QUẢN LÝ CÔNG VĂN – NGHIỆP VỤ PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGA SƠN Tác dụng của dự án kế hoạch được nhấn mạnh bởi một số tính năng ưu Việt như sau: Thứ nhất là khả năng lưu trữ văn bản điện tử lớn, tìm kiếm thông tin thông minh, chính xác và nhanh chóng theo các thuật ngữ tìm tin đơn giản. Thứ hai là khả năng hoạt động trên mọi môi trường máy tính, dự án kế hoạch dễ sử dụng, có giao diện tiếng Việt phù hợp với giai đoạn “quá độ” áp dụng CNTT ở Việt Nam. Thứ ba là chức năng nhắc nhở công việc hàng ngày cho lãnh đạo và nhân viên. Thứ tư là phần mềm này hoàn toàn miễn phí, tính khả thi cao. Thứ tư khả năng quản lý: Nhân sự, tài sản, sự kiện, dự án – kế hoạch. Điều quan trọng là dự án kế hoạch vẫn đảm bảo nguyên tắc nghiệp vụ văn thư.
Trang 1ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NGA SƠN
PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
THIẾT KẾ PHẦN MỀM
QUẢN LÝ CÔNG VĂN – NGHIỆP VỤ PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO NGA SƠN
Người thực hiện: Lại Tiến Thành
Chức vụ: Cán bộ Văn thư
Đơn vị công tác: Phòng Giáo dục và Đào tạo
Trang 2
THANH HÓA NĂM 2017
1 MỞ ĐẦU 1.1 Lý do chọn đề tài
Thế giới ngày nay dưới góc nhìn của các nhà khoa học là “thế giới phẳng” không giới hạn về thời gian và không gian Điều này là nhờ có sự phát triển
“mạnh mẽ-bùng nổ” của CNTT và việc áp dụng CNTT vào cuộc sống đã làm nên những điều kỳ diệu, tạo nên kỷ nguyên mới trong lịch sử loài người CNTT
đã là thâm nhập sâu vào các hoạt động của xã hội luôn đóng vai trò “tiên-quyết” trong mọi thành công
Đặc biệt Việt Nam là một quốc gia đang phát triển nên việc ứng dụng CNTT vào hoạt động của con người và xã hội với một tần suất rất lớn và cũng là thị trường tiêu thụ rất mạnh mẽ các sản phẩm ứng dụng của CNTT
Trong thời gian gần đây Việt Nam đang đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT
và các phần mềm mã nguồn mở vào trong hoạt động của cơ quan, tổ chức nhà nước Thủ tướng chính phủ đã ký kế hoạch ứng dụng CNTTtrong hoạt động của các tổ chức hành chính và Nhà nước
Bên cạnh đó trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, kế hoạch, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau:
Thu thập và xử lý thông tin là việc làm thường xuyên đối với các trường phổ thông nói chung và Phòng giáo dục và đào tạo Nga Sơn nói riêng, trưởng phòng muốn quản lý tốt các hoạt động của Phòng một cách kịp thời đòi hỏi phải
có thông tin chính xác, phải đảm bảo được tính thực tiễn một cách toàn diện Do
đó công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ phải được coi trọng, tìm ra những biện pháp
ưu việt nhất có thể làm để phục vụ công tác văn thư lưu trữ
Trong công tác quản lý cơ quan, công tác văn thư hành chính giữ một vai trò hết sức quan trọng, là điều kiện không thể thiếu nhằm giúp cho hiệu trưởng
thu thập, xử lý thông tin một cách “nhanh, đầy đủ, chính xác, kịp thời” đề ra
quyết định quản lý có hiệu quả, góp phần hoàn thành tốt nhiệm vụ của phòng
Với tất cả những cơ sở trên, suy nghĩ một cách thấu triệt có thể thấy rằng công tác văn thư là hết sức quan trọng và có ý nghĩa thiết thực trong hoạt động của nền hành chính Việc áp dụng CNTTvào hoạt động quản lý tài liệu là vô cùng cần thiết Với những ứng dụng và sự phát triển mạnh mẽ của khoa học thì
áp dụng CNTT vào hoạt động văn thư là quy luật tất yếu của vòng quay CNTT
Thực trạng hiện nay công tác văn thư tuy vẫn hoạt động có hiệu quả Song chưa thực sự chuyên nghiệp và mang tính “công nghiệp” cao Hầu hết chỉ mới
Trang 3dừng lại ở các thao tác thủ công, tài liệu không được số hoá, chưa thực sự nhanh chóng và khoa học trong truy vấn thông tin đặc biệt là tìm thông tin “hồi cố” Khó khăn trong chia sẻ thông tin, …
Mặt khác các hoạt động thông tin hiện nay đã được số hóa một số và hình thức chuyển qua thư điện tử hoặc chữ ký điện tử Song văn bản quy phạm pháp luật và hành chính luôn phải đáp ứng 4 yếu tố sau: Bảo mật, xác thực, sẵn sàng, chống chối bỏ Thì văn bản truyền thống (văn bản giấy có dấu đỏ) bỏ trong phong bì thư là đáp ứng 4 yêu cầu này đơn giản, chính xác và dễ kiểm nghiệm nhât Bởi thế dù công nghệ có phát triển mạnh mẽ tới đâu thì cũng thể bỏ qua hình thức văn bản truyền thống
1.2 Mục đích nghiên cứu
- Phòng GD và ĐT Nga Sơn hằng ngày có rất nhiều công văn chuyển và
đi khác nhau Đồng thời còn có báo cáo của 84 cơ sở luôn luôn cần được cập nhập thống kê
- Bên cạnh đó, Phòng GD còn nhiều nghiệp vụ cần quản lý để công việc được hoạt động trơn tru như: Xếp lịch công việc, quản lý nhân sự, quản lý kế hoạch, dự án, tài sản,…
- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp tài liệu, đáng tin cậy phục vụ các mục đích CT-KT-VH-XH Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan
- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan,
tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của
cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia
- Đặc biệt với khối lượng thông tin khổng lồ tồn đọng theo thời gian thì tài liệu cần phải được sắp xếp khoa học rồi sau đó là: tìm kiếm nhanh chóng, chính xác và đầy đủ thông tin
Tác dụng của dự án - kế hoạch được nhấn mạnh bởi một số tính năng ưu Việt như sau: Thứ nhất là khả năng lưu trữ văn bản điện tử lớn, tìm kiếm thông tin thông minh, chính xác và nhanh chóng theo các thuật ngữ tìm tin đơn giản Thứ hai là khả năng hoạt động trên mọi môi trường máy tính, dự án - kế hoạch
dễ sử dụng, có giao diện tiếng Việt phù hợp với giai đoạn “quá độ” áp dụng
CNTT ở Việt Nam Thứ ba là chức năng nhắc nhở công việc hàng ngày cho lãnh đạo và nhân viên Thứ tư là phần mềm này hoàn toàn miễn phí, tính khả thi cao
Thứ tư khả năng quản lý: Nhân sự, tài sản, sự kiện, dự án – kế hoạch Điều
quan trọng là dự án - kế hoạch vẫn đảm bảo nguyên tắc nghiệp vụ văn thư.
Hiện nay, hầu hết các cơ quan tổ chức vẫn lưu trữ văn thư dưới dạng văn bản giấy từ năm này qua năm khác Do đó, theo thời gian, số lượng văn bản càng tăng lên dẫn đến việc lưu trữ và tìm kiếm vô cùng khó khăn
Trang 4Vì vậy, chúng tôi đã xây dựng Phần mềm Quản lý Văn bản - Công văn để
hỗ trợ cho việc lưu trữ và tra cứu văn thư một cách hiện đại, bảo mật, nhanh chóng và chính xác nhất
Bằng tất cả những lý do trên tôi mặc dù không phải là cán bộ công nghệ thông tin nhưng bằng tâm huyết với công việc đã tìm tòi, nghiên cứu-sáng tạo ra một dự án - kế hoạch quản lý tài liệu, một phần mềm tìm kiếm văn bản dựa trên
dự án - kế hoạch Access 2016 được cung cấp bởi Microsoft, với tên “dự án - kế hoạch quản lý công văn – nghiệp vụ phòng Giáo dục và Đào tạo Nga Sơn” gọi
tắt là QLCV 2016
2 NỘI DUNG CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
2.1 Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng sáng kiến kinh nghiệm
Về cơ bản có thể hiểu, công tác văn thư là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác, lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ;
và quản lý, sử dụng con dấu trong văn thư Còn công tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
cơ quan, đơn vị
Giữa công tác văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ chặt chẽ, thúc đẩy với nhau Mối quan hệ này thể hiện qua sự liên tục trong quá trình từ soạn thảo, ban hành, quản lý văn bản đến lưu trữ hiện hành
và đưa vào lưu trữ lịch sử
Công tác văn thư lưu trữ tại Phòng Giáo dục và Đào tạo có một số thuận lợi và khó khăn như sau:
- Thuận lợi: Hệ thống CSVC đảm bảo cho hoạt động văn thư lưu trữ Có
phòng làm việc lưu trữ tài liệu riêng Có máy tính kết nối mạng Internet Có cán
bộ chuyên trách công tác văn thư Tất cả thuận tiện cho công tác văn thư
- Khó khăn:
Khi tìm lại tài liệu mất nhiều thời gian và đôi khi không chính xác Khai thác, tìm kiếm thông tin hồi cố thông qua sổ ghi chép công văn Hệ thống công văn chưa được số hoá Gây khó khăn và chậm trong quá trình tìm kiếm và chia
sẻ thông tin qua mạng Internet
Khó khăn trong việc chọn lọc các tài liệu có cùng nội dung hoặc không cùng chủ đề nhưng có trường thông tin giống nhau trong các thời gian khác nhau hoặc cùng thời gian là vô cùng khó khăn Hay tìm các tài liệu có cùng một người
ký, cùng cơ quan ban hành,…Tóm lại là việc chọn lọc và tìm kiếm thông tin đặc thù trong tài liệu là khó khăn và tốn thời gian
Trang 5Khó khăn trong việc chọn các tài liệu không còn tính khả dụng hiện thời
để đưa vào kho bảo quản
Đôi khi cán bộ văn thư không nhớ tới công văn cần phải thực hiện thời gian nào? Làm những gì? Ai thực hiện?,… dẫn tới hậu quả dây chuyền là công việc nhà trường và quản lý gặp trở ngại Thiếu tính kịp thời và chính xác Đồng thời vất vả trong việc phải nhớ và ghi chép quá trình công việc cùng một lúc Khó đáp ứng và theo kịp với xu thế hội nhập và hiện đại hoá hiện nay
Mặt khác, chúng ta thường không nhớ rõ các thông tin cơ bản về tài liệu như: Nội dung, thể thức, hiện trạng, tính pháp lý của văn bản, đối tượng văn bản hướng tới, thời gian thực hiện văn bản, ngày ban hành,.v v…nhưng không thể thông qua sổ quản lý văn bản để nắm toàn bộ những thông tin trên Mà cần phải lấy bản gốc của văn bản Gây mất thời gian khó khăn cho quản lý trong quá trình làm việc
Đặc biệt riêng trong quá trình làm việc đôi khi cán bộ quản lý không nhớ chi tiết, nội dung cụ thể công văn? Đối tượng văn bản hướng tới là ai? để có tài liệu-công văn-chỉ thị,… cụ thể tiếp tục thực hiện công việc
Từ những thuận lợi, khó khăn và tồn tại hạn chế của hoạt động văn thư lưu trữ tại Phòng Giáo dục và Đào tạo Trên cơ sở thực tế mà bản thân đã trải
nghiệm tôi đã viết phần mềm “QLCV 2016” để giải quyết những vấn đề trên.
Giúp cho công tác văn thư và quản lý được thông suốt
2.3 Các giải pháp đã sử dụng để giải quyết vấn đề
2.3.1 Giới thiệu khái quát về sản phẩm
QLCV 2016 là phần mềm lưu trữ và tìm kiếm thông tin tổng hợp mà
người sử dụng có thể thao tác thuận tiện thông qua hệ thống menu và các giao diện thân thiện cho người dùng Được thiết kế chủ yếu để quản trị các CSDL dạng văn bản có cấu trúc Đây là dự án - kế hoạch được viết dưới dạng mã
Giao diện chính của chương trình
Trang 6nguồn mở vì thế thỏa sức sáng tạo lập trình – thiết kế cho từng đối tượng công việc cần lưu trữ thông tin khác nhau
Phần mềm đáp ứng một số yêu cầu sau:
- Tin học hóa và hiện đại hóa công tác văn thư lưu trữ hiện nay
- Giúp việc theo dõi và xử lý văn thư kịp thời, nhanh chóng và chính xác
- Hỗ trợ việc tra cứu nhanh chóng tất cả các văn bản, công văn từ xưa đến nay
- Lưu trữ công văn kèm theo file đính kèm Tất cả các file đính kèm đều được mã hóa
- Quản lý văn bản cá nhân
2.3.2 Chức năng cơ bản:
a) Chức năng quản lý công văn đi – đến:
Đây là chức năng chính của dự án - kế hoạch, với đầy đủ các chức năng quản lý công văn đến, công văn đi, công văn nội bộ… giúp cho cán bộ văn thư của Phòng Giáo dục tiết kiệm được khá nhiều thời gian và công sức trong vấn đề quản lý văn bản, công văn Công văn, văn bản đến và đi hàng ngày phát sinh rất nhiều, chưa kể đến công văn nội bộ, nếu như chúng ta không có cách quản lý khoa học, thông minh và hiệu quả thì sẽ rất khó trong công tác quản lý lưu trữ và tìm kiếm sau này Vì vậy, ngoài việc bạn lưu trữ giấy tờ gốc bên ngoài, phần mềm quản lý văn bản – công văn là cách lựa chọn tốt nhất có thể tìm kiếm thông tin nhanh chóng và chính xác Hệ thống cũng lưu thông tin như lưu theo sổ, phân loại thông tin,… giúp cho người dung đảm bảo công văn đến – đi, công văn nội bộ được xử lý chính xác và đúng thời hạn, hiệu quả và an toàn Giúp người sử dụng trao đổi thông tin, tiếp nhận ý kiến chỉ đạo từ cấp trên một cách nhanh chóng và kịp thời Đặc biệt là tiết kiệm thời gian, công sức và chi phí phục vụ cho công tác quản lý tìm kiếm và lưu trữ công văn
Giao diện phân hệ quản lý công văn đi và đến
Trang 7c) Chức năng quản lý sự kiện:
Là một phân hệ thân thiện có thể giúp trưởng phòng quản lý thời gian một cách thông minh.Với khả năng tạo ra một danh sách các sự kiện mà cán bộ văn thư có thể theo dõi và thực hiện nhắc nhở lãnh đạo và chuyên viên được giao việc thực hiên một cách chính xác nhất Bạn có thể sắp xếp ưu tiên riêng cho từng nhiệm vụ để có một chuẩn bị tốt nhất cho công việc của Phòng Giáo dục
Giao diện quản lý sự kiện
d) Chức năng quản lý tài sản:
Trợ giúp lãnh đạo phòng quản lý tài sản (Tài sản cố định, công cụ dụng cụ) về số lượng và giá trị chi tiết đến từng người và từng bộ phận sử dụng… Theo dõi biến động tài sản (tăng/giảm giá trị, sửa chữa lớn, luân chuyển…),
quản lý việc tính khấu hao, phân bổ công cụ dụng cụ, lắp thêm và thanh lý tài sản
Những điểm chính trong phân hệ quản lý tài sản:
Lập và in chi tiết thẻ tài sản
Lập và in phiếu ghi nhận biến động tài sản (điều chuyển bộ phận, tăng/giảm giá trị tài sản, thay đổi bộ phận…) Biên bản thanh lý tài sản, Phiếu xuất dùng công cụ dụng cụ Lưu các biến động công cụ dụng cụ (báo hỏng, thanh lý…) trên phần mềm.
Khai báo kế hoạch, thời gian thực hiện bảo trì, bảo dưỡng định kỳ cho
từng loại thiết bị, máy móc (theo thời gian sử dụng, hoặc theo công suất hoạt động của từng thiết bị, máy móc…)
Theo dõi chi tiết tài sản theo nhóm, nguồn vốn hình thành, bộ phận, mục đích sử dụng, người quản lý…
Theo dõi biến động tài sản (Sửa chữa lớn, lắp thêm, tháo dỡ, ghi giảm, khấu hao, thanh lý…) qua các thời kỳ sử dụng.
Theo dõi tình trạng sử dụng công cụ dụng cụ (Báo hỏng, sửa chữa, thanh lý ) tại các bộ phận.
Theo dõi và tính kế hoạch khấu hao năm của TSCĐ
Tự động tính và hạch toán khấu hao TSCĐ theo nguồn vốn Hỗ trợ tính khấu hao theo đường thẳng và giảm dần
Trang 8In báo cáo: Thẻ tài sản, Sổ tài sản, Bảng chi tiết tài sản, Bảng tính khấu hao tài sản, Báo cáo tăng giảm tài sản, Bảng tổng hợp tài sản, Báo cáo chi tiết kiểm kê tài sản…
e) Chức năng danh bạ nhân viên và đối tác:
Quản lý chi tiết các thông tin về người lao động như: Mã số nhân viên, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, địa chỉ, điện thoại, chỗ ở hiện nay, bộ phận công tác Ngoài ra phân hệ còn cho phép trích xuất ra các bảng sổ địa chỉ đối tác, danh bạ điện thoại nhân viên hoặc đối tác
Giáo diện phân hệ danh bạ nhân viên và đối tác
g) Chức năng quản lý dự án – kế hoạch:
Mỗi dự án – kế hoạch do một chuyên viên hoặc một tổ chức đăng thực hiện Mỗi chuyên viên hoặc tổ chức có thể đăng ký tổ chức nhiều dự án – kế hoạch Chi tiết dự án – kế hoạch như mã dự án - kế hoạch, tên dự án - kế hoạch, ngày bắt đầu, ngày kết thúc, mô tả dự án kế hoạch, số người tham gia dự án
-kế hoạch, vị trí, tên loại dự án - -kế hoạch, mô tả loại dự án - -kế hoạch Thông tin chi tiết của chuyên viên hoặc tổ chức như mã chuyên viên hoặc tổ chức, mã nhân viên, họ tên chuyên viên hoặc tổ chức, địa chỉ, thành phố, nước, số điện thoại
Trang 9Chi phí tổ chức mỗi dự án - kế hoạch được thanh toán thành nhiều giai đoạn theo một kế hoạch chi trả do nhân viên quản lý dự án - kế hoạch thực hiện với sự thoả thuận của chuyên viên hoặc tổ chức Kế hoạch chi trả bao gồm các thông tin như mã giai đoạn thanh toán, mô tả phí, và phí của giai đoạn, phương thức thanh toán, mô tả phương thức thanh toán, ngày thanh toán theo kế hoạch, ngày thực sự thanh toán Kế hoạch chi trả cần thông báo đến chuyên viên hoặc
tổ chức
Một chuyên viên hoặc tổ chức cần thanh toán tất cả giai đoạn trong kế hoạch phí vào ngày bắt đầu hay trước ngày bắt đầu tổ chức dự án - kế hoạch
Mỗi dự án - kế hoạch được quản lý (cập nhật, kế hoạch chi trả liên quan đến dự án - kế hoạch này) bởi một nhân viên của công ty do ban tổ chức của công ty phân công Mỗi nhân viên có thể quản lý nhiều dự án - kế hoạch Chi tiết nhân viên như mã nhân viên, họ tên nhân viên, số điện thoại
Ban tổ chức cần xem danh sách dự án - kế hoạch tổ chức trong ngày nào đó, thống kê số dự án - kế hoạch tổ chức trong tháng nào đó theo từng thể loại, báo cáo danh sách các chuyên viên hoặc tổ chức đăng ký tổ chức nhiều dự án - kế hoạch
Giao diện cơ bản sự án
Căn cứ vào tình hình công việc thực tế tại cơ quan và quy trình xử lý tài liệu công văn đi và công văn tới cũng như nhu cầu thông tin của cán bộ tôi đã xây dựng 24 trường thông tin (TTT) khác nhau bám sát các khó khăn nêu trên để giải quyết vấn đề Có khả năng tìm kiếm thông tin riêng từng trường và kết hợp các trường thông tin để có một kết quả biểu ghi chính xác hơn
d) Chức năng nhắc nhở công việc:
Hằng ngày dự án - kế hoạch có khả năng đưa ra các công việc cần thực hiện trong ngày hoặc trong tuần phụ thuộc vào nội dung các công văn Tránh trường hợp quên- bỏ sót công việc
2.3.3 Hướng dẫn cài đặt và sử dụng
a) Các yêu cầu cài đặt
Yêu cầu về cấu hình máy tính
- CPU: 80MHz
Trang 10- RAM: 256Mb
- Ổ cứng: 10G
- Ổ đĩa; Ổ cắm USB
- Hệ điều hành Windows 7, Windows 8, Windows 10
- Bộ gõ Tiếng Việt: Vietkey, Unikey
- Bộ cài đặt office 2016 Full
b) Hướng dẫn sử dụng chương trình QLCVNV OFFICE 2016:
Có video hướng dẫn sử dụng tại ổ D:\\ QLCVNV OFFICE 2016 Sau khi cài đặt chương trinh xong tất cả các file CSDL và hướng dẫn đã được mặc định nằm tại ổ D:\\ QLCVNV OFFICE 2016