1. Trang chủ
  2. » Giáo Dục - Đào Tạo

ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ–LƯU TRỮ TÀI LIỆU TRONG TRƯỜNG HỌC NHẰM GIÚP VĂN THƯ TRUY VẤN THÔNG TIN HIỆU QUẢSẮP XẾP VĂN BẢN KHOA HỌC

20 335 1

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Định dạng
Số trang 20
Dung lượng 1,09 MB

Nội dung

WinISIS là phiên bản Windows của hệ thống CDSISIS (Dịch vụ thông tin máy tính Tích hợp Hệ thống thông tin khoa học) đã được bắt nguồn từ những năm 60 và từ năm 70 được duy trì và phát triển bởi UNESCO. Năm 1985 phiên bản máy tính siêu nhỏ đầu tiên của CDSISIS đã đưa ra và từ đó nó được phổ biến đến hơn 20000 tổ chức ở các quốc gia khác nhau. Các phiên bản của Windows đầu tiên được phân phối để thử nghiệm vào tháng 5 năm 1995.

Trang 1

ĐỀ TÀI ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ–LƯU TRỮ TÀI LIỆU TRONG TRƯỜNG HỌC NHẰM GIÚP VĂN THƯ TRUY VẤN THÔNG TIN HIỆU QUẢ-SẮP

XẾP VĂN BẢN KHOA HỌC

1 Giới thiệu khái quát về phần mềm

WinISIS là phiên bản Windows của hệ thống CDS/ISIS (Dịch vụ thông tin máy tính Tích hợp Hệ thống thông tin khoa học) đã được bắt nguồn từ những năm 60 và từ năm 70 được duy trì và phát triển bởi UNESCO Năm 1985 phiên bản máy tính siêu nhỏ đầu tiên của CDS/ISIS đã đưa ra và từ đó nó được phổ biến đến hơn 20000 tổ chức ở các quốc gia khác nhau Các phiên bản của Windows đầu tiên được phân phối để thử nghiệm vào tháng 5 năm 1995

Các giai đoạn phát triển của WinISIS:

- Cuối những năm 60: Phiên bản chính ra đời

- Tháng 12 năm 1985: Phiên bản 1.0 chạy trên IBMPC/XT

- Tháng 3 năm 1989: Phiên bản 2.0

- Tháng 6 năm 1993: Phiên bản 3.0 ra đời

- Tháng 1 năm 1997: Phiên bản 1.31 cho Windows (hoàn chỉnh)

- Tháng 6 năm 2000: Java ISIS 3.0 ra đời

- Tháng 1 năm 2001: Phiên bản 1.4 của CDS/ISIS dùng cho Windows

- Phiên bản 1.5 vừa ra đời và đang trong quá trình thử nghiệm

2 KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH HỆ THỐNG.

2.1Chức năng.

- Chức năng cho phép người dùng xây dựng CSDL quan hệ mặc dù

CDS/ISIS không dựa trên mô hình quan hệ

- Chức năng siêu văn bản mạnh mẽ cho phép thiết kế giao diện người dùng phức tạp

- Chức năng tương thích đa ngôn

ngữ

-Xây dựng và sửa cấu trúc CSDL

- Tìm kiếm dữ liệu thông qua

các ngôn ngữ tìm tin

- In và sắp xếp các kết quả tùy ý

Trang 2

2.1.1 Cài đặt phần mềm WinISIS 1.5_3

Yêu cầu về cấu hình máy tính

- CPU: 80MHz

- RAM: 256Mb

- Ổ cứng: 10G

- Ổ đĩa; Ổ cắm USB

- Hệ điều hành Windows XP

- Bộ gõ Tiếng Việt: Vietkey, Unikey

Yêu cầu phần mềm

Đĩa CD có chứa phần mềm WINISIS 15_3 EN và WINISIS_viet hoặc (USB

có chứa 2 phần mềm)

Có tải thông tin phần mền tại web

của trường tiểu học Nga

Thuỷ.(http://wwww.youme/laitienthanh)

Xem tại video hướng dẫn

Các bước cài đặt:

Bưóc 1: Copy toàn bộ thư mục

Winisis15_3 EN và WINISIS_viet vào ổ

đĩa D:\ hoặc E:\

Bưóc 2: Kích đúp chuột vào file cài đặt : Wisis15_3 EN

Thiếu hình biểu tượng

- Xuất hiện hộp thoại Setup

+ Chọn

được thông báo tại

đây có thể thay đổi thư mục cài đặt

Ví dụ: C:\winisis có thể thay là D:\

winisis

+ Sau khi chọn đường dẫn xong

nhấn vào và nhận được

thông báo Nhấn vào để nhận được

Trang 3

thông báo này Nếu ở trên ta chọn “D:\winisis” thì ở đây xuất hiện “D:\winisis\ data”

hiện giao diện System Settings

Ở đây ta có thể thay đổi ngôn ngữ cho

WinISIS Nhưng ta nên chọn ngôn ngữ

mặc định là Tiếng Anh (EN)

+ Nhấn vào để sang bước

tiếp theo

+ Tiếp tục chương trình sẽ được cài đặt

+ Cuối cùng nhận được hai thông báo và nhấn chọn OK

Trang 4

Bưóc 3: Mở Folder WINISIS_viet lần

lượt làm các thao tác sau:

- Tại Folder MENU copy toàn bộ dữ

liệu trong thư mục này, sau đó Paste

vào thư mục MENU tại đường dẫn sau: C:\WINISIS\MENU

- Tại Folder MSG copy toàn bộ dữ liệu trong thư mục này, sau đó Paste vào thư mục MSG tại đường dẫn sau: C:\WINISIS\MSG

- Tại Folder syspar.par copy file này sau đó Paste vào thư mục WINISIS theo đường dẫn sau: C:\WINISIS

Bưóc 4: Khởi động WinISIS15_3 EN

Vào Start  Programs  CDS_ISIS for Windows  CDS_ISIS for Windows

Kích chuột phải lên biểu tượng chọn Send to Desk Top

Bưóc 5: Việt hoá phông chữ cho WinISIS

Khi khởi động ta thấy WinISIS bị lỗi font như sau:

+ Sửa lỗi font chữ cho

WinISIS

Trên màn hình Desktop ta

kích chuột phải chọn Properties

Trang 5

xuất hiện giao diện Display Properties ta chọn Appearance và chọn Advanced Sau khi chọn Advanced xuất hiện giao diện Advanced Appearance

Trên giao diện ta kích chọn lần lượt Normal, Message Box, Message Text và chọn font chữ ở mục Font Ở mục Font ta chọn font VnArial

Sau khi chọn xong nhấn “OK” để thiết lập Tiếp theo nhấn chọn “Apply” và chọn “OK” để kết thúc việc cài đặt font chữ

+ Giao diện của WinISIS sau khi cài đặt xong font chữ

Tiêu đề của cửa sổ

Menu Bar

Thanh công cụ

Bưóc 6: Chúng ta tắt toàn bộ chương trình và Log Off lại máy tính của mình

Tới đây là chúng ta hoàn tất quá trình cài đặt WinISIS 15_3EN phiên bản mã nguồn mở miễn phí của UNESCO được khắc phục và Việt hoá

2.1.2 Thiết kế CSDL (Thiết kế cơ sở dữ liệu)

Trên thanh Menu Bar chọn Cơ sở dũ liệu và kích

chọn tạo CSDL mới

Tạo CSDL có tên là THTHUY

 Bước 0: Đặt tên CSDL

Vào Cơ sở dữ liệu  Tạo

mới CSDL xuất hiện bảng thông

báo xác định cấu trúc CSDL mới,

ghi tên CSDL

“THTHUY” (trong

phần tên CSDL được

phép viết tối đa là 6 ký

tự)

Bước 1: Xác định bảng,

xác định trường

Trang 6

- Khai báo 21 trường thông tin

Trang 7

BẢNG TRƯỜNG THÔNG TIN S

T

T

Tên trường thông tin Kiểu trường Lặp Chức năng

1 Nhan đề tài liệu Alphanumer Ghi tên đầy đủ của tài liệu

2 Nội dung Alphanumer Ghi đầy đủ nội dung củaTài liệu

5 Cơ quan xuất bản tài liệu Alphanumer  Tìm kiếm thông tin

6 Văn bảnvăn đi

Mức độ mật

Alphanumer  Ghi đầy thông tin cơ bản về dữ liệu vật lý và pháp lý

của tài liệu

Giấy hay mạng, số trang,

Gửi tận tay hay con đường khác

Là: Công văn, kế hoạch, chỉ thị,……

7 Công văn tới

Người ký, chức vụ

Alphanumer  Ghi đầy thông tin cơ bản về dữ liệu vật lý và pháp lý

của tài liệu

Tình trạng tài liệu khi nhận Giấy hay mạng;

Mức độ; Có dấu đỏ không

Là công văn, kế hoạch,….

8 Ngày ký văn bản Numeric  Tìm kiếm thông tin theo ngày ký văn bản

9 Ngày nhận văn bản Numeric  Tìm kiếm thông tin theo ngày ký văn bản

10 Người ký Họ và tên Alphanumer  Tìm kiếm thông tin theo tên hoặc chức vụ

Chức vụ

12 Ngày ban hành văn bản Numeric  Tìm tin theo ngày ban hành văn bản

13 Ngày văn bản hết hiệu lực Numeric  Rà soát tài liệu không còn tính khả dụng

để vào kho bảo quản

Trang 8

14 Ngày thực hiện văn bản Numeric  Nhắc nhở công việc theo ngày

15 Số tài liệu Numeric  Tìm kiếm thông tin theo số công văn hoặc ngược lại

16 Vị trí tài liệu Numeric  Vị trí của tài liệu trên giá

Tiếng Anh

19 Tính khả dụng của văn bản

Văn bản có lưu nhưng không cần thực hiện

20 Đối tượng văn bản

hướng tới

Lãnh đạo

Mục đích ghi các đối tượng cần thực hiện Tới thời gian thực hiện văn bản không cần phải đọc lại công văn Mang tính chất nhắc nhở và định hướng cho lãnh đạo

Giáo viên Học sinh Phụ huynh

……

nào-ai làm-làm như thế nào

Trang 9

- 24 trường nhấn chuột vào để tiếp

Bước 2: Xác định kiểu mẫu

- Kích chuột chọn

để chuyển tất cả sang

trường nhập tin

tiếp tục, xuất hiện

giao diện “Bạn có muốn

Winisis hỗ trợ Format in

không?”

Chọn “Yes” để tiếp tục

Chọn kiểu Format: chọn kểu

bình thường

Sau đó nhấn “OK”

Bước 3: Xác định format in

Trang 10

- Kích chọn xuất hiện hộp thoại “Bạn có muốn Winisis hỗ trợ tạo Từ điển không”

Chọn “Yes” để tiếp tục

- Xác định các trường tìm

kiếm:

+ Tác giả

+ Nhan để

+ Từ khóa

+ Ngoài các trường trên ta cũng

có thể chọn thêm một số trường

tùy ý

- Nhấn “OK” để tiếp tục

 Bước 4: Xây dựng

bảng chọn trường

- Nhấn

để tiếp tục

- Xuất hiện giao diện chọn “Yes” để sang bước tiếp theo

Trang 11

- Tiếp tục nhận thông báo và chọn để hoàn thành việc tạo CSDL

- Trong mục File selection (Lựa

chọn tập tin)

+ Tên file: Lựa chọn tên CSDL

+ Thư mục: Chọn “data” nhấn

“OK” để mở CSDL

 Bước 5: Nhập tin cho từng trường

2.2 GIAO DIỆN THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH

2.2.1 Giao diện nhập biểu ghi

- Trên Menu chọn Nhập tin  Nhập tin xuất hiện giao diện

Trang 12

Các thanh công cụ của sổ nhập tin gồm có:

Công tắc cho phép đưa ra hoặc hủy bỏ thanh công cụ thứ hai

Trường chứa MFN, gõ vào đây số MFN mà ta muốn hiệu đính

Hiển thị biểu ghi đầu tiên

Chọn biểu ghi trước đó để hiệu đính

Chọn biểu ghi sau đó để hiệu đính

Chọn biểu ghi sau cùng để hiệu đính Tạo biểu ghi mới

Thêm các trường vào biểu ghi, kích vào đây danh sách các trường hiện tại trong biểu mẫu sẽ được trình bày

Lưu biểu ghi đã nhập

Các lựa chọn bổ sung Kích vào đây sẽ hiện ra menu sau:

- Mở từ điển: Mở cửa sổ từ điển

- Tạo biểu ghi mới: Worksheet hiện tại sẽ đưa ra các trường trống

- Tải biểu ghi từ ổ đĩa: Hủy bỏ mọi thay đổi

và phục hồi các biểu ghi theo trạng thái ban đầu

- Xóa biểu ghi: Xóa biểu ghi hiện tại

- Khôi phục BG bị xóa: Phục hồi biểu ghi bị

xóa

- Xác định các giá trị mặc định (Default):

Xác định các giá trị mặc định, các giá trị này chỉ

có trong buổi làm việc hiện tại

- Xóa giá trị mặc định (Default): Chỉ xóa

các giá trị trong buổi làm việc hiện tại

- Xóa dữ liệu: Xóa mọi nội dung của các

trường trong Worksheet hiện tại, ta có thể sử

dụng chức năng này để thay thế một biểu ghi hiện có bầng một biểu ghi mới có cùng một MFN

- Hướng dẫn nhập tin: Đưa ra thông tin trợ giúp để nhập dữ liệu chính xác

- Chọn font nhập tin: Cho phép thay đổi font chữ hoặc cỡ chữ được sử dụng trong hiệu đính trường

Thanh trạng thái: Nằm ở bên dưới cùng chứa cửa sổ hai trường

- Trạng thái biểu ghi: Đưa ra thông báo về trạng thái biểu ghi hiện tại, chỉ thông báo trong trường hợp biểu ghi bị xóa

Trang 13

- Thông báo hướng dẫn: Đưa ra thông báo liên quan đến các trường đang được hiệu đính nếu có

2.2.2 Giao diện tìm kiếm

Tìm tin trình độ cao.

Tại Menu Bar chọn Tìm tin  Tìm tin trình độ

cao

Xuất hiện giao diện tìm tin

Các nút toán tử

Hộp hiệu đính các biểu thức

tìm tin (câu hỏi)

Hộp lịch sử tìm kiếm (Danh

sách câu hỏi)

a Nguyên tắc tìm tin

- Để tìm tin trên các

trường theo tệp đảo ta cần dựa

vào các biểu thức tìm tin Đó là

các biểu thức logic bao gồm các thuật ngữ tìm (từ khóa) được liên kết bởi các phép toán ngôn ngữ

- Các toán tử sẽ liên kết các thuật ngữ để tạo thành biểu thức tìm tin Các thuật ngữ tìm được lưu trong từ điển có thể đưa vào các biểu thức tìm tin

b Ngôn ngữ tìm tin

- Ngôn ngữ tìm tin trong WinISIS (The WinISIS Search Language) được xây dựng trên cơ sở Logic Bool, nó cung cấp phương tiện thuận tiện để trình bày các phép toán logic Do đó sử dụng các phép toán logic liên kết các thuật ngữ tìm, tạo thành các biểu thức tìm

Trang 14

- Ngôn ngữ tìm tin trên WinISIS bao gồm các toán tử logic và một số toán tử khác:

Các toán tử cơ bản và ý nghĩa của các toán tử

 Toán tử logic AND (ký hiệu *): Là toán tử giao các nhóm Kết quả giao các nhóm chỉ chứa những phần tử chung của cả hai nhóm

Ví dụ: Kinh tế*lịch sử thì phần chung của cả hai nhóm chính là kinh tế và lịch

sử

Toán tử OR (ký hiệu +): Là loại toán tử hợp các nhóm kết quả của toán tử OR

là sự hoàn trộn giữa hai nhóm

Ví dụ: Kinh tế+lịch sử các giá trị

Toán tử NOT (ký hiệu ^): Là loại toán tử loại trừ, kết quả giữa hai nhóm

là tất cả các phần tử thuộc nhóm thứ nhất mà không thuộc nhóm thứ hai

Ví dụ: Kinh tế^lịch sử phần kết quả sẽ là kinh tế

Kinh tế^lịch sử

KT

LS KT*LS

Kinh tế+lịch sử

Kinh tế

Lịch sử

Kinh tế^lịch sử

Kinh tế Lịch sử

Trang 15

Các toán tử lân cận mức trường: Các toán tử này được thu hẹp ở toán tử AND đặc biệt là khi tìm theo ngôn ngữ Gồm các toán tử

(G): Kết nối giữa thuật ngữ của một trường

Ví dụ: Trong bài thơ của Tế Hanh có nhan đề “Hai nửa yêu thương” sẽ có biểu

thức tìm là Hai (G) thương sẽ cho ta tìm được biểu ghi trên và tất cả các biểu ghi

có cùng một trường

(F): Kết nối các thuật ngữ của một trường hay các tình huống của một trường lặp

Ví dụ: Các biểu thức tìm

Học lớp (hai từ học và lớp kề sát nhau)

Học lớp (có nhiều nhất một từ ở giữa học và lớp)

Học lớp (có nhiều nhất hai từ ở giữa học và lớp)

Ngoài các biểu thức tìm tin ở trên ta có thể tạo ra các biểu thức tìm tin phức tạp hơn hợp nhiều loại toán tử lại với nhau và dùng dấu ngoặc để thay đổi thứ tự thực hiện phép tính

c Cách thức tìm tin trong WinISIS

- Toán tử: Nhấn chuột vào các nút này ta sẽ chèn được các toán tử tương ứng cho câu hỏi

- Hộp hiệu đính các biểu thức tìm tin (câu hỏi): Chứa các biểu thức tìm tin hiện tại, có thể gõ trực tiếp trên bàn phím mà không cần dùng đến các nút toán tử

- Hộp lịch sử tìm kiếm (danh sách câu hỏi): Liệt kê các biểu thức tìm đã được thực hiện bao gồm các số hiệu biểu thức, tên CSDL, kết quả và nội dung của biểu thức tìm

- Nút từ điển: Nút này có tác dụng chứa các từ điển thuật ngữ tìm tin, các thuật ngữ này có thể chọn từ từ điển hoặc gõ trực tiếp vào biểu thức tìm

- Nút thuật ngữ ANY: Có tác dụng hiển thị danh sách các điều khoản cho CSDL

- Nút tìm: Sau khi chọn thuật ngữ xong nhấn chọn nút này để hiển thị kết quả

- Nút xóa: Dùng để xóa các biểu thức hiện tại

- Trợ giúp: Hiển thị các chủ đề trợ giúp

Sau khi thực hiện các biểu thức tìm tại hộp hiệu đính các biểu thức tìm tin ta nhấn vào tìm tin sẽ nhận được kết quả tin

d Kết quả tìm.

- Ví dụ tìm tên trên CSDL của

đánh tên tác giả vào hộp câu hỏi và nhấn

Tìm tin

- Sau khi nhấn ta được kết quả

Trang 16

- Với tác giả Phạm Đức Anh ta tìm

được 3 biểu ghi trong tổng số 6 biểu ghi của CSDL

e Lưu kết quả tìm.

- Trên Menu Tìm tin  Lưu kết quả tìm tin, xuất hiện danh sách câu hỏi

- Kích chọn mục cần lưu và

xuất hiện giao diện

- Tên file: Tên file cần lưu

- Danh mục kiểu file: Danh

mục các file thường được lưu

- Thư mục: Đường dẫn để lưu

biểu ghi (C:\Winisis\Data)

đĩa C:\

- Nếu lưu nhấn “OK”, không

lưu chọn “Thoát ra”

Tìm tin có trợ giúp

Trên Menu Bar chọn Tìm tin  Tìm tin có trợ giúp

Xuất hiện giao diện

Các trường

tìm tin

Các toán tử

Trang 17

- Bằng cách mặc định các yếu tố tìm được tìm trong tất cả mọi trường.

- Nếu muốn chọn tìm theo trường ta kích chọn mũi tên bên trái để chọn trường ta cần tìm kiếm

- Để chọn thuật ngữ ta có thể mở từ điển bằng cách kích vào biểu tượng trên giao diện tìm kiếm

- Thuật ngữ tìm tin có thể nhập từ bàn phím hoặc nhập từ từ điển

- Hộp các toán tử: Cho phép kết nối các yếu tố tìm với yếu tố tìm tiếp theo

Gồm các toán tử logic AND, OR, NOT có thể sử dụng Ở đây toán tử AND được

mặc định

- Sau khi các thuật ngữ tìm và các toán tử đã được chọn ta có thể thực hiện tìm kiếm bằng cách nhấn vào nút để thực hiện

- Số lượng các biểu ghi tìm được phù hợp với yêu cầu

- Số biểu thức tìm được chỉ ra

trong hộp “Số câu hỏi tìm”

- Ta có thể kết hợp các yếu tố tìm với những lần tìm trước bằng cách sử dụng

hộp “Câu hỏi trước”

và hộp các toán tử bên cạnh cho

phép kết hợp các yếu tố tìm

2.5 CÁC TÍNH NĂNG NỔI BẬT

2.5.1 Các thao tác cập nhật dữ liệu

a Hiệu đính trường

- Hiệu đính một trường ta phải kích vào vùng của trường đó, nội dung của trường đó sẽ xuất hiện trên hộp hiệu đính phía trên Ta có thể sử dụng một số phím chức năng của Windows, đặc biệt là các phím:

Enter: Cập nhật trường sang trường tiếp theo

Shift + Enter: Cập nhật trường và chuyển về trường đó

F2: Xóa trường

ESC: Hủy bỏ sửa đổi

2.5.2 Sửa dữ liệu.

Trên Menu bar chọn Nhập tin xuất hiện các

thư mục sau:

- Bảng xác định trường – FDT: Bảng xác

định trường, cho phép sửa các trường (Xóa

trường, thêm trường)

- Biểu mẫu nhập tin – FMT: Biểu mẫu nhập

tin

Trang 18

+ Nếu chọn từng trường thì kích chuột vào trường cần chọn và nhấn

chọn để chuyển sang trường nhập tin

+ Nếu trong trường nhập

tin có những trường mà không

cần thiết thì ta kích chọn

trường đó và nhấn vào để trở

về trường

+ Nếu muốn nhấn

chọn tất cả các trường thì nhấn

để chuyển tất cả các trường

sang Trường nhập tin

- Format in/ trình bày – PFT: Sửa format in và cách trình bày format

- Bảng chọn trường – FST: Trong mục này có thể thêm các trường mới tạo nên CSDL mới và các vùng trong CSDL

- Ngoài việc sửa các trường ta có thể sửa các CSDL nhập ngay trên Menu nhập tin bằng cách kích các trường tin và sửa sau đó lưu lại

2.5.3 In ấn

a.Nguyên tắc chung

- Trong WinISIS ta có thể in ra các kết quả của một yêu cầu tin hoặc một tập các biểu ghi được chọn Ta có thể chọn in biểu ghi đang xem hay in ra một dãy các biểu ghi cần in và có thể in ra các kết quả sắp xếp tùy ý

- Các kết quả in có thể in ra giấy hoặc in ra đĩa

- Để thực hiện việc in ấn bằng CSDL WinISIS trên Menu Bar ta chọn Cơ sở

dữ liệu  In ấn, trên màn hình xuất hiện hộp thoại in Hộp thoại in gồm có 5 phần: Trang chung, trình bày, đặt lề, chế bản, sắp xếp

b Các phần trong hộp thoại in

 Trang chung

- In cái gì:

+ In các biểu tượng

đang xem: Cho phép in

các tập biểu ghi mà ta đã

xem trước khi mở hộp

thoại in

+ Chỉ các biểu thức

đánh dấu: Nếu ta đã xem

và đánh dấu các kết quả

thì kích vào mục này để

in

+ Dãy MFN: Giới hạn của các biểu ghi cần in

Ngày đăng: 18/09/2018, 13:16

TÀI LIỆU CÙNG NGƯỜI DÙNG

TÀI LIỆU LIÊN QUAN

w