Mô tả hoạt động của hẹ thống nhằm giúp người đọc dễ dàng nắm bắt được một cách cụ thể, rõ ràng quy trình hoạt động của hệ thống.
Tham gia quá trình quản lý nhập – xuất vật tư còn có: Phòng kế toán tài chính, phòng vật tư, và các kho.
Sơ đồ mô tả bài toán
1 – Nhập kho
- Trước khi vật tư được nhập vè, cán bộ phòng vật tư gọi điện thông báo trước cho thủ kho để sắp xếp chỗ để hàng và sắp xếp nhân viên có mặt tại kho để bốc dỡ hàng.
Mọi vật tư khi nhập kho đều phải được kiểm tra số lượng và chất lượng. Nếu vật tư không đạt yêu cầu, cán bộ phòng vật tư sẽ lập biên bản giao nhận với nội dung trả lại vật tư không đạt chuẩn gửi nhà cung cấp.
- Nếu vật tư đạt yêu cầu, cán bộ phòng vật tư kiểm tra tính chính xác của hóa đơn bán hàng, nếu có sai sót thì trả lại hóa đơn cho nhà cung cấp, nếu không có sai sót gì thì lập biên bản đã giao nhận đủ vật tư, đồng thời chuyển hóa đơn bán hàng cho kế toán vật tư để lập phiếu nhập.
- Khi vật tư và hóa đơn bán hàng đạt yêu cầu, kế toán vật tư lập phiếu nhập vật tư căn cứ vào hóa đơn và các chứng từ liên quan. Phiếu nhập kho được lập thành 2 liên: liên 1 lưu tại phòng vật tư, liên 2 thủ kho giữ để ghi vào thẻ kho và sau đó chuyển lại cho phòng kế toán để ghi sổ kế toán.
2 – Xuất kho
- Các đội thi công khi có nhu cầu sử dụng vật tư sẽ viết phiếu báo kế hoạch vật tư gửi cho phòng vật tư. Cán bộ vật tư kiểm tra phiếu báo kế hoạch. Nếu không hợp lý hoặc không đủ điều kiện cung ứng thì gửi trả cho đội yêu cầu. nếu hợp lý, cán bộ phòng vật tư gọi điện cho thủ kho báo kiểm tra xem có đủ vật tư để xuất dùng hay không. Nếu không đủ, thì thông báo lại cho đội trưởng đội thi công.
- Nếu phiếu báo kế hoạch đủ điều kiện cung ứng, cán bộ phụ trách cung tiêu sẽ báo cho kế toán vật tư lập phiếu xuất kho căn cứ vào thông tin vật tư ghi trong phiếu kế hoạch.
- Người nhận vật tư sẽ cầm phiếu xuất được lập xuống kho để lĩnh vật tư, thủ kho bàn giao vật tư cho người phụ trách nhận vật tư của đội yêu cầu theo số lượng vật tư ghi trong phiếu. Đồng thời thủ kho ghi thông tin thẻ kho.
3 – Kiểm tra, đối chiếu.
- Cuối tuần, thủ kho chuyển toàn bộ phiếu nhập, phiếu xuất đã ghi số lượng thực nhập, thực xuất cho kế toán vật tư để sắp xếp và lưu lại các chứng từ này. Kế toán vật
31 BỘ PHẬN GIA HÀNG BỘ PHẬN THI CÔNG PHÒNG VẬT TƯ PHÒNG KẾ TOÁN KHO GIÁM ĐỐC
tư tiến hành tổng hợp, đối chiếu và ghi sổ chi tiết vật tư, lập bảng kê nhập – xuất – tồn vật tư.
- Cuối tháng, kế toán vật tư cùng cán bộ phòng vật tư xuống kho mang theo bảng kê tiến hành kiểm kê thực tế và lập biên bản kiểm kê.
4 – Lập báo cáo
Căn cứ vào bảng kê nhập – xuất – tồn, kế toán vật tư lập báo cáo sử dụng vật tư và báo cáo nhập – xuất – tồn chuyển cho phòng vật tư và Giám đốc.
2.4.2.2. Phân tích yêu cầu
Qua những mô tả chi tiết trình bày ở trên ta rút ra một số kết luận sau:
- Đầu vào của hệ thống là các chứng từ nhập / xuất, quy trình nghiệp vụ kế toán: cách thức ghi chép chứng từ, sổ sách, tính giá, …Đầu ra của hệ thống là các sổ và báo cáo.
- Hệ thống mới được xây dựng phải giúp người sử dụng giảm tải khối lượng công việc ghi chép sổ sách hàng ngày và khối lượng tính toán, thống kê số liệu cuối kỳ.
- Nhanh chóng đưa ra các báo cáo, sổ sách vào cuối kỳ, bổ sung các tính năng cần thiết.
- Ngoài ra, hệ thống mới phải có khả năng truy cập dữ liệu nhanh chóng, thao tác vào – ra dữ liệu đơn giản, chính xác, dễ thực hiện, có khả năng thông báo lỗi tốt, giao diện trình bày đẹp, dễ hiểu, dễ đọc, dễ sử dụng, đảm bảo an toàn dữ liệu.