Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả nghiệp vụ logistics tại công ty tnhh sucafina

TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: Trần Thị Thu Hằng CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu nghiệp vụ Logistics Cơng ty TNHH Sucafina Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2022 TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: Trần Thị Thu Hằng MSSV: 1854080029 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu nghiệp vụ Logistics Công ty TNHH Sucafina Ngành: Quản trị kinh doanh Chuyên ngành: Kinh Doanh Quốc Tế Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Thị Bích Trâm Thành phố Hồ Chí Minh, tháng 12 năm 2022 Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Thị Bích Trâm LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên, em xin gửi đến tất quý Thầy/Cô Ban Giám Hiệu, Thầy/Cô giảng viên hướng dẫn thực tập khoa Quản Trị Kinh Doanh trường Đại Học Mở Thành Phố Hồ Chí Minh, đặc biệt em gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Bích Trâm dẫn dắt, sát cánh bên cạnh để giúp em hoàn thành tập hồn thiện bài báo cáo khoảng thời gian tháng qua Tiếp đến, suốt thời gian thực tập Công ty TNHH Sucafina, em nhận đào tạo tận tình, hỗ trợ hết lịng từ cơng ty, giúp em vượt qua khó khăn hồn thành tập cách tốt đẹp Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến ban lãnh đạo công ty Anh/Chị từ phòng ban Logistic tiếp nhận nhiệt tình hướng dẫn, tạo điều kiện thuận lợi cho em thực hành, vận dụng kiến thức học vào cơng việc thực tế, nhờ em học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm, luyện tập thêm số kĩ Sau cùng, đề tài thực tập hoàn thành thời gian ngắn, với vốn kiến thức kinh nghiệm chưa dày dặn nên tránh khỏi thiếu sót Em kính mong nhận nhận xét, đánh giá, chỉnh sửa từ Thầy/Cô hướng dẫn Ban Lãnh Đạo công ty Em xin chân thành cảm ơn! SVTH: TRẦN THỊ THU HẰNG Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Thị Bích Trâm XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP SVTH: TRẦN THỊ THU HẰNG Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Thị Bích Trâm MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN XÁC NHẬN CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP MỤC LỤC PHẦN 1: MỞ ĐẦU 1.1 LÝ DO LỰA CHỌN ĐỀ TÀI 1.2 MỤC TIÊU, PHẠM VI PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN 1.3 MÔ TẢ VỊ TRÍ THỰC TẬP 10 1.4 KẾT CẤU CỦA BÁO CÁO 15 PHẦN 2: HIỆN TRẠNG 16 2.1 GIỚI THIỆU CÔNG TY 16 2.2 CƠ CẤU TỔ CHỨC 19 2.4 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CƠNG TY 26 2.5 QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ LOGISTICS TẠI DOANH NGHIỆP 28 PHẦN 3: GIẢI PHÁP 35 3.1 CẢI THIỆN HOẶC NÂNG CẤP HỆ THỐNG 35 3.2 NÂNG CAO NĂNG LỰC VÀ NGHIỆP VỤ CỦA NHÂN VIÊN 39 PHẦN 4: KẾT LUẬN 43 PHỤ LỤC (NẾU CÓ) 44 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 45 SVTH: TRẦN THỊ THU HẰNG Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Thị Bích Trâm Phần 1: MỞ ĐẦU 1.1 Lý lựa chọn đề tài Sau đại dịch lịch sử Covid-19, tính đến giới dần trải qua khủng hoảng liên quan đến chuỗi cung ứng, làm ảnh hưởng thiệt hại nặng nề đến kinh tế lớn, cụ thể giá hàng hóa tăng thiếu hụt nguồn cung ứng dẫn đến tình trạng lạm phát gia tăng, khiến cho sống người dân giới trở nên khó khăn hết Khi chuỗi cung ứng bị đứt gãy gián đoạn, hàng loạt biến cố dần ập đến Chúng ta dần ý thức nhiều tầm quan trọng chuỗi cung ứng nói chung ngành Logistics nói riêng kinh tế cá nhân Tương tự, khâu Logistics doanh nghiệp quan trọng không kém, đặc biệt doanh nghiệp giao dịch hàng hóa với cơng ty TNHH Sucafina làm, nơi mà hợp đồng kí kết liên tục hoạt động giao nhận, vận chuyển, liên lạc với khách hàng,… diễn khơng ngừng chúng đóng vai trị vơ quan trọng vận hành doanh nghiệp Đề tài chọn nhằm đưa giải pháp giúp nâng cao hiệu nghiệp vụ Logistics cơng ty TNHH Sucafina nói riêng Sucafina Group nói chung Bài báo cáo trình bày vấn đề công ty TNHH Sucafina quy trình nghiệp vụ Logistics Doanh nghiệp Tuy nhiên hạn chế kinh nghiệm kiến thức, báo cáo tránh khỏi thiếu sót, kính mong nhận nhận xét, đánh giá, chỉnh sửa từ phía Thầy/Cơ 1.2 Mục tiêu, phạm vi phương pháp thực 1.2.1 Mục tiêu • Hiểu rõ đơn vị thực tập • Đóng góp đề xuất để cải thiện hiệu cơng việc phịng ban Logistics Sucafina 1.2.2 Phạm vi SVTH: TRẦN THỊ THU HẰNG Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Thị Bích Trâm Thời gian thực đề tài 12 tuần, tính từ ngày 03/10/2022 đến 31/12/2022 trụ sở cơng ty TNHH Sucafina số 83 Ngô Thời Nhiệm, Phường Võ Thị Sáu, Quận 3, TP.HCM Thông tin số liệu sử dụng cho việc phân tích, đánh giá hoạt động kinh doanh sử dụng từ năm 2017 đến 2019 1.2.3 Phương pháp thực Để hồn thành nhiệm vụ báo cáo đặt ra, đề tài sử dụng phương pháp sau: • Phương pháp phân tích, tổng hợp: thu thập thông tin từ website, liệu Internet, từ báo cáo tài cơng ty, để từ đưa nhận xét tình hình hoạt động cơng ty • Phương pháp quan sát lý thuyết: đọc tài liệu vận tải, giao nhận, nghiên cứu kỹ sở lý thuyết học, cập nhật trang web ngành công nghiệp cà phê • Phương pháp quan sát thực tế: quan sát công việc Anh/Chị công ty, cụ thể nhóm phân cơng thực tập • Phương pháp ghi chép: Ghi chép lại thông tin đào tạo suốt trình thực tập doanh nghiệp 1.3 Mơ tả vị trí thực tập 1.3.1 Vị trí Hỗ trợ viên nhóm ICE - Cash&Carry Nhìn chung, vị trí hỗ trợ viên nhóm ICE không đảm nhiệm công việc giống quy trình xuất nhập Logistics phịng ban Logistics khác Sản phẩm cơng ty mặt hàng cà phê xanh Arabica, phần cà phê giao dịch sàn giao dịch hàng hóa thơ – sàn ICE, loại hàng sàn xem loại hàng đặt biệt Công việc cụ thể: Đảm nhiệm hỗ trợ theo dõi số lượng cà phê trình Repo (Repurchase: tạm dịch “thỏa thuận mua lại”) chuẩn bị cho quy trình Buy Back (tạm dịch “mua lại”) từ ngân hàng; Theo sát khoản toán khách hàng để báo cáo cho cấp cho phép xuất hàng kho nhằm kịp tiến độ giao hàng hợp đồng Đây bước quan trọng nhằm đảm bảo công ty không vi SVTH: TRẦN THỊ THU HẰNG 10 Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Thị Bích Trâm phạm điều khoản giao nhận hợp đồng, tránh khoản phí bồi thường khơng đáng có 1.3.2 Các kĩ năng, nghiệp vụ đào tạo, thực hành trình thực tập 1.3.2.1 Kĩ ▪ Giao tiếp linh hoạt ▪ Quản lý cảm xúc ▪ Kĩ làm việc nhóm ▪ Kĩ làm việc độc lập ▪ Kĩ lưu trữ thông tin ▪ Kĩ thích ứng với mơi trường 1.3.2.2 Nghiệp vụ đào tạo, thực hành • Theo sát khoản tốn thơng báo hàng hóa tốn phần tồn bộ, thơng báo cấp cấp lệnh cho phép xuất hàng đi: ▪ Hỏi nhận thông tin từ nhà kho trọng lượng/số lượng hàng hóa từ lần cân gần nhất: Hàng hóa có sẵn kho vào thời điểm cần giao hàng, nhiên số trường hợp hàng hóa kho lâu thời gian tháng bị mối mọt, hao mịn, nên trọng lượng khác với trọng lượng lần cân gần Do trường hợp xảy ra, cần phải liên hệ nhà kho để cân lại trọng lượng (Last weighted: tạm dịch “lần cân cuối cùng”) Nếu không báo cáo trọng lượng lần cân gần nhất, miễn không tháng (Theo ESCCEuropean Standard Contract for Coffee: tạm dịch “Hợp đồng tiêu chuẩn Châu Âu cà phê”) ▪ Phát hành hóa đơn chiếu lệ Tender Letter (tạm dịch: “bản xác nhận thơng tin”) : Khi phát hành hóa đơn chiếu lệ, nhà kho nắm tình hình có lơ hàng chuẩn bị xuất kho dựa để chuẩn bị phù hợp, phần Tender Letter xem xác nhận thông tin hàng hóa giao đến cho khách hàng gồm thông tin như: Số lượng, loại hàng, chứng nhận hàng, điều khoản giao hàng, thời SVTH: TRẦN THỊ THU HẰNG 11 Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Thị Bích Trâm điểm chi phí thuê nhà kho chấm dứt với bên bán, điều khoản toán ▪ Khi khách hàng nhận hóa đơn chiếu lệ Tender Letter: Đối với khách hàng trường hợp này, điều kiện trọng lượng Reweight (tạm dịch: “cân lại”) phải tốn 98% giá trị hợp đồng nhận hóa đơn chiếu lệ ▪ Nhận đủ khoản toán 98% giá trị hợp đồng: Ở bước này, đòi hỏi theo sát giao tiếp không ngừng từ công ty khách hàng nhằm thúc đẩy q trình tốn giải có vấn đề sai sót hay nhầm lẫn Thường xuyên kiểm tra mục Sun System hệ thống nội SOL nhằm theo dõi tình trạng tốn hợp đồng, liên hệ với phận Kế tốn để kiểm tra lại, tiếp đó, báo cáo với cấp để cấp giấy xác nhận xuất hàng kho ▪ Gửi phiếu xác nhận xuất hàng từ phía cơng ty ngân hàng cho nhà kho Vì hàng cà phê phần lớn trường hợp bán tạm thời cho ngân hàng với mục đích xoay vịng vốn, lúc người sở hữu giấy tờ thời gian Repo thuộc ngân hàng, để xuất hàng kho buộc phải có xác nhận từ ngân hàng ▪ Nhận thông tin Weight Note (tạm dịch: “phiếu trọng lượng”) phát hành hóa đơn thức (Trong trường hợp điều kiện trọng lượng cân lại thì, 28 ngày sau phát hành giấy xuất hàng kho, thời gian khách hàng đối chiếu thông tin trọng lượng số lượng hàng hóa đề cập hóa đơn chiếu lệ (Theo ESCC), có sai sót có quyền khiếu nại với Doanh nghiệp Qua thời gian nêu khiếu nại bị bác bỏ ▪ Phát hành hóa đơn thức: Khi khách hàng khơng có khiếu nại vịng 28 ngày trên, mặc định phải tốn cho phía cơng ty Sucafina 2% giá trị hóa đơn cịn lại ▪ Bước cuối cùng, nhận tồn khoản tốn • Hỗ trợ theo dõi hàng hóa trình Repo chuẩn bị cho quy trình Buy Back (tạm dịch:“mua lại”) từ ngân hàng SVTH: TRẦN THỊ THU HẰNG 12 Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Thị Bích Trâm ▪ Đẩy hàng từ hệ thống nội SOL sang hệ thống Repo Management, phần nhiệm vụ không vận dụng nhiều kiến thức chun mơn Logistics, nhiên phải có khả sử dụng tốt hệ thống nội SOL Để đẩy hàng qua, hàng bắt buộc phải trạng thái sẵn sàng khơng khớp với hợp đồng mua bán hệ thống SOL, hàng hóa khớp từ trước mục đích khác, phải hủy khớp lệnh để tiến hành đẩy hàng sang ▪ Một nhà giao dịch tìm kiếm khách hàng, khách hàng yêu cầu loại cà phê sàn ICE lúc này, nhóm ICE chuẩn bị cho thủ tục mua lại hàng hóa từ ngân hàng, giai đoạn cần phải loại bỏ lô cà phê không thuộc lô hàng mua lại từ Repo, thường phải thao tác thủ cơng xóa dịng số lên đến 1000 dịng Lúc thơng tin từ hệ thống Repo Management chuyển lại hệ thống SOL khớp với hợp đồng bán định từ phía nhà giao dịch Bên cạnh đó, có định bán ngay, nhóm ICE phải đảm bảo khoản chi phí liên quan đến kho bãi, toán tươm tất: hỗ trợ kiểm tra đối chiếu thơng tin hóa đơn cung cấp đơn vị kho, so sánh số lượng, tỉ giá tính phí…với thơng tin hệ thống Sau đó, chọn mã tốn phù hợp để phận kế tốn tiến hành tốn chi phí cho đơn vị kho • Hỗ trợ q trình Trading (tạm dịch: “giao dịch”) ▪ Khớp lệnh hợp đồng mua bán hệ thống SOL, phân bổ số lượng hàng theo Container (nếu có) ▪ Tạo Label (tạm dịch: “tạo nhãn”) hỗ trợ cho trình lấy gửi mẫu thử (Sampling) đến cho khách hàng, cập nhật mã vận đơn hàng không (AWB), kết mẫu gửi lên hệ thống (đạt/từ chối/…) dựa số nhãn tạo ▪ Cập nhật thông tin chứng từ lên hệ thống nội SOL để tiện cho việc tham chiếu thông tin nhóm Logistics khác SVTH: TRẦN THỊ THU HẰNG 13 Báo cáo thực tập ❖ GVHD: Nguyễn Thị Bích Trâm Điểm mạnh Nghiệp vụ • Mỗi nhân viên gia nhập vào doanh nghiệp, nhận chuỗi đào tạo online cách sử dụng hệ thống nội bộ, cách đọc hiểu hợp đồng…Việc nhận lượng thơng tin đầu vào bình đẳng nhau, giúp nhân viên nhanh chóng thao tác ổn hệ thống cơng ty • Mỗi tuần có buổi họp định kỳ để thành viên nhóm trao đổi cập nhật hoạt động đảm nhận, trường hợp thành viên có vắng mặt thành viên khác nhóm thay họ giải tiếp phần việc dang dở, tránh trường hợp không giải yêu cầu kịp thời khiến khách hàng khơng hài lịng Bên cạnh đó, kinh nghiệm đút kết sau lần phạm lỗi trao đổi cụ thể với để giúp thành viên có hướng giải vấn đề lặp lại lần sau • Phịng ban Logistics chia thành nhóm nhỏ để đảm nhiệm khu vực đối tượng làm việc khác (Như khu vực chia theo: Khu vực châu Á, châu Âu…, đối tượng làm việc chia theo: Nhóm đảm nhiệm làm việc với đơn vị trồng cà phê hay khách hàng khách hàng chia theo nhóm khách hàng khu vực khác nhau) Điều giúp giảm bớt khối lượng công việc cá nhân, phân chia trách nhiệm cụ thể để nhân viên làm việc hiệu Bên cạnh đó, nhóm phân cơng trưởng nhóm chịu trách nhiệm nhìn tổng thể vào tranh lớn điều hướng thành viên nhóm tình hình chung nhiệm vụ Điều giúp người phân chia thứ tự ưu tiên mức độ quan trọng tính cấp bách nhiệm vụ, giúp thành viên làm việc cách có chủ đích, hiệu chun nghiệp • Ở nhóm ln có bảng mơ tả phân cơng nhiệm vụ cụ thể, nhân chịu trách nhiệm quản lý trực tiếp, nhân cấp báo cáo trực tiếp cho điều giúp cho thứ trở nên rõ ràng nhân viên không bị ảnh hưởng định khác từ cấp quản lý khác SVTH: TRẦN THỊ THU HẰNG 31 Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Thị Bích Trâm Mạng lưới quan hệ • Tại Sucafina, phận Logistics hiểu tầm quan trọng mối quan hệ nên ln nổ lực nhiều để trì mối quan hệ tốt đẹp với khách hàng, đơn vị cung ứng cà phê đơn vị kho bãi…Thậm chí, ln có gọi, buổi gặp mặt trực tiếp định kì từ nơi giới nhằm thúc đẩy mối quan hệ với bên phát triển tốt Kĩ thuật • Ở Sucafina Việt Nam, phận kĩ thuật trạng thái sẵn sàng nhân viên cần giúp đỡ mặt liên quan đến máy móc, cài đặt phần mềm… Đáp ứng kịp thời nhu cầu giải vấn đề để hoàn thành cơng việc nhanh hiệu • Bên cạnh đó, tính chất cơng việc Logistics phải cẩn thận với tất thông tin đầu vào đầu ra, trình làm việc ln phải đối diện với máy tính lỗi thời hình nhỏ thời gian dài làm giảm suất hiệu làm việc nhân viên Tuy nhiên, nhân viên trang bị hình cỡ lớn, laptop cá nhân, thiết bị vô đại giúp nâng cao trải nghiệm làm việc nhân viên cơng ty Mơi trường làm việc • Vì Sucafina Việt Nam hình thành dựa phong cách làm việc quản lý người đến từ Châu Âu, xuất thân chi nhánh Sucafina Corp, môi trường làm việc tạo nhằm tối ưu hóa suất làm việc Bằng cách tạo môi trường thân thiện, lối tư cá nhân phát triển tập thể phát triển, khơng nạnh khóe ích kỷ Chính nhân viên phịng ban Logistics thoải mái trao đổi thơng tin với nhau, thẳng thắn trình bày đóng góp ý kiến giúp cá nhân doanh nghiệp phát triển SVTH: TRẦN THỊ THU HẰNG 32 Báo cáo thực tập ❖ GVHD: Nguyễn Thị Bích Trâm Điểm hạn chế Hệ thống • Vì hệ thống nội tạo lập cách tương đối lâu, nên có phần lỗi thời Khiến nhân viên phải thao tác thủ công số bước với khối lượng tương đối lớn nên dẫn đến bất cập, tiêu tốn khoảng thời gian không nhỏ để thực thi nghiệp vụ Logistics • Phần Traffic Data nơi cập nhật thông tin liên quan đến giao nhận hợp đồng, cho phép xem mã tên người chỉnh sửa thông tin cuối (tạm gọi A), không cập nhật cụ thể mục/ nội dung chỉnh sửa cá nhân Việc dẫn đến, người đến sau ln mặc định tìm A để hỏi lý thay đổi mục bất kì, mà A khơng điều chỉnh Điều gây khó khăn việc giải cơng việc, nhân viên phải trao đổi hỏi han nhiều cá nhân phòng ban để giải vấn đề • Ở số nhóm có thành viên người (dưới thành viên), có đề xuất cải thiện vài điểm bất cập hệ thống đa phần bị phớt lờ, vấn đề liên quan đến hệ thống phải thời gian tương đối dài giải bị lãng quên Đào tạo • Như đề cập phía trên, nhân viên vào tiếp nhận buổi đào tạo online hệ thống thông tin chung (được ghi hình từ buổi đào tạo trước), bên cạnh buổi phải ln có thành viên chịu trách nhiệm đào tạo trực tiếp cho nhân viên Vấn đề nằm việc, khả truyền đạt, diễn giải thành viên khác tương tự khả tiếp thu vấn đề cá nhân khơng giống Do vậy, nên có kiến thức mà nhân viên tiếp thu chưa không phát kịp thời, tiềm ẩn gây cố khơng đáng có việc thực nghiệp vụ Logistics SVTH: TRẦN THỊ THU HẰNG 33 Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Thị Bích Trâm • Bên cạnh buổi đào tạo nghiệp vụ, nhân viên hay chí với nhân viên cũ lâu năm khơng đảm bảo liệu cá nhân phát triển kĩ mềm tối ưu Cụ thể kĩ quản lý công việc Điều đặc biệt cần thiết cơng ty có khối lượng lớn công việc, nhân viên thiếu kĩ ln nhận thấy thân chìm đắm xoay vịng cơng việc dù việc quan trọng hay không tên Đối với cá nhân áp lực q lớn làm cho họ khơng có cảm giác tiếp tục đảm nhận vị trí, phát huy tốt lực thân, sâu xa dẫn đến tình trạng nghỉ việc Đối với công ty, việc nhân viên có kỹ quản lý cơng việc cịn tương đối hạn chế mang lại hiệu tối ưu cho công việc doanh nghiệp Hiện nay, dù có khóa đào tạo kỹ mềm doanh nghiệp kỹ lãnh đạo, kĩ quản lý thời gian, kỹ làm việc nhóm, kỹ giao tiếp…tuy nhiên chưa thực có nhiều doanh nghiệp trọng đến kỹ quản lý công việc cấp cá nhân Theo trang Indeed, phân mục kỹ quản lý công việc bao gồm: xếp công việc, phân loại ưu tiên hiệu quả, quản lý khối lượng công việc, SVTH: TRẦN THỊ THU HẰNG 34 Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Thị Bích Trâm Phần 3: GIẢI PHÁP Trong bối cảnh ngành công nghiệp cà phê hồi phục mạnh mẽ sau đại dịch lịch sử Covid-19, xuất nhiều đối thủ cạnh tranh ngành Một ưu tiên hàng đầu Sucafina Việt Nam nói riêng Sucafina Group nói chung mang đến hài lòng tuyệt đối cho khách hàng, Logistics phận tiếp xúc gần với khách hàng nhất, việc trọng nâng cao chất lượng nghiệp vụ khâu Logistics giúp doanh nghiệp tiến đến gần mục tiêu đề Sau số đề xuất khắc phục điểm hạn chế nêu 3.1 Cải thiện nâng cấp hệ thống Cơ sở giải pháp Như đề cập mục hạn chế, hệ thống nội cịn có nhiều điểm bất cập, tinh thần trách nhiệm công việc chưa cao số phận nhân sự, cần khắc phục Nội dung giải pháp: Gồm nội dung • Thứ nhất, việc u cầu, đề xuất cập nhật, giải chưa nhận quan tâm mực: Vấn đề nhân phòng ban IT đánh giá thấp tầm quan trọng từ chối giải đề xuất cải tiến từ phía phịng ban Logistics (dù đề xuất tổng hợp lỗi hệ thống lặp lặp lại vô số lần gây bất cập ảnh hưởng trực tiếp đến suất làm việc hiệu công việc nhân viên) Đối với cách giải đề xuất phận Logistics (làm việc trực tiếp với nhân chịu trách nhiệm) có số bất cập sau: - Khơng có nhân giám sát - Khơng có điều kiện ràng buộc cơng việc - Khơng có chứng cụ thể làm việc với nhân chịu trách nhiệm - Vấn đề đề xuất không quan tâm mực từ cấp quản lý - Sự thiếu trách nhiệm nhân IT không xem việc giải đề xuất thuộc trách nhiệm công việc họ SVTH: TRẦN THỊ THU HẰNG 35 Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Thị Bích Trâm ❖ Đề xuất giải pháp Nếu vấn đề thực quan trọng chưa nhận quan tâm mực, vấn đề cần trình bày với cấp cao thay đơn trao đổi cá nhân với nhân chịu trách nhiệm - Đối với trường hợp này, trưởng phận Logistics cần tổng hợp lại đề xuất, nêu vấn đề với quản lý phận Logistics/bộ phận Nhân sự/ Ban lãnh đạo (nếu vấn đề trở nên nghiêm trọng) họp định kì để nhận quan tâm, hỗ trợ phương hướng giải - Tiếp đến, sau nhận xem xét giải từ ban quản lý, trưởng phận IT làm việc với nhân chịu trách nhiệm để giải đề xuất đưa (các đề xuất phải đảm bảo tính cần thiết hiệu quả, đề xuất cần kèm mốc thời gian hoàn thành cụ thể sau trao đổi với trưởng phận IT nhân chịu trách nhiệm), lúc có biện pháp ràng buộc khuyến khích thích hợp - Ngồi ra, để đảm bảo đề xuất công khai với trưởng nhóm Logistics/ quản lý phận Logistics/ trưởng phận IT/ phận nhân sự, cần tạo lập nhóm đề xuất cải tiến Khi có lỗi phát sinh (những lỗi xuất không thường xuyên không nghiêm trọng đề xuất sửa đổi), tránh trường hợp trao đổi riêng với nhân IT bất kì, mà thay vào phải chụp hình lỗi, nhắn tin vào nhóm chung kèm theo yêu cầu trưởng phận IT định nhân chịu trách nhiệm nhân chịu trách nhiệm buộc phải xác nhận liệu họ có đảm nhận giải vấn đề, sau giải quyết, việc có chứng cụ thể chụp lại hình sau lỗi sửa điều cần thiết Bằng cách này, nhân IT hiểu rõ nhận thức nhiệm vụ mình, đồng thời đề xuất sửa đổi nhận quan tâm mực - Tuy nhiên, sau yếu tố quan trọng, hỗ trợ tạo điều kiện giúp nhân nâng cao tinh thần trách nhiệm cơng việc Nhân sau định, có toàn quyền cách giải đề xuất cải tiến đưa mà không bị liên tục quản thúc, cách cho họ không gian sáng tạo để đạt đến kết cuối Điều giúp không khiến SVTH: TRẦN THỊ THU HẰNG 36 Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Thị Bích Trâm nhân cảm thấy bị bó buộc khả sáng tạo quyền tự chủ công việc - Hiệu cải tiến sửa đổi, dựa đánh giá phản hồi phận Logistics sau trải nghiệm, điều sở để phận nhân sự/ trưởng phận IT đưa biện pháp thích hợp • Thứ hai, trường hợp khơng xác định nội dung chỉnh sửa thực ai: cập nhật chế độ cho phép xem phiên chỉnh sửa qua lần, cụ thể mã tên thành viên chỉnh sửa phần ghi lý chỉnh sửa Điều giúp nhân viên chủ động tìm hiểu nguyên nhân liên hệ trực tiếp với cá nhân chỉnh sửa Tránh trường hợp phải thơng qua nhiều phịng ban cá nhân để giải vấn đề, đặc biệt, trường hợp sửa đổi diễn nhiều tháng trước khó để cá nhân nhớ lý chỉnh sửa Dự kiến kết Trong vòng tháng áp dụng phương án trên, trải nghiệm nhân viên với hệ thống tăng lên đáng kể, giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi, giải vấn đề sửa đổi thủ công, nâng cao hiệu suất nghiệp vụ Logistics doanh nghiệp Tính khả thi • Thứ nhất: ✓ Các đề xuất cải thiện nêu bất cập thao tác diễn tương đối nhiều dày đặc, gây giảm suất làm việc Bên cạnh đề xuất trao đổi trực tiếp với cá nhân đề xuất trưởng nhóm để đảm bảo việc thay đổi cải tiến thực cần thiết Tránh việc đề xuất khơng thực đóng góp vào việc nâng cao hiệu suất làm việc ✓ Việc nêu vấn đề tự giải thực cần thiết Vấn đề nêu liên quan đến chất lượng nhân Khi nhân viên chưa đủ tinh thần trách nhiệm, phận quản lý nhân phải phận trao đổi, giải vấn đề để đảm bảo chất lượng nhân SVTH: TRẦN THỊ THU HẰNG 37 Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Thị Bích Trâm cho doanh nghiệp Ở cấp cao hơn, ban lãnh đạo cần nắm thơng tin tình hình nội doanh nghiệp, từ đưa biện pháp can thiệp cần thiết Trưởng phận Logistics người nắm thông tin khái quát công việc nhóm Logistics, người hiểu tầm quan trọng hệ thống thông tin phận Logistics, họ giúp cố tính thiết yếu đề xuất cải thiện đưa từ cấp Cả ba cấp quản lý cần nắm bắt thông tin đề xuất đưa chưa nhận quan tâm mực, cấp quản lý có chức năng, nhiệm vụ quyền hạn để can thiệp giải vấn đề nêu ✓ Trưởng phận IT nhân quản lý trực tiếp, họ với trưởng nhóm Logistics trao đổi cụ thể yêu cầu đề xuất đưa ra, từ định nhân chịu trách nhiệm Điều giúp đảm bảo tính chặt chẽ tính thực thi đề xuất Vì hiệu làm việc trưởng phận IT phần cấu thành từ hiệu làm việc thành viên nhóm, trưởng phận IT có trách nhiệm theo dõi hiệu công việc nhân Dựa nghiên cứu từ “ New Topics in Organizational Behavior” biên soạn Dr Lütfi Sürücü đến cập đến “phương pháp quản trị” tập trung vào yếu tố: minh bạch, trách nhiệm, tham gia, phản hồi, luật lệ, tính hiệu quả, tính bình đẳng, tầm nhìn chiến lược Đề xuất giải pháp đưa phía mang yếu tố nhằm vào tính ràng buộc sau: tính minh bạch vấn đề đề xuất cải tiến hệ thống, vấn đề nêu lên với cấp quản lý tính minh bạch cơng việc cụ thể giao; ràng buộc từ phía phận nhân trưởng phận IT giúp gia tăng tinh thần trách nhiệm nhân viên nhân viên phải buộc phải tham gia phản hồi công việc Việc quy định nhân IT định để thực nhiệm vụ nhân có quyền xác nhận họ liệu có chấp nhận đảm nhiệm nhiệm vụ đề ra, mà không bị gị bó thúc ép đồng thời cho nhân toàn quyền định cách làm thời gian linh SVTH: TRẦN THỊ THU HẰNG 38 Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Thị Bích Trâm hoạt để đạt kết cuối cách tốt khung thời gian quy định, phương án đưa để giúp gia tăng phản hồi, mang lại tính hiệu cơng việc • Thứ hai: ✓ Việc hiển thị phiên chỉnh sửa trước tương đối dễ thao tác, thuận tiện việc tìm hiểu lý sửa đổi cá nhân thực sửa đổi Sự cải tiến có nét tương đồng với số chức ứng dụng Google docs Có thể hình dung đơn giản việc xem lịch sử phiên Google docs Giúp người dùng thuận tiện xem lại phiên chỉnh sửa qua khung thời gian khác nhau, tên cá nhân thực sửa đổi, dễ dàng thêm vào phần bình luận cho sửa đổi Việc thể tính khả thi hữu dụng đề xuất 3.2 Nâng cao lực nghiệp vụ nhân viên Cơ sở giải pháp Vì ln tồn khác biệt khả diễn giải đào tạo khả tiếp nhận thông tin cá nhân Kĩ quản lý công việc vấn đề cần để tâm Nội dung giải pháp: Gồm nội dung • Thứ nhất, tổ chức buổi kiểm tra đào tạo chun mơn định kì: định kì hàng tháng hàng quý có buổi kiểm tra lực chuyên mơn nhằm phát kịp thời thiếu sót hạn chế kiến thức chuyên môn nhân viên Đơn vị đề xuất nhân viên có kết thể tích cực cơng việc tham gia tái đào tạo cho nhân viên cần bổ sung lực chuyên môn Việc kiểm tra đào tạo bổ sung nhân cần cải thiện giải vấn đề chun mơn họ, cá nhân chọn để thực đào tạo, nhận thấy cơng nhận từ phía cơng ty khơng riêng mặt tinh thần mà cịn phương diện tài Hoặc đào tạo từ quản lý/trưởng nhóm trực tiếp phận phịng ban • Thứ hai, bên cạnh buổi đào tạo chuyên môn, đơn vị nên bổ sung lớp đào tạo kĩ mềm cụ thể kĩ quản lý công việc Hiểu SVTH: TRẦN THỊ THU HẰNG 39 Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Thị Bích Trâm chất phân bổ thứ tự ưu tiên cho công việc, việc không quan trọng khơng gấp giao lại cho phận hỗ trợ Như vậy, đảm bảo hiệu suất làm việc tốt việc giải cách hiệu Dự kiến kết Trong vòng tháng áp dụng phương pháp nêu trên, kì vọng nhân viên đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ Logistics khắt khe, hoàn thành nhiệm vụ cách hiệu Nhân viên khơng cịn rơi vào tình trạng “ Burn out” – Hội chứng cháy sạch, bên cạnh việc giúp nhân viên tập trung vào nhiệm vụ quan trọng giúp nâng cao lực cá nhân, để đóng góp tốt cho doanh nghiệp Tính khả thi • Thứ nhất: ✓ Đối với nhân viên chọn thực công việc tái đào tạo: Việc nhận cơng nhận, tín nhiệm phần thưởng khuyến khích từ cơng ty việc đào tạo thành cơng, góp phần giúp cá nhân gia tăng động lực sáng tạo thêm phương pháp truyền tải khác cải thiện phát triển phương pháp truyền tải Sự công nhận khiến cá nhân nhận thấy nổ lực xứng đáng, họ thúc đẩy để đổi nổ lực đóng góp cho doanh nghiệp nhiều Theo nghiên cứu từ Society for Human Resource Management (SHRM) kết hợp với Globoforce công nhận công việc, nêu “ Công nhận nhân viên cách để khen thưởng nhân viên củng cố mục tiêu tổ chức Sự công nhận bao gồm thứ thứ mà tổ chức, người quản lý đồng nghiệp làm để thừa nhận, khen ngợi đánh giá cao chăm chỉ, thành cơng thành tích đồng nghiệp” Thêm vào bà Tanya Mulvey, nhà nghiên cứu SHRM cho biết: “Việc thưởng cho nhân viên hiệu suất làm việc họ giúp củng cố giá trị tổ chức đóng góp vào mục tiêu kinh doanh tổng thể tổ chức, điều giúp thu hút nhân viên tạo văn hóa hướng đến mục tiêu” "Mặc dù SVTH: TRẦN THỊ THU HẰNG 40 Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Thị Bích Trâm việc thưởng tài quan trọng, nghiên cứu cho thấy có tác động tích cực công nhận cốt lõi chiến lược tài tổ chức" Đồng thời nghiên cứu hiệu ứng tích cực từ việc công nhận dựa khảo sát 518 người đề cập sau: có 55% số người đồng tình cơng nhận nhân viên mang đến trải nghiệm làm việc tốt hơn, cải thiện mối quan hệ nhân viên, nâng cao văn hóa doanh nghiệp, thúc đẩy gắn kết nhân viên, nêu cao tính nhân quyền nơi cơng sở, góp phần tạo nên giá trị tổ chức hết hạnh phúc, vui vẻ từ nhân viên Nguồn: SHRM/Globoforce Using Recognition and Other Workplace Efforts to Engage Employees ©SHRM 2018 (tạm dịch “SHRM/Globoforce việc áp dụng công nhận nỗ lực khác nơi làm việc để thu hút nhân viên quyền SHRM 2018”) ✓ Đối với nhân viên cần bổ sung kiến thức, họ truyền đạt phương pháp khác nhau, xúc đẩy trình học, hiểu Gia tăng tự tin thoải mái đặt câu hỏi nêu vấn đề đề xuất giúp đỡ từ đồng nghiệp Theo nghiên cứu từ Degreed “How the workforce learns in 2016” (tạm dịch “Lực lượng lao động học hỏi năm 2016”) nêu có đến 55% lượng nhân viên chọn cách học từ đồng nghiệp họ muốn học kỹ SVTH: TRẦN THỊ THU HẰNG 41 Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Thị Bích Trâm Theo nghiên cứu “Making the move to peer learning” từ David Boud vào năm 2018, việc học tập từ đồng nghiệp phá bỏ rào cản việc học tập xây dựng kĩ Điều giúp trình học hỏi cải thiện nhân viên diễn dễ dàng hiệu Ông David Boud nêu rằng, học sinh, chúng gặp vướng mắc vấn đề đó, chúng thường hỏi bạn bè thay hỏi thầy cơ, khơng chúng trao đổi với thơng tin hữu ích mà cịn giúp giảm bớt gánh nặng trở nên thích thú học hỏi Điều trường hợp nhân công ty ✓ Với trường hợp nhận đào tạo từ quản lý/trưởng nhóm: Hướng dẫn, việc điểm hạn chế nhân sự, giám sát cơng việc nhân chưa có kinh nghiệm triển khai để kịp thời điều chỉnh mặt tốt, điểm mạnh nhân cần phát huy, tạo điều kiện thêm cho nhân chia đào tạo lại cho nhân khác, thông qua việc trao đổi điểm mạnh để rút ngắn khoảng cách hạn chế yếu hoạt động triển khai cơng việc • Thứ hai: ✓ Nhân đào tạo nhân viên áp dụng phương pháp quản lý công việc hiệu quả, chuyên viên đào tạo kỹ quản lý công việc ✓ Việc đào tạo kĩ mềm tốn khoảng thời gian tương đối vào ngày kéo dài giai đoạn, điều giúp thay đổi phong cách quản lý công việc làm việc cá nhân, nhằm mang lại tính tối ưu cơng việc hàng ngày Bên cạnh đó, khoảng thời gian đào tạo ngắn ngày diễn vào nghỉ trưa 15 phút, điều không ảnh hưởng đến thời gian xử lý khối lượng công việc mà họ phải đảm nhận ✓ Kỹ mềm đào tạo kết hợp với thực hành công việc hàng ngày nhân mang lại hiệu tối ưu SVTH: TRẦN THỊ THU HẰNG 42 Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Thị Bích Trâm Phần 4: KẾT LUẬN Cùng với gia tăng số lượng đối thủ cạnh tranh tình hình phát triển vượt bậc ngành thương mại cà phê sau dịch, doanh nghiệp lĩnh vực thương mại cà phê mà cụ thể Công ty TNHH Sucafina Việt Nam liên tục phải nghiên cứu, cải tiến, nâng cấp phát triển để mang lại quy trình Logistics tối ưu nhất, đại nhất, để thích nghi với thay đổi liên tục từ ngành công nghiệp hết đáp ứng nhu cầu cao đặt từ phía khách hàng, điều nhằm khẳng định vị doanh nghiệp khơng mắt khách hàng nói riêng mà cịn ngành cơng nghiệp thương mại cà phê nói chung Trong thời gian thực tập Công ty TNHH Sucafina Việt Nam, thông qua phương pháp quan sát phân tích, nêu điểm mạnh vài điểm hạn chế doanh nghiệp nêu Công ty Sucafina Việt Nam nên phát huy tối đa điểm mạnh vốn có cơng ty cân nhắc cải thiện, giảm thiểu điểm hạn chế đơn vị, nhằm đạt mục đích đề ban đầu mang đến hài lịng tuyệt đối cho khách hàng Mục đích mà thành viên phận Logistics doanh nghiệp hướng tới nổ lực để đóng góp giúp Sucafina Việt Nam phát triển ngày SVTH: TRẦN THỊ THU HẰNG 43 Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Thị Bích Trâm Phụ lục (nếu có) *** SVTH: TRẦN THỊ THU HẰNG 44 Báo cáo thực tập GVHD: Nguyễn Thị Bích Trâm DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO *** Macro Trends, “ Coffee Price – 45 year Historical Chart “” https://www.macrotrends.net/2535/coffee-prices-historical-chart-data, giai đoạn 2017-2019 Website Sucafina Group, “Sucafina Network”, https://group.sucafina.com/network/, 2022 Bộ phận nhân Sucafina Việt Nam, Thống kê tài Cơng ty TNHH Sucafina giai đoạn 2017 - 2019 Bộ phận nhân Sucafina Việt Nam, Thống kê cấu nhân Công ty TNHH Sucafina giai đoạn 2017 – 2019 SHRM, “SHRM-Globoforce Survey: HR Professionals Indicate Recognition Programs Have Positive Impact on Retention and Recruitment”, https://www.shrm.org/about-shrm/press-room/press-releases/pages/shrmgloboforce-survey-hr-professionals-indicate-recognition-programs-havepositive-impact-on-retention-and-recruitment-.aspx, ngày 24/11/2018 SHRM/Globalforce, Using Recognition and Other Workplace Efforts to Engage Employees, https://drive.google.com/file/d/1_rSMoEePzIJrPbP9typXnO0JV8F4Uf8k/vie w?usp=sharing, tháng 01/2018 Degreed, “How the workforce learns in 2016” https://drive.google.com/file/d/1ITMQ06T8t64T3ZjBUZzyIimVnlnug9yi/vie w?usp=sharing, năm 2016 David Boud, “ Making the move to peer learning” https://drive.google.com/file/d/1wHcCTeWOV6CfFhmAtWETI4nWULHw6 PIF/view?usp=sharing, ngày 17/08/2017 Dr Lütfi Sürücü, “Employee Accountability”, https://drive.google.com/file/d/1lVFEpSbSyZUJLzRDLpQ_SouWj2wbH1hb /view?usp=sharing, ngày 09/07/2021 SVTH: TRẦN THỊ THU HẰNG 45 ... KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH SINH VIÊN: Trần Thị Thu Hằng MSSV: 1854080029 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Tên đề tài: Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu nghiệp vụ Logistics Công ty TNHH Sucafina Ngành: Quản... hành doanh nghiệp Đề tài chọn nhằm đưa giải pháp giúp nâng cao hiệu nghiệp vụ Logistics cơng ty TNHH Sucafina nói riêng Sucafina Group nói chung Bài báo cáo trình bày vấn đề công ty TNHH Sucafina... dụng đề xuất 3.2 Nâng cao lực nghiệp vụ nhân viên Cơ sở giải pháp Vì ln tồn khác biệt khả diễn giải đào tạo khả tiếp nhận thông tin cá nhân Kĩ quản lý công việc vấn đề cần để tâm Nội dung giải pháp: