[PTTKHT]Quản lý khách sạn

Phân tích thiết kế hệ thống hệ thống ]Quản lý khách sạn

góp ý kiến

Làm tốt công việc được giao

Thái độ khi làm việc

Liên hệ được khi cần

Tổng điểm

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU

Hòa nhịp tiến hóa cùng tự nhiên, sự phát triển mạnh mẽ của tin học làm chomáy tính trở thành thành phần không thể thiếu trong mọi lĩnh vực đời sống Cùngvới đó việc tận dụng nguồn tính năng của máy tính được tối ưu triệt để Công việcquản lý, sản xuất, kinh doanh cũng ngày càng được mở rộng về quy mô và chi tiết.Việc ứng dụng tin học nhằm giải quyết bài toán tối ưu nhân lực, thời gian, chi phí…

là xu hướng tất yếu

Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý khách sạn là một môhình quản lý mới hứa hẹn sẽ đem lại nhiều thành công Nhờ việc sắp xếp cho kháchthuê phòng và các dịch vụ cũng như việc đặt phòng, thanh toán nhanh chóng, thuậntiện Các lãnh đạo có thể kiểm soát được tình hình khách sạn, khách hàng và nhânviên để từ đó có những chiến lược phù hợp, kịp thời

Chúng em, nhóm 888 xin chân thành cảm ơn thầy Nguyễn Danh Tú, giảngviên Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội đã tận tình hướng dẫn chúng em trong quátrình tìm hiểu và thiết kế hệ thống này

Mặc dù đã nỗ lực thiết kế nhưng do kinh nghiệm và thời gian còn nhiều hạnchế nên khó tránh khỏ sai sót Chúng em rất mong nhận được ý kiến của thầyNguyễn Danh Tú cùng các thầy cô trong viện Toán ứng dụng và Tin học để có thểhoàn thiện hơn trong việc tạo lập một phần mềm trong tương lai

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 6 năm 2014

NHÓM THỰC HIỆNNhóm 888 Development

BẢNG HÌNH

EM

1 Giới thiệu chung khách sạn

a Thông tin cơ bản khách sạn

Khách sạn Mãi Mãi yêu em có vị trí tại địa chỉ 696 Trần Đại Nghĩa –

Hai Bà Trưng – Hà Nội, được thành lập vào năm 2014, do công ty cổphần đầu tư Mãi Mãi Yêu Em quản lý Đây là một công ty mới thành lập

và đầu tư vào lĩnh vực khách sạn, với quy mô nhỏ Khách sạn được xâydựng ở vị trí khá thuận lợi, với diện thích sàn 300m2, chiều cao 2 tầng và

20 phòng

Tuy nhiên các khâu trong công tác quản lý và kinh doanh của kháchsạn còn mang tính chất thủ công nên gặp nhiều khó khăn trong công tácquản lý

b Cơ cấu tổ chức khách sạn

Hình 1 Sơ đồ tổ chức

- Giám đốc điều hành : Nguyễn Thanh Tuyền - Số điện thoại

0976634444 với vai trò quản lý chung

- Bộ phận kế toán:

What Bộ phận kế

toán thực hiện công việc gì?

- Thực hiện tất cả công việc kế toán cóliên quan liên quan đến doanh thu củakhách sạn và các khoản chi trả như: tiềnthanh toán cho các nhà cung cấp vật tư,vật liệu, tiền lương nhân viên, tiền điện,

- Báo cáo tình hình kinh doanh của kháchsạn và đưa ra dự báo tài chính trong tươnglai trình lên giám đốc

Bộ phận kế toán có thiết

Where

Công việc được xử lý

và lưu trữ chủ yếu ở đâu?

- Chủ yếu ở các file excel

- Ngoài ra một số thông tin khác được lưutrên giấy

Giao dịch với

kế toán có thể thực hiện trong khoảngthời gian nào?

- Hàng ngày khi có khách thanh toán, bộ phận kế toán thu tiền và viết biên lai cho khách đồng thời lưu trữ lại để phục vụ việc lập báo cáo sau này

- Quản lý các khoản thu chi hàng thángcủa khách sạn: lương nhân viên, tiền điện,nước, chi phí trang thiết bị

- Cuối tháng bộ phận kế toán phải tổng kết lập báo cáo doanh thu của khách sạn trình lên giám đốc

How

Trình độ tin học của nhânviên ở mức nào?

- Một người bằng tin học loại B, 1 ngườiloại C

- Bộ phận lễ tân:

What

Bộ phận lễ tân làm những công việc gì?

-Xử lý việc đặt, thuê phòng; làm thủ tục cho khách nhận và trả phòng, thanh toán hoá đơn và cung cấp các thông tin cho khách

-Thực hiện tiếp nhận khách như: đưa đón khách, nhận và chuyển bưu điện,

báo chí, hành lý … cho khách Chuyển giao các yêu cầu dịch vụ của khách với nhà hàng ăn uống, các trung tâm dịch

vụ, đại lý du lịch, các đoàn xe

và các dịch vụ khácWho Bộ phận lễ Gồm 6 nam và 8 nữ có ngoại hình và khả

tân có bao nhiêu người? năng giao tiếp tốt

Where

Công việc của lễ tân thực hiện ở đâu?

- có 2 người trực ở khu vực tiếp khách

- có 2 người trực ở cửa đón khách

- Nhân viên còn lại ở phòng trực hoặc thực hiện các nghiệp vụ tùy theo cầu của khách và ban lãnh đạo

When

Bộ phận lễ tân làm việc

ở những thời gian nào?

- Bộ phận lễ tân làm việc 24/24h phân theo ca làm việc, số lượng nhân viên mỗi

ca phụ thuộc vào mật độ khách đến thuê phòng trong khoảng thời gian đó( lớn nhấtthường từ 19h - 0h00 và các ngày cuối tuần thứ 7, chủ nhật)

How

Bộ phận lễ tân cần những yêu cầu gì?

- Có ngoại hình và khả năng giao tiếp, trong đó có 2 nhân viên có khả năng giao tiếp Tiếng Anh tốt, 1 nhân viên giao tiếp tiếng Trung, 1 nhân viên tiếng Nhật

- Bộ phận buồng, phòng:

What

Bộ phận buồng phòngthực hiện công việc gì?

- Chịu trách nhiệm vệ sinh hàng ngày phòng nghỉ của khách

- Kiểm tra hiện trạng các trang thiết bị trong phòng

Who

Bộ phận buồng phòng

có bao nhiêu người?

- Có 5 người

Bộ phận buồng phòngthực hiện công việc ở đâu?

- Dọn dẹp tại các phòng nghỉ trong khách sạn

When

Bộ phận buồng phòngthực hiện công việc trongkhoảng thời gian nào?

- Các buổi sáng hàng ngày

- Sau khi khách trả phòng

2 Quy trình nghiệp vụ khách sạn

a Quy trình tổng thể

• Sơ đồ quy trình

Hình 2 Quy trình tổng thể

• Diễn giải quy trình

Ba nghiệp vụ chính là đặt thuê phòng, thuê dịch vụ và trả phòngđược thực hiện ở bộ phận lễ tân kết hợp với bộ phận buồng phòng.Các thông tin cần thiết sẽ được lưu trữ lại và được bộ phận kế toánthực hiện các chức năng tra cứu và báo cáo

b Quy trình đặt và thuê phòng

• Sơ đồ quy trình

Hình 3 Quy trình đặt thuê phòng

• Diễn giải quy trình

Khi có yêu cầu đặt, thuê phòng từ khách hàng, nhân viên lễ tân sẽkiểm tra danh sách tình trạng phòng để trả lời tới khách hàng có thểđặt, thuê được hay không, nếu có thể được sẽ trả lời thông tin chi tiết

trang thiết bị phòng để khách hàng kiểm chứng và cân nhắc có đúngphòng muốn dùng hay không, nếu không vừa ý có thể sửa đổi sangphòng khác Nếu khách đồng ý thì nhân viên lễ tân sẽ lập thông tinkhách và cập nhật thông tin phòng và lưu trữ lại dùng cho việc báocáo, tra cứu.

c Quy trình thuê dịch vụ

• Sơ đồ quy trình

Hình 4 Quy trình thuê dịch vụ

• Diễn giải quy trình

Nhân viên lễ tân sẽ nhận yêu cầu từ khách hàng và liên hệ với bộphận buồng thực hiện yêu cầu đó hoặc đáp ứng ngay cho khách, sau

đó thông tin sẽ được lưu trữ lại dùng cho việc tra cứu, báo cáo

d Quy trình trả phòng

• Sơ đồ quy trình

Hình 5 Quy trình trả phòng

• Diễn giải quy trình

Khi có yêu cầu trả phòng từ khách hàng, nhân viên lễ tân sẽ nhậnyêu cầu và xác nhận thông tin trả phòng và bắt đầu lập hóa đơn thanhtoán, sau đó sẽ liên hệ tới bộ phận buồng, phòng để kiểm tra hiện trạngcác thiết bị trong phòng và thông báo lại cho lễ tân, nếu có thay đổi sẽđược lưu trữ lại và cập nhật vào hóa đơn thanh toán, hóa đơn sẽ đượcđưa cho khách hàng để khách hàng xác nhận, nếu đồng ý sẽ thực hiệnthanh toán và lễ tân sẽ lưu trữ lại thông tin dùng cho tra cứu, báo cáo

e Một số chứng từ của khách sạn

Hình 6 Phiếu theo dõi phòng

Hình 7 Phiếu thanh toán

3 Đánh giá hiện trạng hệ thống khách sạn

• Quy trình đặt thuê phòng và trả phòng, lưu thông tin đều làm thủ công

và được lưu bằng Exel và trên số sách nên có nhiều nhược điểm

• Lưu trữ hồ sơ thủ công với số lượng lớn nên khó xử lý và lưu trữ trongnhiều năm gây ra khó khăn trong quản lý và tìm kiếm Tốn thời gian

và công sức cho người quản lý, điều hành

• Nếu có sai sót khó sửa đổi, không có sự liên kết giữa các phòng, bantrong công ty Chính vì những nhược điểm nói trên và đòi hỏi trongviệc quản lý một cách nhất quán để hiệu quả và đỡ tốn kém việc xâydựng một Hệ thống quản lý Khách sạn Mãi Mãi Yêu Em là cần thiết

4 Hệ thống mới khách sạn

a Các chức năng của hệ thống mới

Xây dựng việc quản lý các phòng của khách sạn với các yêu cầu sau :

• Tra cứu được tất cả các thông tin của nhân viên

• Tra cứu được danh sách khách thuê phòng cùng với mã phòng,CMND,mã số khách hàng…

• Tra cứu được ngày giờ khách thuê phòng,đặt phòng

• Tra cứu được đặc điểm như phòng trống, phòng đang được sửa chữa,tổng số phòng đã thuê

• Tra cứu được loại phòng, mã phòng, số tầng, số điện thoại của phòng

• Cho biết được doanh thu trong ngày,trong tháng, trong quý và trongnăm Cho biết khách đã trả thanh toán tiền chưa, đặt cọc bao nhiêu

• Có thể thêm bớt, tìm kiếm, xoá bỏ, chỉnh sửa, thay đổi thông tin và intất cả các thông tin

b Các thông tin cần thiết cho hệ thống mới

• Họ và tên ngày tháng năm sinh, quên quán, chứng minh nhân dân,tuổi, giới tính, bằng cấp, địa chỉ, điện thoại

Thông tin về phòng :

• Tên phòng, đặc điểm phòng, số tiền thuê một ngày, số điện thoạiphòng

Thông tin khác :

• Ngày giờ thuê phòng, ngày giờ trả phòng và thời gian thuê

c Đặc tả các chức năng của hệ thống mới

 Mỗi phòng trong khách sạn có số phòng, số lầu, loại phòng

và ứng với một giá tiền nhất định Khách sạn gồm có ba loạiphòng 1, 2, 3 tương ứng với giá như sau 150.000đ, 200.000đ,250.000đ (trong đó có 10% VAT)

• Quy trình thuê dịch vụ:

• Cung cấp dịch vụ:

• Trong thời gian ở tại khách sạn nếu khách có nhu cầu dùngcác dịch vụ tại khách sạn thì nhân viên sẽ cung cấp chokhách Các dịch vụ này bao gồm: Dịch vụ gọi điện, ăn uống,giặt giũ, đi lại

• Nhân viên sẽ ghi lại họ tên khách hàng, số phòng đang ở,ngày, tên dịch vụ đã dùng, giá tiền cho dịch vụ đó

1 Sơ đồ phân cấp chức năng hệ thống quản lý khách sạn

Hệ thống chức năng của chương trình đã được tổng hợp và trình bày ở

Phụ lục 3: “PLII.1: Sơ đồ phân cấp chức năng”

2 Phân tích các chức năng chính trong hệ thống quản lý khách sạn

STT TÊN CHỨC NĂNG MÔ TẢ CHI TIẾT CHỨC NĂNG

 Bởi bộ phận buồng phòng

 Thực hiện hàng ngày khi khách hàng đặt và trả phòng.Input:

 Danh sách phòng (số lượng, hiện trạng phòng)

 Danh sách trang thiết bị (số lượng, tình trạng)

Yêu cầu:

 Lập được danh sách phòng để tra cứu, tình trạng phòng, thiết

bị tiện nghi trong phòng

2 Quản lý đặt và thuê phòng Thực hiện:

 Nhận yêu cầu đặt phòng

 Trả lời yêu cầu thuê phòng, giao hóa đơn phòng khi khách thuê

 Thống kê được số lượng khách.

 Lưu trữ được thông tin khách, phân loại khách

 Bởi bộ phận kế toán (Do quy

mô khách sạn không quá lớn nên bộ phận kế toán kiêm luônviệc quản lý nhân sự)

Input:

 Thông tin các nhân viênYêu cầu:

 Lập danh sách nhân viên

 Phân loại nhân viên theo cấp bậc, nhiệm vụ

 Bởi bộ phận kế toán

 Tổng hợp tình hình hoạt động của khách sạn theo từng tháng,từng quý, từng năm

3 Sơ đồ luồng dữ liệu hệ thống quản lý khách sạn

a Các thành phần chính của luồng dữ liệu

b Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh

Hình 8 Sơ đồ luồng mức ngữ cảnh

c Sơ đồ luồng dữ liệu mức 0

d Sơ đồ luồng dữ liệu mức 1

• Quản lý danh mục

• Quản lý nghiệp vụ

• Báo cáo

4 Mô tả thực thể hệ thống quản lý khách sạn

STT Tên thực thể Mô tả thực thể

1 Nhân viên ID, ID khách sạn, tên nhân viên, chứng minh

nhân dân, ngày sinh, giới tính, bằng cấp, địa chỉ, điện thoại, mức lương

2 Phòng ID, ID khách sạn, tên phòng, loại phòng, tiện

nghi, vị trí, số giường, bảng giá, loại giường

3 Khách hàng ID, tên khách hàng, năm sinh, giới tính, địa

chỉ, quốc tịch, chứng minh nhân dân, điện thoại,

hộ chiếu

4 Khách sạn ID, Địa chỉ, điện thoại, fax, email, tổng phòng,

tên giao dịch, tên giám đốc, loại khách sạn

5 Đặt phòng ID, ID khách hàng, ID phòng, ngày đặt, ngày

đi, tiền đặt, người đặt, chứng minh nhân dân, địa chỉ, điện thoại

6 Thuê phòng ID, ID khách hàng, ID phòng, ngày thuê, ngày

đi, tiền thuê

7 Dịch vụ ID, tên dịch vụ, loại dịch vụ, đặc điểm, giá sử

dụng

8 Thuê dịch vụ ID, ID dịch vụ, ID khách hàng, thời gian thuê,

thời gian trả, bảng giá

9 Nhân viên &

Dịch vụ ID, ID dịch vụ, ID nhân viên

5 Mô hình quan hệ thực thể hệ thống quản lý khách sạn

Phụ lục 4: “PLII.5 Mô hình thực thể quan hệ”

YÊU EM

1 Mô hình thực thể quan hệ hệ thống quản lý khách sạn

Phụ lục 5: “PLIII.1 : Mô hình thực thể quan hệ”

2 Diagram hệ thống quản lý cửa hàng

Phụ lục 6: “PLIII.2 : Diagram”

3 Mô hình dữ liệu quan hệ hệ thống quản lý khách sạn

(50) Điều hòa

(50)

TEN_NHAN_VIEN Tên nhân

viên Nvarchar(50)  Nguyễn Văn Hưng

minh nhân dân

Nvarchar(

11)

DIEN_THOAI Điện thoại Nvarchar(

Nvarchar

giám đốc

Nvarchar(50)

Thanh TuyềnLOAI_KHACH_SAN Loại

khách sạn

Nvarchar

• Bảng danh mục khách hàng

Tên bảng: DM_KHACH_HANG

Tên trường Mô tả Kiểu dữ

liệu Null Khó a Ví dụ dữ liệu

TEN_KHACH_HANG Tên

khách hàng

Nvarchar(

30)

Huỳnh ThịPhượng

Tên trường Mô tả Kiểu dữ

liệu Null Kh óa Ví dụ dữ liệu

GIA_SU_DUNG Giá sử dụng Numeric(

c Một số bảng nghiệp vụ

• Nghiệp vụ thuê phòng

Tên bảng: GD_THUE_PHONG

Tên trường Mô tả Kiểu dữ

liệu Null Kh óa Ví dụ dữ liệu

khách hàng

Tên trường Mô tả Kiểu dữ

liệu Null Kh óa Ví dụ dữ liệu

TIEN_DAT Tiền đặt Numeric(

Tên trường Mô tả Kiểu dữ

liệu Null Kh óa Ví dụ dữ liệu

4 Thiết kế giao diện, chi tiết chức năng phần mềm quản lý khách sạn

a Giao diện theo dõi tình trạng đặt phòng

• Chi tiết chức năng:

Đối tượng được phép

sử dụng

Thông tin phòng

Danh sách phòng Theo dõi tình trạng đặt phòng

Nhân viên quản lý

• Giao diện cửa sổ:

Hình 9 Giao diện theo dõi tình trạng đặt phòng

b Giao diện đặt phòng

• Chi tiết chức năng

Đối tượng được phép

sử dụng

Thông tin khách, phòng, nhân viên

Thông tin phòng

Ghi nhận thông tin khách hàng muốn đặt phòng, phòng được đặt và nhân viên phụ trách dịch vụ với phòng

Nhân viên quản lý

• Giao diện cửa sổ

Hình 10 Giao diện đặt phòng

c Giao diện quản lý thông tin khách hàng

• Chi tiết chức năng

Đối tượng được phép

sử dụng

Thông tin khách

Thông tin khách

Quản lý thông tin khách hàng

Nhân viên quản lý

• Giao diện cửa sổ

Hình 11 Giao diện quản lý thông tin khách hàng

d Giao diện lịch làm việc của nhân viên

• Chi tiết chức năng

Đối tượng được phép

sử dụng

Thông tin nhân viên

Lịch làm việccủa nhân viên

Theo dõi lịch làm việccủa nhân viên

Nhân viên quản lý

• Giao diện cửa sổ

Hình 12 Giao diện lịch làm việc của nhân viên

e Giao diện quản lý thông tin dịch vụ

• Chi tiết chức năng

Đối tượng được phép

sử dụng

Thông tin dịch vụ

Thông tin dịch vụ

Quản lý thông tin dịchvụ

Nhân viên quản lý

• Giao diện cửa sổ

Hình 13 Giao diện quản lý thông tin dịch vụ

f Giao diện quản lý phòng

• Chi tiết chức năng

được phép

sử dụng

Thông tin phòng

Danh sách thông tin các phòng

Quản lý thông tin các phòng nghỉ

Nhân viên quản lý

• Giao diện cửa sổ

Hình 14 Giao diện quản lý phòng

g Giao diện cửa sổ báo cáo

• Chi tiết chức năng

Đối tượng được phép

sử dụng

Khoảng thời gian

Báo cáo kinh doanh

Báo cáo lợi nhuận, tình hình kinh doanh

Nhân viên quản lý

• Giao diện cửa sổ

Hình 15 Giao diện cửa sổ báo cáo

5 Mẫu báo cáo đầu ra của phần mềm quản lý khách sạn

Hình 16 Mẫu báo cáo kinh doanh trong khoảng thời gian

Hình 17 Mẫu báo cáo kinh doanh theo quý

Hình 18 Mẫu báo cáo tình hình doanh thu trong khoảng thời gian gần đây

Hình 19 Mẫu báo cáo tình hình lượt thuê phòng trong khoảng thời gian gần đây

Hình 20 Mẫu báo cáo doanh thu bình quân trên phòng theo hạng

Hình 21 Mẫu báo cáo chi tiết phòng

Hình 22 Mẫu thống kê lượt khách theo quốc gia

KHO HÀNG

1 Tài liệu yêu cầu người sử dụng về phần mềm quản lý sinh viên

Phụ lục 7: “PLIV.1 : Tài liệu yêu cầu người sử dụng”

2 So sánh báo giá phần mềm quản lý sinh viên

Kính gửi: Giám đốc Công Ty Phát Triển Phần Mềm Development888

Tôi là: Lê Khánh Trình – Đại diện phòng IT

Sau đây là so sánh báo giá phần mềm quản lý kho hàng của Công Ty Cổ Phần Đầu Tư Mãi Mãi Yêu Em so với 2 công ty khác về một số mặt như: giá thành, chức năng, yêu cầu hệ thống…

Phần Mềm Kho HàngQuản Lý Quản lý Bán Hàng Quản Lý Hàng Hóa Nhà Cung

Cấp

Mãi MãiYêu Em

2NFSoftware

NQP Software