Quản trị hàng tồn kho QTSX2 (1)

Bài Giảng được dịch từ sách tiếng anh, cực kì chất lượng

Trang

I HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI IBM 4

II CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO 5

1 Hàng tồn kho 5

1.1 Khái niệm 5

1.2 Các loại hàng tồn kho 6

1.2.1 Phân loại theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho 6

1.2.2 Phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành 6

1.3 Vai trò của hàng tồn kho 7

2 Quản trị hàng tồn kho 7

2.1 Khái niệm 7

2.2 Vai trò của quản trị hàng tồn kho 8

2.3 Chức năng của quản trị hàng tồn kho 9

2.3.1 Chức năng liên kết 9

2.3.2 Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát 9

2.3.3 Chức năng khấu trừ theo số lượng 9

3 Chi phí tồn kho 9

3.1 Chi phí lưu kho 9

3.2 Chi phí đặt hàng 11

3.3 Chi phí thiế u hụt 11

III KỸ THUẬT PHÂN TÍCH ABC TRONG PHÂN LOẠI HÀNG DỰ TRỮ 12

1 Cách thức phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật phân tích ABC 12

2 Tác dụng của kỹ thuật phân tích ABC 15

IV HỆ THỐNG KIỂM SOÁT VÀ CÁC MÔ HÌNH TỒN KHO 16

1 Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho 16

1.1 Hệ thống kiểm kê liên tục. 16

1.2 Hệ thống kiểm kê định kỳ 17

2 Các mô hình tồn kho 18

2.1 Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ 18

2.1.1 Các thông số của mô hình 18

2.1.2 Xác định điểm tái đặt hàng 22

2.2 Mô hình theo sản lượng sản xuất POQ 28

2.3 Mô hình QDM 31

2.4 Một số mô hình khác 36

2.4.2 Mô hình dự trữ thiếu BOQ 36

2.4.3 Mô hình xác suất với thời gian cung ứng không đổi 38

2.4.4 Mô hình phân tích biên tế 39

V KẾT LUẬN 40

GIỚI THIỆU

Công nghệ máy tính tiếp tục phát triển và những tiến bộ công nghệ nhanh chóng đã cho ra đời nhiều loại sản phẩm mới, xu hướng này đã dẫn tới nhu cầu hệ thống dịch vụ duy trì hàng dự trữ (hàng tồn kho) Đối với nhiều công ty, quá trình s ản xuất thường không ổn định, phần lớn các nguyên nhân là do những chi tiết, phụ tùng kém chất lượng của công ty ho ặc của nhà cung c ấp, do sự thay đổi về thời gian giao hàng, kế hoạch sản xuất không liên tục, giao hàng trễ, do sự biến động lớn trong nhu cầu của khách hàng hoặc do dự báo mức cầu kém chính xác

Trong những trường hợp như vậy, lượng hàng tồn kho sẽ được dùng để giữ cho việc sản xuất diễn ra suôn sẻ Những công ty định hướng theo chất lượng xem lượng hàng tồn kho là nguồn rất đáng giá, giúp họ giải quyết tình trạng sản xuất thiếu hiệu quả hoặc gặp trục trặc do lỗi chất lượng kém, nhưng nếu một công ty duy trì mức tồn kho quá cao sẽ dẫn đến các chi phí liên quan đến hàng tồn kho cũng tăng theo Ước tính ở Mỹ, chi phí trung bình cho hàng tồn kho chiếm khoảng 30% giá trị của lượng hàng tồn kho đó Do vậy, doanh nghiệp phải tìm cách xác định điểm cân bằng giữa mức độ đầu tư cho hàng tồn kho và lợi ích thu được do thỏa mãn nhu cầu sản xuất và nhu c ầu người tiêu dùng với chi phí thấp nhất Vì thế, việc quyết định đ ặt hàng bao nhiêu là tối ưu và khi nào tiến hành đặt hàng là vô cùng quan trọng

Trong chương này, chúng ta sẽ xem xét các thành phần cơ bản của hệ thống quản lý hàng tồn kho truyền thống và thảo luận về một số mô hình và phương pháp phổ biến cho việc đưa ra các quyết định quản trị hàng tồn kho có lợi - đặt hàng bao nhiêu và khi nào đặt hàng để bổ sung lượng hàng tồn kho đến mức tối ưu

I HỆ THỐNG QUẢN LÝ HÀNG TỒN KHO TẠI IBM

IBM - tập đoàn máy tính đa quốc gia có trụ sở tại New York ( Mỹ) đã phát triển một

bộ phận quản lý hệ thống hàng tồn kho lớn và phức tạp để cung cấp dịch vụ khách hàng đáng tin cậy và nhanh chóng Hệ thống này gồm 2 nhà kho trung tâm, 21 trung tâm phân phối được đăt tại khu vực thủ đô, 64 trạm phụ tùng cùng 15.000 địa điểm bên ngoài

Gần đây IBM đã có sự cải thiện ấn tượng về hệ thống quản lý hàng tồn kho, biểu hiện bằng cơ c ấu mô phỏng Optimizer - tối ưu hóa Hệ thố ng này chứa đựng 4 môđun cơ bản: 1) Hệ thống dự báo nhằm ước tính tỉ lệ hư hỏng

2) Hệ thống cung c ấp dữ liệu

3) Một mô hình quyết định chính sách kiểm soát hàng tồn kho tại các địa điểm nhằm tối thiểu hóa chi phí và thỏa mãn các dịch vụ liên kết

4) Một hệ thống giao diện đầu ra của các môđun quyết định

Hệ thống này đã giảm bớt chi phí đầu tư cho hàng tồn kho, cải thiện chất lượng dịch

vụ và đáp ứng linh hoạt hơn sự thay đổi về yêu cầu dịch vụ, khả năng ho ạch định tốt hơn

và hiểu rõ hơn những ảnh hưởng của các bộ phận, phụ tùng đối với các dịch vụ khách hàng Hệ thống Tối ưu hóa đã đề ra giải pháp giảm được hơn nửa tỉ đô-la cho việc đầu tư vào hàng tồn kho, thực tế đã giảm được 25 triệu đô-la Áp dụng hệ thống này, IBM đã tạo ra sự thay đổi chiến lược trong hệ thống hàng tồn kho, bao gồm việc giảm các trung tâm phân phối, tăng số lượng các trạm phụ tùng và tăng tỉ lệ bổ sung tại mỗi trạm

Một số công ty khác, chẳng hạn như NSD đã tuyển dụng hơn 15.000 kỹ thuật viên bảo trì để sửa chữa và bảo trì những sản phẩm đã được lắp đặt, các bộ phận hàng tồn kho duy trì trong hệ thống này có giá trị hàng tỉ đô-la PIMS đã dùng mô hình EOQ (là mô hình quản lý hàng tồn kho mang tính định lượng, nhằm xác định mức tồn kho tối ưu trên

cơ sở hai loại chi phí là chi phí đặt hàng và chi phí dự trữ) để xác định số lượng phụ tùng

và lượng lô hàng cần bổ sung nhằm thiết lập những mục tiêu dịch vụ ưu tiên

II CÁC VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN QUẢN TRỊ HÀNG TỒN KHO

1 Hàng tồn kho

1.1 Khái niệm

Hàng tồn kho (hàng dự trữ) là những sản phẩm được dự trữ trong một tổ chức nhằm đáp ứng nhu cầu nội bộ và nhu cầu bên ngoài Hầu như mọi loại hình tổ chức nào cũng duy trì lượng hàng tồn kho dưới một vài hình thức

Ví dụ: Cửa hàng bách hóa dự trữ những mặt hàng bán lẻ mà họ muốn; một đại lý cho

thuê xe ô tô có lượng dự trữ những chiếc ô tô; một liên đoàn bóng đá có các đội tuyển dự

bị từ các liên đoàn nhỏ hơn; một hộ gia đình cũng dự trữ thực phẩm, thuốc, đồ dùng cá nhân,…

Hàng tồn kho là một bộ phận của tài sản ngắn hạn dự trữ cho sản xuất, lưu thông hoặc đang trong quá trình sản xuất chế tạo tại doanh nghiệp Hầu hết nhiều người nghĩ rằng hàng tồn kho là thành phẩm đang đợi để được bán cho một khách hàng mua lẻ nào đó, có thể đó là một hộp cà chua hoặc một chiếc ôtô mới Tuy nhiên, hàng tồ n kho tồn tại dưới những dạng sau:

Nguyên vật liệu thô

Công cụ, máy móc, thiết bị

Các nhà quản lý chất lượng cho rằng lượng hàng tồn kho phải được tối thiểu hóa, nhưng việc này chủ yếu phụ thuộc vào quá trình sản xuất hoặc quá trình xử lý Đối với những nhà bán lẻ, hàng tồn kho rất cần thiết, một số tiệm giày hay tiệm bách hóa có thể chỉ bán hàng với một đến hai sản phẩm trên kệ hoặc giá của cửa hàng Hiện nay, hệ thống quản lý hàng tồn kho với phương pháp truyền thống vẫn còn được sử dụng rộng rãi ở nhiều công ty

Nhu c ầu hàng tồn kho có thể là nhu c ầu độc lập hoặc nhu cầu phụ thuộc Nhu c ầu phụ thuộc là những chi tiết, phụ tùng ho ặc nguyê n vật liệu đ ặc trưng được sử dụng trong quá trình sản xuất một thành phẩm Nếu một công ty s ản xuất ô tô lập kế hoạch 1000 chiếc xe, thì nó sẽ cần 5000 bánh xe và lốp xe (tính cả phụ tùng) Lượng cầu bánh xe phụ thuộc vào việc sản xuất xe, nghĩa là lượng cầu của món hàng này phụ thuộc vào lượng cầu của món hàng kia Còn xe hơi là một ví dụ về nhu cầu độc lập, đó là thành phẩm – hoặc sản phẩm cuối cùng, không chịu tác động, phụ thuộc vào ho ạt động sản xuất nội bộ, nhu c ầu độc lập nằm ngoài sự kiểm soát trực tiếp của tổ chức

1.2 Các loại hàng tồn kho

Hàng tồn kho trong doanh nghiệp bao gồm nhiều loại, đa dạng về chủng loại, khác nhau về đặc điểm, tính chất thương phẩm, điều kiện bảo quản, nguồ n hình thành, có công dụng khác nhau trong quá trình sản xuất kinh doanh Để quản lý tốt hàng tồn kho, c ần phân loại và sắp xếp hàng tồn kho theo những tiêu thức nhất định

1.2.1 Phân loại theo mục đích sử dụng và công dụng của hàng tồn kho

Có hai loại:

- Hàng tồn kho dự trữ cho sản xuất: là toàn bộ hàng tồn kho được dữ trữ để phục vụ trực tiếp hoặc gián tiếp cho ho ạt động sản xuất, chẳng hạn như nguyên vật liệu, bán thành phẩm, công cụ dụng cụ,

- Hàng tồn kho dự trữ cho tiêu thụ: phản ánh toàn bộ hàng tồn kho được dự trữ phục

vụ cho mục đích bán ra của doanh nghiệp (thành phẩm, hàng hóa, )

1.2.2 Phân loại hàng tồn kho theo nguồn hình thành

Có hai loại:

- Hàng tồn kho được mua vào bao gồm hàng mua từ bên ngoài và hàng mua nội bộ

- Hàng tồn kho tự gia công: là toàn bộ hàng tồn kho được doanh nghiệp sản xuất, gia công tạo thành

- Hàng tồn kho được nhập từ nguồn khác: hàng tồn kho được nhập từ liên kết, liên doanh, được biếu tặng,…

1.3 Vai trò của hàng tồn kho

Việc duy trì lượng hàng dự trữ tại nhiều công đoạn trong quá trình s ản xuất cũng rất cần thiết, điều này tạo ra tính độc lập giữa các công đoạn và giảm tình trạng ngưng trệ, tắc nghẽn Lượng nguyên vật liệu và các bộ phận phụ tùng giúp giải quyết tình trạng quá trình sản xuất ngưng trệ hay việc thiếu thụt hàng từ nhà cung cấp Nếu chẳng may máy móc thiết bị bị hỏng hóc thì hàng dự trữ bán thành phẩm sẽ giải quyết được vấn đề này, đảm bảo quá trình sản xuất được tiếp tục, hàng dự trữ phụ tùng hoặc thành phẩm cũng cho phép đáp ứng được nhu cầu khách hàng trong trường hợp xảy ra đình công hoặc do

sự cố trong việc phân phối, vận chuyển

Vì nhu cầu của khách hàng thường không ổn định nên lượng hàng tồn kho luôn được duy trì nhằm đảm bảo các nhu c ầu vượt mức Lượng hàng tồn kho đôi khi được tăng thêm theo vụ mùa hoặc theo chu kỳ kinh doanh Do năng lực sản xuất của công ty có hạn, nhiều công ty s ản xuất các sản phẩm khi lượng cầu sản phẩm đó còn thấp để đáp ứng nhu c ầu tăng theo mùa Điều này giúp các công ty duy trì quá trình sản xuất một cách suôn sẻ suốt năm, nhiều nhà bán lẻ cũng nhận thấy vai trò quan trọng của lượng hàng tồn kho trong việc đáp ứng nhu cầu khách hàng vào mùa cao điểm

Các nhà cung cấp cũng có thể duy trì một lượng lớn các thiết bị, phụ tùng hoặc nguyên vật liệu nhằm đáp ứng nhu cầu đa dạng của khách hàng và nhiều công ty sẽ lựa chọn việc mua lượng lớn hàng tồn kho của nhà cung cấp nhằm tận dụng chiết khấu giá, một số công ty khác thì tận dụng thời điểm nhà cung cấp thanh lý sản phẩm để mua một lượng lớn các mặt hàng đó

2 Quản trị hàng tồn kho

2.1 Khái niệm

Quản trị hàng tồn kho là quá trình giám sát có hiệu quả dòng chảy liên tục lượng đầu vào và đầu ra của hàng tồn kho hiện có Quá trình này thường liên quan đến kiểm soát việc chuyển giao trong các đơn vị để ngăn chặn mức hàng tồn kho trở nên quá cao, ho ặc suy giảm đến mức có thể đưa hoạt động của các công ty vào tình trạng khó khăn

2.2 Vai trò của quản trị hàng tồn kho

Quản trị hàng tồn kho là vấn đề then chốt của doanh nghiệp, vì công tác quản lý nguyên vật liệu, các thiết bị, phụ tùng, tốt sẽ giúp doanh nghiệp giảm được nhiều loại chi phí liên quan đến hàng tồn kho, giảm chi phí thuê mướn mặt bằng, thuê kho để chứa nguyên vật liệu,… đồng thời tránh được tình trạng đình trệ dây chuyền sản xuất dẫn đến lợi nhuận giảm, mất khách hàng

Việc quản trị hàng tồn kho giúp cho doanh nghiệp đ ảm bảo nguồn nguyên vật liệu cho sản xuất hoặc đảm bảo có sản phẩm cung ứng cho người mua, giảm chi phí đ ặt hàng nhờ đơn hàng có số lượng lớn Vì vậy, thông tin về hàng tồn kho và tình hình xuất nhập vật tư hàng hóa là thông tin quan trọng giúp người quản lý có thể đưa ra quyết định kinh

tế hữu hiệu hơn như các quyết định về sản xuất, dự trữ và bán ra với số lượng là bao

nhiêu?

Để quản lý hàng tồn kho sao cho vừa đáp ứng nhu cầu của khách hàng, vừa đảm bảo chi phí hàng tồn kho không cao thì doanh nghiệp nên quản lý hàng tồn kho theo những yêu cầu sau:

- Phân loại hàng hóa theo nhóm hàng cho phù hợp, dễ tìm kiếm, nhìn đếm, dễ xếp

dỡ

- Xây dựng quy chế nhập xuất vật tư rõ ràng, các mặt hàng cần thiết lập hệ thống

mã quản lý khoa học, bộ mã làm sao thể hiện được một số tiêu chí cơ bản của mặt hàng: chủng loại, hãng sản xuất, khu vực lưu trữ cất xếp…

- Huấn luyện những người tham gia vào công tác nhập xuất nhớ mã, hiểu và tuân thủ đúng quy trình nhập hàng, xuất hàng Lập sổ tay hoặc dùng phần mềm theo dõi hàng ngày việc nhập xuất, tốt nhất là có một cuốn sổ tay kiểu nhật ký ghi chép việc nhập xuất đi cùng với phần mềm, vì kinh nghiệm cho thấy không nên tin tưởng quá vào phần mềm quản lý trong lĩnh vực quản lý kho

- Hàng tồn kho phải được theo dõi theo từng khâu, từng kho, từng nơi sử dụng và từng người phụ trách để có được những thông tin kịp thời tránh tình trạng khan

hiếm hàng tồn kho hoặc ứ động hàng tồn kho ảnh hưởng tới hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp

Yếu tố quyết định thiết yếu của việc quản lý hàng tồn kho hiệu quả là việc dự báo nhu cầu chính xác Do đó, những vấn đề dự báo và quản lý hàng tồn kho có mối tương quan với nhau

Mục tiêu của quản lý hàng tồn kho là duy trì đủ hàng nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng và đồng thời tạo ra lợi nhuận nhưng vẫn đảm bảo các chi phí đạt mức tối ưu Quản

lý hàng tồ n kho một cách hiệu quả góp phần đẩy nhanh quá trình cung c ấp hàng hóa đến khách hàng, tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, nhất là trong môi trường kinh doanh như hiện nay

2.3 Chức năng của quản trị hàng tồ n kho

2.3.1 Chức năng liên kết

Quản trị hàng tồn kho liên kết giữa quá trình sản xuất và cung ứng, đảm bảo sản xuất liên tục, tránh sự thiếu hụt gây lãng phí trong s ản xuất

2.3.2 Chức năng ngăn ngừa tác động của lạm phát

Một doanh nghiệp có thể dự trữ hàng tồn kho để tiết kiệm chi phí nếu lường trước tình hình tăng giá của nguyên vật liệu hay hàng hóa, nhưng doanh nghiệp cũng cần phải tính đến các rủi ro, chi phí xảy ra trong quá trình tiến hành tồn kho

2.3.3 Chức năng khấu trừ theo số lượng

Việc mua hàng với số lượng lớn có thể đưa đến việc giảm phí tổn sản xuất vì được nhà cung c ấp khấu trừ theo số lượng nhưng số lượng hàng lớn sẽ làm tăng chi phí lưu kho Do đó, nhà quản lý cần phải xác định lượng hàng tối đa để hưởng được giá khấu trừ

Chi phí lưu kho là chi phí lưu trữ hàng tồn kho, phát sinh trong thực hiện hoạt động

dự trữ Chi phí này thay đổi theo mức độ hàng tồn kho và thỉnh thoảng với khoảng thời gian mà một mặt hàng được lưu trữ; vậy là, mức độ hàng tồn kho càng lớn trong một khoảng thời gian, chi phí lưu kho càng cao

Chi phí lưu kho có thể bao gồm những phí tổn cho việc đầu tư vào hàng dự trữ, chi phí lưu trữ trực tiếp như tiền thuê nhà, hệ thống sưởi, làm mát, chiếu sáng, an ninh, điện lạnh, lưu trữ hồ sơ, và giao thông vận tải; lãi suất cho vay s ử dụng để mua hàng tồn kho; khấu hao; lỗi thời khi thị trường cho các s ản phẩm hàng tồn kho suy giảm; giảm giá trị sản phẩm và hư hỏng; vỡ, thuế, và mất mát Cụ thể được thống kê trong bảng dưới đây:

Nhóm chi phí Tỉ lệ so với giá trị dự trữ

1 Chi phí về nhà cửa và kho hàng:

- Tiền thuê hoặc khấu hao nhà cửa

- Chi phí bảo hiểm nhà kho, kho hàng

- Chi phí thuê nhà đ ất

Chiếm 3-10%

2 Chi phí sử dụng thiết bị, phương tiện:

- Tiền thuê hoặc khấu hao dụng cụ, thiết bị

- Chi phí năng lượng

- Chi phí vận hành thiết bị

Chiếm 1-4%

4 Phí tổn cho việc đầu tư vào hàng dự trữ:

thức này, chi phí lưu kho thường thể hiện là một số tiền/sản phẩm/thời gian, ví dụ $10/sản phẩm/năm Ngoài ra, chi phí lưu kho đôi khi được thể hiện dưới dạng một tỷ lệ phần trăm của giá trị một sản phẩm ho ặc là một tỷ lệ phần trăm của giá trị hàng tồn kho trung bình

Nó thường ước tính rằng chi phí lưu kho dao động từ 10-40% giá trị của một sản phẩm sản xuất

3.2 Chi phí đặt hàng

Chi phí đặt hàng là toàn bộ các chi phí có liên quan đến việc thiết lập các đơn hàng

Nó bao gồm các chi phí tìm nguồn hàng, thực hiện quy trình đ ặt hàng (giao dịch, ký kết hợp đồng, thông báo qua l ại) và các chi phí chuẩn bị và thực hiện việc chuyển hàng hóa đến kho của doanh nghiệp

Chi phí đặt hàng thường cố định trên mỗi đơn hàng và không phụ thuộc vào kích thước đặt hàng Chi phí đặt hàng thay đổi theo số lượng đơn đặt hàng, số lượng đơn đặt hàng tăng lên thì chi phí đ ặt hàng tăng

Chi phí đặt hàng thường phản ứng ngược lại với chi phí lưu kho Khi số lượng đơn đặt hàng ít hơn so với yêu cầu nhưng kích thước mỗi đơn đặt hàng lớn, giảm chi phí đặt hàng Tuy nhiên, đặt hàng số lượng lớn dẫn đến mức độ hàng tồn kho tăng và chi phí lưu kho cũng tăng Nói chung, kích thước đơn đặt hàng tăng, chi phí đặt hàng giảm và chi phí lưu kho tăng

hàng ho ặc chậm trễ trong việc đáp ứng nhu c ầu dẫn đến hình phạt là một trong các hình thức giảm giá hoặc trừ bớt tiền Khi nhu cầu là trong nội bộ, sự thiếu hụt có thể gây ra ngừng việc trong quá trình sản xuất và tạo ra sự chậm trễ, dẫn đến chi phí thời gian chết

và chi phí sản xuất gián đoạn (bao gồm cả chi phí sản xuất gián tiếp và trực tiếp)

Chi phí cho việc doanh số bán hàng bị mất vì không thể đáp ứng nhu c ầu khó xác định hơn chi phí lưu kho hay chi phí đ ặt hàng Do đó, việc xác định chi phí thiếu hụt thường ước tính chủ quan và phỏng đoán dựa trên mức độ kinh nghiệm

Thiếu hụt xảy ra do việc lưu trữ hàng tồn kho là tốn kém Kết quả là chi phí thiếu hụt

có mối quan hệ nghịch đ ảo với chi phí lưu kho Khi số lượng hàng tồn kho tăng thì chi phí lưu kho tăng trong khi chi phí thiếu hụt giảm

Vì vậy mục tiêu của quản lý tồn kho là sử dụng hệ thống kiểm soát hàng tồn kho sao cho tổng của 3 chi phí tồn kho vừa nêu là nhỏ nhất

III KỸ THUẬT PHÂN TÍCH ABC TRONG PHÂN LOẠI HÀNG DỰ TRỮ

1 Cách thức phân loại hàng tồn kho theo kỹ thuật phân tích ABC

Trong rất nhiều loại hàng hoá tồn kho, không phải loại hàng hoá nào cũng có vai trò như nhau trong việc bảo quản trong kho hàng Để quản lý tồn kho hiệu quả người ta phải phân loại hàng hoá dự trữ thành các nhóm theo mức độ quan trọng của chúng trong dự trữ, bảo quản Và phương pháp để sử dụng phân loại hàng tồn kho là phương pháp phân tích ABC

Kỹ thuật phân tích ABC được đề xuất dựa vào nguyên tắc Pareto (Pareto là một nhà kinh tế Italia vào thế kỷ thứ 19) Ông đã quan sát thấy rằng trong một tập hợp có nhiều chủng loại khác nhau thì chỉ có một số nhỏ chủng loại chiếm giá trị đáng kể trong cả tập hợp

Kỹ thuật phân tích ABC phân loại toàn bộ hàng dự trữ của doanh nghiệp thành các nhóm: A, B, C, căn cứ vào mối quan hệ giữa giá trị dự trữ hàng năm với số lƣợng hàng hoá c ủa các mặt hàng dự trữ

 Giá trị hàng hoá dự trữ hàng năm đƣợc xác định bằng tích số giữa nhu cầu hàng năm

và phí tổn cho một đơn vị hàng tồn kho

 Số lƣợng hàng hoá, chủng loại là số lƣợng các loại hàng hoá dự trữ của doanh nghiệp trong năm

Tiêu chuẩn để phân loại hàng dự trữ nhƣ sau:

- Nhóm A: bao gồm những loại hàng hoá dự trữ có giá trị hàng năm chiếm 70 – 80% tổng giá trị hàng dự trữ, nhƣng về mặt số lƣợng, chủng loại chúng chỉ chiếm từ 5 – 15% trong tổng số hàng dự trữ

- Nhóm B: bao gồm những loại hàng dự trữ có giá trị hàng năm chiếm khoảng 15% tổng giá trị hàng dự trữ, nhƣng về mặt số lƣợng, chủng loại chúng chiếm khoảng 30% tổng số hàng dự trữ

- Nhóm C: bao gồm những loại hàng có giá trị hàng năm nhỏ khoảng từ 5 – 10% tổng giá trị hàng dự trữ, tuy nhiên về mặt số lƣợng, chủng loại chúng chiếm từ 50 – 55% trên tổng hàng dự trữ

Đồ thị cho chúng ta thấy đƣợc tiêu chuẩn phân loại hàng dự trữ theo kỹ thuật phân tích ABC

Bước đầu tiên trong phân loại ABC là phân loại tất cả các mục tồn kho hoặc là A, B, C Mỗi mục được chỉ định một giá trị nhất định, được tính bằng cách nhân nhu cầu hàng năm với giá một đơn vị của mục đó Tất cả các mục sau đó được sắp xếp theo giá trị hàng năm của hàng hoá dữ trữ của doanh nghiệp Ví dụ: 10% đầu là A, 30% tiếp theo là B và 60% còn lại là C

Để hiểu rõ hơn vấn đề này chúng ta hãy xem xét một ví dụ cụ thể sau đây: bộ phận bảo trì cho một công ty s ản xuất nhỏ có trách nhiệm duy trì một hàng tồn kho với phụ tùng cho các máy móc Các loại hàng tồn kho, chi phí đơn vị và nhu cầu hằng năm như sau:

Bảng: giá trị hàng năm của các mặt hàng của một công ty A

 Bài giải: Chúng ta tiến hành phân loại ABC:

Trước tiên xếp hạng các mặt hàng dựa vào tổng giá trị và tính toán phần trăm mỗi mặt hàng và phần trăm số lượng Ta có bảng sau:

Như vậy việc phân loại ABC cho các mặt hàng được thể hiện ở bảng dưới đây:

2 Tác dụng của kỹ thuật phân tích ABC

- Trong việc mua hàng: nhóm A c ần được đầu tư nguồn vốn mua hàng nhiều hơn so với nhóm B và C và việc kiểm soát phải giao cho những người lành nghề còn B và

C có thể giao cho những người mới vào nghề

- Xác định mức độ kiểm soát hàng tồn kho cho từng lo ại hàng khác nhau

 Đối với hàng loại A thì cần đầu tư kiểm soát chặt chẽ hơn, thường xuyên đòi hỏi phải có hệ thống kiểm kê liên tục – nơi mà mức tồn kho được theo dõi Ưu tiên việc bố trí, kiểm tra và kiểm soát

 Đối với các mặt hàng thuộc nhóm B, C yêu cầu kiểm soát hàng tồn kho ít nghiêm ngặt hơn, sử dụng hệ thống kiểm soát định kỳ với sự ít giám sát hơn

- Trong dự báo nhu cầu dự trữ chúng ta cần áp dụng các phương pháp khác nhau cho từng loại mặt hàng khác nhau

 Đối với nhóm A: Vì nó đại diện cho một tỷ lệ lớn trong tổng giá trị của hàng tồn kho, nên đòi hỏi phải dự báo nhu cầu một cách chính xác và có hồ sơ lưu trữ chi tiết Mức tồn kho an toàn thường phải tối thiểu

 Đối với nhóm B và C: Do chi phí thường thấp hơn so với nhóm A nên lượng tồn kho có thể cao hơn đôi khi có thể duy trì với mức hàng hoá dự trữ nhiều hơn

- Nâng cao trình độ của nhân viên nhờ vào việc kiểm tra, kiểm soát định kỳ từng nhóm hàng, từ đó có thể lập kế hoạch kiểm tra c ụ thể cho từng nhóm mặt hàng

IV HỆ THỐNG KIỂM SOÁT VÀ CÁC MÔ HÌNH TỒN KHO

1 Hệ thống kiểm soát hàng tồn kho

Một hệ thống tồn kho kiểm soát mức độ hàng tồn kho bằng cách xác định lượng đặt hàng và thời điểm đặt hàng

Có 2 loại hệ thống kiểm soát hàng tồn kho: hệ thống kiểm kê liên tục và hệ thống kiểm kê định kỳ

1.1 Hệ thống kiểm kê liên tục

Trong hệ thống kiểm kê liên tục, một sự ghi chép liên tục mức độ tồn kho cho mỗi món hàng được duy trì Bất cứ khi nào lượng hàng tồn kho có sẵn giảm xuống đến một mức đã được định trước, chẳng hạn như tới điểm tái đặt hàng, một đơn đặt hàng mới sẽ được đặt để bổ sung vào lượng hàng tồn kho Lượng hàng được đặt trong mỗi đơn hàng là

cố định nhằm tối thiểu hóa tổng chi phí tồn kho Lượng đặt hàng này còn được gọi là lượng đặt hàng kinh tế

Ưu điểm của hệ thống này là mức hàng tồn kho được giám sát liên tục, vì thế nhà quản lý luôn biết được tình trạng hàng tồn kho Đây là s ự thuận lợi đối với các mặt hàng quan trọng, chẳng hạn linh kiện thay thế hoặc nguyên vật liệu thô ho ặc hàng cung cấp Tuy nhiên duy trì việc ghi chép liên t ục số lượng hàng tồn kho có sẵn có thể sẽ rất tốn kém

Một ví dụ đơn giản của hệ thống hàng tồn kho liên tục là những sổ cái - sổ séc mà nhiều người trong số chúng ta s ử dụng hằng ngày Sổ séc có 300 hóa đơn, sau khi hóa đơn thứ 200 được dùng, còn lại 100 hóa đơn, sẽ có một mẫu đ ặt hàng cho những hóa đơn c ủa một lô hàng mới Nhiều hệ thống hàng tồn kho đồ dùng văn phòng sử dụng thẻ tái đặt hàng để đặt hàng trong ngăn xếp của các văn phòng phẩm hoặc dưới đáy của các vỏ bút hoặc kẹp giấy để đánh dấu khi một đơn đ ặt hàng được đặt

Một ví dụ phức tạp hơn là hệ thống thanh toán tự động hóa với một máy quét laser, thường sử dụng tại các siêu thị và cửa hàng bán lẻ Máy quét laser đọc mã sản phẩm (UPC) hoặc mã vạch từ các gói sản phẩm, việc giao dịch được ghi lại tức thì và mức hàng tồn kho được cập nhật Hệ thống này không chỉ nhanh chóng và chính xác mà còn đem lại những thông tin được cập nhật liên tục về tình trạng của mức tồn kho Nhiều nhà cung ứng và phân phối cũng sử dụng hệ thống mã vạch và máy quét laser cầm tay đối với các nguyên vật liệu tồn kho, hàng cung cấp, thiết bị, bán thành phẩm và thành phẩm

1.2 Hệ thống kiểm kê định kỳ

Hệ thống kiểm kê định kỳ còn được gọi là hệ thống có thời gian cố định hoặc hệ thống đánh giá định kỳ

Đối với hệ thống này, hàng tồn kho có sẵn được đếm tại một khoảng thời gian cụ thể,

ví dụ một tuần, một tháng hay cuối tháng Sau khi hàng tồn trong kho được xác định, một đơn hàng được đặt với một lượng nào đó để nâng số lượng hàng tồn kho dự trữ đạt đến mức mong muốn Trong hệ thống này, mức hàng tồn kho không được giám sát trong tất

cả các khoảng thời gian giữa các đơn đặt hàng Vì vậy, không c ần ho ặc cần ít việc ghi

chép sổ sách, nhưng lại có nhược điểm là kiểm soát trực tiếp ít Điều này dẫn đến mức hàng tồn kho nhiều hơn hệ thống kiểm kê liên tục nhằm đề phòng việc thiếu hụt hàng không mong muố n Hệ thống này cũng đòi hỏi số lượng một đơn đặt hàng mới được xác định một lần cho một đơn đặt hàng định kỳ

Một ví dụ về hệ thống kiểm kê định kỳ là: thư viện sách của một trường cao đ ẳng hoặc đại học, sách giáo khoa thường được sắp xếp theo một hệ thống tuần hoàn, cụ thể là theo từng học kỳ Kiểm kê sách còn lại trong kho vào mỗi cuối kỳ, đồng thời ước tính số lượng tuyển sinh và sinh viên các khoá vào kho ảng vài tuần đầu tiên để thống kê, đặt hàng và phân bổ sách bắt đầu một học kỳ mới Các cửa hàng nhỏ lẻ, nhà thuốc, cửa hàng tạp hoá và văn phòng đôi khi cũng sử dụng hệ thống kiểm kê này

2 Các mô hình tồn kho

2.1 Mô hình lượng đặt hàng kinh tế cơ bản EOQ

2.1.1 Các thông số của mô hình

Mô hình EOQ - Mô hình s ản lượng đơn hàng kinh tế cơ bản, là một trong những kỹ thuật kiểm soát tồn kho phổ biến và lâu đời nhất, được nghiên cứu và đề xuất bởi ông Ford.W.Harris vào năm 1915

Mô hình EOQ nhằm tối ưu hóa số lượng đơn hàng để tối thiểu hóa tổng chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng, thông qua đó tối thiểu hóa tổng chi phí tồn kho Tuy nhiên, người

sử dụng phương pháp này phải tuân theo những giả định quan trọng sau:

- Nhu cầu phải được biết trước, liên tục và không đổi

- Không có sự thiếu hụt kho hàng

- Phải biết trước thời gian từ lúc đặt hàng đến khi nhận hàng và thời gian đó là không đổi

- Số lượng đ ặt hàng được thực hiện trong một chuyến hàng với mốc thời gian được định trước và chỉ nhận một lần

- Không giảm giá trên lượng đ ặt hàng

Những giả định này được phản ánh dưới Sơ đồ biểu diễn sử dụng hàng tồn kho theo

thời gian, mô tả hệ thống đơn đ ặt hàng tồn kho liên tục gắn liền với mô hình EOQ

Hình 2.1a: Sơ đồ biểu diễn sử dụng hàng tồn kho theo thời gian

Với những giả định đã nêu trên có hai lo ại chi phí biến đổi được xác định là chi phí tồn trữ và chi phí đặt hàng Hai loại chi phí này có mối tương quan tỷ lệ nghịch với nhau Nếu số lượng hàng hóa tăng lên cho mỗi lần đặt hàng và có ít đơn đặt hàng thì chi phí đặt hàng sẽ giảm xuống, trong khi đó lượng hàng tồn kho có sẵn sẽ tăng lên dẫn đến chi phí tồn trữ tăng lên Do đó mà trên thực tế số lượng đặt hàng tối ưu là kết quả của một sự dung hòa giữa hai chi phí có liên hệ nghịch nhau này

Hình 2.1.b Đồ thị chi phí theo mô hình EOQ

Một số ký hiệu: D - Nhu c ầu hằng năm

Q - Sản lượng c ủa một đơn đặt hàng

Q

D

- Số lượng đơn đặt hàng trong năm

Co - Chi phí đặt hàng cho mỗi đơn đặt hàng

Cc - Chi phí tồn trữ tính cho một đơn vị tồn kho hàng năm

TC – Tổng chi phí tồ n kho Tổng chi phí tồn kho bao gồm: chi phí tồn trữ + chi phí đ ặt hàng

o Chi phí tồn trữ được tính bằng tích của chi phí tồn trữ tính cho một đơn vị tồn kho hàng năm và lượng tồn kho trung bình

o Chi phí đặt hàng được tính bằng tích của chi phí đặt hàng cho mỗi đơn hàng và

số lượng đơn đặt hàng trong năm



Từ Đồ thị chi phí theo mô hình EOQ, ta thấy được mối quan hệ ngịch biến giữa chi

phí tồn trữ và chi phí đặt hàng, do đó đường tổng chi phí là một đường cong lồi Sản lượng đặt hàng tối ưu (Qopt ) là giao điểm của đường kẻ vuông góc từ đỉnh đường tổng chi phí đến trục hoành Đường thẳng này đi qua giao điểm của đường chi phí đặt hàng và đường chi phí tồn trữ Như vậy, điều kiện để tổng chi phí tồn kho thấp nhất là chi phí tồn trữ bằng với chi phí đặt hàng Điều đó cũng cho phép chúng ta xác định số lượng đặt hàng tối ưu