Công ty sử dụng phương pháp mở thẻ song song. Việc hạch toán được thực hiện tại 2 nơi: phòng kế toán và kho
− Tại kho, thu kho sử dụng Thẻ kho để nghi chép, phản ánh tình hình nhập- xuất- tồn của từng thứ vật theo chỉ tiêu số lượng.
− Tại phòng kế toán tài chính,khi nhận được các chứng từ nhập- xuất kho, kế toán phân loại chứng từ theo từng nghiệp vụ và nhập liệu cho chứng từ vào máy. Khi cần thông tin chi tiết vật tư, kế toán thực hiên lệnh in ra các số và báo cáo như:Sổ chi tiêt vật tư, Báo cáo tồn kho,…
Hạch toán vật tư, công ty tiến hành vào cuối mỗi quý và cuối năm đối với tất cả các kho. Công việc kiểm kê do kế toán vật tư, thủ kho và cán bộ phòng vật tư thực hiện. Phương pháp kiểm kê là cân đong, đo, đếm số lượng vật tư còn trong kho tại thời điểm kiểm kê, kết quả ghi trên Biên bản kiểm kê vật tư hàng hóa.
2.3.Đánh giá HTTT quản lý nhập- xuất vật tư tại công ty
Như đã giới thiệu, công ty Cổ phần xây dựng Số 2-Yên Bái là một công ty hoạt động trong lĩnh vưc xây dựng. Hằng năm công ty nhận nhiều dự án đấu thầu,xây dựng nhiều công trình. Do vậy lượng vật tư của công ty rất lớn,đa dạng, nhiều chủng loại, mẫu mã cũng như rất nhiều xuất xứ nguồn gốc để phù hợp với từng yêu cầu của mỗi công trình. Vật tư chu yếu do công ty mua, cần phải được quản lý hết sưc chặt chẽ, không được lãng phí, mất mát để đảm bảo chất lượng công trình xây dựng.
Mặt khác, khối lượng công việc cũng như quy trình quản lý vật liệu của công ty khá phức tạp. Hệ thống quản lý vật tư cau công ty vừa phải tiến hành theo dõi thường xuyên việc thực hiên dự án, kết hợp với theo dõi nhu cầu về vật tư do các đội thi công gữi tới, đồng thời phải theo dõi quá trình nhập,xuất,tồn kho một cách thường xuyên, liên tục để đáp ứng yêu cầu của công trình và dự án đối với những vật liệu không đủ để đáp ứng kế hoạch thi công, đồng thời lập báo cáo kịp thời cho các phòng ban khác để có hướng giải quyết.
Vì những lý do trên, chương trình quản lý vật tư ở công ty đòi hỏi phải có khả năng xử lý một khối lượng dữ liệu lớn, nhanh chóng, kịp thời. Hệ thống phải có khả năng theo dõi tình hình vật liệu một cách tức thời, chứ không chỉ theo định kỳ hằng ngày hay hằng quý hay hằng năm. Ngoài ra, một yêu cầu quan trọng nữa đối với chương trình là các mẫu báo cáo cần phù hợp với yêu cầu quản lý của công ty.