Giới thiệu phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ

Hướng dẫn sử dụng chương trình Quản lý tài liệu lưu trữ Tổng quan hệ thống phần mềm Quản lý tài liệu lưu trữ Chương trình Quản lý thông tin tài liệu lưu trữ, viết ngôn ngữ Visual Basic, thiết kế chạy mạng, với giao thức qua ODBC môi trường WINDOWS Với giao diện thân thiện, nhiều chức năng, nhằm giúp cho người sử dụng giảm thiểu thời gian cập nhật quản lý thông tin Cụ thể chương trình có chức sau: 1.1 Tài liệu lưu trữ +Tài liệu Hành - Văn Hồ sơ +Tài liệu Khoa học kỹ thuật 1.2 Khung phân loại thông tin 1.3 In mục lục + In mục lục tài liệu hành + In mục lục văn hồ sơ + In mục lục tài liệu khoa học kỹ thuật + In mục lục tài liệu ảnh + In mục lục tài liệu ghi âm 39 1.4 Thiết lập hệ thống + Cập nhật danh mục + Thiết lập chế độ làm việc ngầm định + Sao lưu liệu + Quản trị mạng Thiết lập hệ thống 2.1 Khai báo quyền truy nhập hệ thống Cơ sở liệu Tài liệu lưu trữ, phân quyền truy cập, để truy cập vào CSDL, người sử dụng cần phải phân quyền Việc phân quyền cho thành viên tham gia hệ thống, quy định đơn vị, kiểm soát người quản trị hệ thống Khởi động chương trình, hình hiển thị cửa sổ, yêu cầu người sử dụng vào mã hiệu, mật Trong trường hợp vào mã hiệu mật không xác (cho phép vào lần), chương trình ngừng khởi động thoát Khi người quản trị mạng cấp mã hiệu, mật khởi tạo ban đầu, cho phép truy cập hệ thống, người sử dụng không muốn dùng mật cấp, thay đổi mật Khi thay đổi mật khẩu, có riêng người sử dụng biết, người quản trị mạng không biết, quên mật truy cập vào hệ thống Trong trường hợp Mã hiệu Mật bị người khác sử dụng, truy cập chương trình, hệ thống thông báo để người sử dụng biết Mã hiệu bị người khác chiếm dụng Phương pháp thay đổi mật thực sau: Bước một: Vào mã hiệu cấp Bước hai: Vào mật cấp Bước ba: Bấm phím Tab vào cửa sổ Đổi mật Bước bốn: Kích chuột vào mục Đổi mật khẩu, hình xuất cửa sổ để cập nhật mật Vào mật cửa sổ Mật 40 mới, sau vào lại mật cửa sổ Xác nhận (mật hai lần phải giống nhau), bấm vào mục OK để thực Sau thực xong việc đổi mật khẩu, bấm vào mục Bắt đầu để thực chương trình Từ lần khở động sau, chạy chương trình, phải vào mật 2.2 Quản trị hệ thống Mục đích: Do tính chất công tác lưu trữ, liên quan đến vấn đề bảo mật thông tin, nên đòi hỏi phân quyền truy cập Việc phân quyền lãnh đạo đơn vị, phân quyền cho thành viên tham gia hệ thống mạng Tuỳ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ thành viên, việc phân quyền thực theo mức khác Quyền cao dành cho cán làm công tác quản trị mạng Quản trị mạng có quyền tạo lập thành viên mới, đổi quyền truy cập thành viên (nhưng không làm thay đổi mật thành viên) Hệ thống phân quyền tạo lập theo cách phân quyền Hệ điều hành WindowsNT từ phần mềm Mức phân quyền hệ thống phân thành mức Mức 1: Có đầy đủ quyền Mức 2: Có quyền cập nhật thông tin Mức 3: Có quyền xem, tra tìm, in mục lục 41 Phương pháp thực hiện: Khi thiết kế, cài đặt chương trình, hệ thống khởi tạo mã hiệu mật mức Quản trị mạng kèm Khi chuyển giao công nghệ, người giao nhiệm vụ trao quyền Khởi động chương trình, vào mã hiệu mật cấp Các bước khởi tạo thành viên, phân quyền truy cập hệ thống Sau khởi động chương trình, bước tiến hành sau: Bước 1: Từ hình chính, vào Quản trị mạng/ Phân quyền Bước 2: Tại cửa sổ Khai báo người sử dụng, cập nhật thông tin theo mục: - Vào mã hiệu người sử dụng (mã nhân viên, viết tắt) - Vào họ tên đầy đủ nhân viên - Khai báo quyền truy cập hệ thống Trong trường hợp phân quyền Người quản trị, tất thông tin cửa sổ mờ đi, có nghĩa có toàn quyền, không cần chọn thông tin Sau đặt mật xác nhận mật Trong trường hợp chưa khởi tạo mật khẩu, khởi động chương trình, khởi tạo mật mới, đổi mật cấp - Trường hợp khai báo Người sử dụng, cần phải thực bước Xem người sử dụng phân quyền gì? Kích chuột đánh dấu vào ô bảng Nếu người sử dụng phân quyền Mức cần đánh dấu vào ô cập nhật, có nghĩa người sử dụng có quyền cập nhật thông tin, bao gồm xem sửa liệu Trường hợp lại phân quyền Mức 3, đánh dấu vào ô Xem, có nghĩa người sử dụng có quyền xem, tổng hợp liệu, mà quyền làm thay đổi liệu Phụ thuộc vào phân công nhiệm vụ thành viên, phân quyền mức nhỏ Bước 3: Bấm vào mục Thêm, để ghi lại thông tin vào Danh sách thành viên tham gia hệ thống Nếu danh sách chưa có tên, không truy cập vào hệ thống Bước 4: Sau khởi tạo xong thành viên tham gia hệ thống, bấm vào Quay lại thoát khỏi chương trình Tiếp theo, khởi động lại chương trình, thành viên có quyền truy cập vào hệ thống Cửa sổ bên phải dùng để hiển thị toàn Danh sách thành viên tham gia vào hệ thống Hệ thống cho phép sửa, đổi quyền truy cập, xoá thành viên hệ thống Chọn tên thành viên bảng danh sách, bấm vào mục tương thích để thực Giám sát hệ thống: Một hệ thống thông tin hoạt động tốt, đòi hỏi phải có chế kiểm tra, giám sát Mục đích giám sát thành viên truy cập vào 42 hệ thống Kiểm tra hệ thống, xem có thành viên không phân quyền, sử dụng mã hiệu, mật thành viên khác truy cập vào hệ thống không, đồng thời biết thời điểm tại, có thành viên truy cập hệ thống 2.3 Các chức hệ thống Module Câp nhật danh mục, dùng để cập nhật thông tin Danh mục đơn vị, Tên loại, Tên phông vào CSDL Mục đích nhằm thống việc nhập liệu, thuận tiện, giúp việc thống kê, tìm kiếm thông tin theo liệu chuẩn Vì vậy, làm việc với chương trình, việc cần thực thiết lập bảng Cập nhật danh mục Bước đầu, cập nhật mục bản, có tần xuất sử dụng cao, phù hợp với đơn vị, sau bổ sung thêm phát sinh thay đổi Trong Modul Cập nhật danh mục gồm mục sau: - Danh mục Tên phông - Danh mục Tên loại văn - Danh mục Người ký văn - Danh mục Cơ quan ban hành văn - Danh mục Hồ sơ thuộc Đơn vị hình thành tài liệu Từ hình chính, vào Thiết lập Hệ thống/Cập nhật Danh mục, cửa sổ Cập nhật danh mục hiển thị lên hình Trên Tiêu đề, chứa tiêu mục, bấm chuột vào Tiêu mục để lựa chọn Cửa sổ cập nhật thông tin Tiêu mục bố trí thành hai cột - Cột Mã (cột1), dùng để cập nhật Tên viết tắt hay Mã (theo chuẩn từ khoá, từ 02 ký tự trở lên âm tiết cùng) - Cột Tên (cột 2), dùng để cập nhật thông tin đầy đủ (Tên đầy đủ) - Bấm phím Tab, để chuyển từ cột sang cột ngược lại - Thêm liệu: Để trỏ mục (*), bấm phím () (Không để dòng trắng, dấu * dấu cuối bảng danh mục) - Sửa liệu: Nhắp chuột vào mục cần sửa, hiệu chỉnh liệu mục - Xoá mục (một hàng) bấm chuột vào đầu hàng, xuất mũi tên trỏ hàng, bấm phím Delete - In bảng Mã, mở Microsoft Access\ QLTLLT\DATA, chọn mục tương thích, thực In mục lục giống Microsoft Word - Thoát ghi lại nút Quay lại - Di chuyển chuột lên xuống để xem phần khuất 43 Ví dụ: Để cập nhật thêm Tên phông, bấm vào Mục Tên phông ghi Trên bảng lên danh mục Phông có, để trỏ vào dấu *, bấm phím mũi tên xuống, vào Tên phông cần bổ sung Thiết lập hệ thống: Trong phần thiết lập hệ thống, gồm mục: - Thiết lập chế độ ngầm định hồ sơ - Thiết lập chế độ ngầm định văn hồ sơ Trong nhập liệu, có số thông tin lặp lại từ biểu ghi trước, ví dụ Hồ sơ thuộc đơn vị, Tên loại văn Khi nhập biểu ghi mới, thông tin lại phải nhập lại Như người nhập liệu tốn thời gian bất tiện Bằng Modul Thiết lập hệ thống, giúp cho người nhập liệu, giữ lại thông tin từ ghi trước, không cần cập nhật lại biểu ghi Phương pháp gọi đặt chế độ làm việc ngầm định Phương pháp thực hiện: Từ hình chính, vào Thiết lập hệ thống/Chế độ ngầm định, hình hiển thị trường thông tin tệp liệu Chọn loại hình tài liệu cần thiết lập, tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, văn hồ sơ Kích chuột vào ô trường cần đặt để thiết lập chế độ ngầm định Sau thực xong, bấm vào Mục Ghi lại thiết lập mới, để ghi lại thông tin thiết lập Trong trường hợp, muốn lấy lại thông tin từ ghi cuối nạp, bấm vào Mục Nạp lại từ lần 44 Ghi cuối Thoát khỏi Menu Thiết lập hệ thống, bấm vào Menu cần chuyển đến  Ghi chú: Khi đặt chế độ ngầm định, nhớ phải nhập đầy đủ thông tin hồ sơ, văn bản, sau thực đặt chế độ ngầm định Trong trường hợp để thông tin trắng trường thực nhập mới, thông tin không hiển thị - Sao lưu liệu: Mô hình tổ chức liệu chương trình, thiết kế theo mô hình tập trung Tất liệu nằm máy chủ Các máy trạm truy cập vào máy chủ để tra tìm thông tin Do tần xuất thay đổi liệu lưu trữ không cao, nên việc thay đổi liệu không lớn Việc tổ chức liệu tập trung, nên có vấn đề cần đặt với an toàn liệu Làm liệu không bị thay đổi nội dung, vô tình liệu bị xóa Xuất phát từ vấn đề trên, nên mô hình tổ chức liệu bố trí cách thích hợp Đối với máy trạm, dùng để cập nhật thông tin, liệu tập hợp máy trạm Khi cập nhật xong, lúc chuyển liệu lên máy chủ Với mô hình thiết kế linh hoạt vậy, việc liệu đường truyền bị xảy ra, trường hợp bị nghẽn đường truyền số liệu lưu máy trạm Như vậy, tệp liệu tồn tại hai nơi, đề phòng thông tin bị cố kỹ thuật Virus gây nên Từ hình chính, vào mục Hệ thống/Sao lưu liệu Do đặt chế độ 45 ngầm định địa đường truyền từ máy trạm máy chủ, nên cần bấm vào Mục Bắt đầu liệu chép sang Khi nào, hệ thống chạy ngừng hoạt động, có nghĩa liệu lưu xong Phân loại thông tin 3.1 Mục đích, ý nghĩa Mục đích nhằm xây dựng chuẩn thống thông tin đầu vào loại hình tài liệu, sở để xây dựng sở liệu, thiết lập mối quan hệ, trao đổi thông tin hệ thống, CSDL Nhằm phân loại thông tin thành nhóm theo lĩnh vực hoạt động, theo vấn đề cách thống nhất, phục vụ cho việc tra tìm thuận lợi Mặt khác, ký hiệu thông tin cầu nối liên kết loại hình tài liệu lưu trữ Bằng ký hiệu thông tin thống nhất, chuyển tài liệu từ văn thư vào lưu trữ thống phương thức phân loại, xếp tài liệu theo hồ sơ công việc, theo lĩnh vực hoạt động Mặt khác, ký hiệu thông tin dùng để chuẩn hóa thông tin nhằm tăng độ xác việc thống kê tổng hợp liệu Ví dụ, tổng hợp số lượng đàn lợn nước, không thống thông tin heo (Miền nam) không tổng hợp vào Thông thường cấp xã thông tin thường chia theo lĩnh vực, văn hóa, giáo dục, tư pháp, địa chính… Cấu trúc khung phân loại thông tin, tổ chức dạng thông tin, gồm các: Đề mục, Tiểu đề mục, Mục, Tiểu mục Phụ thuộc vào phân cấp tổ chức thông tin, tạo mức khác nhau, theo yêu cầu quản lý 3.2 Phương pháp cập nhật Từ hình chính, vào Khung phân loại thông tin, hình xuất hệ thống phân loại thông tin Bấm vào dấu (+/-) để mở, đóng thông tin Chọn Đề mục tương thích với lĩnh vực hoạt động để tạo thêm mục nhỏ Để tạo Tiểu đề mục Đề mục, để vệt sáng xanh Đề mục, sau bấm vào Nhánh mới, hình xuất cửa sổ để cập nhật thông tin.Bấm vào Mục Ghi để ghi lại, bấm vào Huỷ để không ghi Cập nhật khai thác thông tin 4.1 Cập nhật thông tin Cấu trúc, tổ chức thông tin loại hình tài liệu hồ sơ văn tập hợp tệp liệu Tệp liệu lưu giữ thư mục QLTLLT\DATA Khác với chương trình quản lý văn bản, tệp liệu thiết kế riêng, liệu chương trình lưu trữ gói gọn tệp.Tổ chức thông tin tệp liệu loại hình tài liệu, gắn với số Index Do chương trình thiết kế chạy môi trường mạng, nên liệu để máy chủ, máy trạm cập nhật thông tin máy chủ, 46 thông qua giao thức kết nối ODBC Phương thức thứ hai, tập trung liệu máy trạm cán lưu trữ, việc cập nhật thông tin thực đây, sau chuyển liệu lên máy chủ để máy trạm truy cập vào máy chủ khai thác thông tin Việc bố trí vậy, có ưu điểm lớn cho việc cập nhập liệu, tốc độ nhập nhanh, không phụ thuộc vào đường truyền Mặt khác, việc phân quyền truy cập mạng cần chế độ Read-only (chỉ cho phép đọc), tránh việc tẩy xoá liệu máy chủ Với mô hình tổ chức liệu tập trung, có nhược điểm trang thiết bị không đồng Chương trình bị hạn chế tốc độ, phụ thuộc vào tốc độ đường truyền mạng, tốc độ xử lý máy chủ Đối với máy chủ có cấu hình tương đối mạnh, liệu không lớn, vấn đề ảnh hưởng nhiều Phân tích, đánh giá ưu, nhược điểm hai mô hình nêu trên, chương trình này, chọn mô hình cập nhật thông tin từ máy trạm, sau chuyển lên máy chủ Trong phần Cập nhật thông tin gồm chức năng: Nhập liệu, Sửa liệu Huỷ liệu Phần cập nhật thông tin Văn hồ sơ, thiết kế theo phương pháp kết nối thông tin từ Hồ sơ chuyển sang Các thông tin hồ sơ có liên quan đến văn bản, tự động gắn vào, chuyển từ hồ sơ sang văn bản, cần cập nhập thêm thông tin cần thiết văn Về phương pháp thiết kế cập nhật thông tin loại hình tài liệu lưu trữ, thực giống nhau, mô hình liệu tổ chức giống nhau, nên phần hướng dẫn sử dụng này, đề cập đến phương pháp cập nhật thông tin loại hình Tài liệu Hành 4.1.1 Cập nhập thông tin hồ sơ  Nhập (Ctrl +N)  Ghi lại (Ctrl +G)  Xoá bỏ (Ctrl +X)  In ấn (Ctrl +P)  Tìm kiếm (Ctrl +T)  Đầu ()  Chuyển đến (máy bay)?  Tổng số - Cập nhật liệu - Ghi lại liệu - Xoá ghi - In kết qủa tìm kiếm - Tìm kiếm thông tin - Về đầu tệp liệu - Lật trước biểu ghi - Lật sau biểu ghi - Về cuối tệp liệu - Nhảy đến hồ sơ - Tổng số hồ sơ tệp liệu 47 - Khi khởi động, chương trình gọi trực tiếp đến hình cập nhập Hồ sơ (Tài liệu Hành chính) Màn hình nhập tổ chức gồm chức sau: - Cập nhập - Bước một: Kích vào mục Nhập để khởi tạo hình nhập - Bước hai: Nhập thông tin vào hình nhập liệu, dùng phím Tab, phím Enter để chuyển từ trường sang trường khác Các trường có ký hiệu () cuối trường cho phép vào ký hiệu viết tắt, kích chuột vào danh sách để chọn thông tin Với việc cho phép chọn từ danh sách, thông tin cập nhập vào chuẩn hoá, thuận tiện cho việc tra tìm tổng hợp Khi khởi động, hình chương trình định vị hồ sơ cuối cùng, giúp cho người sử dụng biết nhập đến hồ sơ Sau cập nhật đầy đủ thông tin, bấm vào mục Ghi lại để lưu lại thông tin Tên phông: Trường tên phông, định dạng trường kiểu Ký tự (cho phép nhập vào chữ số kiểu ký tự khác) Tên phông gồm hai phần, gồm mã phông tên phông đầy đủ Thông tin lưu máy phần mã phông Tên phông thường đặt chế độ ngầm định, thay đổi Để chuẩn hoá liệu, thống cách cập nhật thông tin, cần thực việc nhập tên phông vào từ khởi tạo ban đầu Kích chuột vào biểu tượng () cuối ô, để chọn tên phông cần nhập  Ví dụ- Tên phông:10- UBND phường Xuân La 48 Mục lục số: Trường định dạng theo kiểu ký tự, tạo điều kiện cho việc chèn số trường hợp cầnsử dụng Trong phông có nhiều mục lục khác Tuỳ theo số lượng mục lục cụ thể để định số chữ số dùng để làm ký hiệu mục lục Nếu nhiều 10 mục lục phải dùng hai chữ số  Ví du- Mục lục số: 01; 12 Hộp số: Trường định dạng tương tự trường Mục lục số Như nêu trên, phải ước lượng số hộp mục lục để chọn số chữ số, để làm ký hiệu cho hộp số Nếu số hộp lớn nghìn phải chọn bốn chữ số Như vậy, hộp số phải chọn ký hiệu 0001 tăng dần lên  Ví dụ- Hộp số: 0005; 0065 Hồ sơ số: Hồ sơ số dùng làm khoá, để thực việc bắt lỗi trùng tự động, người sử dụng nhập lại hồ sơ nhập Bằng phương pháp này, không cho phép người sử dụng nhập lại nhiều lần, tránh gây dư thừa thông tin Trong trường hợp người dùng vào Hồ sơ số, trùng với số có tệp liệu, chương trình thông báo cho người dùng biết, hồ sơ có, sau hiển thị lên hình Trong trường hợp có nhu cầu cần sửa đổi thông tin, sửa lại trực tiếp biểu ghi, sau bấm vào mục Ghi lại để cập nhật lại thông tin Tương tự phần hộp số, cần ước lượng số hồ sơ mục lục để chọn số chữ số hồ sơ Nguyên tắc đánh số ký hiệu hồ sơ mục đánh lại từ đầu Số hồ sơ trùng nhau, số mục lục phải khác  Ví dụ- Hồ sơ số: 0055; 0100 Nơi lưu giữ (địa lưu giữ): Đối với tài liệu lưu trữ, tần xuất thay đổi vị trí kho thấp, nên để thuận tiện cho việc lấy tài liệu kho số cán mới, chương trình có thiết kế trường để cập nhật thông tin vị trí lưu giữ kho Trong trường hợp, xét thấy cần cập nhật thông tin vào, không cần bỏ trắng trường  Ví dụ- Nơi lưu giữ: P5G11.3 Ký hiệu thông tin: Trường thiết kế theo kiểu Cây thông tin Hệ thống cho phép nhập trực tiếp ký hiệu thông tin vào chọn từ bảng Danh mục phân loại thông tin Nếu chọn từ Cây thông tin, bấm vào ô vuông cuối mục, bấm tiếp vào mục Đóng/Mở (+/-) để mở thông tin Di chuột đến mục tương thích, trỏ chuột vào mục cần chọn, sau bấm vào mục Lựa chọn, đáy hình xuất mục phân loại, bấm vào mục chọn xong, liệu trực tiếp cập nhật vào trường Thông tin lưu hệ thống theo mã (Code) phân loại 49 Tiêu đề hồ sơ: Trường định dạng theo kiểu ký tự, cho phép mở rộng toàn hình để người sử dụng nhìn tổng quát toàn thông tin nhập vào Đây yêu điểm cho việc kiểm tra thông tin, thông tin không bị che khuất hình nhập Để mở rộng hình nhập tiêu đề hồ sơ, bấm vào ô vuông cuối trường, sau cập nhật xong, bấm vào mục Quay lại để trở hình nhập Hồ sơ thuộc đơn vị (đơn vị hình thành tài liệu): Trường định dạng theo kiểu Ký tự, thiết kế cho phép gõ tên tắt trực tiếp chọn từ bảng Danh mục Nếu nhập ký hiệu tắt (từ khoá) vào trực tiếp từ khoá, sau bấm phím Tab, từ có bảng Danh mục lên tên đơn vị hình thành tài liệu, không thông báo tên đơn vị, yêu cầu chọn lại Trong trường hợp không nhớ từ khoá, kích chuột vào biểu tượng () cuối ô, để chọn tên đơn vị, liệu tự động điền vào Nếu bảng Danh mục chưa có, mà tần suất thường gặp cao, vào mục Thiết lập hệ thống/Cập nhật danh mục/Thuộc đơn vị để cập nhập thêm vào  Ví dụ- Thuộc đơn vị: Văn phòng Chú giải: Trường định dạng theo kiểu ký tự Nhập trực tiếp thông tin vào trường Chỉ nhập thông tin giải tiêu đề hồ sơ chưa phản ánh đầy đủ nội dung hồ sơ Các giải bao gồm: Chú giải nội dung; giải độ tin cậy, tên loại văn bản, tác giả văn bản; giải tên người; giải thời gian kiện; giải địa điểm kiện; giải vật mang tin 10 Thời gian tài liệu (bắt đầu – kết thúc): Trường định dạng theo kiểu ký tự, cho phép nhập dạng kiểu chữ chữ số Do đặc thù tài liệu lưu trữ, việc định dạng trường kiểu ngày tháng (Date) gây trở ngại cho việc nhập liệu Người sử dụng nhập năm tài liệu mà không cần nhập ngày tháng, chương trình không báo lỗi Song vấn đề người sử dụng cần quan tâm đến độ xác liệu, cập nhật Nếu liệu không đúng, dẫn đến việc thống kê, tổng hợp thiếu xác  Ví dụ: - Thời gian bắt đầu: 2013; 05.01.2013 - Thời gian kết thúc: 2013; 31.12.2013 11 Ngôn ngữ: Trường định dạng theo kiểu ký tự, vào liệu bình thường Trong trường hợp có nhiều ngôn ngữ khác hồ sơ, dùng dấu phẩy để phân cách  Ví dụ- Ngôn ngữ: Việt, Nga 50 12 Bút tích: Trường định dạng theo kiểu ký tự Bút tích chữ ký phê duyệt, ghi góp ý, sửa chữa văn Cập nhật thông tin theo hướng dẫn biên mục nêu  Ví dụ- Tô (Phạm Văn Đồng); Thận (Trường Chinh) 13 Số tờ: Trường định dạng theo kiểu ký tự Ghi tổng số tờ tài liệu có hồ sơ  Ví dụ- Số tờ: 10 14 Thời hạn bảo quản: Trường định dạng theo kiểu ký tự Ghi thời hạn bảo quản xác định hồ sơ như: Vĩnh viễn, lâu dài, tạm thời Kích chuột vào biểu tượng () cuối trường để chọn, bấm phím t – Tạm thời; l – Lâu dài; v –Vĩnh viễn  Ví dụ- Thời hạn bảo quản: Vĩnh viễn 15 Chế độ sử dụng: Trường định dạng theo kiểu ký tự Nhập vào B “hạn chế” nội dung tài liệu thuộc bí mật quốc gia bí mật đời tư Nếu hồ sơ tài liệu thuộc diện ghi A (không hạn chế) Tuỳ theo cách phân loại để không gây hiểu lầm độc giả khai thác tài liệu  Ví dụ- Chế độ sử dung: A 16 Tình trạng vật lý: Trường định dạng theo kiểu ký tự Tình trạng vật lý tài liệu quy định thành nhóm: a Rách thủng: Ghi số lượng tờ rách thủng; ví dụ: 12 b Nấm mốc: Ghi số lượng tờ nấm mốc; ví dụ: 17 c Chữ mờ: Ghi số lượng tờ bị mờ; ví dụ: 21 d ố: Ghi số lượng tờ bị ố; ví dụ: 28 Việc ghi xác tình trạng vật lý, số lượng tài liệu giúp cho công tác thống kê, tổng hợp cán quản lý, để từ lập kế hoạch việc tu bổ, phục chế tài liệu Nếu tài liệu hư hỏng ghi số lượng tờ bị hư hỏng 4.1.2 Hiệu chỉnh thông tin Phần Cập nhật Hồ sơ lấy trường Hồ sơ số làm khoá, nên cần hiệu chỉnh thông tin hồ sơ nào, cần vào số Hồ sơ đó, thông tin hồ sơ hiển thị lên hình Muốn hiệu chỉnh thông tin gì, hiệu chỉnh hình nhập Sau hiệu chỉnh xong, nhớ bấm vào mục Ghi lại, để ghi lại thông tin hiệu chỉnh Một cách khác, không nhớ số hồ sơ, bấm phím Trước, Tiếp để lật hồ sơ, tìm hồ sơ có lỗi để hiệu chỉnh Phương pháp thực tương tự 51 4.2 Cập nhập thông tin văn hồ sơ - Từ chế độ cập nhật thông tin Hồ sơ, muốn chuyển sang nhập văn Hồ sơ, bấm vào Mục Văn hồ sơ, chương trình chuyển sang hình cập nhập Văn Màn hình nhập tổ chức tương tự giống hình cập nhật Hồ sơ, gồm chức sau:  Nhập - Cập nhật liệu  Ghi lại - Ghi lại liệu  Xoá bỏ - Xoá ghi  In ấn - In kết qủa tìm kiếm  Tìm kiếm - Tìm kiếm thông tin  Đầu - Về văn đầu Hồ sơ  Trước - Lật trước văn  Tiếp - Lật sau văn  Cuối - Về văn cuối  Chuyển đến? - Nhảy đến văn  Tổng số - Tổng số văn hồ sơ 4.2.1 Cập nhập Phương pháp cập nhật thông tin, thực theo phương pháp cập nhật Hồ sơ nêu 52 Tên phông: Tên phông tự động chuyển từ Hồ sơ sang Mục lục số: Mục lục số chuyển tự động từ bên Hồ sơ sang Hộp số: Hộp số tự động chuyển từ Hồ sơ sang Hồ sơ số: Hồ sơ số chuyển tự động từ Hồ sơ sang Tờ số: ghi tờ đầu văn bản, theo cách hướng dẫn biên mục Ký hiệu thông tin: Thực theo quy trình bên Cập nhật tin Hồ sơ Số Ký hiệu văn bản: Trường Số ký hiệu văn định dạng kiểu trường dạng Ký tự Số ký hiệu văn dùng làm khoá, để thực việc bắt lỗi trùng tự động, người sử dụng nhập lại văn nhập Bằng phương pháp này, không cho phép người sử dụng nhập lại văn nhiều lần, tránh gây dư thừa thông tin Trong trường hợp người dùng vào Số ký hiệu văn bản, trùng với số có tệp liệu, chương trình thông báo cho biết, Số ký hiệu văn có, sau hiển thị lên hình Trong trường hợp có nhu cầu cần sửa đổi thông tin sửa lại trực tiếp, sau bấm vào Nút Ghi để ghi lại văn  Ví dụ - Số ký hiệu văn bản: 0001/QĐ-UBND Ngày tháng văn bản: Ngày đến định dạng theo kiểu Ký tự Dùng dấu chấm (.) để ngăn cách, theo quy định hướng dẫn biên mục  Ví dụ- Ngày tháng văn bản: 01.01.2014 Người ký văn bản: Nhập trực tiếp họ tên đầy đủ người ký văn  Ví dụ- Người ký văn bản: Phạm Quang Nghị 10 Tên loại văn bản: Cập nhật thông tin trực tiếp tên gọi cụ thể văn bản, chọn từ bảng Danh mục Nếu nhập ký hiệu tắt (từ khoá) vào trực tiếp từ khoá, sau bấm phím Tab, từ có bảng Danh mục lên tên loại văn cụ thể  Ví dụ- Tên loại: Thông tư 11 Tác giả văn bản: Cập nhật đầy đủ thông tin quan ban hành văn  Ví dụ: Văn phòng Chính phủ 12 Trích yếu văn bản: ghi thông tin tóm tắt nội dung văn 13 Ngôn ngữ: Cập nhật theo quy định biên mục  Ví dụ- Ngôn ngữ: Việt, Nga 14 Số lượng trang: Cập nhật thông tin theo số lượng trang cụ thể, theo quy định hướng dẫn biên mục  Ví dụ- Số lượng trang: 10 15 Thời hạn bảo quản: Thực theo quy định bên cập nhật thông tin Hồ sơ 53 16 Chế độ sử dụng: Thực theo quy định bên cập nhật thông tin Hồ sơ 17 Tình trạng vật lý: Thực theo quy định bên cập nhật thông tin Hồ sơ 4.2.2 Hiệu chỉnh thông tin Phần Cập nhật văn Hồ sơ, lấy Số ký hiệu văn làm khoá, nên cần hiệu chỉnh thông tin văn nào, cần vào Số ký hiệu văn bản, thông tin văn hiển thị lên hình Hiệu chỉnh thông tin cần thiết hình nhập Sau hiệu chỉnh xong, bấm vào mục Ghi lại, để ghi lại thông tin hiệu chỉnh Một cách khác, không nhớ Số ký hiệu văn bản, bấm phím Trước, Tiếp để lật văn bản, tìm văn để hiệu chỉnh Tìm kiếm thông tin Phương pháp tìm kiếm thông tin chương trình, thiết kế tìm theo ba cách: tìm kiếm tuần tự, tìm kiếm tổ hợp theo khung phân loại thông tin 5.1 Tìm kiếm Tìm kiếm tìm kiếm hình nhập liệu Bấm vào mục: Đầu (), Trước () để lật biểu ghi, bấm vào biểu tượng (máy bay) để nhảy đến biểu ghi Phương pháp tìm kiếm thuận tiện cho việc hiệu chỉnh liệu 5.2 Tìm kiếm tổ hợp Phương pháp Tìm kiếm thông tin chương trình dựa thuật toán đại số quan hệ (tuyển, hội, ) cho phép tìm theo biểu thức logic động Người sử dụng tìm theo tổ hợp điều kiện mà có thông tin đầu vào Trong phần này, để chuẩn hoá thông tin, từ biểu thức tìm kiếm dạng khác nhau, đưa số dạng chuẩn Quy định cho trường định dạng ký tự (Text), lấy theo dạng bao hàm, dạng số, logic, ngày tháng lấy theo toán tử đại số quan hệ Mô hình tổ chức liệu mức hồ sơ, mức văn hồ sơ CSDL thiết kế giống Vì vậy, tìm kiếm hồ sơ, văn hồ sơ, phương pháp thực giống Khi tìm văn hồ sơ, chương trình thực tìm toàn tệp liệu (trong tất hồ sơ), hồ sơ Bằng phương pháp này, việc tổng hợp thông tin thực 54 cách tổng quát Mặt khác, thông tin dư thừa chỉnh lý tài liệu, văn lưu giữ nhiều hồ sơ khác 5.2.1 Tổ chức bố trí hình tìm kiếm Màn hình tìm kiếm thiết kế với giao diện thuận tiện cho người sử dụng Tất thông tin phơi lên hình Không đòi hỏi nhiều kiến thức tin học tra tìm cách dẽ dàng Màn hình tìm kiếm bố trí sau: Mục tin cần tìm: chứa tất trường thông tin đầu vào Văn Cửa sổ chính: chứa điều kiện tìm Giá trị cần tìm: Nơi cập nhật thông tin cần tìm Thêm điều kiện tìm: Đưa thông tin cần tìm từ cửa sổ Giá trị cần tìm lên cửa sổ Xoá điều kiện: Dùng để xoá điều kiện tìm cửa sổ Các toán tử đại số quan hệ: lựa chọn toán tử tương thích Thực tìm: Bắt đầu thực tìm Quay lại: Thoát khỏi cửa sổ tìm kiếm, quay Menu trước 5.2.2 Phương pháp thực Bước Từ hình chính, vào Loại hình tài liệu, chọn loại hình tài liệu tương thích Bước Từ hình Cập nhật Hồ sơ (Văn bản), chọn Tìm kiếm 55 Bước 3: Từ Mục tin cần tìm, trỏ chuột vào trường cần tìm Bước 4: Tại cửa sổ Giá trị cần tìm, vào nội dung cần tìm (vào cụm từ, không phân biệt chữ thường hay chữ hoa) Bước 5: Chọn toán tử đại số quan hệ (nếu lấy theo thông tin đầu vào chọn =, lấy bao hàm chọn Chứa, ) Bước 6: Bấm vào Thêm điều kiện tìm để đưa thông tin từ cửa sổ Giá trị tìm lên cửa sổ Điều kiện tìm (cửa sổ chính) Trong trường hợp muốn tìm nhiều điều kiện thực lại bước 3, 4, 5, nêu Chú ý tới toán tử đại số quan hệ Bước 7: Bấm vào mục Thực tìm để thực tìm thông tin Bước 8: Bấm vào Quay lại để thoát Khi thực tìm, CSDL có biểu ghi (hồ sơ, văn bản) thoả điều kiện biểu thức tìm, chương trình thông báo cho người sử dụng biết số ghi tìm thấy thoả với điều kiện tìm hiển thị liệu lên hình biểu ghi Để xem thông tin biểu ghi tiếp theo, bấm vào Nút Đầu, Trước, Tiếp, Cuối để lật biểu ghi Để in kết tìm kiếm bấm vào Mục In ấn, thông tin đưa hình tất biểu ghi tìm thấy Để in giấy, bấm vào biểu tượng Máy in (với điều kiện máy in chế độ READY) Hệ thống gọi đến chương trình in (giống Microsoft Word) - Sau thực xong, để quay mục trước bấm vào nút Close Quay lại để thoát - Kết tìm kiếm in hình: - Trên sở chuẩn hoá dạng biểu thức tìm tin, để đưa số dạng định, chương trình đáp ứng hầu hết câu hỏi mà người tìm tin đưa Để làm tươi lại số liệu, nháy đúp chuột vào Kết trạng thái đáy hình Số liệu lên tổng số ghi tệp liệu Muốn thực tìm theo tiêu khác, thực lại bước tương tự 5.3 Tìm kiếm theo Ký hiệu thông tin Từ hình chính, vào Khung phân loại thông tin, hình xuất 56 hệ thống phân loại thông tin Bấm vào dấu (+/-) để mở, đóng thông tin Chọn Đề mục tương thích với lĩnh vực hoạt động để tạo thêm mục nhỏ In mục lục 6.1 Cấu trúc tổ chức Module In mục lục dùng để in mục lục Hồ sơ báo cáo tổng hợp Khác với cách làm thủ công, sau chỉnh lý, biên mục tài liệu xong, đánh máy lại toàn mục lục hồ sơ, chương trình này, sau cập nhật thông tin vào CSDL, từ trích thông tin Với việc trích thông tin từ CSDL ra, cho phép tạo lập thành nhiều mục lục theo tiêu chí khác nhau, Mục lục hồ sơ theo năm, theo thời hạn bảo quản, theo tác giả hồ sơ … Phần In mục lục gồm có đề mục:  Mục lục Hồ sơ ( gồm loại hình tài liệu) - Mục lục hồ sơ - Mục lục hồ sơ theo năm - Mục lục hồ sơ theo thời hạn bảo quản - Mục lục hồ sơ thuộc đơn vị (tác giả hồ sơ) - Mục lục hồ sơ đến hạn nộp lưu - Mục lục hồ sơ nộp lưu - Báo cáo tổng hợp  Mục lục Văn 6.2 Phương pháp thực 57 Từ hình chính, vào In mục lục, hình hiển thị loại hình tài liệu (hồ sơ), bao gồm tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, Văn Hồ sơ tài liệu Hành 6.2.1 In mục lục hồ sơ ( tài liệu Hành chính) Bấm chuột vào biểu tượng Tài liệu Hành chính, biểu tượng đổi màu, cửa sổ hình hiển thị tiêu chí để người sử dụng lựa chọn Các bước thực sau: Bước một: Kích chuột vào đầu Tiêu chí để chọn, tiêu chí chọn đổi màu Bước hai: Khai báo yêu cầu lựa chọn Bước ba: Kích đúp chuột vào hình hiển thị kết quả, bấm vào OK, điều kiện lựa chọn thoả điều kiện, thông tin hiển thị hình Bước bốn: Để in Mục lục hình, giấy, bấm vào mục In, thông báo hiển thị, nhắc bật, kiểm tra máy in Bấm vào OK để thực hiện, mục lục hồ sơ hiển thị hình, với tham số, thông báo số trang, số hồ sơ (bản ghi) Bấm vào biểu tượng mũi tên để lật xem trang trước, sau Bước năm: Bấm vào biểu tượng máy in để in mục lục giấy, để huỷ bỏ việc in giấy bấm vào Close để đóng lại quay hình In mục lục Ví dụ: In mục lục Hồ sơ Bước một: Bấm chuột vào Tiêu đề ML hồ sơ Bước hai: Khai báo tham số:  Tên phông  Mục lục số  Chọn Hồ sơ (bắt đầu in từ số hồ sơ đến số hồ sơ)  Tất (in toàn mục lục hồ sơ có CSDL) Bước ba: Chọn hai điều kiện, chọn từ số đến số sau kích chuột vào Chọn HS, vào từ số hồ sơ đến số hồ sơ, xong bấm OK để thực hiện, chọn Tất kết hiển thị hình Bước bốn: Kích chuột vào mục In, bấm OK xuất thông báo bật máy in, kết hiển thị hình Bước năm: Thực in giấy, bấm vào biểu tượng Máy in, không bấm vào Close để đóng lại - Nếu chọn In giấy, chương trình hiển thị thông báo, nhắc bật máy in đặt giấy Sau gọi đến Hàm chuẩn in ấn, cho phép thiết lập tham số in 58 Đây điều kiện thuận lợi cho người dùng, phiên trước đây, không cho phép thiết lập tham số in 6.2.2 In mục lục Văn - Về phương pháp tổ chức, thiết kế in Mục lục văn hồ sơ với Hồ sơ giống nhau, đố dẫn đến phương pháp thực giống Cần lưu ý điểm khai báo tham số cho phù hợp Ví dụ: Các tham số cần khai báo là: - Tên phông: 10 (UBND phường Xuân La) - Mục lục số: 01; Hồ sơ số: 73 59