Slide bài giảng môn kế toán máy chương 3: Tổng quan về phần mềm kế toán Fast Accounting

Tại phân hệ kế toán tổng hợp ta có thể cập nhật các phiếu kế toán tổng quát, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, các bút toán định kỳ và các bút toán điều chỉnh.. Cập nhật số dư tà

đại học kinh tế quốc dân Khoa tin học kinh tế

Bộ môn hệ thống thông tin quản lý

KẾ TOÁN MÁY

3 Quy trình vào một chứng từ mới

4 Các bước thực hiện sửa, xoá một chứng từ

5 Các thao tác chung khi lên báo cáo

a Quy trình thực hiện lên báo cáo

b Một số điểm cần lưu ý khi lên và xem báo cáo

6 Mối quan hệ giữa các phân hệ trong phần mềm kế toán Fast

II PHÂN HỆ HỆ THỐNG

1 Chức năng của phân hệ hệ thống

- Khai báo các danh mục từ điển và các tham số tùy chọn

- Quản lý và bảo trì số liệu

- Quản lý người sử dụng

- Trợ giúp

2 Khai báo các danh mục từ điển và tham số tùy chọn

- Danh mục đơn vị cơ sở

III PHÂN HỆ KẾ TOÁN TỔNG HỢP

1 Chức năng của phân hệ kế toán tổng hợp

Phân hệ kế toán tổng hợp có thể dùng như một phân hệ cơ

sở và độc lập hoặc liên kết thống nhất với tất cả các phân hệ khác của chương trình

Tại phân hệ kế toán tổng hợp ta có thể cập nhật các phiếu kế toán tổng quát, các bút toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ, các bút toán định kỳ và các bút toán điều chỉnh Ngoài ra phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện tổng hợp số liệu từ tất cả các phân hệ khác

Phân hệ kế toán tổng hợp thực hiện lên các sổ sách, báo cáo

kế toán, báo cáo thuế

Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán tổng hợp

2 Quản lý danh mục từ điển

a Danh mục tài khoản

Việc xây dựng hệ thống tài khoản phụ thuộc vào 02 yếu tố:

 Các yêu cầu quản lý do doanh nghiệp đặt ra

 Phương án tổ chức và khai thác thông tin của phần mềm kế toán được sử dụng

Thông thường khi xây dựng DM TK gồm các thông tin sau:

3 Cập nhật số dư tài khoản

 Nguyên tắc

- Nhập duy nhất 1 lần

- Đối với các TK không theo dõi công nợ được thực hiện ở menu “Kế toán tổng hợp / Vào số dư đầu kỳ của các tài khoản”

- Đối với các tài khoản có theo dõi công nợ chi tiết

- Nếu chương trình được sử dụng bắt đầu từ đầu năm tài chính

- Nếu chương trình được sử dụng không phải bắt đầu từ đầu năm tài chính

- Đối với các tài khoản ngoại tệ

- Đối với các tài khoản hàng tồn kho

4.Cập nhật chứng từ

a Phiếu kế toán

Phiếu kế toán dùng để cập nhật các bút toán điều chỉnh, các bút

toán phân bổ, kết chuyển cuối kỳ Tại một số doanh nghiệp thì phiếu kế toán còn được dùng để nhập nhiều loại chứng từ khác do tính đặc thù về sự phân công công việc trong phòng kế toán

b Bút toán phân bổ tự động

Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán phân bổ sau:

 Phân bổ các tk 621, 622 vào tk154 trong trường hợp các chi phí trực tiếp này không thể chỉ rõ được cho sản phẩm nào

 Phân bổ tk 627 vào tk 154

 Phân bổ tk 641, 642 vào tk 911 theo các loại hình kinh doanh khác nhau

 Một số trường hợp phân bổ khác

b Bút toán phân bổ tự động

 Lợi ích của việc sử dụng bút toán phân bổ tự động

- Tiết kiệm thời gian, công sức lao động vì: số lượng các bút toán phân bổ có thể là rất lớn (tới vài trăm) trong trường hợp quản lý chi tiết về chi phí và doanh thu theo loại hình kinh doanh và bộ phận kinh doanh Ngoài ra trong trường hợp cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc thì ta lại phải sửa lại các bút toán phân bổ Chính vì vậy khi thực hiện thủ công sẽ chiếm khá nhiều thời gian

- Không gây nhàm chán trong công việc vì: các bút toán phân

bổ đều lặp lại giống nhau vào các cuối kỳ kế toán và cách lấy số liệu khá rõ ràng nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán phân bổ cuối kỳ

b Bút toán phân bổ tự động

 Khai báo các bút toán phân bổ tự động

 Phần thông tin chung:

- Stt bút toán: trình tự thực hiện các bút toán phân bổ

- Tên bút toán: diễn giải nội dung phát sinh

- Tài khoản ghi có: tài khoản sẽ phân bổ đi (có thể là TK tổng

hợp)

 Phần thông tin chi tiết:

-Tài khoản ghi nợ: Tài khoản sẽ nhận phân bổ (phải là tài

khoản chi tiết.)

- Mã vụ việc

- Mã bộ phận hạch toán

- Tk nợ/Tk có 1, 2, 3: cặp tài khoản dùng để tự động tính hệ số

phân bổ

 Tạo bút toán phân bổ tự động

 Ví dụ

DN có 2 PX SX A và B

Phân bổ chi phí sx chung (627) gồm:

Chi phí nhân viên TK Có 6271 / TK Nợ (6271PXA - 6271PXB)

Chi phí nhân viên TK Có 6272 / TK Nợ (6272PXA - 6272PXB)

b Bút toán phân bổ tự động

c Các bút toán kết chuyển tự động

Cuối kỳ ta thường phải thực hiện các bút toán kết chuyển sau:

 Kết chuyển tài khoản giá vốn hàng bán vào tài khoản kết quả kinh doanh

 Kết chuyển tài khoản doanh thu vào tài khoản kết quả kinh doanh

 Kết chuyển tài khoản chi phí bán hàng vào tài khoản kết quả kinh doanh

 Kết chuyển tài khoản chi phí quản lý vào tài khoản kết quả kinh doanh

 Kết chuyển khác…

c Các bút toán kết chuyển tự động

 Lợi ích của việc sử dụng bút toán kết chuyển

- Tiết kiệm thời gian, công sức lao động vì: số lượng các bút toán kết chuyển có thể là rất lớn (tới vài trăm) trong trường hợp quản lý chi tiết về chi phí và doanh thu theo loại hình kinh doanh và bộ phận kinh doanh Ngoài ra trong trường hợp cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc thì ta lại phải sửa lại các bút toán kết chuyển Chính vì vậy khi thực hiện thủ công sẽ chiếm khá nhiều thời gian

- Không gây sự nhàm chán trong công việc vì: các bút toán kết chuyển đều lặp lại giống nhau vào các cuối kỳ kế toán và cách lấy số liệu khá rõ ràng nên trong chương trình có chức năng cho phép thực hiện tự động sinh ra các bút toán kết chuyển cuối kỳ

c Các bút toán kết chuyển tự động

 Nguyên tắc

- Phải khai báo TK “chuyển”, TK “nhận” cho từng nhóm bút toán một và việc kết chuyển được thực hiện từ TK ghi có sang tài khoản ghi nợ hoặc ngược lại

-Trường hợp kết chuyển được chi tiết hoá cho từng vụ việc thì khai báo là có kết chuyển theo vụ việc hay không

- Khi tạo bút toán kết chuyển Fast sẽ kết chuyển số tiền bằng tổng

số phát sinh trừ tổng số giảm trừ trong kỳ

- Trường hợp cần phải điều chỉnh lại số liệu gốc thì ta lại phải sửa lại các bút toán kết chuyển

- Fast cho phép kết chuyển:

+ từ một tài khoản chi tiết này sang một tài khoản chi tiết khác.+ từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản chi tiết

+ từ một tài khoản tổng hợp sang một tài khoản tổng hợp khác

c Các bút toán kết chuyển tự động

 Khai báo các bút toán kết chuyển tự động

- Stt

- Tên bút toán

-Tài khoản ghi nợ

- Tài khoản ghi có

- Loại kết chuyển

- Kết chuyển theo vụ việc

- Kết chuyển theo bộ phận hạch toán

- Kết chuyển theo sản phẩm

- Chỉ kết chuyển phát sinh có mã vụ việc, sản phẩm, bộ phận hạch toán

 Tạo bút toán kết chuyển tự động

- Khai báo thêm thông tin về số chứng từ kết chuyển

- Đánh dấu các bút toán cần tạo (tạo nhiều bút toán cùng một lúc)

- Có thể xóa đi tạo lại và in ra

 Thực hiện bút toán kết chuyển tự động

Nhấn F4, khai báo tháng cần kết chuyển

c Các bút toán kết chuyển tự động

d Bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ

Cuối kỳ ta phải thực hiện đánh giá lại tiền ngoại tệ theo tỷ giá cuối kỳ

- Đối với các TK là công nợ thì chương trình sẽ tạo bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ cho từng khách hàng/đối tượng công nợ

- Đối với việc theo dõi thanh toán chi tiết cho các hoá đơn ngoại tệ thì chương trình cũng tự động tạo các bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ cho từng hoá đơn (thực hiện trong phân hệ

kế toán mua hàng/bán hàng)

d Bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ

 Thông tin về bút toán chênh lệch tỷ giá ngoại tệ cuối kỳ

- Stt thực hiện bút toán

- Tên bút toán

- Tài khoản

- Mã ngoại tệ

- Tài khoản chênh lệch tỷ giá

 Tạo bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ

- Đánh dấu các bút toán cần tạo (có thể tạo nhiều bút toán cùng một lúc)

- Nhập kỳ hạch toán, tỷ giá cuối kỳ, số chứng từ

Lưu ý: mỗi lần tạo các bút toán chênh lệch tỷ giá cuối kỳ ta chỉ có

thể chọn được các bút toán có cùng một mã ngoại tệ

IV PHÂN HỆ KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI THU

1 Chức năng của phân hệ kế toán bán hàng và công

nợ phải thu

- Cập nhật các hoá đơn bán hàng (bán hàng hoá và bán dịch vụ),DM giá bán của hàng hoá, phiếu nhập hàng bán bị trả lại và dịch vụ bị trả lại, hóa đơn giảm giá (dịch vụ và hàng bán), chứng

từ ghi nợ, ghi có, bù trừ công nợ

- Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng bán ra; giá vốn, doanh thu, lợi nhuận theo từng mặt hàng, nhóm hàng; bán hàng theo bộ phận, cửa hàng, nhân viên bán hàng, theo hợp đồng; các khoản phải thu, tình hình thu tiền và tình trạng công nợ của khách hàng

- Tính thuế GTGT của hàng hoá bán ra

- Liên kết số liệu với kế toán tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp và kế toán hàng tồn kho

Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán bán hàng và công nợ phải thu

2 Quản lý danh mục từ điển

a Danh mục khách hàng

- Dùng để quản lý khách hàng và các đối tượng công nợ phải thu, phải trả (tk 131, 136, 1388, 141, 331, 336 và 3388…)

Mục đích việc quản lý khách hàng theo nhóm

- Dễ quản lý và theo dõi các đối tượng khách hàng

- Lên các báo cáo doanh thu theo từng nhóm khách hàng

 Nguyên tắc quản lý khách hàng theo nhóm

- Các đối tượng cùng nhóm phải có 1 đặc điểm, tiêu chí để phân biệt

- Các đối tượng có chung mục đích sử dụng thì được phân vào cùng 1 nhóm

- Các đối tượng không được trùng mã với nhau và mã hoá các đối tượng theo nguyên tắc mẹ - con

- Được thực hiện ở Menu “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu -> Danh mục từ điển -> Danh mục phân nhóm khách hàng”

vụ Biển Xanh, một doanh nghiệp tư nhân ở Hải Phòng có tuần suất giao hàng Hàng tuần.

3 NGAY Giao hàng hàng ngày

3 TUAN Giao hàng hàng tuần

3 THANG Giao hàng hàng tháng

Bước 2: Khai báo chi tiết về thông tin khách hàng

Kế toán bán hàng và công nợ phải thu -> Danh mục từ điển -> Danh mục khách hàng

Các thông tin về danh mục khách hàng bao gồm:

3 Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ của các khách hàng

 Nguyên tắc

- Được cập nhật duy nhất 1 lần khi bắt đầu sử dụng chương trình Đối với các kỳ tiếp theo trong năm và của cả các năm sau số dư công nợ sẽ do chương trình tự động tính toán và kết chuyển

- Cập nhật ở Menu “Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Vào số dư công nợ phải thu đầu kỳ ”

- Đối với công nợ ngoại tệ thì khi cập nhập phải nhập cả tiền VNĐ được qui đổi

- Sau khi cập nhật số dư công nợ đầu kỳ, chương trình sẽ chuyển

số dư tổng hợp cho cả TK công nợ sang phần số dư TK đầu kỳ

- Trường hợp người sử dụng có theo dõi chi tiết thanh toán theo từng hóa đơn thì ngoài việc cập nhật số dư công nợ đầu kỳ còn phải cập nhật số dư đầu kỳ chi tiết theo hóa đơn thông qua menu

“Kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ Cập nhật số liệu/ Vào số

dư đầu kỳ của các hóa đơn”

 Vớ dụ

Hóy cập nhật số d công nợ phải thu đầu kỳ tháng 1 năm 2007 của Công ty XNK Quảng Ngãi vào máy tính: D nợ / 13111: 650.000.000 đồng (Công ty Sản xuất và Th ơng mại Vĩnh Lợi - 350.000.000, Công ty TNHH Hồng Anh - 300.000.000)

Bước 1: Khai báo DM khách hàng

Kế toán bán hàng và công nợ phải thu -> Danh mục từ điển -> Danh mục khách hàng

KH2 C«ng ty Sản xuÊt vµ Th ¬ng m¹i VÜnh Lîi

KH3 C«ng ty TNHH Hång Anh

Bước 2: Cập nhật số dư công nợ phải thu đầu kỳ

Kế toán bán hàng và công nợ phải thu -> Cập nhật số liệu -> Vào số dư công nợ phải thu đầu kỳ

4 Cập nhật chứng từ

a Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho

- Khi nhập “Hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho” thì chương trình sẽ xử lý cả 2 nghiệp vụ: bán hàng (tăng doanh số và công nợ phải thu) và xuất hàng từ kho (giảm hàng tồn kho và tăng giá vốn)

- TK vật tư (TK hàng tồn kho), TK doanh thu, TK giá vốn, TK

chiết khấu, TK thuế chương trình sẽ tự động hạch toán

- Các thông tin liên quan đến hóa đơn và khách hàng

- Giá bán của mặt hàng sẽ được hỗ trợ

- Có thể sửa hạch toán thuế và tiền thuế

- Chương trình cho phép nhập tỷ lệ chiết khấu và tiền chiết khấu cho từng mặt hàng

- Trong trường hợp vật tư tính giá trung bình nhưng xuất với giá đích danh thì chọn  “Xuất theo giá đích danh” để cập nhật giá xuất

- Nhấn F5 để xem các phiếu nhập kho cho mặt hàng ở dòng chi tiết hiện thời

c Hóa đơn dịch vụ

Việc cập hóa đơn dịch vụ cũng tương tự như việc cập nhật hóa đơn bán hàng nhưng không phải nhập chi tiết từng mặt hàng mà hạch toán trực tiếp vào các TK doanh thu

d Hóa đơn giảm giá

e Các chứng từ khác

V PHÂN HỆ KẾ TOÁN MUA HÀNG VÀ CÔNG NỢ PHẢI TRẢ

1 Các chức năng chính của phân hệ kế toán mua hàng

và công nợ phải trả

- Cập nhật các phiếu nhập mua: nội địa, nhập khẩu, chi phí mua hàng, hoá đơn mua dịch vụ, phiếu xuất trả lại nhà cung cấp, các chứng từ phải trả khác và chứng từ bù trừ công nợ

- Theo dõi theo VNĐ và ngoại tệ

- Theo dõi tổng hợp và chi tiết hàng mua vào theo mặt hàng, nhà cung cấp và đơn hàng/hợp đồng

- Theo dõi các khoản phải trả và việc thanh toán cho các nhà cung cấp

- Tính thuế GTGT của hàng hoá mua vào

- Liên kết số liệu với phân hệ kế toán tiền mặt, tiền gửi để có thể lên được các báo cáo công nợ và chuyển số liệu sang phân hệ kế toán tổng hợp, kế toán hàng tồn kho

Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán mua hàng và công nợ phải trả

2 Quản lý danh mục từ điển

a Danh mục nhóm nhà cung cấp

b Danh mục nhà cung cấp

c Danh mục thuế suất đầu vào

3 Cập nhật số dư công nợ đầu kỳ của các nhà cung cấp

 Nguyên tắc

 Ví dụ

4 Cập nhật chứng từ

a Phiếu nhập mua hàng và phiếu nhập khẩu

- TK nợ (TK vật tư) chương trình sẽ tự động hạch toán

- Mua hàng nếu có chi phí mua hàng thì sẽ xẩy ra 2 trường hợp:

+ Trường hợp 1: Chi phí mua hàng do nhà cung cấp thực hiện

và cùng thời điểm mua hàng

+ Trường hợp 2: Chi phí mua hàng do đối tượng khác thực hiện hoặc không được thực hiện cùng thời điểm mua hàng

- Khi tính thuế GTGT chương trình cho phép khai báo có hay không tính thuế chỉ gồm tiền hàng hay gồm cả chi phí

b Phiếu nhập chi phí mua hàng

- Phần số lượng và đơn giá của từng mặt hàng để bằng không, còn trường tiền hàng thì nhập bằng số tiền chi phí được phân bổ cho từng mặt hàng

c Một số chứng từ khác

 Phiếu xuất trả lại hàng hoá, vật tư cho nhà cung cấp

 Phiếu nhập xuất thẳng

 Hoá đơn mua dịch vụ

 Phiếu thanh toán tạm ứng

 Phiếu ghi nợ, ghi có TKcông nợ

 Chứng từ bù trừ công nợ

 Đánh giá chênh lệch tỷ giá theo hóa đơn

VI PHÂN HỆ KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN

1 Chức năng của phân hệ kế toán vốn bằng tiền

- Theo dõi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng

- Theo dõi theo tiền VNĐ và ngoại tệ

- Theo dõi tiền gửi, tiền vay tại nhiều ngân hàng khác nhau

- Theo dõi số dư tức thời tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại từng TKở các ngân hàng

- Theo dõi thanh toán thu chi theo khách hàng, hợp đồng, hoá đơn mua bán và theo các khoản mục chi phí…

- Theo dõi chi tiết tình hình vay tiền, tính lãi, trả nợ gốc, số dư theo từng khế ước vay tại các ngân hàng, các đối tượng cho vay khác

- Theo dõi chi tiết tình hình cho vay, tạm ứng và tình hình thu hồi các khoản cho vay, thanh toán tạm ứng của từng đối tượng

Sơ đồ tổ chức của phân hệ kế toán vốn bằng tiền

2 Quản lý danh mục từ điển

Danh mục kh ước vay

3 Cập nhật số dư đầu kỳ của các khế ước vay

Nguyên tắc

- Số dư đầu kỳ của các khế ước được cập nhật ở menu “Cập

nhật số dư đầu kỳ của các khế ước”

- Số phát sinh lũy kế đến đầu kỳ của các khế ước được cập

nhật ở menu “Vào số phát sinh lũy kế đầu kỳ của các khế ước”

- Số dư của các khế ước được kết chuyển sang năm mới ở

menu “Kết chuyển số dư của các khế ước sang năm mới”

- Số phát sinh lũy kế đến cuối năm của các khế ước được

tính ở menu “Tính lũy kế đến cuối năm của các khế ước”