quản lý nhập – xuất vật tư tại công ty cổ phần xây dựng số 2 yên bái

BÀI TẬP LỚN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN Đề tài: QUẢN LÝ NHẬP – XUẤT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ YÊN BÁI Giảng viên hướng dẫn: Hoàng Hải Xanh Sinh viên thực hiện: Phạm Thị Thúy Hằng Nguyễn Thị Mai Hoàng Thị Tâm Võ Thị Thủy Lớp: K45/41.03 MỤC LỤC BÀI TẬP LỚN Giảng viên hướng dẫn: Hoàng Hải Xanh Phạm Thị Thúy Hằng Nguyễn Thị Mai Hoàng Thị Tâm .1 Võ Thị Thủy Lớp: K45/41.03 CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ NHẬP XUẤT VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Hệ thống thông tin (HTTT) doanh nghiệp 1.1.1 HTTT quản lý doanh nghiệp 1.1.2 Sự cần thiêt phải phát triển HTTT doanh nghiệp: 1.1.3 Các bước phát triển HTTT: 1.1.3.1 Khảo sát lập kế hoạch dự án: 1.1.3.2 Phân tích hệ thống: 1.1.3.3 Thiết kế hệ thống: 1.1.3.4 Thực 1.1.3.5 Kiểm thử 1.1.3.6 Triển khai bảo trì 1.1.4 Các khía niệm ký pháp sử dụng: 1.1.4.1 Mơ hình nghiệp vụ: 1.1.4.2 Mơ hình thực thể -quan hệ ER( Entity-Relasionship Model) 11 1.1.4.3 Mơ hình liệu-quan hệ (Relation Data Model) 12 1.2 Lý luận chung HTTT quản lý nhập – xuất vật tư công tác kế toán chi tiết vật tư 12 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ: 12 1.2.2 HTTT quản lý nhập – xuất vật tư: 13 1.2.3 Cơng tác kế tốn chi tiết vật tư: 13 1.2.3.1 Phân loại vật tư 13 1.2.3.2 Nguyên tắc cách đánh giá vật tư .14 1.2.3.3 Phương pháp hạch toán chi tiết vật tư 16 1.2.3.4 Kế toán tổng hợp nhập – xuất vật tư theo phương pháp kê khai thường xuyên 17 1.2.3.5 Kế toán tổng hợp nhập – xuất vật tư theo phương phấp kiểm kê định kỳ .21 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHẬP - XUẤT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ – YÊN BÁI 24 2.1 Khái quát công ty Cổ phần xây dựng số – Yên Bái .24 2.1.1 Giới thiệu công ty 24 2.1.1.1 Quá trình hình thành phát triển công ty: .24 2.1.1.2 Ngành nghề kinh doanh: 24 2.1.1.3 Mục tiêu định hướng phát triển: 25 2.1.1.4 Đặc điểm tổ chức quản lý công ty: .25 2.1.2 Tổ chức cơng tác kế tốn cơng ty .26 2.1.2.1 Sơ đồ tổ chức sộ máy kế toán công ty .26 2.1.2.2 Hình thức tổ chức cơng tác kế toán .26 2.1.2.3 Hệ thống tài khoản kế toán 27 2.1.2.4 Phương pháp kế toán hàng tồn kho 27 2.2 Thực trạng tổ chức quản lý nhập-xuất vật tư công ty .27 2.2.1 Đặc điểm vật tư công ty 27 2.2.2 Quản lý nhập-xuất vật tư công ty 28 2.2.2.1 Chứng từ tài khoản sử dụng 28 2.2.2.2 Phân loại vật tư công ty 28 2.2.2.3 Quy trình nhập-xuất vật tư công ty 28 2.2.2.4 Phương pháp hạch tốn chi tiết vật tư cơng ty 29 2.3.Đánh giá HTTT quản lý nhập- xuất vật tư công ty 30 2.4 Phân tích hệ thống 30 2.4.1 Mục tiêu hệ thống 30 2.4.2 Xác định u cầu mơ tả tốn 30 2.4.2.1 Mô tả toán 30 2.5 Các hồ sơ thu thập 32 CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HTTTQL NHẬP - XUẤT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ 2- YÊN BÁI 38 3.1 Mơ hình nghiệp vụ toán 38 3.1.1 Biểu đồ ngữ cảnh 38 3.1.2 Biểu đồ phân cấp chức 38 3.1.3 Đặc tả cách thức thực chức 39 3.1.4 Ma trận thực thể chức 40 3.1.5 Mơ hình hóa tiến trình xử lý: 42 3.1.5.1 Biểu đồ luồng liệu mức 42 3.1.5.2 Biểu đồ luồng liệu vật lý chi tiết mức 43 3.2 Mơ hình khái niệm liệu: mơ hình E-R .44 3.2.1 Liệt kê,chính xác hóa,chọn lọc thông tin 44 3.2.2 Xác định thực thể thuộc tính 46 3.2.3 Xác định mối quan hệ thuộc tính 46 3.2.4 Mơ hình E/A .47 3.3 Thiết kế chương trình ứng dụng .48 3.1 Mơ hình logic 48 3.3.1.1 Chuyển mơ hình E – R sang mơ hình quan hệ 48 3.3.1.2 Biểu đồ quan hệ mơ hình liệu 49 3.3.2 Thiết kế sở liệu vật lý .50 3.4 Một số Form giao diện chương trình: 51 KẾT LUẬN .55 TÀI LIỆU THAM KHẢO 56 PHẦN MỞ ĐẦU Thế kỷ XXI tự hào kỷ nguyên công nghệ với hàng loạt sản phẩm CNTT có tính ứng dụng cao CNTT động lực quan trọng phát triển xã hội, ứng dụng phát triển CNTT phương tiện chủ lực để tắt, đón đầu, rút ngắn khoảng cách phát triển so với nước; ứng dụng CNTT nước ta nhằm góp phần giải phóng sức mạnh vật chất, trí tuệ tinh thần dân tộc, thúc đẩy công đổi mới, phát triển nhanh đại hoá ngành kinh tế, tăng cường lực cạnh tranh doanh nghiệp, hỗ trợ hiệu Hiện tại, khu vực kinh tế có yêu cầu hội nhập cạnh tranh cao ngân hàng, viễn thông, hàng không, bảo hiểm việc ứng dụng CNTT trở thành yếu tố sống cịn, góp phần định vào phát triển tiến trình hội nhập ngành Bên cạnh đó, thị trường Việt Nam xuất nhiều doanh nghiệp đầu tư ứng dụng CNTT vào sản xuất kinh doanh, dịch vụ Trong đó, số ngành hưởng nhiều thành CNTT Một lĩnh vực tin học hố mạnh mẽ cơng tác quản lý, điều góp phần khơng nhỏ việc giúp nhà quản lý giải toán thực tế nhanh chóng, hiệu Với phần mềm linh hoạt thông minh, giảm đáng kể thời gian tìm kiếm, làm hẹp khơng gian lưu trữ nhờ tăng nâng cao tính khoa học giải cơng việc Trong lĩnh vực kế tốn, phần mềm kế toán giảm khối lượng lớn công việc mang lại nhiều hiệu Tuy nhiên, để có giải pháp tối ưu việc ứng dụng CNTT vào hoạt động kế tốn HTTT kế tốn cần phải phân tích cách tỉ mỉ xác Với đặc thù cơng ty cổ phần xây dựng số Yên Bái, lĩnh vực hoạt động chủ yếu xây dựng công trình Do vậy, phân hệ kế tốn vật tư mảng quan trọng q trình hạch tốn cơng ty Việc phân tích thiết kế HTTT phân hệ kế toán vật tư yêu cầu bắt buộc để có hệ thống quản lý vật tư tốt Chính vậy, nhóm em sâu vào tìm hiểu công tác quản lý nhập – xuất vật tư công ty Cổ phần xây dựng số Yên Bái lựa chọn đề tài : “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý nhập - xuất vật tư công ty Cổ phần xây dựng số Yên Bái” KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI Tên đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý nhập – xuất vật tư tạ công ty Cổ phần xây dựng số Yên Bái” Ngoài phần mở đầu phần kết luận, đề tài kết cấu gồm chương: Chương 1: Lý luận chung phân tích thiết kế hệ thống thơng tin cơng tác quản lý vật tư doanh nghiệp Chương trình bày vấn đề sở lý thuyết phân tích thiết kế hệ thống phần lý thuyết hệ thống thông tin quản lý nhập – xuất vật tư, cơng tác kế tốn chi tiết vật tư doanh nghiệp Chương 2: Thực trạng quản lý nhập – xuất vật tư công ty Cổ phần xây dựng số Yên Bái - Nêu thực trạng thống qua điều tra thu thập thông tin doanh nghiệp - Đánh giá phân tích hệ thống Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý nhập – xuất vật tư công ty Cổ phần xây dựng số Yên Bái - Giải pháp phân tích thiết kế hệ thống thơng tin - Thảo luận nêu vấn đề chưa giải - Các đề nghị rút từ kết nghiên cứu CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THƠNG TIN VÀ CƠNG TÁC QUẢN LÝ NHẬP XUẤT VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 Hệ thống thông tin (HTTT) doanh nghiệp 1.1.1 HTTT quản lý doanh nghiệp Thơng tin tồn vật, việc, tượng phản ánh hoạt động người đời sống kinh tế - xã hội Thông tin yếu tố quan trọng tổ chức nói chung doạnh nghiệp nói riêng Để hoạt động có hiệu quả, doanh nghiệp cần thu thập, quản lý xử lý thông tin cách khoa học tổ chức thơng tin thành hệ thống có logic khoa học vô cần thiết Hệ thống tập hợp phần tử có mối quan hệ hữu với hoạt động hướng tới mục đích chung Hệ thống thơng tin hệ thống tổ chức để thu thập, xử lý, lưu trữ,phân phối,…nhằm cung cấp thông tin cần thiết phù hợp với tác nghiệp tổ chức HTTT giúp nhà quản lý phân tích xác vấn đề, nhìn nhận cách trực quan đối tượng phức tạp, tạo sản phẩm Hệ thống thông tin quản lý phát triển hệ thống thông tin , hệ thống nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quản lý, điều hành tổ chức HTTT quản lý doanh nghiệp trợ giúp hoạt động tổ chức lập kế hoạch, kiểm tra thực hiện, tổng hợp làm báo cáo Nó sử dụng thơng tin đầu vào yếu tố từ hệ xử lý giao dịch cho thông tin đầu báo cáo theo yêu cầu Trong doanh nghiệp, ta bắt gạp số HTTT quản lý như:  HTTT quản lý vật tư  HTTT quản lý nhân sự, tiền lương  HTTT quản lý tài sản cố định  HTTT quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng  v…v… HTTT quản lý hỗ trợ cách tích cực cho hoạt động doanh nghiệp Sử dụng HTTT quản lý, thông tin mà doanh nghiệp tổ chức cách khoa học, tạo thuận lợi cho nhà quản lý tìm kiếm thơng tin cách nhanh chóng, xác phục vụ cho việc định kịp thời đắn vậy, vai trị HTTT quản lý doanh nghiệp phủ nhận 1.1.2 Sự cần thiêt phải phát triển HTTT doanh nghiệp: Một doanh nghiệp có HTTT quản lý hợp lý hiệu giúp cho doanh nghiệp hoạt động cách khoa học, nhìn thấy ưu khuyết điểm, trì thuận lợi khắc phục nhũng khó khăn để đạt tiêu chuẩn đề Sử dụng HTTT quản lý, doanh nghiệp có sở để nắm bắt thời hay vượt qua thử thách Ngày nay, cạnh tranh doanh nghiệp kinh tế thị trường sôi động lớn, HTTT quản lý yếu tố để đánh giá giá trị uy tín doanh nghiệp Đây yếu tố lý giải cần thiết phải phát triển HTTT quản lý doanh nghiệp 1.1.3 Các bước phát triển HTTT: 1.1.3.1 Khảo sát lập kế hoạch dự án: Cơng việc bước phát triển HTTT náy khào sát thu thập thơng tin hệ thống thời, sau thiết lập dự án − Nghiên cứu trạng bước khởi đầu tiến trình phát triển HTTT Mục tiêu hoạt động tìm hiểu tyoans tìm hiểu nhu cầu hệ thống Việc khảo sát chia làm hai giai đoạn:  Khảo sát sơ bộ: nhằm hình thành dự án phát triển HTTT  Khảo sát chi tiết: thu thập thông tin chi tiết hệ thống, phục vụ cho việc phân tích thiết kế − Giai đoạn tập trung giải vấn đề sau:  Môi trường, rang buộc HTTT cần xây dựng nào?  Chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu cần đạt HTTT gì?  Định giải pháp phân tích, thiết kế sơ xem xét tính khả thi chúng Trên sở thông tin khảo sát, nhà phát triển đánh giá thực trạng, xác định điểm yếu hệ thống tại, lập phương án phát triển HTTT, xác định phạm vi, hạn chế, mục tiêu dự án 1.1.3.2 Phân tích hệ thống: Phân tích hệ thống nhằm xác định thơng tin chức cần xử lý thông tin chức cần phát triển Phân tích hệ thống gồm công việc cụ thể sau: − Xác định yêu cầu HTTT: xác định chức năng, liệu nghiệp vụ quy trình hoạt động hệ thống; cách thức thực hệ thống vấn đề phát triển HTTT yêu cầu hệ thống xác định cần diễn tả theo chuẩn theo mẫu tài liệu nhằm tạo thành tài liệu yêu cầu − Phân tích hệ thống chức năng: nhằm xác định vấn đề tổng quát: “Hệ thống làm gì?” Mục tiêu công việc xác định nhiệm vụ, chức hệ thống đảm nhận; xác định mối rang buộc chức hệ thống; xác định mối quan hệ thông tin chức hệ thống; đặc tả chi tiết hoạt động chức − Phân tích hệ thống liệu: nhằm xây dựng mơ hình liệu quan niệm Mơ hình liệu quan niệm mơ tả xúc tích u cầu liệu nghiệp vụ, mơ tả tập liệu sử dụng hoạt động nghiệp vụ tập mối liên kết chúng Đây sở việc thiết kế sở liệu (CSDL) hệ thống Qua phân tích hệ thống, người phân tích cần tìm giải pháp cho thiết kế ban đầu để đạt yêu cầu đặt ra, so sánh để lựa chọn giải pháp thiết kế tốt nhất, đáp ứng yêu cầu với chi phí, nguồn lực, thời gian kỹ thuật cho phép để tổ chức thông qua 1.1.3.3 Thiết kế hệ thống: Thiết kế trình chuyển hóa yêu cầu hệ thống chức năng, hệ thống liệu kết hợp với rang buộc môi trường cài đặt thông qua sử dụng phương pháp, công cụ thủ tục thiết kế thành đặc tả thiết kế hệ thống Thiết kế logic: Thiết kế hệ thống logic không gắn với hệ thống phần cứng phần mềm nào; tập trung vào mặt nghiệp vụ hệ thống thực Thiết kế vật lý: q trình chuyển mơ hình logic trừu tượng thành thiết kế hay đặc tả kỹ thuật phần khác hệ thống gắn vào thao tác thiết bị vật lý cần thiết để tiện lợi cho việc thu thập liệu, xử lý đưa thông tin cần thiết cho tổ chức − Nội dung thiết kế hệ thống bao gồm:  Thiết kế kiến trúc hệ thống  Thiết kế modul chương trình  Thiết kế giao diện chương trình  Thiết kế báo cáo  Lập tài liệu thiết kế hệ thống − Các giai đoạn thiết kế hệ thống:  Giai đoạn 1: thiết kế logic nhằm xây dựng thành phần hệ thống mối quan hệ chúng  Giai đoạn 2: thiết kế chi tiết thiết kế chi tiết thành phần cấu thành nên hệ thống mô tả mối quan hệ thành phần cách cụ thể rõ ràng Tóm lại, thiết kế việc áp dụng công cụ, phương pháp, thủ tục để tạo mơ hình hệ thống cần sử dụng sản phẩm cuối pha thiết kế đặc tả hệ thống dạng tồn thực tế, cho nhà lập trình kỹ sư phần cứng dễ dàng chuyển thành chương trình cấu trúc hệ thống − Thực hiện:  Lựa chọn môi trường cài đặt  Lựa chọn công cụ cài đặt liệu chức  Lựa chọn công cụ tạo giao diện báo cáo  Xây dựng hệ thống  Viết tài liệu sử dụng 1.1.3.4 Thực Đây giai đoạn nhằm xây dựng hệ thống theo thiết kế xác định Giai đoạn bao gồm công việc sau: - Lựa công cụ hệ quản trị sở liệu cài đặt sở liệu cho hệ thống - Lựa chọn cơng cụ lập trình để xây dựng modul chương trình hệ thống - Lựa chọn công cụ để xây dựng giao diện hệ thống - Xây dựng tài liệu sử dụng hệ thống, tài liệu kỹ thuật,… 1.1.3.5 Kiểm thử - Trước hết, phải lựa chọn công cụ kiểm thử - Kiểm chứng modul chức HTTT, chuyển thiết kế thành chương trình (phần mềm) - Thử nghiệm HTTT - Cuối khắc phục lỗi (nếu có) Kết cuối HTTT đạt yêu cầu đặt 1.1.3.6 Triển khai bảo trì - Lắp đặt phần cứng để làm sở cho hệ thống - Cài đặt phần mềm - Chuyển đổi hoạt dộng hệ thống cũ sang hệ thống mới, gồm có: chuyển đổi liệu; bố trí, xếp người làm việc hệ thống; tổ chức hệ thống quản lý bảo trì - Phát sai sót, khuyết điểm HTTT - Cải tiến chỉnh sửa HTTT - Viết báo cáo nghiệm thu 1.1.4 Các khía niệm ký pháp sử dụng: 1.1.4.1 Mơ hình nghiệp vụ: Mơ hình nghiệp vụ mơ hình mơ tả chức nghiệp vụ tổ chức (hay miền nghiên cứu tổ chức), giúp hình dung tồn hệ thống thực mối quan hệ yếu tố với Một mơ hình nghiệp vụ bao gồm:  Biểu đồ phân cấp chức  Đặc tả cách thức thực cho chức  Ma trận thực thể chức Biểu đồ luồng liệu − Biểu đồ phân cấp chức (FDD): Chức tập cacs công việc mà tổ chức cần thực hoạt động nghiệp vụ Chức xem xét mức tổng quát mức chi tiết Biểu đồ phân cấp chức biểu đồ dùng để diễn tả hệ thống chức cần thực HTTT cần phát triển Ký pháp biểu diễn: biểu diễn dạng hình - Gốc: chức chung cần thực - Các chức cịn lại hình thành theo phân rã chức gốc chức gọi chức lá- chức tương đối cụ thể, dễ hiểu, đơn giản thực FDD xây dựng dựa ký pháp: ký pháp biểu diễn chức ký pháp liên kết chức cha Ký pháp biểu diễn chức hình chữ nhật: Tên chức Ký pháp liên kết chức cha đường gấp khúc: Chức cha Chức Chức Chức Quy tắc xây dựng FDD: - Mỗi chức phải thực tham gia thực chức cha - Các chức phải đảm bảo toàn chức cha tương ứng - Các chức phải tương đối độc lập - Khơng nên phân rã FDD thành nhiều mức dẫn đến phức tạp cho trình thiết kế mã hóa - Tên chức khác khác − Đặc tả cách thức thực cho chức lá: Dựa vào tài liệu yêu cầu, nhà phát triển tiến hành viết tài liệu mô tả hoạt động cụ thể chức Có cách đặc tả chức lá: - Ngôn ngữ tự nhiên - Sơ đồ khối - Ngôn ngữ giải mã − Ma trận thực thể chức năng: Ma trận thực thể chức bảng bao gồm có hàng cột Trong đó, cột tương ưng với hồ sơ liệu, hàng tương ứng với chức mức tương đối chi tiết Ô giao hàng cột thể mối quan hệ chức thực thể tương ứng - Giá trị ô la: - R (Read): đọc hồ sơ - U (Update): cập nhật liệu vào hồ sơ - C (Create): tạo hồ sơ - Còn lại: để trống − Biểu đồ luồng liệu (DFD): 10 3.1.5 Mô hình hóa tiến trình xử lý: 3.1.5.1 Biểu đồ luồng liệu mức BỘ PHẬN GIAO HÀNG BỘ PHẬN THI CƠNG Biên giao nhận vật tư Hóa đơn bán hàng Phiếu báo kế hoạch Phiếu xuất vật tư KHO Thông tin vật tư nhập P.1.0 NHẬP VẬT TƯ Phiếu nhập Phiếu xuất P.2.0 XUẤT VẬT Thông tin KHO vật tư xuất TƯ e Thẻ kho a Hóa đơn bán hàng b Danh mục tài khoản c Phiếu nhập d Phiếu xuất i Báo cáo tồn kho e Thẻ kho Báo cáo P.4.0 P.3.0 BÁO CÁO KIỂM TRA,ĐỐI Yêu cầu báo cáo CHIẾU j Báo cáo nhập-xuất-tồn g Biên kiểm ghiệm VT h Sổ chi tiết vật tư f Bảng kê nhâp-xuất-tồn 42 GIÁM ĐỐC 3.1.5.2 Biểu đồ luồng liệu vật lý chi tiết mức ° Biểu đồ tiến trình “1.0-Nhập kho” BỘ PHẬN GIAO HÀNG Hóa đơn bán hàng Thơng tin Biên giao nhân vật tư P.1.1 vậ t tư nhập KIỂM TRA VẬT TƯ KHO a hóa đơn bán hàng Số lượng vật tư đạt yêu cầu b e Thẻ kho danh mục tài khoản P.1.3 GHI THẺ KHO P.1.2 Phiếu nhập c VIẾT PHIẾU Phiếu nhập NHẬP ° Biểu đồ tiến trình “2.0-Xuất kho” Phiếu xuất BỘ PHẬN THI CƠNG Phiếu báo kế hoạch VT Thông tin Vật tư KHO Phiếu xuất P.2.1 KIỂM TRA VẬT TƯ TỒN e thẻ kho Thông tin b lương vật tư Tồn kho Danh mục tài khoản P.2.2 VIẾT PHIẾU NHẬP c phiếu nhập P.2.3 GHI THẺ KHO 43 e thẻ kho ° Biểu đồ tiến trình “3.0 – Kiểm tra, đối chiếu” g Biên kiểm kê VT c phiếu nhập P.3.3 P.3.1 KIỂM KÊ GHI SỔ CHI TIẾT VẬT TƯ d THỰC TẾ phiếu xuất e Thẻ kho h sổ chi tiết vật tư f Bảng kê nhập-xuất-tồn P.3.2 LẬP BẢNG KÊ N-X-T 3.2 Mơ hình khái niệm liệu: mơ hình E-R 3.2.1 Liệt kê,chính xác hóa,chọn lọc thơng tin Đánh dấu loại bước Tên xác đăc trưng Tên viết tắt Thuộc tính trùng lặp B: Danh mục tài khoản Số hiệu tài khoản Tên tài khoản Số hiệu TK Tên TK √ √ C: Phiếu nhập Số nhập phiếu Ngày nhập (Sồ hiệu)Tài khoản nợ/phiếu nhập (Sồ hiệu)Tài khoản có/phiếu nhập Tên người giao Địa người giao Lí nhập Tên kho Số thứ tự Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị tính Số lượng nhập Đơn giá nhập Thành tiền nhập Tổng số tiền nhập Số tiền chữ Tên người lập phiếu Số phiếu N Ngày nhập TK nợ N TK có N Tên NG Địa NG Lí nhập Tên kho STT Tên VT Mã VT ĐVT Số lượng N Đơn giá N Thành tiền N Số tiền N ST chữ Tên người lập 44 √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ Tên người giao hàng Thủ kho Giám đốc phiếu Tên NG Thủ kho Giám đốc √ √ √ √ D: Phiếu xuất Số phiếu xuất Ngày xuất (Sồ hiệu)Tài khoản nợ/phiếu xuất (Sồ hiệu)Tài khoản có/phiếu xuất Tên người nhận Địa người nhận Lí xuất Tên kho Địa điểm kho Số thứ thự Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị tính Số lượng xuất Đơn giá xuất Thành tiền xuất Tổng số tiền xuất Số tiền chữ Tên người lập phiếu Tên người nhận hàng Thủ kho Giám đốc Số phiếu X Ngày xuất TK nợ xuất TK có xuất Tên NN Địa NN Lí xuất Tên kho Địa điểm STT Tên VT Mã VT ĐVT Số lượng X Đơn giá X Thành tiền X Số tiền X ST chữ Tên người lập phiếu Tên NN Thủ kho Giám đốc √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ √ E: Thẻ kho Ngày lập thẻ Tên vật tư Đơn vị tính Mã vật tư Số phiếu xuất Số phiếu nhập Diễn giải Số lượng nhập Số lượng xuất Số lượng tồn Ngày lập Tên VT ĐVT Mã VT Số phiếu X Số phiếu N Diễn giải Số lượng N Số luongj X Số lượng tồn √ √ √ √ √ √ √ √ √ Tên kho √ √ √ √ √ √ √ √ √ G: Sổ chi tiết vật tư Tên kho Tờ số Tên vật tư Mã vật tư Đơn vị tính Số chứng từ(Phiếu nhập,xuất) Diễn giải Ngày nhập, xuẩt Số lượng nhập Tên VT Mã VT ĐVT Số CT Diễn giải Ngày NX Số lượng N 45 √ √ √ √ √ √ √ √ Số lượng nhập Đơn giá nhập Thành tiền nhập Số lượng xuất Đơn giá xuất Thành tiền xuất Số lượng tồn đầu kì Đơn giá tồn đầu kì Thành tiền tồn đầu kì Số lượng tồn kì Đơn giá tồn kì Số lượng tồn cuối kì Đơn giá tồn cuối kì Thành tiền tồn cuối kì √ √ √ √ √ √ Số lượng N Đơn giá N Thành tiền N Số lượng X Đơn giá X Thành tiền X SL tồn ĐK ĐG tồn ĐK TT tồn ĐK SL tồn TK ĐG tồn TK SL tồn CK ĐG tồn CK TT tồn CK √ √ √ √ √ √ √ √ 3.2.2 Xác định thực thể thuộc tính Tên kho  Kho (mã kho, tên kho, địa chỉ) Loại vật tư  Loại vật tư (mã_loại VT, tên_loại vật tư, mô tả) Tên vật tư  Vật tư (mã VT, tên VT, mô tả VT) Tên người giao  Người giao (mã NG, tên NG, địa NG) Tên nhà cung cấp  Nhà cung cấp (mã nhà CC, tên nhà CC, địa chỉ, điện thoại, số TK) Tên người nhận  Người nhận (mã NN, tên NN, địa NN) Số hiệu tài khoản Nợ, Số hiệu tài khoản Có  Tài khoản (số hiệu TK, tên TK, nhóm TK) Số lượng tồn đầu kì, TT tồn đầu kì  Tồn đầu kì (mã VT, SL tồn ĐK, ĐG tồn ĐK) 3.2.3 Xác định mối quan hệ thuộc tính Động từ Nhập, Xuất Câu hỏi Nhập gì? Ai nhập? Ở đâu? Ai nhận? Bằng cách Khi nào? Tại nhập? Theo gì? Bao nhiêu Trả lời VẬT TƯ NGƯỜI GIAO KHO THỦ KHO Số phiếu N Ngày lập Lý N Đơn giá N Số lượng N Số tiền N Câu hỏi Xuất gì? Ai xuất? Trả lời VẬT TƯ THỦ KHO 46 Ở đâu? Ai nhận? Bằng cách nào? Khi nào? Tái xuất? Theo gì? Bao nhiêu? KHO NGƯỜI NHẬN Số phiếu X Ngày xuất Lý X Đơn giá X Số lượng X Số tiền X 3.2.4 Mơ hình E/A NHÀ CUNG CẤP LOẠI VẬT TƯ == == THUỘ C2 THUỘC KHO VẬT TƯ || Ngày NGƯỜInhập NHẬN Mô tả LOẠI VẬT TƯ CÓ Số phiếu N XUẤ T == == Số lượng N NGƯỜI GIAO || TỒN ĐẦU KỲ NHẬ P Mơ hình E/A giản Mã NG == Tên loại VT Lý N Điện thoại THU == ỘC 2VỊ ĐƠN THUỘ C3 Mã loại VT Địa NHÀ CUNG CẤP NHẬP TÀI KHOẢN Tên nhà CC Mã nhà CC == || NGƯỜI GIAO THUỘC Tên NG THUỘC Số đơn tiền N Đơn giá N Địa Mã VT Mã kho Số hiệu TK Tên VT Tên kho Tên TK TÀI KHOẢN VẬT TƯ KHO Địa Loại TK Mơ tả == Đơn vị tính Tên thủ kho CÓ Địa Mã NN Ngày xuất Tên NN Đơn giá X THUỘC NGƯỜI NHẬN || == ĐƠN VỊ NHẬN Tên DVN Mã DVN Điện thoại Tháng tồn == XUẤ T Lý X Địa Mã kho Số tiền X TỒN ĐẦU KỲ Số lượng X Số phiếu X Mã VT Đơn giá tồn Số lượng tồn 47 Mơ hình E/A 3.3 Thiết kế chương trình ứng dụng 3.1 Mơ hình logic 3.3.1.1 Chuyển mơ hình E – R sang mơ hình quan hệ ° Biểu diễn thực thể TÀI KHOẢN => TÀI KHOẢN ( Số hiệu TK, tên TK, loại TK) NHÀ CUNG CẤP => NHÀ CUNG CẤP (Mã nhà cc, tên nhà cc, địa chỉ, điện thoại) ĐƠN VỊ NHẬN => ĐƠN VỊ NHẬN ( Mã đv nhận, tên đv nhận, địa chỉ, điện thoại) NGƯỜI GIAO => NGƯỜI GIAO (mã NG, tên NG, địa NG) NGƯỜI NHẬN => NGƯỜI NHẬN (mã NN, tên NN, địa NN) KHO => KHO (mã kho, tên kho, địa kho, mã thủ kho) MÃ LOẠI VẬT TƯ => MÃ LOẠI VẬT TƯ (mã loại VT, tên VT, mô tả loại VT) VẬT TƯ => VẬT TƯ (mã VT, tên VT, đơn vị tính VT, mơ tả VT) TỐN ĐẦU KỲ => TỒN ĐẦU KỲ (mã VT, mã kho, SL tồn, ĐG tồn) ° Biểu diễn mối quan hệ PHIẾU NHẬP (số phiếu N, mã VT, mã NG, mã nhà cc, ngày nhập, TK nợ, TK có, lí N, đơn giá N, số lượng N, số tiền N, tên thủ kho) 48 PHIẾU XUẤT (số phiếu X, mã VT, mã NN, mã đv nhận, ngày xuất Tk nợ, TK có, lý X, đơn giá X, số lượng X, số tiền X, tên thủ kho) NGƯỜI GIAO (mã NG, mã nhà cc, tên NG, địa NG) NGƯÒI NHẬN (mã NN, mã đv nhận, tên NN, địa NN) VẬT TƯ (mã VT, mã loại VT, tên VT, đơn vị tính, mơ tả VT) ° Chuẩn hóa Tất quan hệ, trừ PHIẾU NHẬP PHIẾU XUẤT dạng chuẩn 3, ta cần chuẩn hoá quan hệ này: − Chuẩn hoá PHIẾU NHẬP PHIẾU NHẬP chứa thuộc tính lặp (mã VT, số lượng N, đơn giá N) nên chưa 1NF, tách phiếu nhập thành hai quan hệ: DÒNG PHIẾU NHẬP (số phiếu N, mã VT, đơn giá N, số lượng N) PHIẾU NHẬP (số phiếu N, ngày nhập, TK có, mã NG, mã nhà cc, lý N, số tiền N, mã kho) − Chuẩn hoá PHIẾU XUẤT PHIẾU XUẤT chứa thuộc tính lặp (mã VT, số lượng X, đơn giá X) nên chưa NHÀ CUNG ĐƠN VỊ NHẬN 1NF, tách phiếu nhập thành hai quan hệ: CẤP TÀI KHOẢN DÒNG CC # Mã nhà PHIẾU XUẤT (số phiếu X, mã VT, đơn giá X, số lượng X) ĐV #Mã PHIẾU XUẤT (Số phiếu X, ngày xuất, TK nợ, mã NN, mã đơn vị nhận, lý # Số hiệu TK nhận X, số tiền X, mã kho) NGƯỜI NHẬN NGƯÒI quan hệ 3NF GIAO Các # Biểu đồ #Mã NN 3.3.1.2 Mã NG quan hệ mơ hình liệu Mã nhà CC Mã ĐV nhận KHO PHIẾU NHẬP # Mã kho PHIẾU XUẤT # Số phiếu N #Số phiếu X TK nợ TK có Mã NG Mã kho Thủ kho TỒN ĐẦU KỲ #Mã VT #Tháng TK nợ TK có Mã NN Mã kho Thủ kho DÒNG PHIẾU NHẬP # Số phiếuN #Mã VT DÒNG PHIẾU XUẤT VẬT TƯ #Mã VT Mã loại VT LOẠI VẬT TƯ 49 #Mã loại #Số phiếu X #Mã VT 3.3.2 Thiết kế sở liệu vật lý ° Phi chuẩn hoá quan hệ − PHIẾU NHẬP (Số phiếu N, ngày nhập, TK có, mã NG, mã nhà cc, lý N, số tiền N, mã kho, thủ kho) − PHIẾU XUẤT (Số phiếu X, ngày xuất, TK nợ, mã NN, mã đv nhận, lý X, số tiền X, mã kho, thủ kho) − DỊNG PHIẾU NHẬP VÀ DỊNG PHIẾU XUẤT có cấu trúc gần giống ta gộp chung thành quan hệ DÒNG NHẬP (Số phiếu, mã VT, đơn giá, số lưọng) ° Dựa vào kết chuẩn hố trên, dựa vào tình hình thực tế số yêu cầu người dùng, ta có sở liệu vật lý thiết kế sau: STT Tên trường table PHIEUNHAP sophieu ngayphieu Tk_no Tk_co ma_ng ma_ncc Ma_kho Sotien lydo table PHIEUXUAT Sophieu Ngayphieu Tk_no Tk_co Ma_nn Ma_dvn Ma_kho sotien lydo table DONGNHAP sophieu Ma_vt Soluong dongia Kiểu liệu Độ rộng Khố Chú thích Character Date Character Character Character Character Character Float Character 10 5 6 15,2 100 số phiếu nhập Ngày nhập Tài khoản nợ Tài khoản có Mã đối tượng Mã nhà cung cấp Mã kho số tiền Lý nhập Character Date Character Character Character Character Character Float Character 10 5 6 15,2 100 Character Character Float Float 10 10 12 ngoại 50 ngoại ngoại ngoại ngoại ngoại ngoại ngoại ngoại ngoại ngoại số phiếu xuất Ngày xuất Tài khoản nợ Tài khoản có Mã người nhận Mã đơn vị nhận Mã kho số tiền Lý xuất số phiếu Mã vật tư số lượng Đơn giá table NGUOIGIAO ma_ng Character Ten_ng Character Diachi Character Ma_ncc Character table NGUOINHAN Ma_nn Character Ten_nn Character Diachi Character Ma_dvn Character table DMNHACUNGCAP Ma_ncc Character Ten_ncc Character Diachi character Sdt Character table DMDONVINHAN Ma_dvn Character Ten_dvn Character Diachi Character Sdt Character table DMVATTU Ma_vt Character Ten_vt Character Dvt Character Mota Character Ma_loaivt Character table DMLOAIVATTU Ma_loaivt Character Ten_loaivt Character Mota Character 10 table DMKHO Ma_kho Character Ten_kho Character Diachi Character Sdt Character Thukho Character 11 table TỒN ĐẦU KỲ Ma_vt character Ma_kho Character Dg_ton Float Sl_ton Float 12 table DM TAIKHOAN Sohieu_tk Character Loaitk Character Ten_tk Character 13 table NGUOIDUNG Ten_nd Character Mk Character quyen Character 50 100 15 50 100 15 50 100 15 Mã nhà cung cấp Tên nhà cung cấp địa số điện thoại 50 100 15 Mã đơn vị nhận Tên đơn vị nhận địa Số điện thoại 50 10 100 Mã vật tư Tên vật tư Đơn vị tính Mơ tả Mã loại vật tư 50 100 Mã loại vật tư Tên loại vật tư Mô tả 50 100 15 50 ngoại Mã kho Tên kho địa số điện thoại Tên thủ kho 6 12 15,2 Mã vật tư Mã kho Đơn giá tồn số lượng tồn 10 10 50 số hiệu tài khoản loại tài khoản Tên tài khoản ngoại ngoại ngoại 50 10 10 3.4 Một số Form giao diện chương trình: Form đăng nhập hệ thống 51 Mã người giao Tên ngưòi giao Địa Mã nhà cung cấp Mã ngưòi nhận Tên ngưòi nhận địa Mã đơn vị nhận Tên ngưòi dùng mật quyền đăng nhập Đăng nhp h thng C CÔNG TY Cổ PHầN XÂY DựNG Số YÊN BáI Phố Hồng Thắng - phờng Hồng Hà - thành phố Yên Bái tỉnh yên Bái QUẢN LÝ NHẬP – XUẤT VẬT TƯ Tên người dùng: Mật khẩu: Đăng nhập Hủy bỏ Form danh mục vật tư Form danh mục nhà cung cấp 52 Form viết phiếu nhập kho 53 Form viết phiếu xuất kho Form kiểm tra tồn kho KIỂM TRA TỒN KHO KHO : MÃ VẬT TƯ: SỐ LƯỢNG TỒN: XEM THOÁT BÁO CÁO NHẬP- XUẤT -TỒN Form in Báo cáo nhập – xuất – tồn TỪ NGÀY: ĐẾN NGÀY: / / CHỌN KHO: IN 54 THOÁT / / KẾT LUẬN Sự tác động mạnh mẽ công nghệ thông tin tạo thay đổi nhiều lĩnh vực đời sống kinh tế xã hội Trong kinh tế thị trường, cạnh tranh vấn đề định đến sống cịn doanh nghiệp ứng dụng tin học vào công tác quản lý vấn đề tất yếu Đề tài “Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý Nhập – xuất vật tư công ty Cổ phần xây dựng số – Yên Bái “, nhóm em nêu lên thực trạng đánh giá công tác tổ chức quản lý vật tư cơng ty, qua đưa giải pháp xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhập – xuất vật tư tương ứng với công việc kế quản lý vật tư công ty Thực đề tài này, thành viên nhóm có ý thức tập trung làm tập nhóm, tìm hiểu, thảo luận tìm hướng giải yêu cầu tập đặt Bước đầu nhóm làm cơng việc sau: 1.Tìm hiểu tình hình hoạt động quản lý vật tư công ty cổ phần xây dựng sát với thực tế 2.Các bảng biểu, phiếu nhập, xuất kho… sử dụng phổ biến, quy định, hợp lệ, hợp lý vv… 3.Tìm nhiều tài liệu tham khảo Tuy nhiên, bên cạnh mặt đạt được, nhóm 2.4103 cịn nhiều hạn chế Do thời gian tìm hiểu thực tế khơng có, công ty cổ phần xây dựng số 2- Yên Bái tìm hiểu chủ yếu mạng, dựa nhiều vào tài liệu tham khảo, đặc biệt đồ án khóa trước, kiến thức khả làm việc theo nhóm chưa tốt… 55 Ngồi lỗi nhỏ khác như: sử dụng word chưa thục, nêu thể ý tưởng thành viên nhóm cịn hạn chế Nhóm em kính mong nhận ý kiến đóng góp thầy giáo bạn để nhóm có thêm kinh nghiệm cho đồ án tốt nghiệp cuối năm phục vụ cho công việc sau Em xin trân thành cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] – Vũ Bá Anh, Hồng Hải Xanh, Bài giảng phân tích thiết kế hệ thống thơng tin, Học viện Tài Chính [2] – GS.TS.NGND Ngô Thế Chi, TS Trương Thị Thủy, Giáo trình kế tốn tài tài chính, NXB Tài Chính 2010 [3] – Nguyễn Văn Vỵ, Phân tích thiết kế hệ thống thông tin quản lý, Nhà xuất khoa học tự nhiên công nghệ Hà Nội, 2007 [4] - www.vinacorp.vn 56 ... quản lý nhập- xuất vật tư công ty .27 2. 2.1 Đặc điểm vật tư công ty 27 2. 2 .2 Quản lý nhập- xuất vật tư công ty 28 2. 2 .2. 1 Chứng từ tài khoản sử dụng 28 2. 2 .2. 2... kê định kỳ 23 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHẬP - XUẤT VẬT TƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG SỐ – YÊN BÁI 2. 1 Khái quát công ty Cổ phần xây dựng số – Yên Bái 2. 1.1 Giới thiệu cơng ty 2. 1.1.1 Q trình... tin quản lý nhập - xuất vật tư công ty Cổ phần xây dựng số Yên Bái? ?? KẾT CẤU CỦA ĐỀ TÀI Tên đề tài: “Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin quản lý nhập – xuất vật tư tạ công ty Cổ phần xây dựng số