Phân tích thiết kế hệ thống - quản lý khách sạn

thanh toán cho các nhà cung cấp vật tư, vật liệu, tiền lương nhân viên, tiền điện, tiền điện thoại… Cuối cùng là báo cáo tình hình kinh doanh của khách sạn lỗ, lãi và đưa ra dự báo tài c

CÔNG TY PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM DEVELOPMENT888Địa chỉ: số 468 Bạch Mai – Hai Bà Trưng Hà Nội

Email: PhongDuAn@Development888.com.vnĐiện thoại: (04) 3456 7888 Fax :(04) 6666 8888Website: Development888.com.vn

Hà Nội, ngày 30 tháng 4 năm 2014

BÁO CÁO KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ

PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

Địa điểm: Tại trụ sở chính công ty công ty đầu tư phát triển Mãi Mãi Yêu Em 696

Trần Đại Nghĩa – Hai Bà Trưng – Hà Nội.

Thời gian: ngày 25 tháng 3 năm 2014

Bên A: Đơn vị khảo sát: Công ty phát triển phần mềm 888

Các thành viên tham gia:

Giám đốc điều hành: Vũ Trung Đức

Trưởng phòng dự án: Trần Duy Huy

Trưởng phòng Marketing: Vũ Thành Đạt

Trưởng phòng Tài vụ: Lê Khánh Trình

Bên B: Đơn vị được khảo sát: Công ty cổ phần đầu tư Mãi Mãi Yêu em

Các thành viên tham gia:

Giám đốc : Nguyễn Thanh Tuyền

Phó Giám đốc: Đặng Văn Tòng

Trưởng phòng nhâm sự: Nguyễn Trọng Quyết

1 - GIỚI THIỆU 3

1.1 Giới thiệu chung 3

1.2 Cơ cấu tổ chức khách sạn 3

2 QUY TRÌNH THỰC HIỆN 4

2.1 Quy trình đặt và thuê phòng 4

2.2 Quy trình trả phòng 7

3 MÔ TẢ QUY TRÌNH GIAO DỊCH VÀ CÁC DỮ LIỆU XỬ LÝ 9

3.1 Dữ liệu vào 9

3.2 Dữ liệu ra 11

4 ĐÁNH GIÁ HIỆN TRẠNG HỆ THỐNG CŨ 13

4.1 Các vấn đề trong hệ thống cũ 13

4.2 Giải quyết vấn để với hệ thống mới 14

II - PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 14

1.SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG 14

1.1 Sơ đồ mức đỉnh 14

1.2 Các chức năng chi tiết 16

2 BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU 21

2.1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh: 21

2.2 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh : 23

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 24

3 SƠ ĐỒ THỰC THỂ LIÊN KẾT 30

III - THIẾT KẾ 31

IV - XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH 41

V - CÀI ĐẶT 41

KẾT LUẬN 41

TÀI LIỆU THAM KHẢO 41

PHỤ LỤC 41

1 Biên bản họp 41

2 Hợp đồng 43

3 Báo giá 48

I – KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG

1 - GIỚI THIỆU

1.1 Giới thiệu chung

Khách sạn Mãi Mãi yêu em có vị trí tại địa chỉ 696 Trần Đại Nghĩa – Hai

Bà Trưng – Hà Nội Được thành lập vào năm 2014, do công ty cổ phần đầu tư Mãi Mãi Yêu Em quản lý Đây là một công ty mới thành lập và đầu tư vào lĩnh vực khách sạn, với quy mô vừa phải Khách sạn được xây dựng ở vị trí khá thuận lợi, với diện thích sàn 300m2, với chiều cao 8 tầng Tuy nhiên các khâu trong công tác quản lý và kinh doanh của khách sạn còn mang tính chất thủ công nên gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý

1.2 Cơ cấu tổ chức khách sạn

- Giám đốc điều hành : Nguyễn Thanh Tuyền - Số điện thoại 0976634444 với vai trò

quản lý chung

- Bộ phận kế toán: có nhiệm vụ thực hiện tất cả các công việc kế toán có liên quan

đến doanh thu (thu nhập) của khách sạn cũng như các khoản phải tri chả như: tiền

Bộ phận bảo vệ

Bộ phận bảo vệ

thanh toán cho các nhà cung cấp vật tư, vật liệu, tiền lương nhân viên, tiền điện, tiền điện thoại… Cuối cùng là báo cáo tình hình kinh doanh của khách sạn (lỗ, lãi) và đưa

ra dự báo tài chính trong tương lai trình lên giám đốc quản lý

- Bộ phận lễ tân: có trách nhiệm quản lý công việc đăng ký phòng của khách đến nghĩ

tại khách sạn Đông thời làm các thủ tục nhận phòng, trả phòng cho khách, kiểm tra khách đến và đi khỏi khác sạn, trả lời các yêu cầu về điện thoại và giúp đỡ khách hang nếu được yêu cầu Ngoài ra bộ phận lễ tân còn kiêm cả chức năng Marketing để quảng

bá về các dịch vụ khác của khách sạn như hướng dẫn du lịch và bán các Tuor du lịch nhờ đó nhân viên có thêm hoa hồng

- Bộ phận buồng, phòng : có trách nhiệm vệ sinh hàng ngày phòng của khách, kiểm

tra hiện trạng các trang thiết bị tronh phòng để báo cáo với giám đốc khi có yêu cầu hay sửa chữa, thay thế nếu cần thiết

2 QUY TRÌNH THỰC HIỆN

2.1 Quy trình đặt và thuê phòng

 Sơ đồ quy trình đặt và thuê phòng

Xác định khả năng và kiểm tra

phòng trống

Xác nhận của khách

 Phòng đang sửa chữa

 Mỗi phòng trong khách sạn có số phòng, số lầu, loại phòng vàứng với một giá tiền nhất định Khách sạn gồm có ba loại phòng 1,

2, 3 tương ứng với giá như sau 150.000đ, 200.000đ, 250.000đ (trong

 Nhận giấy tờ:

 Khi giao phòng cho khách nhân viên lễ tân phải giữ một số giấy

tờ tuỳ thân như: CMND, Passport,…

 Đổi phòng:

 Sau khi nhận được phòng nếu khách có nhu cầu đổi phòng thìnhân viên lễ tân sẽ kiểm tra lại thông tin phòng Nếu còn phòngtrống thì làm thủ tục đổi phòng cho khách

 Sơ đồ đặt và thuê dịch vụ

 Cung cấp dịch vụ:

 Trong thời gian ở tại khách sạn nếu khách có nhu cầu dùng cácdịch vụ tại khách sạn thì nhân viên sẽ cung cấp cho khách Cácdịch vụ này bao gồm: Dịch vụ gọi điện, ăn uống, giặt giũ, đi lại

 Nhân viên sẽ ghi lại họ tên khách hàng, số phòng đang ở, ngày,tên dịch vụ đã dùng, giá tiền cho dịch vụ đó

Kiểm tra hiện trạng phòng và

trang thiết bị

Lập hóa đơn thanh toán

Lưu lại hiện trạng phòng

Tổng hợp thông tin đặt

phòng Nhận tiền thanh

toán

 Bên cạnh nhận lại chìa khoá phòng Nhân viên lễ tân trả lại các giấy

tờ tuỳ thân cho khách

 Lập tổng hoá đơn:

 Bao gồm: tên khách, ngày ở, ngày đi, số phòng, tiền phòng, tiền dịch

vụ (nếu có), tiền bồi thường trang thiết bị (nếu có) số tiền mà khách

đã đặt cọc trước và tổng tiền mà khách phải trả

 Phần việc của bộ phận Lễ tân:

 Khi có khách đăng kí thuê phòng (trực tiếp hay qua điện thoại) nhân viên Lễ tân kiểm tra trạng thái các phòng trong Sổ nhật ký phòng Nếu còn phòng thì trả lời chấp nhận và làm thủ tục nhận phòng cho khách

 Ghi thông tin khách đặt phòng vào sổ nhật ký phòng (Họ tên, tuổi, CMND, địa chỉ…)

 Khi khách trả phòng nhân viên lễ tân yêu cầu khách trao lại chìa khóa phòng và thưc hiện kiểm tra sổ nhật ký phòng để lấy thông tin lập hóa đơn thanh toán cho khác và chuyển hóa đơn này đến

bộ phận kế toán để khách hàng thực hiện thanh toán tiền và nhận biên lai thu tiền

 Cập nhật lại thông tin trong sổ nhật ký phòng

 Đầu giờ làm việc mỗi buổi sáng hàng ngày nhân viên Lễ tân lấy những thông tin về khách trọ mới đến cơ quan công an để thực hiện đăng ký tạm trú tạm vắng cho khách.

 Công việc cuối cùng của Lễ tân là giao tiếp với khách hàng, giải đáp các thắc mắc của khách hàng và hướng dẫn họ sử dụng nhữngdịch vụ mà khách sạn đang cung cấp

 Phần việc của bộ phận kế toán:

 Quản lý thu: khi có khách thanh toán thì nhân viên thi ngân thực hiện thu tiền và viết Biên lai trao lại cho khách tiếp đến là lưu trữ hóa đơn đồng thời ghi chép khoản tiền thu vào sổ thu tương ứngvới ngày đã thu để làm đối chứng và báo cáo lên cấp sau này

 Quản lý chi: các nguồn chi bao gồm: tiền mua lương thực thực phẩm, tiền điện, điện thoại, lương, trang thiết bị, thuế… tất cả các khoản này đều được ghi chép vào trong sổ

 Quản lý nhân sự: do cơ cấu hoạt động của khách sạn quy mô không quá lớn, số lượng nhân viên không nhiều, nên chức năng quản lý nhân sự được bộ phận kế toán kiêm luôn

 Báo cáo doanh thu: hàng tháng bộ phận kế toán phải sử dụng sổ tiền mặt làm căn cứ thống kê tổng chi, tổng thu từ đó lập báo cáo tài chính trình lên giám đốc

1 Dữ liệu ra

a Sơ đồ theo dõi phòng nghỉ tại khách sạn :

b Phiếu thanh toán :

c Phiếu đặt phòng

 Nếu có sai sót khó sửa đổi, không có sự liên kết giữa các phòng, ban trong công ty

Chính vì những nhược điểm nói trên và đòi hỏi trong việc quản lý một cách nhất quán để hiệu quả và đỡ tốn kém việc xây dựng một Hệ thống quản lý Khách sạn Mãi Mãi Yêu Em là cần thiết

4.2 Giải quyết vấn để với hệ thống mới

 Xây dựng việc quản lý các phòng của khách sạn với các yêu cầu sau :

 Tra cứu được tất cả các thông tin của nhân viên

 Tra cứu được danh sách khách thuê phòng cùng với mã phòng, CMND , mã số khách hàng…

 Tra cứu được ngày giờ khách thuê phòng,đặt phòng

 Tra cứu được đặc điểm như phòng trống, phòng đang được sửa chữa, tổng số phòng đã thuê

 Tra cứu được loại phòng, mã phòng, số tầng, số điện thoại của phòng

 Cho biết được doanh thu trong ngày,trong tháng, trong quý và trong năm.Cho biết khách đã trả thanh toán tiền chưa, đặt cọc bao nhiêu

 Có thể thêm bớt, tìm kiếm, xoá bỏ, chỉnh sửa, thay đổi thông tin và in tất cả các thông tin

b Chức năng chính.

Trả lời yêu cầu đặt phòng

Nhận yêu cầu thuê phòng

Trả lời yêu cầu thuê phòng

Lập danh sách khách

Phân loại khách

Lập danh sách dịch vụ

Nhận và trả lời y/c

sử dụng dịch vụ

Lập hoá đơn sử dụng dịch vụ

Lập danh nhân viên

Phân loại nhân viên

Thống

kê lượng khách

Phân loại khách

Hoạch toán thu chi

Làm hoá đơn thanh toán

Danh sách nhân viên

Quản lý

phòng

Quản lý đặt và thuê phòng

Quản lý khách

Báo cáo Quản lý

nhân viên

Quản lý dịch vụ QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

quyền cụ thể các thao tác được phép, không được phép Ví dụ : thao tác thay đổi giá,thay đổi giờ Check-in…, các vùng dữ liệu được phép thao tác như: doanh thu, chi phí,phân tích, nhật ký sử dụng…

 DANH MỤC

 Danh sách phòng: Bao gồm các phòng, thông tin chung

 Danh sách khách: Thông tin về khách

 Danh sách dịch vụ: Các dịch vụ cung cấp

 Danh sách nhân viên: Các nhân viên, số liệu ngày giờ làm việc, lương bổng,

 NGHIỆP VỤ

 Đặt và thuê phòng: Tìm kiếm và trả lời cho khách

 Lập danh sách: phòng, khách, nhân viên

 Thống kê, phân loại số lượng khách

 Hoạch toán các khoản thu, chi

 Lập hóa đơn thanh toán

 BÁO CÁO

Hệ thống báo cáo chi tiết và tổng hợp khác nhau đáp ứng các yêu cầu truy xuấtthông tin phục vụ quản lý, theo dõi hoạt động

 Thống kê số lần khách lưu trú

 Báo cáo doanh thu hàng ngày

 Báo cáo chi tiêu khách hàng đến nay

 Báo cáo doanh thu nhà hàng

 Báo cáo doanh thu các dịch vụ khác

 Báo cáo tổng hợp cuối ngày

 Báo cáo tổng hợp theo thời điểm

1.2 Các chức năng chi tiết.

 CÁC CHỨC NĂNG XỬ LÝ CỦA HỆ THỐNG

Gồm 6 chức năng chính đó là:

 Quản lý phòng

Chức năng này làm nhiệm vụ chình là:

 Lập nên danh sách các phòng để tra cứu

 Quản lý trạng thái phòng (Còn trống, phòng đã hết, phòng đang sửa chữa, dọndẹp)

Quản lý

phòng

Quản lý đặt và thuê phòng

Quản lý khách

Báo cáo

Quản lý nhân viên

Quản lý dịch vụ

QUẢN LÝ KHÁCH SẠN

 Quản lý trang thiết bị tiện nghi của phòng (điện thoại).

 QUẢN LÝ ĐẶT VÀ THUÊ PHÒNG

Quản lý các hoạt động đặt và thuê phòng khi có khách đến thuê:

 Nhận yêu cầu đặt phòng: Khi có khách liên lạc (gọi điện, email…) muốn đặttrước một phòng nào đó, trước khi đến ở

 Trả lời yêu cầu đặt phòng: Kiểm tra xem còn phòng đáp ứng yêu cầu của khách.Trả lời cho họ có hay hết phòng, hoặc trong thời gian bao lâu thò có

 Nhận yêu cầu thuê phòng: Khi có người khách đến trực tiếp yêu cầu thuêphòng

 Trả lời yêu cầu thuê phòng: Kiểm tra phòng và trả lời

 Trao hóa đơn phòng: Bao gồm những thông tin về số phòng, những khoản phídịch vụ, tiền phòng,…

 Nhận yêu cầu trả phòng: Khi khách trả phòng, thanh toán

QUẢN LÝ PHÒNG

Lập danh sách

phòng

Quản lý trạng thái phòng

Quản lý tiện nghi

 QUẢN LÝ KHÁCH

Khách hàng là một trong những đối tượng chính của khách sạn cần được quản lý Do

số lượng khách hàng nhiều và là những đối tượng khác nhau nên cần phải được quản

lý, để tránh được sự nhầm lẫn giữa các khách hàng khi đến sử dụng dịch vụ khách sạn.Ngoài ra còn phải quản lý các thông tin cần thiết của khách hàng khi vào khách sạn

QUẢN LÝ ĐẶT VÀ THUÊ PHÒNG

Nhận yêu cầu thuê phòng

Trả lời yêu cầu thuê phòng

Trao hóa đơn phòng

Nhận yêu cầu trả phòng

QUẢN LÝ KHÁCH

Nhập danh sách khách hàng

Phân loại khách

 QUẢN LÝ DỊCH VỤ

Lập nên danh sách quản lý các dịch vụ trong khách sạn (giặt là, đưa đón khách, mátxa) Thông qua đây mà khách sạn có thể nhận và trả lời các yêu cầu về dịch vụ củakhách hàng

 QUẢN LÝ NHÂN VIÊN:

Chức năng này để quản lý nhân viên trong khách sạn, có nhiệm vụ lập danh sách chitiết về từng cán bộ nhân viên các phòng để thuận loại trong việc quản lý

 BÁO CÁO:

Có nhiệm vụ tổng hợp tình hình hoạt động của khách sạn trong từng tháng, từng quý

và từng năm Thống kê số lượng khách (khách trong và ngoài nước), thống kê doanhthu của khách sạn, đưa ra lãi suất và hướng phát triển của khách sạn

Lập hoá đơn sử dụng dịch vụ

QUẢN LÝ NHÂN

VIÊN

Lập danh sách nhân viên

Phân loại nhân viên

 Thống kê lượng khách: Số lượng thuê phòng, xu hướng, thời điểm, thời gian,nhu cầu khách thuê.

 Phân loại khách: Theo thông tin, đối tượng khách, họ hay dùng dịch vụ nào

 Kế hoạch thu chi: Các khoản chi tiêu, nâng cấp, sửa chữa

 Lập hóa đơn thanh toán: Các hóa đơn cho khách

 Lập danh sách nhân viên: Các nhân viên phục vụ, lễ tân, quản lý

2 BIỂU ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU

2.1Biểu đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh:

BÁO CÁO

Thống

kê lượng

khách

Phân loại khách

Kế hoạch thu chi

Lập hoá đơn thanh toán

Lập danh sách nhân viên

Yêu cầu đặt thuê phòng

Yêu cầu sử dụng dịch vụ

Thông tin nhận phòng

Yêu cầu trả phòng Hóa đơn thanh toán

Yêu cầu nhận phòng Thông tin dịch vụ

Thông tin phòng Thông tin từ chối /đáp ứng

Khách Hàng Nhân viên

HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN –

Dịch vụ

Quản lý khách

Quản lý đặt thuê phòng

Báo cáo

Quản lý dịch vụ

2.3 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh

Xóa phòng

Kh ách hàn

trạng thái phòng

yêu cầu thông tin trạng thái phòng

thông tin sự thay đổi phòng

thông tin sự thay đổi phòng

c) Quản lý khách

Xóa khách Lập báo cáo Quản lý đặt thuê phòng

d) Quản lý dịch vụ

Thông tin xóa dịch vụ

Thông tin dịch vụ

Yêu cầu thanh

dịch vụ

Hóa đơn thanh toán

Tiền dịch vụ

Hóa đơn thanh toán

Yêu cầu sử dụng dịch vụ Thông tin dịch vụ

Xóa dịch vụ

Lập hóa đơn sử dụng dịch vụ

Lập danh sách dịch vụ

Nhận và trả lời y/c sử dụng dịch vụ Khách hàng

e) Quản lý nhân viên :

Báo cáo

Nhân viên

Thêm nhân viên

Xóa nhân viên Thông tin sa thải

nhân viên

Quản lý khách

Lập danh sách nhân viên

Thông tin về nhân viên

f) Báo cáo :

Quản lý đặt

thuê phòng

Danh sách nhân viên

Thông tin lượng khách

Quản lý đặt thuê phòng

Quản lý nhân viên

Làm hóa

đơn thanh

toán Hóa đơn thanh toán tổng tiền

Yêu cầu hóa đơn thanh toán Khách

Hóa đơn thu chi Báo cáo

3 SƠ ĐỒ THỰC THỂ LIÊN KẾT

ThuePhongTable

FK1 MaKhachHang FK2 MaPhong NgayThue TienThue

NhanVienTable

U1 MaKhachSan TenNhanVien SoCMND NamSinh GioiTinh BangCap DiaChi DienThoai MucLuong

DichVuTable

TenDichVu LoaiDichVu DacDiem GiaSuDung

KhachHangTable

NamSinh GioiTinh DiaChi QuocTich SoCMND SoDienThoai HoChieu

c Danh mục Khách sạn

d Danh mục Khách hàng

1.3 Một số bảng liên quan tới Nghiệp vụ

e Nghiệp vụ Thuê phòng

f Nghiệp vụ thuê dịch vụ

g Nghiệp vụ Đặt phòng

2 MÔ HÌNH QUAN HỆ THỰC THỂ

3 MỘT SỐ GIAO DIỆN CHƯƠNG TRÌNH

3.1Form theo dõi tình trạng đặt phòng:

3.1.1 Mục đích: Theo dõi tình trạng đặt phòng3.1.2 Output: Hiển thị danh sách các phòng, gồm thời gian bắt đầu, thời

gian kết thúc và tên khách hàng

3.1.3 Giao diện:

3.2Form màn hình đặt phòng:

3.2.1 Mục đích: Ghi nhận thông tin khách hàng muốn đặt phòng, phòng được

đặt và nhân viên phụ trách dịch vụ với phòng

3.2.2 Input: Thông tin khách, thông tin phòng, nhân viên

3.2.3 Giao diện:

3.3Form quản lý thông tin khách hàng:

3.3.1 Mục đích: Quản lý thông tin khách hàng

3.3.2 Input: Thông tin khách

3.3.3 Output: Thông tin khách

3.3.4 Giao diện:

3.4 Form lịch làm việc của nhân viên:

3.4.1 Mục đích: Theo dõi lịch làm việc của nhân viên

3.4.2 Output: Lịch làm việc của nhân viên

3.4.3 Giao diện:

3.5 Form quản lý thông tin dịch vụ:

3.5.1 Mục đích: Quản lý thông tin dịch vụ

3.5.2 Input: Thông tin dịch vụ

3.5.3 Output: Thông tin dịch vụ

3.5.4 Giao diện:

3.6 Quản lý danh sách phòng:

3.6.1 Mục đích: Quản lý thông tin các phòng nghỉ

3.6.2 Input: Thông tin phòng

3.6.3 Output: Danh sách thông tin các phòng

3.6.4 Giao diện: