CHƯƠNG I LỄ NGHI TRONG HỘI NGHỊ CHƯƠNG I LỄ NGHI TRONG HỘI NGHỊ 1 Lễ nghi trong hội nghị có quy mô lớn a Tính chất và chủng loại hội nghị Hội nghị là một hình thức làm việc quan trọng giải quyết các c[.]
CHƯƠNG I: LỄ NGHI TRONG HỘI NGHỊ Lễ nghi hội nghị có quy mơ lớn a Tính chất chủng loại hội nghị Hội nghị hình thức làm việc quan trọng giải công việc, vấn đề lớn toàn thể nhân dân đơn vị quan nhà nước, quản Đảng phủ, thảo luận vấn đề, quan Đảng phủ, thảo luận vấn đề, đưa sách, tổng kết rút kinh nghiệm, trao đổi giao lưu thông tin với Trong đời sống xã hội hàng ngày, phương thức làm việc có hiệu cao Một hội nghị đơi cần có từ 03 người trở lên ngồi bàn bạc thảo luận với coi hội nghị Đối với quan, tiến hành mở hội nghị hình thức dân chủ nhằm tập hợp ý kiến, rút kết luận có giá trị thực tiến cao, tránh tổn thất khơng đáng có xảy Chế độ hội nghị phương pháp, cách thức tiến hành hội nghị chủ yếu tập thể nhà lãnh đạo Cùng với phát triển không thay đổi không ngừng thể chế, sách kinh tế xã hội, với phát triển không ngừng nghiệp cải cách mở cửa, xí nghiệp, khu vực với thường xuyên tiến hành hoạt động hợp tác, giao lưu hình thức hội nghị Sử dụng hình thức vừa tiết kiệm thời gian, tiết kiệm chi phí mà lại đạt hiệu cao Các loại hội nghị: Có nhiều loại hội nghị khác - Phân loại theo phạm vi: Hội nghị mang tính chất tồn quốc; hội nghị nội quan Các loại hệ thống tổ chức, hoạt động, nghề nghiệp khác có hình thức hội nghị riêng - Phân loại theo tính chất: có hội nghị Đảng Nhà nước, hội nghị Chính phủ, hội nghị toàn quốc, hội nghị hợp tác quốc tế - Phân loại theo thời gian: hội nghị có định thường kỳ, hội nghị bất thường - Phân loại theo quy mô: hội nghị quy mô lớn, quy mô vừa nhỏ - Phân loại theo nội dung: hội nghị tổng hợp, hội nghị chuyên đề Yêu cầu hội nghị: Cần phải tập trung nhiều người để tiến hành hội nghị đạt kết cao Tổ chức hội nghị thành cơng uy tín trách nhiệm người tổ chức nâng cao củng cố, vậy, khâu chuẩn bị trước diễn hội nghị quan trọng, cần phải suy nghĩ, xếp công việc thật chu đáo cẩn thận, quy định công việc thật rõ ràng cụ thể, điều phối hoạt động hội nghị phải thống từ xuống Phải tiến hành hội nghị cách nghiêm khắc, tuân thủ theo kỷ luật, tiến hành theo trật tự định, phục vụ cách chu đáo, cẩn thận Nhờ thế, hội nghị thành cơng cách tốt đẹp với độ an tồn cao b Cơng tác chuẩn bị Muốn hội nghị thành cơng phải làm tốt cơng tác chuẩn bị Công tác chuẩn bị gồm công việc sau: Thành lập ban tổ chức Để tiến hành hội nghị phải cần nhiều người tham gia tổ chức công việc phục vụ hội nghị cần phải phân công cách rõ ràng cụ thể, người phải tự chịu trách nhiệm với cơng việc mình, họ phải làm việc độc lập hướng dẫn đạo người lãnh đạo chung Bình thường ban thư ký nhóm người đứng lên tổ chức tiến hành hoạt động hội nghị cho diễn cách nhịp nhàng ăn khớp với Ban thư ký gồm có: - Tổ thư ký: Chịu trách nhiệm điều hành, quản lý, xếp đội ngũ nhân viên, quy trình làm việc công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ, văn kiện cần thiết hội nghị - Nhóm lễ tân: Chịu trách nhiệm việc tiếp đón khách, ăn uống nghỉ ngơi, dẫn cho khách họ thắc mắc cơng việc hậu cần khác - Tổ bảo vệ: Chịu trách nhiệm an tồn suốt q trình diễn hội nghị Tuỳ thuộc vào quy mô lớn nhỏ khác buổi hội nghị mà lập nên nhóm làm việc khác thấy cần Quy định nhiệm vụ rõ ràng Tất nhân viên làm việc hội nghị cần phải hiểu rõ mục đích hội nghị lần gì, chủ yếu giải vấn đề gì, đặc biệt phải hiểu rõ yêu cầu cụ thể công việc hiểu rõ nhiệm vụ mình, bảo đảm khơng có sơ suất xảy Sắp xếp chương trình đề tài thảo luận Trước hội nghị khai mạc, ban thư ký phải sẵp xếp, chỉnh lý thảo luận, nghiên cứu xác định làm việc trình cho cấp xét duyệt Sắp xếp chương trình làm việc dựa theo đề tài thảo luận đảm bảo cho hội nghị tiến hành theo thứ tự lập sẵn Xác định khách mời hội nghị Xác định đầy đủ số khách mời việc vô quan trọng Phải mời tất người cần thiết, làm để người không nên đến khơng đến dự hội nghị lần Nếu hội nghị có sai sót dẫn đến hậu nghiêm trọng Việc xác định danh sách khách mời tiến hành sau: - Tìm văn bản, hồ sơ tài liệu có liên quan - Yêu cầu phòng ban đưa số người cần thiết - Dựa ý kiến phịng ban - Trình cấp đưa ý kiến Đưa thông báo Sau thành lập danh sách phải nhanh chóng đưa thơng báo cho người biết để họ có thời gian chuân bị làm tốt cơng việc mình, thời gian chuẩn bị nhanh, chưa đến thời gian khai mạc hội nghị đưa thơng báo hội nghị trước Trước diễn hội nghị, lại đưa thông báo lần Thông báo chủ yếu hình thức văn bản, nội dung chủ yếu bao gồm: tên hội nghị, mục đích mở hội nghị, nội dung, người tham gia hội nghị phải chuẩn bị gì, phải mang theo gì, chương trình làm việc, thời gian, địa điểm diễn hội nghị… Những người tham gia hội nghị sau nhận thông báo, phải đăng ký lại cho hội nghị, thơng báo việc tham gia để có ban tổ chức xếp chỗ ngồi, vấn đề ăn uống cho khách mời… Nơi diễn hội nghị Việc xếp, bố trí địa điểm diễn hội nghị công việc quan trọng Khơng khí buổi hội nghị chủ yếu phụ thuộc vào cách sẵp xếp, bố trí Phòng hội nghị cần phải lựa chọn phụ thuộc vào nội dung, mức độ trang trọng, trịnh trọng buổi hơm Tóm lại địa điểm diễn hội nghị phải xếp, bố trí cho phù hợp với nội dung Chỗ ngồi chủ tịch, phải xếp chỗ đối diện với quan khách Thơng thường mặt Chủ tịch có chỗ đứng phát biểu Trên bàn chủ tịch bày lọ hoa tươi, phía sau bàn chủ tịch treo cờ biểu ngữ hội nghị Chỗ ngồi bàn chủ tịch: xếp thứ tự theo chức danh 10 BÀN CHỦ TỊCH Chỗ ngồi 11 Chỗ ngồi bàn đại biểu cần phải sẵp xếp cách thống Bởi chỗ ngồi có chỗ ngồi chính, chỗ ngồi phụ, chỗ ngồi đằng trước đằng sau, việc xếp chỗ ngồi cần vào tình hình cụ thể, xếp chỗ ngồi phải hợp lý, ý đến phương diện In giấy mời Giấy mời giấy thể tham gia buổi hội nghị đó, liên quan đến đãi ngộ, quyền lợi, tư cách, danh phận khách mời Giấy mời đại biểu, giấy mời cho phóng viên, giấy mời nhân viên… phải in màu sắc khác để dễ phân biệt Hình dáng tờ giấy đại biểu thơng thường sau: Mặt trước (mặt chính) Hội nghị…………… Giấy mời Tên đại biểu………… Chức danh …………… Chỗ ngồi: … Hàng số… Số ghế… Ảnh Mặt sau (mặt phụ) Những điều cần ý 1…… 2…… 3…… Tiếp đón Khi đơn vị khách mời đến nên xếp cho nhân viên tận bến xe, bến tàu, sân bay đón… Sau đến chỗ nghỉ, phải thơng báo diện vị khách cho phận đón tiếp biết Bộ phận lễ tân phải tiếp đón khách với thái độ nhẹ nhàng, lịch sự, chu đáo Sau làm thủ tục giấy tờ cần thiết phải liên hệ xếp chỗ ăn ở, nghỉ ngơi cho khách loại giấy tờ cần thiết có liên quan Nhân viên lễ tân tối thiểu ngày lần phải báo cáo tình hình khách đến cho cấp biết c Chương trình hội nghị Khi hội nghị bắt đầu khai mạc bên hội trường có nhiều việc phải làm Các phận chức phải tiến hành cơng việc kế hoạch, bảo đảm cho hội nghị diễn thuận lợi Đăng ký đại biểu Các đại biểu vào hội trường phải làm thủ tục đăng ký đại biểu để ban thư ký thống kê số đại biểu tham dự Với hội nghị quy mơ nhỏ, đặt sổ đăng ký cửa vào, đại biểu vào hội trường họ tự ký tên vào sổ để thể có mặt Với hội nghị có quy mơ lớn hơn, khơng nên dùng cách dễ xảy tình trạng lộn xộn, q đơng cửa vào Thông thường, người ta sử dụng thẻ đăng ký, qua cửa họ đưa thẻ cho nhân viên lễ tân để thể đến Thẻ đăng ký có hình dáng sau: THẺ ĐĂNG KÝ Chỗ ngồi: …… Hàng thứ: ……… Số ghế: …… Quý danh:…… Lúc ………ngày …… tháng …… Năm …… Thống kê số đại biểu đến dự hội nghị phải tiến hành cách xác, nhanh chóng, kịp thời để chuẩn bị trình cho cấp biết tình hình đại biểu Cơng việc nghe đơn giản thực tế để làm tốt cơng việc điều khó khăn Chẳng hạn cấp hỏi có đại biểu đến dự, đại biểu có người, vắng người,… số liệu khó thống kê xác Có hai cách thống kê số đại biểu là: - Người làm nhiệm vụ đăng ký chia chỗ ngồi đại biểu phần nhỏ Sau đại biểu đến dự, họ thu lại tất giấy mời mà ghi rõ số hàng, số ghế Làm dễ dàng cho việc đếm số đại biểu đến số đại biểu không đến - Nếu cần biết số lượng đại biểu đến cần đếm số thẻ đăng ký, không cần phải phân phần nhỏ Sắp xếp thứ tự cho đại biểu phát biểu Số người phát biểu thứ tự phát biểu hội nghị vấn đề quan trọng cần phải xác định từ trước, ban thư ký đưa ý kiến trình cho cấp xem xét định Xác định số người phát biểu cần phải ý đến ba cân đối sau: - Cân vị lãnh đạo: phát biểu vị lãnh đạo cấp cao cán chủ chốt, khai mạc, lời động viên, lời kêu gọi phải xếp lên Nếu mang tính chất tổng kết, rút kết luận nên xếp vào cuối Nếu thảo luận bình thường, đưa ý kiến đóng góp người thoải mái tự phát biểu, làm cho buổi hội nghị thêm sôi động - Cân đối đơn vị: việc xác định thứ tự phát biểu cần ý đến tính điển hình, bật, tiếp quan tâm đến cân đơn vị với - Cân đối nội dung: nội dung phát biểu phải xoay quanh chủ đề buổi hội nghị, có nội dung khơng tương tự với mà xếp với dễ dẫn đến tình trạng khơng ăn khớp, khó khăn việc tập trung theo dõi vấn đề Còn nội dung số phát biểu giống nên để người đọc phát biểu người lại phát biểu ý kiến Ghi chép lại nội dung Ghi chép hội nghị việc ghi lại nội dung phát biểu, ý kiến đóng góp khách quan đại biểu chủ đề hội nghị Bản ghi chép quan trọng, tóm tắt sơ lược hội nghị mà thơi, cho dù dạng tóm tắt đơn cần phải có nội dung chủ yếu sau: - Tên, thời gian, địa điểm diễn hội nghị - Số đại biểu tham dự, số đại biểu vắng mặt - Tên số lượng người phát biểu - Tên thư ký ghi chép lại nội dung hội nghị Bản ghi chép chia làm hai loại: ghi chép chi tiết ghi chép tóm tắt Bản ghi chép chi tiết cần phải đảm bảo tính xác, chân thật, tính tồn diện cịn ghi chép tóm tắt bỏ qua lời phát biểu phụ, bỏ qua việc ghi lại chủ đề chính, nội dung quan trọng phát biểu đại biểu Bầu cử Đây phần quan trọng, làm tăng thêm tính quan trọng buổi hội nghị Bởi bầu cử hình thức chủ yếu thể thiện dân chủ, bình đẳng thể cách cụ thể thể cách cụ thể rõ quyền lực đại biểu tham gia bầu cử - Chuẩn bị bầu cử Việc cần phải làm xác định số lượng đại biểu tham gia bỏ phiếu, xác định rõ danh sách người đề cử, sau tiến hành in phiếu Phiếu bầu làm thành hai bản, dùng đến trường hợp thứ khơng có giá trị, phiếu bầu cần phải ban thư ký giữ cẩn thận đảm bảo tính bí mật - Bỏ phiếu Hòm bỏ phiếu phải chuẩn bị dựa theo số lượng người bỏ phiếu Nếu hội nghị đông, quy mơ lớn nên làm nhiều hịm phiếu đặt rải rác nhiều chỗ, địa điểm đặt hòm phiếu cần phải nghiên cứu thật kỹ cho người bỏ phiếu cách thuận tiện Để tránh tình trạng hỗn độn, nhốn nháo bỏ phiếu trước bắt đầu bỏ phiếu, ban thư ký nên đững lên hướng dẫn cho người vị trí thứ tự bỏ phiếu cho hợp lý Phía trước hịm phiếu cần có người đứng hướng dẫn cách bỏ phiếu Trước bỏ phiếu, ban thư ký phải nói rõ cho người biết điều cần ý hay quy định chung việc bỏ phiếu - Kiểm phiếu Sau mở hòm phiếu, việc cần phải làm kiểm số phiếu phát số phiếu thu lại có trung khớp với khơng Nếu số phiếu phát mà nhiều số phiếu thu coi lần bỏ phiếu khơng có giá trị phải tiến hành bỏ phiếu lại Thế tờ phiếu có giá trị ban thư ký cần phải tuyên bố cho người biết từ đầu Lễ tân bảo vệ Cần phải xếp bố trí vị trí làm việc ho nhân viên lễ tân nhân viên bảo vệ cho thật hợp lý để có vị trí tối ưu Chuẩn bị phục vụ nước uống đầy đủ Trên bàn chủ tịch cần phải có thêm lọ bát hoa tươi, giấy viết, bút khăn Bên bên hội trường cần phải bảo vệ an tồn d Cơng việc bên hội trường Đối với hội nghị diễn thời gian dài, chẳng hạn vài ngày, vài tuần, ngồi việc tổ chức xếp bố trí cơng việc hội trường ban tổ chức hội nghị (chủ yếu ban thư ký) cần phải làm số việc số việc bên ngồi hội trường Ví dụ như: - Thống kê số đại biểu đến: sau hội nghị khai mạc, thư ký phải thống kê số đại biểu đến dự, số đại biểu theo kế hoạch, số người thông báo, số người đăng ký lại, số đại biểu tham gia buổi hội nghị, số đại biểu vắng mặt buổi, số đại biểu bỏ phiếu… đồng thời phải biết lý vắng mặt đại biểu tên tuổi họ - Cung cấp tóm tắt sơ lược: Trong thời gian diễn hội nghị, hội nghị diễn thuận lợi, ban thư ký nên phát cho đại biểu tóm tắt sơ qua nội dung hội nghị Bản tóm tắt gần giống ghi chép hội nghị, tóm tắt phát sớm kịp thời cho đại biểu trước hội nghị khai mạc Ngồi việc này, ban thư ký cịn phải làm nhiều việc khác liên quan đến giấy tờ, cơng văn hội nghị, họ cịn phải chỉnh sửa phát biểu, soạn thảo kỷ yếu hội nghị, đồng thời phải in ấn, phân phát, thu thập, bảo quản kiểm tra, lập lưu giữ lại hồ số, văn cần thiết buổi hội nghị, để hội nghị diễn suôn sẻ thành công kế hoạch - Hoạt động tổ chức Với hội nghị quy mơ lớn, cơng việc tổ chức phía quan trọng Chẳng hạn tổ chức buổi toạ đàm, buổi tiệc trà, tiệc rượu, buổi họp mặt, họp báo, buổi tham quan, hộ, khiêu vũ … Ban thư ký cần phải bố trí xếp nhân viên phục vụ lập chương trình sẵn cho hoạt động Khi lập kế hoạch cho chương trình này, cần ý đến khả nhà lãnh đạo, tổ chức q linh đình, q phức tạp ảnh hưởng đến việc sức khoẻ cị đại biểu; lập kế hoạch chi tiết, cụ thể hội nghị diễn tốt đẹp e Lễ nghi người liên quan đến buổi hội nghị Hội nghị hoạt động giao lưu, gặp gỡ nhiều người, họ mục đích chung mà tập trung làm tham gia vào hoạt động chung hoạt động giao tiếp hói phức tạp Hội nghị cần phải tiến hành kết thúc cách tốt đẹp, ngồi việc tổ chức xếp công việc cách tỷ mỷ cẩn thận, phục vụ chu đáo tất người có liên quan đến buổi hội nghị cần phải biết số lễ nghi định Lễ nghi người ban tổ chức Xác định mục đích rõ ràng Bản thân ban tổ chức hội nghị phải xác định rõ mục đích gì, nhiệm vụ gì, điểm mấu chốt làm nên thành công buổi hội nghị Khi xếp, tổ chức lập nên nhóm lễ tân gửi giấy thông báo đến cho người liên quan đến buổi hội nghị phải nói rõ cho người biết rõ cơng việc để họ chuẩn bị tốt, đảm bảo hội nghị có chất lượng tốt Xác định rõ chương trình làm việc: hội nghị diễn vào thời điểm nào, khai mạc lúc nào, kết thúc vào lúc nào, phải báo cho người biết rõ để có chuẩn bị chu đáo cẩn thận mặt Địa điểm cụ thể: Các hội nghị quy mô lớn, hội nghị quy mô nhỏ, buổi toạ đàm, diễn đâu, phải cho người biết cụ thể xác, cần rõ lối lại dẫn đến hội trường Nếu cần, phải in phát cho đại biểu sơ đồ dẫn đến hội trường Trưởng nhóm tiếp tân, nhân viên tiếp tân phải phân công nhiệm vụ cách rõ ràng, việc chuẩn bị, bố trí xếp hội trường phải hoàn tất trước hội nghị bắt đầu khai mạc Chú ý đén việc đón tiếp đại biểu: Đối với đại biểu hay người có chức vị cao cần phải nghênh tiếp cách chu đáo cẩn thận, cần đặc biệt ý đến cách thức đón tiếp Trong lúc hội nghị diễn có vị đại biểu vào phải quan tâm dẫn cho họ việc cần thiết Đối với hội nghị nhỏ, người tổ chức buổi hội nghị phải trực tiếp làm chuyện Lễ nghi người khác - Người chủ trì hội nghị Người chủ trì hội nghị người lãnh đạo, tổ chức hội nghị Việc quan trọng với người lãnh đạo họ phải nắm bắt rõ xác số lượng người tham gia vào hội nghị, thời gian, chươgn trình, nội dung hội nghị Người chủ trì phải làm việc cách cẩn thận nghiêm túc Một hội nghị mà có nội dung hình thức khơng phù hợp với nói lên khả làm việc khơng có hiệu người chủ trì Người chủ trì phải thực tiến hành công việc cách nghiêm khắc, có phần cứng nhắc theo kế hoạch định, đôi lúc phải biết điều khiển công việc cách mềm dẻo, phụ thuộc vào hoàn cảnh cụ thể, vui vẻ hồ đồng với nhân viên Người chủ trì phải ý cho khơng khí hội nghị phải thật vui vẻ, thân mật không đạt hiệu cao Người chủ trì phải biết tơn trọng lắng nghe ý kiến người khác Hành vi ngắt lời người khác, thể thái độ phản đối cách gay gắt hành động bất lịch - Đoàn chủ tịch Các thành viên đoàn chủ tịch trước hết phải hiểu rõ nhiệm vụ chức phận mình, cần phải nghiêm khắc với thấn, tự buộc phải hồn thành nhiệm vụ Phải đến hội nghị giờ, định không đến muồn, khơng đến phải kịp thời xin phép nghỉ thông báo cho cấp đồng biết Khi vào hội trường phải vào theo thứ tự, ngồi chỗ mình, khơng chen lấn, xơ đẩy Nếu đại biểu quan khách vỗ tay chào đón nên vỗ tay chào đáp lại Trong lúc diễn hội nghị, không tự ý bỏ ngồi, ngó trước ngó sau, mà phải tập trung lắng nghe phát biểu, lúc cần vỗ tay phải vỗ tay, phải nói chuyên vui vẻ với người, vỗ tay với người, vỗ lúc, không vỗ tay nhanh mạnh mà không vỗ nhẹ chậm Khi buổi hội nghị kết thúc phải ngồi với người, khơng nên người đứng lên trước tiên mà không nên người cuối khỏi hội trường, phải từ từ, theo thứ tự định - Người phát biểu Người phát biểu coi nhân vật trung tâm định thành công hội nghị Bài phát biểu phải hợp lý, thực tế, có tính truyền đạt cao, có khả vào lòng người, phong phú, dễ hiểu thu hút ý người nghe, có làm cho người nghe ý tập trung lắng nghe Người páht biểu phải biết tôn trọng ý kiến người nghe, người chủ trì làm theo chương trình lập sẵn Ngồi ra, họ cịng phải ý đến phong thái cử mình, cử đường hồng, phong cách nhẹ nhàng, diễn đạt tự nhiên, thái độ tự tin Trước phát biểu, cần phải ý quan sát hết hội trường, người có ý muốn vỗ tay đón chào nên có hành động biểu đáp lại, chẳng hạn có tiếng vỗ tay phải vỗ tay hưởng ứng lại Trong lúc phát biểu, cần ý đến tốc độ nói, khơng nói q nhanh q chậm, ý đến giọng nói, khơng cao thấp; ý đến cách diễn đạt, ngơn ngữ nói, có gắng trì thái độ, cách nói chuyện đầy hứng khởi từ đầu đến cuối buổi; nơi quan trọng phải ý đến ngữ điệu nói, nói có ngữ điệu rõ ràng, tạo cao trào cho phát biểu Nếu hội trường có tình trạng người khơng tập trung nghe, nên tạm thời dừng lại, điều chỉnh lại ngữ điệu, ổn định lại hội trường cần đổi nội dung rút ngắn bớt thời gian xuống Khi kết thúc phát biểu phải thể thái độ cảm ơn đến đồn chủ tịch đại biểu tham dự - Khách quý hội nghị Các vị khách quý đoàn chủ tịch nhìn chung nhau, hội trường ln đứng vị trí trang trọng Là vị khách quý, việc cần phải ý đến lễ nghi vị đoàn chủ tịch ra, cịn cần phải ý đến chương trình, nội dung thứ tự làm việc hội nghị, biết quy định thời gian, địa điểm quy định khác có liên quan Tham dự hội nghị phải giờ, lịch sự, khiêm tốn, nghe theo sẹ xếp người chủ trì Tuyệt đối khơng tự ý làm việc gì, khơng kiêu căng, tự phụ - Các vị đại biểu hội nghị 10 Bài phát biểu cờ Sau kéo cờ xong, trường trung tiểu học, thầy hiệu trưởng, thầy giáo lão thành đọc lời tun thệ phát biểu có tính giáo dục cao cho tất học sinh nghe - Một số vấn đề cần lưu ý Khi chào cờ, tất người phải đứng thật nghiêm trang, ngắn Khi kéo cờ, tất người phải có thái độ nghiêm túc, cố gắng giữ cho buổi lễ có khơng khí trang nghiêm, khơng có động tác thừa, khơng lại nói cười buổi lễ Người cầm người bảo vệ cờ phải học kỹ “Luật quốc kỳ” phải huấn luyện đào tạo cách nghiêm khắc, cần phải tiến hành việc theo quy định “Luật quốc kỳ” Họp mặt chúc tết Ở Trung Quốc, ngày lễ quan trọng ngày tết đầu xuân, ngày lễ tết âm lịch đầu năm Vào ngày này, thành viên quan thường tụ tập lại để chúc mừng năm mới, vừa chúc tụng vừa hỏi thăm tình hình nhau…, tất hoạt động gọi họp mặt chúc tết Sau giới thiệu sơ qua vài hình thức họp mặt chúc tết thơng thường quy cách lễ nghi cần ý - Họp mặt chúc tết dạng hội nghị Địa điểm diễn buổi họp mặt phải bố trí cho thật náo nhiệt, long trọng, tràn ngập khơng khí vui tươi ngày lễ tết Trên bàn vị lãnh đạo, nên bày lọ hoa tươi, đằng sau nên treo băng rơn lớn với dịng chữ “Chúc mừng năm mới” Sau buổi họp mặt thức bắt đầu vị lãnh đạo người đứng đầu công ty, tổ chức nói vài lời chúc mừng năm đến tồn thể thành viên công ty Lời chúc phải thể quan tâm, chân thành, nhiệt tình, lịng u mến kỳ vọng ban lãnh đạo thành viên công ty Sau phát biểu xong, người bắt đầu chúc tụng lẫn nhau, cười nói vui vẻ, bật nhạc lên cho khơng khí thêm phần sơi động Nên ý điều họp mặt không nên kéo dài tiếng Những họp mặt phù hợp với họp mặt chúc năm Đảng, Chính phủ, quân đội ngành ban đến thăm hỏi chúc tết đơn vị đội - Họp mặt chúc tết dạng tiệc trà Họp mặt tiệc trà thường tổ chức theo kiểu bàn trịn, khơng có bàn lãnh đạo, có bàn Ngồi việc phải đặt nước uống bàn nên bày thêm hoa quả, bánh kẹo… buổi tiệc mà cịn có thêm số vị lãnh đạo đến chúc tết phải đợi sau vị nói lời chúc mừng năm xong người nói chuyện vui vẻ với Nội dung buổi 16 họp mặt câu nói chúc tụng lẫn nhau, chúc năm mạnh khoẻ, làm ăn phát đạt, người nói điều mong muốn đầu năm mình…, khơng khí gặp mặt thoải mái, tự nhiên, nhằm mục đích giao lưu, củng cố thắt chặt thêm mối quan hệ tình cảm người với Buổi gặp mặt kiểu tiến hành vào trước ngày tết - Buổi hội họp mặt đầu năm Nói chung, vào đêm giao thừa trước ngày đầu năm người thường tổ chức buổi tiệc mừng năm mới, người treo băng rôn chúc mừng năm khắp nơi Đầu tiên, vị lãnh đạo nói lời chúc mừng năm đến tất người, sau tổ chức hội văn nghệ, mời thêm đoàn ca múa chuyên nghiệp đến tham gia biểu diễn Hình thức họp mặt phù hợp với lễ tổ chức quan quyền địa phương chúc mừng năm đến tồn thể quần chúng nhân dân địa phương Tóm lại, tham gia buổi họp mặt chúc tết tất người mặc quần áo đẹp, thái độ đường hoàng, lịch sự, cử văn minh, nhã nhặn, chúc tụng cách chân thành nồng nhiệt Cách ứng xử buổi hội ngộ Đây từ phiên âm từ chữ “salon” tiếng Pháp, nghĩa từ tức “phòng khách”, “phòng chờ” Từ cuối kỉ thứ 17 đến kỉ 18, nhà văn nhân mỹ thuật học Pari, nước Pháp, bắt đầu tiếp thu hình thức cư xử với phụ nữ cách văn minh, lịch sự, thường bàn vấn đề nghệ thuật người ta gọi nơi mà văn nhân vị phu nhân tao nhã, lịch ngồi nói chuyện với “phịng khách” Từ đến nay, từ “salon” mang ý nghĩa hình thức giao tiếp xã hội lịch a Các loại “salon” Salon có nhiều loại phong phú đa dạng - Cuộc hội ngộ mang hình thức xã giao Đó hội ngộ, gặp mặt người bạn, đồng nghiệp có quen biết, tổ chức buổi họp mặt định trước khơng định trước ngày, chẳng hạn họp mặt đồng hương - Cuộc hội ngộ, họp mặt mang tính chun ngành Đó họp mặt đồng nghiệp, người có chung đam mê, họ tổ chức gặp gỡ để trao đổi vấn đề chun mơn - Cuộc họp mặt mang tính tiếp đãi Cuộc gặp mặt nayf với mục đích tiếp đón người đến thăm hỏi, làm tăng thêm mối thâm tình người với nhau, chẳng hạn buổi vũ hội, tiệc hay buổi toạ đàm dành cho vị khách tham dự họp quan trọng 17 - Cuộc họp mặt mang tính chất vui chơi giải trí, với mục đích liên hoan, củng cố tình cảm thân mật với để vui chơi giải trí, chẳng hạn buổi ca nhạc, hát chung gia đình với - Cuộc họp mặt mang tính chất tổng hợp Loại họp mặt có nhiều mục đích khác nhau, muốn khuyến khích người tự thảo luận bàn bạc vấn đề, giúp người hiểu rõ vấn đề hơn, chẳng hạn buổi tiệc rượu, hội gia đình… b Cách ứng xử buổi họp mặt Tuy hình thức buổi họp mặt tự nhiên thoải mái, xét cho cần phải quan tâm đến số cách ứng xử quan trọng tối thiểu Thứ nhất, nên xác định rõ thời gian địa điểm diễn buổi ghặp mặt, đồng thời thông báo cho tất người tham gia biết Thứ hai, người dự cần phải giờ, không nên đến sớm muộn Lúc đến mang theo hoa quà nhỏ Trang phục phải gọn gàng, sẽ, không thiết ăn mặc theo lễ nghĩa thường ngày mà phải tử tế, nghiêm chỉnh Nếu mặc quần áo nhăn nhúm, khơng đứng đắn đường hồng để lại cho người ấn tượng không tốt Nam giới cần ý mặc áo khốc ngồi, áo sơ mi, caravat phải hợp tông với Nữ giới cần phải ý ăn mặc cho đường hoàng đứng đắn Tham dự buổi họp mặt khác cần phải mặc khác cho phù hợp Chẳng hạn bạn mặc quần áo thể thao tham dự buổi biểu diễn nghệ thuật, mặc đồ vũ hội xem thi đấu bóng đá… Thứ ba, nói chuyện phải chân thành Các buổi họp mặt hinh thức giao lưu gặp gỡ người với nhau, vừa thể giáo dục, tác phong có nề nếp Chính vậy, cách nói chuyển phải thể giáo dục, tác phong có nề nếp Chính vậy, cách nói chuyện phải thể chân thành Nói chuyện phải nhẹ nhàng, thấu đạt lý, cố gằng nói câu chuyện xoay quanh chủ đề chính, tránh tình trạng nói lan man sang chuyện khác, nói khơng suy nghĩ kỹ Khơng thể muốn người ý đến mà nói có phần khoa trương, cường điệu vấn đề lên, khơng nên nói lung tung, nói vu vơ vấn đề khác, tránh làm cho người nghĩ khơng hiểu vấn đề, làm tư Lúc nói chuyện cần phải thể thiện có hứng thú quan tâm đến vấn đề làm cho khơng khí buổi họp mặt thêm sôi động hơn, không nói câu thơ thiển, bất lịch sự, khơng nói câu đùa thái không nói câu nói hàm ý nghĩa khác, hay nói câu nhục mạ người khác Thứ tư, cần phải tôn trọng người khác, không nên ngắt lời người khác, cịn muốn xen vào câu nói người ta nên nói tiếng “xin lỗi” 18 Thứ năm, cử tác phong nho nhã, lịch Cử lịch sự, đàng hoàng, lễ phép giúp để lại ấn tượng tốt cho người, làm cho người tin tưởng, quý mến tôn trọng Có người họ khơng giữ kẽ cho mình, có hành vi cử nói thoải mái tự nhiên, chẳng e ngại chút gì, thể người đến nghi lễ phức tạp Chẳng hạn cử chi khạc nhỏ bừa bãi, chốn đơng người cạy bẩn quần áo, cậy gỉ mũi…, làm động tác thừa, làm dáng vẻ tao nhã lịch mình, thể người thơ tục Ở chỗ đông người vậy, nên hạn chế bớt hành động lịch vậy, nên hạn chế bớt hành động bất lịch vậy, cố gắng không gây ý người Cách ứng xử buổi họp báo Một đơn vị tổ chức đôi lúc cần phải đơn vị quan khác hay g đại quần chúng nhân dân biết số tình hình hoạt động cơng ty mình, từ xây dựng nên mối quan hệ bạn bè đồng nghiệp tin tưởng lẫn nhau, đối xử chân thành với nhau, để lại ấn tượng tốt hình ảnh cơng ty, cách nhanh có hiệu để người biết đến hình ảnh cơng ty Thơng qua cơng chúng tin tưởng vào số quan ngôn luận uy tín để đưa kế hoạch hoạt động hay cách làm việc công ty cho người biết góp ý kiến Ngày họp báo ngày tiếp đón phóng viên tờ báo đến tham dự, hình thức mà người đại diện công ty đứng lên phát biểu số ý kiến trả lời vấn với phóng viên, với mục đích cầu nối doanh nghiệp quần chúng nhân dân, nhằm dành hiểu biết ủng hộ quần chúng, thu hút nhiều quan ý nhà lãnh đạo nhà đầu tư, tạo thuận lợi việc thực thi sách hoạt động công ty Phạm vi lễ nghi buổi họp báo gồm số vấn đề sau: - Thứ nhất, xác định rõ chủ đề Người tổ chức buổi họp báo phải xác định rõ chủ đề buổi họp báo để từ cịn xác định phạm vi mời phóng viên, xếp ổn thoả công việc Nếu chủ đề họp báo khơng rõ ràng, phóng viên khơng thể truyền tải tin tức theo mục đích mà người tổ chức mong muốn, chí cịn đưa tin sai lệch, làm tổn hại đến hình ảnh cơng ty lịng quần chúng - Thứ hai, chuẩn bị thật kỹ tài liệu cần thiết Cần chuẩn bị thật tốt loại văn tài liệu mà phóng viên cần Bài phát biểu trả lời vấn phóng viên phải chuẩn bị từ trước Lễ nghi buổi vũ hội a Giới thiệu chung buổi vũ hội Vũ hội hoạt động giao tiếp, xã giao người với người thông dụng giới, hoạt động mang tính lành mạnh cao hàm chứa nhiều ý 19 nghĩa khác Nhận thức khiêu vũ vũ hội người đến có nhiều thay đổi lớn với phát triển không ngừng kinh tế xã hội Khiêu vũ có lợi cho sức khoẻ Trong buổi vũ hội, người ta ngồi thư giãn nghe nhạc, ngắm nhìn người khác nhảy nhảy, bước nhảy nhẹ nhàng êm làm cho người thấy thư thái dễ chịu nhiều, căng thẳng bực dọc dễ chịu nhiều, căng thẳng bực dọc công việc đời sống tan biến hết, khiêu vũ môn nghệ thuật mà yêu thích Cần nhận định điều rõ ràng cách nhảy xã giao khác so với cách nhảy khác, cách nhảy trữ tình mềm mại mà khơng lạnh lùng, nồng nhiệt đằm thắm mà không điên cuồng, vừa nhày vừa làm tăng thêm tình cảm yêu quý lẫn đôi bạn nảy, làm cho người nhảy đam mê u thích Có thể nói khiêu vũ hoạt động lịch sự, mà lại náo nhiệt vui vẻ Thường xuyên tham gia vào buổi vũ hội trì tuổi xuân, làm cho tinh thần thêm hưng phấn, làm thay đổi suy nghĩ người khác giới, loại bỏ tệ nạn xã hội; giúp cho tình bạn thêm khăng khít đồng thời lại mở rộng mối quan hệ, biết thêm nhiều bạn bè Ngồi cịn làm cho thể thêm khoẻ mạnh, rắn chắc, người lúc thấy vui vẻ, yêu đời, tâm hồn rộng mở, sinh lực tràn đầy, người gia tìm lại tuổi xuân mình, trở lên yêu đời yêu sống Thường xuyên tham gia buổi vũ hội giúp cho người biết cách đối nhân xử thế, biết cách ứng xử với tất người, xây dựng tư cách phẩm chất đạo đức cao quý, phong cách cử nho nhã, lịch Chẳng hạn buổi vũ hội quan, đơn vị, có tác dụng tốt việc tạo dựng mối quan hệ, gắn bó lãnh đạo nhân viên, thắt chặt mối quan hệ, đồn kết gắn bó nhân viên quan với Còn buổi vũ hội quan, đơn vị với tăng thêm tình hữu nghị, mở rộng phát triển mối quan hệ, xây dựng mối làm ăn kinh doanh mới, đẩy mạnh hoạt động kinh doanh đơn vị b Công việc tổ chức buổi vũ hội Muốn tổ chức buổi vũ hội thành công tốt đẹp, cảm thấy vui vẻ hài lòng phải tiến hành cơng việc chuẩn bị cách kỹ tỷ mỷ, không bỏ qua bỏ sót chi tiết cơng việc nhỏ nhặt Cơng tác chuẩn bị bao gồm số công việc sau Thời gian tổ chức hợp lý Các buổi vũ hội thường tổ chức vào buổi tối ngày cuối tuần, vào ngày nghỉ ngày khai trường, khai mạc hay bế mạc đại hội đó… Lúc đó, khơng khí náo nhiệt làm cho người thấy vui vẻ, thoải mái mà lại không ảnh hưởng đến ngày làm việc thời gian việc mời khách việc khách tham dự dễ dàng đơn giản 20