Quản lý và phát triển tổ chức hành chính nhà nước

Các yếu tố xác định một tổ chức hiệu quả... với chi phí thấp nhất chi phí hợp lý.Hiệu quả tổ chức trong tư duy mới: tổ chức hiệu quả là tổ chức đạt được mục tiêu của tổ chức và thích ứn

HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH

10 Song trùng lãnh đạo – Trực thuộc hai đầu

11 Trách nhiệm (responsibility) và trách nhiệm giải trình

(accountability)

12 Participative

13 Hiệu lực (Effectiveness) & Hiệu quả (Efficiency)

14 Abraham Lincoln: “government of the people, by the

people, for the people”

15 Referendium

16 Democratic centralizm

17 NT Tập quyền (centralisation), NT Phân quyền

(decentralisation), NT Tản quyền (deconcentralisation)

18 Tổng thống chế - Nghị viện chế (Presidential and

23 Mô hình chuyên viên trực tuyến

24 Mô hình chính quyền đô thị

25 OD Organization Development

Nội dung môn học

Chương 1 Lý luận cơ bản về tổ chức

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC BỘ MÁY NHÀ NƯỚC

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Sơ đồ hệ thống các cơ quan thực thi quyền hành pháp của nước CHXHCN Việt Nam

Các CQ thuộc

CP

Bộ & Các CQ ngang Bộ

Các CQ chuyên môn Các TC tư vấn

– liên ngành

Các CQ chuyên môn Các TC tư vấn

– liên ngành

Sơ đồ hệ thống các cơ quan thực thi quyền hành pháp của nước CHXHCN Việt Nam

Các CQ chuyên mơn

Các CQ chuyên mơn

Quan hệ chỉ đạo chuyên môn, nghiêp vụ

Quan hệ cấp trên trực tiếp Chú thích

Chương VI Hiệu quả tổ chức hành

chính nhà nước

I Quan niệm về hiệu quả tổ chức

II Các yếu tố xác định một tổ chức

hiệu quả.

I Quan niệm về hiệu quả tổ chức

Hiệu quả (effectiveness)

1 Kết quả và hiệu quả

2 Hiệu quả tổ chức

1 Kết quả và hiệu quả

Kết quả là một sản phẩm được tạo ra của một tổ

chức Kết quả được lượng hóa về số lượng,

chất lượng cũng như nhiều chỉ số đo khác

Hiệu quả là giá trị có được khi so sánh kết quả

của hoạt động tạo ra sản phẩm với chi phí

Hiệu quả

Chi phí

So sánh Kết quả



Quyền hạn Chuyên quyền

Không điều hành được





với chi phí thấp nhất (chi phí hợp lý).

Hiệu quả tổ chức trong tư duy mới: tổ chức

hiệu quả là tổ chức đạt được mục tiêu của tổ

chức và thích ứng một cách tốt nhất với sự thay đổi của môi trường

II Các yếu tố xác định một tổ chức hiệu quả

1 Mục tiêu của tổ chức

2 Cơ cấu tổ chức

3 Các yếu tố tổ chức ảnh hưởng đến

hiệu quả tổ chức

II Các yếu tố xác định một tổ chức hiệu quả

quản lý, các cá nhân, bộ phận) hướng tới cam kết thực hiện

Cây mục tiêu (Objective tree)

MỤC TIÊU (chung)

GP1,2,3… GP1,2,3…

II Các yếu tố xác định một tổ chức hiệu quả

1 Mục tiêu của tổ chức

1.1 Các mục tiêu phải lập thành một hệ thống

hỗ trợ lẫn nhau1.2 Các mục tiêu phải mang tính xác đáng

Quan hệ véc tơ giữa mục tiêu chung và

mục tiêu cá nhân

Cách xác định phù hợp mục đích của tổ

chức, nhà quản lý và cá nhân

Mục tiêu của nhà quản lý

Mục tiêu của

tổ chức Mục tiêu của

cá nhân

Cách xác định phù hợp mục đích của tổ chức, nhà quản lý và cá nhân/tổ chức không hiệu quả

Mục tiêu của

nhà quản lý

Mục tiêu của

tổ chức Mục tiêu của

cá nhân

II Các yếu tố xác định một tổ chức hiệu quả

2 Cơ cấu tổ chức

2.1 Hoàn thiện thiết kế cơ cấu tổ chức

ảnh hưởng của cơ cấu tổ chức đến hiệu quả tổ chức

như đối với các tổ chức hành chính nhà nước – các tổ chức có những cơ cấu phức tạp không những chỉ vì

nhiều tầng, nấc mà còn vì quá nhiều luật lệ, thủ tục.

Sức mạnh của tổ chức bắt nguồn từ con người Vì vậy,

lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức thích hợp, tạo điều kiện thuận lợi cho mọi thành viên góp công sức của

mình vào mục tiêu chung của tổ chức Tất cả các cơ quan nhà nước các cấp cần được thiết kế hợp lý trên

sự lựa chọn sáng suốt các mô hình cơ cấu tổ chức.

• Tuy nhiên, các tiểu hệ thống nội tại của hệ

thống được cơ cấu theo nhiều phương án khác

nhau tạo nên sự phong phú của cơ cấu tổ chức

• Để đánh giá cơ cấu tổ chức, dựa vào các khía

cạnh sau:

– Mức độ tập quyền

– Sự chính thức hóa

– Tính phức tạp

chung.

Cơ cấu

• Mô hình tương tác tương đối ổn định

• Mô hình tương tác tương đối ổn định giữa

các nhóm để cùng theo đuổi mục tiêu chung.

• Mô hình tương tác tương đối ổn định giữa

các nhóm để cùng theo đuổi mục tiêu chung.

Cơ cấu tổ chức

3 Các yếu tố tổ chức ảnh hưởng đến

hiệu quả tổ chức

3.1 Quy mô của tổ chức

3.2 Môi trường của tổ chức

3.3 Công nghệ và nhiệm vụ

3.4 Các yếu tố chính thức và phi chính

thức

4 Hình thành và phát triển văn hoá tổ chức phù hợp

5 Phong cách quản lý phù hợp

6 Cách thức sử dụng quyền lực trong tổ chức

ảnh hưởng đến hiệu quả tổ chức/uỷ quyền

7 Xung đột/mâu thuẫn trong tổ chức ảnh hưởng

đến hiệu quả tổ chức

8 Môi trường của tổ chức là yếu tố ảnh hưởng

quan trọng, chủ yếu đến hiệu quả tổ chức

Sắp xếp lại thành 10 yếu tố

4 Hình thành và phát triển văn hoá

tổ chức phù hợp

4.2 Bốn loại văn hóa tổ chức:

– Văn hóa quyền lực

– Văn hóa vai trò

– Văn hóa nhiệm vụ

– Văn hóa cá nhân

Văn hóa quyền lực

• Mạnh, vững chắc

• Phản ứng nhanh, thích nghi môi trường

• Ê – kíp làm việc thống nhất, cùng lý tưởng

• Lệ thuộc vào trung tâm quyền lực và ê – kíp

• Phù hợp: doanh nghiệp dịch vụ: luật, khởi

nghiệp

The power culture

• “The organization revolves around and is dominated by

an individual or a small group” (Lynch 282)

• Discussions and often most of the initiatives refer back

to the centre, which in turn dominates work styles,

beliefs, and even practices in the organization

• A problem with this kind of organization is that it

becomes increasingly difficult for the centre to keep

control and manage the organization as it grows and

expands

• Even if subgroups of managers develop their plans and initiatives it reflects the preferences of the top or centre.

Văn hóa vai trò

• Bureaucracy

• Mỗi cá nhân – một vai trò,

có quy định rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn,

• Nội quy, quy chế

• Phù hợp: tổ chức lớn: quân

đội, hành chính

The role culture

• “This organization relies on committees,

structures, logic and analysis” (Lynch 283)

• In this context a small group of

managers/leaders will make the final decision

but they will rely on procedures, systems and

well-defined roles of communication

• The management of change is often a problem

in this kind of organization especially in an

unstable environment the managers often do

not see the changes coming or do not know

how to manage it

Văn hóa nhiệm vụ

• Ma trận

• Task force

• Nhiệm vụ (mission) là trên hết

• Không thứ bậc

• Không quy chế, thủ tục

• Đoàn kết, vì mục tiêu chung.

• Thích nghi nhanh với môi trường.

• Phù hợp: công việc không thường xuyên, nhiệm vụ đặc biệt.

The Task culture

• “The organization is geared to tackle identified

projects or tasks

• Work is undertaken in teams that are flexible and

tackle identified issues” (Lynch 283).

• In this organization power rests with the team and

experts are utilized to facilitate group decisions.

• A problem with this kind of culture is that it is less

capable of large-scale work and control relies largely

on the efficiency of the team and top management is

obliged to allow the group day-to-day autonomy.

Văn hóa cá nhân

• Cá nhân: ai cũng quan trọng

• Tổ chức phải “chiều ý” cá nhân.

• Cá nhân không cần đứng trong tổ chức, vì có tài năng và có thể họat động độc lập

• Ít nội quy, kỷ luật.

• Phù hợp: câu lạc bộ, hội nghề nghiệp, văn nghệ sĩ,

The personal culture

• “The individual works and exists purely for

her or himself

• The organization is tolerated as the way to

structure and order the environment to

certain useful purposes, but the prime area

of interest is the individual (Lynch 283)

• An obvious problem with this kind of

culture is that each individual feels little

loyalty to the organization and is therefore

difficult to manage

5 Phong cách quản lý phù hợp

• Hình 6.4 Các loại phong cách quản lý (p.307)

• Trang 309:

A 3 sửa thành A 5 và ngược lại

Impoverish: bần cùng hoá, nghèo nàn,

Authory-compliance: Phục tùng mệnh lệnh

Blake/Mouton Leadership Grid

1,9 Country Club Management

Thoughtful attention to needs of people for satisfying relationships leads to a comfortable, friendly organization atmosphere &

work tempo.

9,9 Team Management

Work accomplishment is from committed people; interdependence through a “common stake” in organization purpose leads to relationships of trust & respect.

5,5 Middle of the Road Management

Adequate organization performance is possible through balancing the necessity to get out work with maintaining morale of people at a satisfactory level.

9,1 Authority-Compliance

Efficiency in operations results from arranging conditions of work in such a way that human elements interfere to a

minimum degree.

1,1 Impoverished Management

Exertion of minimum effort

to get required work done is appropriate to sustain organization membership.

Mơ hình 4 hệ thống của Rensis Likert

Mức độ tham gia của cấp dưới

Mô hình 4 hệ thống của Rensis Likert

• Mô hình quản lý quyết đoán, độc tài, chuyên quyền

• Mô hình quản lý quyết đoán, nhân từ

• Mô hình tham vấn

• Mô hình tham gia:

• Lòng tin và sự hy vọng hoàn toàn vào cấp dưới

Mơ hình của Trường đại học TH Ohio

Ít quan tâm đến nhiệm vụ, quan tâm đến con người

Quan tâm đến nhiệm vụ, quan tâm đến con người

Ít quan tâm đến nhiệm vụ, ít quan tâm đến con người

Quan tâm đến nhiệm vụ, ít quan tâm đến con người

Mô hình sản xuất - con người

• Còn gọi là Ô bàn cờ quản lý (The management grid)

của Blake và Mouton

• 9 x 9 = 81 khả năng khác nhau của phong cách lãnh

đạo

• 4 phong cách cực đoan: 1.1 1.9 9.1 9.9

• Phong cách 5.5 có sự quan tâm vừa phải đối với sản

xuất và con người

• Các yếu tố ảnh hưởng:

• Nhân cách của nhà quản lý và của người dứơi quyền

• Các yếu tố môi trường của quản lý

• Các yếu tố ngẫu nhiên khác

Chương VII Phát triển tổ chức hành

• Hãy nêu những yếu tố hiệu quả

của tổ chức hành chính Nhà

nước và phân tích một yếu tố mà anh/chị cho là quan trọng nhất Tại sao? (p.292)