[PTTKHT]Quản lý khách sạn

Phân tích thiết kế hệ thống hệ thống ]Quản lý khách sạn

Đánh Giá Các Thành Viên Trong Nhóm 888 Trưởng nhóm: Vũ Trung Đức Lớp: Toán Tin K56 Nhóm: 888 Các thành viên: STT Tên thành viên Đi họp offline Tham gia đóng góp ý kiến Làm tốt công việc được giao Thái độ khi làm việc Liên hệ được khi cần Tổng điểm 1 Trần Duy Huy 9 6 7 8 8 38/50 2 Vũ Thành Đạt 9 5 8 9 8 39/50 3 Lê Khánh Trình 9 5 7 8 8 38/50 4 Vũ Trung Đức 9 6 7 8 9 39/50 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU Hòa nhịp tiến hóa cùng tự nhiên, sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm cho máy tính trở thành thành phần không thể thiếu trong mọi lĩnh vực đời sống. Cùng với đó việc tận dụng nguồn tính năng của máy tính được tối ưu triệt để. Công việc quản lý, sản xuất, kinh doanh cũng ngày càng được mở rộng về quy mô và chi tiết. Việc ứng dụng tin học nhằm giải quyết bài toán tối ưu nhân lực, thời gian, chi phí… là xu hướng tất yếu. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý khách sạn là một mô hình quản lý mới hứa hẹn sẽ đem lại nhiều thành công. Nhờ việc sắp xếp cho khách thuê phòng và các dịch vụ cũng như việc đặt phòng, thanh toán nhanh chóng, thuận tiện. Các lãnh đạo có thể kiểm soát được tình hình khách sạn, khách hàng và nhân viên để từ đó có những chiến lược phù hợp, kịp thời. Chúng em, nhóm 888 xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Danh Tú, giảng viên Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội đã tận tình hướng dẫn chúng em trong quá trình tìm hiểu và thiết kế hệ thống này. Mặc dù đã nỗ lực thiết kế nhưng do kinh nghiệm và thời gian còn nhiều hạn chế nên khó tránh khỏ sai sót. Chúng em rất mong nhận được ý kiến của thầy Nguyễn Danh Tú cùng các thầy cô trong viện Toán ứng dụng và Tin học để có thể hoàn thiện hơn trong việc tạo lập một phần mềm trong tương lai. Xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, tháng 6 năm 2014 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 8882 2 NHÓM THỰC HIỆN Nhóm 888 Development HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 8883 3 BẢNG HÌNH I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG KHÁCH SẠN MÃI MÃI YÊU EM 1. Giới thiệu chung khách sạn a. Thông tin cơ bản khách sạn Khách sạn Mãi Mãi yêu em có vị trí tại địa chỉ 696 Trần Đại Nghĩa – Hai Bà Trưng – Hà Nội, được thành lập vào năm 2014, do công ty cổ phần đầu tư Mãi Mãi Yêu Em quản lý. Đây là một công ty mới thành lập và đầu tư vào lĩnh vực khách sạn, với quy mô nhỏ. Khách sạn được xây dựng ở vị trí khá thuận lợi, với diện thích sàn 300m2, chiều cao 2 tầng và 20 phòng. Tuy nhiên các khâu trong công tác quản lý và kinh doanh của khách sạn còn mang tính chất thủ công nên gặp nhiều khó khăn trong công tác quản lý. b. Cơ cấu tổ chức khách sạn Hình 1. Sơ đồ tổ chức - Giám đốc điều hành : Nguyễn Thanh Tuyền - Số điện thoại 0976634444 với vai trò quản lý chung. HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 8884 4 - Bộ phận kế toán: Câu hỏi Trả lời What Bộ phận kế toán thực hiện công việc gì? - Thực hiện tất cả công việc kế toán có liên quan liên quan đến doanh thu của khách sạn và các khoản chi trả như: tiền thanh toán cho các nhà cung cấp vật tư, vật liệu, tiền lương nhân viên, tiền điện, tiền điện thoại… - Báo cáo tình hình kinh doanh của khách sạn và đưa ra dự báo tài chính trong tương lai trình lên giám đốc Bộ phận kế toán có thiết bị gì? - Gồm 1 máy tính có kết nối internet và 1 điện thoại bàn Who Bộ phận kế toán có bao nhiêu người? - Có 2 người Wher e Công việc được xử lý và lưu trữ chủ yếu ở đâu? - Chủ yếu ở các file excel - Ngoài ra một số thông tin khác được lưu trên giấy HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 8885 5 When Giao dịch với kế toán có thể thực hiện trong khoảng thời gian nào? - Hàng ngày khi có khách thanh toán, bộ phận kế toán thu tiền và viết biên lai cho khách đồng thời lưu trữ lại để phục vụ việc lập báo cáo sau này. - Quản lý các khoản thu chi hàng tháng của khách sạn: lương nhân viên, tiền điện, nước, chi phí trang thiết bị - Cuối tháng bộ phận kế toán phải tổng kết lập báo cáo doanh thu của khách sạn trình lên giám đốc How Trình độ tin học của nhân viên ở mức nào? - Một người bằng tin học loại B, 1 người loại C - Bộ phận lễ tân: Câu hỏi Trả lời What Bộ phận lễ tân làm những công việc gì? -Xử lý việc đặt, thuê phòng; làm thủ tục cho khách nhận và trả phòng, thanh toán hoá đơn và cung cấp các thông tin cho khách. -Thực hiện tiếp nhận khách như: đưa đón khách, nhận và chuyển bưu điện, báo chí, hành lý … cho khách. Chuyển giao các yêu cầu dịch vụ của khách với nhà hàng ăn uống, các trung tâm dịch vụ, đại lý du lịch, các đoàn xe và các dịch vụ khác Who Bộ phận lễ Gồm 6 nam và 8 nữ có ngoại hình và khả HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 8886 6 tân có bao nhiêu người? năng giao tiếp tốt Wher e Công việc của lễ tân thực hiện ở đâu? - có 2 người trực ở khu vực tiếp khách - có 2 người trực ở cửa đón khách - Nhân viên còn lại ở phòng trực hoặc thực hiện các nghiệp vụ tùy theo cầu của khách và ban lãnh đạo When Bộ phận lễ tân làm việc ở những thời gian nào? - Bộ phận lễ tân làm việc 24/24h phân theo ca làm việc, số lượng nhân viên mỗi ca phụ thuộc vào mật độ khách đến thuê phòng trong khoảng thời gian đó( lớn nhất thường từ 19h - 0h00 và các ngày cuối tuần thứ 7, chủ nhật) How Bộ phận lễ tân cần những yêu cầu gì? - Có ngoại hình và khả năng giao tiếp, trong đó có 2 nhân viên có khả năng giao tiếp Tiếng Anh tốt, 1 nhân viên giao tiếp tiếng Trung, 1 nhân viên tiếng Nhật - Bộ phận buồng, phòng: Câu hỏi Trả lời What Bộ phận buồng phòng thực hiện công việc gì? - Chịu trách nhiệm vệ sinh hàng ngày phòng nghỉ của khách. - Kiểm tra hiện trạng các trang thiết bị trong phòng. Who Bộ phận buồng phòng có bao nhiêu người? - Có 5 người HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 8887 7 Wher e Bộ phận buồng phòng thực hiện công việc ở đâu? - Dọn dẹp tại các phòng nghỉ trong khách sạn When Bộ phận buồng phòng thực hiện công việc trong khoảng thời gian nào? - Các buổi sáng hàng ngày. - Sau khi khách trả phòng. HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 8888 8 2. Quy trình nghiệp vụ khách sạn a. Quy trình tổng thể • Sơ đồ quy trình HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 8889 9 Hình 2. Quy trình tổng thể • Diễn giải quy trình Ba nghiệp vụ chính là đặt thuê phòng, thuê dịch vụ và trả phòng được thực hiện ở bộ phận lễ tân kết hợp với bộ phận buồng phòng. Các thông tin cần thiết sẽ được lưu trữ lại và được bộ phận kế toán thực hiện các chức năng tra cứu và báo cáo. HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 88810 10 [...]... dữ liệu 22 23 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 888 b Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh Hình 8 Sơ đồ luồng mức ngữ cảnh 23 24 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 888 c Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0 24 25 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 888 d Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1 • 25 Quản lý danh mục 26 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 888 • 26 Quản lý nghiệp vụ 27 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 888 • Báo cáo 4... hệ thống quản lý khách sạn Phụ lục 4: “PLII.5 Mô hình thực thể quan hệ” III THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN MÃI MÃI YÊU EM 1 Mô hình thực thể quan hệ hệ thống quản lý khách sạn Phụ lục 5: “PLIII.1 : Mô hình thực thể quan hệ” 2 Diagram hệ thống quản lý cửa hàng Phụ lục 6: “PLIII.2 : Diagram” 28 29 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 888 3 Mô hình dữ liệu quan hệ hệ thống quản lý khách sạn a Bảng Hệ... Danh sách phòng khách sạn Yêu cầu:  Nhận yêu cầu đặt phòng  Trả lời yêu cầu thuê phòng, giao hóa đơn phòng khi khách thuê 3 Quản lý khách Thực hiện:  Bởi bộ phận lễ tân  Thực hiện hàng ngày khi có khách đến thuê phòng Input:  Thông tin khách hàng Yêu cầu: 20 21 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 888  Thống kê được số lượng khách  Lưu trữ được thông tin khách, phân loại khách 4 Quản lý dịch vụ Thực... Hợp đồng” II PHÂN TÍCH HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN MÃI MÃI YÊU EM 1 Sơ đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý khách sạn Hệ thống chức năng của chương trình đã được tổng hợp và trình bày ở Phụ lục 3: “PLII.1: Sơ đồ phân cấp chức năng” 19 20 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 888 2 Phân tích các chức năng chính trong hệ thống quản lý khách sạn STT 1 TÊN CHỨC NĂNG Quản lý phòng MÔ TẢ CHI TIẾT CHỨC NĂNG Thực... toán, hóa đơn sẽ được đưa cho khách hàng để khách hàng xác nhận, nếu đồng ý sẽ thực hiện thanh toán và lễ tân sẽ lưu trữ lại thông tin dùng cho tra cứu, báo cáo e Một số chứng từ của khách sạn Hình 6 Phiếu theo dõi phòng 14 15 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 888 Hình 7 Phiếu thanh toán 15 16 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 888 3 Đánh giá hiện trạng hệ thống khách sạn • Quy trình đặt thuê phòng... 4 Mô tả thực thể hệ thống quản lý khách sạn STT 1 2 27 Tên thực thể Nhân viên Mô tả thực thể ID, ID khách sạn, tên nhân viên, chứng minh nhân dân, ngày sinh, giới tính, bằng cấp, địa chỉ, điện thoại, mức lương Phòng ID, ID khách sạn, tên phòng, loại phòng, tiện nghi, vị trí, số giường, bảng giá, loại giường 28 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 888 3 Khách hàng ID, tên khách hàng, năm sinh, giới tính,... toán  Tổng hợp tình hình hoạt động của khách sạn theo từng tháng, từng quý, từng năm Input:  Thông tin thuê phòng, thông tin sử dụng dịch vụ mỗi ngày  Các khoản thu chi hàng ngày 21 22 HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 888 của khách sạn Yêu cầu:  Thống kê được doanh thu của khách sạn  Thống kê nhu cầu sử dụng dịch vụ 3 Sơ đồ luồng dữ liệu hệ thống quản lý khách sạn a Các thành phần chính của luồng... Đăng ký Phòng cho Khách:  Khi khách hàng có nhu cầu đặt phòng Họ sẽ liên hệ với nhân viên lễ tân để đăng ký phòng tại khách sạn  Nhân viên lễ tân sẽ ghi lại thông tin về Khách hàng bao gồm Giới tính, Năm sinh, Điạ chỉ, Điện thoại, Quốc tịch, Nghề Nghiệp, CMND, Ngày khách đăng ký, ngày đến, ngày dự định đi, và số tiền đặt cọc Khách hàng có thể là khách lẻ hoặc là khách đoàn Nếu là khách đoàn thì cần... THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 888  Mỗi phòng trong khách sạn có số phòng, số lầu, loại phòng và ứng với một giá tiền nhất định Khách sạn gồm có ba loại phòng 1, 2, 3 tương ứng với giá như sau 150.000 đ, 200.000đ, 250.000đ (trong đó có 10% VAT) • Giao phòng cho khách:  Sau khi đăng ký phòng, nhân viên lễ tân sẽ giao số phòng cùng chìa khoá cho khách  Nhân viên lễ tân sẽ ghi lại ngày, giờ khách đến... THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 888 • Trả giấy tờ: • Bên cạnh nhận lại chìa khoá phòng Nhân viên lễ tân trả lại các giấy tờ tuỳ thân cho khách • Lập tổng hoá đơn: • Bao gồm: tên khách, ngày ở, ngày đi, số phòng, tiền phòng, tiền dịch vụ (nếu có), tiền bồi thường trang thiết bị (nếu có) số tiền mà khách đã đặt cọc trước và tổng tiền mà khách phải trả • Thu tiền khách: • Nhân viên thu tiền khách dựa vào . QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 8882 2 NHÓM THỰC HIỆN Nhóm 888 Development HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 8883 3 BẢNG HÌNH I. KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG KHÁCH SẠN MÃI MÃI YÊU EM 1. Giới thiệu chung khách sạn a theo dõi phòng HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 88814 14 Hình 7. Phiếu thanh toán HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 88815 15 3. Đánh giá hiện trạng hệ thống khách sạn • Quy trình đặt thuê phòng. đang sửa chữa. HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHÁCH SẠN – NHÓM 88817 17  Mỗi phòng trong khách sạn có số phòng, số lầu, loại phòng và ứng với một giá tiền nhất định. Khách sạn gồm có ba loại phòng 1, 2,