Hoạt động mua hàng của công ty tnhh kỹ thuật điện thiên tân

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÙI ĐOÀN THANH PHƯƠNG CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT ĐIỆN THIÊN TÂN Thành phố Hồ Chí Minh, 12/2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH BÙI ĐOÀN THANH PHƯƠNG MSSV: 1954082065 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT ĐIỆN THIÊN TÂN Ngành: Kinh doanh quốc tế Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Bích Phượng Thành phố Hồ Chí Minh, 12/2022 GVHD: ThS Nguyễn Thị Bích Phượng Báo cáo thực tập LỜI CẢM ƠN  Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn Ban giám hiệu Quý Thầy Cô trường Đại học Mở thành phố Hồ Chí Minh tận tình giảng dạy, truyền đạt cho em suốt bốn năm học vừa qua, giúp em tích lũy cho vốn kiến thức để vận dụng tốt vào công việc sau này quan tâm tạo điều kiện cho em trình làm báo cáo thực tập cuối khóa Đặc biệt, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến cô Nguyễn Thị Bích Phượng tận tình hướng dẫn, đóng góp nhận xét quý báu , sửa lỗi sai q trình em làm bài, đề từ em hồn thành báo cáo cách hồn thiện Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ban Giám Đốc toàn thể anh chị công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân tận tình dạy, giúp đỡ em để em có hội tìm hiểu tiếp cận thực tế nghiệp vụ mua hàng Với thành em đạt báo cáo khơng thể khơng kể đến dẫn dắt, đóng góp ý kiến hữu ích chị phịng mua hàng cơng ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân Kính mong dẫn đóng góp Q Thầy Cơ làm báo cáo em hoàn thiện Lời cuối cùng, em xin kính chúc toàn thể Q Thầy/Cơ Trường Đại Học Mở thành phố Hồ Chí Minh dồi sức khỏe, hồn thành tốt cơng tác giảng dạy Kính chúc Ban Giám Đốc cùng tất anh chi ̣trong Công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân hoàn thành xuất sắc công việc, gặt hái nhiều thành công tương lai Em xin trân trọng cảm ơn! SVTH: Bùi Đồn Thanh Phương i GVHD: ThS Nguyễn Thị Bích Phượng Báo cáo thực tập XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP  TP Hồ Chí Minh, ngày… tháng… năm… Ký tên đóng dấu SVTH: Bùi Đoàn Thanh Phương ii GVHD: ThS Nguyễn Thị Bích Phượng Báo cáo thực tập NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN  TP Hồ Chí Minh, ngày… tháng… năm… Giảng viên hướng dẫn SVTH: Bùi Đồn Thanh Phương iii GVHD: ThS Nguyễn Thị Bích Phượng Báo cáo thực tập MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP ii NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN iii MỤC LỤC iv DANH MỤC HÌNH ẢNH iv DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vii LỜI MỞ ĐẦU 1 LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI MỤC TIÊU ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ĐỀ TÀI: 3.1 Đối tượng 3.2 Phạm vi nghiên cứu PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU BỐ CỤC ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU .2 CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT ĐIỆN THIÊN TÂN 1.1 Lịch sử hình thành phát triển cơng ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân 1.1.1 Giới thiệu công ty 1.1.2 Lịch sử hình thành phát triển .3 1.1.3 Tầm nhìn, sứ mệnh giá trị cốt lõi 1.2 Cơ cấu tổ chức nhân .5 1.2.1 Cơ cấu tổ chức 1.2.2 Nhân 1.3 Hoạt động cơng ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân 1.4 Thị trường đối thủ cạnh tranh 1.4.1 Thị trường: .8 1.4.2 Đối thủ cạnh tranh 1.5 KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH TẠI CÔNG TY 10 CHƯƠNG 2: MÔ TẢ HIỆN TRẠNG HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT ĐIỆN THIÊN TÂN 12 2.1 Vị trí thực tập 12 2.1.1 Giới thiệu phòng mua hàng công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân .12 SVTH: Bùi Đoàn Thanh Phương iv GVHD: ThS Nguyễn Thị Bích Phượng Báo cáo thực tập 2.1.2 Vị trí thực tập .12 2.1.3 Thuận lợi/ khó khăn q trình thực tập cơng ty 12 2.2 Mô tả thực trạng hoạt động mua hàng công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân 13 2.2.1 Quy trình mua hàng .13 2.2.2 Quy trình quản lý kho hàng 19 2.2.3 Lưu trữ hồ sơ chứng từ mua hàng 20 2.3 Đánh giá hoạt động mua hàng công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân 28 2.3.1 Thuận lợi 28 2.3.2 Khó khăn 29 2.4 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH MUA HÀNG THUẬN LỢI HƠN TẠI CƠNG TY TNHH KỸ THUẬT ĐIỆN THIÊN TÂN 29 2.4.1 Tìm kiếm nhà cung cấp sản phẩm uy tín, thiết lập mối quan hệ với khách hàng, tổ chức mối liên kết với doanh nghiệp khác 29 2.4.2 Nâng cao lực làm việc cho nhân viên 30 2.4.3 Kiểm soát chặt chẽ nguồn vốn chi phí mua hàng 30 2.4.5 Xây dựng phần mềm riêng biệt để sử dụng trình mua hàng để kiểm sốt hàng hóa lưu trữ hồ sơ theo hệ thống phân loại rõ ràng nhằm hồn thiện khâu “Lưu hồ sơ chứng từ phịng mua” 31 KẾT LUẬN 33 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 34 SVTH: Bùi Đồn Thanh Phương v GVHD: ThS Nguyễn Thị Bích Phượng Báo cáo thực tập DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình Logo công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân Hình Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân .5 Hình Cơ cấu nhân công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân .7 Hình Khách hàng cơng ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân Hình Kết hoạt động kinh doanh công ty từ năm 2019 đến năm 2021 10 Hình Sơ đồ kết hoạt động kinh doanh công ty Thiên Tân .11 Hình Quy trình mua hàng 15 Hình Quy trình kho hàng 19 Hình BOQ mua hàng 20 Hình 10 Bảng báo giá cơng ty Hồng Ngọc gửi cho cơng ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân 21 Hình 11 Hợp đồng mua bán công ty Thiên Tân với nhà cung cấp công ty Tâm Phúc .22 Hình 12 Giấy đề nghị tốn 22 Hình 13 Hóa đơn giá trị gia tăng xuất cho cơng ty Thiên Tân 23 Hình 14 Tờ khai hàng hóa nhập (thơng quan) 24 Hình 15 Biên giao hàng & bảo hành 24 Hình 16 Uỷ nhiệm chi & phiếu báo nợ cơng ty Thiên Tân tốn cho nhà cung cấp 25 Hình 17 CO hàng hóa 26 Hình 18 CQ hàng hóa 26 Hình 19 Phần mềm quản lý kho maybanhang.net – Phần mềm trả phí .31 SVTH: Bùi Đồn Thanh Phương vi GVHD: ThS Nguyễn Thị Bích Phượng Báo cáo thực tập DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt BOQ OC PO POD CO CQ VAT NCC BGĐ DA TM SVTH: Bùi Đoàn Thanh Phương Tên tiếng Việt Bảng chi tiết khối lượng nguyên vật liệu Xác nhận đặt hàng Đơn đặt hàng Biên giao hàng Giấy chứng nhận xuất xứ Giấy chứng nhận chất lượng Hóa đơn giá trị gia tăng Nhà cung cấp Ban giám đốc Dự án Thương mại vii Tên tiếng Anh Bill of quantity Order confirm Purchase Order Proof of delivery Certificate of Origin Certificate of Quality Value-Added Tax GVHD: ThS Nguyễn Thị Bích Phượng Báo cáo thực tập LỜI MỞ ĐẦU LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI Với tình hình kinh tế ngày biến động cạnh tranh tranh khốc liệt, doanh nghiệp cần vạch rõ chiến lược kinh doanh đắn Tồn cầu hóa hội nhập kinh tế xu hướng chung giới Tiến trình hội nhập có tham gia Việt Nam vào tổ chức WTO mang lại nhiều hội cho doanh nghiệp bên cạnh cịn có thách thức mà doanh nghiệp cần phải vượt qua, doanh nghiệp cần phải thích ứng với mơi trường kinh doanh thị trường cạnh tranh lớn Đối với doanh nghiệp, hoạt động mua hàng không mang lại lợi ích kinh tế cho doanh nghiệp mà cịn làm phát sinh nguy gây tổn thất, ảnh hưởng trực tiếp gián tiếp đến hiệu kinh tế doanh nghiệp toàn kinh tế quốc dân, chí dẫn đến phá sản doanh nghiệp ngành sản xuất, kinh doanh Chính lẽ đó, việc đưa định mua hàng công ty yếu tố quan trọng đặc biệt có liên quan đến thành cơng hay thất bại kinh doanh Doanh nghiệp muốn đứng vững thị trường cần tìm hiểu thị trường, phải giảm chi phí, hạ giá thành nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ, để cạnh tranh với đối thủ ngành cung cấp cho thị trường sản phẩm có chất lượng đảm bảo giá cạnh tranh cơng ty phải trọng tới hoạt động mua hàng Tuy nhiên hoạt động mua hàng chưa thực quan tâm, doanh nghiệp quan tâm đến việc mang lại lợi nhuận tiết kiệm chi phí mua hàng Chi phí mua hàng đầu vào ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động bán hàng cơng ty giá mua hàng ảnh hưởng đến giá bán sản phẩm/ dịch vụ cơng ty Do đó, em thấy khâu mua hàng khâu đầu tiên, hoạt động kinh doanh, điều kiện để hoạt động kinh doanh doanh nghiệp tồn phát triển địi hỏi cơng ty cần phải có quản lý chặt chẽ để đảm bảo hàng mua đạt tiêu chuẩn chất lượng đề ra, đảm bảo giá hợp lý để cơng ty cạnh tranh giá chất lượng thị trường Chính nỗ lực chiến lược mà doanh thu gia tăng, đem lại lợi nhuận cao cho doanh nghiệp Hoạt động mua hàng hiệu phương pháp tối ưu giúp cơng ty tối ưu hóa chi phí, dần có bước thật vững vàng tiền đề để phát triển lớn mạnh so với đối thủ cạnh tranh Trong năm vừa qua hoạt động mua hàng công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân chưa hoàn thiện, nhiệm vụ quan trọng doanh nghiệp có tính sống cịn mua tốt tiền đề để bán tốt Từ nhận thức đó, với thời gian thực tập công ty Kỹ Thuật Điện Thiên Tân, em nhận thấy hoạt động mua hàng công ty cần thiết cần quan tâm Với lý nên em nghiên cứu đề tài: “Hoạt động hoạt động mua hàng công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân” với mong muốn tổng hợp bao quát thực trạng công ty để đưa giải pháp cải thiện hiệu MỤC TIÊU Tìm hiểu tổng quan cơng ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân SVTH: Bùi Đoàn Thanh Phương GVHD: ThS Nguyễn Thị Bích Phượng Báo cáo thực tập cịn tờ n kho hay vật tư/ thiế t bi ̣gửi kho chờ Bảo hành Người có nhu cầ u cầ n liên ̣ kho trình các giấ y tờ cầ n thiế t và hàng cầ n nhâ ̣p  Nhu cầ u Xuấ t kho Khi phát sinh nhu cầ u xuấ t kho cấ p cơng cụ cần cho phía dự án, vâ ̣t tư /nguyên liê ̣u dự án tạm gửi kho cầ n giao cho khách hàng, vâ ̣t tư nguyên liê ̣u tồ n kho cho dự án, vâ ̣t tư, thiế t bi ̣ văn phòng Người có nhu cầ u cầ n liên ̣ kho trình BOQ đã duyê ̣t và phiế u xuấ t kho và chờ kiể m kho Sau bô ̣ phâ ̣n mua hàng duyê ̣t xuấ t cho người yêu cầ u sau kiểm kho Bước 3:  Kiể m tra Nhâ ̣p kho: Nhân viên mua hàng đố i chiế u hàng hóa và chứng từ và sắ p xế p nơi lưu kho  Kiể m tra Xuấ t kho: Nhân viên mua hàng kế t hơp̣ bô ̣ phâ ̣n kho kiể m tra kho dữ liê ̣u/ phầ n mề m kho và thực tế và thông báo cho người yêu cầ u Bước 4: Nhâ ̣p kho: Khi có hàng hóa sắ p xếp hàng vào kho dựa vào mã hàng theo hệ thống có sẵn để vào kệ quy định để dễ kiểm kê hàng hóa lúc cần xuất kho dễ dàng tìm Bước 5: Nhâ ̣p liêụ và lưu hồ sơ Bước cuối quy trình kho nhập liệu hàng hóa nhập/ xuất kho vào hệ thống để tiến hành lưu trữ hồ sơ 2.2.3 Lưu trữ hồ sơ chứng từ mua hàng Bộ phận mua hàng trình mua hàng cần có nhiều loại chứng từ để hồn thành đơn hàng: - Yêu cầu mua hàng bảng chi tiết đầu việc, khối lượng, chủng loại vật liệu kỹ sư lập dựa vẽ thi công phê duyệt yêu cầu kỹ thuật dự án Hình BOQ mua hàng Nguồn: Phịng dự án cơng ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân SVTH: Bùi Đoàn Thanh Phương 20 GVHD: ThS Nguyễn Thị Bích Phượng Báo cáo thực tập - Bảng báo giá loại bảng biểu công ty lập để báo giá sản phẩm cho công ty, doanh nghiệp khác sản phẩm, dịch vụ mà công ty cung cấp Mẫu bảng báo giá thường ghi rõ đầy đủ số lượng sản phẩm, tên sản phẩm giá trị, giá thành sản phẩm, dịch vụ,… Hình 10 Bảng báo giá cơng ty Hồng Ngọc gửi cho công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân Nguồn: Phịng mua hàng cơng ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân - Đơn đặt hàng (Hợp đồng mua bán hàng hóa) thỏa thuận bên mà theo bên bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua nhận tốn; bên mua có nghĩa vụ tốn cho bên bán, nhận hàng quyền sở hữu hàng hóa theo thỏa thuận SVTH: Bùi Đồn Thanh Phương 21 GVHD: ThS Nguyễn Thị Bích Phượng Báo cáo thực tập Hình 11 Hợp đồng mua bán cơng ty Thiên Tân với nhà cung cấp công ty Tâm Phúc Nguồn: Phịng mua hàng cơng ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân - Giấy đề nghị toán hiểu loại giấy tờ cá nhân sử dụng trường hợp muốn quan, đơn vị, doanh nghiệp toán lại khoản tiền chi chưa tốn khoản tạm ứng Hình 12 Giấy đề nghị tốn Nguồn: Phịng mua hàng công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân SVTH: Bùi Đồn Thanh Phương 22 GVHD: ThS Nguyễn Thị Bích Phượng Báo cáo thực tập - Hóa đơn giá trị gia tăng loại thuế gián thu đánh khoản giá trị tăng thêm hàng hoá, dịch vụ phát sinh q trình từ sản xuất, lưu thơng đến tiêu dùng nộp vào ngân sách Nhà nước Số thuế nộp theo mức độ tiêu thụ hàng hóa, dịch vụ, gồm thuế GTGT đầu vào (khi có hoạt động mua hàng hóa, dịch vụ) thuế GTGT đầu (khi bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng) Hình 13 Hóa đơn giá trị gia tăng xuất cho cơng ty Thiên Tân Nguồn: Phịng mua hàng công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân SVTH: Bùi Đồn Thanh Phương 23 GVHD: ThS Nguyễn Thị Bích Phượng Báo cáo thực tập - Tờ khai hải quan nhận sau chứng từ đến ngân hàng , đơn vị nhận chứng từ làm thủ tục hải quan để nhận hàng theo quy định Hình 14 Tờ khai hàng hóa nhập (thơng quan) Nguồn: Phịng mua hàng cơng ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân - Phiếu xuất kho, biên giao hàng bên bán lập văn lập để theo dõi chi tiết số lượng vật tư, công cụ, dụng cụ xuất cho phận doanh nghiệp sử dụng, làm để hạch toán chi phí kiểm tra sử dụng, thực định mức tiêu hao vật tư Hình 15 Biên giao hàng & bảo hành Nguồn: Phịng mua hàng cơng ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân SVTH: Bùi Đoàn Thanh Phương 24 GVHD: ThS Nguyễn Thị Bích Phượng Báo cáo thực tập - Các chứng từ toán: Uỷ nhiệm chi phương thức tốn khơng dùng tiền mặt mà thông qua tổ chức cung ứng dịch vụ toán Uỷ nhiệm chi ngân hàng cung cấp cho doanh nghiệp, phát sinh giao dịch, kế toán mang ủy nhiệm chi có thơng tin đầy đủ xác người trả tiền người hưởng thụ ngân hàng Ngân hàng vào ủy nhiệm chi để trích từ tài khoản người mua sang tài khoản người bán, phiếu chi… Hình 16 Uỷ nhiệm chi & phiếu báo nợ công ty Thiên Tân tốn cho nhà cung cấp Nguồn: Phịng kế tốn công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân SVTH: Bùi Đồn Thanh Phương 25 GVHD: ThS Nguyễn Thị Bích Phượng Báo cáo thực tập - CO phòng thương mại quan độc lập khác nhà sản xuất gửi cho nhà nhập chuyển phát nhanh sau hàng CQ giấy chứng nhận chất lượng hàng hóa phù hợp với tiêu chuẩn nước sản xuất quốc tế Hình 17 CO hàng hóa Hình 18 CQ hàng hóa Nguồn: Phịng mua hàng công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân SVTH: Bùi Đoàn Thanh Phương 26 GVHD: ThS Nguyễn Thị Bích Phượng Báo cáo thực tập Nhưng tất chứng từ kể phía phải đến tay phịng mua hàng, sau qua q trình mua gửi chứng từ cần thiết lại cho phòng ban liên quan theo quy định công ty Thiên Tân Trong đó, Bộ phận mua hàng chịu trách nhiệm lập chứng từ: yêu cầu mua hàng, kế hoạch mua hàng, đơn đặt hàng, đề nghị toán Bên bán hàng lập báo giá, hóa đơn giá trị gia tăng, phiếu xuất kho Bộ phận kế toán lưu tất chứng từ gốc có dấu đỏ như: Hóa đơn giá trị gia tăng, Phiếu xuất kho bên bán lập, chứng từ toán để làm ghi sổ kế toán kê khai thuế kì Tuy nhiên chứng từ cần bàn giao với phận khác phận mua hàng phải giữ lại photo scan gồm liệu cứng liệu mềm Bộ phận mua hàng công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân tạo folder dự án kho, đồng thời, có bìa sổ để lưu chứng tờ giấy theo phân loại Đơn hàng thuộc loại lưu chứng từ folder để tiện theo dõi chứng từ cần thiết Cách xếp chứng từ hợp lý nên kẹp chung chứng từ lần mua hàng vào nhau, phiếu chi, ủy nhiệm chi kẹp đề nghị toán, phiếu nhập kho kẹp với biên giao hàng, phiếu xuất kho bên bán, hợp đồng mua hàng kẹp với hóa đơn… Sắp xếp theo thời gian phát sinh chứng từ Nếu nhiều chia thành tháng, chia theo quý, xếp theo q/ năm Hiện tại, phận mua hàng công ty Thiên Tân lưu chứng từ file cứng gồm: + Với mua hàng nội địa: Phiếu giao hàng, hợp đồng, CO/CQ (nếu có) + Với mua hàng nước ngoài: báo giá, OC, PO, tờ khai thông quan, debit note, POD, CO/CQ Sau giao hàng, người mua phải yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn nháp để kiểm tra lại thơng hàng hóa theo thỏa thuận mua bán chưa, xuất hóa đơn VAT Khi kết thúc đơn hàng, phịng mua hàng có nhiệm vụ kẹp phiếu giao hàng vào hóa đơn để bàn giao cho bên phía kế toán Photo lại biên giao hàng để vào tệp mục đích để lưu giữ chứng nhận đơn hàng Lưu chứng từ folder tất chứng từ trình mua hàng phải lưu lại PDF, word, excel hay scan vào ổ phòng mua hàng theo phân loại Tất chứng từ phải ghi loại khách hàng vào để dễ phân biệt đơn hàng mua cho đơn/ khách hàng sau cần dùng đến chứng từ tìm thấy cách dễ dàng Tuy nhiên điều khó khăn việc quản lí chứng từ khơng phải đơn hàng hồn thành quy trình thời gian ngắn, khoảng cách bước quy trình mua khoảng thời gian nhanh vài ngày, chậm khoảng tuần đến tháng, nên bị thất lạc chứng từ, bị quên đơn hàng Mua hàng q trình hồn tất bước từ đầu đến cuối theo trình tự khơng bị ngắt quãng mà xong bước đơn hàng làm đến bước khác vài đơn hàng khác không liên quan, nên bất cập chuyện quản lí kiểm sốt Có đơn hàng mua từ nước ngồi, thời gian đặt hàng tính SVTH: Bùi Đoàn Thanh Phương 27 GVHD: ThS Nguyễn Thị Bích Phượng Báo cáo thực tập năm, nhiều năm mua thời gian giao hàng dự kiến sang đến năm sau, nên chứng từ trước nhận hàng bị thất lạc khơng biết đơn hàng mua cho đơn/ khách hàng để bàn giao kịp thời, gây nhiều thời gian để tìm kết cần biết Hơn nữa, vấn đề hàng lưu kho mua từ nước ngồi có chứng từ CO/CQ, lưu kho khơng thể biết hàng hóa xuất khỏi kho, đến thời điểm đó, hàng bán cho khách hàng nào, xuất kho đến khách yêu cầu cần chứng từ cho hàng nước ngồi lặp lại vấn đề khơng biết tìm đâu tốn nhiều thời gian để tìm lại tệp liệu Đó vấn đề bất cập công ty Thiên khâu lưu trữ chứng từ hàng hóa mua hàng, phịng mua hàng lưu trữ truyền thống, nhập liệu tay, công thức excel hạn chế, thường mua hàng có phần mềm quản lí hàng hóa chứng từ liên quan để tiện lợi trình làm việc, vấn đề cơng ty có kế hoạch thay đổi công cụ hỗ trợ cho công việc xử lý cách nhanh chóng dễ dàng Cơng ty q trình thử nghiệm phần mềm, tiến độ hoàn thành khoảng 80-90%, cho thử nghiệm để đưa vào hoạt động thời gian sớm 2.3 Đánh giá hoạt động mua hàng công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân 2.3.1 Thuận lợi Thứ nhất, quy trình mua hàng Công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân cung cấp đầy đủ, dễ hiểu bước thực để lập hồ sơ mua hàng Trong đó, phịng mua hàng phịng sales, dự án phối hợp tốt với nhau, tạo nên thống mặt từ khâu quản lý người đến khâu giao thiệp với với đối tác, tạo nên doanh số nguồn hàng ổn định cho công ty Thứ hai, công ty hoạt động lĩnh vực kỹ thuật điện 10 năm dẫn đến quan hệ tốt với nhà cung cấp nước nên thỏa thuận giá nhập tốt, nhận nhiều ưu đãi Thứ ba, chứng từ lập đầy đủ, thống tồn cơng ty, ghi chép nội dung rõ ràng, quản lý lưu trữ theo quy định nhà nước Việc lưu giữ chứng từ công ty cân nhắc khắc khe chứng từ “linh hồn” ngành nghề nào, chứng từ lưu trữ bảo quản tốt, để giải tất vấn đề nảy sinh có liên quan đến chất lượng, số lượng, xuất xứ hàng hóa Tất thông số, thông tin thể rõ ràng chứng từ Là công ty kinh doanh, việc kiểm tra tính xác chứng từ việc mà doanh nghiệp phải lưu tâm Thứ tư, công tác nghiên cứu thị trường lựa chọn đối tác công ty thay đổi cải tiến liên tục cho phù hợp với mục tiêu sách kinh doanh cơng ty Công ty đáp ứng khách hàng cần, khách hàng mong muốn có, khơng phải doanh nghiệp có, sở hữu mục tiêu dài hạn mà công ty hướng đến Nhất thời buổi thị trường cạnh tranh khốc liệt nay, đa dạng mẫu mã chủng loại với tên tuổi phổ biến rộng khắp, công ty cần phải sáng suốt lựa chọn thị trường khách hàng mục tiêu chiến lược kinh doanh cho phân khúc khách hàng giai đoạn bán hàng năm SVTH: Bùi Đoàn Thanh Phương 28 GVHD: ThS Nguyễn Thị Bích Phượng Báo cáo thực tập Thứ năm, công ty tận dụng tốt việc đàm phán ký kết hợp đồng đại nhanh chóng phương tiện tuyền thông email, skype, whatsapp, điện thoại, tiếp cận khách hàng lúc, nơi Chính thế, cơng ty tiết kiệm chi phí di chuyển đạt hiệu mặt thời gian Thứ sáu, nhân viên phịng mua hàng có nghiệp vụ chun mơn cao, có kinh nghiệm làm việc nhiều năm Vì mà cơng việc thực cách sng sẻ, tránh sai sót nhanh chóng xử lý tình bất ngờ 2.3.2 Khó khăn Thứ nhất, hàng hóa cơng ty nhập bán khơng hết, cịn tồn kho số mặt hàng Tình trạng làm giảm khoản doanh thu thêm vào cơng ty phải chịu khoản phí tổn mặt hàng Thứ hai, công ty bán hàng làm dự án nên có nhiều trường hợp khách hàng chậm tốn theo thỏa thuận, bên cạnh việc thu tiền hàng gặp nhiều khó khăn Tình trạng ảnh hưởng khơng nhỏ đến việc giảm doanh thu cơng ty Vì vậy, cơng ty nên tính tốn khoản nợ có khả đòi lập dự phòng để đảm bảo phù hợp doanh thu chi phí Thứ ba, việc lưu trữ phòng mua hàng thực theo cách truyền thống, khơng có phần mềm riêng để dễ dàng kiểm sốt cơng việc mua hàng nên cịn nhiều thời gian so với việc có hỗ trợ máy móc, cơng nghệ 2.4 GIẢI PHÁP HỒN THIỆN QUY TRÌNH MUA HÀNG THUẬN LỢI HƠN TẠI CÔNG TY TNHH KỸ THUẬT ĐIỆN THIÊN TÂN Từ khó khăn thuận lợi em gặp phải thời gian thực tập phòng mua hàng công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân sau em có vài giải pháp để hồn thiện quy trình mua hàng, biến khó khăn thành thuận lợi để đạt hiệu nghiệp vụ mua hàng 2.4.1 Tìm kiếm nhà cung cấp sản phẩm uy tín, thiết lập mối quan hệ với khách hàng, tổ chức mối liên kết với doanh nghiệp khác Trong quy trình mua hàng cơng ty việc tìm kiếm khai thác thị trường để mở rộng nguồn cung cấp cho công ty, tham khảo mức giá từ nhiều nhà cung cấp ngồi nước chọn nhà cung cấp có mức giá hợp lý Đây sở tiền đề vững cho lên mang tính dài hạn công ty trước thách thức cạnh tranh vô gay gắt Công ty nên đầu tư mặt tài cho q trình lựa chọn đối tác thuộc thị trường nào, quy mô nghiên cứu tìm hiểu thị trường phải lớn nữa, đảm bảo không để thị trường tiềm năng, mở rộng đến thị trường để đa dạng mặt hàng Bên cạnh đó, cơng ty cần phải cố gắng việc giữ vững quan hệ với khách hàng truyền thống, nghiên cứu tạo sản phẩm chất lượng cao Tạo uy tín với khách hàng nước tạo tin cậy nơi họ Những khách hàng cũ có ưu đãi để trì mối quan hệ lâu dài, bên cạnh có sách phù hợp thu hút khách hàng thiết lập quan hệ với công ty SVTH: Bùi Đồn Thanh Phương 29 GVHD: ThS Nguyễn Thị Bích Phượng Báo cáo thực tập Công ty cần tăng cường quảng cáo, tự giới thiệu phương tiện truyền thơng Tạo uy tín để tham gia hội chợ ngồi nước Có thể liên kết với doanh nghiệp ngành để tăng doanh số lượng nhập hàng, giảm giá đặt số lượng lớn, giảm chi phí vận chuyển nhiều lần 2.4.2 Nâng cao lực làm việc cho nhân viên Yếu tố người yếu tố quan trọng định tới trình hoạt động trơn tru quy trình mua hàng Cơng ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân có đội ngũ nhân viên có trình độ tương đối cao nhiên tồn cầu hóa kinh tế len lỏi vào ngành lĩnh vực, ln có nhiều thay đổi, cập nhật Vì cơng ty cần cho nhân viên học khóa học nâng cao trình độ, cập nhật kiến thức Cần phân công nhiệm vụ quyền hạn chun mơn phù hợp trình độ đảm bảo cho họ phát huy hết lực sở trường họ Công ty phải tạo mơi trường làm việc động, chun nghiệp, có gắn bó quyền lợi trách nhiệm sách phúc lợi hợp lý, quyền lợi họ đảm bảo nhân viên yên tâm cống hiến cho cơng ty 2.4.3 Kiểm sốt chặt chẽ nguồn vốn chi phí mua hàng Một khó khăn mà cơng ty gặp phải tốn chi phí hàng lưu kho, vốn bị tồn động vấn đề nhức nhối việc chậm toán khách hàng Đây vấn đề công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân cần có giải pháp để khắc phục Đầu tiên, thực biện pháp để thu hồi công nợ cách nhanh chóng tránh cho cơng ty gặp tình trạng thiếu hụt nguồn vốn khơng kịp xoay vịng vốn Bằng cách ghi điều khoản thời hạn toán rõ ràng hợp đồng kí kết, vị phạm hợp đồng bị có điều khoản phạt để khách hàng tốn hạn Nắm rõ quyền hạn, nghĩa vụ bên để chủ động thực hợp đồng Khi có vấn đề phát sinh, tìm phương án giải Các bên phải tôn trọng lẫn thực hợp đồng nghiêm túc Các hợp đồng nên ký kết văn bản, công ty soạn hợp đồng với đầy đủ điều khoản thật chặt chẽ Hợp đồng mail qua đối tác cần có chữ ký xác nhận, tạo chứng pháp lý hợp pháp trường hợp bất lợi phát sinh sau Kết đạt từ giải pháp hạn chế thiệt hại xảy cho cơng ty đối tác chậm tốn khơng ảnh hưởng đến vịng xoay vốn doanh thu cơng ty Trong trường hợp có tổn thất xảy ra, mối quan hệ bên khơng bị ảnh hưởng nhiều Thứ hai, tạo uy tín với ngân hàng để vay vốn, phục vụ cho nghiệp vụ giao nhận hàng hóa xe tải hạng nặng, xe đầu kéo container, nâng cao hệ thống công nghệ thông tin công ty, đáp ứng trang thiết bị tạo điều kiện mở rộng hoạt động sản xuất kinh doanh Thứ ba, thắt chặt việc mua hàng hóa tồn kho cách đưa dự đoán dựa sở doanh thu loại hàng hóa theo tháng/ kỳ năm Từ dự đốn có đó, nhân viên mua hàng đưa đề xuất cho BGĐ BGĐ xem xét duyệt số lượng mua hàng tồn kho hợp lý để tiến hàng mua hàng lưu trữ kho SVTH: Bùi Đoàn Thanh Phương 30 GVHD: ThS Nguyễn Thị Bích Phượng Báo cáo thực tập 2.4.5 Xây dựng phần mềm riêng biệt để sử dụng q trình mua hàng để kiểm sốt hàng hóa lưu trữ hồ sơ theo hệ thống phân loại rõ ràng nhằm hoàn thiện khâu “Lưu hồ sơ chứng từ phòng mua” Nghiệp vụ quản lý kho hàng gây nhiều khó khăn cho doanh nghiệp chủ đầu tư khả quản lý hàng hóa xuất nhập, hàng tồn kho Khơng riêng cơng ty khác mà công ty TNHH Kỹ Thuật Điện gặp vấn đề quản lý hàng hóa chưa có trang website riêng để hỗ trợ thực cơng việc dễ dàng nhanh chóng hơn.Vì sử dụng hệ thống phần mềm mang lại hiệu xuất nhập nâng cao khả quản lý hàng hóa nhà kho Phần mềm quản lý kho hàng giúp người quản lý xếp công việc, quản lý số lượng hàng hóa nhập – xuất, lập hóa đơn, báo cáo hiệu nhanh chóng Phần mềm quản lý kho mang lại cho người sử dụng nhiều lợi ích tiết kiệm chi phí cơng ty thời gian thao tác nghiệp vụ nhân viên mua hàng, khơng thời gian tính tốn, tổng hợp lập báo cáo riêng Phần mềm riêng sử dụng dễ dàng, cần nhập thơng tin hàng hóa, hệ thống giúp bạn cơng việc khác thuật tốn có sẵn Cập nhật số liệu liên tục giúp nắm thông tin kịp thời vài thao tác Một vài phần mềm quản lý kho hàng như: Phần mềm quản lý kho vật tư dành cho doanh nghiệp Simba Stock, phần mềm quản lý hàng tồn kho, vật tư Gia Duy Nguyễn, Phần mềm quản lý kho Excel Webkynang.vn Hình 19 Phần mềm quản lý kho maybanhang.net – Phần mềm trả phí Nguồn: Bài viết “REVIEW 10 PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO DỄ DÙNG VÀ HIỆU QUẢ NHẤT HIỆN NAY” Khi có phần mềm riêng phục vụ cho nghiệp vụ mua hàng việc lưu trữ hồ sơ chứng từ mua hàng dễ dàng hơn, cần lưu thành hai kiểu: lưu trữ phần mềm in đóng thành đánh dấu riêng theo ngày tháng, số lô SVTH: Bùi Đồn Thanh Phương 31 GVHD: ThS Nguyễn Thị Bích Phượng Báo cáo thực tập hàng tên công ty để tránh việc thất lạc chứng từ Sau lần hoàn tất lơ hàng phận hành chính, kế tốn thực lưu trữ hồ sơ vịng năm SVTH: Bùi Đoàn Thanh Phương 32 GVHD: ThS Nguyễn Thị Bích Phượng Báo cáo thực tập KẾT LUẬN *** Đối với doanh nghiệp, tham gia vào hoạt động kinh doanh muốn đạt lợi ích mức lợi nhuận cao Tuy nhiên, với doanh nghiệp Công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân để làm điều cần phải theo dõi, phân tích, nghiên cứu tác động ảnh hưởng yếu tố bên bên tới tiêu hiệu kinh doanh Như vậy, giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu tối đa hóa lợi nhuận Nội dung chương tổng quan công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân, công ty hệ thống điện tự động hóa vào hoạt động khoảng năm, trước cạnh tranh ngày gay gắt với khó khăn thử thách chế thị trường, cơng ty gặp khơng khó khăn thử thách Mặc dù công ty đứng vững thị trường ngày khẳng định vị mình, gặt hái nhiều thành tựu hoạt động kinh doanh Công ty ngày mở rộng quy mô, thị trường khách hàng nhờ doanh thu hàng năm không ngừng tăng trưởng mức cao ổn định Cơng ty ln hồn thành nghĩa vụ nộp ngân sách Nhà nước, nộp thuế thời hạn, đảm bảo thu nhập đời sống nhân viên cơng ty ngày nâng cao, góp phần vào cơng cơng nghiệo hóa, đại hóa đất nước Nội dung chương quy trình mua hàng công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân, hoạt động mua hàng công ty năm gần thu nhiều kết đáng khích lệ, tình hình thị trường nước ngồi nước có biến động lớn gây cho cơng ty khơng khó khăn thử thách, cơng ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân nổ lực khai thác tiềm sẵn có khắc phục khuyết điểm cịn thiếu sót, cố thị thị trường tìm thị trường Bên cạnh thành tựu đạt hoạt động mua hàng cơng ty cịn hạn chế định Vì thế, đề xuất số giải pháp giải pháp khắc phục để đẩy mạnh hoạt động mua hàng công ty ngày đạt hiệu cao dần hồn thiện quy trình mua hàng Quy trình tổ chức thực thủ tục giao nhận hàng hóa cơng ty ln đảm bảo hàng giao theo yêu cầu khách hàng giải tình phát sinh cách nhanh chóng Thời gian thực tập kéo dài tháng nên cịn thiếu xót, em mong số giải pháp em đưa phần giúp đỡ cơng ty hồn thiện tổ chức thực quy trình mua hàng Em xin cảm ơn hỗ trợ nhiệt tình tận tâm chị nhân viên phịng mua hàng cơng ty Hiện tại, cơng ty Thiên Tân gặt hái thành công định em tin rằng, Công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân phát huy tốt điểm mạnh hạn chế điểm yếu mình, đồng thời tận dụng tốt hội sẵn có để vượt qua khó khăn, cơng ty khơng dừng lại mà phát triển SVTH: Bùi Đoàn Thanh Phương 33 GVHD: ThS Nguyễn Thị Bích Phượng Báo cáo thực tập DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO *** Báo cáo tình hình nhân cơng ty năm 2022 (1.2.2 Tình hình trình độ nhân công ty) Báo cáo thu nhập (kết hoạt động kinh doanh) công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân năm 2019, 2020, 2021 (1.5 Kết hoạt động kinh doanh công ty giai đoạn 2019 – 2021) Tài liệu thông tin công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân Website công ty: www.thientanetc.com TS Hà Thị Ngọc Oanh (08/2008) Kinh tế đối ngoại - Những nguyên lý vận dụng Việt Nam Nhà xuất Lao động - Xã hội Các chứng từ số liệu Công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân Văn Luật Thương mại 2005 Michael H Hugos - Những nguyên lý quản trị chuỗi cung ứng REVIEW 10 PHẦN MỀM QUẢN LÝ KHO DỄ DÙNG VÀ HIỆU QUẢ NHẤT HIỆN NAY - https://vinatechgroup.vn/phan-mem-quan-ly-kho.html 10 https://ketoanleanh.edu.vn/kinh-nghiem-ke-toan/uy-nhiem-chi-la-gi-mau-uynhiem-chi-hien-hanh.html 11 Bộ chứng từ hóa đơn đầu vào gồm gì? Hướng dẫn cách xếp, lưu trữ chứng từ mua vào khoa học - https://einvoice.vn/tin-tuc/bo-chung-tu-hoa-dondau-vao-gom-nhung-gi-huong-dan-cach-sap-xep-luu-tru-chung-tu-mua-vaokhoa-hoc SVTH: Bùi Đoàn Thanh Phương 34 ... quan cơng ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân Chương 2: Hoạt động mua hàng công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân Giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động mua hàng công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân SVTH:... Khách hàng cơng ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân Nguồn: Catalog công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân Công ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân vươn tầm khỏi Việt Nam mang cho đơn hàng quốc tế Công ty. .. cơng ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân Hình Cơ cấu tổ chức cơng ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân .5 Hình Cơ cấu nhân cơng ty TNHH Kỹ Thuật Điện Thiên Tân .7 Hình Khách hàng công ty TNHH Kỹ