Giới thiệu phần mềm quản lý bán hàng miniPOS

Trang 1

Chương 2

Phân tích khả thi

Trang 2

Trường hợp quản lý vật tư của VIHACO

VIHACO là doanh nghiệp nhà nước hoạt động trong lĩnh vực sản xuất các sản phẩm cơ khí Trong những năm gần đây, VIHACO đã nhanh chóng chuyển đổi phương thức hoạt động sản xuất kinh doanh từ cơ chế bao cấp sang thị trường nên đã thu được những thành công nhất định Doanh nghiệp đã có đội ngũ công nhân lên đến hơn 300 người, mở rộng nhà xưởng sản xuất, mua sắm máy móc và thậm chí đã nhận được một số đơn đặt hàng từ nước ngoài Giám đốc VIHACO là người trẻ tuổi, năng động Anh nhận ra rằng việc cấp phát vật tư thường xuyên bị chậm trễ, ảnh hưởng rất lớn đến tiến độ sản xuất và thời hạn giao hàng Anh đã quyết định tăng cường thêm nhân viên cho bộ phận vật tư và cho phép tăng số vật tư tồn kho Điều này đã giúp góp phần cải thiện tình hình cấp phát vật tư trong thời gian đầu Nhưng sau đó, anh lại ngạc nhiên nhận ra việc bổ sung thêm nhân lực vật tư không còn tác dụng khi số lượng yêu cầu cấp phát vật tư tiếp tục tăng lên Ngoài ra, số vật tư tồn đọng, gây lãng phí lên đến hàng trăm triệu đồng.

Trang 3

Nội dung

 Lợi ích của HTTT

 Tình huống kinh doanh

 Phân tích khả thi

• Khảo sát và đánh giá hiện trạng

• Xác định yêu cầu

• Báo cáo khả thi

 Quan điểm: nhà phân tích <> nhà quản lý

Trang 4

Chöông 2

1 Lợi ích của HTTT

Trang 5

Học tập cải tiến tổ chức (thông tin & tri thức)

Hỗ trợ cải thiện các hoạt động (từ hàng ngày đến dài hạn) bằng cách tạo, lưu và chuyển giao tri thức

Tạo lợi thế cạnh tranh/chiến lược

Cho phép doanh nghiệp tạo và duy trì lợi thế cạnh

tranh so với đối thủ

Trang 6

Các giá trị gia tăng do HTTT mang lại

Trang 8

L i ích c a t đ ng – Ví d bài toán cho vay ợi ích của tự động – Ví dụ bài toán cho vay ủa HTTT ự động ộng ụng chính của HTTT

Fully Automated Process (Time)

1 Complete and submit

loan application

Customer takes the application home, completes

it, returns it (1.5 days)

Customer takes the application home, completes

it, returns it (1.5 days)

Customer fills out application from home via the Web (1 hour)

2 Check application for

3 Input data from

application into

information system

Applications kept in paper form, although there is handling time involved (1 hour)

Employee does this in batches (2.5 days)

Done as part of the online application process (no extra time needed)

4 Assess loan

applications under

$250,000 to determine

whether to fund them

Employee does this completely by hand (15 days)

Employee does with the help

of the computer (1 hour)

Computer does this automatically (1 second)

5 Committee decides on

any loan over $250,000

(15 days) (15 days) (15 days)

6 Applicant notified Employee generates letters

Trang 9

H c t p, c i ti n t ch c ọc tập, cải tiến tổ chức ập, cải tiến tổ chức ải tiến tổ chức ến tổ chức ổ chức ức

Thông tin cải tiến (Zuboff 1988)

Cung cấp thông tin về hoạt động (và kết quả) làm cơ sở cho việc cải tiến

Thông tin cải tiến (Zuboff 1988)

Cung cấp thông tin về hoạt động (và kết quả) làm cơ sở cho việc cải tiến

Hiệu quả

Kết hợp tự động và học tập để cải tiến sẽ hiệu quả hơn đơn thuần tự động hóa Nếu qui trình nghiệp vụ kém,

chức năng cung cấp thông tin học tập sẽ chỉ ra được vấn

đề trong qui trình nghiệp vụ

Hiệu quả

Kết hợp tự động và học tập để cải tiến sẽ hiệu quả hơn

đơn thuần tự động hóa Nếu qui trình nghiệp vụ kém,

chức năng cung cấp thông tin học tập sẽ chỉ ra được vấn

đề trong qui trình nghiệp vụ

Trang 10

Nguồn tạo lợi thế cạnh tranh

 Tạo sản phẩm tốt nhất trên thị trường

 Dịch vụ khách hàng ưu việt

 Chi phí thấp hơn đối thủ

 Có công nghệ sản xuất riêng, khác biệt

 Thời gian đưa ra sản phẩm mới ngắn

 Có thương hiệu nổi tiếng

 Khách hàng nhận được nhiều giá trị hơn cho cùng một số

Nguồn tạo lợi thế cạnh tranh

 Tạo sản phẩm tốt nhất trên thị trường

 Dịch vụ khách hàng ưu việt

 Chi phí thấp hơn đối thủ

 Có công nghệ sản xuất riêng, khác biệt

 Thời gian đưa ra sản phẩm mới ngắn

 Có thương hiệu nổi tiếng

 Khách hàng nhận được nhiều giá trị hơn cho cùng một số

Chi n l c và l i th c nh tranh ến tổ chức ự động ợi ích của tự động – Ví dụ bài toán cho vay ến tổ chức ạnh tranh

Trang 11

Chöông 2

(Business Case)

Trang 12

T o tình hu ng doanh nghi p (Business ạnh tranh ống doanh nghiệp (Business ệp (Business

Case)

Các vấn đề khi xây dựng tình huống doanh nghiệp :

• Đo lường (không thấy, khó lượng hóa, độ đo)

• Độ trễ thời gian (làm quen, khai thác, kết quả)

• Nhận thức (văn hóa hiện tại chưa phù hợp)

Tình huống doanh nghiệp (Business Case)

Nhận dạng giá trị/lợi ích do HTTT mang lại

Nghịch lý năng suất (The Productivity Paradox)

• Khó lượng hóa các lợi ích năng suất vô hình do HTTT

mang lại

• Hiệu ứng lề (Unintended consequences), tăng chi phí, làm giảm hiệu quả (e.g chơi game)

Trang 13

C s t o Business Case ơ sở tạo Business Case ở tạo Business Case ạnh tranh

Có thể chọn 1 cách, nhưng có thể kết hợp để thuyết

phục đầu tư vào HTTT.

Có thể chọn 1 cách, nhưng có thể kết hợp để thuyết

phục đầu tư vào HTTT.

Lập luận dựa trên niềm tin về chiến lược doanh nghiệp, lợi thế cạnh tranh do HTTT nhận thức về khách hàng

Trang 14

Các ví dụng chính của HTTT

Trang 15

Một lần/nhiều lần và hữu hình/vô hình

Nhiều lần <> một lần

• Nhiều lần – Chi phí hoặc lợi ích xảy ra định kỳ,

tiếp diễn (nhân viên IT hỗ trợ hệ thống)

• Một lần – như mua phần cứng, phần mềm

Hữu hình <> vơ hình

• Hữu hình – Chi phí hoặc lợi ích dễ dàng nhận thấy

(e.g số người và chi phí lao động)

• Vơ hình - Chi phí hoặc lợi ích khĩ nhận thấy (i.e

gia tăng chất lượng dịch vụ)

Business cases bao gồm các chi phí/lợi ích hữu hình/vơ

hình và một lần/nhiều lần

Trang 16

Business Case – Phân tích lợi ích/chi phí

Chi phí

Đầu tư và bảo trì liên quan đến mua, phát triển, triển khai hệ thống

Chi phí

Đầu tư và bảo trì liên quan đến mua, phát triển, triển khai hệ thống

Trang 17

Trình bày the Business Case – yếu tố

thành công

Hiểu tâm lý người nghe

Có thể có nhiều người khác nhau liên quan đến quyết định

mua/triển khai HTTT Điểm chính là hiểu mối quan tâm của

họ và trình bày thông tin quan trọng với quan tâm này

CIO – Người có trách nhiệm chung về HTTT Quan tâm về hiệu quả

chức năng của HTTT

Lãnh đạo doanh nghiệp – Đại diện cho doanh nghiệp Có thể có

kế hoạch rất riêng Rất quan tâm đến chi phí

Hội đồng cố vấn – Nhóm đại diện các nhóm khác nhau (kể cả

người sử dụng), cung cấp thông tin nhu cầu, và các mối quan tâm,

sẽ có kiến nghị với giám đốc/lãnh đạo

Hiểu tâm lý người nghe

Có thể có nhiều người khác nhau liên quan đến quyết định

mua/triển khai HTTT Điểm chính là hiểu mối quan tâm của

họ và trình bày thông tin quan trọng với quan tâm này

CIO – Người có trách nhiệm chung về HTTT Quan tâm về hiệu quả

chức năng của HTTT

Lãnh đạo doanh nghiệp – Đại diện cho doanh nghiệp Có thể có

kế hoạch rất riêng Rất quan tâm đến chi phí

Hội đồng cố vấn – Nhóm đại diện các nhóm khác nhau (kể cả

người sử dụng), cung cấp thông tin nhu cầu, và các mối quan tâm,

sẽ có kiến nghị với giám đốc/lãnh đạo

Trang 18

Trình bày the Business Case – Các

yếu tố thành công

Qui lợi ích thành tiền

Tiết kiệm 1 giờ/ngày = $ lương/tổng số giờ x 1 giờ

Dễ hiểu và ấn tượng ngay

Sáng tạo các biến “thay thế”

Qui các lợi ích khó lượng hóa thành các biến giả để minh họa

sự cải thiện tương đối như sử dụng thang likert 1 đến 5

Sử dụng các tiêu chí ban lãnh đạo quan tâm

Thời gian giải quyết, Thời gian chờ, Phản hồi khách hàng,

Trang 19

và phù hợp với doanh nghiệp

Trang 20

Chu kỳ ứng dụng công nghệ mới

Matching

Đối sánh các công nghệ hứa hẹn với các cơ hội kinh tế hiện tại

Trang 21

Executing

Chọn trong số các cơ hội kinh

tế sử dụng công nghệ mới để

nắm khách hàng

và thị phần

Trang 22

Assessing

Đánh giá giá trị của việc sử

dụng công nghệ đối với khách

hàng và cả khách hàng nội

bộ (như bộ phận tiếp thị, nhân

viên bán hàng, CIO)

Trang 24

1.Khảo sát và đánh giá hiện trạng

Lý do đề xướng đề án Hệ thống máy tính (có thể kết hợp)

 HTTT hiện tại (bằng tay hay máy tính) không thể đáp ứng

được yêu cầu được đặt ra

 Cắt giảm những chi phí quan trọng

 Ban QL hiểu rõ hơn về nhu cầu TT nội bộ trong việc RQĐ

 Cung cấp những dịch vụ tốt hơn cho những khách hàng của công ty

 Mở ra nhiều công cụ mạnh mà công ty muốn khai thác

 Đẩy mạnh ý niệm hình ảnh kỹ thuật cao

 Những thay đổi trong luật pháp đòi hỏi phải thiết kế lại HT

Trang 25

Nghiên cứu trường hợp

 Nghiên cứu trường hợp (Case Study) là 1 công cụ hữu ích để

hiểu quá trình PT và TK HT, nhưng không thay thế cho việc học thông qua sự thực hành PT và TK

 Nhược điểm của Nghiên cứu trường hợp là chúng bị giới hạn

bởi những TT đã được chọn lọc trước và trình bày những TT này 1 cách tóm tắt dù có tổ chức rõ ràng

 PTV thu thập 1 số lớn những TT từ:

 Những cuộc phỏng vấn khác nhau

 Những sổ tay ghi các chuẩn công việc hiện tại

 Những mẫu tài liệu giao dịch

 Những báo cáo sổ sách

 …

Trang 26

Ví dụ Công ty Kismet

 Kismet cung cấp loại hàng hóa: video, radio và TV hi-fi.

 Kismet có trên 40 nhà cung cấp và trên 500 loại hàng

khác nhau.

 Kismet có khoảng 1200 khách hàng thường xuyên,

trung bình khoảng 10 loại hàng cho mỗi đơn hàng, 300 đơn hàng mỗi ngày.

 Kismet có khoảng 100 người làm việc trong nhiều bộ

phận (bp bán hàng, bp kiểm tra tín dụng, bp lưu trữ, bp lập hóa đơn, bp kế toán, bp đóng gói và gửi đi, bp mua,

bp bán hàng và tiếp thị, bp tiền lương, bp bảo quản, bp

Trang 27

Ví dụ Công ty Kismet

 Phát biểu về những phạm vi và mục tiêu

 Tên đề án Công ty Ngày

 Những vấn đề hiện tại

 Những mục tiêu

 Những ràng buộc

 Kế hoạch hoạt động

Trang 28

2.Xác định yêu cầu

Phát biểu về phạm vi và những mục tiêu

Phương pháp chung để tránh những rắc rối là:

 PTV đưa ra những phát biểu bằng văn bản -> Là

vấn đề làm căn cứ cho dự án, phạm vi, và mục tiêu của dự án.

 PTV đưa ra phạm vi và những mục tiêu của đề án.

Mục đích khảo sát:

 Có cần thiết tiến hành không?

 Cái gì cần tiếp tục?

 Thời gian làm?

Chi phí bao nhiêu?

Trang 29

Điều nghiên hệ thống

 Mục đích của HT hiện tại

 HT hiện tại hoạt động như thế nào?

 Những điều luật, quy luật của chính phủ hay bất kỳ những luật lệ nào khác có thể ảnh hưởng đến hoạt động của HT.

 Môi trường kinh tế và môi trường tổ chức

Trang 30

Những kênh thông tin của PTV

Trang 31

 PTV tổ chức phỏng vấn các nhân viên trụ cột tại các mức trong tổ chức

 Mang tính nghệ thuật (kinh nghiệm) hơn là kỹ thuật.

 PTV phải có 1 mục đích rõ ràng khi phỏng vấn

 PTV phải xác định những TT còn thiếu cần phỏng vấn

 PTV tìm hiểu thuật ngữ kỹ thuật của người được phỏng vấn

 PTV phác thảo danh sách các câu hỏi cần phỏng vấn

 PTV hướng đến những TT bằng những câu hỏi mục tiêu

Trang 32

 Khi phỏng vấn, PTV nên

 Trình bày mục tiêu của buổi phỏng vấn.

 Cố gắng đặt người được phỏng vấn vào trạng thái thoải mái.

 Xem xét những câu hỏi đã được chuẩn bị.

 Không chỉ trích người bị phỏng vấn.

 Không rơi vào tình trạng thảo luận ưu điểm và nhược điểm của những nhân viên khác.

 Tóm tắt những điểm mà người được phỏng vấn đã trình bày.

 Giải thích mục đích của việc ghi chép và ghi âm nếu sử dụng.

 Phỏng vấn ngắn gọn, chỉ kéo dài trong 20 – 30 phút.

 Tóm tắt những điểm chính vào cuối buổi phỏng vấn.

 Đăng ký buổi phỏng vấn tiếp theo, nếu cần, với người sẽ được

Trang 33

 Hạn chế của phỏng vấn

 Người được phỏng vấn có thể từ chối hợp tác.

 Người được phỏng vấn chỉ nói những công việc mà họ cần phải thực hiện, chứ không nói những công việc mà họ đang thực hiện.

 Đối với nhân viên văn phòng, họ không mô tả công việc và không nói rõ cách thực hiện những công việc này như thế nào.

 PTV phải lọc lại tất cả những điều thu thập được.

Trang 34

 Giúp cho PTV nắm được những quy trình hoạt động

 Các loại tài liệu

 Sổ tay chỉ thị và sổ tay quy trình

 Tài liệu do các nhân viên tổ chức ghi chép và chuyền giữa các bộ phận

 Bảng mô tả công việc

 Chính sách của công ty

 Tài liệu thông tin công khai và những tài liệu thông tin cho các cơ quan ngoài

 Có tài liệu quá hạn và khó hướng đến mục tiêu

Trang 35

 Quan sát

 PTV có thể nhìn thấy trực tiếp những chức năng được thực hiện như thế nào.

 Có lợi thế hơn các phương pháp khác (nhờ tính trực tiếp).

 Hạn chế của Quan sát

 PTV tốn nhiều thời gian.

 Có “hiệu ứng Hawthorn”.

 Không biết được niềm tin và thái độ của người có liên quan.

 Ưu điểm của Quan sát

 Quan sát những dòng chảy TT không chính thức giữa các cá

nhân (không có trong tài liệu hoặc phỏng vấn).

Trang 36

 Thích hợp khi chi phí phỏng vấn nhiều người đắt

 Các câu hỏi đơn giản, tỷ lệ trả lời không cần cao

 Để xác nhận số liệu thu thập được từ nơi khác

 Người trả lời khó tránh hiểu nhầm trong trả lời

 Chỉ cung cấp TT ngắn gọn

 Tỷ lệ trả lời bảng câu hỏi thường thấp

 PTV đưa ra câu hỏi phải hiểu biết nhiều TT về HT

Trang 37

 Trong quá trình thiết kế Bảng câu hỏi, nên

 Đưa ra những câu hỏi đơn giản, rõ ràng, không thiên lệch

 Dạng câu hỏi có nhiều lựa chọn (câu hỏi đóng).

 Có ý tưởng rõ ràng về TT mà Bảng câu hỏi yêu cầu

 Đảm bảo câu hỏi ở mức hiểu và trong phạm vi quan tâm của người trả lời

 Tránh dạng câu hỏi rẽ nhánh

 Nhấn mạnh ngày hết hạn của Bảng câu hỏi, địa chỉ gởi về

Trang 38

 Cung cấp những TT về hoạt động của HT hiện tại ở dạng thống kê.

 VD: HT xử lý đơn hàng

 PTV muốn biết Số đơn hàng TB trong 1 ngày.

 PTV muốn biết Mẫu phân bố của những đơn

hàng này trong suốt 1 ngày hoặc 1 tuần (Các

điểm đỉnh và Các điểm đáy).

Trang 39

Tiến hành điều nghiên

 Sơ đồ khối dòng chảy

 Phát triển và dùng trong giai đoạn đầu > Điều nghiên, khảo sát và biểu diễn HT.

 Trình bày những HT con quan trọng trong 1 tổ chức và sự lưu thông TT giữa chúng.

 Cho phép tổng quan về 1 HT mà dựa vào đó chúng ta có thể tiến hành điều nghiên, khảo sát chi tiết hơn.

Trang 40

Xử lý đơn hàng

Kiểm soát kho

Hóa đơn

Văn phòng đầu não

Định dạng
Số trang	50
Dung lượng	658,5 KB