(1.1) Kiểm tra vật tư nhập kho: thủ kho và cán bộ vật tư sẽ dựa vào hóa đơn bán hàng cộng với kết quả kiểm tra vật tư cần nhập về số lượng, quy cách, mẫu mã, chất lượng… theo các chỉ tiêu của công ty.
(1.2) Viết phiếu nhập kho: Viết phiếu nhập kho theo số lượng thực nhận, giá trị vật liệu nhập kho ghi trên hóa đơn (ghi giá đích danh).
(1.3) Ghi thẻ kho: ghi dựa trên số lượng thực tế nhập kho (trên phiếu nhập). (2.1) Kiểm tra tồn kho vật tư cần xuất: Trước khi muốn xuất vật tư, kế toán vật tư phải liên hệ với thủ kho để biết được số lượng tồn kho thực tế của loại vật tư cần xuất, lấy kết quả để so sánh với số lượng vật tư được yêu cầu.
Số lượng vật tư tồn kho được tính theo công thức:
(2.2) Viết phiếu xuất kho: Kế toán vật tư sẽ viết phiếu xuất kho dựa trên cơ sở số lượng vật tư tồn kho thực tế và số lượng được yêu cầu (là số nhỏ nhất trong hai đại lượng trên ), ghi trên cột yêu cầu xuất. Thủ kho sẽ là người điền vào số lượng thực xuất.
(2.3) Ghi thẻ kho: Thủ kho ghi vào thẻ kho dựa trên số lượng thực xuất.
(3.1) Ghi sổ chi tiết vật tư: Kế toán cập nhập số liệu từ chứng từ, chương trình quản lý nhập-xuất vật tư xử lý số liệu sẽ đưa ra từng nghiệp vụ nhập-xuất vật tư vào sổ chi tiết vật liệu theo từng loại.
(3.2) Lập bảng kê Nhập-Xuất-Tồn: Kế toán vật tư sau khi cập nhập sữ liệu vào phần mềm kế toán, phần mềm xử lý số liệu và đưa ra được bảng kê Nhập-Xuất-Tồn vật tư.
Tồn cuối kỳ được tình như sau:
(3.3) Kiểm kê thực tế: Cuối tháng, kế toán vật tư, cán bộ vật tư sẽ cùng với thủ kho tiến hành kiểm kê thực tế tình hình tồn kho của từng vật tư, dựa vào kết quả kiểm kê thực tế và bảng kê nhập – xuất – tồn để lập biên bản kiểm kê thực tế theo mẫu.
(4.1) Báo cáo sử dụng vật tư: Phần mềm kế toán sẽ xử lý số liệu, từ các chứng từ nhập, xuất vật tư để đưa ra báo cáo về sử dụng vật tư cho thi công.
(4.2) Báo cáo Nhập-Xuất-Tồn kho vật tư: dựa vào bảng kê nhập-xuất-tồn để lập báo cáo theo chỉ tiêu số lượng (chỉ lấy ở cột số lượng).
Tổng số nhập xuất trong kỳ Tổng số lượng nhập trong kỳ Số lượng tồn đầu kỳ = + - Giá trị tồn cuối kỳ Giá trị tồn đầu kỳ Tổng giá trị nhập trong kỳ Tổng giá trị xuất trong kỳ = + - 39 Số lượng
tồn kho hiện tại =
Số lượng
tồn đầu kỳ + Số lượng nhập kho - Số lượng xuất kho trong kỳ
trong kỳ
Số lượng tồn cuối kỳ