Đề tài CÔNG tác tổ CHỨC HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG của CÔNG TY XYZ

BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP Đề tài: CÔNG TÁC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA CÔNG TY XYZ GVHD: Thạc sĩ Trần Vĩnh Hồng Sinh viên: Thành phố Hồ Chí Minh, tháng năm 2020 BỘ TÀI CHÍNH TRƯỜNG ĐẠI HỌC TÀI CHÍNH – MARKETING KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH  BÁO CÁO THỰC HÀNH NGHỀ NGHIỆP Đề tài: CÔNG TÁC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA CÔNG TY XYZ GVHD: Thành phố Hồ Chí Minh, tháng năm 2020 LỜI CẢM ƠN Trong suốt trình làm báo cáo thực hành nghề nghiệp này, em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ từ thầy cơ, gia đình, bạn bè Đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn đến ban lãnh đạo nhà trường, khoa Quản trị kinh doanh Công ty XYZ tạo điều kiện tốt để em hoàn thành báo cáo Qua đây, xin chúc quý công ty ngày phát triển lớn mạnh, thành công Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn bảo tận tình giảng viên hướng dẫn Th.S Trần Vĩnh Hoàng Đây lần em làm thực hành nghề nghiệp, nhiều bỡ ngỡ sai sót khó tránh khỏi, với bảo tận tình thầy thời gian qua, em cảm thấy thân tiến nhiều hơn, biết nhiều kiến thức để dần cải thiện kĩ viết báo cáo Em xin chân thành cảm ơn thầy Vì kiến thức nhiều hạn hẹp, nên báo cáo em chưa thể hoàn thiện cách tốt nhất, em mong thầy bạn tận tình dẫn, góp ý để em làm tốt báo cáo tới Em xin chân thành cảm ơn! NHẬN XÉT CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP TP Hồ Chí Minh, ngày…tháng…năm 2020 Xác nhận quan thực tập (Ký tên, đóng mộc) NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN TP.Hồ Chí Minh, ngày….tháng…năm 2020 Xác nhận giảng viên hướng dẫn DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT NCC: nhà cung cấp ĐDPL: đại diện pháp luật DANH MỤC CÁC HÌNH Hình 1.1 Nội dung cơng tác tổ chức mua hàng .7 Hình 1.2 Các bước tìm kiếm nhà cung cấp Hình 1.3 nhân tố bên ảnh hưởng tới tổ chức mua hàng 13 Hình 1.4 nhân tố mơi trường bên ngồi ảnh hưởng tới tổ chức mua hàng 15 Hình 2.1 Quy trình lựa chọn nhà cung ứng 21 Hình 2.2 Các tiêu chí đánh giá NCC Công ty XYZ 24 DANH MỤC CÁC BẢNG Bảng 2.1 Ngành nghề kinh doanh Công Ty Cổ Phần XYZ 18 Bảng 2.2 Kết hoạt động kinh doanh công ty năm gần 19 Bảng 2.3 Thông tin Nhà cung cấp PANZANI 21 Bảng 2.4 Thông tin phục vụ công tác đánh giá, kiểm tra sản phẩm đợt mua hàng tháng năm 2020 23 Bảng 2.5 Danh sách nhà cung cấp Công ty 25 MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG 1.1 MỘT SỐ KHÁI NIỆM, ĐỊNH NGHĨA CƠ BẢN 1.1.1 Khái niệm mua hàng 1.1.2 Khái niệm quản trị mua hàng 1.1.3 Khái niệm tổ chức mua hàng 1.1.4 Mục tiêu quản trị mua hàng doanh nghiệp 1.2 MỘT SỐ LÝ THUYẾT VỀ TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Một số cách tiếp cận tổ chức mua hàng Doanh nghiệp 1.2.2 Tầm quan trọng công tác tổ chức hoạt động mua hàng doanh nghiệp 1.3 NỘI DUNG/TIẾN TRÌNH VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU 1.3.1 Tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp 1.3.1.1 Tìm kiếm Nhà cung cấp 1.3.1.2 Lựa chọn nhà cung cấp 10 1.3.2 Thương lượng đặt hàng 12 1.3.2.1 Thương lượng với nhà cung cấp 12 1.3.2.2 Đặt hàng 12 1.3.3 Tổ chức giao nhận toán tiền hàng 13 1.3.4 Một số nhân tố ảnh hưởng đến công tác tổ chức mua hàng doanh nghiệp 13 1.3.4.1 Môi trường bên doanh nghiệp 13 1.3.4.2 Mơi trường bên ngồi doanh nghiệp 14 KẾT LUẬN CHƯƠNG 17 CHƯƠNG II THỰC TRẠNG VIỆC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG CỦA CÔNG TY SỐNG THÔNG MINH 18 2.1 GIỚI THIỆU CHUNG VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN XYZ 18 2.1.1 Q trình hình thành phát triển Cơng ty 18 2.1.2 Đặc điểm hoạt động mua hàng, kinh doanh Công ty 19 2.1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh công ty thời gian gần 19 2.2 VÀI NÉT VỀ KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG, KINH DOANH CỦA CÔNG TY XYZ TRONG NĂM GẦN ĐÂY 20 2.2.1 Thực trạng tổ chức mua hàng Công ty 20 2.2.1.1 Thực trạng việc lựa chọn nhà cung cấp 20 2.2.1.2 Thực trạng việc đặt hàng, kí hợp đồng giao nhận 21 2.2.1.3 Thực trạng việc kiểm tra, đảm bảo chất lượng toán hạn 22 2.2.2 Các nhân tố ảnh hưởng đến hoạt động mua hàng Công ty 24 2.2.2.1 Các yếu tố bên 24 2.2.2.2 Các yếu tố bên 26 2.2.3 Các ngun tắc mục đích cơng tác tổ chức hoạt động mua hàng Công ty 27 2.2.4 Nhận xét, đánh giá kết công tác tổ chức mua hàng Công ty thời gian qua 28 2.2.4.1 Thành công đạt 28 2.2.4.2 Hạn chế tồn 28 2.2.4.3 Nguyên nhân gây hạn chế 29 CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP, ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA CÔNG TY 31 3.1 PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT, KINH DOANH TRONG THỜI GIAN TỚI 31 3.2 ĐỀ XUẤT MỘT VÀI GIẢI PHÁP 31 3.2.1 Tăng cường việc thực nguyên tắc mua hàng 31 đối tượng cung cấp lượng vốn tín dụng lớn cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Vì vậy, việc lựa chọn nhà cung ứng hàng hóa, đàm phán ký kết hợp đồng cho phù hợp công việc quan trọng đảm bảo cho thành công doanh nghiệp Tình hình thực tế XYZ có mối quan hệ làm ăn với 200 đối tác khác khắp nước Hàng ngày có nhiều NCC, nhà phân phối thường xuyên đến giới thiệu sản phẩm, làm việc với nhân viên Công ty Hiện thị trường loại sản phẩm nhiều công ty sản xuất cung ứng nhiều nhà phân phối khác Vì vấn đề đặt cho Cơng ty phải chọn hãng sản xuất có chất lượng, phà phân phối tin cậy, có đầy đủ mặt hàng mà cần, đáp ứng tốt yêu cầu đặt chế thị trường STT Tên Nhà Cung cấp Thời gian gắn bó Cơng ty Cổ Phần Yến Việt Công ty TNHH Lotte VIna INTERNATIONAL Công ty CP Asahi Beverages Việt Nam 4 Công ty Pazani Công ty CP Sữa Quốc Tế IDP Nature Best Food Co.,LTD Lactasoy Co.,LTD Bảng 2.5 Danh sách nhà cung cấp Cơng ty Nguồn: Phịng Thu Mua Đối thủ cạnh tranh Thị trường Thành Phố Hồ Chí Minh từ tước đến xem vùng đất màu mỡ cho doanh nghiệp Với phát triển mạnh mẽ, không ngừng nghỉ, Thành phố ngày xuất thêm nhiều siêu thị, doanh nghiệp, nhiều nhà phân phối đại 26 lý điều tạo điều kiện cho Công ty nâng cao doanh số Nhưng điều đồng nghĩa với việc xuất thêm nhiều đối thủ canh tranh đáng gờm Từ Công ty XYZ tăng cường mở rộng chi nhánh nhiều địa Phương lẫn thành, doanh số bán hàng khơng ngừng tăng lên, từ kéo theo nhiều nhà cung cấp uy tín chất lượng Địi hỏi cơng tác mua hàng chiến lược cạnh tranh ngày nâng cao để thực đáp ứng nhu cầu khách hàng đứng vững trước đối thủ 2.2.2.2 Các yếu tố bên Khả tài Khả tài có ảnh hưởng lớn đến hoạt động mua hàng tồn cơng ty Chính vậy,việc sử dụng đồng vốn hợp lý mục tiêu Công ty Với công tác mua hàng, dựa theo kế hoạch mua phân bổ vốn cho công tác mua theo thời kỳ, công tác tổ chức mua hàng không nằm ngoại lệ phải đảm bảo sử dụng nguồn vốn hợp lý, tránh tình trạng ứ đọng vốn kinh doanh gây kho khăn cho công ty Điều kiện sở vật chất kỹ thuật Hiện XYZ có hệ thống sở vật chất hạ tầng tương đối ổn định, với đầy đủ máy móc thiết bị, phương tiện kỹ thuật chuyên dùng cho hoạt động kinh doanh doanh nghiệp nói chung cơng tác tổ chức mua hàng nói riêng Việc thực giao dịch mua hàng phòng kinh doanh với đối tác thực máy tính với điều kiện tác nghiệp tốt Chình hiệu tốc độ mua hàng ln đảm bảo Bên cạnh đó, hệ thống kho hàng, trữ hàng hóa sản phẩm ln quan tâm đầu tư với thiết bị tiên tiến hệ thống kiểm soát nghiêm ngặt phận quản lý kho Chính nên cơng tác mua hàng đảm bảo để tránh rủi ro xảy cho công ty nhân viên Nhà quản trị hệ thống nhân viên 27 Đội ngũ nhà quản trị nhân viên ảnh hưởng nhiều tới công tác tổ chức mua hàng hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, nhân tố người nhân tố quan trọng trọng loại hình doanh nghiệp Với tình hình đội ngũ nhà quản trị có kinh nghiệm hoàn thành tốt nhiệm vụ hoạch định phát triển đắn cho công ty Các nhân viên mua hàng thực tập làm việc tháng trước làm thức, thời gian giúp cho nhân viên hiểu cơng việc hơn, có kỹ năng, kinh nghiệm thực tế cần thiết cơng việc 2.2.3 Các ngun tắc mục đích cơng tác tổ chức hoạt động mua hàng Công ty ĐƯA LÊN TRÊN TRƯỚC MỤC THỰC TRẠNG TIẾN TRÌNH MUA HÀNG 2.2.1 Việc nâng cao sức cạnh tranh thị trường xem nhiệm vụ hàng đầu chiến lược phát triển doanh nghiệp Công ty Cổ phần XYZ xác định cho định hướng rõ ràng phương hướng hoạt động sản xuất kinh doanh Hoạt động mua hàng có tầm quan trọng vơ to lớn định thành công doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực bán lẻ Quan điểm Công ty việc hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng công ty sau: ✓ Cần xác định rõ nhu cầu mua hàng thông qua nghiên cứu thị trường nhằm đáp ứng đầy đủ kịp thời nhu cầu khách hàng, đảm bảo cho hoạt động kinh doanh thuận lợi thương hiệu Intimex nâng cao ✓ Luôn quan tâm giữ gìn mối quan hệ làm ăn lâu dài tin tưởng lẫn với NCC Tạo môi trường làm việc thuận lợi cho nhân viên mua hàng, chia sẻ đúc rút kinh nghiệm lẫn Tạo liên kết chặt chẽ chức nhiệm vụ phòng ban hoạt động mua hàng ✓ Việc đánh giá công tác tổ chức mua hàng cần phải tiến hành thường xuyên khách quan khoa học đảm bảo phân minh rõ ràng đóng góp nhân viên 28 ✓ Cần đầu tư thêm cho nhân lực mua hàng Đào tạo, bồi dưỡng kỹ yếu thiếu nhân viên nhân viên cũ Nhằm tạo đội ngũ nhân viên mua hàng có trách nhiệm, có chuyên môn hiệu công việc cao 2.2.4 Nhận xét, đánh giá kết công tác tổ chức mua hàng Công ty thời gian qua 2.2.4.1 Thành công đạt Công ty XYZ thực tốt cơng tác tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp cho loại mặt hàng, đồng thời giữ chủ động trước nhà cung cấp đảm bảo quyền lợi hài hòa hai bên Trong công tác tổ chức mua hàng, Công ty ý tới việc đảm bảo tiêu chuẩn chất lượng nguồn hàng nhập vào lợi ích khách hàng NCC Quá trình thương lượng diễn nhanh chóng, tiết kiệm chi phí, đảm bảo điều khoản đưa hợp đồng Thông thường thực thương lượng đặt hàng qua điện thoại fax nên tiết kiệm nhiều chi phí cho doanh nghiệp, đồng thời đảm bảo mua hàng nhanh chóng kịp thời với nhu cầu bán siêu thị Công tác giao nhận hàng mua giám sát chặt chẽ thông qua phận kho –dữ trữ nhân viên mua hàng Cơng tác kiểm tra chất lượng hàng hóa, thời hạn giao hàng mua…Được đảm bảo theo quy trình thống có kết hợp phịng ban liên quan Cơng tác tốn tiền hàng mua tiến hàng thơng qua hình thức tốn tiền gửi ngân hàng trả tiền mặt, nên việc tiết kiệm thời gian cho hai bên doanh nghiệp NCC đảm bảo toán nhanh, kịp thời, tiết kiệm chi phí 2.2.4.2 Hạn chế cịn tồn Trong khâu tìm kiếm lựa chọn NCC, Cơng ty chủ yếu dựa sở dự liệu lưu doanh nghiệp chủ yếu quan hệ làm ăn với NCC truyền thống Chưa trọng 29 vấn đề thời gian, chưa trọng cơng tác tìm kiếm nhà cung cấp Do đó, Cơng ty có sở để so sánh đánh giá NCC truyền thống NCC Có thể bị tình trạng ép giá mùa vụ kinh doanh dịp lễ tết Mặt khác, cịn bỏ qua hội kinh doanh với nhà cung cấp Có thể khía cạnh việc quan hệ làm ăn với nhà cung cấp tăng độ rủi ro mua hàng ngược lại hội cho doanh nghiệp chất lượng, giá cả… Công tác giao nhận hàng hóa NCC cịn tượng giao hàng chậm cho cơng ty Hàng hóa nhập cịn tình trạng lỗi, thiếu số lượng chưa đảm bảo nhu cầu mua cơng ty Từ ảnh hưởng tới công tác bán hàng giải vấn đề khó khăn Bên cạnh đó, việc kiểm tra hàng hóa chưa thực khoa học nên cơng tác giao nhận hàng hóa cịn nhiều thời gian Chưa có phối hợp nhịp nhành phòng ban, chức nhiệm vụ có chồng chéo Trong cơng tác tốn việc tốn tiền tiền gửi ngân hàng cịn gây nhiều khó khăn cho cán nhân viên mua hàng Cơng tác giao nhận kiểm tra hàng hóa cịn nhiều thiếu sót số cán nhân viên chưa cận thận thực nghiệp vụ nhận hàng kiểm tra hàng hóa, đến đến kho bốc dỡ toán xong phát nên gây nhiều tổn thất, khó khăn giải hoàn trả sản phẩm làm tăng chi phí Cơng ty Hệ thống kho tàng bến bãi công ty trọng, nhiên hệ thống kho tàng chưa thực đáp ứng nhu cầu mua hàng Công ty hệ thống bảo quản hàng hóa chưa có đầu tư thích đáng Hình thức bố trí phân nhiệm vụ chức chưa thực khoa học 2.2.4.3 Nguyên nhân gây hạn chế Việc tìm hiểu nhà cung cấp chủ yếu đánh giá qua khả nhân viên mua hàng nhà quản trị thông qua cảm quan cảm nhận chủ quan, thông qua thời gian quan hệ với NCC 30 Thông thường việc giao nhận hàng hóa nhiều nhà cung cấp, số lượng không nhiều cấu sản phẩm lớn Chính vậy, việc quản lý dự trữ hàng hóa gặp nhiều khó khăn, chưa phân phận chuyển quản lý mặt hàng phòng dự trữ Việc giao nhận hàng hóa chịu ảnh hưởng yếu tố khách quan thời tiết, khả vận chuyển NCC thân nhân viên Công ty Việc cán nhân viên mới, chưa đáp ứng nhu cầu công việc, nghiệp vụ mua hàng yếu, hiểu biết hóa đơn chứng từ đảm bảo trình thực hợp đồng mua hàng cịn hạn chế Có thể gây nhiều khó khăn cho việc thực tốn giao nhận hóa đơn hàng hóa Với việc mở rộng nhiều chi nhánh nhiều nơi, gây khó khăn cho q trình quản lý cơng ty, cơng việc phải kiểm sốt, đánh giá cấp Chính điều đơi gây vài cố, gây trễ mãn thiếu trách nhiệm q trình kinh doanh cơng ty 31 CHƯƠNG III MỘT SỐ GIẢI PHÁP, ĐỀ XUẤT NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC MUA HÀNG CỦA CƠNG TY 3.1 PHƯƠNG HƯỚNG HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT, KINH DOANH TRONG THỜI GIAN TỚI Nền kinh tế Việt Nam giai đoạn trải nghiệm thách thức quan trọng chế thị trường tồn cầu hóa Sau gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) vào cuối năm 2006, độ mở kinh tế tăng vọt từ mức 100% lên 150% vòng hai năm, luồng vốn gián tiếp trực tiếp chảy vào mạnh chưa có Cơ chế thị trường địi hỏi phải áp dụng tồn diện sâu sắc đời sống kinh tế sản xuất nhằm tuân thủ điều kiện WTO Trong bối cảnh đó, doanh nghiệp muốn tồn phát triển cần nỗ lực khơng ngừng nhằm hồn thiện công tác tổ chức mua hàng Điều quan trọng cần thiết lúc phải không ngừng nâng cao chất lượng mua hàng, đảm bảo khả toán giữ vững long tin khách hàng NCC Việc canh tranh giá cả, chất lượng, mẫu mã, phong cách phục vụ…ln địi hỏi doanh nghiệp có nhìn nhận thức khách hàng Mọi doanh nghiệp muốn đáp ứng nhu cầu khách hàng ln ln phải quan tâm tới công tác tổ chức mua hàng, công tác tổ chức mua hàng hiệu đáp ứng nhu cầu bán doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu khách hàng cách kịp thời, đầy đủ chất lượng cao…Công ty XYZ năm gần ln có quan tâm định tới cơng tác tổ chức mua hàng Chính kết kinh doanh lượng khách hàng minh chứng rõ ràng cho doanh nghiệp hiệu công tác tổ chức mua hàng 3.2 ĐỀ XUẤT MỘT VÀI GIẢI PHÁP 3.2.1 Tăng cường việc thực nguyên tắc mua hàng Để trình mua hàng diễn thuận lợi đảm bảo thực nguyên tắc mua hàng có vai trị vơ quan trọng, việc thực áp dụng nguyên tắc mua 32 hàng giúp cho doanh nghiệp giảm bớt rủi ro xảy tạo dựng mối quan hệ lâu dài với nhà cung cấp, cụ thể sau: Thứ nhất: Mua hàng nhiều nhà cung cấp: Mặt hàng kinh doanh Cơng ty nhiều mặt hàng số lượng lớn việc tìm kiếm lựa chọn nhiều nhà cung cấp cung ứng hàng hóa điều tất yếu Giúp cho Công ty đủ nguồn hàng đảm bảo nhu cầu bán ra, giảm thiểu tối đa rủi ro mua hàng Để tìm kiếm nhiều NCC mới, cần phân bổ kiện toàn lại máy nhân phận thu – mua, có thêm nhân để đảm nhận nhiệm vụ chức phịng Thu- Mua nghiên cứu thơng tin thị trường bao gồm Tìm kiếm NCC Đó hội kinh doanh Cơng ty có thêm danh mục NCC với giá cả, chất lượng đảm bảo tính cạnh tranh Thứ hai: Ln giữ chủ động trước nhà cung cấp: Để chiến thắng thị trường doanh nghiệp khơng thể để đối tác thấy nhu cầu cần thiết Do Cơng ty cần để NCC tự tìm đến với doanh nghiệp Để làm điều cơng ty cần quan tâm tới việc đưa thông tin mặt hàng kinh doanh kênh thông tin trang Web công ty, kênh quảng bá khác Từ nhận thư chào hàng từ đối tác Bên cạnh đó, chủ động đàm phán linh hoạt ứng xử với đối tác để giữ gìn mối quan hệ bền vững tin tưởng lẫn Thứ ba: Đảm bảo tương quan quyền lợi bên: Suy cho doanh nghiệp hoạt động mục đích sau thu lợi nhuận để phát triển Đối tác Chình thế, hợp đồng ký kết làm ăn cần đựa nguyên tắc bình đẳng hai bên có lợi Việc quan hệ làm ăn với NCC vậy, tương quan quyền lợi đảm bảo lúc NCC thực người bạn đường Công ty thời điểm lúc khó khăn Chính thế, cơng tác thương lượng cần phải biết hài hịa lợi ích bên, tạo thoải mái đàm phán tin tưởng lẫn Điều làm cho mối quan hệ hai bên trở nên thân thiết, tạo dựng lòng tin NCC 33 3.2.2 Tăng cường linh hoạt chủ động cơng tác tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp Với việc mở rộng thêm danh mục nhà cung cấp Cơng ty cần chủ động cơng tác tìm kiếm lựa chọn nhà cung cấp không dừng lại nhà cung cấp Trong môi trường kinh doanh biến động, Công ty cần có phịng ngừa rủi ro xảy kể rủi ro có mức độ thấp XYZ cần có phương hướng tìm kiếm NCC cho mặt hàng kinh doanh Rủi ro kèm theo hội, nên tìm kiếm nhà cung cấp mua thí điểm mặt hàng nhận định đánh giá kết Từ có thêm NCC có uy tín tạo cạnh tranh NCC tạo thuận lợi cho doanh nghiệp giá cả, chất lượng, điều kiện giao nhận hàng hóa Thơng qua mua hàng thí điểm từ có kế hoạch mua hàng NCC đáp ứng nhu cầu mua Cơng ty Bên cạnh đó, Cơng ty cần có hệ thống tiêu chuẩn để đánh giá nhà cung cấp thật rõ ràng, khoa học khách quan Để đánh giá cách xác phù hợp Đồng thời áp dụng thang điểm dựa tiêu chí như: chất lượng hàng hóa, khả cung cấp hàng hóa, điều kiện bảo hành bảo quản, thời gian giao hàng, thời gian hợp tác … Từ đánh giá đưa kết với nhà cung cấp phù hợp với nhu cầu mua hàng Công ty 3.2.3 Nâng cao chất lượng thương lượng đặt hàng Công tác thương lượng đặt hàng công việc vô quan trọng nhằm tạo điều khoản giao nhận toán hàng mua cách có lợi với tương quan quyền lợi hai bên Tiến hành cơng việc địi hỏi nhân viên mua hàng cần am hiểu chun mơn, đặc tính kỷ thuật hàng hóa, có đốn nghệ thuật giao tiếp cao… Vì thương lượng đàm phán với NCC cần “ Luôn giữ chủ động trước nhà cung cấp” “ đảm bảo tương quan quyền lợi hai bên” hai nguyên 34 tắc vàng thương lượng đàm phán với nhà cung cấp Để tiến hành thương lượng, đàm phán đặt hàng với NCC nhân viên mua hàng cần có hiểu biết chất lượng hàng hóa, đặc tính kỷ thuật, mẫu mã hàng hóa sản phẩm…Tiếp đến phải tìm hiểu kỹ yếu tố văn hóa, phong tục tập qn, tình hình trị xã hội, quy định, luật pháp, hiến pháp, sách nhà nước sản phẩm hàng hóa Bên cạnh đó, nhân viên mua hàng phải am hiểu hệ thống vận tải đảm bảo thời gian giao nhận hàng hóa để đáp ứng nhu cầu mua hàng Cuối phải hiểu nhà cung cấp lịch sử hình thành phát triển NCC, thương hiệu, kinh nghiệm, uy tín NCC ngành hàng kinh doanh Đồng thời, việc đào tạo bố trí nhân mua hàng thương lượng đàm phán vô quan trọng Cần tổ chức buổi nói chuyện trao đổi kinh nghiệm chuyên môn cho nhân viên mua hàng Nâng cao kỹ giao tiếp, kỹ thuyết phục, vốn kiến thức chuyên môn luôn cập nhật Công ty cần quan tâm tới điều khoản giá vấn đề phát sinh trình thực hợp đồng, điều khoản phải rõ ràng minh bạch Và vai trò nhiệm vụ bên xảy rủi ro Tránh tình trạng không kịp phản ứng bị động xử lý rủi ro giao nhận hàng hóa 3.2.4 Hồn thiện cơng tác giao nhận tốn tiền hàng 3.2.4.1 Hồn thiện cơng tác giao nhận hàng Đây nghiệp vụ quan trọng công tác tổ chức mua hàng Hoạt động nhận hàng thực cách trình tự tránh sai sót xảy Cơng việc địi hỏi nhân viên phải người có kinh nghiệm giao nhận hàng hóa, cần bố trí nhân viên có kinh nghiệm nhân viên để vừa giúp cơng việc tiến hành an tồn vừa giúp nhân viên học hỏi nhiều kinh nghiệm q báu Bên cạnh đó, cơng tác giao nhận hàng hóa cần ý tới cơng tác bốc dỡ hàng xuống kho, khâu thường xuyên xảy lỗi ảnh hưởng tới chất lượng hàng hóa 35 Từ việc bốc phương pháp nào, kê hàng điểm hợp lý không gian nhanh chóng lấy hàng khơng ảnh hưởng tới chất lượng, tất phải ý Công ty nên tổ chức phận bốc dỡ chuyên nghiệp am hiểu hàng hóa cần bảo quản cách bốc dỡ hợp lý Cũng có quản lý tốt tránh tình trạng mát ảnh hưởng tới quan hệ làm ăn với NCC 3.2.4.2 Hồn thiện cơng tác toán tiền hàng mua Do quan hệ với nhiều nhà cung cấp nên việc đảm bảo tốn tiền hàng mua nhanh chóng kịp thời theo hợp đồng ký kết công việc quan trọng đòi hỏi thận trọng Đây khâu định mối quan hệ làm ăn hai bên nên cần tuân thủ nguyên tắc toán đảm bảo kịp thời cho nhà cung cấp Hiện Công ty sử dụng phương pháp toán tiền mặt toán tiền gửi ngân hàng tùy thuộc vào hợp đồng ký với nhà cung cấp Khi tốn hình thức tiền mặt cần đảm bảo xác thận trọng giao tiếp ứng xử với NCC Thơng thường phận kế tốn chịu trách nhiệm tính tốn công nợ nhà cung cấp dựa theo số liệu nhân viên mua hàng Việc toán tiền hàng hình thức tiền gửi ngân hàng tiến hành giống trên, nhiên việc NCC doanh nghiệp khơng gặp khoảng cách địa lý bên NCC mong muốn tốn hình thức Thơng qua tài khoản tiền gửi Ngân hàng trung gian để thực nghĩa vụ tốn Chính vậy, việc thực tốn cần có chuận bị chu đáo giấy tờ liên quan, số tài khoản bên NCC, gửi tiền theo VNĐ hay USD… 3.2.5 Cải tiến việc đánh giá kết mua hàng Công ty cần cải tiến công tác đánh giá kết mua hàng nhân viên phịng Thu- Mua Khơng ngừng cải tiến tiêu chuẩn đánh giá chất lượng hàng hóa Với hệ thống đánh giá kết mua hàng công ty dừng lại việc đánh giá cách tổng thể chưa thể đánh giá cách khoa học khách quan với khách thể tổng thể Chính vây, cần đưa tiêu chuẩn 36 đánh giá bản, tiêu chuẩn đánh giá chưa cụ thể hóa chi tiết Việc đánh giá cần phải tiến hành cách thường xuyên sau lần mua hàng, sau kỳ kinh doanh… Tăng cường buổi nói chuyện học hỏi kinh nghiệm bên cạnh có đánh giá nhân viên có thưởng phạt tạo hội cho nhân viên hăng say làm việc nỗ lực nhiệm vụ giao Trưởng phòng Thu – Mua cần phải có theo dõi sát với cán nhân viên tạo môi trường làm việc thật thoải mái dân chủ Để nhân viên bộc lộ hết khả sẵn có 3.2.6 Giải pháp tổ chức nhân cho Công ty XYZ Con người nhân tố chủ chốt hoạt động kinh doanh doanh nghiệp Vì muốn hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng cơng tác tổ chức nhân hợp lý yếu tố then chốt cho thành công công tác tổ chức mua hàng Nhà quản trị nói chung trưởng phịng ban có liên quan cần quán triệt chức nhiệm vụ mình, có nhìn tổng quan cơng việc nhằm hồn thành mục tiêu chung cơng ty Cần có phối hợp thường xuyên liên tục hoạt động từ tạo nên đồn kết đồng lòng nhân viên Mỗi nhân viên cần giao ngành hàng mặt hàng cụ thể, Công ty nên xác định rõ nhiệm vụ, vai trò, chức người phịng Có thể văn cụ thể, có hình thức kích thích nhân viên mua hàng hồn thành tốt nhiệm vụ giao chế quản lý thưởng phạt phân minh, tạo môi trường cho nhân viên phát huy hết khả thân Đồng thời đào tạo, rà sốt lại nhân viên có đáp ứng u cầu cơng việc hay khơng từ có biện pháp kịp thời, đặc biệt cần có biện pháp đãi ngộ nhân hợp lý nhằm đảm bảo quyền lợi tạo hăng say công việc đươc giao Đáp ứng nhu cầu phát triển doanh nghiệp thời kỳ cạnh tranh khốc liệt 37 3.2.7 Các giải pháp khác Có kế hoạch dự trù ngân sách cho hoạt động mua hàng Công ty Đảm bảo kịp thời vốn cho hoạt động mua hàng, cách huy động nguồn vốn lưu động, đáp ứng kịp thời cho nhu cầu mua hàng nhu cầu tiêu dùng khách hàng tận dụng kịp thời hội kinh doanh Các doanh nghiệp nên đầu tư hoàn thiện hoạt động giám sát nhằm xem xét hoạt động phận mua hàng Để hoạt động giám sát đạt hiệu cao, doanh nghiệp cần phải: ✓ Thứ nhất, giám sát bước thực chu trình mua hàng trả tiền để đảm bảo thủ tục kiểm soát thực nghiêm túc nhằm hạn chế sai phạm xảy chu trình ✓ Thứ hai, cuối tháng, Trưởng phòng cần yêu cầu nhân viên lập bảng phản ánh cơng việc hồn thành, sau đánh giá kết thực nhân viên để có hình thức khen thưởng kịp thời nhằm tạo động lực làm việc cho nhân viên đồng thời có biện pháp nhắc nhở kỷ luật nhân viên vi phạm ✓ Thứ ba, định kỳ đột xuất, Ban kiểm kê tiến hành kiểm kê hàng tồn kho để ngăn chặn hành động biển thủ hàng hóa đồng thời xác định xác số lượng chất lượng hàng cịn lại kho để có kế hoạch mua hàng kịp thời nhằm đảm bảo có đủ hàng hóa tiêu thụ ✓ Thứ tư, định kỳ, người giám sát cần đánh giá để báo cáo cho Ban Giám đốc những khiếm khuyết hệ thống Khiếm khuyết hiểu thiếu sót có thực tiềm ẩn mà người giám sát phát cần điều chỉnh nhằm đảm bảo đạt mục tiêu đề đồng thời xem xét hậu khiếm khuyết gây ra, sau tìm hiểu ngun nhân đưa giải pháp khắc phục KIẾN NGHỊ 38 KẾT LUẬN Qua q trình nghiên cứu lý thuyết ngồi thực tiễn thời gian vừa qua, đề tài lần khẳng định công tác tổ chức hoạt động mua hàng có ý nghĩa quan trọng, có ảnh hưởng lớn đến tồn phát triển bền vững Công ty Trong xu phát triển kinh tế thị trường ngày nay, doanh nghiệp muốn đứng vững phải đảm bảo thực việc tổ chức mua hàng chất lượng, có cấu, giữ vững uy tín khách hàng lẫn nhà cung cấp Qua thời gian học hỏi, thực tập Công ty XYZ, nhận công tác tổ chức mua hàng yếu tố định, ban lãnh đạo Cơng ty có biện pháp, kế hoạch phù hợp, nhằm ngày hoàn thiện hơn, đưa Công ty ngày phát triển lớn mạnh Bằng kiến thức lý thuyết học lớp kinh nghiệm học hỏi trình thực tập, hi vọng kiến nghị, đề xuất nêu phần giúp ích q Cơng ty thời gian tới Một lần xin chân thành cảm ơn! 39 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Đồng Thanh Phương(2007), Quản trị doanh nghiệp, NXB thống kê, Hà Nội Dương Hữu Hạnh(2009), Quản trị doanh nghiệp , NXB lao động xã hội, Hà Nội ThS Bùi Đức Tâm, Ths Lê Văn Quý, Ths Nguyễn Thị Minh Trâm,… (2015) Bài giảng Quản trị học Khoa Quản trị kinh doanh Đại học Tài – Marketing Báo cáo kết hoạt động kinh doanh công ty cổ phần XYZ từ năm 2016- 2018 Các trang web: - http://www.google.com.vn/ - http://tailieu.vn/ - http://quantri.vn/ 40 ... em nghiên cứu chọn đề tài: ? ?Công tác tổ chức hoạt động mua hàng Cơng ty XYZ? ?? Mục đích nghiên cứu Thông qua việc nghiên cứu đề tài: ? ?Công tác tổ chức hoạt động mua hàng Công ty XYZ? ??, cần đạt số... quanh công tác tổ chức mua hàng Công ty XYZ Thời gian nghiên cứu: 2016 – 2018 Bố cục đề tài: CHƯƠNG I Cơ sở lý thuyết công tác tổ chức hoạt động mua hàng CHƯƠNG II Thực trạng việc tổ chức hoạt động. .. chức hoạt động mua hàng công ty XYZ CHƯƠNG III Một số giải pháp, đề xuất nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức mua hàng Công ty CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ CÔNG TÁC TỔ CHỨC HOẠT ĐỘNG MUA HÀNG 1.1 MỘT