạn giải  Tổng hợp theo Tên loại văn