Lêi nãi ®Çu Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A LỜI NÓI ĐẦU Trong quá trình mở cửa và hội nhập bằng những chiến lược đúng đắn của Đảng và nhà nước ta vạch ra đó là chuyển đổi nền kinh tế kế hoạch hoá[.]
Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A LỜI NĨI ĐẦU Trong q trình mở cửa hội nhập chiến lược đắn Đảng nhà nước ta vạch chuyển đổi kinh tế kế hoạch hoá tập trung sang kinh tế thị trường theo định hướng xã hội chủ nghĩa , mở cửa hợp tác với nước giới làm cho mặt đất nước thực thay đổi năm qua Cùng với phát triển kinh tế doanh nghiệp có nhiều hội để phát triển phải đương đầu với nhiều khó khăn thử thách để đứng vững Trong cạnh tranh gay gắt ngày người ta nhận tầm quan trọng nguồn lực người ,đó nguồn tài sản quý báu doanh nghiệp Nguồn nhân lực yếu tố đầu vào cuả trình sản xuất kinh doanh Bộ máy quản lý ví người cầm lái hướng thuyền sản xuất kinh doanh hướng ,đạt hiệu cao Cơ cấu tổ chức máy quản lý tổ chức bất biến mà khả biến Nó tuỳ thuộc vào biến động mơi trường bên bên ngồi Khi yếu tố thay đổi kéo theo thay đổi cấu tổ chức máy quản lý Trong điều kiện cách mạng khoa học cơng nghệ thơng tin tác động yếu tố mạnh Chính cấu tổ chức máy quản lý luôn cần hoàn thiện Sự hoàn thiện giúp cho tổ chức nâng cao hiệu sản xuất kinh doanh ,tiếp tục tồn phát triển lên ,nâng cao khả chiến thắng cạnh tranh Công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn công ty tư nhân, chuyên kinh doanh phân phối sản phẩm hàng tiêu dùng thị trường nước Trong năm vừa qua công ty đạt nhiều thành công kinh Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A doanh, tạo dựng uy tín thị trường Tuy nhiên phát triển kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt doanh nghiệp ngồi nước cấu máy quản lý công ty cần có thay đổi để thích ứng với thay đổi kinh tế Vì thời gian thực tập công ty em định chọn đề tài “ Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nội dung kết cấu đề tài gồm phần sau: Chương I : Cơ sở lý luận cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Chương II : Phân tích thực trạng cấu tổ chức máy quản lý công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn Chương III : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn Do trình độ lý luận kinh nghiệm thực tế hạn chế nên đề tài em khơng tránh khỏi thiếu sót Em mong đóng góp ý kiến thầy , cô bạn đọc để viết hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn cô giáo TS Nguyễn Thị Hồng Thuỷ cô công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn hướng dẫn tận tình tạo điều kiện giúp em hoàn thiện đề tài Hà nội, ngày 15 tháng năm 2006 Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP I CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Khái niệm cấu tổ chức 1.1 Tổ chức : “Tổ chức thường hiểu tập hợp hai hay nhiều người hoạt động hình thái cấu định để đạt mục đích chung’’1 Các tổ chức tồn xã hội vô phong phú đa dạng Có thể có nhiều loại hình tổ chức khác tuỳ theo tiêu thức phân loại,nhưng lại tổ chức thường có đặc điểm sau : Mọi tổ chức đơn vị xã hội bao gồm nhiều người Mọi tổ chức mang tính mục đích Mọi tổ chức hoạt động theo cách thức định để đạt mục đích - kế hoạch Mọi tổ chức hoạt động mối quan hệ tương tác với tổ chức khác Mọi tổ chức phải thu hút phân bổ nguồn lực cần thiết để đạt mục đích Cuối ,mọi tổ chức cần nhà quản trị ,chịu trách nhiệm liên kết,phối hợp người bên bên tổ chức nguồn lực khác để đạt mục đích với hiệu cao Vai trị nhà quản trị rõ nét tổ chức tổ chức khác thiếu họ tổ chức gặp lúng túng _ Giáo trình Khoa Học Quản Lý tập I, nhà xuất Khoa Học học kỹ thuật năm 2004 Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A 1.2 Cơ cấu tổ chức : “ Cơ cấu tổ chức tổng hợp phận có quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, chun mơn hố, có nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm định bố trí theo cấp, khâu khác nhằm thực hoạt động tổ chức tiến tới mục tiêu xác định ”2 Các thuộc tính tổ chức: Chun mơn hố công việc Phân chia tổ chức thành phận Quyền hạn trách nhiệm Cấp bậc phạm vi quản lý Tập trung phân quyền quản lý Sự phối hợp phận, phân hệ cấu Bộ máy quản lý 2.1 Khái niệm : “Bộ máy quản lý tổ chức tổ chức ,là quan điều khiển hoạt động toàn tổ chức Bộ máy quản lý bao gồm :một tập thể người lao động với phương tiện quản lý liên kết theo số nguyên tắc ,quy tắc định nhằm đạt mục tiêu định” 2.2 Cơ cấu tổ chức máy quản lý “Cơ cấu tổ chức máy quản lý tổng thể phận hợp thành ,các phận có mối liên hệ mật thiết , hữu phụ thuộc lẫn chun mơn hố ,thực phần việc quản trị định với trách nhiệm quyền hạn định nhằm thực có hiệu chức quản trị mục tiêu chung tổ chức ”.4 _ 2,3,4 Giáo trình Quản lý học Kinh tế quốc dân tập II , Nhà xuất Khoa học kỹ thuật năm 2002 Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A 2.3 Vai trò cấu máy quản lý Cơ cấu máy quản lý biểu tập trung quyền lực , chủ trương , quan điểm trình độ quản lý doanh nghiệp Cơ cấu máy quản lý doanh nghiệp hợp lý làm cho thân máy hoạt động có hiệu ; thông tin lưu chuyển thông suốt , nhanh chóng ; từ tạo thuận lợi cho chủ thể tham gia hoạt động kinh tế thuận tiện , dễ dàng II MỘT SỐ VẤN ĐỀ LIÊN QUAN ĐẾN CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Nguyên tắc tổ chức máy quản lý 1.1 Tổ chức máy quản lý gắn với phương hướng ,mục đích hệ thống Phương hướng,mục đích hệ thống quy định cách thức tổ chức máy quản lý hệ thống Chính quy định phận hợp thành tổ chức hệ thống Chính tổ chức máy quản lý phải gắn với mục tiêu phương hướng hoạt động hệ thống Có gắn với mục tiêu phương hướng máy quản lý hoạt động hiệu 1.2 Chun mơn hố cân đối Theo nguyên tắc tổ chức máy quản lý phải xác định rõ phạm vi ,chức nhiệm vụ phận hệ thống phải đảm bảo cân đối ,loại trừ chức ,nhiệm vụ chồng chéo ,trùng lặp ,thiếu người chịu trách nhiệm rõ ràng Mặt khác số lượng cấp quản lý phải hợp lý để phù hợp với thực tế _ Đoạn tóm tắt từ giáo trình Quản lý Học KTQD , nhà xuất Khoa học kỹ thuật 2002, từ trang 6-7 1.3 Linh hoạt thích nghi với mơi trường Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A Theo nguyên tắc tổ chức máy quản lý khơng bảo thủ ,trì trệ ,quan liêu mà ln phải linh hoạt ,thích ứng với thay đổi hay biến động yếu tố tác động Tuy nhiên cần phải hiểu thay đổi thay đổi tồn mà biến đổi nhỏ cấu để thích nghi với môi trường ,để không bị môi trường đào thải Sự linh hoạt thể việc thíêt kế phận phù hợp với đầu mối trung gian ,số lượng cấp quản lý phù hợp đảm bảo cho phận mức độ tự sáng tạo để đạt hiệu cao phát triển tài cán ,công nhân viên chức phận 1.4 Bảo đảm tính hiệu quản lý Hiệu hiệu lực ln mục đích mục tiêu tiến tới tổ chức Mỗi tổ chức đặt cho mục tiêu định để đạt tới Vì tổ chức máy quản lý phải : Tăng cường lãnh đạo tập trung thống cấp cao ,phát huy tính tích cực quan quản lý cấp ,khiến cho họ tận tâm tận lực với công việc phối hợp chặt chẽ với công việc Gắn cấp quản lý thành dây xích Trách nhiệm ,quyền hạn phận ,các cấp rõ ràng ,gắn bó với Mỗi cấp có người lệnh , tránh mâu thuẫn làm tổn hao công sức phải tăng cường hợp tác doanh nghiệp Gọn nhẹ ,phải có định biên rõ ràng ,tổ chức cơng việc biện pháp kiểm tra _ 6,7,8,9 Đoạn tóm tắt từ luận văn tốt nghiệp Hoàng Minh Độ ,Lớp Quản lý kinh tế 41 B, từ trang 7-8 Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A 1.5 Tính hệ thống Tính hệ thống thể : Tính tập hợp :Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp nhiều yếu tố khác nhân lực ,vật lưc, thông tin hợp thành Tính liên hệ :Các yếu tố tạo nên tập hợp ln có mối liên hệ với Trong tổ chức ,các yếu tố tác động qua lại ,bổ xung cho chỉnh thể thống Yếu tố chịu chi phối yếu tố khác ngược lại Tính mục đích : Mọi tổ chức có mục đích định ,rõ ràng Mục đích tổ chức mà người tổ chức cố gắng để đạt tới Tuy nhiên tuỳ tổ chức khác mà mục đích khác ,nhưng tổ chức mục đích hoạt động ln xác định cách rõ ràng Tính thích ứng với môi trường :Mọi tổ chức chịu tác động hai môi trường môi trường bên bên ngồi Trong mơi trường bên ngồi hình thành nên môi trường bên doanh nghiệp ,tác động lên môi trường bên ảnh hưởng gián tiếp đến doanh nghiệp Song doanh nghiệp tác động đến môi trường bên mà (hoặc chí ) tác động làm biến đổi mơi trường bên ngồi ,mà thay đổi cho thích ứng với trước thay đổi môi trường bên ngồi ,từ điều chỉnh tác động đến mơi trường bên 10 _ 10 Đoạn tóm tắt từ luận văn tốt nghiệp Hoàng Minh Độ ,Lớp Quản lý kinh tế 41 B, từ trang 8-9 Những yêu cầu cấu tổ chức Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A “Việc xây dựng hoàn thiện cấu tổ chức phải bảo đảm yêu cầu sau : Tính thống mục tiêu: Một cấu tổ chức coi có kết cho phép cá nhân góp phần cơng sức vào mục tiêu tổ chức Tính tối ưu :Trong cấu tổ chức có đầy đủ phân hệ ,bộ phận người (không thừa mà không thiếu )để thực hoạt động cần thiết Giữa phận cấp tổ chức thiết lập mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ Tính tin cậy :Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính xác ,kịp thời ,đày đủ tất thông tin sử dụng tổ chức ,nhờ đảm bảo phối hợp tốt hoạt động nhiệm vụ tất phận tổ chức Tính linh hoạt : Được coi hệ tĩnh , cấu tổ chức phải có khả thích ứng linh hoạt với tình xảy tổ chức ngồi mơi trường Tính hiệu :Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực mục tiêu tổ chức với chi phí thấp ’’ 11 _ 11 Giáo trình Khoa học Quản Lý Tập II, nhà xuất Khoa học & Kỹ Thuật 2002 Những nhân tố ảnh hưởng tới xây dựng cấu tổ chức máy quản lý Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A 3.1 Chiến lược Cơ cấu tổ chức cần phải phù hợp với chiến lược tổ chức mang lại hiệu cao Một tổ chức nhỏ hoạch định chiến lược ngắn hạn cấu tổ chức lại cồng kềnh dẫn đến lãng phí ngược lại cấu tổ chức nhỏ phải thực chiến lược lớn tầm vĩ mơ khơng đạt hiệu cao ,thậm chí tải dẫn đến suất hiệu thực công việc thấp Cả hai trường hợp không hiệu Mặt khác cấu chiến lược cần phải thích ứng nhanh với yếu tố mơi trường bên ngồi Một tổ chức có chiến lược phát triển khu vực quốc tế khác tổ chức có chiến lược kinh doanh nước 12 3.2 Quy mô tổ chức mức độ phức tạp hoạt động tổ chức Quy mô độ phức tạp hoạt động tổ chức có ảnh hưởng lớn tới cấu tổ chức.Tổ chức có quy mơ lớn, thực hoạt động phức tạp thường có mức độ chun mơn hố , tiêu chuẩn hóa, hình thức hóa cao hơn, lại tập trung tổ chức nhỏ, thực hoạt động không phức tạp 13 3.3 Công nghệ: Công nghệ kết hợp nguồn lực , kiến thức , kỹ thuật để sản xuất sản phẩm ,dịch vụ đầu cho tổ chức Một tổ chức sử dụng cơng nghệ cao cấu tổ chức máy quản lý đơn giản tổ chức sử dụng công nghệ lạc hậu 14 _ 12,13,14 Đoạn tóm tắt từ giáo trình Khoa Học Quản Lý, tập II , ĐHKTQD , Nhà xuất Khoa học & Kỹ thuật 2002, từ trang 54-58 3.4 Thái độ lãnh đạo cấp cao lực đội ngũ nhân lực Đỗ Trọng Hảo Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A Thái độ của lãnh đạo cấp cao tác động tới cấu tổ chức Các cán quản lý theo phương pháp truyền thống thường thích sử dụng hình thức tổ chức điển tổ chức theo chức với hệ thống thứ bậc Họ vận dụng hình thức tổ chức ma trân hay mạng lưới Khi lựa chọn mơ hình tổ chức cần xem xét đến đội ngũ công nhân viên Nhân lực có trình độ, kỹ cao thường hướng tới mơ hình quản lý mở Các nhân viên cấp thấp và cơng nhân có tay nghề cao thường thích mơ hình tổ chức có nhiều tổ đội, phận chun mơn hố tổ chức theo chức năng, mơ có phân định rõ ràng tạo hội để liên kết đối tượng có chun mơn tương đồng.15 3.5 Mơi trường : Những tính chất mơi trường tính tích cực , tính phức tạp mức độ thay đổi có ảnh hưởng tới cấu tổ chức Trong điều kiện môi trường phong phú nguồn lực , đồng , tập trung ổn định , tổ chức thường có cấu học , việc định mang tính tập trung với thị , nguyên tắc , thể lệ cứng rắn mang lại hiệu cao Ngược lại tổ chức muốn thành công điều kiện môi trường khan nguồn lực , đa dạng , phân tán thay đổi nhanh chóng thường phải xây dựng cấu tổ chức với mối liên hệ hữu 16 _ 15, 16 Đoạn tóm tắt từ giáo trình khoa học quản lý tập II, ĐHKTQD, nhà xuất Khoa học & Kỹ thuật 2002, từ trang 54-58 3.6 Nhiệm vụ sản xuất kinh doanh doanh nghiệp 10 ... Lớp Quản Lý Kinh Tế 44A CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP I CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ Khái niệm cấu tổ chức 1.1 Tổ chức : ? ?Tổ chức thường hiểu tập. .. tế Vì thời gian thực tập công ty em định chọn đề tài “ Hoàn thiện cấu tổ chức máy quản lý công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn” làm chuyên đề thực tập tốt nghiệp Nội dung kết cấu đề tài gồm phần... : Cơ sở lý luận cấu tổ chức máy quản lý doanh nghiệp Chương II : Phân tích thực trạng cấu tổ chức máy quản lý công ty TNHH Thương mại Minh Tuấn Chương III : Một số giải pháp nhằm hoàn thiện cấu