Slide bài giảng môn kế toán máy chương 3: Tổng quan về phần mềm kế toán Fast Accounting

đại học kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế Bộ môn hệ thống thông tin quản lý K TỐN MÁY Ch­ ng­III ¬ TỔ NG QUAN V Ề PH Ầ M Ề K Ế TO Á N M N FAST ACCOUNTING I GIỚ THIỆ TỔ QUAN VỀPHẦ MỀ KẾTOÁ I U NG N M N FAST ACCOUNTING Các phím chức Bố trí hình cập nhật chứng từ Quy trình vào chứng từ Các bước thực sửa, xoá chứng từ Các thao tác chung lên báo cáo a Quy trình thực lên báo cáo b Một số điểm cần lưu ý lên xem báo cáo Mối quan hệ phân hệ phần mềm kế toán Fast II PHÂN HỆ HỆ THỐNG Chức phân hệ hệ thống - Khai báo danh mục từ điển tham số tùy chọn - Quản lý bảo trì số liệu - Quản lý người sử dụng - Trợ giúp Khai báo danh mục từ điển tham số tùy chọn - Danh mục đơn vị sở - Danh mục phận hạch toán - Danh mục nhân viên - Danh mục tiền tệ - Tỷ giá quy đổi ngoại tệ - Danh mục hình nhập chứng từ - Khai báo tham số tùy chọn III PHÂN HỆ KẾ TOÁN TỔNG HỢP Chức phân hệ kế toán tổng hợp Phân hệ kế tốn tổng hợp dùng phân hệ sở độc lập liên kết thống với tất phân hệ khác chương trình Tại phân hệ kế tốn tổng hợp ta cập nhật phiếu kế toán tổng quát, bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, bút tốn định kỳ bút tốn điều chỉnh Ngồi phân hệ kế toán tổng hợp thực tổng hợp số liệu từ tất phân hệ khác Phân hệ kế toán tổng hợp thực lên sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế Sơ đồ tổ chức phân hệ kế toán tổng hợp Quản lý danh mục từ điển a Danh mục tài khoản Việc xây dựng hệ thống tài khoản phụ thuộc vào 02 yếu tố:  Các yêu cầu quản lý doanh nghiệp đặt  Phương án tổ chức khai thác thông tin phần mềm kế tốn sử dụng Thơng thường xây dựng DM TK gồm thông tin sau: - Số TK - Tên TK - Mã ngoại tệ - TK mẹ - TK công nợ - TK sổ Lưu ý: Đối với TK ngoại tệ (Mã ngoại tệ USD, EUR, ) phải khai báo thêm PP tính tggs nợ / có: b Các danh mục khác Cập nhật số dư tài khoản  Nguyên tắc - Nhập lần - Đối với TK không theo dõi công nợ thực menu “Kế toán tổng hợp / Vào số dư đầu kỳ tài khoản” - Đối với tài khoản có theo dõi cơng nợ chi tiết - Nếu chương trình sử dụng đầu năm tài - Nếu chương trình sử dụng khơng phải đầu năm tài - Đối với tài khoản ngoại tệ - Đối với tài khoản hàng tồn kho 4.Cập nhật chứng từ a Phiếu kế toán Phiếu kế toán dùng để cập nhật bút toán điều chỉnh, bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ Tại số doanh nghiệp phiếu kế tốn cịn dùng để nhập nhiều loại chứng từ khác tính đặc thù phân cơng cơng việc phịng kế tốn b Bút tốn phân bổ tự động Cuối kỳ ta thường phải thực bút toán phân bổ sau:  Phân bổ tk 621, 622 vào tk154 trường hợp chi phí trực tiếp khơng thể rõ cho sản phẩm  Phân bổ tk 627 vào tk 154  Phân bổ tk 641, 642 vào tk 911 theo loại hình kinh doanh khác  Một số trường hợp phân bổ khác b Bút toán phân bổ tự động  Lợi ích việc sử dụng bút toán phân bổ tự động - Tiết kiệm thời gian, cơng sức lao động vì: số lượng bút tốn phân bổ lớn (tới vài trăm) trường hợp quản lý chi tiết chi phí doanh thu theo loại hình kinh doanh phận kinh doanh Ngoài trường hợp cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc ta lại phải sửa lại bút tốn phân bổ Chính thực thủ cơng chiếm nhiều thời gian - Không gây nhàm chán công việc vì: bút tốn phân bổ lặp lại giống vào cuối kỳ kế toán cách lấy số liệu rõ ràng nên chương trình có chức cho phép thực tự động sinh bút toán phân bổ cuối kỳ Sơ đồ tổ chức phân hệ kế toán hàng tồn kho Quản lý danh mục a Danh mục nhóm vật tư, hàng hoá  Nguyên tắc quản vật tư, hàng hố theo nhóm - Các vật tư, hàng hố nhóm phải có đặc điểm, tiêu chí để phân biệt - Các vật tư, hàng hố có chung mục đích sử dụng phân vào nhóm - Các vật tư, hàng hố khơng trùng mã với mã hoá vật tư, hàng hoá theo nguyên tắc mẹ - - Khai báo nhóm vật tư, hàng hố thực danh mục phân nhóm vật tư, hàng hố Fast có 03 trường để thực việc phân nhóm cho vật tư, hàng hố a Danh mục nhóm vật tư, hàng hố - Loại nhóm - Mã nhóm - Tên nhóm b Danh mục vật tư, hàng hố - Mã vật tư - Tên vật tư - Đơn vị tính - Vật tư có theo dõi tồn kho hay khơng - Cách tính giá hàng tồn kho - Loại vật tư - Các TK (TK doanh thu, TKgiá vốn hàng bán, TKchiết khấu, TK hàng bán bị trả lại…) - Nhóm vật tư - Nhóm vật tư - Nhóm vật tư Ý nghĩa việc khai báo TK DM hàng hoá vật tư - TK doanh thu: dùng để tự động hạch toán tk doanh thu hóa đơn bán hàng - TK doanh thu nội bộ: dùng để tự động hạch toán tk doanh thu nội hóa đơn bán hàng - TK chiết khấu: dùng để tự động hạch toán tk chiết khấu hóa đơn bán hàng - TK giá vốn hàng bán: dùng để tự động hạch toán tk giá vốn hóa đơn bán hàng - TK hàng bán bị trả lại: dùng để tự động hạch toán tk hàng bán bị trả lại phiếu nhập hàng bán bị trả lại - TK chênh lệch tính giá hàng tồn kho: sử dụng tự động định khoản tiền chênh lệch hàng tồn kho tính giá trung bình - TK chi phí: dùng để tự động hạch tốn tk chi phí phiếu xuất sử dụng - TK sản phẩm dở dang: sử dụng để thực tính tốn liên quan đến giá thành Ví dụ Hàng hố cơng ty phân thành nhóm theo nước sản xuất (Nhật Bản - Hàn Quốc - Trung Quốc), theo đặc điểm công nghệ (Điện tử - Cơ khí), theo mục đích sử dụng (Hàng phục vụ sản xuất - Hàng dân dụng) Hãy khai báo thông tin chi tiết cho mặt hàng Tủ lạnh LG Hàn Quốc Bước 1: Phân nhóm vật tư, hàng hoá Kế toán hàng tồn kho -> Danh mục từ điển -> Danh mục phân nhóm vật tư, hàng hố Loại nhóm Mã nhóm Tên nhóm NB Nhật Bản HQ Hàn Quốc TQ Trung Quốc DT Hàng điện tử CK Hàng khí SX Hàng phục vụ sản xuất TD Hàng phục vụ tiêu dùng Bước 2: Khai báo chi tiết vật tư, hàng hoá Kế toán hàng tồn kho -> Danh mục từ điển -> Danh mục phân nhóm vật tư, hàng hoá - Mã vật tư: TL - Tên vật tư: Tủ lạnh LG - Đơn vị tính: Chiếc - Vật tư có theo dõi tồn kho hay khơng: (có) - Cách tính giá hàng tồn kho: (TB tháng) - Loại vật tư: 61 (Hàng hoá) - TK doanh thu: 511 - TKgiá vốn hàng bán: 632 - TKchiết khấu: 521 - TK kho (vật tư): 156 - TK hàng bán bị trả lại: 531 - Nhóm hàng 1: HQ - Nhóm hàng 2: DT - Nhóm hàng 3: TD d Danh mục kho hàng Các thông tin kho hàng gồm có: - Mã kho - Tên kho - Loại kho: kho công ty hay kho đại lý - TK hàng gửi bán đại lý (trong trường hợp kho kho đại lý) Cập nhật số tồn kho đầu kỳ  Nguyên tắc - Số tồn kho đầu kỳ (số lượng giá trị) mặt hàng phải cập nhật số tồn kho đầu kỳ lần - Số tồn kho kho phải nhập chi tiết cho kho - Đối với vật tư tính tồn kho theo phương pháp TB tháng phải nhập tổng số tồn ( tổng số lượng giá trị) menu “Kế toán hàng tồn kho -> Cập nhật số liệu -> Vào tồn kho đầu kỳ”, chương trình hỗ trợ việc tính giá tồn kho - Đối với vật tư tính tồn kho theo phương pháp NTXT phải nhập số tồn kho cho phiếu nhập mà chưa xuất hết menu “Kế toán hàng tồn kho -> Cập nhật số liệu -> Vào chi tiết tồn kho nhập trước xuất trước” sau chương trình tự động tính lưu tổng số tồn kho vật tư phiếu nhập (Có thể coi tồn số tồn kho đầu kỳ phiếu nhập chưa xuất hết nhập phiếu đầu kỳ nhất) Sau nhập tồn đầu phiếu nhập chương trình tự động cộng dồn chuyển sang tồn đầu cho kho ta nhập tổng số tồn kho (số tổng)  VÝ dơ H·y thùc hiƯn ®Ĩ cËp nhật tồn kho đầu kỳ (1/2007) cho mặt hàng (giá tồn kho tính theo phơng pháp TB tháng) sau vào máy tính: Tên kho Tên hàng hóa ơn VT Tồn đầu D đầu Kho Minh Khai (Kho công ty) Ti vi LG 21inch ChiÕc 12 48.000.000 Kho Minh Khai (Kho c«ng ty) Ti vi Samsung 14inch ChiÕc 15 36.000.000 Kho Lơng Yên (Kho đại lý) Tủ lạnh LG ChiÕc 42 16.800.000 Bước 1: Khai báo danh mục kho hàng Kế toán hàng tồn kho -> Danh mục từ điển -> Danh mục kho hàng Mã kho Tên kho Loại kho MK Kho Minh Khai LY Kho Lương Yên TK kho 157 Bước 2: Khai báo danh mục hàng hoá Kế toán hàng tồn kho -> Danh mục từ điển -> Danh mục vật tư, hàng hoá Mã hàng TVLG TVSS TLLG Tên hàng: Ti vi LG 21 inch Ti vi Samsung 14 inch Tủ lạnh LG Đơn vị tính: Chiếc Chiếc Chiếc Theo dõi tồn kho: 1- Có 1- Có 1- Có Cách tính giá tồn kho: 1-TB tháng 1-TB tháng 1-TB tháng TK kho (TK vật tư): 1561 1561 1561 TK doanh thu: 5111 5111 5111 TKgiá vốn hàng bán: 6321 6321 6321 TK hàng bán bị trả lại: 5311 5311 5311 TKchiết khấu: 5211 5211 5211 Bước 3: Cập nhật tồn kho đầu kỳ Kế toán hàng tồn kho -> Cập nhật số liệu -> Vào tồn kho đầu kỳ Mã kho Mã hàng Tồn đầu Dư đầu MK TVLG 12 48.000.000 MK TVSS 15 36.000.000 LY TLLG 42 16.800.000 Cập nhật chứng từ a Phiếu nhập kho Sử dụng để nhập nội bộ: Nhập kho thành phẩm, nhập thừa từ sản xuất … b Phiếu xuất kho Sử dụng để xuất nội bộ: Xuất kho vật tư, NVL, CCDC cho sản xuất … c Phiếu xuất điều chuyển kho - Sử dụng để điều chuyển vật tư kho nội đơn vị - TK có (TKvật tư) chương trình tự động hạch tốn - Khi vào phiếu xuất điều chuyển kho chương trình tự động tạo mt phiu nhp Xin cảm ơn! ... hợp Phân hệ kế toán tổng hợp dùng phân hệ sở độc lập liên kết thống với tất phân hệ khác chương trình Tại phân hệ kế tốn tổng hợp ta cập nhật phiếu kế toán tổng quát, bút toán phân bổ, kết chuyển... chuyển cuối kỳ, bút toán định kỳ bút tốn điều chỉnh Ngồi phân hệ kế toán tổng hợp thực tổng hợp số liệu từ tất phân hệ khác Phân hệ kế toán tổng hợp thực lên sổ sách, báo cáo kế toán, báo cáo thuế... kết số liệu với phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi để lên báo cáo công nợ chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp, kế toán hàng tồn kho Sơ đồ tổ chức phân hệ kế toán mua hàng công nợ phải